VERTRAGSMANAGEMENT 2006

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1 VERTRAGSMANAGEMENT 2006 EINE STUDIE VON BEARINGPOINT ZU DEN AKTUELLEN TRENDS IM VERTRAGSMANAGEMENT

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3 INHALTSVERZEICHNIS 1 Ausgangssituation und Ziele dieser Studie 4 2 Zusammenfassung der wichtigsten Studienergebnisse 4 3 Aspekte von Vertragsmanagement Bedeutung des Vertragsmanagements im Unternehmen Auswirkungen des Sarbanes-Oxley Act und weiterer Gesetze auf das Vertragsmanagement Einsatz von Informationstechnologien zur Unterstützung des Vertragsmanagements 9 4 Methodik und Umfang der Studie 14 5 Ergebnisse der Studie Aktuelle Organisation, Prozesse und Rahmenbedingungen im Vertragsmanagement Analyse der Organisation von Unternehmen im Vertragsmanagement Analyse der Risiken im Zusammenhang mit Verträgen Analyse der Prozesse im Vertragsmanagement Analyse des Einsatzes von Informationstechnologien im Vertragsmanagement Analyse des Zusammenhangs von gesetzlichen Regelungen und Vertragsmanagement Analyse der Zufriedenheit mit dem aktuellen Vertragsmanagement Einsatz von Informationstechnologien im Vertragsmanagement Erfahrungen mit dem Einsatz von Informationstechnologien im Vertragsmanagement 28 6 Ausblick 31 Abbildungs- und Tabellenverzeichnis 33 STUDIE 3

4 VERTRAGSMANAGEMENT AUSGANGSSITUATION UND ZIELE DIESER STUDIE Nach dem großen Erfolg der Studie Vertragsmanagement 2002" wurde BearingPoint (damals noch KPMG Consulting AG) von Kundenseite häufig darauf angesprochen, wann eine neue Studie zu diesem Thema veröffentlicht wird. Nun ist es soweit! BearingPoint hat in den letzten Jahren ein weiterhin wachsendes Interesse am Thema Vertragsmanagement festgestellt. Insbesondere durch neue Gesetze, wie beispielsweise den Sarbanes-Oxley Act, aber auch Basel II und das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG), sind Unternehmen stärker dazu gezwungen, ihre Geschäftsprozesse und Finanzdaten transparent zu gestalten beziehungsweise offen zu legen. Diese notwendige Transparenz gilt nicht nur für Großunternehmen und internationale Konzerne. Auch mittelständische und kleinere Betriebe müssen ihre Finanzsituation im Auge behalten. Wesentliche Grundlage für die Finanzdaten sind sämtliche im Unternehmen vorhandenen Verträge: Verträge mit Kunden und Lieferanten, Verträge mit Partnern und Mitarbeitern, Verträge mit Dienstleistern und verbundenen Unternehmen. Die Notwendigkeit, das Vertragsmanagement im Unternehmen effizient und transparent zu gestalten, steigt. Vor diesem Hintergrund besteht das Ziel der vorliegenden neuen Studie Vertragsmanagement 2006" darin, folgende Fragen genauer zu untersuchen: Wie gestalten heute Unternehmen verschiedenster Branchen das Vertragsmanagement und wie sollte das Vertragsmanagement idealer Weise organisiert sein? Welche Auswirkungen von (neueren) Gesetzen auf das Vertragsmanagement sehen die Unternehmen? Wie wird darauf reagiert? Welche Informationstechnologien werden heute zur Unterstützung der Vertragsprozesse verwendet, seien es Datenbanken, Dokumentenmanagement-/ Archivierungssysteme, Knowledge Management Systeme etc.? Welche Erfahrungen haben Unternehmen beim Einsatz von Informationstechnologien im Vertragswesen gesammelt? Sind die Unternehmen zufrieden mit ihrer Lösung? Welche Entwicklung im Vertragsmanagement ist zu beobachten beim Vergleich der aktuellen Studienergebnisse mit den Studienergebnissen von 2002? 2 ZUSAMMENFASSUNG DER WICHTIGSTEN STUDIENERGEBNISSE Die Ergebnisse der Studie Vertragsmanagement 2006" zeigen folgende Trends im Vertragsmanagement der Unternehmen: Viele Unternehmen sind mit der derzeitigen Gestaltung ihres Vertragsmanagements unzufrieden. Obwohl eine zentrale Organisation von Tätigkeiten im Zusammenhang mit Verträgen stark favorisiert wird, dominiert in den befragten Unternehmen ein dezentrales Vertragsmanagement. So werden unter anderem das Risikomanagement und die Qualitätssicherung im Zusammenhang mit Verträgen in der Regel nicht durch eine zentrale Stelle im Unternehmen sichergestellt. Nur 7 % der Unternehmen regeln heute sämtliche Aufgaben im Vertragsmanagement durch zentrale Stellen. Ebenso wie im Jahre 2002 sehen die befragten Unternehmen die größten Risiken im Vertragsmanagement im ungleichen Informationsstand der beteiligten Personen und in der fehlenden Aktualität von Verträgen oder Vertragsinformationen. 54 % der Teilnehmer sehen hier ein großes bis sehr großes Risiko, mit einigem Abstand gefolgt vom schwierigen Auffinden der Verträge (33 %). 4 BEARINGPOINT

5 BEARINGPOINT STUDIE ZU DEN AKTUELLEN TRENDS IM VERTRAGSMANAGEMENT Überdies ist ein Großteil der Unternehmen (73 %) unzufrieden mit seinem aktuellen Reporting beziehungsweise den bestehenden Auswertungsmöglichkeiten zu Verträgen, mit dem Nachweis einer Vertragshistorie (65 %) sowie mit der Ablage von Verträgen (59 %). 62 % der Unternehmen sehen Gesetze wie Sarbanes-Oxley Act, Basel II, KonTraG und weitere gesetzliche Regelungen als relevant für ihr Unternehmen an, genau die Hälfte der Unternehmen erkennen auch Auswirkungen dieser Gesetze auf ihr Vertragsmanagement. Zahlreiche Vorteile sprechen aus Sicht der Unternehmen für IT-basiertes Vertragsmanagement: Wesentliche Pluspunkte sind die vollständige Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen, die Aktualität der Dokumente sowie die durchgängige, strukturierte und zentrale Ablage der Dokumente und Informationen. Schwerpunktmäßig würden die meisten Unternehmen Vertragsmanagement-Systeme zur Archivierung von Verträgen (86 %), zur Automatisierung von Prozessen (66 %) und/oder zur Verbesserung des Reporting zu Vertragsinhalten (57 %) einsetzen. Ein Vertragsmanagement-System sollte Schnittstellen insbesondere zu Mail-Systemen (gefordert von 65 %), zu ERP-Systemen (gefordert von 58 %) und zu Microsoft Office (gefordert von 57 % der Teilnehmer) bieten. 70 % der Unternehmen haben sich bereits mit dem Einsatz von Informationstechnologien für ihr Vertragsmanagement beschäftigt: Sie planen derzeit ein Projekt, das Projekt wird gerade durchgeführt oder wurde bereits abgeschlossen. Die meisten Unternehmen geben an, dass sie Dokumentenmanagement- Systeme einführen, gefolgt von Datenbanken und Archivsystemen. Diese können je nach Projekt, Anforderungen und Software sehr unterschiedlich sein. Jedoch geben mehr als die Hälfte der Unternehmen an, dass sie für ihr System einmalige Gesamtkosten von maximal Euro investiert haben oder planen zu investieren. 3 ASPEKTE VON VERTRAGSMANAGEMENT 3.1 Bedeutung des Vertragsmanagements im Unternehmen Der größte Teil der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens beruht auf Verträgen dabei spielt es keine Rolle, welcher Branche das Unternehmen angehört. Ebenso wenig ist die Unternehmensgröße relevant Konzerne, große, mittelständische oder kleine Unternehmen sind grundsätzlich gleichermaßen betroffen. Verträge fallen in allen Abteilungen an und werden mit den verschiedensten Partnern geschlossen: Der Einkauf verhandelt Verträge mit Lieferanten, die Personalabteilung mit den Mitarbeitern, der Vertrieb mit den Kunden und die Rechtsabteilung erstellt diverse Verträge und unterstützt die Fachabteilungen bei der Erstellung ihrer Verträge. Weiterhin gibt es zahllose unterschiedliche Vertragsarten wie Rahmenverträge, Einzelverträge zu Rahmenverträgen, Kauf-, Miet- und Leasingverträge, Arbeitsverträge, Gesellschaftsverträge, Memoranda of Understanding, Letters of Intent. Die folgende Abbildung soll ansatzweise verdeutlichen, wie viele verschiedene Verträge es im Unternehmen gibt und wie viele unterschiedliche Abteilungen in die Vertragsprozesse eingebunden sind: Eine generelle Aussage zu den Kosten eines Vertragsmanagement-Systems ist nicht möglich. STUDIE 5

6 VERTRAGSMANAGEMENT 2006 Management/Vorstand Partner Verträge mit Kunden Gesellschaftsverträge, Verträge mit Beratern Verträge mit Lieferanten, Transportunternehmen Verträge mit Subunternehmen, Partnern Kunden- Kunden dienst Beteiligungsmanagement Verträge mit Verträge mit Kunden, Post, Leasing-/ Banken, Transport- Kaufverträge Verträge der unternehmen Hard-/Soft- Vorstände ware Lieferanten Eingangslogistik Fertigung Marketing & Vertrieb Ausgangslogistik IT-Abteilung Personalabteilung Finanzabteilung Beschaffung/Einkauf Rechtsabteilung Verträge mit Werbeagenturen, Medien Arbeitsverträge, Verträge mit Personaldienstleistern Mitarbeiter Abbildung 1: Verträge in den verschiedensten Abteilungen eines Unternehmens Die Herausforderung für jedes Unternehmen besteht darin sicherzustellen, dass die Verträge optimal gestaltet und verhandelt werden, ein Vertrag nur dann unterschrieben wird, wenn er der Unternehmensstrategie entspricht und für das Unternehmen von Vorteil ist, der Vertrag jederzeit wieder gefunden werden kann und nachvollziehbar ist, die Inhalte der geschlossenen Verträge transparent sind und während der Vertragslaufzeit überwacht werden, die in den Verträgen enthaltenen Fristen eingehalten werden, die Verlängerung des Vertrages frühzeitig vor dem Vertragsende in Erwägung gezogen wird. Diese Anforderungen können nur mit Hilfe eines effizienten Vertragsmanagements erfüllt werden, bei dem sowohl Verantwortlichkeiten als auch Prozesse im Zusammenhang mit Verträgen klar definiert sind. Da die Arbeit mit Verträgen nicht auf eine einzelne Abteilung im Unternehmen beschränkt ist, sollte es ein unternehmensweites Vertragsmanagement geben, das auch die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen regelt. Nur mit Hilfe eines solchen Vertragsmanagements kann sichergestellt werden, dass die Vertragsrisiken minimiert werden, die Chancen aus Verträgen erhöht werden und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gesichert wird. 3.2 Auswirkungen des Sarbanes-Oxley Act und weiterer Gesetze auf das Vertragsmanagement Durch neuere Gesetze wie beispielsweise den Sarbanes- Oxley Act, Basel II oder KonTraG erhält das Vertragsmanagement eine neue Gewichtung: Unternehmen sind gezwungen, ihre Prozesse zu überprüfen, anzupassen und zu dokumentieren, Risiken zu erkennen und offen zu legen sowie innerhalb kürzester Zeit auskunftsfähig zu sein. Informationstransparenz ist gefordert. 6 BEARINGPOINT

7 BEARINGPOINT STUDIE ZU DEN AKTUELLEN TRENDS IM VERTRAGSMANAGEMENT Sarbanes-Oxley Act Der Sarbanes-Oxley Act von 2002 legt für Unternehmen, deren Wertpapiere entweder an den amerikanischen Wertpapierbörsen gehandelt werden oder die ihre Wertpapiere anderweitig öffentlich in den USA anbieten, folgendes fest: Section 302: CEOs und CFOs sind verantwortlich für die Richtigkeit aller offenlegungspflichtigen Informationen sowie für den Einsatz von strengen internen Kontrollen. Angemessene Verfahren und Kontrollen sollen sicherstellen, dass veröffentlichungspflichtige Informationen ordnungsmäßig sind und rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. Informationen müssen also innerhalb der gesetzlichen Frist korrekt erfasst, verarbeitet, gesammelt und dem Management in aufbereiteter Form zur Verfügung gestellt werden. CFO und CEO sind verpflichtet, den Abschluss zu unterschreiben, und sie haften persönlich für die Richtigkeit der Ergebnisse. Section 404: Unternehmensprozesse müssen beschrieben, definiert und Kontrollverfahren festgelegt werden, die das Risiko einer falschen Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage minimieren sollen. Hierdurch soll unter anderem sichergestellt werden, dass alle Unterlagen und Aufzeichnungen die Geschäftsvorfälle und Vermögenswerte vollständig, inhaltlich richtig und korrekt ausweisen. In der Praxis bedeutet das für ein Unternehmen, dass jeder einzelne Prozess im Rahmen der Finanzberichterstattung detailliert zu beschreiben ist, sämtliche Risiken der einzelnen Prozessschritte erfasst werden müssen und hierfür Kontrollen zu definieren sind, um die Risiken zu prüfen und zu minimieren. falschen Umgang mit Vertragsinformationen, zum Beispiel falsche Wiedergabe in den Finanzsystemen, müssen im Rahmen der Kontrollen überprüft werden. Die Informationen aus beziehungsweise zu Verträgen sollten ständig überwacht und in aufbereiteter Form an das Management zur Veröffentlichung weitergegeben werden. Insbesondere Veränderungen bei Verträgen mit großem Volumen können entscheidende Auswirkungen auf die finanzielle Situation des Unternehmens haben. Sections 103, 201: Es muss sichergestellt sein, dass der Abschlussprüfer unabhängig ist und er keine nicht-prüferischen Tätigkeiten beim Mandanten durchführt. Die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers ist auch relevant für das Vertragsmanagement, da alle verbotenen nicht-prüferischen Tätigkeiten in Verträgen mit dem Abschlussprüfer erkannt und ausgeschlossen werden müssen. Diese Vorschriften gelten auch für im Ausland ansässige Tochterunternehmen dieser Unternehmen. Neben dem Sarbanes-Oxley Act sind für diese Unternehmen natürlich die Vorschriften der amerikanischen Börsenaufsichtsbehörde SEC (Securities and Exchange Commission) sowie sonstige Vorschriften (zum Beispiel Steuergesetzgebung) relevant. Dazu gehören zum Beispiel Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen und -formen der Verträge, die ebenfalls zu berücksichtigen sind. Jedes Unternehmen, das durch den Sarbanes-Oxley Act betroffen ist, sollte daher genau überprüfen, wie sein Vertragsmanagement entsprechend den Anforderungen der Gesetze gestaltet werden muss. Verträge spielen in vielen Finanzprozessen eine wichtige Rolle und aus diesen Verträgen können sich verschiedenste Risiken für das Unternehmen ergeben. Doch nicht nur die Risiken aus den Verträgen selbst, sondern auch Risiken durch den STUDIE 7

8 VERTRAGSMANAGEMENT 2006 KonTraG Der Deutsche Bundestag hat 1998 das KonTraG verabschiedet mit dem Ziel, die Corporate Governance in deutschen Unternehmen zu verbessern. Mit diesem Gesetz werden insbesondere Vorschriften des Handelsgesetzbuchs und des Aktiengesetzes konkretisiert und ergänzt. Das Gesetz erweitert die Haftung von Vorstand, Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer und verpflichtet die Unternehmensleitung dazu, ein unternehmensweites Risikomanagementsystem einzuführen und zu betreiben sowie im Lagebericht des Jahresabschlusses der Gesellschaft Risiken und Risikostruktur des Unternehmens zu veröffentlichen. Der Abschlussprüfer muss das Risikomanagementsystem und die zugehörigen Maßnahmen prüfen und zum Bestandteil des Prüfungsberichts machen. Das KonTraG betrifft Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA), aber auch viele Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH). Da Verträge eine wesentliche Grundlage für die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens darstellen und sie immense Risiken beinhalten können, müssen im Rahmen des Risikomanagements auch der Vertragsprozess sowie die Vertragsinhalte überprüft und überwacht werden. Es ist sicherzustellen, dass Risiken aus Verträgen frühzeitig erkannt, analysiert und bewertet werden, insbesondere solche Risiken, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden. Das Vertragsmanagement der betroffenen Unternehmen muss daher so gestaltet sein, dass schon bei der Erstellung und Bearbeitung eines Vertragsentwurfs mögliche Risiken (z.b. finanzielle Situation des Vertragspartners) früh erkannt und minimiert werden können und auch während der Vertragslaufzeit eine ständige Überwachung der Vertragsinhalte erfolgt. Das Vertragsmanagement muss die Veröffentlichung der Risiken aus Verträgen entsprechend der Vorschriften des KonTraG unterstützen. Basel II Unter dem Begriff Basel II versteht man alle Eigenkapitalvorschriften, die vom Basler Ausschuss für Bankenaufsicht in den letzten Jahren vorgeschlagen wurden. Obwohl diese Regeln in der EU erst Ende 2006 in Kraft treten, werden sie bereits früher angewendet. Diese Vorschriften werden mit den Mindestanforderungen an das Risikomanagement sowie der Solvabilitätsverordnung in deutsches Recht umgesetzt. Das Ziel von Basel II besteht in der Sicherung einer angemessenen Eigenkapitalausstattung von Banken und in der Schaffung einheitlicher Wettbewerbsbedingungen für die Kreditvergabe und den Kredithandel. Basel II besteht aus folgenden drei Säulen: 1. Mindesteigenkapitalanforderungen (Ziel: genaue Berücksichtigung der Risiken einer Bank bei der Bemessung ihrer Eigenkapitalausstattung), 2. Bankaufsichtlicher Überprüfungsprozess (Ziel: Einrichtung von Risikomanagementsystemen bei Banken und Wertpapierfirmen sowie deren Überwachung durch eine Aufsichtsbehörde), 3. Erweiterte Offenlegung (Ziel: besserer Einblick in das Risikoprofil und die Angemessenheit der Eigenkapitalausstattung einer Bank). Basel II hat damit Auswirkungen für die Kreditnehmer: Kreditnehmer mit gutem Rating können in der Regel durch niedrige Kreditzinsen profitieren, Kreditnehmer mit schlechtem Rating werden möglicherweise höhere Kreditzinsen zahlen müssen. Basel II wirkt sich auch auf das Vertragsmanagement und die Verträge von Banken und Unternehmen aus. 8 BEARINGPOINT

9 BEARINGPOINT STUDIE ZU DEN AKTUELLEN TRENDS IM VERTRAGSMANAGEMENT Die Banken sind gezwungen, im Rahmen von Basel II ihre IT-Infrastruktur anzupassen, um allen neuen Anforderungen gerecht zu werden. In diesem Zuge müssen sämtliche bestehende IT-Verträge innerhalb kurzer Zeit überprüft, gegebenenfalls angepasst oder gekündigt werden. Eventuell sind neue Verträge mit IT- Anbietern notwendig. Weiterhin müssen die Banken sicherstellen, dass neue Verträge mit Kunden die Vorschriften berücksichtigen und dass für die erweiterte Offenlegung Vertragsdaten konsolidiert bereitgestellt werden können. Ein effizientes Vertragsmanagement kann dem Kreditnehmer helfen, sich gegenüber den Banken positiv darzustellen: Das Vertragsmanagement unterstützt eine schnelle Bereitstellung von aktuellen und vollständigen Finanzdaten, die sich aus den vorhandenen Verträgen ergeben. Außerdem werden Risiken aus Verträgen transparent und eine entsprechende frühzeitige Steuerung dieser Risiken kann sich positiv auf die Finanzsituation des Unternehmens auswirken. 3.3 Einsatz von Informationstechnologien zur Unterstützung des Vertragsmanagements Die wachsenden Anforderungen an das Vertragsmanagement im Unternehmen führen dazu, dass herkömmliche Prozesse verändert werden müssen und die Möglichkeiten von Informationstechnologien für das Vertragsmanagement genutzt werden sollten. So können zum Beispiel die manuelle Fristenüberwachung oder die dezentrale Archivierung von Verträgen und von zahlreichen Vertragskopien nicht die notwendige Transparenz über sämtliche vorhandene Verträge und Vertragsinhalte gewährleisten. Sehr viele Unternehmen haben erkannt, dass Informationstechnologien die Vertragsprozesse erheblich erleichtern. Anforderungen an Informationstechnologien im Vertragsmanagement Je nach den Anforderungen eines Unternehmens oder einer speziellen Abteilung können dabei unterschiedliche Arten von Informationstechnologien eingesetzt werden, die das Vertragsmanagement verbessern können. Anforderungen können sein: Zentrale Ablage und zentraler Zugriff durch alle Berechtigten auf alle vorhandenen Verträge und zugehörige Dokumente, zum Beispiel s, sonstige Korrespondenz, Protokolle, Reduzierung der Risiken aus Verträgen durch eine bessere Transparenz und Kontrolle der Vertragsinhalte während der Vertragslaufzeit, Analysemöglichkeiten über alle Verträge, Verkürzung der Durchlaufzeiten für die Vertragserstellung und -verwaltung, verbesserte gemeinsame Erstellung von Verträgen, Einheitlichere Verträge, verbessertes Genehmigungsverfahren und Qualitätsmanagement, zum Beispiel optimierter Prozess zur Genehmigung von Vertragsentwürfen durch die Rechtsabteilung, Effizientere Bearbeitung von Verträgen zur Steigerung des Umsatzes, Effizientes Vertragscontrolling durch die Rechtsabteilung, den Finanzbereich beziehungsweise die Revision, bessere Kontrolle der Vertragserfüllung, Automatisiertes Management von Nachlässen/ Rabatten, Streitigkeiten und Abweichungen, Schnelle Entscheidungsunterstützung aufgrund verfügbarer aktueller Verträge und den dazugehörigen Dokumenten, Reduzierung der Verwaltungskosten (zum Beispiel Ablage und Suche von Verträgen). STUDIE 9

10 VERTRAGSMANAGEMENT 2006 Unterstützung des Vertragslebenszyklus mit Informationstechnologien Betrachtet man den Lebenszyklus eines Vertrags, erkennt man die Möglichkeiten, die sich durch den Einsatz von Informationstechnologien ergeben können: finanziellen Situation, können bei bereits bestehenden Vertragspartnern intern aus vorhandenen Systemen entnommen werden (zum Beispiel aus ERP-Systemen, Customer Relationship Management (CRM)-Systemen, Datenbanken) oder es können externe Daten, zum Beispiel über das Internet, ermittelt werden und in Planung eines Vertrags / Erstellung eines Vertragsentwurfs Vertragsbearbeitung / Vertragsgenehmigung Vertragserneuerung / Vertragsverlängerung Vertragsablage / Vertragsabwicklung Vertragsvernichtung Vertragssuche / Vertragsauswertung Hinweis: Mit Verträgen sind auch die zugehörigen Dokumente und Informationen gemeint. Abbildung 2: Phasen des Vertragslebenszyklus Phase 1: Planung eines Vertrags / Erstellung eines Vertragsentwurfs Bei der Erstellung eines Vertragsentwurfs greift heute bereits jedes Unternehmen auf Informationstechnologien zu: Der Vertragsentwurf wird in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt. Häufig werden Formatvorlagen oder Textbausteine vorgegeben, die bei der Vertragserstellung zu verwenden sind und bei denen nur noch einzelne Passagen individuell abgeändert werden müssen. Diese Textbausteine erleichtern auch eine Vertragserstellung in verschiedenen Sprachen. Informationen, die die Auswahl des Vertragspartners und die Vertragsgestaltung erheblich beeinflussen, zum Beispiel Informationen zum Vertragspartner, zu dessen Produkten oder Zahlungsverhalten sowie zu seiner die Vertragsgestaltung einfließen. Ebenso können Informationen zu ähnlichen Verträgen oder zu Gesetzestexten mit Hilfe von Informationstechnologien per Knopfdruck bereitgestellt werden. Informationstechnologien können so dazu beitragen, dass der Bearbeiter den Vertrag für das Unternehmen optimal gestaltet. Phase 2: Vertragsbearbeitung / Vertragsgenehmigung Im Laufe der Vertragsbearbeitung wird der Vertragsentwurf sowohl unternehmensintern als auch mit dem Vertragspartner abgestimmt. Diese Abstimmung erfolgt heute in der Regel per . Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Dokumentenmanagement-Systeme einzusetzen, die die gemeinsame Arbeit an einem Vertrags- 10 BEARINGPOINT

11 BEARINGPOINT STUDIE ZU DEN AKTUELLEN TRENDS IM VERTRAGSMANAGEMENT entwurf erleichtern. In diesem Fall wird der Vertragsentwurf in dem System für jeden Berechtigten einsichtbar hinterlegt. Wenn Änderungen in den Vertragsentwurf einzupflegen sind, wird das Dokument dem System entnommen (ausgecheckt), so dass alle anderen Nutzer diesen Entwurf nur noch lesend ansehen können. Nachdem die Änderungen in den Entwurf eingebracht wurden, wird er als neue Version dem System zur Verfügung gestellt. Alte Versionen werden aufbewahrt und die Vertragshistorie ist nachvollziehbar. Spezielle Software erlaubt den Vergleich zwischen unterschiedlichen Vertragsentwürfen, auch bei unterschiedlichen Dateiformaten. Auf diese Weise kann die Vertragserstellung vereinfacht werden, da Änderungen der jeweils anderen Partei schnell und automatisch sichtbar gemacht werden. Es existieren weiterhin Programme zum Entfernen von Metadaten an Dokumenten, die für Externe nicht sichtbar sein sollen und gegebenenfalls sogar kritische Informationen enthalten, die aber nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich sind. Die Vertragsgenehmigung kann durch elektronischen Workflow unterstützt werden. So wird sichergestellt, dass ein vorgeschriebener Prozess eingehalten wird und nur die jeweils Verantwortlichen den Vertrag genehmigen können. Phase 3: Vertragsablage / Vertragsabwicklung Nach dem Unterzeichnen muss der finale, unterschriebene Vertrag archiviert werden. Sind viele Bearbeiter oder Abteilungen an der Vertragserstellung beteiligt, kommt es heute noch häufig vor, dass das Vertragsoriginal in entsprechender Anzahl kopiert und anschließend an die jeweiligen Beteiligten weitergegeben wird. Dies kann dazu führen, dass im Unternehmen zahlreiche Vertragskopien abgelegt werden, die aber schon bei einer kleinen Vertragsänderung nicht mehr aktuell sind. Informationstechnologien bieten die Möglichkeit, den eingescannten finalen Vertrag gemeinsam mit allen zugehörigen anderen Dokumenten wie Schriftverkehr, Protokollen, Vertragsentwürfen, Ergänzungen oder Änderungen zu den Verträgen zentral abzulegen und jedem Beteiligten den Zugriff auf diese Dokumente zu ermöglichen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass immer die aktuellsten Informationen für jeden verfügbar sind. Eine mehrmalige dezentrale und nicht aktuelle Papierablage wird vermieden. Eine manuelle Überwachung der Vertragserfüllung und der in den Verträgen enthaltenen Fristen ist nur schwierig möglich angesichts der Vielzahl der vorhandenen Verträge, der Schnelllebigkeit von Informationen und der ständigen Veränderungen im Unternehmen. Die Fristenüberwachung kann durch verschiedene Informationstechnologien automatisch erfolgen: Hierzu können zum Beispiel Kalenderfunktionalitäten des -Systems verwendet werden (Setzen von Aufgaben und Terminen), aber auch komplexere Datenbanken oder Dokumentenmanagement-Systeme können diese Funktionalitäten liefern. Wichtig ist dabei, dass Fristen auch dann nicht übersehen werden, wenn der Bearbeiter im Urlaub ist oder das Unternehmen verlassen hat. Auch weitere Überwachungsfunktionen, die Chancen oder Risiken aus den Verträgen identifizieren, können durch Informationstechnologien geliefert werden. So kann beispielsweise kontrolliert werden, wann bei Rahmenverträgen festgelegte Grenzen erreicht werden, ab denen der Bezug von Produkten oder Lieferungen und Leistungen günstiger für das Unternehmen wird. Informationstechnologien können also die Vertragsabwicklung im Vergleich zur manuellen Bearbeitung erleichtern. STUDIE 11

12 VERTRAGSMANAGEMENT 2006 Phase 4: Vertragssuche / Vertragsauswertung Die Vertragssuche ist häufig eine große Herausforderung im Unternehmen, wenn Verträge dezentral beim einzelnen Bearbeiter abgelegt sind und es für andere Unternehmensmitarbeiter keinen Hinweis darauf gibt, dass dieser Vertrag oder Vorgang überhaupt existiert. Um die Vertragssuche möglichst einfach zu gestalten und zu gewährleisten, dass sämtliche Vorgänge und Verträge auch gefunden werden, bieten Informationstechnologien entsprechende Funktionalitäten an: Es werden Informationen zu Verträgen oder Vertragsinhalten erfasst, nach denen häufig gesucht wird oder es besteht die Möglichkeit der Volltextsuche über alle Verträge. Auf diese Weise ist es sogar möglich, nach einzelnen Vertragspassagen zu suchen. Weiterhin ist so die Möglichkeit der Auswertung von Verträgen gegeben. Werden Verträge mit ihren wesentlichen Eigenschaften erfasst, können beispielsweise folgende Auswertungen erfolgen: Wie viele Verträge wurden mit einem Vertragspartner geschlossen? Welche Beziehungen bestehen zu diesem Vertragspartner: Ist er gleichzeitig Lieferant und Kunde? Welchen Umsatz wird das Unternehmen voraussichtlich in den nächsten Jahren mit ihm generieren? Wie viele Einkaufsverträge hat das Unternehmen im letzten Jahr geschlossen? Wie viele unterschiedliche Lieferanten wurden mit welchem Einkaufsvolumen berücksichtigt? Welche Verträge haben ein Volumen größer als eine Million Euro oder eine andere Wertgrenze? Wie viele Verträge laufen im nächsten Jahr/in den nächsten zehn Jahren aus? Für eine solche Suche und Auswertung muss natürlich sichergestellt sein, dass sämtliche Verträge mit ihren wesentlichen Kriterien im System zur Verfügung gestellt werden. Ohne Informationstechnologien sind solche Auswertungen nahezu unmöglich beziehungsweise unverhältnismäßig aufwändig. Phase 5: Vertragserneuerung / Vertragsverlängerung Wird am Ende der Vertragslaufzeit entschieden, den Vertrag zu verlängern oder zu überarbeiten, ist gegebenenfalls eine erneute Sammlung von Informationen zum Vertragspartner oder auch zu möglichen anderen Vertragspartnern notwendig. Es erfolgen eventuell neue interne und externe Abstimmungen. All diese Prozessschritte können ebenso wie in den Phasen 1 und 2 beschrieben durch Informationstechnologien unterstützt werden. Phase 6: Vertragsvernichtung Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist können die Verträge und die zugehörigen Dokumente vernichtet werden. Dies ist schon deshalb bei der Papieraufbewahrung unumgänglich, um wieder Platz für neue Verträge und Akten zu schaffen. Informationstechnologien bieten zum einen die Möglichkeit, an diese Vertragsvernichtung zum richtigen Zeitpunkt zu erinnern, zum anderen können vor allem die zum Vertrag zugehörigen Dokumente und Vertragsentwürfe in elektronischer Form archiviert werden, ohne dass eine Papierablage notwendig ist. Dies reduziert den Aufwand bei der Vernichtung der Dokumente. Informationstechnologien können also die Prozesse im Lebenszyklus von Verträgen erheblich vereinfachen. Jedes Unternehmen muss jedoch entsprechend seiner Anforderungen die passenden Informationstechnologien auswählen, einführen und die Verwendung dieser Informationstechnologien durch die Verantwortlichen sicherstellen. 12 BEARINGPOINT

13 BEARINGPOINT STUDIE ZU DEN AKTUELLEN TRENDS IM VERTRAGSMANAGEMENT Informationstechnologien zur Unterstützung des Vertragsmanagements Die folgende Tabelle soll einen groben Überblick über Informationstechnologien geben, die das Vertragsmanagement eines Unternehmens unterstützen können, wobei jeweils nur die wesentlichen Grundfunktionalitäten der Systeme und Programme angegeben werden. Kombinationen der Systeme sind möglich und in der Praxis häufig anzutreffen. Weitere Informationstechnologien, die im Vertragsmanagement eingesetzt werden können: Software zum Vergleich von Dokumenten (schnelles Sichtbarmachen von Versionsunterschieden), Sichere Datenräume (zur Ermöglichung einer sicheren Arbeit an Dokumenten mit mehreren Parteien), Digitale Signaturen (zur Erstellung von rein elektronischen Verträgen), Software zum Entfernen von Metadaten an Dokumenten (zum Entfernen von sensiblen Informationen, die sich an elektronischen Verträgen oder Vertragsentwürfen befinden). Informationstechnologien 1 Vertrags- management- Software 2 Dokumentenmanagement-/ Archivierungssysteme 3 ERP-Systeme 4 CRM-Systeme 5 Rechtsanwaltssoftware für Rechtsabteilungen Ziel Unterstützung von Unternehmen im Vertragsmanagement Unterstützung bei der Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten Buchungssysteme, unter anderem Kreditoren-/Debitorenrechnung, Beschaffung Verwaltung sämtlicher Informationen zu Kunden Unterstützung der Rechtsabteilungen in Unternehmen Funktionalitäten für Vertragsmanagement Speicherung und Auswertung von Informationen aus beziehungsweise zu Verträgen/schneller Zugriff auf Vertragsbedingungen für alle beteiligten Abteilungen, Wiedervorlagefunktion und Terminverfolgung, Analyse- und Reportingtools zur Auswertung über alle oder einzelne Verträge, Darstellung von Vertragszusammenhängen (Rahmenvertrag Einzelverträge). (Revisionssichere) elektronische Archivierung von Dokumenten mit wesentlichen Suchkriterien, Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten, zum Beispiel durch Check- In/Check-Out-Funktionalitäten, Versionsverwaltung, Unterstützung des Erstellungsprozesses oder der Bearbeitung von Dokumenten durch (automatischen) Workflow. Funktionalitäten für Vertragsmanagement sind unter anderem: Verwaltung von Informationen zu Produkten, Kunden, Lieferanten, Preisen etc., Verbindung von Rechnungen, Bestellungen und Verträgen. Verwaltung von Informationen zu Kunden, leichtere Kundeneinschätzung für Vertragserstellung, Unterstützung bei der Vertragserstellung/-verlängerung, Forecasting. Aktenverwaltung, Ablage von Word-Dokumenten zur Akte, Adressenverwaltung, Wiedervorlagefunktion, Sonstiges: zum Beispiel Funktionalitäten zur Unterstützung von Inkasso und Bildung von Rückstellungen im Rahmen von Gerichtsverfahren. Tabelle 1: Informationstechnologien im Vertragsmanagement STUDIE 13

14 VERTRAGSMANAGEMENT METHODIK UND UMFANG DER STUDIE Von Dezember 2005 bis Mitte Februar 2006 wurden 800 Unternehmen gebeten, Fragen zum Thema Vertragsmanagement zu beantworten. Hierzu wurde ein Fragebogen mit 24 Fragen per Post und per vorwiegend an Rechts-, Finanz-, Einkaufs- und Vertriebsabteilungen gesendet. Mit 93 % kam der überwiegende Teil der beantworteten Fragebögen aus Deutschland (82 %) und der Schweiz (11 %). Befragt wurden Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen. Banken/ Versicherungen Information/ Kommunikation/ Telekommunikation Automobilindustrie Beratung Chemie/ Pharma Immobilien Öffentliche Verwaltung Konsumgüterindustrie Großhandel/ Einzelhandel Gesundheitswesen Transport/ Logistik Sonstige 19 % 19 % 16 % 7 % 5 % 5 % 5 % 3 % 3 % 1 % 1 % 28 % unter anderem Unternehmen aus der Elektronikindustrie, aus der Informationstechnologie und dem Energiesektor. Bei der Angabe der Branche waren Mehrfachnennungen möglich. Vertragsmanagement ist nicht nur für sehr große und umsatzstarke Unternehmen relevant. Das lässt sich an der unterschiedlichen Größe der teilnehmenden Unternehmen erkennen. Mit 42 % hat sich eine große Anzahl von Unternehmen mit weniger als Mitarbeitern an der Studie beteiligt. Weitere 36 % der teilnehmenden Unternehmen haben zwischen und Mitarbeiter, bei 21 % der befragten Unternehmen arbeiten mehr als Mitarbeiter. Abbildung 4 veranschaulicht die Mitarbeiterzahl in den befragten Unternehmen % % Abbildung 4: % > % Keine Angabe 1 % Mitarbeiteranzahl im Unternehmen < % 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % Abbildung 3: Branchenzugehörigkeit der Teilnehmer (Mehrfachnennungen möglich) Annähernd ein Fünftel der Studienteilnehmer kommt aus dem Banken- und Versicherungswesen, ebenso viele Unternehmen aus dem Bereich Information und Kommunikation, Telekommunikation haben teilgenommen. 16 % der Befragten stammen aus dem Automobilsektor. Zu den sonstigen Branchen zählen 14 BEARINGPOINT

15 BEARINGPOINT STUDIE ZU DEN AKTUELLEN TRENDS IM VERTRAGSMANAGEMENT Mehr als ein Drittel der Fragebögen wurde in den jeweiligen Bereichen von Abteilungs- beziehungsweise Gruppenleitern beantwortet. Die gesamte Verteilung wird in Abbildung 6 präsentiert. Rechtsabteilung 41 % Einkauf 14 % IT-Abteilung Vertrieb/Marketing/ PR Rechnungswesen Finanzabteilung Die Zugehörigkeit der Teilnehmer zu den funktionalen Bereichen in ihrem Unternehmen wird in Abbildung 5 dargestellt. Über 40 % der Teilnehmer gehören der Rechtsabteilung an, gefolgt von Einkauf (14 %), IT- Abteilung (11 %) und Vertrieb/Marketing/PR (9 %). Beteiligungsmanagement/M&A Personal Produktion Sonstiges 1 % 1 % 3 % 11 % 9 % 8 % 8 % 11 % 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 % 40 % 45 % Abbildung 5: Funktionale Zugehörigkeit der Teilnehmer im Unternehmen (Mehrfachnennungen möglich) Abteilungs-/Gruppen-/ Referatsleiter 39 % Bereichsleiter/ Hauptabteilungsleiter 22 % Sachbearbeiter 14 % Geschäftsführer/ Direktor 8 % Vorstand 1 % Sonstiges 16 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % Abbildung 6: Position der Teilnehmer im Unternehmen STUDIE 15

16 VERTRAGSMANAGEMENT ERGEBNISSE DER STUDIE 5.1 Aktuelle Organisation, Prozesse und Rahmenbedingungen im Vertragsmanagement Zunächst wurden die Teilnehmer nach der aktuellen Organisation des Vertragsmanagements in ihrem Unternehmen befragt. Dabei sollte herausgefunden werden, ob das Vertragsmanagement eher den einzelnen Abteilungen überlassen wird oder ob sich eine zentrale Stelle um alle oder um bestimmte Aufgaben im Vertragsmanagement kümmert. Weiterhin sollte ermittelt werden, wie derzeit die Prozesse im Zusammenhang mit Verträgen gestaltet sind, welche Risiken im Vertragsmanagement als kritisch angesehen werden, ob beziehungsweise welche Gesetze für das Vertragsmanagement des befragten Unternehmens relevant sind und ob das Vertragsmanagement mit Informationstechnologien unterstützt wird. Abschließend wurde nach der Zufriedenheit des Teilnehmers mit dem Vertragsmanagement in seinem Unternehmen gefragt ANALYSE DER ORGANISATION VON UNTER- NEHMEN IM VERTRAGSMANAGEMENT Gibt es in Ihrem Unternehmen eine zentrale Abteilung, die für alle Verträge in allen Abteilungen zuständig ist? 51 % der befragten Unternehmen geben an, dass es in ihrem Unternehmen zumindest für Teilaufgaben bezüglich Verträgen eine zentrale Abteilung gibt. Nur 7 % regeln heute das gesamte Vertragsmanagement zentral. Vor allem die Segmente Standard-Vertragserstellung, Vertragsverwaltung/Archivierung, Vertragsvorlagen- Erstellung und Individualvertrags-Erstellung werden bei jeweils über 30 % der Unternehmen zentral organisiert. Die Bereiche Qualitätsmanagement, Vertragscontrolling und Fristeinhaltung werden lediglich bei weniger als einem Viertel der Unternehmen zentral geregelt. Knapp die Hälfte der Unternehmen überlassen den einzelnen Abteilungen sämtliche Aufgaben bezüglich ihrer Verträge. Sollten Ihrer Meinung nach die Aufgabenbereiche des Vertragsmanagements in Ihrem Unternehmen zentral oder dezentral organisiert werden? Aus den erhobenen Angaben geht hervor, dass 84 % der Befragten eine zentrale Erstellung von Vertragsvorlagen, die bei der Erstellung von Verträgen genutzt werden können, befürworten. Ein Großteil der Teilnehmer bevorzugt eine zentrale Organisation bei der Standard-Vertragserstellung. Bei Individualverträgen befürwortet eine knappe Mehrheit dagegen die dezentrale Erstellung. Eine deutliche Mehrheit der Unternehmen wünscht sich ein zentrales Risiko- und Qualitätsmanagement sowie eine zentrale Vertragsverwaltung und Archivierung. Über die Hälfte der Studienteilnehmer (59 %) befürwortet eine dezentrale Überwachung der Fristen. Bei der Frage, ob das Vertragscontrolling und die Genehmigung von Verträgen in eine zentrale Zuständigkeit fallen sollen, sind die Teilnehmer weitgehend unentschieden. Jeweils 53 % sind für eine zentrale, 47 % für eine dezentrale Organisation. Abbildung 7 zeigt die Diskrepanz zwischen der gewünschten und realisierten Organisation des Vertragsmanagements: Ein Gros der Unternehmen bevorzugt eine zentrale Organisation der verschiedenen Aufgaben im Vertragsmanagement, aber nur eine Minderheit an Unternehmen hat dies teilweise realisiert. Am deutlichsten wird dieser Unterschied beim Risikomanagement (Differenz: 50 Prozentpunkte), bei der Erstellung von Vertragsvorlagen (Differenz: 49 Prozentpunkte) sowie im Qualitätsmanagement (Differenz: 42 Prozentpunkte). 16 BEARINGPOINT

17 BEARINGPOINT STUDIE ZU DEN AKTUELLEN TRENDS IM VERTRAGSMANAGEMENT Vertragserstellung Individualverträge Fristeinhaltung Vertragscontrolling Erstellung von Vertragsvorlagen 41 % 19 % 53 % 84 % 47 % 34 % 22 % 53 % 31 % 100 % 35 % 0 % 41 % 26 % 24 % 39% 65 % 77 % 66 % Vertragserstellung Standardverträge 76 % Risikomanagement Qualitätsmanagement Genehmigung/ Unterschrift der Verträge Vertragsverwaltung/ Archivierung Soll Ist Abbildung 7: Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Zustand der Prozesszentralisierung 2006 Vergleich der Studienergebnisse von 2006 mit den Studienergebnissen von 2002 Vergleicht man die Studienergebnisse von 2002 mit den Ergebnissen der aktuellen Studie, erkennt man einige interessante Veränderungen: Die Bedeutung einer zentralen Organisation des Vertragsmanagements im Unternehmen ist gestiegen wünschen sich noch mehr Teilnehmer eine zentrale Organisation der Aufgaben im Zusammenhang mit Verträgen als vier Jahre zuvor (siehe Abbildung 8). Vertragserstellung Individualverträge Fristeinhaltung Vertragscontrolling Erstellung von Vertragsvorlagen 27 % 47 % 46 % 53 % 41 % 45 % 34 % 53 % 100 % 84 % 72 % 0 % 61 % 70 % 65 % 77 % 50 % 48 % 66 % Vertragserstellung Standardverträge 76 % Risikomanagement Qualitätsmanagement Genehmigung/ Unterschrift der Verträge Vertragsverwaltung/ Archivierung Soll 2006 Soll 2002 Abbildung 8: Gegenüberstellung des Soll-Zustands der Prozesszentralisierung 2002 und 2006 STUDIE 17

18 VERTRAGSMANAGEMENT 2006 Interessant ist, dass heute vor allem das Risikomanagement, die Genehmigung/Unterschrift der Verträge sowie das Qualitätsmanagement von wesentlich mehr Teilnehmern als zentrale Aufgabe gesehen werden als im Jahr 2002: Beim Risikomanagement beträgt die Differenz 26 Prozentpunkte, bei der Genehmigung/ Unterschrift der Verträge 19 Prozentpunkte, beim Qualitätsmanagement 18 Prozentpunkte sowie bei der Fristeinhaltung 14 Prozentpunkte. Kaum Veränderungen ergeben sich dagegen bei der Vertragserstellung von Individualverträgen sowie bei der Vertragsverwaltung und Archivierung ANALYSE DER RISIKEN IM ZUSAMMENHANG MIT VERTRÄGEN Welche Risiken sehen Sie in Ihrem Unternehmen im Zusammenhang mit Verträgen (Bewertung 1 für sehr geringes Risiko bis 5 für sehr hohes Risiko )? Um die häufigsten Probleme im Umgang mit Verträgen zu ermitteln, bewerteten die Teilnehmer mögliche Risiken auf einer Skala von 1 für sehr geringes Risiko bis 5 für sehr hohes Risiko. Mehr als die Hälfte der Unternehmen sieht ein hohes bis sehr hohes Risiko im ungleichen Informationsstand und in der mangelnden Aktualität. Das Versäumnis von Fristen und Chancen im Zusammenhang mit Verträgen wird von fast einem Drittel der Teilnehmer als hohes bis sehr hohes Risiko bewertet. Etwas schwerer wiegt noch das komplizierte Auffinden von Verträgen, welches von 33 % der Befragten als hohes bis sehr hohes Risiko eingeschätzt wird. Ungleicher Informationsstand/ fehlende Aktualität 38 % 16 % Schwieriges Auffinden von Verträgen 24 % 9 % Versäumnis von Fristen 18 % 14 % Versäumnis von Chancen 24 % 7 % Inhaltliche Risiken von Verträgen Verlust von Verträgen/ Vertragsbestandteilen 14 % 20 % 16 % 8 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % hohes Risiko sehr hohes Risiko Abbildung 9: Risiken im Umgang mit Verträgen 18 BEARINGPOINT

19 BEARINGPOINT STUDIE ZU DEN AKTUELLEN TRENDS IM VERTRAGSMANAGEMENT Vergleich der Studienergebnisse von 2006 mit den Studienergebnissen von 2002 Bei einem Vergleich der Studienergebnisse von 2006 mit denen von 2002 wird deutlich, dass den Unternehmen offensichtlich die Risiken im Zusammenhang mit Verträgen bewusster geworden sind. So hielten % der Befragten das Versäumnis von Fristen für ein großes oder sehr großes Risiko, heute sind es 32 % der Teilnehmer, also 13 Prozentpunkte mehr. Auch den ungleichen Informationsstand und die fehlende Aktualität bewerten heute 8 Prozentpunkte mehr Teilnehmer als großes oder sehr großes Risiko, beim Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteilen sind es 7 Prozentpunkte mehr ANALYSE DER PROZESSE IM VERTRAGS- MANAGEMENT Wie viele Verträge werden in Ihrer Abteilung durchschnittlich pro Woche bearbeitet/angefertigt? Die folgende Abbildung gibt an, wie viele Verträge in der Abteilung der befragten Personen wöchentlich angefertigt/bearbeitet werden % 51 und mehr 9 % % Welche Merkmale kennzeichnen die Prozesse im Zusammenhang mit Verträgen? Im Rahmen der Studie wurden die Prozesse der Unternehmen im Zusammenhang mit Vertragsmanagement genauer untersucht. Daraus ergeben sich folgende Trends bei Vertragsprozessen: 78 % der Unternehmen verwenden Standardvorlagen für Standardverträge. Bei nahezu der Hälfte der Verträge bearbeiten mehrere Personen das Vertragsdokument. 61 % der Unternehmen empfinden das Anfertigen von Verträgen als aufwändig und zeitintensiv. Mehr als drei Viertel der Befragten arbeiten anhand eines vordefinierten Freigabe- und Genehmigungsprozesses für Verträge innerhalb der eigenen Abteilung. 58 % der Unternehmen legen Verträge mehrmals als Kopie in unterschiedlichen Abteilungen ab. 80 % der Befragten haben für Verträge einheitliche Ablage- und Suchkriterien, allerdings nur innerhalb der jeweiligen Abteilung. Lediglich 41 % der Unternehmen suchen und legen unternehmensweit nach einheitlichen Kriterien ab, 55 % geben an, keine unternehmensweiten Kriterien zu haben. 69 % der Befragten müssen für ihre Arbeit auch Verträge anderer Abteilungen einsehen. Für nahezu drei Viertel der Teilnehmer ist es wichtig, dass Verträge auch an anderen Standorten verfügbar sind % % % 70 % der befragten Unternehmen ist die Durchlaufzeit ihrer Standardverträge unbekannt. 76 % sind jedoch der Ansicht, dass die Durchlaufzeiten für die Bearbeitung der Verträge verkürzt werden können. Abbildung 10: Anzahl der Verträge, die in der Abteilung des Teilnehmers bearbeitet/angefertigt werden STUDIE 19

20 VERTRAGSMANAGEMENT 2006 Vergleich der Studienergebnisse von 2006 mit den Studienergebnissen von 2002 Vergleicht man die Vertragsprozesse im Jahr 2006 und im Jahr 2002, so ergeben sich nur kleinere Abweichungen über die letzten Jahre. Lediglich bei der Ablage von Verträgen sind die Unterschiede größer: Die Ablage- und Suchkriterien im Zusammenhang mit Verträgen scheinen sich verbessert zu haben: Im Vergleich geben heute 80 % der Befragten an, dass sie abteilungsintern einheitliche Kriterien zur Ablage und Suche der Verträge verwenden, während es 2002 nur 73 % waren. Unternehmensweit fehlen nunmehr 55 % der Teilnehmer einheitliche Ablageund Suchkriterien, während es 2002 noch 68 % waren. Im Jahr 2002 legten noch 68 % der Befragten Verträge und mehrfache Vertragskopien in verschiedenen Abteilungen ab, während dies nach eigenen Angaben heute nur noch 58 % tun. Diese Veränderungen könnten sich dadurch ergeben haben, dass Unternehmen ihre Vertragsverwaltung und Vertragsarchivierung zentralisiert haben. Dies geht auch aus der bereits weiter oben behandelten Frage zur Zentralisierung einzelner Teilfunktionen im Zusammenhang mit Verträgen hervor: Hier gaben im Jahr % der Unternehmen an, die Vertragsverwaltung und Archivierung zentral durchzuführen, während sich 2006 schon 39 % der teilnehmenden Unternehmen zentral um diese Aufgabe kümmern ANALYSE DES EINSATZES VON INFORMATIONS- TECHNOLOGIEN IM VERTRAGSMANAGEMENT Wird das Vertragsmanagement in Ihrer Abteilung mit speziellen Tools unterstützt? Nach eigenen Angaben nutzen bereits 84 % der Befragten spezielle Tools für ihr Vertragsmanagement. Mit 64 % werden am häufigsten Formatvorlagen für die Erstellung von Verträgen angegeben. Lediglich 15 % der Befragten geben an, dass das Vertragsmanagement nicht mit einem speziellen Tool unterstützt wird. Formatvorlagen 64 % Dokumentenmanagement-/ Archivierungssystem 43 % Datenbanken für Fristeinhaltung und Verwaltung von Vertragsdaten 36 % Kalenderfunktionalität für Fristeinhaltung 31 % System zum Vergleich von Dokument-/Vertragsversionen 20 % Sonstiges 7 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % Abbildung 11: Verwendete Tools zur Unterstützung des Vertragsmanagements (Mehrfachnennungen möglich) 20 BEARINGPOINT

21 BEARINGPOINT STUDIE ZU DEN AKTUELLEN TRENDS IM VERTRAGSMANAGEMENT Vergleich der Studienergebnisse von 2006 mit den Studienergebnissen von 2002 Beim Vergleich der Studienergebnisse von 2006 mit denen von 2002 ergeben sich signifikante Unterschiede bei den verwendeten Tools für das Vertragsmanagement. Die folgende Abbildung stellt die Prozentpunkte der Teilnehmer dar, die im Jahr 2006 im Vergleich zu 2002 mehr angeben, ein spezielles Tool zu verwenden (nur Darstellung der Differenz in Prozentpunkten): ANALYSE DES ZUSAMMENHANGS VON GESETZLICHEN REGELUNGEN UND VER- TRAGSMANAGEMENT Gibt es (neue) gesetzliche Regelungen, die für Ihr Unternehmen/Ihre Abteilung gelten? 62 % der befragten Unternehmen bejahen die Frage nach den gesetzlichen Regelungen, die für das eigene Unternehmen oder die eigene Abteilung gelten, 34 % verneinen diese Frage und 4 % der Befragten treffen hierzu keine Aussage. Dokumentenmanagement-/ Archivierungs-/Knowledge Management System 21 Prozentpunkte Datenbanken für Fristeinhaltung und Verwaltung von Vertragsdaten 9 Prozentpunkte Formatvorlagen 5 Prozentpunkte Kalenderfunktionalität für Fristeinhaltung 3 Prozentpunkte Prozentpunkte Abbildung 12: Im Jahr 2006 im Vergleich zum Jahr 2002 zusätzlich verwendete Tools (Darstellung der Differenz; Mehrfachnennungen möglich) Es zeigt sich, dass im Vergleich zur letzten Studie etwa ein Fünftel mehr Unternehmen bereits Dokumentenmanagement-/Archivierungs- und/oder Knowledge Management Systeme für ihr Vertragsmanagement einsetzen. Ebenso verwenden Unternehmen heute häufiger Datenbanken für die Fristeinhaltung und für die Verwaltung von Vertragsdaten. Im Vergleich zum Jahr 2002 sind es 9 Prozentpunkte mehr der befragten Unternehmen. Teilnehmer, die gesetzliche Regelungen für ihr Unternehmen als relevant ansehen, wurden gebeten, die entsprechenden Gesetze anzugeben (Mehrfachnennungen möglich). Von allen Befragten wurde mit 36 % der Sarbanes-Oxley Act als eine bedeutsame, unternehmensrelevante Regelung genannt, gefolgt von dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) mit 32 % und Basel II mit 27 %. Sonstige relevante gesetzliche Regelungen wurden von 12 % der Teilnehmer angegeben, wobei es sich hier in der Regel um branchen- oder fachgebietsspezifische Gesetze handelt. STUDIE 21

22 VERTRAGSMANAGEMENT 2006 Vor dem Hintergrund, dass die Studienteilnehmer zu 93 % aus Deutschland und der Schweiz stammen, ist es bemerkenswert, dass der US-amerikanische Sarbanes- Oxley Act eine so hohe Relevanz hat. Welche gesetzlichen Regelungen haben für Sie Auswirkungen auf das Vertragsmanagement? 50 % aller Befragten sehen Auswirkungen von gesetzlichen Regelungen auf ihr Vertragsmanagement. Diese Personen wurden gebeten, die entsprechenden Gesetze anzugeben (Mehrfachnennungen möglich). Nach Angaben der Studienteilnehmer hat der Sarbanes-Oxley Act mit 27 % die größte Auswirkung auf das Vertragsmanagement im Unternehmen. Mit einigem Abstand folgt erneut das KonTraG (18 %) und Basel II (14 %). Auch gesetzliche Regelungen für spezielle Branchen oder Fachgebiete spielen für das Vertragsmanagement wieder eine Rolle. In Abbildung 13 werden die Auswirkungen der gesetzlichen Regelungen auf Unternehmen und ihr Vertragsmanagement noch einmal grafisch dargestellt: Sarbanes-Oxley Act 40 % 36 % 27 % 27 % 14 % 18 % 32 % Basel II 0 % KonTraG 40 % 40 % 12 % 40 % Sonstige gesetzliche Regelungen Relevant für Unternehmen Relevant für Vertragsmanagement Abbildung 13: Auswirkungen von gesetzlichen Regelungen auf die Unternehmen und das Vertragsmanagement (Mehrfachnennungen möglich) Sehen Sie einen Zusammenhang zwischen Gesetzen und Vertragsmanagement? Mit dieser Frage sollte herausgefunden werden, ob die Studienteilnehmer generell einen Zusammenhang zwischen gesetzlichen Vorschriften und Vertragsmanagement sehen und auf welche wesentlichen Vorschriften sich dieser Zusammenhang bezieht. Abbildung 14 stellt diesen Zusammenhang aus Sicht der Befragten dar. Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen von Verträgen und zugehörigen Dokumenten Vorschriften zur Aufbewahrung von s Vorschriften zum Controlling/zur Überwachung von Verträgen Vorschriften zur Genehmigung von Verträgen Vorschriften zur Minimierung des Risikos in Verträgen Vorschriften in Bezug auf das Dokumentenänderungsverbot Vorschriften zu Vertragsinhalten Vorschriften zum kurzfristigen Zugriff auf Vertragsinhalte Vorschriften zur Durchführung von Kontrollen während der Vertragserstellung 95 % 76 % 61 % 59 % 57 % 53 % 51 % 42 % 30 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Abbildung 14: Zusammenhang zwischen Gesetzen und Vertragsmanagement (Mehrfachnennungen möglich) 22 BEARINGPOINT