Effiziente Datenerfassung mit PaperDynamix

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1 Effiziente Datenerfassung mit PaperDynamix Vortrag auf dem IYOPRO-Workshop am 28. November in Iserlohn

2 Fragestellungen für mobile Geschäftsprozesse Wie können die Anwender einfacher und schneller Daten in die Unternehmenssoftware übertragen? Wie können die Arbeitsaufträge effizient an die Mitarbeiter verteilt werden? Wie kann eine mobile Lösung flexibel für verschiedene Anwendergruppen genutzt werden? Wie können die Aufwände für das Scannen von Dokumenten reduziert werden? Wie können Fotodokumentationen in den Workflow integriert werden? Wie kann eine rechtssichere Datenerfassung und Dokumentation erfolgen?

3 Verschiedene Eingabemedien Papier (Herkömmliche Formulare) + Einfache Bedienung + Unterschrift kann erfasst werden + Durchschlag für Kunden möglich - Langsame Weiterverarbeitung - Riskant (Datenverlust) - Teuer (Papierlogistik)

4 Verschiedene Eingabemedien Laptop, Notebook + Digitale Speicherung + Schnelle Informationsverteilung + Direktanfrage an ERP/CRM - Keine Erfassung der Unterschrift möglich - Stromabhängig (Akkulaufzeit) - Störend im Kundengespräch - Teuer (Betriebskosten)

5 Verschiedene Eingabemedien Tablet + Digitale Speicherung + Schnelle Informationsverteilung + Direktanfrage an ERP/CRM möglich - Erfassung der Unterschrift möglich - Teuer (Betriebskosten)

6 Verschiedene Eingabemedien Digital Pen & Paper + Einfache Bedienung + Unterschrift rechtsgültig + Durchschlag für Kunden möglich + Digitale Speicherung + Schnelle Informationsverteilung + ROI in unter 12 Monaten - Wenig Rückkopplung von der Zentrale

7 Was bietet PaperDynamix? PaperDynamix bietet flexible Datenerfassung über verschiedene Eingabekanäle um Informationen vom Anwender in die zentralen DV-Systeme in wenigen Minuten zu übertragen. Ziel: Formularprozesse digitalisieren: Schnell, sicher und nachvollziehbar. Bei niedrigen Kosten.

8 Einsatzbereiche von PaperDynamix Facility Management Kunden: Deutsche Annington, BILFINGER, Aareon, HOCHTIEF, Messe Frankfurt, ObjektuS, Thermomess Anwendungen: Wohnungsabnahme, Verkehrssicherung, Bewirtschaftungsprozesse, Rauchmelderprüfung, Zählerablesung Backend-Systeme: GES; SAP RE, HR, SD, CRM; AS400 Vorteile: Senkung der Durchlaufzeit zur Vertrags- /Rechnungserstellung von mehreren Tagen auf wenige Minuten Banking Kunden: Denizbank, Sekerbank Anwendungen: Kreditkartenvertrieb, Kontoeröffnung Backend-System: Internext, CompuBank Kompletter Abschluß des Vertrages inkl. Kundeninformation in 3 Minuten. Sales and Service Kunden: VIKING Life-Saving, TALIS, Die Bahn, HENKEL, Dehner, ProDuo, VENSYS Anwendungen: Servicedokumentation, Bestellannahme Backend-Systeme: SAP C/S, HR, SD, CR; MyFactory Vorteile: Schnelle, nachvollziehbare Servicedokumentation, vollautomatische Materialverbuchungen in SAP, Kostensenkung Aviation, Polizei Kunden: JetAviation, BAZL, SwissFlightService, Schweizer Polizei Anwendungen: Bord Logbuch, Flugzeuginspektionen, Unfalldoku Backend-System: Offiziell zugelassenes Dokumentations-werkzeug des BAZL und des ASTRA Vorteile: Senkung der Durchlaufzeit der Dokumentation von 3 Tagen auf 3 Minuten.

9 Funktionsweise von PaperDynamix

10 Einfache Integration von PaperDynamix PaperDynamix wird als Datenpumpe in die existierende Infrastruktur integriert. Vorhandene Systeme wie SAP, GES, etc. werden so kostengünstig um eine mobile Datenerfassung ergänzt. Die Datenerfassung für Geschäftsvorgänge wird einfach als PDF- Formular beschrieben und kann sofort ohne weitere Programmierung genutzt werden. Auf digitalem Papier, im Online- Portal sowie auf iphone, Android und ipad. Eine automatische Datenablage im ERP und Archiv schließt die Vorgänge ab.

11 Flexible Nutzung verschiedener Eingabegeräte Vorgangsdaten Papierformulare Integration von Fotos, Barcodes, externe Daten PDiX Upload des PDF in den PaperDynamix- Server erstellt automatisch alle drei Input-Kanäle zur sofortigen Nutzung. Einzelne Vorgänge (Aufträge, Tickets) werden den Anwendern zur Verfügung gestellt. Auf Papier, online oder in einer App. Online-Portal Plausibilitätsprüfungen, Statusprüfung, sofortiges Feedback an die Anwender. Ausgabe der Daten sowie von PDF und XML. ipad App ERP, CRM, BPM, Archiv Formularerzeugung Auftragserzeugung Datenerfassung Validierung Freigabe Verarbeitung ERP, Archiv

12 PDiX - Archivierung Archivierung als PDiX: In einem geschlossenen PDF werden die handschriftlichen Eingaben, der Endstand der Daten sowie die Änderungshistorie gespeichert. Daneben sind die Daten in einer vollständige XML-Datei gespeichert. PDiX Manueller Input Endstand der Daten Änderungshistorie Alle Fotos im PDF

13 Leistungsfähiges Portal für Anwender und Backoffice Im PaperDynamix Portal werden die Daten mandantenfähig verwaltet. Viersprachige Bedienoberfläche: DE, US, TR, BR

14 Hohe Korrekturgeschwindigkeit Linke Seite: Darstellung im Korrekturmodus, rechts der manuelle Input

15 Plausibilitätsprüfungen, Werteergänzung PaperDynamix kann bestehende Datenbanken abfragen um Werte zu ergänzen bzw. den Status von Aufträgen abzuholen. Handschriftliche Eingabe Ergebnis wird in den Datensatz eingespielt Abfrage des CRM-Systems Kein Speichern ohne erfolgreiche Prüfung auf Qualitätskriterien

16 Regelbasierte Unterstützung des Backoffice 1/2 Die Regeln werden im Portal für den Geschäftsprozess/das Formular definiert. PaperDynamix führt den Anwender zu regelkonformer Dokumentationsqualität.

17 Regelbasierte Unterstützung des Backoffice 2/2 Nach erfolgreicher Prüfung werden mit der Freigabe des Datensatzes die Parameter für eine automatische Archivierung im DMS gesetzt.

18 Automatische Erzeugung der ipadapp für die Formulare PaperDynamix erzeugt automatisch für die Formulare die App. Arbeitsaufträge können direkt vom Server auf die Geräte der Mitarbeiter verteilt werden. Zusätzliche Bedienelemente wie Unterschriftenerfassung, Kamerasteuerung können im Server zusätzlich konfiguriert werden und stehen sofort allen Endgeräten zur Verfügung. Checkboxen mit Auswahl Kommentarfelder

19 Vorteile beim Einsatz von PaperDynamix PaperDynamix bietet flexible Datenerfassung über verschiedene Eingabekanäle um Informationen vom Anwender in die zentralen DV-Systeme in wenigen Minuten zu übertragen. + Leistungsfähige Anbindung an CRM/ERP Systeme wie SAP + Verschiedene Eingabegeräte parallel möglich: Digitale Stifte, Apps, Onlineportal + Fotodokumentation mit Apps nahtlos in den Formularprozess einbinden + Leistungsfähiges Portal für effiziente Backoffice-Verarbeitung + Automatische Dokumentation als PDF-Dateien inkl. Änderungshistorie + Hohe Anwenderzufriedenheit durch einfache Bedienung + Kostengünstige Endgeräte, BYOD wird unterstützt + ROI in unter 12 Monaten

20 Live Demo PaperDynamix und

21 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT Wann profitieren Sie von PaperDynamix? SRS-Management GmbH Berliner Ring Bensheim Fon: +49 / 6251 / Fax: +49 / 6251 /

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