Der effiziente und sichere Weg zum Ziel. S PA Zahlungsverkehr. Marco Geuer, Wolf Reinhardt. März 13 1

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1 Der effiziente und sichere Weg zum Ziel S PA Zahlungsverkehr Marco Geuer, Wolf Reinhardt März 13 1

2 Themenübersicht Vorstellung SEPA-Überblick Mandat Pre-Notification XML ISO20022 Vorgehensweise / Empfehlungen 2

3 Inhalt Umwandlung in eine Aktiengesellschaft Gründung der ACT Holding GmbH Übernahme von Solvex GmbH und Umfirmierung in ACT D&I GmbH Gründung der ACT OHG Gründung der ACT Expert Services GmbH Mitarbeiter: 200 (Ø) Umsatz: ca. 18 Mio. Sitz: Niederkassel bei Bonn Gesellschafter: ACT Management, keine Fremdbeteiligung Besonderheiten: Geheimschutzbetreuung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) Kunden: Namhafte Kunden in Deutschland, Österreich, Schweiz Portfolio: Business Analytics; IT-Infrastruktur, Planung u. Projekte; Output Management u. Software Engineering; IT-Betrieb u. Sourcing Seminare: PRINCE2, ITIL, PMI, ISO/IEC 20000, Datenqualität, SEPA-Zahlungsverkehr 3

4 S PA Competence Center seit Januar 2012 Ist-Stärke: 12 Berater Langjährige Erfahrung in den Bereichen Prozess- u. Projektmanagement, Geschäftsanalytik & Informationsqualität Zertifizierungen nach ITIL, PRINCE2, PMI, ISO/IEC Absolventen spezieller SEPA-Seminare Gewährleistung eines regelmäßigen Austausches (Neuerungen, Rulebooks, Erfahrungen aus Kundenprojekten, etc.) Entwicklung SEPA-Routenplan 4

5 Umfrage-Ergebnisse ibi-research vom Januar 2013 (Auszug) SEPA ist einem knappen Drittel noch nicht wirklich bewusst und viele sehen noch nicht den sofortigen Handlungsbedarf Erst ein Drittel der Unternehmen nutzt die SEPA-Überweisung und der Anteil dabei ist meist gering Die Nutzung der SEPA-Lastschrift ist bei den meisten Unternehmen ab dem 2. Halbjahr 2013 geplant Viele Unternehmen haben keine schriftlich vorliegende Einzugsermächtigungen für ihre bestehenden Lastschrifteinzüge Bei nicht schriftlichen Einzugsermächtigungen wissen viele Unternehmen nicht, was sie tun sollen Zu den größten Herausforderungen zählen die Anpassung der internen IT-Systeme und die Einholung schriftlicher Mandate für SEPA-Lastschriften. Quelle: 5

6 S PA Die Effekte Stärkung Verbraucherschutz Einführung neuer Zahlungsverkehrsinstrumente und Verfahren Stärkung des EU- Marktes und der Wettbewerbsfähigkeit Implementierung neuer Formate (XML-ISO20022) Rechtssicherheit (einheitliche rechtliche Grundlage) Migration des Inlandszahlungsverkehrs Einrichtung neuer Zahlungsverkehrs- Infrastrukturen 6

7 S PA Raum (Länder) (Quelle: WGZ Bank) 7

8 Umsetzungstermine ab Januar 2008 ab November 2009 ab November 2010 ab Januar 2011 ab Februar 2014 Start der SEPA- Überweisung Start SEPA for Cards Start der SEPA- Lastschrift (Core u. B2B) Verpflichtende Erreichbarkeit für SEPA- Basislastschriften (Core) Nur noch SEPAfähige Karten im Umlauf (Chip- Technik) SEPA ersetzt vollständig nationale Instrumente Abschaltung der nationalen Verfahren DTA ersetzt durch XML-ISO Februar 2014 fallen die nationalen Zahlungsverkehrs-Verfahren weg Übergangsfristen für ELV (Elektron. Lastschriftverfahren) bis 2016 SEPA (Single Euro Payments Area) einheitliches europäisches Verfahren bisher nur unter IBAN und BIC bekannt 8

9 S PA vs. nationales Verfahren Bankleitzahl (BLZ) BIC (Bank Identifier Code) Kontonummer IBAN (International Bank Account Number) SEPA-Überweisung Nationale internationale Kartensysteme Kooperation beim grenzüberschreitenden Karteneinsatz Ausdehnung der Geschäftsaktivität - durch eigene Expansion - durch Allianz mit anderen nationalen Kartensystemen. SEPA-Kartenzahlung SEPA-Firmenlastschrift SEPA-Basislastschrift Mandatsinformationenim Datensatz beim Einzug einer Lastschrift Mandatsverfallnach 36 Monaten bei Nichtnutzung Vorgabe eines Fälligkeitsdatumsmit festgelegten Vorlauffristen Verwendung einer Gläubiger-IDund Mandatsreferenz erforderlich Verwendung von IBANund BIC Nur elektronische Einreichung SEPA-Lastschrift 9

10 Risikofaktor Zeit Basis-Infos Gläubiger ID s von ca. 4,6 Mio möglichen weitere Organisationen ( ) Umsetzung Migration SEPA-Lastschrift in Europa 2,07%, Deutschland < 1% (Nov. 2012) Umsetzung Migration SEPA-Überweisung in Europa 30,58% (Nov. 2012), Anteil BRD 6,68 (Q3 2012) Volumen Bis zu 8,5 mal größer SEPA XML kb verfügbare Ressourcen benötigte Ressourcen Unternehmen Banken Berater Software- Provider DTA 500 kb Zeit

11 Chancen und Risiken für Unternehmen und Verbraucher Chancen Beschleunigter Cash Flow durch schnellere Buchungszeiten (1 D) Vereinfachter & einheitlicher grenzüberscheitender Zahlungsverkehr geringere Haftung bei Kartenverlust (150 ) Intensivere Kommunikation mit Kunden (Pre-Notification) Risiken Investitionsbedarf Neue Anforderungen an die Systeminfrastruktur an die Mitarbeiter Erhöhte Anforderungen an die Datenqualität Neue Prozesse bei der Umsetzung der SEPA-Lastschrift Akzeptanz der Kunden Fristen für die Umsetzung (Migrationsenddatum) 11

12 SEPA-Irrtümer (1/2) (Falsche) Annahmen Wir haben Zeit bis Das Thema überlasse ich meiner Bank SEPA betrifft nur die IT und Fachbereiche Das stemmen wir schon irgendwie Die Realität Lastschriften für den müssen bereits die vorgeschriebenen Vorlauffristen einhalten (D -14) Um den Jahreswechsel nicht zu belasten, empfiehlt sich eine Umstellung bis spätestens Die EU-Verordnung gilt end-to-end Banken beschränken sich auf Ihren Teil zur Umsetzung der SEPA-Anforderungen (nämlich den technischen) außerdem Personalbuchhaltung, Reisekosten, Einkauf, Recht, Kunden, Vertriebs-u. Kundenserviceeinheiten Mittelgroße Unternehmen schätzen mittlerweile mit einer Projektlaufzeit von 1,5 Jahren, selbst das wird schon als extrem sportlich angesehen 12

13 SEPA-Irrtümer (2/2) (Falsche) Annahmen Mein Softwareprovider hat mir bereits seine SEPA- Fähigkeit bestätigt Wo kein Kläger, da kein Richter Das entscheidet jeder Bereich für sich DTA wird abgeschaltet Die Realität Änderungen können noch erforderlich sein (Neuerung in Rulebooks1x jährlich (Nov.). Bieten meist keine Komplettlösung (z.b. keine Mandatsverwaltung) Artikel 10 der EU-Verordnung schreibt vor, dass die Mitgliedstaaten bis zum 1. Februar 2013 Strafen für Verstöße festlegen und Implementierung der Verordnung überwachen müssen! Ohne eine zentrale Interpretationsstelle besteht die Gefahr unterschiedlicher Umsetzungsszenarien Übergangsfristen bis 2016 (z.b. ELV) Banken dürfen Konvertierung bis 2016 anbieten (gilt nur für Endverbraucher, s. Begleitgesetz) 13

14 Die Einführung von SEPA ist NICHT trivial - Ein Beispiel Verwalten der Mandate Kundendaten / Laufzeit Lastschrifthistorie Kommunikation Treasury Erzeugung SEPA-Dateien Kunde (Debitor) Unterschriebenes Mandat o. Mandatsänderungen Mandatsneuanlage, -änderung Image- Anforderung Mandats- Management Image Verarbeitung SEPA-Dateien Archivierung der Mandate Führendes System DTI / XML DMS / Archiv Stammdatenänderungen DTA Kundenverwaltung Adressdaten Bankdaten Rechnungen, offene Posten Bestelldaten Mandatsvordruck mit Kundendaten Kundennummer ERP-/CRM-System Internet-Shop Kunden-Info-Portal Erzeugung u. Druck der Mandatsformulare mit: Kreditor-ID Mandats-ID Kundenadressdaten Kundenbankdaten 14

15 IBAN und BIC Beispiel für eine IBAN (Bundesbank): Ländercode Prüfziffer Bankleitzahl Konto-Nr. DE stellig 2-stelllig 8-stellig 10-stellig (aufgefüllt mit Vornullen) Der BIC (auch SWIFT-Code) wird neben der IBAN als zweites Identifikationsmerkmal für die Weiterleitung von grenzüberschreitenden Zahlungen benötigt. Mit dem BIC können Kreditinstitute weltweit eindeutig identifiziert werden. Bank Land Ort Niederlassung / Filiale MARK DE F stellig 2-stelllig 2-stellig 3-stellig 15

16 IBAN nach Ländern (Quelle: www. 16

17 Die Rollen und der rechtliche Rahmen Vertrag / AGB s Zahler Bedingungen für den Überweisungsverkehr (SDD) Bedingungen für Zahlungen mittels Lastschrift (SCT u. SCT B2B) Zahlungsempfänger Zahlungs- Dienstleister des Zahlers Zahlungs- Dienstleister des Zahlungsempfängers DFÜ-Abkommen (insb. Anlage 3) Bedingungen für den Lastschrifteinzug Richtlinien für den Überweisungsverkehr SDD Rulebook SCT Rulebook SCT Rulebook B2B Implementation-Guidelines SDD (SEPA Direct Debit) SCT (SEPA Credit Transfer) 17

18 Lastschriftarten Zur Zeit stehen vier Lastschriftverfahren zur Verfügung Zwei neue SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift) Zwei deutsche DTA-Lastschriftverfahren (nur bis Februar 2014) (Lastschrifteinzugsverfahren und Abbuchungsverfahren) Regelungen der Einzugsermächtigung seit Juli 2012 Rückgabefrist = 8 Wochen Rückgabe durch den Schuldner, ohne Angabe von Gründen Getroffene Einzugsermächtigung kann als Grundlage für den Einzug per SEPA Basis-Lastschrift dienen 18

19 SEPA-Lastschriftarten CORE und COR1 (SEPA-Basislastschrift) Pre-Notification, 14 Tage vor Einzug Einreichung bei der Bank Erst- u. Einmallastschrift = Due Date 5 (6) Tage Folgelastschrift = Due Date 2 (3) Tage Bilaterale Vereinbarung = Due Date 1 Tag Rückgabefristen 13 Monate 8 Wochen (o. Begründung) B2B (SEPA-Firmenlastschrift) Bank muss Mandatsprüfung vornehmen Zahlungspflichtiger muss Mandat seiner Bank vorlegen Rückgabe nicht möglich Ausnahme, kein Mandat Einzugsfristen Due Date - 1 Tag 2 Tage bei Rückgabe, weil Einlösung nicht möglich 19

20 Mandat: Umfangreich oder überschaubar? 20

21 Vertrags-/Mandatsverhältnis Variante 1 Variante 2 Debitor Vertrag Mandat Kreditor Schuldner Vertrag Kreditor Debitor Mandat Variante 3 Debitor Vertrag Kreditor Variante 4 Schuldner Vertrag Kreditor Mandat Gläubiger Debitor Mandat Gläubiger 21

22 Mandatsbegriff Jeder SEPA-Lastschrift liegt ein Mandat zu Grunde. Das Mandat ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen dem Debitor, dem Kreditor und der Bank des Debitors. Jedem Mandat liegt ein Vertrag zu Grunde. In der Regel sind hier der Debitor und der Kreditor Vertragspartner. 22

23 Mandatsverpflichtungen Die Überschrift SEPA-Lastschrift-Mandat bzw. SEPA Firmenlastschrift-Mandat ist verpflichtend Die Feldbezeichnungen (z.b.: Name des Zahlungsempfängers) sind zwingend vorgeschrieben. Der Kreditor ist verpflichtet, das Mandat und seine Änderungen aufzubewahren. 23

24 Lastschrift-Regelungen (Umdeutungslösung) Bereits mit einem Schuldner getroffene Ermächtigung zum Einzug von Forderungen kann als Grundlage für den Einzug per SEPA Basis- Lastschrift genutzt werden ( Umdeutungslösung). Das erneute Einholen einer SEPA-Ermächtigung entfällt Schuldner muss in Textform über die Umstellung des Einzugsverfahrens informiert werden Wenn man die Einzugsermächtigung in das SEPA-Mandat umdeutet, muss bei der ersten SEPA-Basis-Lastschrift das Datum der schriftlichen Unterrichtung in dem Feld "Datum der Unterschrift" mitgegeben werden (siehe Punkt (4) in den Bedingungen). Auf Nachfrage des Kreditinstituts ist die Unterrichtung nachzuweisen 24

25 Umdeutungslösung Lastschriften müssen im Original mit Unterschrift vorliegen Lastschriften, die per Telefon, oder Internet-Formular erteilt wurden sowie für Aufträge im Abbuchungsverfahren gibt es keine Umdeutungsmöglichkeit, hier muss ein SEPA-Mandat gesondert eingeholt werden. Schuldner muss in Textform über die Umstellung des Einzugsverfahrens informiert werden. Folgende Informationen müssen enthalten sein: Vorname und Name und vollständige Adresse Gläubiger ID und Mandats ID Eindeutige Referenz zur ursprünglichen Einzugsermächtigung Optional: Kontoverbindung des Schuldners (Name Kreditinstitut, IBAN u. BIC) und Datum der Einzüge 25

26 Gläubiger ID Gläubiger ID heißt auch Kreditor ID Identifiziert eindeutig den Lastschriftgläubiger (Unternehmen, Behörde, Kommune, Verein, Einzelkaufmann etc.) Ändert sich nicht mehr bei Anschriftenänderung oder Umfirmierung Beantragung bei der Deutschen Bundesbank Internet: Ausschließlich elektronische Beantragung Voraussetzung: Hauptgeschäftssitz in Deutschland Vorlage bei der eigenen Bank Nachweis der eigenen Identität Zulassung zur Berechtigung zum Lastschrifteinzug kann nur die eigene Bank erteilen 26

27 Gläubiger ID beantragen 27

28 Einzel- und Rahmenmandat Einzelmandat Bezieht sich auf exakt einen Vertrag Eine Bündelung fälliger Beträge ist NICHT möglich Bei der Sperrung des Mandates durch den Kunden ist nur diese Lastschrift nicht mehr möglich, alle anderen Mandate behalten ihre Gültigkeit Bezieht sich auf alle Verträge bei einem Zahler Eine Bündelung fälliger Beträge ist möglich Die Abbuchung darf nur von EINEM Konto erfolgen Bei einer Sperrung des Mandates durch den Kunden sind keine weiteren Lastschriften mehr möglich. Rahmenmandat 28

29 Mandatsformen laut BMI Achtung: Vorschlag zum emandant, noch nicht gültig! 29

30 Dematerialisierung des Mandats 30

31 Mandatshistorie Attribut- Nummer Inhalt der ersten Lastschrift Inhalt der zweiten Lastschrift Inhalt der ersten Lastschrift nach der ersten Änderung AT CB CB CB CB56 Inhalt der ersten Lastschrift nach der zweiten Änderung AT-02 DE 50 SP DE 50 SP DE 50 VDB DE 50 VDB AT-03 van den Berg AG van den Berg AG van den Berg AG van den Berg AG AT-04 DE DE DE DE AT-05A Im Strasser Feld 3 Im Strasser Feld 3 Im Strasser Feld 3 Im Strasser Feld 3 AT-05B Herzogenrath Herzogenrath Herzogenrath Herzogenrath AT-05C DE DE DE DE AT , , , ,60 AT-07 DE DE DE DE AT-09A Kaiserstraße 214 Kaiserstraße 214 Kaiserstraße 214 Kaiserstraße 214 AT-09B Herzogenrath Herzogenrath Herzogenrath Herzogenrath AT-09C DE DE DE DE AT AT-12 GENODED1WUR AACSDE33XXX GENODED1WUR GENODED1WUR AT-13 VDBBDEHZXXX VDBBDEHZXXX VDBBDEHZXXX AACSDE33 AT-14 Flora Soft Flora Soft Flora Soft Flora Soft AT-15 (Name des Schuldners) (Name des Schuldners) (Name des Schuldners) (Name des Schuldners) AT-17 Paper 1) Paper Paper Paper AT-18 DE 50 SP AT-20 CORE CORE CORE CORE AT-21 FRST RCUR RCUR FRST AT-22 Warenlieferung Warenlieferung Warenlieferung Warenlieferung AT-24A TRUE TRUE AT-24B DE AT-24C SMNDA AT-25B AT-27 (ID des Debitors) (ID des Debitors) (ID des Debitors) (ID des Debitors) AT-37 (ID des Schuldners) (ID des Schuldners) (ID des Schuldners) (ID des Schuldners) AT-38 (Name des Gläubigers) (Name des Gläubigers) (Name des Gläubigers) (Name des Gläubigers) AT-39 (ID des Gläubigers) (ID des Gläubigers) (ID des Gläubigers) (ID des Gläubigers) AT-58 GDSV GDSV GDSV GDSV AT-59 SUPP SUPP SUPP SUPP 31

32 Pre-Notification (Vorankündigung) Pre-Notification (Vorankündigung) wird ein wichtiger Kommunikationskanal mit dem Kunden! Form, Farbe u. Medienkanal nicht vorgeschrieben (z.b. mit Rechnung, per , usw.) Pflichtinfo zur Kundenbindung und -akquise nutzen! Kundenpotentiale nutzen, denn nicht jeder Debitor ist auch Kunde. Bei wiederkehrenden Lastschriften z.b. 12 Kontaktpunkte übers Jahr. Vorsicht: Kunden haben viele Kontaktpunkte (Lastschriften), z.b. Zeitungs-Abo, Energieversorger, GEZ, usw. 1. Mandat einholen 2. Mandat erteilt 4. Lastschrifteinreichung Kunde 3. Pre-Notification Unternehmen Bank des Zahlungsempfängers 32

33 Pre-Notification (Vorankündigung) Die Pre-Notification muss spätestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin (Due-Date) vom Kreditor versendet werden, es sei denn ein anderer Zeitraum ist bilateral zwischen Debitor und Kreditor vereinbart. Die Pre-Notification informiert den Debitor über den Betrag und den Fälligkeitstermin der Lastschrift. Nach Versendung der Pre-Notification werden automatisiert Fälligkeitsdaten errechnet Die Pre-Notification enthält die Kreditor-ID und die Mandats-ID. 33

34 Attribute der SEPA-Lastschrift (Nachrichten) Pain = Payment Initiation-Nachrichten des ISO Standards für die Einreichung von Kundenaufträgen bei der Bank. Pacs = Paymants Clearing Settlement-Nachricht des ISO Standards für den Austausch von Zahlungsnachrichten zwischen den Banken Camt = Cash Management-Nachricht des ISO Standards für den Tagesendauszug, für untertägige Kontoauszüge und für die Avisierung von Überweisungs- und Lastschrifteingängen. 34

35 XML (1/2) XML-Format gemäß ISO 20022, welches den sogenannten UTF8- Zeichensatz ermöglicht SEPA-Regelwerk: nur verpflichtende Unterstützung des eingeschränkten Latin-Zeichensatzes komplette Nutzung des UTF8-Zeichensatzes als bilaterale Vereinbarung möglich SEPA-Zahlungen im DFÜ-Abkommen der Deutschen Kreditwirtschaft sieht nur den Latin-Zeichensatz vor: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / -? : ( )., + Space 35

36 XML (2/2) Das jeweilige Kreditinstitut ist berechtigt, bei Verwendung von Zeichen außerhalb dieses Zeichenvorrats die unzulässigen Zeichen z. B. durch Leerzeichen oder durch bedeutungsähnliche Zeichen aus dem definierten Zeichensatz zu ersetzen oder gegebenenfalls auch die gesamte Datei zurückzuweisen. 36

37 Vorgehensweise und Empfehlungen Frühzeitige Bestandsaufnahme / Analyse der SEPA-Anforderungen und Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse, Systeme, Datenqualität, Daten- u. Dokumentenflüsse (z.b. in Form einer Reifegradanalyse) Bewertung von Chancen und Risiken Soll-Konzept Integration in Projektorganisation Umsetzungs- u. Ressourcenplanung Information und Involvierung aller Beteiligten IT, DQM, Fachabteilungen, Recht, Marketing, Vertrieb, Systemhersteller, Banken Testszenarien mit Banken vereinbaren Informationsstrategie zur Kundenbindung Schulung der Mitarbeiter, besonders mit direkten Kundenkontakt 37

38 S PA-Routenplan (Reifegradanalyse) SEPA Umfang (%) BEDARF (%) i) Prozesse und Verantwortlichkeiten j) Schriftgut a) Geschäftsgrundlagen und Vorgehensmodell b) Zahlungsdienstleister c) Mandate erzeugen und speichern Erfüllungsgrad (%) h) Systeme d) Mandate wandeln und ändern g) Daten und Formate e) Vorlauf und Benachrichtigung f) Referenzierung 38

39 Basis-Fragenkatalog zur Analyse Welche Systeme sind Betroffen? (mittelbar/unmittelbar) z.b. CRM, ERP, FiBu, DMS, Archiv, Druckoutput Was muss neu implementiert oder angepasst werden? z.b. Mandatsmanagement-Funktionalitäten Welche Prozesse sind Betroffen? (mittelbar/unmittelbar) Welche Personen / Gruppen sind Betroffen? (mittelbar/unmittelbar) z.b. Bestandskunden, Neukunden, Mitarbeiter, Lieferanten Welche Medienkanäle müssen berücksichtigt werden? z.b. Brief, , Online (Kundenportal) Weitere Schnittstellen? (Kunden/Lieferanten/Mitarbeiter/Banken) Nötige Daten- und Dokumentenflüsse und in welcher Qualität? z.b. Kundenstammdaten, Bankdaten, Mandate Welche Risiken können wann auftreten, in welchem Ausmaß? z.b. Umstellung Lastschriftverfahren Bestandskunden Welche Chancen / Nutzenpotentiale können gehoben werden? z.b. Veränderung der Kundenkommunikation / Kundenbindung 39

40 S PA SERVICES im Überblick Vom Know-how Transfer bis zur Implementierung: Individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten! SEPA-Seminare (1 Tag) SEPA-Routenplan (Ist-Analyse u. Handlungsempfehlungen) Umsetzungsbegleitung (Coaching) Projektplanung & Projektmanagement Softwareevaluation Implementierung (vdb SEPA-Lösungen) 40

41 Fragen? Weitere spezifische Fragestellungen? Offener Dialog erwünscht! 41

42 Danke! Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: ACT IT Consulting & Services AG Rudolf-Diesel-Str Niederkassel Tel.: / Ansprechpartner: Marco Geuer marco.geuer@actgruppe.de Wolf Reinhardt wolf.reinhardt@actgruppe.de 42

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