Personaleinsatzplanung Die bewährte Lösung für On-Site-Management

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1 F5 Onsite Personaleinsatzplanung Die bewährte Lösung für On-Site-Management

2 Ihr Partner Zeitarbeitsunternehmen übernehmen in der heuti gen Wirtschaft eine wichtige Funktion: Sie ermöglichen Unternehmen Flexibilität im Personaleinsatz und tragen damit zu einer hohen Produktivität bei. Ein wichtiger Baustein für die Wettbewerbsfähigkeit in einer globalisierten Welt. Dabei stehen Zeitarbeitsunternehmen vor be sonderen Herausforderungen: Neben den üblichen unternehmerischen Aufgaben müssen sie die gesetzlichen Vorgaben in einer Vielzahl von Branchen berücksichtigen. Und diese ändern sich zudem noch ständig. Nur eine ausgereifte und zugleich fl exible Software wird diesen Anforderungen gerecht. Wir stellen Ihnen in dieser Broschüre unsere Lösung [F5] Onsite zur Personaleinsatzplaung vor, die sich in einer Vielzahl von Anwen dungen bewährt hat. Mit unserer lang jährigen Erfahrung und umfassender Betreuung sind wir bereits geschätzter Partner zahlreicher Zeitarbeitsunternehmen. Vielleicht ja bald auch Ihrer? Wenn Sie nach Lektüre dieser Broschüre wissen möchten, welche Möglichkeiten das Programm für Sie bietet und wie Sie es in der Praxis kennenlernen können, rufen Sie mich gerne persönlich an: 040 / Kompetenz und Erfahrung Fink Software ist seit über 30 Jahren am Markt. Am Standort Norderstedt unweit der Hamburger Landesgrenze arbeiten rund 20 MitarbeiterInnen an der Entwicklung von Programmen in den Bereichen Kunden- und Vertriebsinformationssysteme, Zeitarbeitsmanagement, Produktionsplanung, Logistik, Analysenverwaltung, Schnittstellen und Internetportale. Kunden werden im gesamten Bundesgebiet betreut. Wir sind nach ISO 9001:2008 zertifi ziert. Ralph Vetter Geschäftsführer 2

3 [F5] Onsite im Überblick Mit [F5] Onsite bieten wir Ihnen eine Softwarelösung zur effi zienten Personaleinsatzplanung und überwachung in personalintensiven Bereichen. Für unsere Kunden in der Zeitarbeitsbranche bildet die Lösung sämtliche Prozesse des On-Site-Managements sowie die speziellen Herausforderungen eines Master- Vendor-Modells ab. Aufgrund der hohen Anpassbarkeit und des modularen Aufbaus lässt sich das Produkt aber auch direkt bei Unternehmen mit komplexen Anforderungen an die Ressourcenplanung z.b. in der Industrie- und Logistikbranche einsetzen. [F5] Onsite unterstützt Sie dabei, Prozesse zu optimieren und Ihr Kerngeschäft in den Fokus zu stellen. übersichtliche und intuitiv bedienbare Personaleinsatzplanung Anforderungserfassung für Mehrschichtmodelle auf Qualifi kations- und Abteilungsebene Bedarfsgerechte Abbildung des Master-Vendor Arbeitsprozesses direkte Anbindung an elektronische Zeiterfassung Leistungserfassung und auswertung Ihrer Mitarbeiter (Leistungsindizes und Fehlerquoten) Zugangskontrolle Echtzeit-Onlineberichte auf Basis der erfassten Daten unbürokratische Zeitenfreigabe durch den Kunden Schnittstellen zu Ihrem ERP-System 3

4 Personalstamm Personalstamm Liste Der Personalstamm in [F5] Onsite konzentriert sich auf die Informationen, die für die Disposition von Mitarbeitern benötigt werden. Dazu gehören die Qualifi kationen, die Abteilungen, in denen ein Mitarbeiter eingesetzt werden kann (inkl. historisierter Beurteilung), die Verfügbarkeit, sowie eine tagesaktuelle Hochrechnung des AZK-Standes auf Basis der Echt- und Plandaten. Personalstamm Einsätze Für jeden Mitarbeiter ist die Liste seiner bisherigen Einsätze hinterlegt und bei Bedarf sofort abrufbar. 4

5 Disposition Dispotafel Die Dispotafel ist die zentrale Maske für den Disponenten in [F5] Onsite. Hier hat er alle Mitarbeiter und die geplanten Einsätze genauso im Blick wie die Anforderungen des Kunden und die Echtzeitinformationen aus der Zeiterfassung. Eingestempelte Mitarbeiter werden grün markiert, damit leicht erkennbar ist, wer auf dem Gelände ist. Aktuell eingeplante aber nicht anwesende Mitarbeiter werden mit einer defi nierbaren Vorwarnzeit rot markiert, damit der Disponent umgehend reagieren kann. Filter Über umfangreiche Filtermöglichkeiten können die Daten für die aktuellen Bedürfnisse vorselektiert werden ( Wer hat morgen noch keinen Einsatz?, Ich brauche Staplerfahrer für die Abteilung Montage!, Wen habe ich als Joker in der Endkontrolle eingeplant? ). Über das Eintragen von selbstdefi nierten Kürzeln zu einem Tag wird ein Mitarbeiter für einen Einsatz eingeplant und sofort ein Abgleich mit den Kundenanforderungen durchgeführt. Auch Fehlzeiten bzw. geplante Abwesenheiten können so schnell erfasst werden. 5

6 Zeiterfassung Freigabe/Korrektur durch Master Die Daten aus der angebundenen Zeiterfassung stehen dem Disponenten in einem Programm zur Korrektur und Freigabe zur Verfügung. Um die Freigabe zu erleichtern werden die Datensätze farblich gekennzeichnet, die unvollständig sind, bzw. deren Zeiten relevant von den Planzeiten abweichen. Freigabe/Reklamation durch Kunde Über das Kundenmodul kann der Kunde die für ihn freigegebenen Daten einsehen und für die Fakturierung freigeben. Zeiten, die aus der Sicht des Kunden fehlerhaft oder nicht berechtigt sind, können als Reklamation mit entsprechender Begründung an den Disponenten zurückgeschickt werden. Über das Rechtesystem wird sichergestellt, dass Benutzer des Kunden nur Daten für die Abteilungen einsehen dürfen, für die sie zuständig sind. Hilfsmittel zur Rechnungskontrolle Um dem Kunden die Kontrolle der Rechnungen von allen Co-Partnern zu erleichtern, stellt das Kundenmodul in Onsite eine Aufstellung zur Verfügung, in der die freigegebenen Arbeitszeiten analog zur Rechnungsstellung aufsummiert werden (Mitarbeiter/Abt./Woche, bzw. Co-Partner/ Abt./Woche). 6

7 Online-Berichte Mögliche Online-Berichte Neben diversen Listen, die aus dem System generiert werden können, stellt das System quasi in Echtzeit Online-Berichte für die Co-Partner und den Kunden als wichtiges und universelles Kontrollinstrument bereit. Damit können berechtigte Personen jederzeit einsehen, welche Personen sich gerade in welchen Abteilungen befi nden, welche Mitarbeiter welche Zeiten in der letzten Woche geleistet haben und wie welche Stundensummen insgesamt im aktuellen Monat sowie den Vormonaten aufgelaufen sind. 7

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