PDS Archivierung. Anwender-Dokumentation. Stand:

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1 PDS Archivierung Anwender-Dokumentation Stand: Telefon Hotline Personalwesen 04261/ Rechnungswesen 04261/ Branchen-Service 04261/ Mobilität & KDW Service 04261/ Fax 04261/

2 Copyright by PDS Programm + Datenservice GmbH Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation dient als Arbeitsunterlage für BenutzerInnen der PDS-Software. Die in dieser Dokumentation dargestellten Beispiele und Zahlenmaterialien (unter dem Phantasienamen einer nicht existierenden Firma) sind frei gewählt. Eventuelle Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen sind rein zufällig. Programmänderungen werden bis zum Erscheinen einer neuen Ausgabe der Online-Dokumentation in den programmbezogenen Abschnitten der einzelnen Release-Anleitungen beschrieben. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. Inhalt ohne Gewähr. PDS - Archivierung Seite 2 / 30

3 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines Voraussetzungen Archivierungsfunktionen Archivmenü PDS-Scannen Bearbeitung externer Dokumente Dokumenttyp-Stammdaten Datei-Import Archiv-Recherche Archivbelege bearbeiten Archivbelege ändern Archivbelege löschen (EINZELN) Archivbelege löschen (SELEKTIV) Archiveinträge verschieben Dokumentverwaltung DMS mit externer Archivierung Firmenstammdaten Archivierung Service-Programme Allgemein Archivdaten umsetzen Dokumente archivieren Archivierung in der Faktura Archivierung im Angebotswesen Archivierung im Programm Kundendienst/Wartung Archivierung im Bestellwesen Archivierung von Materialausgabe-Belegen Archivierung von sonstigen Dokumenten DMS mit externer Archivierung Dokument-Typ-Stammdaten PDS - Archivierung Seite 3 / 30

4 Feldinhalte der Kategorie Rechnung Feldinhalte der Kategorie Angebot Feldinhalte der Kategorie Sonstiges Archivierung von Belegen mit externer Archivierung Archivclient Allgemeines zum PDS-Archivclient Arbeitsplatz-Voraussetzung en für den Achivclient Server-Voraussetzungen für den Archivclient PDS-Archivclient installieren Installation über das Programm-Menü Installation über das Downloadcenter der PDS Installationsablauf Deinstallation der Anwendungen Archivieren von Belegen und Dokumenten Archivdrucker Aus dem Windows-Explorer Aus Microsoft-Outlook Auswahl des Anwendungsservers Verschlagwortung PDS - Archivierung Seite 4 / 30

5 1 Allgemeines 1. Allgemeines Die Funktionen der Archivierung wurden in den PDS-Programmen integriert, um den Zugriff auf alle wichtigen Kundendaten, wie z. B. in der Kostenträger-Recherche, zu ermöglichen und um die umfangreiche Papierarchivierung zu minimieren. 1.1 Voraussetzungen Über die integrierte Archivierung können ausgehende Daten (z. B. Rechnungen, Angebote, Word-Dokumente) in ein elektronisches Archiv übergeben werden, auf das Sie jederzeit wieder zugreifen können (z. B. in der Kostenträger-Recherche). Sie können sich die archivierten Ursprungsdokumente am Bildschirm anzeigen lassen. Diese Dokumente werden in der Anzeige (und ggf. bei einem erneuten Ausdruck) durch ein Wasserzeichen als Archivunterlagen gekennzeichnet. Um die Archivierungsfunktionen nutzen zu können, müssen Sie bei der Installation Ihrer Firma die Abfrage: Archivierung?" mit JA" geschlüsselt haben. Wenn Sie mehrere Firmen installieren, die auf dieselben Anschriften zugreifen, sollten Sie bei der Archivierungsabfrage die Sonderfunktion <WIE FIRMA> verwenden, damit für die Archivierung nicht unterschiedliche Depots" angelegt werden müssen.. Adressen, die für die Archivierung verwendet wurden, können nicht gelöscht werden, da sie für die Recherche im Archiv weiter vorgehalten werden müssen. PDS - Archivierung Seite 5 / 30

6 1 Allgemeines 1.2 Archivierungsfunktionen Sie finden Sonderfunktionen für die Archivierung in den Programmen Faktura Angebotswesen Kundendienst/Wartung (Rechnungsschreibung) Bestellwesen Materialausgabe Spooldruck MS-Outlook PDS - Archivierung Seite 6 / 30

7 2 Archivmenü 2. Archivmenü 2.1 PDS-Scannen Das Scannen ist ab Windows 7 nicht mehr funktionsfähig. Alternativ kann der PDS Archiv- Client oder auch die Funktion Datei-Import genutzt werden. Bei älteren Betriebssystemen können mit dieser Funktion per Scanner Belege, die nicht automatisch aus PDS- Anwendungen archiviert wurden, manuell archiviert werden. Dazu muss ein Scanner eingerichtet werden (-> Service-Programme PDS/FET-Zusatzmodule/Allgemein/Druck- /Scan-Archivierung) 2.2 Bearbeitung externer Dokumente Fehlerhaft eingescannte Dokumente (z. B. Eingangsrechnungen, deren Rechnungsnummern in der Fibu nicht vorhanden sind, werden automatisch in einem separaten Bearbeitungsbereich abgestellt und können hier korrigiert werden. 2.3 Dokumenttyp-Stammdaten Archivbelege können über Dokumenttypen gruppiert und damit bei der Recherche leichter eingegrenzt werden. Die Dokumenttyp-Nr sind reserviert und können nicht verändert. Der Bereich steht für eigene Archiv-Dokumenttypen zur Verfügung. Kategorie : Nur aktiv, wenn ein Fremd-Archivierungssystem eingesetzt wird. Weitere Erklärungen siehe im Kapitel DMS mit externer Archivierung ab Seite Datei-Import Alternativ zur Archivierung mittels PDS-Scannen oder Archivclient können Dateien auch direkt per Datei-Import archiviert werden. Vorteil: Die Dateien werden im Original-Format abgestellt und beim Öffnen auch mit dem zugewiesenen Windows-Programm angezeigt z. B. *.xls- oder *.xlsx-dateien mit MS-EXCEL, *.doc- oder *.docx-dateien mit MS-WORD, *.pdf-dateien mit Acrobat-Reader und *.jpg-dateien mit einem ausgewählten Bildbetrachtungs-Programm. So importieren Sie eine Datei 1. ANSCHRIFT PDS - Archivierung Seite 7 / 30

8 2 Archivmenü Wählen Sie die Anschrift aus, zu der Dateien archiviert werden sollen. 2. KOSTENTRÄGER Wählen Sie den gewünschten Kostenträger aus. 3. DATEI-DATUM Das Tagesdatum wird voreingestellt. Mit den Tasten [+] und [-] kann das Datum tageweise verändert werden. 4. DOKUMENTTYP Wählen Sie den gewünschten Archiv -Dokumenttyp aus. Archiv -Dokumenttypen können im Bereich Archivierung/Dokumenttyp-Stammdaten angelegt werden. 5. DATEI/ZUSATZBEMERKUNG Mit der Taste [Dateiauswahl] öffnet sich das Datei-Auswahlfenster.Sie können jetzt eine Datei von einem beliebigen Speicherort Ihres Arbeitsplatz-PC s auswählen. Im Datei-Auswahlfenster markierte Bilddateien werden in einem kleinen Vorschau- Fenster angezeigt. Für andere Dateien ist eine Vorschau nicht möglich. Aus technischen Gründen kann immer nur eine Datei ausgewählt werden Zu jeder ausgewählten Datei wird im Feld ZUSATZBEMERKUNG der Dateiname als Voreinstellung eingetragen. Diese ist individuell änderbar und sollte mit aussagekräftigen Begriffen gestaltet werden, da sie in der Archiv-Recherche zur Suche und Orientierung dient. Bis zu 9 Dateien können auf diese Weise ausgewählt und in einem Arbeitsgang archiviert werden. 2.5 Archiv-Recherche Die Archiv-Recherche kann über das Archivmenü oder schneller per Mausklick über den Archiv-Button in der Funktionszeile im oberen Bereich des FET-X Fensters aufgerufen werden. Mit der Tastenkombination ALT + A ist ebenfalls ein schneller Aufruf möglich. In verschiedenen Anwendungsprogrammen ist der Aufruf mit voreingestellten Filtern direkt per Funktionstaste möglich. PDS - Archivierung Seite 8 / 30

9 2 Archivmenü Button Dateiimport Ein Mausklick auf den Button Dateiimport ruft das gleichnamige Programm auf siehe Beschreibung weiter oben. Button Zur Dokumentrecherche Ein Mausklick auf den Button Zur Dokumentrecherche öffnet die Dokumentrecherche siehe gesonderte Dokumentation. Register Allgemein Im Register Allgemein des Selektions-Fensters können verschiedene Eingrenzungen (Filter) eingetragen werden. So schlüsseln Sie die Felder für die Recherche 1. Anschrift Hier tragen Sie die gewünschte/n Anschriften-Nummer/n oder das Suchwort ein, für die Sie die Recherche starten wollen und bestätigen mit ENTER. Die Funktion Turbosuchen ist auf diesem Feld aktiv. Der Abschluss eines Suchbegriffes mit Komma/Enter bewirkt die Suche über alle Adressdaten (außer der Anschriftennummer.). Werden mehrere passende Anschriften gefunden, werden diese in einer Auswahlliste angezeigt. Mit der Funktionstaste Auswahl können alle vorhandenen Anschriften angezeigt werden. Mit der Funktionstaste Mehrere können Archiveinträge von mehreren ausgewählten Anschriften gleichzeitig angezeigt werden. PDS - Archivierung Seite 9 / 30

10 2 Archivmenü Mit Enter auf dem leeren Feld oder der Funktionstaste Alle werden alle vorhandenen Archiveinträge angezeigt, sofern nicht an anderer Stelle gefiltert wurde. 2. Kostenträger/-stelle Hier kann nach Kostenträger/Kostenstellen gefiltert werden: ein bestimmter, alle oder mehrere. 3. Belegdatum Filtern Sie nach Belegdatum. Geben Sie dazu ein bestimmtes Datum ein oder benutzen Sie die Funktionstasten Tagesdatum, Alle oder Mehrere. 4. Dokumenttyp Wählen Sie einen bestimmten Dokumenttyp oder Alle. 5. Archiv-ID Wählen Sie eine bestimmte Archiv-ID oder Alle. 6. Archivdatum Filtern Sie nach Archivdatum. Geben Sie dazu ein bestimmtes Datum ein oder benutzen Sie die Funktionstasten Tagesdatum, Alle oder Mehrere. Bei der Auswahl Mehrere können bis zu fünf unterschiedliche Bereiche definiert werden. 7. Zusatzbemerkung Beim Abstellen der Dokumente in das elektronische Archiv können Sie Bemerkungen bzw. Schlagworte eintragen. Mit der Eingabe eines oder mehrerer dieser Begriffe in diesem Feld kann gezielt gesucht werden. Auch die Suche nach Beträgen (Brutto- oder Nettobetrag) ist möglich. Der Betrag, nach dem gesucht wird, muss hier ohne Komma eingegeben werden. Adressdaten (z. B. Ort, Straße) können ebenso über dieses Feld gesucht werden. 8. Register Angebot Hier können zusätzlich angebotsspezifische Filter gesetzt werden: Angebotsnummer, Angebotsbezeichnung, Angebotsschema und Angebots-Endsumme. Sollen nur Angebote gefunden werden, stellen Sie bitte den Dokumenttyp im Register Allgemein auf Angebot. Die Registerkarte Angebot ist nur aktiv bei Dokumenttyp Angebot und Alle 9. Register Rechnung Hier können zusätzlich rechnungsspezifische Filter gesetzt werden: Beleg-Nummer, Schema-Nummer, Schema-Bezeichnung, Gesamtsumme (Brutto) und Anlagen- Nummer sowie Objektnummer aus Kundendienst/Wartung. PDS - Archivierung Seite 10 / 30

11 2 Archivmenü Sollen nur Rechnungen gefunden werden, stellen Sie bitte den Dokumenttyp im Register Allgemein auf Rechnung. Die Registerkarte Rechnung ist nur aktiv bei Dokumenttyp Rechnung und Alle Mit ENTER auf dem OK-Feld beginnt die Recherche, die gefundenen Archiveinträge werden in einer Tabelle angezeigt: Der Bildschirm ist in 2 Anzeigebereiche aufgeteilt: Im oberen Teil werden alle Archiveinträge angezeigt, im unteren Teil sind die mit dem im oberen Bereich markierten Eintrag verknüpften Belege zu sehen. Die Verknüpfung erfolgt über die Archiv-ID, z. B. wenn Belege mehrfach archiviert wurden. Taste [Info Beleg] Die archivierten Daten des im oberen Anzeigebereich markierten Eintrags werden angezeigt Taste [Info Anzeige] Das zum im oberen Anzeigebereich markierten Eintrag gehörende archivierte Dokument wird im PDF-Format angezeigt. Archivierte Dateien werden im erzeugten Format angezeigt, z. B. MS-EXCEL-Dateien. Zum Anzeigen der Dateien im Originalformat müssen die entsprechenden Programme natürlich auf dem PC installiert sein. Taste [Info/Legende] Hier wird der Bildschirmaufbau und die Navigation der Archiv-Recherche erklärt. Taste [KTR/KST nicht raffen] bzw. [KTR/KST raffen] Wenn Lieferantenrechnungen auf mehrere Kostenträger aufgeteilt werden, wird für PDS - Archivierung Seite 11 / 30

12 2 Archivmenü jeden KTR auch ein Archiv-Eintrag erstellt, damit in der Kostenträger-Recherche (BEBU) der Archiv-Beleg aufgerufen werden kann. Dies führt allerdings in der Archiv-Recherche dazu, dass - wenn nicht nach KTR eingegrenzt wird - der Archivbeleg mehrfach angezeigt wird (für jeden KTR 1x). Zugunsten der Übersichtlichkeit wird in solchen Fällen der Archivbeleg standardmäßig nur einmal angezeigt. Mit dieser Umschalt-Taste können aber auch alle Belege eingeblendet werden, so dass alle betroffenen KTR ersichtlich sind. Taste [Info Beleg Zuordnung] Die archivierten Daten des im unteren Anzeigebereich markierten Eintrags werden angezeigt. Taste [Info Anzeige Zuordnung] Das zum im oberen Anzeigebereich markierten Eintrag gehörende archivierte Dokument wird im PDF-Format angezeigt. Archivierte Dateien werden im erzeugten Format angezeigt, z. B. MS-EXCEL-Dateien. Zum Anzeigen der Dateien im Originalformat müssen die entsprechenden Programme natürlich auf dem PC installiert sein. 2.6 Archivbelege bearbeiten Archivbelege ändern Suchen Sie den zu ändernden Beleg. Markieren Sie den gewünschten Eintrag in der Recherche-Übersicht. Mit der Funktionstaste [Ändern] werden die Archivdaten angezeigt. Bestätigen Sie die nochmalige Frage Ändern mit Ja. In einem neuen Fenster können die angebotenen Daten geändert werden. Standardmäßig wird geprüft, ob eine Rechnung in der PDS-Fibu vorhanden ist. Sollte dies ausnahmsweise nicht der Fall sein (z.b. wenn alte Fibu-Daten gelöscht wurden), wird dieses in der Statuszeile gemeldet. Mit der Taste [trotzdem ändern] können die durchgeführten Änderungen dennoch gespeichert werden. Alle Änderungen werden zwangsprotokolliert Archivbelege löschen (EINZELN) Suchen Sie den zu ändernden Beleg. Markieren Sie den gewünschten Eintrag in der Recherche-Übersicht. Mit der Funktionstaste [Löschen] werden die Archivdaten angezeigt. Bestätigen Sie die nochmalige Frage Löschen mit Ja. Nach einer letzten Sicherheitsabfrage kann der Archiveintrag gelöscht werden. Alle Löschungen werden zwangsprotokolliert. PDS - Archivierung Seite 12 / 30

13 2 Archivmenü Archivbelege löschen (SELEKTIV) Nicht mehr benötigte Archivbelege können selektiv gelöscht werden Sie können den Löschbereich nach Anschrift, Belegdatum (von bis), und Dokumenttyp eingrenzen. Alle Löschungen werden zwangsprotokolliert. Nach dem Löschen sind die Belege unwiderruflich von der Festplatte entfernt. Die Wiederherstellung ist nicht mehr möglich! Vor dem Löschen empfehlen wir dringend eine Datensicherung. 2.7 Archiveinträge verschieben Archivbelege können von einer Anschrift zu einer anderen Anschrift verschoben werden. So können Zuordnungen z. B. bei doppelten Anschriften korrigiert werden. Bei den zu verschiebenden Anschriften (ALT) werden die Archiveinträge geleert. Die eigentliche Anschrift (ALT) kann bei Bedarf in den Anschriften-Stammdaten gelöscht werden, bzw. dieser Anschrift (ALT) kann dort eine Referenznummer zugeordnet werden. Lesen Sie hierzu auch die separate Dokumentation zum Thema Dubletten. 2.8 Dokumentverwaltung Siehe gesonderte Dokumentation -> Dokumentverwaltung PDS - Archivierung Seite 13 / 30

14 2 Archivmenü 2.9 DMS mit externer Archivierung Sollten die Möglichkeiten der PDS-Archivierung aus betrieblichen Erfordernissen nicht ausreichen, können die von PDS erzeugten Archiveinträge und die dazugehörigen Dokumente auch für ein fremdes DMS bereitgestellt werden (DMS = Document Management System). In diesem Fall werden die erzeugten Archivdaten nicht mehr in PDS-Dateien gespeichert, sondern als XML-Dateien im Verzeichnis Exarch auf dem Samba-Laufwerk des PDS-Servers abgestellt. Von hier können die Archivdaten vom Fremdsystem abgeholt und weiterverarbeitet werden. Bei einem späteren Umstieg können die bereits vorhandenen PDS-Archivdaten mit einem Service-Programm komfortabel in das Fremdsystem überführt werden. Um die erforderlichen Einstellung für die Nutzung eines Fremdsystems vornehmen zu können, wird das Superuser-Password benötigt Firmenstammdaten Archivierung Folgende Schlüsselungsmöglichkeiten stehen Ihnen für die Verwendung eines externen Archiv-Systems zur Verfügung: 1. EINSATZ EXTERNES ARCHIV-SYSTEM? PDS - Archivierung Seite 14 / 30

15 2 Archivmenü Ein JA bewirkt, ab sofort Archiveinträge nicht mehr in PDS-Dateien gespeichert werden, sondern stattdessen XML-Dateien im Verzeichnis Exarch auf dem Samba- Laufwerk des PDS-Servers abgestellt werden. 2. NAME EXTERNES ARCHIV-SYSTEM Wählen Sie eines der vorgeschlagenen Systeme aus. Ist das von Ihnen eingesetzte System nicht dabei, wählen Sie Sonstige. Mit der Auswahl des Fremdsystems werden vorkonfigurierte XML-Dateien generiert, 3. REGISTRY-EINTRAG EXTERNE RECHERCHE Damit bei der Archiv-Recherche z. B. direkt aus der PDS-Fibu auch beim Einsatz von Fremdsystemen der zu einer Buchung gehörende Archiveintrag angezeigt werden kann, ist ein Verweis auf einen bestimmten Eintrag in der Windows-Registry notwendig. Dieser muss hier eingetragen werden. 4. PDS-BELEGE ALS TIF AUSGEGEBEN Normalerweise werden die Archiv-Dokumente im PDF-Format angezeigt. In Ausnahmefällen kann es notwendig sein, die Archivdokumente generell im veralteten Grafik-Format TIF anzuzeigen (TIF-Dokumente können nicht in Farbe dargestellt werden.) Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel DMS mit externer Archivierung ab Seite Service-Programme Allgemein Archivdaten umsetzen Hier können alle einer Anschriftennummer zugeordneten Archivdaten zu einer anderen Anschriftennummer umgesetzt bzw. verschoben werden. Dies ist allerdings nur möglich, wenn es für die Ziel -Anschrift noch keine zugeordneten Archiv-Dokumente gibt. Nur noch aus Kompatibilitäts-Gründen vorhanden. Die gleiche Aufgabe kann auch mit Archiveinträge verschieben erledigt werden (Beschreibung weiter oben) PDS - Archivierung Seite 15 / 30

16 3 Dokumente archivieren 3. Dokumente archivieren Sie haben in den Programmen PDS-Faktura, PDS-Angebotswesen und PDS- Kundendienst/Wartung die Möglichkeit, ausgehende Dokumente zu archivieren. 3.1 Archivierung in der Faktura Um Rechnungen zu archivieren, müssen Sie im DIS-XX-Programm Faktura" in den Rechnungs-Schemen schlüsseln, ob eine Übernahme ins Archiv erfolgen soll. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wählen Sie im DIS-XX die Faktura und dort den Menüpunkt Rechnungs-Schema an. 2. Wählen Sie das Rechnungs-Schema (die Rechnungs-Schemen) aus, dessen Rechnungen archiviert werden sollen. 3. Schlüsseln Sie im Bereich DATEN-ÜBERNAHME die Abfrage Übernahme ins Archiv?" entweder : generell: 1" = Alle Rechnungen, die mit diesem Schema erstellt werden, werden mit Rechnungsdatum, -Nummer und Schemen Bezeichnung archiviert; oder fallweise: 2"= Die Rechnungen, die mit diesem Schema erstellt werden können mit Rechnungsdatum, -Nummer und Schemen Bezeichnung archiviert werden. Bei dieser Schema-Schlüsselung werden Sie, nachdem Sie in der Faktura die Eingabe der Rechnungsdaten abgeschlossen haben, für jede Rechnung gefragt, ob Sie diese archivieren wollen oder nicht. 4. Bevor in der Faktura eine Rechnung gedruckt wird, für die die Archivierung geschlüsselt ist, fragt das Programm nach einer Bemerkung für die Archivierung. Geben Sie hier möglichst sprechende Begriffe ein, da Sie später bei der Recherche nach diesen Begriffen suchen lassen können. In der Faktura kann die Archivierungsentscheidung für bereits erfasste Rechnungen nicht rückgängig gemacht werden. PDS - Archivierung Seite 16 / 30

17 3 Dokumente archivieren 3.2 Archivierung im Angebotswesen Um Angebote zu archivieren, müssen Sie in der Angebotserfassung für jedes Angebotsschema schlüsseln, ob die Angebote archiviert werden sollen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wählen Sie im DIS-XX das Angebotswesen und dort den Menüpunkt Kalkulation (neu) an. Hier verzweigen Sie weiter in das Angebots-Schema. 2. Wählen Sie das Angebots-Schema aus, dessen Angebot archiviert werden soll. 3. Tragen Sie im Bereich Texte bei der Abfrage Archivierung/Texte" ggf. einen Text ein, der als Zusatz-Bemerkung ebenfalls archiviert wird. Wollen Sie die mit diesem Schema erstellten Angebote nicht archivieren, betätigen Sie hier die Taste [Nein] 3.3 Archivierung im Programm Kundendienst/Wartung Um die im Programm Kundendienst/Wartung automatisch oder manuell erzeugten Rechnungen zu archivieren, müssen Sie für das verwendete Rechnungs-Schema im DIS- XX-Programm Faktura geschlüsselt haben, dass eine Übernahme ins Archiv erfolgen soll. Die Zuordnung der Rechnungs-Schema-Nummer im Modul Kundendienst/Wartung können Sie wie nachfolgend beschrieben vornehmen: in den Firmen-Stammdaten (bei Schlüsselung Automatische Rechnungsschreibung? = Ja). Das hier hinterlegte Rechnungs-Schema ist das Standard-Schema für alle Rechnungen, sofern kein abweichendes Schema zugeordnet wurde. Des weiteren können Sie ein von den Firmen-Stammdaten abweichendes Rechnungs- Schema zuordnen: pro Rechnungs-Empfänger in den Objekt-Stammdaten, Daten Rechnungs- Empfänger pro Auftrag bei der Erfassung der Rücklauf-Daten im Programm Rücklauf- Erfassung pro Wartungsvertrag in den Objekt-Stammdaten, Verträge. 3.4 Archivierung im Bestellwesen Belege aus dem Bereich Anfrage / Bestellung können ebenfalls automatisch archiviert werden. PDS - Archivierung Seite 17 / 30

18 3 Dokumente archivieren In den Bestellschemen gibt es hierzu eine neue Schlüsselung. Die Bestellschemen finden Sie unter DIS, Bestellwesen, Stammdaten. Wählen Sie ein Schema über die Taste [Suchwort] aus. Im Bereich Grunddaten/Allgemein entscheiden Sie auf dem Feld ARCHIVIERUNG, ob Belege, die mit diesem Schema erzeugt werden, archiviert werden sollen. Um Anfragen oder Bestellungen im Archiv abzustellen, erstellen Sie einen neuen Beleg. Sobald dieser gedruckt wird, erfolgt die Archivierung unter der Anschriftennummer des Lieferanten. Wählen Sie für den Beleg eine Kommission, so wird die Anfrage/Bestellung zusätzlich auf dem KTR archiviert, der in der Kommission hinterlegt ist. Erfolgt die Bestellung auf ein Lager, so erfolgt die Archivierung auf die KST, die im Lager erfasst ist. Wird sowohl auf Lager, als auch auf Kommission ein Beleg erstellt, so erfolgt die Archivierung auf den KTR der Kommission. Ist hier kein KTR hinterlegt, wird die KST aus dem Lager herangezogen. Haben Sie die Betriebsbuchhaltung nicht im Einsatz, so besteht dennoch die Möglichkeit, in der Kommission einen KTR einzugeben. Die Archivierung erfolgt hier nun auf die KTR-Nummer und die Bezeichnung der Kommission. Sofern Sie keinen KTR in der Kommission hinterlegen, wird auf die Kommissionsnummer archiviert. 3.5 Archivierung von Materialausgabe-Belegen Belege, die mit den Lager-Programmen Materialausgabe und Materialrückgabe erzeugt werden, können ebenfalls archiviert werden. Dazu genügt in den Einstellungen Materialausgabe jeweils ein Ja bei der Abfrage Übernahme Archiv?. 3.6 Archivierung von sonstigen Dokumenten Um Dokumente zu archivieren, die nicht automatisch von den PDS-Programmen archiviert wurden, benutzen Sie bitte den nachfolgend beschriebenen PDS- Archivclient oder tragen Sie im folgenden Eingabefenster die benötigten Daten ein. 3.7 DMS mit externer Archivierung Wird ein externes Archivierungssystem z.b. Docuware, windream, ELO oder Sonstiges eingesetzt, so ist es möglich, einem selbstdefinierten Dokument-Typ ( ) eine Kategorie zuzuordnen. Lesen Sie hierzu auch das Kapitel DMS mit externer Archivierung ab Seite 14. PDS - Archivierung Seite 18 / 30

19 3 Dokumente archivieren Dokument-Typ-Stammdaten Durch die Zuordnung einer Kategorie zu einem selbstdefinierten Dokument-Typ, werden standardisierte Feldinhalte der Kategorie mit vorhandenen Daten gefüllt. Zur Auswahl stehen drei Standard Kategorien Sonstiges, Rechnung und Angebot. PDS - Archivierung Seite 19 / 30

20 3 Dokumente archivieren Feldinhalte der Kategorie Rechnung Zusatz-Bemerkung Schema-Nummer Schema-Bezeichnung Beleg-Nummer Kostenträger/-stelle Objekt-Nummer Anlagen-Nummer Archiv-ID Auftrags-Nummer Beleg-Datum Gesamtsumme (Brutto) Zahlbetrag (Brutto) Mobil-Belegnummer Feldinhalte der Kategorie Angebot Zusatz-Bemerkung Schema-Nummer Angebots-Bezeichnung Angebots-Nummer Kostenträger/-stelle Archiv-ID Auftrags-Nummer Beleg-Datum Gesamt-Summe (Netto) Feldinhalte der Kategorie Sonstiges Zusatz-Bemerkung I Zusatz-Bemerkung II Kostenträger/-stelle Archiv-ID Auftrags-Nummer PDS - Archivierung Seite 20 / 30

21 3 Dokumente archivieren Archivierung von Belegen mit externer Archivierung In der Vergangenheit wurden alle Belege, die über die Faktura oder Projektrechnung über die externe Archivierungsschnittstelle archiviert wurden, mit der Belegart Typ Rechnung abgestellt. Selbstdefinierte Dokumenten-Typen, sowie Lieferscheine, Auftragsbestätigungen o.ä. wurden automatisch der Belegart Sonstiges zugeordnet. Mit Einführung der Kategorien kann in den Rechnungsschemen der Dokument-Typ mit entsprechender Kategorie für die externe Archivierung gewählt werden. Dazu hinterlegen Sie in den Faktura-Rechnungsschema im Bereich Daten-Übernahme bei Übernahme Archiv/CRM? den Dokument-Typ für Ihren Beleg mit entsprechender Kategorie. PDS - Archivierung Seite 21 / 30

22 4 Archivclient 4. Archivclient 4.1 Allgemeines zum PDS-Archivclient Der PDS-Archivclient ist eine komplette Neuentwicklung um Dateien und Dokumente in das PDS-Archiv zu übertragen. Er unterstützt die Erstellung von Archivdokumenten über einen neuen virtuellen Drucker im PDF-Format und die direkte Archivierung von Dateien aus dem Windows-Explorer. Bei der Verschlagwortung kann jetzt eine 20-stellige Belegnummer angegeben werden. s können aus Microsoft-Outlook inkl. aller Anhänge direkt in das PDS-Archiv übertragen werden und aus dem Archiv jederzeit wiederhergestellt werden. Zurzeit unterstützt die Lösung noch nicht die Ansteuerung von Scannern. Eine solche Erweiterung ist in der Planung. Bestehende Lösungen können weiter ohne Einschränkung auch parallel benutzt werden Arbeitsplatz-Voraussetzungen für den Archivclient Microsoft Windows-XP SP2 (32/64 Bit) oder nachfolgende Systeme Ca. 5 MB freier Platz auf der Festplatte Keine besonderen Anforderungen an die Prozessorleistung oder den Arbeitsspeicher Netzwerkverbindung zum PDS-Server (kein ODBC-Treiber mehr erforderlich) Internetzugang für das Herunterladen der Installationsdatei Für die direkte Archivierung von s (Outlook-Plug-In) Microsoft Outlook 2007 (32-Bit), 2010 (32-Bit) und Windows XP (32 Bit), Windows 7 (32+64 Bit) Microsoft Outlook 2003 (32-Bit) und Windows XP (32-Bit) 4.3 Server-Voraussetzungen für den Archivclient Mindestens Softwarestand X PDS - Archivierung Seite 22 / 30

23 4 Archivclient 4.4 PDS-Archivclient installieren Es gibt zwei Möglichkeiten, den PDS-Archivclient bei Ihnen zu installieren: Installation über das Programm-Menü Die Installation kann aus dem Programmmenü über die Anwahl des folgenden Menüs erfolgen: Service-Programme (PDS), FET-Zusatzmodul, Allgemein, PDS-Archivclient. Nach der Anwahl des Menüpunktes wird der Internet-Browser gestartet, der über die Internetverbindung die Installationsdatei herunterlädt Installation über das Downloadcenter der PDS Ein direktes Herunterladen des jeweils aktuellen Installationsassistenten ist über folgende Adresse möglich: Für Systemadministratoren stehen auf dieser Internetseite MSI-Pakete für die automatisierte Verteilung zur Verfügung (gilt nicht für den Archivdrucker) Installationsablauf Nach dem Herunterladen und Ausführen der Datei ArchivClientSetupAssistent.exe wird eine Übersicht über die zu installierenden Komponenten angezeigt. Die Installationsdatei ist digital signiert und es sollte keine Abfrage nach einem unbekannten Herausgeber erscheinen. Die weiteren Installationsschritte übernimmt der Installationsassistent vollautomatisch. PDS - Archivierung Seite 23 / 30

24 4 Archivclient Unter Umständen wird bei der Installation des Archivdruckers eine Meldung angezeigt, das der Kompatibilitätstest nicht bestanden wurde. Bitte klicken Sie hier auf Weiter. Bitte wenden Sie sich an den technischen Service ihres PDS-Partners, falls Sie Fragen zur Installation haben oder technische Probleme aufgetreten sind Deinstallation der Anwendungen Der Archivclient und das Outlook-Plug-In können über Systemsteuerung, Software oder Programme & Funktionen entfernt werden. Um die Schaltfläche in Microsoft Outlook 2007 zu entfernen, muss die Symbolleiste zurückgesetzt werden: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die obere Symbolleiste mit der Schaltfläche. Wählen Sie den Punkt Anpassen und im folgenden Fenster die Symbolleiste Standard aus. Klicken Sie dann auf Zurücksetzen. Für andere Outlook-Versionen gilt diese Vorgehensweise sinngemäß. Der Archivdrucker kann zurzeit nur manuell gelöscht werden. 4.5 Archivieren von Belegen und Dokumenten Archivdrucker Der PDS-Archivdrucker kann - wie jeder andere installierte Drucker - für die Ausgabe eines Dokumentes aus beliebigen Anwendungen benutzt werden. PDS - Archivierung Seite 24 / 30

25 4 Archivclient Aus dem Windows-Explorer Aus dem Kontext-Menü des Windows-Explorer (rechte Maustaste) können mit der Option Archivieren mit PDS beliebige Dateien archiviert werden. PDS - Archivierung Seite 25 / 30

26 4 Archivclient Aus Microsoft-Outlook Aus Microsoft-Outlook können s direkt in das PDS-Archiv übertragen werden. Markieren Sie dazu eine und klicken Sie auf die Schaltfläch Archivieren (Outlook 2003, 2007) in der oberen Symbolleiste. Eventuell müssen Sie dort erst die Karteikarte Add ins (Outlook 2010) auswählen. Die Archivierung erfolgt inklusive aller Anhänge, d.h. aus dem Archiv kann die im Original wiederhergestellt werden. 4.6 Auswahl des Anwendungsservers Wird das erste Dokument archiviert, erfolgt eine Auswahl des PDS-Anwendungsservers. Es wird eine Auswahl verschiedener Optionen angeboten, um den Server auszuwählen. PDS - Archivierung Seite 26 / 30

27 4 Archivclient 4.7 Verschlagwortung Für die Verbindung zum PDS-Server ist eine Anmeldung erforderlich, damit die Zugangsberechtigungen geprüft werden können. Die Anmeldedaten entsprechen dem Login und dem Passwort, wie Sie sie diese für das Einloggen benutzen. Die Daten können gespeichert werden, damit die Eingaben nicht bei jedem Archivierungsvorgang wiederholt werden müssen. Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich das Archivierungsfenster mit der Verschlagwortung. Hier sind alle Zuordnungsdaten für das zu archivierende Dokument einzutragen: PDS - Archivierung Seite 27 / 30

28 4 Archivclient So schlüsseln Sie die einzelnen Felder 1. FIRMA Wählen Sie die gewünschte Firma aus. (Die gewählte Firma wird beim nächsten Vorgang automatisch vorgeschlagen) 2. ARCHIV-ID Tragen Sie hier die Archiv-ID eines bereits archivierten Dokumentes ein, um Dokumente zu verknüpfen. 3. ADRESSE Mit einem Mausklick auf das Feld Adresse oder auf den Such-Button wird der Suchmodus aktiviert. Hier kann die Anschrift durch Eingabe des Anschriften-Suchworts gesucht werden. Die direkte Eingabe der Anschriften- bzw. Kundennummer ist natürlich auch möglich. 4. ZUSATZBEMERKUNG Nach den hier eingetragenen Begriffen kann in der Archiv-Recherche gesucht werden. 5. DOKUMENTTYP PDS - Archivierung Seite 28 / 30

29 4 Archivclient Zur Auswahl stehen die Dokumenttypen Rechnung, Angebot, Spooldruck und Schriftverkehr. (Der gewählte Dokumenttyp wird beim nächsten Vorgang automatisch vorgeschlagen) 6. BELEGDATUM Tragen Sie hier das Belegdatum des zu archivierenden Dokumentes ein. 7. BELEGNUMMER Eintrag nur möglich bei Dokumenttypen Rechnung und Angebot. 8. BELEGSUMME Eintrag nur möglich bei Dokumenttyp Angebot. Warum ist beim Dokumenttyp Rechnung die Eingabe der Belegsumme nicht möglich? Lieferantenrechnungen werden erst gebucht und danach archiviert. Über die Belegnummer erfolgt die Verknüpfung zur Buchhaltung, die Belegsumme wird von der Buchhaltung geliefert. 9. KOSTENTRÄGER/-STELLE Eintrag nur möglich bei Dokumenttypen Rechnung und Angebot. 10. CRM-KONTAKTDATEN Zu jedem Archivdokument können bei Bedarf CRM-Kontaktdaten erfasst werden. 11. BUTTON ANMELDUNG (UNTEN LINKS) Ein Mausklick auf diesen Button öffnet das Anmeldefenster. PDS - Archivierung Seite 29 / 30

30 Index Index Allgemeines... 5 Ändern Archivbelege Angebotswesen - Archivierung Anwendungsserver auswählen Archivbelege bearbeiten Archivbelege ändern Archivbelege löschen (EINZELN) Archivbelege löschen (SELEKTIV) Archivclient Allgemeines Arbeitsplatz-Voraussetzungen Deinstallation Installation über das Downloadcenter der PDS 24 Installation über das Programm-Menü Installationsablauf Server-Voraussetzungen Archivclient installieren Archivdaten umsetzen Archivdrucker Archiveinträge verschieben Archivieren Archivdrucker Aus dem Windows-Explorer... 26, 27 Archivieren (Belege, Dokumente) Archivierung im Angebotswesen Archivierung im Bestellwesen Archivierung in der Faktura Archivierung in Kundendienst/Wartung Archivierung von Belegen mit externer Archivierung Archivierung von Materialausgabe-Belegen Archivierung von sonstigen Dokumenten Archivierungsfunktionen... 6 Archivmenü... 7 Archiv-Recherche... 8 Bestellwesen - Archivierung Datei-Import... 7 DMS mit externer Archivierung... 14, 20 Dokumente archivieren Dokumentenmanagement-System Archivierung... 14, 20 Firmenstammdaten Archivierung Dokumenttyp-Stammdaten... 7 Dokument-Typ-Stammdaten Dokumentverwaltung Externe Dokumente bearbeiten... 7 Faktura - Archivierung Kundendienst/Wartung - Archivierung Löschen Archivbelege, einzeln Archivbelege, selektiv Materialausgabe - Archivierung PDS-Archivclient installieren PDS-Scannen... 7 Service-Programme Allgemein Sonstige Dokumente - Archivierung Stammdaten Dokumenttyp... 7 Verschieben von Archiveinträgen Verschlagwortung Voraussetzungen... 5 PDS - Archivierung Seite 30 / 30