Abgabe von elektronischen Unterlagen an das Bundesarchiv. Fragen und Antworten: Handreichung für BMVg und Bundeswehr

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1 Abgabe von elektronischen Unterlagen an das Bundesarchiv Fragen und Antworten: Handreichung für BMVg und Bundeswehr Stand Februar 2016 Diese Handreichung soll eine Hilfestellung für die Organisation und Durchführung der Abgabe elektronischer Unterlagen an das Bundesarchiv- Militärarchiv (BArch-MA) bieten. Neben allgemeinen organisatorischen Grundlagen werden die technischen Voraussetzungen sowie das Abgabeverfahren vornehmlich aus Dateiablagen thematisiert. Im Vorfeld der Abgabe elektronischer Unterlagen ist in jedem Fall Kontakt mit dem BArch- MA aufzunehmen. Datenträger sind separat von Papierunterlagen abzugeben. Abgaben von Datenträgern innerhalb von Papierakten sind zu vermeiden. Das BArch-MA behält sich vor, unangekündigte Datenträger an den Absender zurückzusenden. Kontaktdaten: Bundesarchiv-Militärarchiv Wiesentalstraße Freiburg im Breisgau Ansprechpartner: Herr Reiß 0761/ Bundesarchiv Wiesentalstraße 10, Freiburg im Breisgau

2 Verwaltung elektronischer Unterlagenarten (Dateinamenvergabe und Strukturierung) 1. Wie sind Dateinamen zu vergeben? Die einzelnen Dateien in Dateiablagen oder gescannte Dokumente sind mit eindeutigen Namen zu versehen, aus denen der Dokumentenname und das Dokumentendatum hervorgehen. Bei gescannten Dokumenten ist das Datum des Schriftstückes im Dateinamen anzugeben. Abkürzungen sind, wenn möglich, aufzulösen. Versionsbezeichungen müssen eindeutig und nachvollziehbar sein. Der Dateiname inklusive der vollständigen Pfadbezeichnung darf nicht mehr als 256 Zeichen umfassen. Umfangreichere Zeichenfolgen werden automatisch gekappt. 2. Welche Vorteile bietet eine solche Vergabe von Dateinamen? Klare Richtlinien bei der Vergabe von Dateinamen ermöglichen dem Bearbeiter ein schnelles Auffinden und eine einfache Identifikation gesuchter Dateien. Auch beim Stellenwechsel ist eine einfache Orientierung für den Nachfolger möglich. Rückgriffe auf bereits an das BArch-MA abgegebene Unterlagen sind damit ebenfalls vereinfacht. 3. Müssen die Unterlagen vor der Abgabe strukturiert Ja. Unterlagen können nur strukturiert in das Digitale Archiv des Bundesarchivs überführt werden. Eine ungeordnete Abgabe kann nicht übernommen werden. 4. Welche Vorteile bietet die Strukturierung darüber hinaus für die abgebende Stelle? Neben Vermeidung von Mehraufwand bei der Abgabe an das BArch-MA, bietet eine strukturierte Ablage bestmögliche Übersichtlichkeit, Vorteile bei der Recherche und dient der Informationsverwaltung allgemein.

3 5. Wie müssen die Unterlagen strukturiert Die elektronischen Unterlagen müssen in einer mehrstufigen Struktur (Baumstruktur) abgelegt werden (Beispiele: Akte Vorgang Dokument oder Organisationseinheit Aufgabe Dokument). Die eigentlichen Dokumente dürfen nur auf der 3., der untersten Ebene gespeichert werden (siehe Anlage 1).

4 Technische Voraussetzungen 6. Welche Formate können übernommen Vorzugsweise werden PDF bzw. PDF/A-Dokumente übernommen. Möglich sind auch folgende Formate: BMP, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPEG, MSG, PDF, PNG, PPS, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, VSD, XLS, XLSM, XLSX, XML, XSL Diese Liste wird kontinuierlich erweitert. Andere Formate können nur im Ausgangsformat gespeichert werden; eine langfristige Lesbarkeit kann nicht garantiert werden. 7. Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF/A? PDF/A ist wie PDF ein ISO-Standard (ISO :2005) PDF/A schränkt die Funktionen von PDF ein: sämtliche verwendete Schriftarten sind in einem PDF/A- Dokument mit eingebettet Metadaten werden in einem bestimmten Schema eingebettet keine dynamischen Funktionen, keine Einbettung von Audio- oder Videodaten Farben, Schriftarten und Bilder müssen eindeutig definiert werden Verschlüsselungen und teilweises Sperren von Funktionen (z.b. Drucken) sind untersagt Die Einbettung Digitaler Signaturen wird unterstützt 8. Was ist bei anderen elektronischen Unterlagenarten (z.b. Datenbanken, Filmen, usw.) zu tun? Für die Anbietung größerer, zusammenhängender elektronischer Datenbestände der genannten Kategorien sind gesonderte Vereinbarungen mit dem BArch-MA zu treffen.

5 9. Welche technischen Vorgaben müssen erfüllt sein? Die selbstaktualisierende Datumsangabe ist nicht zu verwenden. Die Funktionen Drucken und Datei öffnen müssen unbeschränkt möglich sein. Formate dürfen keinen Schreibschutz aufweisen. Sämtliche Dokumente sind als selbständige Dokumente zu übergeben. Einbettungen von Dokumenten (z.b. Anlagen) in Dokumente sind nicht zulässig. Verlinkungen zu eigenständig abgespeicherten Dokumenten sind hingegen zulässig. Die verlinkten Dokumente sind als eigenständige Dateien zu übergeben. 10. Können verschlüsselte oder komprimierte Unterlagen an das BArch-MA abgegeben Nein. Dokumente sind grundsätzlich unverschlüsselt und unkomprimiert anzubieten. 11. Können signierte Unterlagen an das BArch-MA abgegeben Ja. Die Signatur wird jedoch durch das BArch-MA nicht weiter gepflegt. Sie verliert mit Zeitablauf somit ihre Gültigkeit und wird nicht erneuert. 12. Welche Datenträger sind zur Abgabe an das BArch-MA zu verwenden? Es sind nur gängige, handelsübliche Datenträger für die Übergabe von elektronischen Unterlagen an das BArch-MA zu verwenden (z.b. CD, DVD, externe Festplatte). Datenträger werden nicht vom BArch-MA zur Verfügung gestellt.

6 Anbietung 13. Welche elektronischen Unterlagen sind dem BArch-MA anzubieten? 14. Was tun bei gleichen Inhalten auf Papier und in elektronischer Form? Alle Unterlagen, die ausschließlich in elektronischer Form vorliegen. Rechtliche Grundlagen sind das Bundesarchivgesetz ( 2 BArchG) und die ZDv 64/3. Es ist zu prüfen, ob die elektronischen Informationen auch auf Papier vorliegen. Ist dies der Fall, ist nur die Papierform anzubieten. 15. Wie sind Datenträger sind zu separieren. Vor der Abgabe ist Kontakt mit Elektronisch Unterlagen dem BArch-MA aufzunehmen. anzubieten? Sofern Datenträger Bestandteil einer Papierakte sind, sind sie der Akte vorzuheften. Siehe auch Frage Nr. 19 (Wie sind die Abgabeverzeichnisse auszufüllen?) 16. Übernimmt das BArch-MA Unterlagen aus Fachanwendungen und Datenbanken? Ja. Unterlagen aus Fachanwendungen und Datenbanken können als Ganzes, in Auszügen ( Datenbankschnitte ) oder in sog. Sichten (logische Relationen) übernommen werden. Es können somit auch Daten aus noch in Nutzung befindlichen Fachanwendungen und Datenbanken an das BArch-MA abgegeben werden. Dieses Vorgehen wird durch das BArch-MA ausdrücklich unterstützt. Vor der Abgabe von Datenbanken oder Datenbankauszügen ist zwingend mit dem BArch-MA Kontakt aufzunehmen, da für die Übernahme differenzierte Vereinbarungen getroffen werden müssen. 17. Übernimmt das BArch-MA elektronische Verschlusssachen (höher als VS-NfD)? Nein. Das BArch-MA übernimmt zur Zeit keine elektronischen Verschlusssachen. Verschlusssachen sind vor der Anbietung offen zu legen oder auf VS-NfD herabzustufen.

7 Übergabe 18. Können elektronische Unterlagen mit Aufbewahrungsfristen (Zwischenarchiv- Verfahren) übernommen 19. Wie sind die Abgabeverzeichnisse auszufüllen? 20. Wie ist die Akte zu kennzeichnen? 21. Wie ist der Datenträger zu kennzeichnen? Nein. Es können nur Unterlagen übernommen werden, deren Aufbewahrungsfrist 0 Jahre beträgt. Das bedeutet, dass die Aufgabe der Erhaltung der elektronischen Unterlagen auf das Bundesarchiv übergeht. Es bedeutet nicht, dass die Unterlagen automatisch vernichtet werden. Im Abgabeverzeichnis müssen folgende Informationen aufgenommen werden: Im Feld Laufende Nummer : Für jede Akte bzw. Datenträger ist eine Ziffer (1-...) einzutragen. Im Feld Betreff : Eintrag md: (für maschinen-lesbarer Datenträger ), aussagekräftiger Titel, Formate. Laufzeit Im Feld Aufbewahrungsdauer in Jahren : Eintrag 0 Jahre. Grundsätzlich sind elektronische Datenträger separat abzugeben. Siehe hierzu Fragen Nr.15 (Wie sind elektronische Unterlagen anzubieten?) und Nr.21 (Wie ist der Datenträger zu kennzeichnen?) Falls dies aus zwingenden Gründen nicht möglich sein sollte, muss als Hinweis auf den erhaltenen elektronischen Datenträger auf der Akte die Abkürzung md: vermerkt werden. Der Datenträger muss dem Aktenband vorgeheftet werden. Auf der Hülle des Datenträgers müssen folgende Informationen aufgenommen werden: Aussagekräftiger Titel ( Betreff ); Umfang; Enthaltene Formate; Datumsangabe. Der Datenträger selbst ist mit der Laufenden Nummer analog zum Abgabeverzeichnis zu versehen. Sämtliche Datenträger, die an das BArch-MA abgegeben werden, sind mit einer elektronischen Inhaltsübersicht zu versehen. Diese ist in einem Ordner mit der Bezeichnung Inhalt auf dem Datenträger zu speichern.

8 Anlage 1

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