Handhabung von s im Bundesministerium des Innern

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1 Handhabung von s im Bundesministerium des Innern RR n Jutta Dahmen Bundesministerium des Innern Referat Z 2 (Organisation) November 2010

2 Agenda Grundlagen Elektronischer Posteingang Elektronische Bearbeitung und Postausgang Auswirkungen der auf die tägliche Praxis Zeitplan zur Einführung der E-Akte im BMI Ergebnis der Pilotierung der E-Akte Was ändert sich mit der E-Akte? Kurzer Einblick in die E-Akte 2

3 Grundlagen Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesregierung (GGO) Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR) Hausanordnungen (HAOen) des BMI: Gruppe 3 Blatt 4.1 Richtlinie zum Einsatz der IT im BMI Gruppe 8 Blatt 1 Verwaltung des Schriftguts im BMI 3

4 Grundlagen (el.) Posteingang GGO 13 (1) Eingänge sind alle Dokumente, die dem Bundesministerium elektronisch oder in Papierform zugeleitet werden. (2) Eingänge sind nach Anlage 1 zu behandeln und unmittelbar der Leistung der zuständigen Organisationseinheit zuzuleiten, soweit nichts anderes bestimmt wird [ ]. GGO Anlage 1 zu 13 Abs. 2 GGO I. Elektronische Eingänge 1. Elektronische Dokumente sind in der Regel elektronisch weiterzuleiten. 2. Alle elektronischen Dokumente, die nicht bei der zuständigen Stelle eingehen, sind weiterzuleiten oder der zentralen Posteingangsstelle zuzuleiten. 3. Bei besonders dringlichen Sachen im Sinne von Nummer II 3 ist die Eilbedürftigkeit gegebenenfalls kenntlich zu machen. Sie sind beschleunigt weiterzuleiten. Eine weitere Eingangsbehandlung durch die Posteingangsstelle erfolgt nicht. 4. Elektronische Dokumente, die von der Posteingangsstelle in Papierform weitergeleitet werden sollen, sind gemäß Nummer II zu behandeln. 4

5 Grundlagen (el.) Posteingang RegR 7 Eingänge (1) Eingänge sind nach Anlage 1 zu 13 Abs. 2 GGO zu behandeln und grundsätzlich vor der Bearbeitung zu registrieren. (2) Das Registrieren ist bei Dokumenten in papiergebundener Form auf das Notwendige zu beschränken; bei elektronischer Vorgangsbearbeitung sind darüber hinaus erforderliche Metainformationen zu erfassen. HAO Gr. 8 Bl. 1, Nr Eingänge Alle Eingänge (in elektronischer oder Papierform) sind baldmöglichst zu registrieren. Sie sind deshalb grundsätzlich vom Eingangsempfänger noch vor der Bearbeitung der Registratur zur Registrierung zuzuleiten ( 7 Abs. 1 RegR). 5

6 Grundlagen (el.) Posteingang HAO Gr. 3 Bl. 4.1 Richtlinie zum Einsatz der IT im BMI regelt u.a. regelmäßige Prüfung der -Postfächer auf neue Eingänge Vertreter im el. Postfach einrichten Irrläufer unverzüglich an zuständige Stelle weiterleiten Zwischenbenachrichtigung an Abs., wenn nicht in angemessener Frist geantwortet werden kann Speicherung aktenrelevanter s 6

7 Grundlagen (el.) Bearbeitung 12 GGO - Arbeitsablauf (1) In den Arbeitsabläufen sind elektronische Verfahren soweit wie möglich zu nutzen (2) Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit (im Rahmen der Aufbewahrungsfristen) aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein. Einzelheiten der Dokumenten- und Aktenverwaltung regelt die Registraturrichtlinie (RegR). 4 RegR Grundsatz der Vollständigkeit und Einheitlichkeit Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit des Sach- und Bearbeitungszusammenhangs Einheitlichkeit des Bearbeitens der Geschäftsvorfälle Dokumente dürfen aus der Akte nicht entfernt, bei Nutzung elektronischer Vorgangsbearbeitung nicht gelöscht werden. 7

8 Grundlagen (el.) Bearbeitung 6 RegR Anforderungen an das Bearbeiten Bezug auf Grundsätze des 12 GGO Das [ ] Schriftgut muss vollständig, authentisch und übersichtlich sein [ ] (3) Aktenrelevante elektronisch empfangene, erstellte oder versandte Dokumente sind bei papiergebundener Bearbeitung auszudrucken. Die Ausdrucke sind zusammen mit den Geschäftsgang- und Bearbeitungsvermerken und dem Nachweis der Versendung des Dokuments ( -Kopf) als Original gekennzeichnet zu den Akten zu nehmen. (4) Bei elektronischer Vorgangsbearbeitung ist sicherzustellen, dass die Dokumente, der Laufweg und die Aufzeichnungen aus der Bearbeitung (z. B. Geschäftsgangvermerke, Verfügungen, Aktenvermerke, Zeichnungen, Mitzeichnungen, Kenntnisnahmen) in Protokoll- und Bearbeitungsinformationen nachgewiesen und der elektronischen Akte zugeordnet werden. 8

9 Grundlagen (el.) Bearbeitung Die GGO regelt im Weiteren z.b. Anträge, Fragen und Beschwerden Beteiligung Schriftverkehr Zeichnungsbefugnis Zeichnungsform sowie Zusammenarbeit, Rechtsetzung usw. Die RegR regelt im Weiteren z.b. Verfügungen (ZdA, Wv, Wgl, ZVg, ZSg) Verwalten von Schriftgut, Aufbau des Geschäftszeichens etc. 9

10 Grundlagen (el.) Bearbeitung und Postausgang Die IT-Richtlinie BMI regelt u.a. Geschäftsgang (Mitzeichnungen erfolgen nach Möglichkeit durch el. Weiterleiten) Versand von s (Referatsadresse als Absender, Adressat ist Referatspostfach Behördenübergreifenden -Verkehr Mails mit VS-NfD-Inhalt etc. 10

11 Die Auswirkungen der auf die tägliche Praxis Steigende Anzahl von -Objekten 2000: 1,2 Millionen -Objekte pro Jahr im BMI 2008: 12 Millionen -Objekte pro Jahr im BMI Veraktung bzw. Ablage von Vorgängen und Dokumenten Ausdrucken und Papierveraktung Speicherung auf den Referatslaufwerken Speicherung in Outlook-Archiven 1. Hj. 2010: Obligatorische Geschäftsgangsschulungen im BMI für alle Mitarbeiter (durch didaktisch geschulte, hausinterne Multiplikatoren) Schulungsmaßnahme erhielt gute Bewertung durch die Beschäftigten Steigende Nachfrage nach elektronischer Abwicklung der Geschäftsabläufe ohne Medienbrüche 11

12 Einführung der elektronischen Akte im BMI ab Mitte

13 Grober Zeitplan des Gesamtprojekts Pilot ITgestützte Vorgangsbearbeitung ggf. Einführung ITgestützte VB Vorgangsbearbeitung Geschäftsgangsschulungen Vorbereitungsphase Vorbereitungsphase Pilot im IT-Stab, Referate Z2, Z4 (IFG), Z6 sowie BDS und PGr Innenrevision, UA G III Einführung E-Akte = hausweiter Roll-Out Juli 2010

14 Bedarfsermittlung und Anregung: Ergebnis der Evaluation in den Pilot-OEn der Abt. Z im April 2009 (71 Befragte) 66% der Befragten halten Veränderung beim Dokumentenmanagement für sinnvoll und notwendig 88 % der Befragten unterstützen eine zentrale Dokumentenspeicherung 72% der Anwender bewerten die Suchfunktion in der E-Akte als hilfreich 59 % bewerten das Recherchieren nach Informationen zu einzelnen Themen als einfacher oder eher einfacher bewertet deutlich erkennbarer Veränderungsbedarf gegenüber dem bisherigen Dokumentenmanagement im BMI Juli 2010

15 Was ändert sich mit der E-Akte? die Papierakte wird geschlossen, die elektronische Akte wird die verbindliche Akte, ausgenommen: HH-begründende Unterlagen, Unterlagen, die gerichtsverwertbar sein müssen (z. B. Verträge) und Dokumente, die der Schriftform bedürfen. Dokumente, die noch in Papierform vorgehalten werden müssen, werden dennoch elektronisch erfasst und in DOMEA abgelegt Juli 2010

16 Was ändert sich mit der E-Akte? Grundsätzlich soll die Veraktung durch die Registraturkraft erfolgen, kann aber auch durch den Bearbeiter erfolgen. Das Anlegen neuer elektronischer Akten ist ausschließlich den Registraturkräften vorbehalten. Papiereingänge in einer OE werden vom Registrator/-in eingescannt und in die elektronische Akte/Vorgang übertragen. Aktenrelevante Dokumente (Vorlagen etc.) können in DOMEA erstellt werden und sind damit im Vorgang / in der Akte elektronisch enthalten. Der -Versand von Objekten, die bereits in DOMEA enthalten sind, können direkt aus DOMEA heraus über Outlook versandt werden. Die ist somit bereits in der Akte vorhanden Juli 2010

17 Wie sieht die E-Akte aus? Juli 2010

18 Symbolleiste Menüleiste Ergebnisliste Vorgänge Navigationsbaum Detailansicht Der Arbeitskorb Juli 2009

19 Drag & Drop Dokument oder E- Mail im Vorgang ablegen Juli 2009

20 Handreichungen für die E-Akte-Nutzer Schulungsunterlagen FAQs Benutzerhandbuch Online-Hilfe 20

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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