Sage One Lohn & Gehalt

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1 Lohn & Gehalt Produktbeschreibung

2 Inhaltsangabe 03 Allgemeines 04 Leistungsumfang Sage One Lohn & Gehalt Basis-Paket 06 Leistungsbeschreibung Sage One Lohn & Gehalt Pro-Paket 08 FAQ 09 Welche Dokumente werden mir angeboten? 11 Wie sieht Sage One Lohn & Gehalt aus? 17 Zusammenfassung 19 Impressum 2

3 Allgemeines Sage One Lohn & Gehalt ist eine Anwendungssoftware, die die Lohnabrechnung für Unternehmen und private Haushalte ermöglicht. Durch den einfachen Aufbau, die leichte Bedienung und die automatisierten Prozesse kann der Anwender eine professionelle Lohnabrechnung ohne Schulungen oder spezielle Vorkenntnisse selbst erstellen. Die Software ist eine Online- Software-as-a-Service-Anwendung und muss nicht auf dem Endgerät installiert werden. Ebenso müssen keine Updates eingespielt oder bezahlt werden, da die Online-Lohnabrechnung immer auf dem aktuellsten Stand ist. Die Bedienung erfolgt einfach über den Internetbrowser, es genügt eine Internetverbindung. Sage One Lohn & Gehalt beinhaltet natürlich die Module zur elektronischen Übermittlung der Daten an die Sozialversicherung (Dakota) und der Steuerdaten an das Finanzamt (ELSTER). Sage One Lohn & Gehalt wird in zwei Paketen angeboten: Basis und Pro. Das Basis-Paket beinhaltet bereits alle Funktionen, die für die Lohnabrechnung benötigt werden. Durch zusätzliche Funktionen kann das Basis-Paket jederzeit auf das Pro-Paket erweitert werden. 3

4 Funktionen Leistungsumfang Sage One Lohn & Gehalt Basis-Paket Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einer stets aktuellen Sage One Lohn & Gehalt Version Ausgezeichnet mit dem GKV-Zertifikat der Spitzenverbände der gesetzlichen Krankenkassen Elektronische Lohnsteuerbescheinigung und Lohnsteueranmeldung (monatlich, quartalsweise oder jährlich) Elektronische Datenübermittlung der Beitragsnachweise, der Sozialversicherungsmeldungen (Sofortmeldung, Meldung von Mehrfachbeschäftigten und Meldungen für Versorgungswerke) Elektronische Erstattungsanträge (U1 und U2) und Entgeltbescheinigung Lohnarten: Angestellter, Arbeiter, Minijobber (Standard und RV-Freiheit), Rentner, Auszubildende, Geschäftsführer u. v. m. Gleitzonenregelung Stammdatenverwaltung der Firmen- und Mitarbeiterdaten Fehlzeitenverwaltung mit automatischer Erstellung der Erstattungsanträge Stundenerfassung (tagesgenau oder monatlich) Krankenkassenverwaltung Berechnung der Entgeltfortzahlung bei Mutterschutz oder Krankheit Mehrere Betriebsstätten oder Mandanten verwendbar Einfaches Verwenden von Zuschlägen und Abzügen Korrekturen bereits abgerechneter Leistungszeiträume (einfache Korrektur) Abrechnungsassistent, der durch die gesamte Abrechnung führt Zugang zu Sage One Lohn & Gehalt über Internetbrowser Für Windows, Mac und Linux geeignet Verschlüsselte Verbindung mit 256-Bit-SSL-Zertifikat 4

5 Kostenlose Zusatzleistungen Automatische Lohnabrechnung oder/und automatische Beitragsschätzung Einfache und umfangreiche Auswertungen Stundenauswertung, Fehlzeitenauswertung, Urlaubsauswertung Lohnjournal und Lohnkonto Finanzbuchhaltungsdatei (CSV und PDF) Lohnscheine Zahlungsdateien (Überweisungsträger, SEPA-Dateien, Lastschriftenlisten, Barzahlerlisten) Kompetenter Service Steuerprüfungsdatei (GDPdU-Datei, optional) Support via Support via Telefon (optional) Unterstützung bei der Ersteinrichtung und Eingabe der Firmen- und Mitarbeiterstammdaten (optional) Jahreswechselseminare (optional) Leistungsumfang Support (optional buchbar) Individuelle Hotline Bei Rückmeldefehlern von Finanzamt oder Krankenkasse informieren wir Sie per Steuerprüfungsdatei gegen Bearbeitungsgebühr 5

6 Leistungsbeschreibung Sage One Lohn & Gehalt Pro-Paket Das Pro-Paket beinhaltet die Funktionen des Basis-Pakets und zusätzlich: Mitarbeiterverwaltung Erstellen Sie ganz einfach einen Zugang für Ihre Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter sieht nur seine Stammdaten und Dokumente. Der Mitarbeiter kann Stammdaten ändern, einen Urlaubsantrag stellen oder seine abgeleisteten Stunden eintragen. Diese können dann geprüft, freigegeben oder abgelehnt werden. Ebenso kann der Mitarbeiter sich seinen Lohnschein ansehen und speichern. Funktionen Erstellen eines Zugangs für Mitarbeiter Stammdatenänderung durch den Mitarbeiter Lohnschein für Mitarbeiter Urlaubsantrag online stellen Genehmigungen verwalten Online-Zugang für Steuerberater oder Datenerfasser Sie werden von einem Steuerberater oder Datenerfasser unterstützt? Dann können Sie jetzt ganz einfach Ihrem Steuerberater oder anderen Personen einen Online-Zugang zu Sage One Lohn & Gehalt einrichten. Auf welche Daten zugegriffen werden soll, entscheiden ganz allein Sie! Funktionen Erstellen des Zugangs Rollen- bzw. Rechteverteilung des Zugangs Dokumente oder Stammdaten zur Verfügung stellen 6

7 Schnittstellen Sage One Lohn & Gehalt kann mit der Schnittstelle mit vielen Programmen automatisch kommunizieren. Schnittstellen (Stand 08/2017): Sage 50 und Sage GS-Office Sage New Classic Sage Office Line 24 Collmex freefibu e-conomic.de DATEV-Exportdatei Kostenstellen und Kostenträger Kostenstellen und Kostenträger können angelegt und auf die Mitarbeiter verteilt werden. Es ist auch möglich, einen Mitarbeiter auf mehrere Kostenstellen und Kostenträger aufzuteilen. 7

8 FAQ Was mit Sage One Lohn & Gehalt bearbeitet werden kann Mit Sage One Lohn & Gehalt können neben der Lohnabrechnung auch die Unternehmensdaten verwaltet werden. Das Basissystem stellt Firmen- und Mitarbeiterstammdaten-Verwaltung, Lohnabrechnung (Testabrechnung und Echtabrechnung), Dokumente und Rechnungen zur Verfügung. Ihnen stehen folgende Funktionen der Lohnabrechnung zur Verfügung: 1. Test mit einer vorbelegten Demofirma 2. Anlegen, ändern und löschen * der eigenen Firma 3. Anlegen, ändern und löschen * der Mitarbeiter 4. Anlegen, ändern und löschen von Fehlzeiten und Arbeitszeiten 5. Einsicht und Download von Dokumenten 6. Ausführen der monatlichen Testabrechnung ohne Monatswechsel (mehrfach im Monat) 7. Ausführen der monatlichen Echtabrechnung inkl. Monatswechsel 8. Ausführen von Korrekturen (rückwirkend für 2 Monate) * Das Löschen von Firmen- oder Mitarbeiterdaten ist nur so lange möglich, wie noch kein Monatswechsel bzw. keine Echtabrechnung ausgeführt wurde. Erweiterte Funktionen beinhalten Mitarbeiterverwaltung inklusive Genehmigungswesen, Schnittstellen zu verschiedenen FiBu-Programmen (jeweils Export der durch Sage One Lohn & Gehalt produzierten fibujournal.csv) sowie Abrechnungen mittels Kostenstellen/Kostenträgern. 8

9 Welche Dokumente werden mir angeboten? Mit der Abrechnung in Sage One Lohn & Gehalt werden Ihnen folgende Dokumente zum entsprechenden Zeitpunkt angeboten (Dokumente, wenn nicht anders genannt, als PDF): Dokument / Zeitpunkt der Anzeige Lohnscheine Lohnjournal Lohnsteueranmeldung FiBu-Journal Lohnkonto Stammdaten angelegt Testabrechnung Beitragsschuld Echtabrechnung (mit Wasserzeichen) zum Meldezeitpunkt Lohnsteuerbescheinigung Jahreslohnjournal Stammdatenblatt Arbeitnehmer Überweisungsjournal Stundenstatistik Arbeitszeitnachweis Minijobber Überweisungsträger-Summe Lastschriftenliste SEPA_Arbeitnehmer (XML) SEPA_Krankenkassen (XML) Zahlungsbegleitschein Arbeitnehmer Zahlungsbegleitschein Krankenkassen Urlaubsliste bei Mitarbeiteraustritt und zum Jahreswechsel im Dezember 9

10 Welche Dokumente werden mir angeboten? Dokument / Zeitpunkt der Anzeige Stammdaten angelegt Testabrechnung Beitragsschuld Echtabrechnung FiBu-Journal (CSV) Zahlungen an ausgetretene Arbeitnehmer Umlageerstattungsantrag U1 Umlageerstattungsantrag U2 DEÜV-Meldungsprotokolle Sofortmeldungsprotokolle Barzahlerliste Beitragsnachweise Einzelnachweise Protokoll Zusammensetzung Beitragsnachweise Lohnnachweis Berufsgenossenschaft Abstimmungsliste Krankenkasse Zusammengefasster Buchungsbeleg 10

11 Wie sieht Sage One Lohn & Gehalt aus? Die Startseite Sage One Lohn & Gehalt unterteilt sich in Übersicht, Firma (Stammdaten der Firma), Mitarbeiter (Stammdaten, Fehlzeiten und Arbeitsstunden der Mitarbeiter), Abrechnungen (Test- und Echtabrechnung), Dokumente (Download) und Extras (Externe Zugriffe, Genehmigungen, Schnittstellen u. Ä.). 11

12 Firmenübersicht Unterteilt in Firmendaten, Finanzenamt und Behörden und Krankenkassen, gestaltet sich die Stammdatenpflege Ihrer Firma als übersichtlich und klar strukturiert. Fehler werden rot markiert. Im Beispiel fehlt die Betriebsnummer der Firma. Mitarbeiterliste In der gezeigten Liste der aktiven Mitarbeiter können Sie wählen, welchen Mitarbeiter Sie bearbeiten möchten bzw. welche Funktionen Sie aus der Detailansicht rechts ausführen möchten, die mit dem gewählten Mitarbeiter zusammenhängen. 12

13 Monatliche Abrechnung Die monatliche Abrechnung unterteilt sich in 1. Fehlzeiten, 2. Löhne und Gehälter und 3. Abrechnung. Letztere unterteilt sich in Test- und Echtabrechnung sowie Beitragsschätzung. Bei einer Testabrechnung wird aus den eingegebenen Daten und Änderungen der Nettolohn berechnet, und Ihnen werden Lohnscheine, versehen mit Wasserzeichen, angeboten. Bei der Testabrechnung werden keine Meldungen oder Rechnungen produziert. Bitte prüfen Sie aber, bevor Sie die Echtabrechnung ausführen, Ihre Lohnscheine, um eventuell nachträgliche Korrekturkosten zu vermeiden. 13

14 Dokumente Monatsbezogen, in der Auswahl Monat: Rechts oben im Menü können Sie nun die Dokumente als PDF herunterladen. Die Unterteilung wird in die Kategorien Arbeitnehmerbezogene Dokumente, Zahlungsverkehr, Be hörden und Krankenkassen und FiBu und Kostenrechnung vor - ge nommen. Die aktuelle Ansicht können Sie wahlweise einzeln oder als ZIP-gepacktes Format herunterladen. Wichtiger Hinweis: Die Dokumente bieten wir Ihnen als Download für Ihre abgerechneten Monate an. Diese werden pro Klick neu generiert mit den Daten des gewählten Abrechnungsmonats. Die Verpflichtung der Archivierung dieser Dokumente liegt in Ihrer Hand. Sollte der Account aufgrund offener Zahlung, Kündigung oder Insolvenz gesperrt sein, können Sie die bereits erstellten Dokumente aus Ihrem Account nicht abrufen. 14

15 Extras Unter Extras haben Sie in vielerlei Hinsicht die Möglichkeit, Ihre Arbeit mit Sage One Lohn & Gehalt zu vereinfachen. Transferieren Sie das FiBu-Journal in Ihre Sage Rechnungswesen- Software über den Punkt Schnittstellen. In der Pro-Version enthalten: Benutzerverwaltung geben Sie Mitarbeitern die eigene Stammdatenpflege, Fehl- und Arbeitszeiten in die Hand, dann legen Sie mit dem Punkt Genehmigungen fest, was Sie freigeben und was nicht. Mit Kostenstellen und Kostenträgern können Sie Ihre Buchhaltung strukturieren. Transferieren Sie das FiBu-Journal in Ihre Rechnungswesen-Software von Sage oder von anderen Anbietern über den Punkt Schnittstellen. 15

16 Einstellungen Unter Einstellungen verwalten Sie die Rahmenbedingungen Ihres Zugangs. Die Einstellungen beinhalten die Rechnungsanschrift sowie die Zahlungsbedingungen für die von Sage One Lohn & Gehalt an Sie gestellten Rechnungen. Möchten Sie Ihr Passwort ändern, verwenden Sie Benutzerdaten ändern. Ihr gebuchtes Paket finden Sie unter Mein aktuelles Paket wieder. Alle Rechnungen, ob offen oder als bezahlt markiert, finden Sie unter Meine Rechnungen. 16

17 Zusammenfassung 1. Sie erhalten Zugang zum System Sage One Lohn & Gehalt zur Verwaltung und Eingabe von Unternehmens- und Mitarbeiterdaten, die für die Lohnund Gehaltsabrechnung notwendig sind (Stamm- und Bewegungsdaten). Die Eingabe der Daten erfolgt durch den Auftraggeber. 2. Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive eines Monatswechsels im Rechenzentrum (Standort Deutschland) des Auftragnehmers. Die Freigabe der Abrechnung erfolgt durch den Auftraggeber. 3. Durchführung der Meldungen an Krankenkassen und Ämter. Voraussetzung: Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Unterlagen entsprechend der gesetzlichen Fristen (siehe Abschnitt Termine für die Abgabe der Beitragsnachweise ). 4. Mit Sage One Lohn & Gehalt können Unternehmensdaten verwaltet werden. Das Basissystem stellt Firmen- und Mitarbeiterstammdaten- Verwaltung, Lohnabrechnung (Testabrechnung und Echtabrechnung), Dokumente und Rechnungen zur Verfügung. 5. Zurverfügungstellung von Dokumenten und Dateien für die Überweisung der Löhne, Gehälter und Zahlungen an die Krankenkassen. Termine für die Abgabe der Beitragsnachweise und Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge Die Meldungen der Beitragsnachweise müssen jeweils zum sechstletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats erfolgen. Die Annahme erfolgt bis 16:00 Uhr am jeweiligen Fälligkeitstag zur Beitragsabgabe. 17

18 Folgende Funktionen können mit Sage One Lohn & Gehalt nicht ausgeführt werden: Berechnung von Beiträgen zu Zusatzversorgungskassen (Baulohn) Berechnung von Altersteilzeitfällen Berechnung Tarifverträge im Öffentlichen Dienst Automatische Berechnung von Pfändungen Berechnung von Kurzarbeitergeld (Kug) nach Maßgabe des 95 ff. SGB III Das System ist vorgesehen für Unternehmen mit einer Betriebsgröße zwischen einem und 20 Arbeitnehmern. Wenn Sie mehr Arbeitnehmer beschäftigen, bitten wir Sie, sich vor Registrierung mit uns in Verbindung zu setzen. Was kostet Sage One Lohn & Gehalt? Mit den beiden Paketen haben Sie die Wahl. Mit dem Sage One Lohn & Gehalt Basis-Paket haben Sie alle Funktionen, die für eine Lohnabrechnung notwendig sind. Mit dem Zugang haben Sie volle Flexibilität bei schwankender Mitarbeiteranzahl. Rechnen Sie einen Monat keinen Mitarbeiter ab, erheben wir eine Grundgebühr von 5,90. Rechnen Sie im laufenden Kalendermonat ab, fällt die Grundgebühr weg. Die Grundgebühr ist jeweils zum Monatsletzten fällig. Im Pro-Paket erhalten Sie neben der Basisfunktion auch erweiterte Funktionen wie Schnittstellen für FiBu-Programme, Mitarbeiter-Verwaltung oder Steuerberater-Zugriffssteuerung. Weiterhin sind in den Pro-Paketen alle Korrekturen, Lohnabrechnungen und Supportleistungen inklusive. 18

19 Sage GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main Telefon: Fax: sageone.lohnundgehalt@sage.com , Sage GmbH, Frankfurt am Main. Alle Rechte vorbehalten. Die Inhalte dieses E- Books wurden mit größtmöglicher Sorgfalt zusammengestellt. Für die Aktualität, Vollständig- und Richtigkeit übernehmen wir keine Gewähr. Die rechtlichen Erläuterungen in diesem E-Book stellen auch keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsberatungsgesetzes dar.

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