Referat Freizeiten + Häuser Helmut Gamer Tel. (0711) Fax (0711) helmut.gamer@ejwue.de. Erläuterungen zur Arbeitszeiterfassung

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1 Referat Freizeiten + Häuser Helmut Gamer Tel. (0711) Fax (0711) helmut.gamer@ejwue.de Erläuterungen zur Arbeitszeiterfassung 1. Grundsätzliches Bei der vorliegenden Datei handelt es sich um eine einfache Form der Arbeitszeiterfassung. Die Datei entwickelte sich im Verlauf einiger Jahre. Es ist kein perfektes Programm! Einiges ließe sich eleganter lösen, jedoch fehlt dazu die Zeit. Es war zunächst nicht beabsichtigt, dieses Programm einem größeren Kreis zugänglich zu machen. Wer mit dem Erfassungsprogramm arbeiten will, kann es tun, es verändern oder sogar weiterentwickeln. Auf dem Markt werden entsprechende Programme angeboten, diese sind jedoch teuer und kompliziert. Bei Fragen kann an mich gerne anrufen. Die Anwendung erfordert Grundkenntnisse in Excel. Obwohl mit dieser Version der Arbeitszeiterfassung bereits seit Jahren gearbeitet wird, werden immer wieder Fehler festgestellt. Diese sind gegebenenfalls selbst zu korrigieren. Mit der Arbeitszeiterfassung werden folgende Ziele verfolgt: 1. Selbstkontrolle. Für welche Tätigkeiten wende ich wie viel Arbeitszeit auf. 2. Nachweis gegenüber Gremien, Fach- und Dienstaufsicht. Diese Arbeitszeiterfassung geht davon aus, dass am Ende eines Arbeitstages in einer Schätzung festgehalten wird, wie viel Arbeitszeit für die definierten Arbeitsbereiche aufgewendet wurde. Während eines Arbeitstages die jeweils für ein bestimmtes Arbeitsgebiet benötigte Arbeitszeit kontinuierlich zu notieren, wäre zu aufwändig. Es gibt Untersuchungen, die zu dem Ergebnis kommen, dass eine Schätzung in regelmäßigen Intervallen zu einem Ergebnis führen, das der Wirklichkeit sehr nahe kommt. Sinnvoll ist, täglich die Arbeitszeiterfassung vorzunehmen. Damit dieser Vorgang nicht vergessen wird (einige Tage später das Formular auszufüllen macht wenig Sinn, denn die Schätzung wird sehr ungenau), gilt es, diesen Vorgang zu ritualisieren. Man beginnt einen Arbeitstag mit der Arbeitszeiterfassung des Vortages oder man endet einen Arbeitstag mit der Erfassung. 2. Aufbau der Arbeitszeiterfassung Arbeitsblatt 1: Zusammenstellung Arbeitsblatt 2-13: je Kalendermonat (Januar Dezember) ein Arbeitsblatt. Die Arbeitsblätter 2-13 sind mit dem Arbeitsblatt Zusammenstellung verknüpft. Das heißt, die Monatsergebnisse werden in die Zusammenstellung übertragen. Dies funktioniert allerdings nur, wenn der Aufbau der einzelnen Arbeitsblätter nicht verändert wird! Das heißt: in den einzelnen Arbeitsblättern dürfen keine Zeilen gelöscht oder die hinterlegten Formeln überschrieben werden. Die tägliche Arbeitszeit wird beim betreffenden Datum des laufenden Monats festgehalten. Der laufende Monat (Arbeitsblatt) wird durch den entsprechenden Reiter im linken unteren Teil des Monitors ausgewählt. Die Monatsergebnisse werden in das Arbeitsblatt Zusammenstellung auf Grund der Verknüpfungen automatisch übertragen. 3. Zeitangaben Damit die Erfassung nicht zu kompliziert wird, wird die Arbeitszeit nur in ¼-Stundenschritten in Dezimalform erfasst: 1/4 Stunde = 0,25 Stunden, ½ Stunde = 0,50 Stunden, ¾ Stunde = 0,75 Stunden, 2½ Stunden = 2,5 Stunden usw. 4. Erläuterungen zum Monatsblatt Siehe beigefügte Datei:Arbeitszeiterf. Mustermonat doc Die Angabe DIV/0! in einzelnen Zellen werden durch Zahlenwerte ersetzt, sobald in den betreffenden Tabellen Werte eingegeben worden sind. 1 von 6

2 Zum Auffinden der einzelnen Zellen, Spalten und Zeilen sind im Muster die Zeilen und Spaltenköpfe bezeichnet (vertikal: 1-41, horizontal: A-AH). Zeile 2: Wochentage Zeile 3: Monatsdatum Zeile 4: Beginn Arbeitsbeginn: Angabe der Uhrzeit des Arbeitsbeginns. Damit Excel entsprechend rechnen kann, werden die Stunden durch einen : von den Minuten getrennt (grundsätzlich bei der Angabe von Uhrzeiten): Arbeitsbeginn 8:30 Uhr Eingabe: 8:30 Zeile 5: Zeile 6: Zeile 7: Zeile 8: Zeile 9: Zeile 10: Zeile 11 Zeile 12 Zeile 13 Arbeitsbeginn 8:35 Uhr Eingabe: 8:30 Arbeitsbeginn 8:40 Uhr Eingabe: 8:45 Auch hier werden, um komplizierte Rechnungen zu vermeiden, ¼-Stunden-Schritte gewählt. Die Zeiten werden auf- bzw. abgerundet. Ende Angabe der Uhrzeit des Arbeitsendes. Eingabe wie in Zeile 4 Pausen Angabe der Gesamtdauer der Pausen. Zeitangabe wieder in ¼-Stunden-Schritten. Damit Excel richtig rechnet, ist die Gesamtdauer aller Pausen wie folgt anzugeben: Die Minuten sind von den Stunden durch ein Komma zu trennen. Beispiel: Gesamtdauer der Pausen: 90 Minuten Eingabe: 1,5 Gesamtdauer der Pausen: 30 Minuten Eingabe: 0,5 Arbeitszeit keine Eingabe Die Zellen dieser Zeile sind mit der Formel für die Berechnung der Arbeitszeit (Arbeitsbeginn und ende unter Berücksichtigung der Pausen) vorbelegt. Urlaub Ein Urlaubstag ist hier entsprechend der Regelarbeitszeit zu vermerken. Urlaubstag entspricht einem 8-Stunden-Arbeitstag (Regelarbeitszeit) Eingabe: 8,0 AZV-Tage (Arbeitszeitverkürzungstage) AZV-Tag ist entsprechend der Regelarbeitszeit zu vermerken. AZV-Tag entspricht einem 8-Stunden-Arbeitstag (Regelarbeitszeit) Eingabe: 8,0 Krankheitstage Krankheitstag ist entsprechend der Regelarbeitszeit zu vermerken. Krankheitstag entspricht einem 8-Stunden-Arbeitstag (Regelarbeitszeit) Eingabe: 8,0 Soll-Zeit Angabe der Regelarbeitszeit (z.b. 8 Stunden) Mehr/ Minderzeit keine Eingabe Die Zellen dieser Zeile sind mit der Formel für die Berechnung der Mehr- /oder Minderarbeitszeit belegt. frei Zellen A14-A33 Bezeichnung der Aufgabengebiete, für die die aufgewendete Arbeitszeit erfasst werden soll. Beispiele: A14: Gemeinde A-dorf A15: Gemeinde B-stadt A16: Jungschararbeit A17: Freizeiten A18: Mitarbeiterschulung A19: Gremien / Besprechungen A20: Außenvertretung A21: Fortbildung A22: Verwaltungsaufgaben A23: Bezirksveranstaltungen usw. Es sind die Hauptaufgabengebiete aufzuführen. Es empfiehlt sich, besonders jene Aufgabengebiete explizit aufzuführen, die im Dienstauftrag mit einem bestimmten Prozentsatz aufgeführt werden (z.b. 20% des Dienstauftrages in der Gemeinde xy). 2 von 6

3 Damit es mit der bereits erwähnten Verknüpfung klappt, müssen auf allen Arbeitsblättern (Zusammenstellung und Arbeitsblätter je Monat) die Aufgabengebiete jeweils in der selben Zeile vermerkt werden. Hinweis zu Excel Gleichzeitige Eintragung einer Angabe in mehrere Arbeitsblätter an der jeweils selben Position der gewählten Arbeitsblätter Mit Excel lässt sich dies wie folgt einfach bewerkstelligen: 1. Arbeitsblatt Zusammenstellung wählen (über Reiter / siehe linker unterer Bildschirmrand). 2. Cursor auf Reiter Zusammenstellung (oder auf einen der weiteren Reiter) setzen, rechte Maustaste drücken. 3. Es erschein ein Auswahlmenü. Mit Cursor Menüpunkt alle Blätter auswählen markieren. Durch diese Operation werden alle Blätter ausgewählt und sind aktiv. Die Bezeichnung der Aufgabengebiete kann nun in die Zellen A14 A33 eingetragen werden. Die eingegebenen Angaben werden nun auf alle markierten Arbeitsplätte übernommen. Somit muss nicht mühsam jedes einzelne Arbeitsblatt beschriftet werden. Achtung: Nach dieser Angabe ist darauf zu achten, dass die Arbeitsblätter wieder deaktiviert werden, da sonst die weiteren Entragungen auf allen Arbeitsblättern erscheinen! Deaktivierung: 1. Arbeitsblatt Zusammenstellung wählen (über Reiter / siehe linker unterer Bildschirmrand). 2. Cursor auf Reiter Zusammenstellung (oder auf einen der weiteren Reiter) setzen, rechte Maustaste drücken. 3. Es erschein ein Auswahlmenü. Mit Cursor Menüpunkt Gruppierung aufheben markieren. Durch diese Operation werden alle ausgewählten Blätter deaktiviert. Es bleibt nur noch das gewählte Arbeitsblatt aktiv. Es ist zu beachten, dass der Menüpunkt Gruppierung aufheben nur dann erscheint, wenn mehr als ein Arbeitsblatt aktiv ist. Zellen B14-B33 Zellen B34-AF34 Zelle AG7 Zelle AG8 Zelle AG9 Zelle AG10 Zelle AG11 Zelle AG12 Zellen AG14-AG33 Zellen AH14-AH33 Zelle AG34 Eintragung der am 1. Januar aufgewendeten Arbeitszeit für die in den Zellen A14-A33 aufgeführten Arbeitsgebiete (siehe Ausführungen oben). Analog für den 2. Januar (Zellen C14-C33), 3. Januar D14-D33 usw. Eingabe der aufgewendeten Arbeitszeit wieder in ¼-Stunden Schritten. Angabe der Arbeitszeit als Dezimalzahl. Beispiel: Arbeitszeit 3 Stunden 45 Minuten Eingabe: 3,75 (Stunden) Summe der Arbeitszeit je Arbeitstag keine Eingabe Die Zellen dieser Zeile sind vorbelegt und weisen die Summe der eingegeben Zeiten der betreffenden Spalten aus (z.b. Summe der Zellen B14:B33). Quersumme der Arbeitszeit (Stunden) im erfassten Monat (vorbelegt) keine Eingabe Quersumme der Urlaubszeit (Stunden) im erfassten Monat (vorbelegt) keine Eingabe Quersumme der AZV-Tage (Stunden) im erfassten Monat (vorbelegt) keine Eingabe Quersumme der Krankheitstage (Stunden) im erfassten Monat (vorbelegt) keine Eingabe Quersumme der Soll-Zeit, also der zu erbringenden Arbeitszeit (Stunden) im erfassten Monat (vorbelegt) keine Eingabe vorbelegt: Quersumme der Mehr- / Minderzeit (Differenz von Soll-Zeit und geleisteter Arbeitszeit ) im erfassten Monat (vorbelegt) keine Eingabe vorbelegt: Quersumme der aufgelaufenen Stunden je Arbeitsgebiet im laufenden Monat (siehe Bemerkung Zellen A14-A33) vorbelegt: Anteil in Prozent der für die in den Zellen A14-A33 definierten Arbeitsgebiete an der geleisteten Monats-Arbeitszeit Summe Stunden in Zelle AG34 = 100% vorbelegt: Summe Zellen AG14:AG33 / entspricht der in diesem Monat geleisteten Gesamtarbeitszeit Kontrolle: In Zelle AG7 und AG34 muss die gleiche Anzahl an Stunden ausgewiesen sein. Sollten die Angaben differieren, müssen die einzelnen Tagesangaben überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden: Bei den Tagesangaben müssen in den Zellen B7-AF7 und in B34-AF34 die gleichen Werte stehen. 3 von 6

4 Zellen A35-G35 Zellen A36-G36 Zellen A37-G37 Zellen A38-G38 Zellen A39-G39 Zellen A40-G40 Zellen A41-G41 Zellen J36-S36 Zellen J37-S37 Zellen J38-S38 Zellen J39-S39 Zellen J40-S40 Zellen W36-AG36 Zellen W37-AG37 Zellen W40-AG40 vorbelegt: Soll-Zeit : im laufenden Monat zu leistende Arbeitszeit / Übernahme des Werte aus Zelle AG11 vorbelegt: Summe: Urlaubs-, Kranken-, AZV-Tage vorbelegt: Differenz: Soll-Zeit (Stunden) Urlaub-, AZV- und Krankentage = Sollarbeitszeit vorbelegt: geleistete Arbeitszeit / Übernahme aus Zelle AG7 vorbelegt: Differenz: geleistete Arbeitszeit G38 Sollarbeitszeit G37 ergibt die Über- bzw. Unterzeit vorbelegt: Berechnung: um wie viel % wurde die Sollarbeitszeit über- bzw. unterschritten vorbelegt: Berechnung der unter Berücksichtigung der geleisteten Über- oder Unterzeit sich ergebenden durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit (Basis: 40-Stunden-Woche) vorbelegt: Summe im laufenden Monat: geleistete Arbeitszeit (Stunden) vorbelegt: Summe im laufenden Monat: genommene Urlaubszeit (Stunden) vorbelegt: Summe im laufenden Monat: genommene AZV-Tage (Stunden) vorbelegt: Summe im laufenden Monat: Krankheitstage (Stunden) vorbelegt: Summe der durch geleisteten Arbeitszeit, Urlaub Krankheitstage usw. nachgewiesenen Soll-Zeit vorbelegt: im Monat aufgelaufene Über- bzw. Unterzeit vorbelegt: Übertrag der im Vormonat / in den Vormonaten bilanzierten Über- bzw. Unterzeit. vorbelegt: Summe Zellen AG36+AG37= Über- bzw. Unterzeit gesamt Dieser Wert wird in den Folgemonat in Zelle AG 37 übertragen. Bei Beginn der Arbeitszeiterfassung oder zum Jahresanfang ist im betreffenden Monat bzw. im Januar in Zelle AG37 die bisher aufgelaufene Über- bzw. Unterzeit manuell einzugeben. Arbeitszeit an Wochenenden / freie Tage Ein Vorschlag, wie Arbeitszeit an Wochenenden erfasst werden kann: Grundsätzlich wird von folgender Regelarbeitszeit ausgegangen: Montag Freitag / pro Arbeitstag 8 Stunden / 1 Arbeitswoche somit 40 Stunden. Fällt die Arbeitszeit auf das Wochenende/gesetzlicher Feiertag, wird an dem betreffenden Tag in der Zeile Soll- Zeit (Zeile 11) jeweils der Wert 0 eingegeben. Wird an einem Tag der Regelarbeitszeit (Montag-Freitag) ein freier Tag genommen, z.b. als Ausgleich für einen Wochenenddienst, ist in diesem Fall an dem betreffenden Tag in der Zeile Soll-Zeit (Zeile 11) der Wert 8 (Stunden) einzugeben. Auf die Regelungen im Hinblick auf den Zeitausgleich für Wochenenddienste, Freizeiten kann in diesem Zusammenhang nicht eingegangen werden (siehe die noch immer gültige Regelung des Oberkirchenrates vom AZ Nr. 135/8 / Handbuch für Verantwortliche im ejw und in der Gemeinde Ziffer ) 5. Arbeitsblatt Zusammenstellung Siehe beigefügte Datei: Arbeitszeiterf. Mustermonat doc / Arbeitsblatt Zusammenstellung. Die Zusammenstellung führt die Monatsergebnisse auf und summiert diese zu einem Jahresergebnis. Es ist darauf zu achten, dass die Tabellen miteinander verknüpft sind. Im Arbeitsblatt Zusammenstellung dürfen manuell keine Eintragungen vorgenommen werden, da sonst die in den Zellen hinterlegten Formeln überschrieben werden und die Verknüpfung mit den Monatsblättern gelöscht wird. Spalten B-X: Spalte Z Spalte AA Aufstellung Monatssummen In der Spalte Z ist die bisher aufgelaufene Gesamtanzahl der Stunden zu entnehmen. Prozentuale Anteile der in den Zellen A14-A33 aufgeführten Arbeitsbereiche an der Gesamtarbeitszeit. Berechnung: geleistete Arbeitszeit = Summe Ist-Arbeitszeit = 100% Summe der Sollarbeitszeit bisher aufgelaufene Über-/Unterzeit AA34 AA36 AA37 Über-/Unterzeit in Prozent (40-Stunden-Woche =100%) AA38 ergibt durchschnittliche Arbeitszeit 4 von 6

5 6. Regeln der Arbeitszeiterfassung Vorschlag für eine Grundregel bei der Zuordnung der Arbeitszeit: Die für die verschiedenen Tätigkeiten für einen Arbeitsbereich oder für die Betreuung eines Ortes aufgewendete Arbeitszeit wird unter dem Arbeitsbereich bzw. dem Ort erfasst. Beispiel: Der Arbeitsbereich Jungschararbeit zählt zum Dienstauftrag. Die Arbeitszeit für: Sitzungen des Jungscharbeirates, die Planung, Vorbereitung und Durchführung für Jungscharveranstaltungen, die jeweils erforderliche Verwaltungsarbeit usw. werden unter dem Arbeitsbereich Jungschararbeit erfasst. Wie bereits beschrieben, werden in Spalte AA14-AA33 die Arbeitsbereiche erfasst Die Abgrenzung der Arbeitsbereiche kann sich z.b. am Dienstauftrag orientieren. Beispiel: Eintragung in Spalte AA A-dorf B-stadt Jungschararbeit Freizeiten aufgewendete Arbeitszeit für die Jugendarbeit in A-dorf aufgewendete Arbeitszeit für die Jugendarbeit in B-stadt Bezirksauftrag: Jungschararbeit / aufgewendete Arbeitszeit im Rahmen der Jungschararbeit aufgewendete Arbeitszeit für Freizeiten (Vorbereitung / Durchführung /Nacharbeit) Mitarbeiterschulung aufgewendete Arbeitszeit für Mitarbeiterschulung (Vorbereitung / Durchführung usw.) Klärung: Hier ist zunächst die grundsätzliche Zuordnung zu klären. Umfasst der Dienstauftrag z.b. die Jungschararbeit. So ist zu klären, ob die aufgewendete Arbeitszeit für Mitarbeiterschulung im Bereich der Jungschararbeit ebenfalls beim Aufgabengebiet Jungschararbeit erfasst wird oder unter Mitarbeiterschulung. Bei der Erfassung der Arbeitszeit für Mitarbeiterschulung unter einen Arbeitsbereich lässt sich die Gesamtarbeitszeit für diesen Arbeitsbereich darstellen. Bei einer Erfassung der Arbeitszeit für Mitarbeiterschulung unter Mitarbeiterschulung lässt sich die Gesamtarbeitszeit z.b. für die Mitarbeiterschulung (jedoch nicht differenziert nach Arbeitsbereich) darstellen. Vorschlag für eine Regelung Umfasst der Dienstauftrag z.b. Jungschararbeit, wird die aufgewendete Arbeitszeit unter Jungschararbeit erfasst. Mitarbeiterschulungen für einen Ort, dessen Betreuung ebenfalls zum Dienstauftrag zählt, wird unter dem betreffenden Ort erfasst. Z.B auf Bezirksebene angebotene Mitarbeiterschulungen (z.b. Grundkurs), die nicht einem Arbeitsgebiet zuzuordnen sind, werden unter Mitarbeiterschulung erfasst. Gremien/ Besprechungen Aufgewendete Arbeitszeit für Gremien und Besprechungen, die sich nicht den Aufgabenbereichen zuordnen lassen (z.b. BAK, Bezirkssynode, Delegiertenversammlung, Dienstbesprechungen). Regel: Besprechungen, Sitzungen im Rahmen der Jungschararbeit, der Betreuung von A-dorf, der Vorbereitung von Freizeiten usw. werden den jeweiligen Arbeitsbereichen zugeordnet. Außenvertretungen: Vertretung des CVJM / Bezirksjugendwerks nach außen: z.b. Kreisjugendring Fortbildung aufgewendete Arbeitszeit im Rahmen von Fortbildungen, Konvent usw. 5 von 6

6 Verwaltungsarbeiten Verwaltungsarbeiten, die sich nicht unter die weiteren Arbeitsbereiche zuordnen lassen. Regel: Die Arbeitszeit für Verwaltungsarbeiten, die sich einzelnen Arbeitsbereichen zuordnen lassen, werden beim jeweiligen Arbeitsbereich berücksichtigt. Bezirksveranstaltungen: Planung, Durchführung, Teilnahme an allgemeinen Veranstaltungen des Bezirks oder des Ortes oder des CVJM, die nicht sowieso zu einem Arbeitsbereich zählen. Natürlich können die Regeln, wie die Arbeitszeit für Tätigkeiten bestimmten Arbeitsbereichen zugeordnet werden, auch anders gefasst werden. Wichtig ist nur, dass eine Regel stringent angewendet wird. Dies ist insbesondere wichtig, wenn in einem Team mit der Arbeitszeiterfassung gearbeitet wird. Um vergleichbare Ergebnisse zu erhalten, müssen die Beteiligten die Erfassung nach den gleichen Regeln führen. Stand: von 6