KOSTENBLATT. Abb. 1: Modul Kostenblatt

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1 1 KOSTENBLATT Abb. 1: Modul a) Allgemeines Das ist eine Art Vorkonto zum Aktenkonto. Während mit dem Aktenkonto Forderungen und Zahlungen zu den einzelnen Akten angezeigt und ausgewertet werden, dient das der Erfassung und Sammlung von im Laufe der Fallbearbeitung entstehenden abrechnungsfähigen Kostenpositionen, die dann später automatisch in die Kostenrechnung oder die Abrechnung des Aktenkontos einbezogen werden können. Sehr effizient ist die Schnelleingabe zur Einzelerfassung von Portoauslagen beim Postausgang, z. B. mit einem Barcode-Scanner in einer schnellen Stapeleingabe. Nicht im werden durchlaufende Kosten wie z. B. Barauslagen und Gerichtskosten erfasst. Diese werden ins Aktenkonto gebucht. Honorarauslagen sind steuerliche Betriebsausgaben der Kanzlei, die als Honorarbestandteil dem Mandanten weiterberechnet und im Aktenkonto als Honorar-Soll erfasst werden. b) Einstellungen Die Einstellungen zum werden über einen rechten Mausklick oder Longtouch auf aufgerufen.

2 2 Eingabe von Telefonkosten als Nettobetrag Diese Einstellung ist nur für die automatische Telefonkostenerfassung von Bedeutung. Die Eingabe der Telefonkosten erfolgt ohne Mehrwertsteuer. Postauslagen-Schnelleingabe mit Bemerkungseingabe Die über die Schnelleingabe erfassten Postauslagen werden bei der Rechnungserstellung z. B. über RA-Rechnung anstelle der PTE nach Nr VV RVG als tatsächlich entstandene Postauslagen vorgeschlagen. Die eingegebenen Bemerkungen werden bei Aktivierung dieser Einstellung auf der Anlage zur Kostenrechnung aufgeschlüsselt dargestellt. Der Text wird in die Spalte Bemerkung eingegeben oder mit können Bemerkungen zur Auswahl hinterlegt werden. Automatische Zeitmessung Diese Einstellung ermöglicht alternativ zum ZH-Timesheet eine Zeiterfassung im, wenn Zeithonorar I genutzt wird. Die Zeiterfassung startet, wenn Zeithonorar gewählt ist und im Bereich Berechnung der Zeitraum von mit der Eingabetaste bestätigt wird. Druckereinstellungen Hier kann der Druckdialog aufgerufen werden, um die verschiedenen Druckereinstellungen wie Schacht und Drucker für Ausdrucke aus dem zu hinterlegen. Zur Auswahl stehen alle Drucker, die unter dem Betriebssystem des PCs angemeldet sind. Weiterhin können Schriftart, Schriftgröße und das Format für den Ausdruck bestimmt werden. Außerdem kann gewählt werden, ob das Dokument signiert wird und ob eine Speicherung in der E-Akte erfolgen soll. Über die Einstellung Druckdialog vor Ausdruck anzeigen besteht die Möglichkeit, vor jedem Druck die Einstellungen zu überprüfen und ggf. zu ändern. Der Druck kann auch im Querformat erfolgen. c) Auswerten Sollen Kostenblätter sortiert nach Kostenart, zu einem bestimmten Mandanten, zu bestimmten Aktennummern, in einem bestimmten zeitlichen Rahmen, zu einem Sachbearbeiter oder zu einem Referat ausgewertet werden, ist Auswerten zu wählen. Auswerten kann bei Ablichtungen, Bearbeiten, Postauslagen, Reisekosten oder Schnelleingabe jeweils in der Toolbar aufgerufen werden. Dazu steht ein erweiterter Filterbereich zur Verfügung. Zunächst können die verschiedenen Kostenarten in vier Kategorien angezeigt werden. Es besteht die Wahl zwischen Postausgangsbuch, Sammelabrechnung, Sachbearbeiterabrechnung und Zeithonorarstatistik. Bei der Sammel- und Sachbearbeiterabrechnung sowie bei der Erstellung einer Zeithonorarstatistik besteht außerdem die Möglichkeit, sich die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten anzeigen zu lassen. Postausgangsbuch Mit Postausgangsbuch wird mit den erfassten Porto-Kosten und Postauslagen (Auslagenschlüssel PO, QA und QB) ein Postausgangsbuch erstellt und kann gedruckt werden. In der Eingabemaske Filter wird die gewünschte Kostenart, z. B. Alle (PO, QA, QB) gewählt und bei Akte von/bis der Rahmen für die Aktenauswahl vorgegeben. Das Beginn- bzw. Enddatum des Zeitraums wird eingegeben, für den das Postausgangsbuch erstellt werden soll. Die Eingabe des Datums erfolgt im Format [TT.MM.JJ] z. B bzw. [TT.MM.JJJJ] z. B Für den Fall, dass auch abgelegte Akten in die Auswertung mit einbezogen und bereits abgerechnete Auslagen mit abgerechnet werden sollen, werden die Filter mit abgelegten Akten und mit abgerechneten Kosten gewählt. Sammelabrechnung Der Unterschied zwischen einer Abrechnung und einer Sammelabrechnung ist, dass die Abrechnung einzelne Posten und die Sammelabrechnung Summen ausweist. Mit der Sammelabrechnung kann eine Gesamtauswertung der Kosten erstellt werden, die zu Aktennummern erfasst wurden. Auf diese Weise kann bequem aufgeschlüsselt werden, wo Kosten in welchem Umfang aufgetreten sind. Das kann hilfreich sein für Vergleiche oder zur Mandanteninformation. Im Filterbereich wird festgelegt, für welchen Bereich eine Auswertung erfolgen soll. Zunächst wird die Kostenart für die Auswertung festgelegt. Weiter besteht die Möglichkeit, die Auswertung nach dem Namen oder nach der Adressnummer des Mandanten einzuschränken.

3 3 Danach wird der Aktennummernbereich erfasst, für den die Auswertung erfolgen soll. Hier besteht die Möglichkeit, abgelegte Akten und bereits abgerechnete Kosten in die Auswertung mit einzubeziehen. Zusätzlich kann die Auswertung nach Datum, Aktensachbearbeiter und Referat eingeschränkt und der Auftraggebername in die Suche mit einbezogen werden. Für den Fall, dass auch abgelegte Akten in die Auswertung mit einbezogen werden sollen und bereits abgerechnete Auslagen mit abgerechnet werden sollen, wird der Filter mit abgelegten Akten und mit abgerechneten Kosten gewählt. Die Zeithonorarerfassungen können auf eine bestimmte Minutenanzahl aufgerundet werden. Die der Bestätigung folgende Auswertung kann ggf. einige Zeit in Anspruch nehmen. Über die Toolbar besteht auch bei Sammelabrechnungen unter Ansicht, Spaltenauswahl die Möglichkeit, die Ansicht des es anzupassen. Sammelabrechnung kann keine Rechnung nach den gesetzlichen Vorgaben erstellen. Sachbearbeiterabrechnung Mit der Sachbearbeiterabrechnung können alle Kostenarten, auch jede für sich, nach Sachbearbeitern ausgewertet werden. Dabei wird der gesamte Aktenbestand sachbearbeiterbezogen auf die ausgewählte Kostenart überprüft. Natürlich stehen auch hier die bereits erläuterten Filtereinstellungen zur Verfügung. Bei dieser Auswertungsart werden sowohl die einzelnen Posten als auch die Summen ausgewiesen. Zeithonorarstatistik Bei Wahl des Kostenbereiches Zeithonorarstatistik werden die erfassten Zeithonorare nach Sachbearbeiter und Datum gegliedert angezeigt. Individuelle Einstellungen, wie der Erfassungszeitraum und eine Auswahl der gewünschten Sachbearbeiter werden im Filterbereich vorgenommen. Bei Datum von/bis wird der Zeitraum eingegeben, für den die Zeithonorarstatistik erstellt werden soll. Unter Akten-SB können entweder alle Sachbearbeiter gewählt oder auch für jeden Sachbearbeiter eine Zeithonorarstatistik erstellt werden. Auch hier stehen abgelegte und abgerechnete Akten zur Verfügung. Mit der Option aufrunden auf Minuten wird festgelegt, ob die genauen Erfassungen aufgerundet werden sollen. Außerdem besteht die Wahlmöglichkeit, auch nicht abrechenbare Zeiten anzeigen zu lassen. d) Ansicht Spaltenauswahl Unter Ansicht, Spaltenauswahl kann in den Funktionen des Moduls festgelegt werden, welche Spalten im angezeigt werden sollen. Zeilen färben Mit dieser Einstellung kann zur besseren Übersicht jede zweite Zeile der Auswertung grau eingefärbt werden. Mindestzeit zur Akte (Zeithonorar) Hier kann aktenbezogen eine Mindestzeit eingegeben werden, die bei der Zeithonorarabrechnung mit ZH-Timesheet zugrunde gelegt wird. Wenn beispielsweise eine Mindestzeit von 30 Minuten festgelegt wird, werden auch dann 30 Minuten abgerechnet, wenn lediglich 10 Minuten Zeitaufwand erfasst wurden. e) Extras Fahrtenbuch Es besteht eine weitere Aufrufmöglichkeit für das Fahrtenbuch. Einzelheiten hierzu können im Kapitel zum Fahrtenbuch nachgelesen werden. Reisekostenabrechnung Über Reisekostenabrechnung öffnet sich eine Formularvorlage, die entsprechend der geltenden steuerlichen Vorschriften erstellt werden kann. Die dort eingetragenen Daten werden zur späteren Weiterberechnung an den Mandanten in das übernommen. Barcodeliste drucken Es wird eine Liste mit Portobeträgen gedruckt, denen ein Barcode zugeordnet wird.

4 4 1 Ablichtungen Abb. 2: Maske Ablichtungen erfassen Ablichtungen ermöglicht die Erfassung von Ablichtungskosten zum Aktenkonto. Nach Eingabe der Aktennummer wird der zur Akte gespeicherte Sachbearbeiter automatisch vorgeschlagen. Eine Liste aller zur Verfügung stehenden Aktensachbearbeiter wird in der Spalte SB angezeigt. Es stehen die Kostenarten FE Ablichtungen erstattungsfähig (KostO), FN Ablichtungen nicht erstattungsfähig (KostO), Fa Ablichtungen aus Gerichts- und Behördenakten (RVG), Fr Ablichtungen GnotKG 32000, Fb Ablichtungen/Telefaxe für Mitteilungen an Gegner und Beteiligte (RVG), Fg Ablichtungen GNotKG (>DIN A3), Fc Ablichtungen/Telefaxe für Unterrichtung des Auftraggebers (RVG), Fu Ablichtungen GNotKG und Fd Ablichtungen/Telefaxe in sonstigen Fällen (RVG). zur Verfügung. Zusätzlich können mit der Kostenart QU Elektronische Dateien bei der Rechnungslegung Berücksichtigung finden. Nicht erstattungsfähige Ablichtungen - Auswahl FN - werden nur im Aktenkonto vorgemerkt. Je nach Ablichtungsart werden unterschiedliche Bemerkungen eingelesen, die bei Bedarf geändert werden können. In der letzten Spalte Stück wird die Anzahl der Kopien eingegeben. In der Spalte Berechnung können die Ablichtungen jedoch getrennt nach schwarz/weiß bzw. Farbe eingegeben werden. Bei KV GNotKG ist auch die Eingabe eines Euro-Betrages möglich. Anschließend kann sofort mit der Erfassung einer weiteren Ablichtung fortgefahren werden. Wurden erstattungsfähige Ablichtungen erfasst, können diese mit der Notarkostenrechnung als Dokumentenpauschale gem. KV 32000, und GNotKG abgerechnet werden. Werden mehrere Urkunden in einer Rechnung abgerechnet, so kann die Dokumentenpauschale dann je Angelegenheit einzeln zugeordnet werden.

5 5 2 Bearbeiten Abb. 3: Maske Kosten bearbeiten Nach Eingabe der Aktennummer oder Bestätigung der vorgeschlagenen Aktennummer werden zunächst ohne dass zusätzliche Filtereinstellungen vorgenommen werden müssen - alle bisher zur Akte erfassten Kosten angezeigt, vom Anlagedatum der Akte bis zum aktuellen Tagesdatum. Sollen nicht sämtliche zur Akte erfassten Kosten eingesehen werden, besteht im Filterbereich die Möglichkeit, die Kostenausgabe einzuschränken. Zunächst können eine oder mehrere Kostenarten ausgewählt werden, die bearbeitet werden sollen. Voreingestellt sind bei einer Anwaltsakte Alle Kostenarten, bei einer Notarakte stehen nur die in Frage kommenden Kostenarten zur Verfügung. Sobald die Eingabe bestätigt wird, wird die Anzeige angepasst. Bei Datum von und bis wird der Zeitraum eingetragen, für den die erfassten Kosten angezeigt werden sollen. Voreingestellt ist immer die Bestandszeit der Akte. Im Filter bei Akten-SB kann ein oder können mehrere Aktensachbearbeiter gewählt und so die Ausgabe der angezeigten Kosten gefiltert werden. Bei mit abgerechneten Kosten werden diese in grüner Schrift angezeigt. Bereits abgerechnete Kosten können in der Regel nicht bearbeitet werden. Sind die gewünschten Filtereinstellungen gewählt und ist die Eingabe bestätigt, wird das angezeigt. Die einzelnen Positionen im können durch Markierung des entsprechenden Eintrages per Klick/Touch bearbeitet werden.

6 6 Abb. 4: Menü zur Bearbeitung der Kostenposition, hervorgehoben: Markierung der Kostenposition in der linken Spalte Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung: Zum Löschen vorgesehene Kostenpositionen werden abgegraut angezeigt und erst bei Bestätigung der Eingabe mit Speichern oder OK endgültig gelöscht. Umbuchung von Zeithonoraren dient dazu, im erfasste Zeithonorare einer anderen Akte zuzuordnen. Beispiel: Der Anwalt hat einen Besprechungstermin zu einer neuen Sache mit einem Mandanten, mit dem immer Honorarvereinbarungen geschlossen werden. Da zu dem neuen Mandat noch keine Akte angelegt wurde, jedoch der Anwalt auch diesen ersten Besprechungstermin später dem Mandanten in Rechnung stellen will, erfasst der Anwalt die Zeit für den Besprechungstermin auf eine sog. Sammelakte. Hierzu kann beispielsweise im Modul Gebühren unter ZH/Fakturierung mithilfe der Programmfunktion ZH Timesheet eine Zeiterfassung zur Sammelakte erfasst werden. Ist der Besprechungstermin vorüber und die Mitarbeiterin legt eine neue Akte zum Mandat an, kann sie im Anschluss im Modul die Kachel Bearbeiten aufrufen und über Umbuchung von Zeithonoraren diese Zeiterfassung von der Sammelakte auf die neu angelegte Akte umtragen. Genauso kann auch verfahren werden, wenn eine Zeiterfassung versehentlich auf eine falsche Aktennummer erfolgt ist auch hier kann die Erfassung auf die richtige Akte umgetragen werden. Mit Angelegenheit festlegen können für Kostenpositionen bestimmte Angelegenheiten festgelegt werden. Die entsprechende Zeile wird beim Speichern farbig, z. B. violett, markiert. Dazu muss der Kostenposition die Kostenart FE Ablichtungen erstattungsfähig zugeordnet sein. Kostenpositionen mit gleicher Angelegenheit sind im mit der gleichen Farbe markiert: Abb. 5: Kostenpositionen mit gleicher Angelegenheit sind mit der gleichen Farbe hinterlegt Bei der späteren Abrechnung von erstattungsfähigen Notarkopien im Modul Gebühren unter Notarkostenrechnung werden die zugehörigen Kopien für jede schon im gespeicherte Angelegenheit angezeigt und berechnet. Mit Status Abgerechnet aufheben/setzen kann der Status bereits abgerechneter Positionen geändert werden. Auf der ersten Spalte des es wird die gewünschte Zeile markiert und beispielsweise Status Abgerechnet aufheben gewählt. Zur gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Zeilen wird S verwendet. Bei gedrückter Taste S wird die erste Zeile und dann die letzte Zeile des gewünschten Bereichs markiert.

7 7 3 Postauslagen Abb. 6: Maske, Postauslagen erfassen Postauslagen ermöglicht die sofortige Erfassung von Postauslagen, Telefon/Fax, Porto/Telefon und sonstigen Honorarauslagen zur Akte. Von RA-MICRO werden standardmäßig Postauslagen vorgeschlagen Auswahl 2 PO Postauslagen. Nach Eingabe des Portos kann sofort die nächste Aktennummer eingegeben werden, für die Postauslagen erfasst werden sollen.

8 8 4 Reisekosten Abb. 7: Maske, hervorgehoben: Berechnung Reisekosten ermöglicht die Erfassung von Reisekosten zur Akte. Als Kostenart wird automatisch KM Reisekosten Kilometer vorgeschlagen. Als weitere Kostenart steht SO Reisekosten sonstige zur Verfügung. In der Maske links können verschiedene Filtereinstellungen vorgenommen werden. a) KM Reisekosten Kilometer (Standardvorschlag) Über die Eingabetaste oder mittels stehen in der Spalte Berechnung Eingabemöglichkeiten zu den gefahrenen Kilometern, zu der Kilometerpauschale (wobei der Pauschalwert 0,30 gemäß RVG/32006 KV GNotKG voreingestellt ist) und zu dem Anteil des Mandanten an den gefahrenen Kilometern, z. B. 1/2, wenn Reisekosten auf zwei Mandate aufzuteilen sind, zur Verfügung. Für die Erfassung können in der Spalte Bemerkung über z. B. Reiseziele hinterlegt werden. b) SO Reisekosten sonstige Die in der Spalte Bemerkung bereits hinterlegten Reisekostenbezeichnungen, z. B. Tagessatz o. ä., können eingegeben werden. Hierzu steht auch eine Editierfunktion zur Verfügung, über die eine Auswahlliste aufgerufen und bearbeitet werden kann, z. B. um den aktuellen Gesetzesstand in das Programm einzupflegen. Bei Berechnung wird der Betrag eingegeben, außerdem können der Anteil des Mandats an den entstandenen Kosten und die Mehrwertsteuer erfasst werden. Der zu erfassende Mehrwertsteuersatz bezieht sich darauf, mit welchem Steuersatz Vorsteuer von der Kanzlei aus den Reisekosten gezogen werden kann. Bei Stück/Netto wird das Rechenergebnis angezeigt.

9 9 c) Reisekostenabrechnung Abb. 8: Formular Reisekostenabrechnung Mit dem Formular der Reisekostenabrechnung, das unter Extras, Reisekostenabrechnung aufgerufen werden kann, können Reisekosten entsprechend den geltenden steuerlichen Vorschriften erfasst werden. Soweit dies gewünscht ist, werden die erfassten Kostenarten zur späteren Weiterberechnung im Modul Gebühren in das übernommen. Im Kopf des Formulars werden die allgemeinen Angaben zum Reisenden und der Reise eingetragen. Es müssen nicht zwingend alle Felder ausgefüllt werden. Es kann zwischen dem Reisekostenformular 2013 und 2014 gewählt werden. Die erforderlichen Felder werden mit den entsprechenden Angaben ausgefüllt. Verschiedene Berechnungen, z. B. das Kilometergeld, werden vom Programm selbst vorgenommen. Nur die Anzahl der gefahrenen Kilometer und Anzahl der Mitfahrer müssen eingetragen werden. Für die Erfassung von Reisekosten zur Weiterberechnung muss immer die Akte eingegeben werden, zu der später die Abrechnung erstellt werden soll. Soll die Erfassung ohne Aktenbezug vorgenommen werden, wird Aktenbezug abgewählt. Außerdem können in der Eingabemaske zu jeder Position der jeweilige Sachbearbeiter, das Datum sowie ein Text gewählt werden. Letzterer kann aus einer Auswahlliste gewählt werden. Diese enthält bereits einige Vorschläge. Der Auswahlliste können weitere Texte hinzugefügt werden. Die Kostenart ist abhängig von der zu erfassenden Position und kann nicht modifiziert werden. Bei den Kosten werden der Betrag, der Anteil und der Mehrwertsteuersatz eingegeben. Zwischen den einzelnen Positionen kann mittels navigiert werden. Beim Verpflegungsmehraufwand mit den einkommensteuerrechtlichen Vorgaben im Reisekostenformular 2014 werden Abwesenheitstage, entsprechende steuerrechtliche Pauschalen und Kürzungen eingetragen. Bei den Kürzungen für Mahlzeiten wird zuerst die Anzahl der Mahlzeiten und dann die Pauschale eingegeben, von der 20 bzw. 40 % gekürzt werden. Der Betrag der Reisenebenkosten wird übernommen, der auf Seite 2 des Formulars bei den Reisenebenkosten eingegeben wird. Er muss mit dem entsprechenden Steuerbetrag in die Felder in der gleichen Zeile links übertragen werden. Wird bei Geldwerter Vorteil aus Arbeitnehmerbewirtung, Verrechnung mit Reisekosten gewählt, wird der Be trag von der Gesamtsumme abgezogen.

10 10 5 Schnelleingabe Abb. 9: Maske, Schnelleingabe Mit der Schnelleingabe werden Postauslagen gesammelt zu Aktennummern erfasst. Die Akten werden erfasst, denen ein bestimmtes Porto als Postauslage zugeordnet werden soll. In der ersten Spalte wird der Betrag der zu erfassenden Postauslagen eingegeben. Vor dem Wechsel in eine andere Portostufe werden die erfassten Postauslagen gespeichert. Unter Datum wird automatisch das Tagesdatum eingefügt, dieses kann jedoch bei Bedarf mit dem Datum der Kostenerfassung überschrieben werden. Das Diktatzeichen wird bestätigt und die Nummer der Akte eingegeben, zu der der Postauslagenbetrag erfasst werden soll. In der Spalte Bemerkung wird eine entsprechende Postauslagenbemerkung gewählt oder über eine neue erfasst oder eine vorhandene geändert. Nach Bestätigung der Eingaben für die erste Postauslage kann sofort mit einer neuen Erfassung zum selben Portobetrag fortgefahren werden. Sollen weitere Postauslagen zu einem anderen Betrag erfasst werden, wird zunächst gespeichert. Postauslagenerfassung mit einem Barcode-Scanner Besonders effektiv ist der Einsatz eines Barcode-Scanners in der Schnelleingabe mit Bemerkungseingabe, wenn der im Briefbogen integrierte Barcode eines Briefes mit dem Barcode-Scanner eingelesen wird. In einem Vorgang werden Aktennummer und Adressnummer eingelesen. Zudem wird die Adressnummer durch Vorname und Name im Bemerkungsfeld ersetzt. Mit der Möglichkeit, einen Barcode-Scanner zum Erfassen der Aktennummern zu verwenden, können auch bei einem großen täglichen Postaufkommen die Postauslagen den einzelnen Akten genau zugeordnet werden. Bevor mit der Postauslagen-Schnelleingabe begonnen werden kann, um Postauslagen zu erfassen, sollte die ausgehende Post nach der Höhe der Postauslagen sortiert und ggf. sichergestellt werden, dass der Barcode- Scanner angeschlossen ist und einwandfrei funktioniert. Ein Barcode-Scanner, mit dem unter RA-MICRO gearbeitet werden soll, muss mit dem Standard EAN13 arbeiten; er kann 13 Zeichen einscannen. Nach Abzug von je 1 Zeichen für automatische Prüfziffer (12. Stelle) und Zeilenschaltung (13. Stelle) verbleiben die ersten 11 Zeichen für Nutzdaten in Ziffern. Diese werden derzeit wie folgt genutzt: 4 Zeichen für die laufende Aktennummer, 2 Zeichen für den Aktenjahrgang, 5 Zeichen für die Adressnummer. Derzeit können nur 4-stellige laufende Aktennummern und 5-stellige Adressnummern gescannt werden. Wenn ein Barcode-Scanner verwendet wird, kann er betätigt werden, sobald sich der Cursor in der Spalte Akte befindet.

11 11 6 Fahrtenbuch Abb. 10: Maske Fahrtenbuch Mit Fahrtenbuch können Aufzeichnungen über zurückgelegte Fahrten mit dem betrieblich (und privat) genutzten PKW erstellt werden. Die erfassten Eingaben werden in das gespeichert und stehen dann automatisch für die Abrechnung im Modul Gebühren zur Verfügung. Zunächst ist die Fahrzeug-Auswahlliste über um die betreffenden Fahrzeuge und ihren aktuellen Kilometerstand zu erweitern. Die Fahrtenbücher werden pro Fahrzeug geführt. Die Anzeige der erfassten Kosten kann über die Auswahlliste <Jahr> auf ein bestimmtes Jahr eingegrenzt werden. a) Fahrstrecke eintragen Im Fahrtenbuch wird zunächst ein Fahrzeug ausgewählt. Anschließend sind die Angaben zu tätigen wie: Datum der Fahrt, Uhrzeit und Dauer der Fahrt, Fahrstrecke, Grund der Fahrt, Aktenzuordnung, Sachbearbeiter- Zuordnung, Kilometerstand zum Fahrtende. Es ist möglich, die gefahrenen Kilometer in eine geschäftliche und private Strecke aufzuteilen. Die gefahrenen Kilometer werden pro Fahrtstrecke insgesamt angezeigt. Es werden ebenfalls die gesamten Kilometer pro Fahrtenbuch in der letzten Zeile des Fahrtenbuches aufgeführt. Der aktuelle Kilometerstand wird zum Fahrtende eingegeben und die Berechnung der zurückgelegten Strecke erfolgt automatisch. Solange die Eintragungen noch nicht gespeichert wurden, ist eine Änderung der Angaben möglich. Ist die Speicherung erfolgt, können an den Datensätzen keine Änderungen mehr vorgenommen werden.

12 12 b) Einträge sichtbar löschen Abb. 11: Maske Fahrtenbuch, Einträge sichtbar löschen Einträge im Fahrtenbuch können sichtbar durch Streichung gelöscht werden. So bleiben Änderungen nachvollziehbar. Soll ein bereits gespeicherter Eintrag gelöscht werden, genügt ein Klick/Touch in die erste Spalte der betreffenden Zeile und Wahl von. Die Zeile bleibt erhalten, wird aber durchgestrichen. Grundsätzlich kann immer nur der letzte Eintrag gelöscht werden. Ist die Änderung einmal gespeichert, kann sie nicht mehr rückgängig gemacht werden. c) Textbausteine verwenden Für Fahrstrecke und Grund der Fahrt lassen sich Standardtexte hinterlegen, die dann über die Auswahlliste der Komfobox bereitstehen.

13 13 d) Einstellungen Abb. 12: Maske Einstellungen Fahrtenbuch Die Einstellungen zum Fahrtenbuch werden über einen rechten Mausklick oder Longtouch auf die Programmfunktion Fahrtenbuch aufgerufen. Sie enthalten Drucker und Sicherheitseinstellungen. Um Einsicht für Unbefugte zu vermeiden, kann das Fahrtenbuch auf einem gesonderten, lokalen Drucker gedruckt werden. Bei den Sicherheitseinstellungen kann jeder Benutzer, der das Recht hat, das Fahrtenbuch zu bearbeiten, zu einem Fahrzeug ein Passwort hinterlegen. Nur mit Kenntnis des Passwortes können dann Eintragungen im Fahrtenbuch vorgenommen werden. Ein Benutzer mit Verwalterrechten kann über die Einstellungen das Passwort einsehen oder bei Bedarf zurücksetzen. In den Einstellungen Fahrtenbuch kann auch bestimmt werden, dass die Daten des Fahrtenbuchs verschlüsselt gespeichert werden. Damit wird sichergestellt, dass die erfassten Daten nicht manipuliert werden. Dies ist nur Benutzern mit Verwalterrechen möglich.