KOLAB, der freie Mail- und Groupware-Server

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1 Seite 1 KOLAB, der freie Mail- und Groupware-Server Egon Troles Mitarbeiter beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Husarenstr. 30 D Bonn

2 Seite 2 Ausgangssituation Start im Jahr 2002 Alle Server nur einfach ausgelegt Kein richtiges verifizierbares Backup ATM-Netz Schmalbandige Anbindung an Regierungsnetz Exchange 5.5 für 75 Personen, ca. 100 Boxen Adresspflege manuell

3 Seite 3 Änderungen in der Infrastruktur Ende 2002 Ersatz ATM durch IP Konzept für die Hochverfügbarkeit der Server Basis DRDB *) / Heartbeat *) Distributed Replicated Block Device

4 Seite 4 Konzept Hochverfügbarkeit Grundlage für z.b Mailserver Netzwerk Stan 1GB/s Serielle Verbindung Oli Serverkopplung auf Basis DRDB und Heartbeat Schutz gegen Totalausfall eines Systemes

5 Seite 5 Hochverfügbarer Mailserver Kriterien 7 x 24! Backup während des laufenden Betriebs Rücksicherung während des laufenden Betriebs Wiederherstellung von gelöschten Objekten (Mails, Termine etc.) in wenigen Minuten Anwendungen von bewährten Internettechnologien

6 Seite 6 Hochverfügbarer Mailserver Kriterien (2) Integration in zentrale Nutzerverwaltung über LDAP Automatische Pflege von Verteilern Freie Wahl der Frontends (Unterschiedliche Clients, Web) Abgleich mit zentralem X.500 über LDAP Skalierbarkeit

7 Seite 7 Zeitlicher Verlauf 03/2002 Konzeption Netzwerkumstellung 06/2002 Netzwerkumstellung auf IP 09/2002 Konzeption Hochverfügbarkeit 10/2002 Beginn Kroupware-Projekt BSI 03/2003 Beginn der Umstellung (File-) Server 04/2003 Einführung GOsa (zentrale Verwaltung) 07/2003 BSI: Kroupware fertig => KOLAB /2004 Beginn Standard Windows Image 04/2005 Roll-Out Windows Image 05/2005 Crash alter Mailserver 05/2005 Einführung IMAP Mail 07/2005 Einführung Outlook mit Konnektor zu KOLAB

8 Seite 8 Mailserver Ablösung (1) 1. Schritt: Vorschaltung des hochverfügbaren Mailservers Hydra Sorgenkind Regierungsnetz Haus- Netz Sicherung aller Mails Wiederherstellbarkeit aller Mails

9 Seite 9 Mailserver Ablösung (2) 2. Schritt: Mails direkt vom Mailserver, Sorgenkind nur noch für Groupware Hydra Regierungsnetz Haus- Netz Sorgenkind

10 Seite 10 Mailserver Ablösung (3) 3. Schritt: Sorgenkind durch KOLAB ersetzen. Hydra Regierungsnetz Haus- Netz KOLAB

11 Seite 11 Vorteile dieser Schritte Mail sofort hochverfügbar Kleine Schritte im Nutzerbereich Für den Roll-Out mehr Flexibilät

12 Seite 12 Schritte im Clientbereich Einführung der Softwareverteilung Automatische Personalisierung von Outlook Einführung von IMAP-Postfächern Verteilung des Konnektors Einbindung Konfiguration des Konnektors in die Personalisieurng

13 Seite 13 Probleme bei der Durchführung Das Sorgenkind stellte im Schritt 2 plötzlich seine Arbeit ein. Es rächte sich, dass unternehmenskritische Daten auf der Maschine waren. Extreme Abhängigkeit vom Terminkalender Kontakte nicht mehr verfügbar Sehr aufwändige Wiederherstellung Starke Spannungen im Nutzerumfeld

14 Seite 14 Probleme bei der Durchführung (2) Nicht richtig funktionierende Personalisierung bescherte zusätzlichen Aufwand Erst jetzt stellte sich heraus, dass Umgang mit Terminkalendern nicht bekannt war Problematische Datenübertragung, da Nutzer eingebunden war

15 Seite 15 Lessons learned... Outlook ist ein Client für Exchange/MAPI!! IMAP Betrieb: keine gelöschte Objekte, sondern Mails werden durchgestrichen und erst in einem zweiten Schritt gelöscht, dies ist zwar laut Protokoll erlaubt, wird ab praktisch nie benutzt. IMAP Verbindungen werden als unterbrochen angezeigt LDAP Adressbücher werden für den Nutzer kompliziert behandelt. erheblicher Aufwand für Personalisierung... also nur bedingt benutzbar (Internet, Netzwerk)

16 Seite 16 Lessons learned... (2) Konnektoren erfordern eine zusätzliche Personalisierung Synchronisation dauert bei Erststart lange Ich habe jetzt einen Termin eingetragen, können Sie ihn sehen?

17 Seite 17 Kosten Vorausetzungen nur Installationskosten, keine Hardware 70 Arbeitsplätze liegen zugrunde Installation durch IT-Supporter Für die Updates wurden keine Kosten angesetzt

18 Seite 18 Kosten (1) Installation KOLAB (vom IT-Supporter) Grundinstallation und Erweiterung ca ,- CHF über 3 Jahre verteilt inklusive Reisekosten für IT-Supporter gemäß den aufgeführten Kriterien

19 Seite 19 Kosten (2) Installation Exchange 2003 (Angebot MS-Gold-Partner) Installation und Inbetriebnahme ca ,- CHF gemäß den aufgeführten Kriterien Backup/Restore sollte im Projekt definiert werden Anbindung an Gosa zzgl. Lizenzen für Windows 2003 Server und Exchange 2003 Enterprise

20 Seite 20 Kosten (3) Lizenzgebühren Konnektor (Software-Hersteller) pro Arbeitsplatz 11,- CHF ca ,- CHF durch Softwareverteilung installiert auf 100 Maschinen installiert

21 Seite 21 Kosten (4) Laufender Betrieb ca. 85 % des Aufwandes bei Outlook Bedienungsfehler Profile Probleme (kritisch wegen Bonn - Berlin) Probleme mit dem Konnektor

22 Seite 22 Fazit Nach gut 2 ½ Jahren Betriebserfahrung Umstieg: Sinnvoll, möglich, kostengünstig Vorteile Sehr hohe Verfügbarkeit Sehr schnelles Wiederstellen von Mails usw. Niedriger Administrationsaufwand

23 Seite 23 Fazit (2) Nach gut 2 ½ Jahren Betriebserfahrung Nachteile: Outlook Kosten auf der Clientseite nur zu senken durch: Produktwechsel Schulung Alternative: Mit dieser Funktionalität (noch) nicht sichtbar

24 Seite 24 Wünsche an die Community Ziel: Breitere Nutzung von Kolab Schnittstelle zu Kolab auf mehreren Clients Kontact (KDE) for Windows Gespann Thunderbird / Lightning / KolabSync Evolution for Windows und Kolab - Anbindung Diese Programme könnten den Übergang zu einem FOSS Desktop erleichtern.

25 Seite 25 Damit Sie es auch glauben...

26 Seite 26 Damit Sie es auch glauben (2)

27 Seite 27 Damit Sie es auch glauben (3)

28 Herzlichen Dank!... für Ihre Aufmerksamkeit Links: Kontakt: Egon Troles beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz Husarenstr. 30 D Bonn Fon: +49 (0) Mail: Seite 28

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