Warum ist ein OP nicht im Mahnvorschlag? Checkliste Diamant/3

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1 Checkliste Diamant/3 Warum ist ein OP nicht im Mahnvorschlag? Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

2 Inhaltsverzeichnis 1 Prüfungen des Debitors Saldo im Haben Kontokorrentkonto Lastschriftverfahren (Debitor) Feld Karenztage im Debitor Feld Karenztage in der Zahlungskondition des Debitors Mahnart (Debitor) Mahnausschluss (Debitor) Diverse (Debitor) Prüfungen der Offene Posten Alle Vorschläge vollständig durchgeführt Fälligkeit Rechtsfall bzw. 1. Mahnung bei Rechtsfall Mahnstufe fehlt Rechtsfallstufe und Gutschriften Gutschriften und bereits gemahnte OPs Prüfungen der Offene Posten Einzelanzeige Mahnausschluss OP Rechnungsart Lastschriftverfahren OP Prüfungen der Mahnart Mahnlimit Mahnabstand Eine Mahnung pro Mahnstufe Prüfungen der Mahnstufe Art der Mahnung Kontoauszug Mahnlimit pro OP Mahnlimit pro Mahnung Prüfung der Schnittstelle Prüfungen der Konfiguration Parameter RechtsfaelleGetrennt Parameter AbweichendeMahnadresseOP Zusätzliches Modul: Zentralregulierung Verbände Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

3 9 Prüfung auf Kontokorrent-Beziehungen Um zu prüfen, warum ein oder mehrere Offene Posten (OP) nicht im Mahnvorschlag erscheinen, suchen Sie zunächst beispielhaft einen OP heraus, den Sie im Mahnvorschlag erwarten, der jedoch aktuell nicht in Ihrem Mahnvorschlag aufgeführt wird. Anhand dieses OP prüfen Sie, welcher der folgenden Punkte zutrifft. 1 Prüfungen des Debitors 1.1 Saldo im Haben Ist der Debitoren-Saldo im Haben (negatives Vorzeichen), weil zum Beispiel Gutschriften höher sind als Rechnungen? In diesem Fall wird der Debitor nicht gemahnt. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

4 1.2 Kontokorrentkonto Ist bei dem betroffenen Debitor ein Eintrag im Feld Kontokorrent-Nr., dann wird dieser Debitor nur gemahnt, wenn der Mahnvorschlag mit der speziellen Funktion Kontokorrent gestartet wird. 1.3 Lastschriftverfahren (Debitor) Wenn das Feld Lastschrift im Debitor im Reiter Mahnen/Zahlen gefüllt ist (mögliche Einträge sind z. B. Lastschrift, Einzugsermächtigung, Abbuchungsauftrag ), nimmt der Debitor am Lastschriftverfahren teil. Der Debitor wird in diesem Fall nicht gemahnt. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

5 1.4 Feld Karenztage im Debitor Wurden im Debitor Karenztage eingetragen, so verlängern diese die Fälligkeit des Offenen Postens. Der OP wird daher evtl. noch nicht im aktuellen Mahnvorschlag aufgenommen. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

6 1.5 Feld Karenztage in der Zahlungskondition des Debitors Sind in der beim Debitor hinterlegten Zahlungskondition Karenztage eingetragen, so verlängern diese die Fälligkeit des Offenen Postens. Der OP wird daher evtl. noch nicht im aktuellen Mahnvorschlag aufgenommen. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

7 1.6 Mahnart (Debitor) Beim Erstellen des Mahnvorschlages können Sie eine Mahnart auswählen. Wenn Sie hier eine Mahnart auswählen, dann werden nur die Debitoren mit dieser Mahnart gemahnt. (Wenn Sie hier keine Mahnart auswählen, werden Debitoren aller Mahnarten gemahnt.) Mahnart im Debitor: Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

8 1.7 Mahnausschluss (Debitor) Wurde im Debitor im Feld Ausschluss bis ein Datum eingetragen, so wird der Debitor bis zu diesem Ausschluss-Datum nicht gemahnt. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

9 1.8 Diverse (Debitor) Ist ein Debitor von der Art Diverse, so gelten Besonderheiten bei den Mahnungen. Hat ein Debitor von der Art Diverse mehrere mahnfähige OPs, erstellt das System pro OP eine Mahnung. Dabei werden alle OPs einzeln betrachtet, auch wenn in den Offenen Posten die gleiche OP- Adresse hinterlegt wurde, so dass vorhandene Gutschriften keine Auswirkung auf den Mahnvorschlag haben. Bei Debitoren von der Art Diverse können Sie dem Mahnvorschlag keine weiteren Rechnungen hinzufügen. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

10 2 Prüfungen der Offene Posten 2.1 Alle Vorschläge vollständig durchgeführt Prüfen Sie, ob der betroffene OP im Debitor im Reiter OP einen Eintrag in der Spalte VNr. (=Vorschlagsnummer) hat. Hat der OP eine Vorschlagsnummer so wird der OP bereits in diesem Vorschlag verarbeitet und wird daher aktuell nicht zur Mahnung vorgeschlagen. Der Vorschlag mit dieser Vorschlagsnummer muss durchgeführt oder gelöscht werden. Dies kann ein Mahnvorschlag, aber auch ein Lastschriftenvorschlag, ein Zahlungsvorschlag, ein Vorschlag für Erinnerungsschreiben und Saldenbestätigungen sein. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

11 2.2 Fälligkeit Ist der OP fällig? Nicht fällige Posten gelangen nicht in den Mahnvorschlag. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

12 2.3 Rechtsfall bzw. 1. Mahnung bei Rechtsfall Ist der OP noch nie gemahnt worden und gibt es zu dem Debitor andere OP, die in diesem Mahnlauf ein Rechtsfall (z. B. Mahnstufe 3R ) werden? Wenn für den Debitor in diesem Mahnlauf eine Rechtsfallmahnung (z. B. 3R ) erstellt wird, bleiben noch nie gemahnte OP dabei grundsätzlich unberücksichtigt, da sie ohne vorherige Mahnung nicht Teil des Rechtsfalls werden dürfen. Sie gehen stattdessen in den nächsten Mahnlauf ein und werden dort in der Stufe 1. Mahnung bei Rechtsfall gemahnt. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

13 2.4 Mahnstufe fehlt Ist für die Mahnart des betroffenen Debitors die benötigte Mahnstufe (MS) nicht vorhanden, so wird der OP nicht gemahnt. Beispiel: Der OP hat die Mahnstufe 2 und würde beim nächsten Mahnlauf die Mahnstufe 3 erhalten. Um zu prüfen, ob die Mahnstufe 3 vorhanden ist, stellen Sie zunächst fest, welche Mahnart im Debitor eingetragen ist. Die Mahnart ist hier Standard. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

14 Prüfen Sie nun, ob in der betroffenen Mahnart Standard die benötigte Mahnstufe 3 vorhanden ist. Ist die nächste Mahnstufe nicht vorhanden, wird keine Mahnung erstellt. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

15 2.5 Rechtsfallstufe und Gutschriften Gibt es nur Offene Posten, die mit dem nächsten Mahnlauf die Rechtsfallstufe erreichen würden die noch nicht gemahnt wurden die Gutschriften sind so kommt der Debitor nur in den Mahnvorschlag, wenn die Summe der OP, die die Rechtsfallstufe erreichen größer ist als die Summe der Gutschriften. Die noch nicht gemahnten OP werden in diesem Mahnvorschlag nicht berücksichtigt. Sie bekommen erst im folgenden Mahnlauf die 1. Mahnung bei Rechtsfall. Mit der Einstellung eine Mahnung pro Mahnstufe wird eine Mahnung für die Rechtsfallstufe erstellt, ohne die Gutschriften zu verrechnen, da diese normalerweise keine Mahnstufe haben. 2.6 Gutschriften und bereits gemahnte OPs Gibt es mit der Einstellung eine Mahnung pro Mahnstufe (in der Mahnart) nur Gutschriften (ohne Mahnstufe) und Rechnungen, die bereits gemahnt wurden? Dann kommen die Gutschriften nicht in den Mahnvorschlag, weil sie nicht automatisch eine Mahnstufe bekommen und mit der Einstellung eine Mahnung pro Mahnstufe nur in der ersten Mahnung berücksichtigt werden. Eine erste Mahnung nur für Gutschriften wird nicht erstellt. Die Gutschriften können aber dem Mahnvorschlag manuell hinzugefügt werden. Alternativ kann auch für Gutschriften die Mahnstufe manuell gesetzt werden, damit sie in der Mahnung der entsprechenden Mahnstufe berücksichtigt werden. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

16 3 Prüfungen der Offene Posten Einzelanzeige 3.1 Mahnausschluss OP Wurde der OP von der Mahnung ausgeschlossen, so wird der OP bis zum Ausschluss-Datum nicht gemahnt. 3.2 Rechnungsart Steht im Einzel-OP eine Rechnungsart? (Die Rechnungsart kann manuell erfasst oder per Schnittstelle übergeben worden sein.) Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

17 Prüfen Sie unter Einstellungen/ Mahnungen die Rechnungsarten: Ist zu der Rechnungsart keine Mahnart hinterlegt, wie im Beispiel oben bei der Rechnungsart Rechnung, so wirkt sich die Rechnungsart im Offenen Posten nicht auf das Mahnwesen aus. Ist zu der Rechnungsart eine Mahnart hinterlegt, wie im Beispiel oben bei der Rechnungsart Wartung, so wird der Offene Posten nur gemahnt, wenn Sie den Mahnvorschlag nach dieser Rechnungsart selektieren. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

18 3.3 Lastschriftverfahren OP Ist im OP eine Abweichende Zahlungsart eingetragen, so dass der OP per Lastschrift eingezogen wird, wird der OP nicht gemahnt. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

19 4 Prüfungen der Mahnart 4.1 Mahnlimit Ist in der betroffenen Mahnart ein Mahnlimit in % zum Kontosaldo eingetragen? Beispiel: Ist ein Mahnlimit von 3% eingetragen und der Kontosaldo des Debitors beträgt EUR, würden Beträge unter 300 EUR (3% von EUR) nicht gemahnt werden. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

20 4.2 Mahnabstand Sind mehrere OP auf dem Debitoren, richtet sich der Mahnabstand nach dem OP mit der höchsten Mahnstufe. Ist der Mahnabstand noch nicht erreicht, wird der OP nicht gemahnt. Beispiel: In der Mahnstufe 2 steht im Feld Mahnabstand in Tagen der Eintrag 10. Die 2. Mahnung wird in diesem Fall erst dann erzeugt, wenn das Mahndatum der 1. Mahnung 10 Tage (oder mehr) zurückliegt. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

21 4.3 Eine Mahnung pro Mahnstufe Sind die Mahnabstände der höheren Mahnstufen länger als die der niedrigen und hat die Mahnart die Einstellung Eine Mahnung pro Mahnstufe? Beispiel: Mahnabstand für Mahnstufe 1 = 10 Tage Mahnabstand für Mahnstufe 2 = 20 Tage Es wird alle 14 Tage gemahnt, der Kunde hat häufig neue OPs. In diesem Beispiel wird Stufe 2 nie gemahnt, weil bei jedem Mahnlauf weitere OPs in die Stufe 1 kommen und daher der Mahnabstand der Stufe 2 nie erreicht wird. Für den Mahnabstand werden alle OPs, die in die Mahnung kämen berücksichtigt also hier alle OPs die die Stufe 1 haben. Möchten Sie, dass (abweichend vom Standard) der Mahnabstand pro OP betrachtet wird, setzen Sie den Eintrag Mahnabstand pro OP betrachten auf JA, den Sie unter Einstellungen /Konfiguration /Einstellungen für Firma /Fibu /Mahnung finden. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

22 5 Prüfungen der Mahnstufe 5.1 Art der Mahnung Kontoauszug In der Mahnstufe (z. B. bei der Mahnstufe 2) darf im Feld Art der Mahnung nicht Kontoauszug stehen. Der Kontoauszug kann nur als eigene Mahnart verwendet werden, nicht innerhalb einer Mahnstaffel. 5.2 Mahnlimit pro OP Ist im Feld Mahnlimit pro OP ein Betrag erfasst, so werden OPs unterhalb dieses Limits nicht gemahnt. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

23 5.3 Mahnlimit pro Mahnung Ist die Summe der Mahnungen eines Kunden unter dem Mahnlimit für diese Mahnstufe, so wird keine Mahnung erstellt. Beispiel: Der Debitor hat einen OP über 5,00 EUR und einen OP über 10,00 EUR. Als Mahnlimit pro Mahnung wurden 20,00 EUR eingetragen. Der Debitor bekäme in diesem Fall keine Mahnung, da der Mahnbetrag nur 15,00 EUR beträgt. Eine Mahnung wird erst ab 20,00 EUR erstellt. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

24 6 Prüfung der Schnittstelle Wurde der betroffene OP über die Schnittstelle aus einem Vorsystem (z. B. der Warenwirtschaft) importiert? Prüfen Sie, ob im Feld 30 des F-Satzes eine Rechnungsart übergeben wird. Wird eine Rechnungsart übergeben, so muss diese Rechnungsart im Diamant-Rechnungswesen angelegt sein. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

25 7 Prüfungen der Konfiguration 7.1 Parameter RechtsfaelleGetrennt Steht der Parameter RechtsfaelleGetrennt auf J, so werden für Rechtsfallmahnungen (z. B. Mahnstufe 3R ) grundsätzlich getrennte Vorschläge erstellt, d. h. diese fließen in einen normalen Mahnvorschlag nicht mit ein. Ist dieser Parameter gesetzt, so gibt es bei der Erstellung eines Mahnvorschlags eine zusätzliche Checkbox Rechtsfälle. Diese muss aktiviert werden, wenn ein Mahnvorschlag für Rechtsfall-Mahnungen erstellt werden soll. Hat ein Debitor einen OP, der im nächsten Mahnvorschlag die Rechtsfallstufe erreicht, dann wird dieser Debitor in einem normalen Mahnvorschlag nicht berücksichtigt. Es muss zuerst ein Rechtsfall-Mahnvorschlag erstellt werden. Dieser setzt alle bereits gemahnten OP auf die Rechtsfallstufe. Im nächsten normalen Mahnvorschlag bekommen dann alle OP des Debitors, die noch nicht gemahnt wurden, die 1. Mahnung nach Rechtfall. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

26 7.2 Parameter AbweichendeMahnadresseOP Steht der Parameter AbweichendeMahnadresse auf J, so wird für jede OP-Adresse eine Mahnung erstellt. Wenn es für eine Adresse nur Gutschriften gibt oder wenn die Summe der Gutschriften höher ist als die Summe der Rechnungen für diese Adresse, so wird für diese OP keine Mahnung erstellt. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

27 8 Zusätzliches Modul: Zentralregulierung Verbände Handelt es sich bei dem betroffenen Debitor um das Konto eines Verbandes oder eines Verbandsmitgliedes, werden diese OPs im normalen Mahnvorschlag nicht berücksichtigt. Einen Verband erkennen Sie daran, dass der Eintrag Verbandskonto auf ja steht (wie im Beispiel unten). Ein zugehöriges Verbandsmitglied erkennen Sie daran, dass der Eintrag zugeh. Verband gefüllt ist. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

28 Ist in den Grundeinstellungen die Checkbox Mahnwesen/Zahlungsverkehr für Verbände aktiviert, werden Mahnungen an den Verbandsführenden erstellt, wenn beim Erstellen des Mahnvorschlags die Funktion Verbände gewählt wird. Sollen die Verbandsmitglieder eine eigene Mahnung erhalten, so muss hierfür eine eigene Mahnart angelegt und den Debitoren zugeordnet werden. In diesem Fall darf die Einstellung Mahnwesen/Zahlungsverkehr für Verbände nicht aktiviert werden. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

29 9 Prüfung auf Kontokorrent-Beziehungen Ist der Debitor bei einem anderen Konto (z. B. bei einem Kreditor) im Feld Kontokorrent-Nr. eingetragen, so wird der Debitor (im Beispiel ) im Mahnvorschlag nicht berücksichtigt. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

30 Mit der folgenden Prüfanweisung können Sie über Dienste/Administration/SQL prüfen, welche Zuordnungen aktuell bestehen. select P.ZugKredDeb, k.klasse, k.kontonummer, k.bezeichnung from Konto k, Personenkonto P where k.dvkontonummer = p.dvkontonummer and ZugKredDeb is not null order by ZugKredDeb In der Spalte ZugKredDeb sind die Kontonummern aufsteigend sortiert. So sehen Sie schnell, ob das Konto in einem anderen Konto als Kontokorrent-Konto hinterlegt ist. Checkliste Mahnwesen, V2.3, HV,

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