Haushaltsmanagement (FI-FM)

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1 HELP.FIFM Release 4.6C

2 SAP AG Copyright Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software- Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 2 April 2001

3 SAP AG Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax April

4 SAP AG Inhalt...9 Berechtigungen...10 Berechtigungsobjekte im Haushaltsmanagement...13 Berechtigungen im Standardsystem...15 Berechtigungsprüfung bei Budgeterfassung...16 Finanzstellenberechtigung übergreifend und intern...19 Berechtigungen pflegen...21 Basisdaten...23 Unternehmenstruktur - Organisationseinheiten...25 Organisationsstrukturen - Zuordnungen...26 Finanzposition...28 Beispiel: Finanzpositionenhierarchien...30 Finanzstelle...31 Fonds...33 Finanzierungszweck...35 Fonds, Geldgeber und Finanzierungszweck...36 Struktur der Stammdatenhierarchie verändern...37 Auswahl von Teilbäumen in der Hierachiepflege...39 Weitere Funktionen innerhalb der Stammdatenpflege...40 Technik zur Bearbeitung der Stammdaten...41 Finanzpositionen bearbeiten...42 Oberste Finanzposition anlegen...43 Finanzposition einfügen...44 Finanzposition kopieren...45 Finanzposition mit der Hierarchie verbinden...46 Finanzposition von der Hierarchie abschneiden und wieder einfügen...47 Finanzposition löschen...48 Kontierungs- und Verdichtungspositionen einzeln anlegen...49 Zeitabhängigkeit bei Kontierungspositionen...50 Finanzstellen bearbeiten...52 Oberste Finanzstelle anlegen...53 Finanzstelle einfügen...54 Finanzstellen einzeln anlegen...55 Finanzstellenhierarchie pflegen: Weitere Funktionen...56 Fonds anlegen...57 Budgetstrukturplan...58 Erfassungsarten für den BSP...60 Budgetträger und Buchungsträger...61 Konsistenzprüfung Budgetstrukturplan...63 BSP-Übernahme aus dem Vorjahr...64 Umstellungsarbeiten am Budgetstrukturplan...65 BSP über einzelne Träger definieren...66 Finanzpositionsgruppe...68 Finanzpositionsgruppe pflegen...70 Finanzpositionsgruppe löschen April 2001

5 SAP AG Definition des BSP über Gruppenzuordnungen...73 BSP über Gruppenzuordnungen definieren...74 BSP aus Gruppenzuordnungen generieren...76 Beispiel: BSP für dezentrale Budgetierung...77 Beispiel: BSP für zentrale Budgetierung...79 Änderung des Budgetstrukturplans...81 Beispiel: Budgetstrukturplanänderung...83 Regeln für budgeterhöhende Einnahmen pflegen...85 Stammdatenverzeichnisse...87 Zuordnung HHM-Kontierung - CO-Kontierung...89 Zuordnung Finanzposition zu Kostenart...91 Zuordnung Finanzstelle zu Kostenstelle...92 Zuordnung Finanzstelle zu PSP-Elementen...94 Zuordnung Finanzstelle zu Auftrag...95 Zuordnung Finanzstelle zu Profit Center...96 Statusverwaltung...97 Welche Vorgänge erlauben oder verbieten welchen Systemstatus?...99 Pflege von Systemstatus und Anwenderstatus Einzelnen Statuseintrag pflegen Für mehrere Stammdatenobjekte Statuseinträge pflegen Existierende Statuseinträge pflegen Prüfung von Statuseinträgen Klassifizierung von Stammdatenobjekten Klassifizierung: Begriffsdefinitionen Stammdatenobjekte klassifizieren Klassifizierung einer Finanzposition: Beispiel Budgetierung und Verfügbarkeitskontrolle Jahresbudget und Gesamtbudget Periodische Budgetdarstellung Budgetarten im Haushaltsmanagement Dezentrale und zentrale Budgetvergabe Budgeterfassung Budget vergeben Hochrollieren der Budgetwerte Budgetwerte hochrollieren Budget freigeben Jahreswerte auf einzelne Periode verteilen Jahreswerte auf mehrere Perioden verteilen Budgetaktualisierungen Nachtrag Rückgabe Umbuchung Arbeitshilfen für die Budgeterfassung Stufen einschränken Budgetwerte hochsummieren Verteilungsschlüssel Darstellung der budgetierbaren Elemente Darstellung der Budgetwerte Budgettexte April

6 SAP AG Budgetvergabe prüfen Werkzeuge für den Budgetierungsprozeß Bearbeitung von Budgetversionen Budgetversionen kopieren Plandatenübernahme aus Controlling Hochsummieren der Budgetwerte im Batch Beispiel: Hochsummieren der Budgetwerte im Batch Verteiltwerte neu aufbauen Steuerung der Verfügbarkeitskontrolle Beispiel: Aktive Verfügbarkeitskontrolle Ermittlung des budgettragenden Elementes: Verfahren ohne Budgetträger Ermittlung des budgettragenden Elementes: Verfahren mit Budgetträger Einstellungen zur Verfügbarkeitskontrolle Aktionen der Verfügbarkeitskontrolle Verfügtwerte neu aufbauen Buchung Abbau Mittelvormerkungen Workflow: Mittelvormerkungen und Mittelumbuchungen Mittelvormerkungen-Beleg Funktionen der Belegerfassung: Gesamter Beleg Funktionen der Belegerfassung: Belegposition Archivierung Mittelvormerkungen (FI-FM) Vormerkung von Budget für erwartbare Ausgaben Abbau Mittelvormerkungen: Finanzbuchhaltungsbelege Mittelvormerkung-Anzahlungsanforderung-Anzahlung Abbau Mittelreservierung: Einkaufsbelege Mittelreservierung-Bestellanforderung-Bestellung Mittelvormerkung anlegen Feldsteuerung Mittelvormerkungen Mittelvormerkung ändern Verbrauchsreporting anzeigen Positionen löschen Erledigtkennzeichen setzen/zurücksetzen Mittelumbuchung anlegen Ist- und Obligofortschreibung Voraussetzungen für die Fortschreibung im Haushaltsmanagement Aktivierung des Haushaltsmanagements Fortschreibungssteuerung Fortschreibungsprofil Fortschreibungsteuerung: Finanzvorgang und Werttyp Werttypen Beispiel: Zuordnung Sachkonto-Finanzposition Statistische Buchungen Funktionsweise der Fortschreibung im Haushaltsmanagement Steuerung der Sachkontenbuchungen im Haushaltsmanagement Kontierungslogik HHM-Kontierungen Customizing Feldstatus Zuordnung Finanzposition zu Sachkonto April 2001

7 SAP AG R/3 Interne Datenübernahme Integration Finanzbuchhaltung Zahlungsübernahme Zahlungsabgleich FI-Haushaltsmanagement Voraussetzungen Zahlungsabgleich Daten für den Zahlungsabgleich richtigstellen Report für Zahlungsabgleich ausführen Integration Anlagenbuchhaltung Beispiele für die Übernahme von Buchungsdaten aus der Anlagenbuchhaltung Integration Materialwirtschaft Integration Lagermatertialbeschaffung Lagerkonzepte Lagerfinanzstelle anlegen Buchungsbeispiel Lagerkonzept Buchungsbeispiel Lagerkonzept Buchungsbeispiel Lagerkonzept Buchungsbeispiel Lagerkonzept Buchungsbeispiel bei Verbrauchsmaterialien Übersicht Buchungsbeispiele Verbrauchsmaterialien/Lagerkonzepte Integration Kosten- und Projektcontrolling Integration Kosten- und Projektcontrolling: Voraussetzungen Eingabehilfe und automatische Kontierungsableitung Buchungsintegration: Sekundäre Kostenarten Buchungsintegration: Beispiel Integration Vertriebsabwicklung Integration Instandhaltung Integration Projektsystem (Netzplan) Integration Personalwirtschaft Szenario 1: Integration Personalwirtschaft Szenario 2: Integration Personalwirtschaft Szenario 3: Integration Personalwirtschaft/Stellenwirtschaft Hinweise zu Änderungen des Integrationszenarios Integration Reisemanagement Stellenwirtschaft mit Integration in das Haushaltsmanagement Weitere Funktionen Abschlußarbeiten Definition von Übertragungsvorschriften Übertragungsvorschrift pflegen Definition von Übertragungsregeln Übertragungsregeln pflegen Übertragungsregeln kopieren Übertragungsregeln anzeigen Abschlußarbeiten Obligo Offene Obligo-Belege eines Jahres selektieren Offene Obligo-Belege ins nächste Jahr übertragen Obligo-Vortrag zurücknehmen Abschlußarbeiten Budget April

8 SAP AG Budget-Übertrag vorbereiten Budget-Übertrag ermitteln Budget ins neue Jahr übertragen Saldovortrag Fonds Budgeterhöhende Einnahmen Verteilungsregel Verteilung der Mehreinnahmen Budgeterhöhende Einnahmen: Verteilungsverfahren Budgeterhöhung durchführen Ausweis von Deckungslücken Informationssystem Customizing für das Informationssystem Ausweis von statistischen Buchungen Stammdatenverzeichnisse Hierarchie-Grafik für Finanzstellen Hierarchie-Grafik für Finanzpositionen Hierarchie der BSP-Elemente Summensatzberichte Recherche-Berichte im Haushaltsmanagement Merkmalswerte im Haushaltsmanagement Vorgang zum Budget Recherche-Kennzahlen Kennzahlen zum verteilbaren Budget Recherche-Variablen Ausgelieferte Berichte/Formulare Allgemeines Recherchebuch (CA) Einzelpostenberichte Funktionen von Einzelpostenberichten Einzelpostenberichte mit dem ABAP-List-Viewer ausführen Berichte zum Jahresabschluß Analysen (Abgleichberichte) Eigene Berichte mit der logischen Datenbank ausführen Berechtigungen für das Informationssystem: Haushaltsmanagement April 2001

9 SAP AG Einsatzmöglichkeiten Diese Komponente unterstützt mit ihren Funktionen den Prozeß der Haushaltserstellung und Haushaltsbewirtschaftung. Die Aufgabe des Haushaltsmanagements besteht darin, sämtliche Einnahmen und Ausgaben sachbezogen für einzelne Verantwortungsbereiche zu budgetieren und die zukünftigen Finanzmittelbewegungen entsprechend der verteilten Budgets zu kontrollieren sowie das Überschreiten der Budgets zu unterbinden. Über sukzessive Freigaben, Nachträge, Rückgaben und Umbuchungen können die verteilten Budgets veränderten Rahmenbedingungen angepaßt werden. Integration Das Haushaltsmanagement steht in vielfachen Integrationsbeziehungen zu anderen Komponenten des R/3-Systems. Welche Komponenten jeweils genutzt werden, ist von den speziellen Bedürfnissen Ihrer Organisation abhängig. Grundvoraussetzung für den Einsatz des Haushaltsmanagements ist die Integration der Komponente Hauptbuchhaltung (FI-GL). Der integrierte Einsatz der Komponenten Materialwirtschaft und Haushaltsmanagement ermöglicht beispielsweise die Abbildung und Überwachung eines Beschaffungsprozesses von der Bestellanforderung bis zur Rechnung. Durch die Integration ist gewährleistet, daß alle für die Haushaltsbewirtschaftung relevanten Daten ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand für das Haushaltsmanagement zur Verfügung stehen. Detaillierte Informationen, welche Daten aus den anderen Komponenten im Haushaltsmanagement fortgeschrieben werden können, finden Sie unter Ist- und Obligofortschreibung [Seite 208]. Funktionsumfang Das Haushaltsmanagement leistet: Eine genaue Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben und so der finanzmittelrelevanten Geschäftsvorfälle einer Organisation. Eine genau Budgetkontrolle hinsichtlich folgender Fragestellungen: Welche Mittel fließen den Verantwortungsbereichen Ihrer Organisation oder Ihres Unternehmens zu? Woher kommen diese Mittel? (Mittelherkunft) Wozu werden die Mittel verwendet? (Mittelverwendung) Eine Kontrolle des finanzwirtschaftlichen Gleichgewichts durch die Gegenüberstellung von Obligowerten und Istwerten mit den aktuellen Budgetwerten. Siehe auch: Systemeinstellung Haushaltsmanagement [Extern] Ergänzende Dokumentation [Extern] April

10 SAP AG Berechtigungen Berechtigungen Verwendung Durch die Vergabe von Berechtigungen definieren Sie, welche betriebswirtschaftlichen Objekte (Berechtigungsobjekte: z.b. Finanzstelle, Finanzposition) Ihre Mitarbeiter bearbeiten dürfen und welche Bearbeitungsfunktionen (Aktivitäten: z.b. anlegen, buchen) dabei zugelassen sind. Von SAP werden Berechtigungsobjekte fest vorgegeben, die es ermöglichen Berechtigungen zu definieren. Ein Berechtigungsobjekt umfaßt einzelne Felder über deren Verknüpfung vom System ermittelt wird, ob ein Anwender eine bestimmte Aktion ausführen darf. Sie definieren Berechtigungen, indem Sie zulässige Werte für die vordefinierten Objekte angeben und festlegen, welche Aktivität(en) für dieses Berechtigungsobjekt ausgeübt werden dürfen. Die Berechtigungen für ein abgegrenztes Aufgabengebiet fassen Sie zu Profilen zusammen. Profile können wiederum zu einem Sammelprofil zusammengefaßt werden. Eines oder mehrere Profile werden in den Benutzerstammsatz eines Benutzers eingetragen. Berechtigungen, die einem Benutzerstammsatz zugeordnet sind, lassen sich kopieren und einem neuen Benutzer zuordnen. Berechtigungen im R/3 System Benutzerstammsatz Profil Profil 1 Profil Profil 2 Berechtigung Berechtigung A Berechtigungsobjekt 1: 1: Aktivität: Aktivität: anzeigen anzeigen Berechtigung Berechtigung B Berechtigungsobjekt 2: 2: Aktivität: Aktivität: anzeigen anzeigen anlegen, anlegen, ändern ändern Berechtigung Berechtigung C Berechtigungsobjekt 3: 3: Aktivität: Aktivität: ** Funktionsumfang Über das Berechtigungskonzept können Sie im Haushaltsmanagement Berechtigungen für folgende Aktionen festlegen: Pflege und Ansicht von Basisdaten Pflege und Ansicht von Budgetvergabe Pflege und Ansicht von Buchungen Ausweis der Daten im Informationssystem 10 April 2001

11 SAP AG Berechtigungen Ein Beispiel, wie Sie die Budgetvergabe über Berechtigungen steuern können, finden Sie unter Finanzstellenberechtigung übergreifend und intern [Seite 19]. Wenn ein Benutzer im SAP-System eine Aktion ausführt, die ein Objekt des Haushaltsmanagements betrifft, prüft das System anhand der Werte, die in den Feldern der Berechtigungen eingetragen sind, ob der Benutzer die Aktivität durchführen darf. Ein Beispiel, wie die Berechtigungsprüfung im Rahmen der Budgetierung abläuft, finden Sie unter Berechtigungsprüfung bei Budgeterfassung [Seite 16]. Im Standardsystem ist für jedes Berechtigungsobjekt eine Berechtigung ausgeliefert. Sie können diese Berechtigung verwenden oder Sie ggf. nach Ihren Bedürfnissen modifizieren oder neue Berechtigungen anlegen. Weitere Informationen zu Berechtigungen und Berechtigungsobjekten des Haushaltsmanagements finden Sie unter: Berechtigungsobjekte im Haushaltsmanagement [Seite 13] Berechtigungen im Standardsystem [Seite 15] Aktivitäten Berechtigungspflege mit dem Profilgenerator Für die Pflege von Berechtigungen steht Ihnen der Profilgenerator [Extern] als bedienungsfreundliches Werkzeug zur Verfügung. Um für einen Mitarbeiter Ihrer Organisation eine Berechtigung zu definieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus: 1. Sie legen eine Aktivitätsgruppe an 2. Sie ordnen der Aktivitätsgruppe Aktivitäten zu, die für die Berechtigung erlaubt sein sollen, indem Sie aus dem Unternehmensmenü [Extern] Ihrer Organisation die jeweiligen Aktivitäten markieren oder die Transaktionscodes [Extern] eingeben 3. Sie erzeugen mit den Daten der Aktivitätsgruppe ein Berechtigungsprofil 4. Sie ordnen das Berechtigungsprofil im Benutzerstamm des Mitarbeiters zu Berechtigungspflege mit Profilgenerator April

12 SAP AG Berechtigungen Benutzerstammsatz Berechtigungsprofil 1 für für Aktivitätsgruppe: Aktivitätsgruppe: Basisdaten_03 Basisdaten_03 Basisdaten_03 Basisdaten_03 2 Erlaubte Transaktionen / Aktivitäten : 4 FM6I FM6U - Fonds anlegen - Fonds ändern 3 Profilgenerator Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation BC - Benutzer und Berechtigungen im Abschnitt Profilgenerator: Profile automatisch erzeugen. Manuelle Berechtigungspflege Berechtigungen lassen sich auch manuell ohne den Einsatz des Profilgenerators definieren. Dies erfordert allerdings eine umfassende Kenntnis des Berechtigungskonzepts im R/3-System. Da die manuelle Berechtigungspflege einen erheblichen Mehraufwand bedeutet, wird Ihnen von SAP empfohlen, Berechtigungen mit dem Profilgenerator zu erzeugen. Berechtigungsprofile, die Sie mit dem Profilgenerator erzeugt haben, lassen sich nachträglich mit der manuellen Berechtigungspflege modifizieren. Umgekehrt können Sie manuell angelegte Profile oder von SAP ausgelieferte Berechtigungen in Aktivitätsgruppen verwenden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation BC - Benutzer und Berechtigungen im Abschnitt Berechtigungen und Profile manuell anlegen und bearbeiten. Siehe auch: Dokumentation BC - Benutzer und Berechtigungen IMG-Dokumentation Anwendungsübergreifende Komponenten Dokumentenverwaltung Berechtigungsverwaltung IMG-Dokumentation Basis Systemadministration Benutzer und Berechtigungen 12 April 2001

13 SAP AG Berechtigungsobjekte im Haushaltsmanagement Berechtigungsobjekte im Haushaltsmanagement Definition Element des Berechtigungskonzepts. Verwendung Berechtigungsobjekte ermöglichen es, komplexe Berechtigungen zu definieren. Ein Berechtigungsobjekt umfasst bis zu 10 Berechtigungsfelder, die in einer UND-Verknüpfung geprüft werden. Dabei wird ermittelt, ob ein Benutzer eine bestimmte Aktion ausführen darf. Um die Berechtigungsprüfung erfolgreich zu durchzulaufen, muss der Benutzer die Prüfung für jedes im Objekt enthaltene Feld bestehen. Ein Beispiel für ein Berechtigungsobjekt und dessen Verwendung finden Sie unter Beispiel: Finanzstellenberechtigung [Seite 19]. Struktur Zu jedem Berechtigungsobjekt müssen grundsätzlich zwei Angaben erfolgen: Werte zu einem Feld des zu schützenden Objektes (z.b. Finanzposition) Aufzählung einer Reihe von Aktivitäten (z.b. anlegen, Budget erfassen, buchen) Berechtigungsobjekte im Haushaltsmanagement Berechtigungsobjekt Technischer Name Berechtigung steuert Finanzmittelrechnung/ Haushaltsmanagement Finanzkreis Finanzmittelrechnung/ Haushaltsmanagement Finanzposition Finanzmittelrechnung/ Haushaltsmanagement Version Haushaltsmanagement Finanzbudgetkonto Haushaltsmanagement Finanzstelle Haushaltsmanagement Finanzstellenintern Haushaltsmanagement Finanzstellenübergreifend F_FICB_FKR F_FICB_FPS F_FICB_VER F_FICA_FTR F_FICA_CTR F_FICA_WCT F_FICA_CCT Zugriff auf die Daten eines Finanzkreises Zugriff auf Finanzposition Zugriff auf Budgetversion Zugriff auf eine Kombination von Finanzkreis, Finanzstelle, Finanzposition und Fonds Zugriff auf Finanzstelle daß die Budgetbearbeitung nur innerhalb einer Finanzstelle erfolgen darf. daß die Budgetbearbeitung für ein BSP-Element [Extern] erfolgen darf, das als übergeordnetes Element eine andere Finanzstelle besitzt. April

14 SAP AG Berechtigungsobjekte im Haushaltsmanagement Haushaltsmanagement Fonds F_FICA_FCD Zugriff auf Fonds Mittelvormerkung Mittelumbuchung F_FUNDSRES Bearbeitung von Mittelvormerkungen [Extern] und Mittelumbuchungen Zuordnung HHM- CO-Kontierung: Kostenrechnungskreis F_FICA_FMC die Pflege der Zuordnung von HHM- zur CO-Kontierung Im Standardsystem ist für jedes Berechtigungsobjekt eine Berechtigung ausgeliefert. Weitere Informationen erhalten Sie unter Berechtigungen im Standardsystem [Seite 15]. 14 April 2001

15 SAP AG Berechtigungen im Standardsystem Berechtigungen im Standardsystem Im Standardsystem ist für jedes Berechtigungsobjekt eine Berechtigung ausgeliefert: Objekt Name Berechtigung Berechtigung erlaubt F_FICB_FKR F_FICB_ALL für alle Finanzkreise alle Aktivitäten auszuführen. F_FICB_FPS F_FICB_ALL in allen Finanzkreisen für alle Finanzpositionen alle Aktivitäten durchzuführen. F_FICB_VER F_FICB_ALL in allen Finanzkreisen für alle Budgetversionen alle Aktivitäten durchzuführen. F_FICA_FTR F_FICA_NON keine Aktivität für ein BSP-Element (Kombination von Finanzkreis, Finanzstelle, Finanzposition und Fonds). F_FICA_CTR F_FICA_ALL in allen Finanzkreisen für alle Finanzstellen alle Aktivitäten durchzuführen. F_FICA_WCT F_FICA_ALL in allen Finanzkreisen für alle Finanzstellen alle finanzstelleninternen Aktivitäten durchzuführen. F_FICA_CCT F_FICA_ALL in allen Finanzkreisen für alle Finanzstellen alle finanzstellenübergreifende Aktivitäten durchzuführen. F_FICA_FCD F_FICA_ALL in allen Finanzkreisen für alle Fonds alle Aktivitäten durchzuführen. F_KBE RES F_KBE_RES in allen Buchungskreisen alle Aktivitäten durchzuführen. F_KBE TRA F_KBE_TRA in allen Buchungskreisen für alle Fonds alle Aktivitäten durchzuführen. F_FICA_FMC F_FICA_FMC die Pflege der Zuordnung von HHM- zu CO- Kontierung in allen Kostenrechnungskreisen Sie können diese Berechtigungen verwenden oder sie ggf. nach Ihren Bedürfnissen modifizieren. Sie können außerdem neue Berechtigungen anlegen. Im Standardsystem sind diese Berechtigungen im Profil F_FICA_ALL zusammengefaßt. April

16 SAP AG Berechtigungsprüfung bei Budgeterfassung Berechtigungsprüfung bei Budgeterfassung Folgende Grafiken zeigen am Beispiel der Aktivität Budget erfassen, in welcher Reihenfolge das System die Berechtigungen prüft. Bei der Aktivität Budget erfassen kann ein Benutzer auf dem Einstiegsbild folgende Eingaben machen: Haushaltsmanagement :: Orginalbudget Ändern Finanzkreis: Version: Geschäftsjahr: Finanzstelle: SAP SAP Finanzposition: Fonds: XY XY Aktivität: Budget erfassen Die Berechtigungsprüfung läuft nach folgendem Schema ab: 16 April 2001

17 SAP AG Berechtigungsprüfung bei Budgeterfassung Berechtigungsprüfung Haushaltsmanagement Versionenberechtigung Ja HHM-Kontierungsberechtigung Nein Finanzkreisberechtigung Ja Fondsberechtigung Ja Finanzstellenberechtigung allgemein Ja Finanzstellenberechtigung übergreifend Ja Finanzstellenberechtigung intern intern Ja Finanzpositionsberechtigung Ja Verarbeitung erlaubt erlaubt Nein Ja Nein Nein Nein Nein Nein Nein Verarbeitung abgelehnt Verarbeitung erlaubt erlaubt Verarbeitung abgelehnt Verarbeitung abgelehnt Verarbeitung abgelehnt Verarbeitung abgelehnt Verarbeitung abgelehnt Verarbeitung abgelehnt Aktivität wird wird durchgeführt 1. Wenn der Benutzer eine Budgetversion eingibt, prüft das System diese Berechtigung. Wenn der Benutzer keine Berechtigung für eine bestimmte Version hat, kann keine weitere Verarbeitung im System erfolgen. 2. Falls eine Berechtigung vorliegt, erfolgt anschließend die Prüfung auf Finanzträgerebene (Kombination aus Finanzkreis/Finanzposition/Finanzstelle/Fonds). Wenn eine Finanzträgerberechtigung vorliegt, prüft das System keine weiteren Berechtigungen, die Verarbeitung ist erlaubt. Wenn keine Finanzträgerberechtigung vorliegt, werden die weiteren Berechtigungen in der Reihenfolge Finanzkreis, Fonds und Finanzstelle geprüft. April

18 SAP AG Berechtigungsprüfung bei Budgeterfassung 18 April 2001

19 SAP AG Finanzstellenberechtigung übergreifend und intern Finanzstellenberechtigung übergreifend und intern Die Verwendung von übergreifenden und internen Finanzstellenberechtigungen ist nur im Rahmen der Budgetierung von Bedeutung. Sie können dadurch die Budgetvergabe gezielt steuern. Im Rahmen der Budgetierung prüft das System Finanzstellenübergreifend ob bei einem BSP-Element (Komination von Finanzstelle, Finanzposition und Fonds), das als übergeordnetes BSP-Element eine andere Finanzstelle hat, das Budget bearbeitet werden darf. Finanzstellenintern ob bei einem BSP-Element, das als übergeordnetes BSP-Element dieselbe Finanzstelle hat, das Budget bearbeitet werden darf. Folgende Hierarchien sind gegeben und Sie wollen eine dezentrale Budgetvergabe über Berechtigungen steuern: Finanzstellenhierarchie C 1 C C C C C C Finanzpositionenhierarchie AA A 1 A 2 Der Leiter der Stelle C1 erhält folgende Berechtigungen Finanzstellenberechtigung Finanzstellenintern (F_FICA_WCT) für C1 Finanzstellenberechtigung Finanzstellenübergreifend (F_FICA_CCT) für C1.1 und C1.2 Hierdurch erreichen Sie, daß der Leiter der Finanzstelle C1 über die Vergabe des Budgets innerhalb seiner Stelle vollständig bestimmen darf. Den ihm untergeordneten Stellen C1.1 und April

20 SAP AG Finanzstellenberechtigung übergreifend und intern C1.2 darf er zwar Budget auf die Top-Finanzpositionen (A) zuweisen, er hat jedoch keinen Einfluß auf die interne Verteilung auf A.1 und A.2. Der Leiter der Stelle C1.1 erhält folgende Berechtigungen Finanzstellenberechtigung Finanzstellenintern (F_FICA_WCT) für C1.1 Finanzstellenberechtigung Finanzstellenübergreifend (F_FICA_CCT) für C1.1.1 und C1.1.2 Der Leiter der Stelle C1.2 erhält die Berechtigungen analog zu dem Leiter von C1.1. für seinen Verantwortungsbereich. Weitere Informationen zur dezentralen Budgetvergabe finden Sie unter Prinzip der Budgetvergabe im Haushaltsmanagement [Seite 120]. 20 April 2001

21 SAP AG Berechtigungen pflegen Berechtigungen pflegen Voraussetzungen Im Standardsystem ist für jedes Berechtigungsobjekt eine Berechtigung ausgeliefert. Sie können diese Berechtigung verwenden oder Sie ggf. nach Ihren Bedürfnissen modifizieren oder neue Berechtigungen anlegen. Diese Standardberechtigungen sind im Profil F_FICA_ALL zusammengefaßt. Weitere Informationen zur Standardauslieferung erhalten Sie unter Berechtigungen im Standardsystem [Seite 15]. Berechtigungen mit dem Profilgenerator anlegen 1. Wählen Sie vom Bild SAP R/3 aus Werkzeuge Administration Benutzerpflege Aktivitätsgruppen. 2. Legen Sie eine Bezeichnung für die Aktivitätsgruppe fest und wählen Sie Anlegen. 3. Im Register Menü legen Sie die erlaubten Aktivitäten fest. Es stehen Ihnen hierzu 2 Möglichkeiten zur Verfügung: Tragen Sie in der Tabelle die Transaktionscodes manuell ein. Wählen Sie Menüauswahl, selektieren Sie Rechnungswesen Finanzwesen Haushaltsmanagement und markieren Sie die erlaubten Aktivitäten. 4. Sichern Sie die Aktivitätsgruppe. 5. Im Register Berechtigungen wählen Sie die Funktion Berechtigungsdaten ändern und pflegen dort die weiteren Kriterien der Berechtigung. 6. Sichern Sie die Daten und wählen Sie Generieren, um das Berechtigungsprofil zu erzeugen. 7. Im Register Benutzer tragen Sie in der Tabelle die Benutzer ein, denen das Berechtigungsprofil zugeordnet wird. 8. Sichern Sie die Eingaben. Berechtigungen manuell pflegen Berechtigung anlegen 1. Wählen Sie vom Bild SAP R/3 aus Werkzeuge Administration Benutzerpflege Manuelle Pflege Berechtigungen manuell pflegen. 2. Wählen Sie in der Liste die Objektklasse Finanzwesen aus. 3. Wählen Sie das Objekt aus, zu dem Sie eine oder mehrere Berechtigungen definieren wollen. 4. Um neue Berechtigungen anzulegen, wählen Sie Berechtigung Anlegen. 5. Geben Sie die notwendigen Daten ein. 6. Sichern Sie die Berechtigung. April

22 SAP AG Berechtigungen pflegen Berechtigungen in Profile zusammenfassen 1. Wählen Sie vom Bild SAP R/3 aus Werkzeuge Administration Benutzerpflege Manuelle Pflege Profile manuell bearbeiten. 2. Wählen Sie Arbeitsbereich für Profile erzeugen. 3. Wählen Sie Anlegen und legen Sie ein neues Profil an. 4. Tragen Sie die von Ihnen definierten Berechtigungen ein und Sichern Sie das Profil. 5. Aktivieren Sie das Profil. Berechtigungsprofil im Benutzerstammsatz hinterlegen 1. Wählen Sie vom Bild SAP R/3 aus Werkzeuge Administration Benutzerpflege Benutzer. 2. Wählen Sie Ändern und tragen Sie im Register Profile die jeweiligen Profile ein. 3. Sichern Sie den Benutzerstammsatz. Sie können sich eine Liste der möglichen Aktivitäten anzeigen lassen. Wählen Sie hierzu vom Bild SAP R/3 aus Werkzeuge ABAP Workbench Entwicklung Dictionary. Markieren Sie Domänen und geben FM_AUTHACT an. Wählen Sie Anzeigen Festwerte. Siehe auch: Dokumentation BC - Benutzer und Berechtigungen. 22 April 2001

23 SAP AG Basisdaten Basisdaten Einsatzmöglichkeiten Diese Komponente stellt alle Funktionen zur Verfügung, um die Haushaltsstruktur einer Organisation im Haushaltsmanagement abzubilden. Die Aufgliederung der Organisation wird nach organisatorischen und sachlichen Gesichtspunkten vorgenommen. Folgende Stammdaten müssen Sie den individuellen Bedürfnissen entsprechend einrichten: Finanzstellen Mit Finanzstellen werden organisatorische Einheiten (Verantwortungsbereiche, Abteilungen, Projekte) hierarchisch abgebildet. Finanzpositionen Mit Finanzpositionen werden die sachlichen Aspekte (Ausgaben- und Einnahmenstrukturen) hierarchisch dargestellt. Sie dienen der inhaltlichen Gliederung der Budgets und der liquiditätswirksamen Geschäftsvorfälle nach Einnahmen- und Ausgabenpositionen. Eine weitere Untergliederung der Budgets kann über Fonds erfolgen. Fonds und Finanzierungszweck Mit Fonds kann ein genauer Herkunftsnachweis und Verwendungszweck der Mittel durchgeführt werden. Fonds ermöglichen die Verwaltung von Drittmitteln. Integration Verknüpfungen zwischen Basisdaten unterschiedlicher Komponenten Das SAP-System ermöglicht eine vielfältige und flexible Verknüpfung zwischen den Basisdaten des Haushaltsmanagements und den Basisdaten anderer Komponenten. Hinterlegen einer Finanzposition im Sachkonto Zuordnung Haushaltsmanagement-Kontierung (Finanzposition, Finanzstelle, Fonds) zu einer CO-Kontierung (Kostenart, Kostenstelle, PSP-Element, Auftrag, Profit Center) Zuordnung Finanzstelle oder Fonds zu Personalstamm Diese Verknüpfungen minimieren den manuellen Erfassungsaufwand beim Buchen. Die Eingabe einer Haushaltsmanagement-Kontierung ist nicht erforderlich. Das System leitet die HHM- Kontierung aus der jeweiligen Zuordnung ab. Die für das Haushaltsmanagement relevanten Buchungsdaten können so automatisch aus den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Komponenten - z.b. Finanzbuchhaltung, Controlling, Materialwirtschaft - in das Haushaltsmanagement weitergereicht werden. April

24 SAP AG Basisdaten Finanzmittelrechnung - Projekt-Cashmanagement - Haushaltsmanagement Die Komponenten Finanzmittelrechnung und Projekt-Cashmanagement verwenden dieselben Finanzpositionen wie das Haushaltsmanagement. Wenn eine der beiden Komponenten zusammen mit dem Haushaltsmanagement eingesetzt wird, müssen Sie berücksichtigen, daß Änderungen an den Basisdaten in beiden Komponenten wirksam werden. Funktionsumfang Stammdatenpflege Pflege der Finanzpositionenhierarchie Über die im Stammsatz der Finanzpositionen hinterlegten Steuerungsparameter wird die Verarbeitung der Buchungsdaten aus den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Systemen gesteuert sowie die Auswertungen im Berichtswesen. Pflege der Finanzstellenhierarchie Pflege von Fonds und Finanzierungszweck Statusverwaltung Durch die Aktivierung der Statusverwaltung können Sie die betriebswirtschaftlichen Vorgänge im Haushaltsmanagement (z.b. Materialbestellung, Sachkontenbuchung) steuern für: einzelne Kombinationen von Finanzposition, Finanzstelle und Fonds einzelne Objekte, z.b. alle Finanzpositionen oder für alle Finanzpositionen Klassenpflege Um eine Vielzahl von Informationen über die Basisdaten zu verwalten, die in den Stammsätzen selbst nicht hinterlegt werden können, können Sie im Haushaltsmanagement die Funktionen der Komponente Klassensystem nutzen. Einschränkungen Änderungen der Hierarchierelationen von Finanzpositionen und Finanzstellen werden vom System nicht in Änderungsbelegen protokolliert. Deshalb sollten nach dem Produktivstart keine Änderungen an den Hierarchien vorgenommen werden. 24 April 2001

25 SAP AG Unternehmenstruktur - Organisationseinheiten Unternehmenstruktur - Organisationseinheiten Im SAP R/3-System werden verschiedene Organisationsformen unterschieden, die innerhalb der jeweiligen Komponente eine spezifische Bedeutung haben. Sie ermöglichen, daß die Unternehmensstruktur aus komponentenspezifischer Sicht definiert wird. Jede Komponente des R/3-Systems hat ihre eigene organisatorische Einheit [Extern]. So wird das Unternehmen (die Organsisation) mit Hilfe von Buchungskreis [Extern] und Geschäftsbereich aus Sicht der Buchhaltung, mit Hilfe des Kostenrechnungskreises [Extern] aus Sicht des Controllings und mit Hilfe des Finanzkreises aus Sicht des Haushaltsmanagements definiert. Der Mandant [Extern] bildet eine für sich handelsrechtlich, organisatorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines R/3-Systems und entspricht der Gesamtorganisation. Organisationseinheiten Finanzwirtschaft Controlling Haushaltsmanagement Mandant Geschäftsbereich Buchungskreis Kostenrechnungskreis Finanzkreis Applikationsübergeifende Einheit Selbständig bilanzierte Einheit Bilanzierungsfähige Einheit (für interne Bilanzen) Organisationseinheit des Haushaltsmanagements Organisationseinheit der Kostenrechnung Um das SAP-System integriert nutzen zu können, müssen Sie die Organisationseinheiten der unterschiedlichen Komponenten miteinander verbinden. Siehe Organisationsstrukturen - Zuordnungen [Seite 26]. Die Organisationseinheiten legen Sie im Customizing der Unternehmensstruktur an. Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden Unternehmensstruktur. Informationen zum Anlegen des Finanzkreises finden Sie dort unter Finanzkreis pflegen [Extern]. Die funktionale Ausprägung der Organisationseinheiten nehmen Sie im Customizing der entsprechenden Komponenten vor. Weitere Informationen zur Ausprägung des Finanzkreises finden Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement. April

26 SAP AG Organisationsstrukturen - Zuordnungen Organisationsstrukturen - Zuordnungen Um das Haushaltsmanagement (HHM) integriert mit anderen Komponenten nutzen zu können, müssen Sie die Organisationseinheit [Extern] des Haushaltsmanagements, den Finanzkreis, mit den Organisationseinheiten anderer Komponenten verbinden. Integration Finanzwesen Wenn Sie beispielsweise beim Erfassen eines Beleges in der Finanzbuchhaltung eine Kontierung des Haushaltsmanagements angeben (z.b. Finanzposition, Finanzstelle), muß das System für die Überleitung der Daten an das Haushaltsmanagement einen Finanzkreis ermitteln. Dazu müssen Sie festlegen, wie der entsprechende Finanzkreis abzuleiten ist. Der Finanzkreis wird aus der Organisationseinheit des Finanzwesens, dem Buchungskreis [Extern], abgeleitet, indem Sie den Buchungskreis, der in Ihrem Unternehmen für das Haushaltsmanagement relevant ist, einem Finanzkreis zuordnen. Es können auch mehrere Buchungskreise auf einen Finanzkreis verweisen. Bei der(n) Zuordnung(en) müssen Sie beachten, daß die Haushwährung des Buchungskreises und die Finanzkreiswährung übereinstimmt. Integration Controlling Wenn Sie das Kosten- und Projektcontrolling in das Haushaltsmanagement integrieren wollen, muß die Organisationseinheit des Controllings, der Kostenrechnungskreis [Extern] einem Finanzkreis zugeordnet werden. Auch hier können mehrere Kostenrechnungskreise auf einen Finanzkreis verweisen. Bei den Zuordnungen müssen Sie beachten, daß alle für das Haushaltsmanagement relevanten Kostenrechnungskreise auch den für das HHM relevanten Buchungskreisen zugeordnet sind. Integration andere Komponenten Alle anderen Organisationseinheiten, beispielsweise das Werk und die Einkaufsorganisation in der Materialwirtschaft oder der Personalbereich in der Personalwirtschaft, sind mit dem Haushaltsmanagement über den Buchungskreis verbunden. 26 April 2001

27 SAP AG Organisationsstruktur - Zuordnungen Organisationsstruktur - Zuordnungen Mandant Finanzkreis Kostenrechnungskreis 1 Kostenrechnungskreis 2 Buchungskreis 1 Buchungskreis 2 Buchungskreis 3 Buchungskreis 4 Werk Werk Werk Einkaufsorganisation Einkaufsorganisation Einkaufsorganisation Personal- Personalbereich Personal- Bereich Bereich Verkaufsorganisation Verkaufsorganisation Verkaufsorganisation Die Zuordnungen nehmen Sie im Customizing der Unternehmensstruktur vor. Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden Unternehmensstruktur unter Buchungskreis - Finanzkreis zuordnen [Extern] und Kostenrechnungskreis - Finanzkreis zuordnen [Extern]. April

28 SAP AG Finanzposition Finanzposition Definition Finanzpositionen bilden die sachliche Gliederungsstruktur einer Organisation innerhalb eines Finanzkreises ab. Verwendung Finanzpositionen dienen im Haushaltsmanagement der inhaltlichen Gliederung der Budgets und liquiditätswirksamen Geschäftsvorfälle in Einnahmen-, Ausgaben- und Bestandspositionen. Den Finanzpositionen können Sie jeweils für bestimmte Verantwortungsbereiche (Finanzstellen) Budget zuweisen. Der Budgetverbrauch erfolgt durch das Bebuchen der Finanzpositionen und - stellen mit Obligowerten und Istwerten. Im Haushaltsmanagement selbst durch die Reservierung von Mitteln, oder durch die Geschäftsvorfälle in den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Komponenten (z.b. Finanzbuchhaltung, Materialwirtschaft). Struktur Finanzpositionenhierarchie Finanzpositionen werden im Haushaltsmanagement hierarchisch gegliedert. Sie können jeweils für einen Finanzkreis mehrere Hierarchien anlegen, die nicht dieselbe Hierarchiewurzel besitzen. Bspw. eine Hierarchie für Ihre Einnahmen und eine für Ihre Ausgaben. Sie können jedoch auch für die Ausgaben verschiedene Hierarchien aufbauen, z.b. eine für die Peronalausgaben und eine für die Sachausgaben. Ein Beispiel finden Sie unter Beispiel: Finanzpositionenhierarchien [Seite 30]. Es gibt zwei Arten von Finanzpositionen: Kontierungspositionen (= unterste Ebene in der Hierarchie) Diese Positionen sind budgetierbar und bebuchbar Verdichtungspositionen (= Hierarchieknoten) Diese Positionen sind budgetierbar, aber nicht bebuchbar. Sie werden zum Aufbau einer Finanzpositionenhierarchie benötigt. Sie definieren eine Finanzpositionenhierarchie, indem Sie Kontierungspositionen zu verschiedenen frei wählbaren Verdichtungsstufen zusammenfassen. So kann innerhalb der Hierarchie eine Verdichtungsposition sowohl eine Verdichtungsposition als auch Kontierungsposition als Nachfolger haben. Die Zuteilung der Budgets ist so nicht an die unterste Ebene der Hierarchie gebunden. Die Buchungsdaten der Kontierungspositionen werden vom System nach oben auf die Versichtungspositionen summiert und entsprechend ausgewiesen. Finanzpositionenstammsatz Der Stammsatz der Finanzposition enthält wichtige Informationen wie Name und Beschreibung der Finanzposittion Die übergeordnete Finanzposition Wichtige Steuerungsparameter 28 April 2001

29 SAP AG Finanzposition Finanzvorgang Der Finanzvorgang bildet betriebswirtschaftliche Geschäftsvorfälle aus den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Komponenten ab und spielt die zentrale Rolle bei der Weiterleitung der Daten an das Haushaltsmanagement. Positionstyp Der Positionstyp legt fest, ob es sich um eine Einnahmen-, Ausgaben- oder Bestandsposition handelt. Innerhalb einer Finanzpositionenhierarchie sind Finanzvorgang und Positionstyp identisch. Finanzstelle Integration Damit die Buchungsdaten aus den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Komponenten im Haushaltsmanagement fortgeschrieben werden können, muß beim Buchungsvorgang immer eine vollständige Haushaltsmanagement-Kontierung (Finanzstelle, Finanzposition und ggf. Fonds) angegeben werden. Über die Verknüpfung der Basisdaten können Sie den manuellen Erfassungsaufwand minimieren. Das System leitet die HHM-Kontierung aus der Verknüpfung ab. Verknüpfung zwischen Basisdaten im Haushaltsmanagement Hinterlegen einer Finanzstelle in einer Finanzposition Beim Buchungsvorgang wird die Finanzstelle vom System aus der Finanzposition abgeleitet und als Vorschlagswert vorgegeben. Verknüpfung zwischen Basisdaten in anderen Komponenten Hinterlegen der Finanzposition im Sachkonto Beim Buchungsvorgang wird die Finanzposition vom System aus dem Sachkonto abgeleitet. Zuordnung einer Finanzposition zu einer CO-Kontierung (Kostenart, Kostenstelle, PSP- Element, Auftrag, Profit Center) Beim Buchungsvorgang wird die Finanzposition aus der CO-Kontierung abgeleitet. April

30 SAP AG Beispiel: Finanzpositionenhierarchien Beispiel: Finanzpositionenhierarchien Ausgabenhierarchien Personal Personal Löhne Löhne Gehälter Gehälter Personalnebenkosten Sachausgaben Sachausgaben EDV EDV Büromaterial Büromaterial Hardware Hardware Hardware Hardware Einnahmenhierarchie Einnahmen Einnahmen Zuweisungen Zuweisungen und und Zuschüsse Zuschüsse Einnahmen Einnahmen aus aus Auftragsforschung Auftragsforschung Sonstige Sonstige Einnahmen Einnahmen 30 April 2001

31 SAP AG Finanzstelle Finanzstelle Definition Organisatorische Einheit innerhalb eines Finanzkreises, die die Struktur einer Organisation (Verantwortungsbereiche, Abteilungen, Projekte) hierarchisch abbildet. Verwendung Im Haushaltsmanagement können Sie den Finanzstellen Budget zuweisen. Der Budgetverbrauch erfolgt durch das Bebuchen der Finanzstellen mit Obligowerten und Istwerten. Im Haushaltsmanagement selbst wird durch die Reservierung von Mitteln, oder durch die Geschäftsvorfälle in den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Komponenten (z.b.finanzbuchhaltung, Materialwirtschaft) Budget verbraucht. Struktur Finanzstellenhierarchie Finanzstellen werden im Haushaltsmanagement hierarchisch gegliedert. Sie können in einem Finanzkreis genau eine Finanzstellenhierarchie definieren. In einer Finanzstellenhierarchie gibt es nur eine oberste Finanzstelle. Jede andere Finanzstelle hat genau eine übergeordnete Finanzstelle. Im Stammsatz einer Finanzstelle ist die jeweils übergeordnete Stelle hinterlegt. Finanzstellenhierarchie Organisation Organisation Hauptabteilung Hauptabteilung A Hauptabteilung Hauptabteilung B Abteilung Abteilung A 1 Abteilung Abteilung A 2 Abteilung Abteilung B 1 Abteilung Abteilung B 2 Finanzstellenstammsatz Der Finanzstellenstammsatz enthält wichtige Informationen wie Name und Beschreibung der Finanzstelle Die übergeordnete Finanzstelle Finanzstellenverantwortlichen Der Finanzstellenverantwortliche ist in besonderen Situationen (z.b. im Rahmen der Verfügbarkeitskontrolle) der Empfänger von automatisch generierten Systemnachrichten April

32 SAP AG Finanzstelle Fonds Integration Damit die Buchungsdaten aus den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Komponenten im Haushaltsmanagement fortgeschrieben werden können, muß beim Buchungsvorgang immer eine vollständige Haushaltsmanagement-Kontierung (Finanzstelle, Finanzposition und ggf. Fonds) angegeben werden. Über die Verknüpfung der Basisdaten können Sie den manuellen Erfassungsaufwand minimieren. Das System leitet die HHM-Kontierung aus der Verknüpfung ab. Verknüpfung zwischen Basisdaten im Haushaltsmanagement Hinterlegen eines Fonds im Stammsatz der Finanzstelle Durch diese Verknüpfung wird der Fonds beim Buchungsvorgang vom System automatisch als Vorschlagswert vorgegeben. Hinterlegen einer Finanzstelle in einer Finanzposition Beim Buchungsvorgang wird die Finanzstelle vom System aus der Finanzposition abgeleitet und als Vorschlagswert vorgegeben. Verknüpfung zwischen Basisdaten in anderen Komponenten Zuordnung einer Finanzstelle zu einer CO-Kontierung (Kostenstelle, PSP-Element, Auftrag, Profit Center Beim Buchungsvorgang wird die Finanzstelle aus der CO-Kontierung abgeleitet. Zuordnung Finanzstelle zu Personalstamm 32 April 2001

33 SAP AG Fonds Fonds Definition Finanzmittelbestand, der von einem Geldgeber für einen bestimmten Zweck zur Verfügung gestellt und getrennt verwaltet wird. Verwendung Fonds dienen der Abbildung von Drittmittelfinanzierungen. Sie stellen zeitlich (Finanzierungszeitraum) und sachlich (Finanzierungszweck) abgegrenzte Eigenmittel oder Fremdmittel dar, die für einen bestimmten Zweck zur Deckung der Ausgaben bereitstehen. Ein Fonds beinhaltet systemseitig die gesamte organisatorische und sachliche Gliederungsstruktur (Finanzstellen- und Finanzpositionenhierarchie) Ihrer Organisation. Mittels eines Budgetstrukturplans [Seite 58] können Sie diese Struktur auf bestimmte Verantwortungsbereiche (Finanzstellen) und Ausgabenkategorien (Finanzpositionen) einschränken. Sie legen so fest, welcher Verantwortungsbereich die zugesagten Finanzmittel, die in der Regel von einem Geldgeber für ein bestimmtes Projekt zur Verfügung gestellt werden und an bestimmte Kategorien von Ausgaben gebunden sind, für welche Kategorien verausgaben darf. Für den gesamten Finanzierungszeitraum können Sie ein Gesamtbudget aufstellen, das auf die betroffenen Haushaltsjahre aufgeteilt werden kann. Der Budgetverbrauch erfolgt durch das Bebuchen des Fonds. Im Haushaltsmanagement selbst, durch die Reservierung von Mitteln, oder durch die Geschäftsvorfälle in den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Komponenten (z.b. Finanzbuchaltung, Materialwirtschaft). Struktur Der Fondsstammsatz [Extern] enthält wichtige Informationen wie: Name und Beschreibung des Fonds Gültigkeitsintervall Finanzierungszweck Der Finanzierungszweck wird in einem eigenen Stammsatz zeitabhängig definiert und legt das Gültigkeitsintervall des Fonds fest, wenn im Fondsstammsatz kein Gültigkeitsintervall vorliegen. Fondsart Über die Fondart können Sie Fonds klassifizieren und für Auswertungszwecke nutzen. Budgetprofil Durch die Hinterlegung eines Budgetprofils können Sie die Budgetierung und die Verfügbarkeitskontrolle für einen Fonds individuell steuern. Debitor zum Fonds Über die Verknüpfung von einem Fonds zu einem Debitorenstammsatz wird der Geldgeber verwaltet. Bestand führen April

34 SAP AG Fonds Verhalten des Fonds im Zusammenhang mit dem Jahreswechsel Integration Stammdatenerfassung Verknüpfung Debitor (Geldgeber) und Fonds Verknüpfung Finanzierungszweck und Fonds Sie können einen Debitor mehreren Fonds zuordnen und einen Finanzierungszweck mehreren Fonds. Weitere Informationen über den Zusammenhang zwischen Fonds, Geldgeber und Finanzierungszweck erhalten Sie in Fonds, Geldgeber und Finanzierungszweck [Seite 36]. Buchung Damit die Buchungsdaten aus den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Komponenten im Haushaltsmanagement fortgeschrieben werden können, muß beim Buchugsvorgang immer eine vollständige Haushaltsmanagement-Kontierung (Finanzstelle, Finanzposition und ggf. Fonds) angegeben werden. Über die Verknüpfung der Basisdaten können Sie den manuellen Erfassungsaufwand minimieren. Das System leitet die Haushaltsmanagement-Kontierung aus der Verknüpfung ab. Verknüpfung zwischen Basisdaten im Haushaltsmanagement Hinterlegen eines Fonds im Stammsatz der Finanzstelle Beim Buchungsvorgang wird der Fonds vom System aus der bebuchten Finanzstelle abgeleitet und als Vorschlagswert vorgegeben. Verknüpfung zwischen Basisdaten in anderen Komponenten Zuordnung eines Fonds zu einer CO-Kontierung (Kostenstelle, PSP-Element, Auftrag, Profit Center Beim Buchungsvorgang wird der Fonds aus der CO-Kontierung abgeleitet. Zuordnung von Fonds zu Personalstamm Siehe auch: Fonds anlegen [Seite 57] Beispiel: Fondsstammsatz [Extern] Fonds, Geldgeber und Finanzierungszweck [Seite 36] 34 April 2001

35 SAP AG Finanzierungszweck Finanzierungszweck Definition Gruppierungskriterium für Fondsstammsätze. Verwendung Im Finanzierungszweck legen Sie fest, wofür die in einem Fonds von einem Geldgeber (Debitor) zur Verfügung gestellten Mittel verwendet werden dürfen. Die Definition eines Finanzierungszwecks erfolgt zeitabhängig und bestimmt dadurch den Gültigkeitszeitraum eines Fonds. Integration Informationen zum Zusammenhang von Fonds, Geldgeber und Finanzierungszweck finden Sie unter Fonds, Geldgeber und Finanzierungszweck [Seite 36]. April

36 SAP AG Fonds, Geldgeber und Finanzierungszweck Fonds, Geldgeber und Finanzierungszweck Sie können einen Debitor (Geldgeber) mehreren Fonds zuordnen. Dadurch entfällt die Mehrfacherfaßung der Daten von Geldgebern, die verschiedene Fonds finanzieren. Ein Geldgeber finanziert mehrere Projekte Fonds 1 Zweck1 Geldgeber Fonds 2 Zweck 2 Fonds 3 Zweck 3 Sie können einen Finanzierungszweck mehreren Fonds zuordnen. Dadurch entfällt die Mehrfacherfaßung der Daten für Verwendungszwecke, die über verschiedene Fonds finanziert werden. Mehrere Geldgeber finanzieren ein Projekt Geldgeber 1 Fonds 1 Geldgeber 2 Fonds 2 Zweck Geldgeber 3 Fonds 3 36 April 2001

37 SAP AG Struktur der Stammdatenhierarchie verändern Struktur der Stammdatenhierarchie verändern Einsatzmöglichkeiten Umstrukturierungen organisatorischer oder sachlicher Art innerhalb einer Organistion können dazu führen, daß diese Änderungen in der Struktur der Stammdatenhierarchie entsprechend abgebildet werden sollen. Voraussetzungen Solange nur Hierarchiedaten vorhanden sind, ist eine Änderung der Stammdatenhierarchie ohne weiteren Arbeitsaufwand möglich. Wenn jedoch bereits Budgetträger im Budgetstrukturplan definiert wurden, bereits Budget verteilt wurde und Istdaten vorhanden sind, müssen nach einer Änderung der Stammdatenhierarchie weitere Schritte durchgeführt werden. Da diese Schritte, abhängig von der Komplexität der Änderung, sehr zeitaufwendig und bei nicht korrekter Durchführung auch sehr fehleranfällig sein können, sollten Sie eine budgetierte und bebuchte Stammdatenhierarchie nicht ändern. Wenn Sie Änderungen an der bebuchten oder budgetierten Stammdatenhierarchie vornehmen wollen, müssen Sie die entsprechende Berechtigung dafür haben. (Aktivität 47 der Finanzkreisberechtigung. Im folgenden wird die jeweilige Vorgehensweise beschreiben, wenn Sie unter unterschiedlichen Voraussetzungen neue Zwischenknoten in Ihre Hierarchie einfügen wollen. Wenn Sie nur neue Endknoten hinzufügen wollen, diese jedoch im Budgetstrukturplan berücksichtigen wollen, müssen Sie diese neuen Knoten ggf. als Budgetträger definieren. Weitere Schritte sind in diesem Fall nicht erforderlich. Hierarchiedaten und Budgetträgerdefinition vorhanden 1. Löschen Sie die Budgetträgerdefinitionen der Elemente, die Sie ändern wollen. 2. Führen Sie die Hierarchieänderung durch. 3. Definieren Sie die Budgetträger neu. Wenn Sie mit Fonds arbeiten, müssen Sie die Definition pro Fonds durchführen. Hierarchiedaten und Budgetträger und Budgetwerte vorhanden 1. Löschen Sie die Budgetträger, die Sie ändern wollen nicht. Das System kann sonst nicht mehr auf das Budget zugreifen. 2. Führen Sie die Hierarchieänderung durch. 3. Passen Sie die Budgetträger an und führen Sie eine Konsistenzprüfung durch. 4. Führen sie den Neuaufbau der Verteiltwerte durch. 5. Abhängig von den vorgenommenen Änderungen müssen Sie ggf. das Budget manuell anpassen. April