Professionelles Projektmanagement in der Praxis
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- Hildegard Lorentz
- vor 6 Jahren
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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 Teil 2 ( ): Projektplanung 2 mit MS Project 2003 SS
2 Ablauf- und Terminplan mit MS Project 2003 Review 1. Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info 2. Projektkalender einrichten 3. Projektstrukturplan Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge Höherstufen Tieferstufen Vorgangsinformationen 4. Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine 5. Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge Ergebnis: Basisplan: Projektablauf mit Terminen 2
3 Beispiel: Einführung einer PM-Software Menüpunkt: Ansicht Weitere Ansichten... Balkendiagramm: Einzelheiten <Auswahl> Ergebnis: Terminplan mit kritischem Pfad Review freier Puffer Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende ai ' Mai ' Mai ' Mai ' Mai '05 M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F 1 Vorbereitungen 11 Tage Mon Die Anforderungen definier 2 Tage Mon Die Angebote einholen 5 Tage Mit Mit Auswahl der PM-Softw 4 Tage Don Die Präsentation und Mitte 0 Tage Die Die Durchführung 4 Tage Mit Mon Installation der SW auf 1 Tag Mit Mit Tage 8 Installation der SW auf 3 Tage Mit Fre Tag 9 Schulung vorbereiten 2 Tage Mit Don Schulung durchführen 2 Tage Fre Mon Feier 0 Tage Mon Mon
4 Beispiel: Netzplandiagramm Menüpunkt: Ansicht Netzplandiagramm Angebote einholen Anfang: Nr.: 3 Auswahl der PM-Software Anfang: Nr.: 4 Präsentation und Mittelfreigabe Ende: Dauer: 5 Tage Ende: Dauer: 4 Tage Meilensteindatum: Die Res.: Res.: Nr.: 5 Installation der SW auf Server Anfang: Nr.: 7 Feier Ende: Res.: Dauer: 1 Tag Meilensteindatum: Mon Nr.: 11 Installation der SW auf Clients Anfang: Nr.: 8 Ende: Dauer: 3 Tage Res.: Schulung vorbereiten Anfang: Nr.: 9 Schulung durchführen Anfang: Nr.: 10 Ende: Dauer: 2 Tage Ende: Dauer: 2 Tage Res.: Res.: Professionelles Projektmanagement in in der der Praxis, Dr. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB FB Informatik, Prof. Prof. Dr. Dr. P.Tran-Gia 4
5 Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project Ressourcentabelle erstellen: Ansicht Ressource: Tabelle 2. Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras szeit ändern Ressourcenkalender 3. Ressourcen Vorgängen zuordnen Ansicht Balkendiagramm Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: Grafik bzw. Ansicht Ressource: Einsatz 5. Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich 6. Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten Projekt Projektinfo Statistik Ansicht Tabelle: Kosten 7. Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung 5
6 Ressourcentabelle Personenname, Berufs- oder Maschinenbez., Materialname,.. Maßeinheit des Materials (z.b. m, kg) Kürzel des Ressourcennamens Max. Kapazität der Ressource in % Fester Kostenbetrag pro Einsatz einer Ressource Fälligkeitsverfahren bezügl. Vorgangsdauer: Anfang Anteilig Ende (Personen- und Sachmittel) Material (Verbrauchsmaterialien) Kosten pro Zeiteinheit z.b. 30 /h 6
7 Beispiel: Ressourcenplanung 1. Ressourcentabelle anlegen Nr. Ressourcenname Art Materialb Kürzel Grupp Max. Einh Standardsatz Überstd.-Sat Kosten/Eins Fällig am Basiskalen 1 Methodix M 100% 40,00 EUR/Stu 0,00 EUR/Stu 0,00 EU Anteilig Standard 2 Installix I 100% 35,00 EUR/Stu 0,00 EUR/Stu 0,00 EU Anteilig Standard 3 Schulix S 50% 35,00 EUR/Stu 0,00 EUR/Stu 0,00 EU Anteilig Standard 4 PM-SW + Doku P 100% 0,00 EUR/Stu 0,00 EUR/Stu 5.000,00 E Anteilig Standard 5 Getränke + Büffet G 100% 0,00 EUR/Stu 0,00 EUR/Stu 250,00 EUAnteilig Standard 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit Allgemein gültiges (z.b ist Feiertag) im Standard (Projektkalender) definieren Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender Festlegung über Extras szeit ändern Ressourcenkalender 7
8 Beispiel: Ressourcenplanung 8
9 Beispiel: Ressourcenplanung 3. Ressourcen zuordnen Ansicht Balkendiagramm (Gantt) Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen Jun ' Jun ' Jun ' Jul '01 Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S 1 Vorbereitungen 11 Tage Di Mi Anforderungen definieren 2 Tag Di Mi Angebote einholen 1 Woch Fr Do Auswahl PM-Software 4 Tag Fr Mi Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tag Mi Mi Durchführung 4 Tage Do Di Installation der Software auf S 1 Tag Do Do Installation der Software auf C 3 Tag Do Mo Schulung vorbereiten 2 Tag Do Fr Schulung durchführen 2 Tag Mo Di Feier 0 Tag Di Di Die Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Vorgang legt die fest! 9
10 Ressourcen zugeordnet 10
11 Beispiel: Ressourcenüberlastung 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: Einsatz Nr Ressourcenname 1 Methodix Anforderungen def Angebote einholen Auswahl der PM-S Präsentation und M 2 Installix Installation der SW Installation der SW 3 Schulix Schulung vorbereit Schulung durchfüh Einzelh Überlastungen: rot gekennzeichnet 23. Mai '05 M D M 8St 8St 8St 8St 0St 16S 8St 8St 4St 4St Ansicht Ressource: Grafik 200% 180% 160% 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20% Benötigte Ressourceneinheiten: 23. Mai ' Mai '05 M D M D F S S M 200% 100% 100% Installix Überlastet: Zugeteilt: 11
12 Begriffe: Dauer, Einheiten, sumfang = Dauer 1 Vollzeitmitarbeiter ist der Ressource zugeordnet sumfang = Dauer Mehrere Mitarbeiter oder Teilzeitmitarbeiter sind der Ressource zugeordnet Grundformel für die Berechnung von sressourcen (in Stunden) = Dauer (in Tagen) x Einheiten x Stunden pro Tag Bsp: 40 h Vorgangsdauer x 100% Ressourceneinheiten = 40 h Umrechnungen Dauer (in Tagen) = (in Stunden) / (Einheiten x Stunden pro Tag) Einheiten = (in Stunden) / (Dauer (in Tagen) x Stunden pro Tag) 12
13 Vorgangsarten und Leistungssteuerung Feste Feste Einheiten ist konstant Dauer und Einheiten sind variabel Einheiten sind konstant Dauer und sind variabel Feste Dauer Dauer ist konstant Einheiten und sind variabel Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der für diesen Vorgang berechnet Umfang der des Vorgangs bleibt danach unverändert Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer 13
14 Beispiel: Ressourcenplanung 5. Kapazitätskonflikte lösen Manuelle Methoden Vorgangsdauer verlängern Zusätzliche Personalressourcen einfügen + überschaubar - aufwendig 100% 80% 23. Mai ' Mai '05 M D M D F S S M Automatische Methode Kapazitätsabgleich überlasteter Ressourcen Extras Kapazitätsabgleich... Neu Neu abgleichen abgleichen + leistungsfähiges Tool - Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar 60% 40% 20% Benötigte Ressourceneinheiten: 100% 100% 100% 100% Installix Überlastet: Zugeteilt: 14
15 Beispiel: 6. Kostenplanung 6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht Ressource: Tabelle Nr. Ressourcenname Art Materialb Kürzel Gruppe Max. Einh. Standardsatz Kosten/Einsatz Fällig am Basiskalende 1 Methodix M 100% 40,00 EUR/Stunde 0,00 EUR Anteilig Standard 2 Installix I 100% 35,00 EUR/Stunde 0,00 EUR Anteilig Standard 3 Schulix S 50% 35,00 EUR/Stunde 0,00 EUR Anteilig Standard 4 PM-SW + Doku P 100% 0,00 EUR/Stunde 5.000,00 EUR Anteilig Standard 5 Getränke + Büffet G 100% 0,00 EUR/Stunde 250,00 EUR Anteilig Standard 6.2 Kosten pro Vorgang: Ansicht Vorgang: Einsatz Ansicht Tabelle: Einsatz Kosten Nr. Vorgangsname Feste Kosten Fälligkeit fester Kosten Gesamtkosten 1 Vorbereitungen 0,00 EUR Anteilig 8.520,00 EUR 2 Anforderungen definieren 0,00 EUR Anteilig 640,00 EUR Methodix 640,00 EUR 3 Angebote einholen 0,00 EUR Anteilig 1.600,00 EUR Methodix 1.600,00 EUR 4 Auswahl der PM-Software 0,00 EUR Anteilig 1.280,00 EUR Methodix 1.280,00 EUR 5 Präsentation und Mittelfreigabe 0,00 EUR Anteilig 5.000,00 EUR Methodix 0,00 EUR PM-SW + Doku 5.000,00 EUR 6 Durchführung 0,00 EUR Anteilig 1.930,00 EUR 7 Installation der SW auf Server 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR Installix 280,00 EUR 8 Installation der SW auf Clients 0,00 EUR Anteilig 840,00 EUR Installix 840,00 EUR 9 Schulung vorbereiten 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR Schulix 280,00 EUR 10 Schulung durchführen 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR Schulix 280,00 EUR 11 Feier 0,00 EUR Anteilig 250,00 EUR Getränke + Büffet 250,00 EUR Einzelheiten Mai '05 M 8Std. 8Std. 8Std. D 8Std. 8Std. 8Std. 0Std. 0Std. 0Std.
16 Kostenplanung mit MS Project 6.3 Projektgesamtkosten Projekt Projekt-Info Statistik... Statistik... 16
17 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen: 1. Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen Ressourcen in MS Project 2003 ein (20 / h für jedes Teammitglied) 2. Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu 3. Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen 4. Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird! 5. Speichern Sie den Basisplan (BP) unter Team_x BP2.mpp en Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem jour fixe und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen szeiten. 17
18 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2) Aufgabe der Projektleiter Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_x.ppt Gemischtorientierter Projektstrukturplan Ressourcen- (ggf. vor/nach Kapazitätsausgleich) und Kostenpläne Stand der Umsetzung der Projektarbeiten zum Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit MS Project 2003 Erstellung der Jour fixe-protokolle 2 und 3: P2-Team_x.doc, P3-Team_x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp Einsammeln der szeitnachweise aller Teammitglieder von Mai 2005 Team_x Nachname.xls Erstellung einer Projektkurzbeschreibung Team_x- Marketing für Ihr Projektmarketing (s. Muster) Spätester Abgabetermin für die Dateien: (an Dozenten und Assistenten schicken) 18
19 Festlegung: Stunden pro Tag im Standardkalender Menüpunkt: Extras szeit ändern... Änderung Standard (Projektkalender) 19
20 Festlegung: Stunden pro Tag im Ressourcenkalender Menüpunkt: Ansicht Ressource: Tabelle Ressource auswählen Menüpunkt: Extras szeit ändern... Änderung Ressourcenkalender 20
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