DGQ Regionalkreis Clemens Graßmann, Fachbereichsleiter Korrespondenz und Outputmanagement ACT Unternehmensgruppe, 9. Februar 2012

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1 Effizienz. Innovation. Sicherheit. DGQ Regionalkreis Clemens Graßmann, Fachbereichsleiter Korrespondenz und Outputmanagement ACT Unternehmensgruppe, 9. Februar 2012

2 Inhalt 1. Überblick ACT Unternehmensgruppe 2. Überblick ACT Serviceangebot Korrespondenz und Output 3. Referat Dokumentenbasierte Prozesse in der Fertigungsindustrie Digitales Rechtemanagement Beispielprozess in der Fertigungsindustrie PDF: Das intelligente Dokument Digitales Rechtemanagement Aktuelle Entwicklungen 4. Diskussion & Fragen 2

3 1. Überblick ACT Unternehmensgruppe 3

4 Steckbrief ACT Unternehmensgruppe Geschäftstätigkeit ACT ist ein Technologie Beratungsunternehmen für: IT Infrastruktur Management und Geschäftsanalytik Korrespondenz und Output Management IT Operation Services Branchen ACT bietet branchenübergreifende Leistungen und branchenspezifische Lösungen an. Unternehmensdaten Gründungsjahr 1982 Umsatz 20,10 Mio. in 2011 (Plan) Mitarbeiter 205 (Stand Dezember 2011) Zielmarkt DACH Region Gesellschafter ACT Management (privat) Standort ACT Unternehmensgruppe Rudolf Diesel Straße Niederkassel Telefon: E Mail: info@act online.de Internet: online.de 4

5 Kunden der ACT Unternehmensgruppe (Auszug) Alte Leipziger ARAG Arvato Systems GmbH Barmenia Krankenversicherung a.g. Bundeswehr BWI Systeme GmbH Deutsche Post/ Williams Lea Deutscher Sparkassenverlag Finanz Informatik Gothaer (Systems GmbH und Allg. Versicherungs AG) HSBC Trinkaus & Burkhardt AG IBM Deutschland GmbH ITERGO Informationstechnologie GmbH Sparkassen Von Essen Bank Westdeutscher Rundfunk 5

6 2. Überblick Serviceangebot Korrespondenz und Output 6

7 Kompetenz in Korrespondenz und Output Branchen (z.b. Fertigung, Finance etc.) Geschäftsprozesse, Dokumente, Schriftgut Consulting & Coaching Formular- und Outputmanagement Strategie Analyse & Design Migration Integration Sicherheit & DRM Formulardesign Prozessoptimierung Implementierung Scripting Entwicklung Umsetzung C++, Java EE Technologie XML HTML PDF (/A) PDF/A DXF AFP XPS Druck Papier Standards & Formate gerformate Folie 7 7

8 Kompetenz in Korrespondenz und Output Services für Output und Korrespondenz Plattformen Consulting & Planung Architektur Realisierung Betrieb Unterstützung bei der Strategieentwicklung ROI Analysen Assessments für bestehende Umgebungen Schriftgut und Prozess Analysen Transfer von Geschäftsanforderungen in Korrespondenz und Output Szenarien Unterstützung in der Plattformauswahl Entwurf der Facharchitektur Entwurf der Integrationsarchitektur Modellierung der technischen Architektur Definition von Datenformaten und Schnittstellen PoC / PoT Entwicklung neuer Service und Betriebsmodelle (SaaS, Cloud, ) Modellierung der Vorlagen und Dokumententypen Entwicklung und Design von Vorlagen Implementierung, Integration und Migration neuer Korrespondenz und OPM Systeme Projektmanagement Test und Rollout Management KnowHow Transfer Unterstützung in der Phase zum Betriebsübergang Produktionssupport bei der Pflege von Vorlagen Kundenspezifische Schulungen für die Fachbereiche zur Dokumentenerstellung Betreuung vor Ort und remote 8

9 Kompetenz in Korrespondenz und Output DOPE, ISISPAPYRUS HP Exstream HP Exstream HP Exstream ADOBE ADOBE ADOBE ADOBE Adobe LiveCycle Umsetzungs Partner Herstellerunabhängiger Umsetzungs Partner Beratungs und Integrationspartner mit Schwerpunkt Finanzindustrie Herstellerunabhängiger Lösungs und Service Provider Formularcenter Servicetiefe Workshops, Trainings Integration Workshops, Trainings Projektmanagement Prozessberatung Integration Workshops, Trainings Lösungsbausteine Projektmanagement Prozessberatung Integration Workshops, Trainings Entwicklung und Design Entwicklung und Design Entwicklung und Design Entwicklung und Design 2008/ / / /2012 Folie 9 9

10 3. Referat 10

11 Referat Dokumentenbasierte Prozesse in Fertigungsindustrie Digitales Rechtemanagement 1. Beispielprozess in der Fertigungsindustrie 2. PDF: Das intelligente Dokument 3. Digitales Rechtemanagement 4. Aktuelle Entwicklungen 11

12 3.1 Beispiel: Abstimmungsprozess mit Zulieferbetrieben 12

13 Beispiel: Abstimmungsprozess mit Zulieferbetrieben Konstrukteur am CAD Arbeitsplatz PDM Browse PDM 1 OEM Konstrukteur Konstrukteur bereitet Abstimmung vor Starten von Acrobat 3D aus dem PDM oder vom Desktop 6 CAD Konvertierung o. Open/GLCapture in PDF Checkout Bauteil 2 4 CAD Check-in Bauteil Ändern des Bauteils 3 14 Konstruktions Update basierend auf Feedback des Zulieferers Konstrukteur stimmt sich mit Zulieferer ab Zulieferer CAD Konstrukteur wird zurückgeschickt oder auf dem SharePoint Server hochgeladen mit dem kommentierten PDF 7 8 Initialisierung eines 3D Abstimmungsprozesses mit Reader Freischaltung zum Kommentieren und Analysieren 11 Ansichten erstellen mit Bemerkungen Policy je nach Zulieferer vergeben Authentifizieren Zurückziehen Umleiten Adobe LiveCycle Rights Management ES 10 PDF Öffnen 12 Kommentare anbringen [Messen, Schnitte, etc.]

14 3.2 PDF: Das intelligente Dokument 14

15 PDF: Das intelligente Dokument Offline Nutzung Formulare Daten Validierung & Kalkulation Dynamische Strukturen Sicherheit Drucken Workflow Verteilung, Archivierung Text, Bilder, Video, Audio 2D Zeichnungen 3D Modelle Archivierung Integration und Schnittstellen Sicherheit XML, SOAP Web-Services: SOA

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17 CRM ERP Andere Quellen Digitale Signaturen Digitalisierung

18 Der Überall Client: Adobe Reader

19 3.3 Rechtemanagement 19

20 Die Herausforderungen

21 Wie kann geholfen werden? 1. Schützen sensitiver Informationen PDF MS Office (Word, Excel, Powerpoint) CAD Formate (Pro/ENGINEER, CATIA, Lettice 3D) weitere Formate 2. Bestehende Prozesse und Systeme erweitern Schutz auf Basis von Regeln Schutz behindert autorisierte Benutzer nicht Schutz reist mit dem Dokument 21

22 Digitales Rechtemanagement: Funktionsweise

23 Digitales Rechtemanagement: Rollen

24 Digitales Rechtemanagement: Architektur Cross-Platform Clients Reader PDF Word Excel PowerPoint PTC Hitachi Dassault User Interface Technologies AIR Flex Rights Management SDK Software Development Kit LIVECYCLE ES2 ENTERPRISE SUITE Server Components Authentication Provisioning Authorization Audit Management Process Management Content Services Foundation Common Administration, Invocation, Orchestration, Security, Encryption Database AD Kerberos LDAP SSO... Existing Customer Infrastructure

25 DRM Funktionen: Richtlinienmanagement Richtlinien definieren Zugriffsrechte: Richtlinien Autor identifiziert die Zugriffsberechtigten und weist Ihnen Berechtigungen zu. Interne und externe Benutzer Berechtigungen zum Anzeigen, Verändern, Kopieren, Drucken sowie Gültigkeit von Dokumenten Flexible Administration: Definition von Policy Sets Benutzer können optional auch eigene Richtlinien erstellen Meine Richtlinien Policen können über eine RIA Weboberfläche oder programmatisch erstellt werden

26 DRM Funktionen: Versionierung, Richtlinien anwenden Anwenden von Richtlinien: Dokumente kontaktieren den Server zwecks Authentifizierung Offline Zugriffmodus bietet höhere Flexibilität wenn man nicht online ist Versionsbenachrichtigung: Da Dokumente den Server anfragen, können dynamisch Dokumente widerrufen und aktuelle Versionen bereitgestellt werden.

27 DRM Funktionen: Protokollierung, dynam. Wasserzeichen Dynamische Wasserzeichen: Anzeige des dynamischen Wasserzeichens in PDFs und Office Anpassbar Protokollierung: Verwalten der Logs über die Dokumentennutzung : Wer? Wann? Wo? Was? Einhalten von gesetzlichen Vorgaben für die Aufzeichnungen Import weiterer Ereignisse, um das Logging von Produkten für Security Information and Event Management (SIEM) im Reporting bereitzustellen

28 DRM Funktionen: Flexible Mechanismen Dokumente können von Endbenutzern auf Anfrage oder automatisiert geschützt werden LiveCycle LaunchPad AIR Anwendung Cross Plattformdrag&drop Anwendung Native Desktops (Acrobat, Office) Server watched folders und APIs, um automatisiert Office und PDF Dokumente zu schützen LiveCycle Content Services und MS SharePoint bieten RM Turnkey Funktionen. Folie 28

29 DRM Anwender: Automotive, Fertigung Folie 29

30 3.1 Aktuelle Entwicklungen 30

31 Aktuelle Entwicklungen Multichannel Output D , E Postbrief, E Mail SMS, Twitter, soziale Netze Mobile Endgeräte Remote Collaboration (online) Dezentrales Vorlagenmanagement Dezentrale Bearbeitung Portable Anwendungen ( Apps ) statt Dokumente AIR HTML5 + JS + CSS Offline Fähigkeiten 31

32 Kontakt ACT D&I Geschäftsführung Herbert Püts Sigurd Bräuer Fachbereichsleiter Korrespondenz und Outputmanagement Clemens Graßmann Vertrieb Friedhelm Urbanik Gerlinde Graßmann 32