Seminar: Anwender-Schulung SFirm 3.0. Taunus Sparkasse 2013

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1 Seminar: Anwender-Schulung SFirm 3.0 Taunus Sparkasse 2013

2 Ziele des Seminars Neuheiten von SFirm 3.0 neue Oberfläche und neues Bedienkonzept neue Funktionen Auswirkungen auf Ihren Arbeitsalltag kennen lernen Mit dem heutigen Tag legen Sie den Grundstein für das Finanzmanagement der Zukunft mit SFirm 3.0: einfacher, schneller & effektiver

3 Agenda 1 Einführung 2 Neue Oberfläche 3 Neue Funktionen 4 Optimierung von Arbeitsabläufen 5 Hilfe 6 Weitere Infos

4 So sah es bisher aus: SFirm 2.5

5 Zeit für Veränderung. Wie sollte ein neues SFirm gestaltet werden?

6 Entwicklungsziele SFirm 3.0 maximale Sicherheit moderne Oberfläche durchdachte Profi-Funktionen intuitive Bedienbarkeit kurze Wege, bessere Workflows

7 Das Ergebnis: die neue SFirm 3.0-Oberfläche Outlook 2010 als Design-Vorbild

8 Muss ich nach der Installation sofort auf SFirm 3.0 umsteigen? Nein! SFirm 3.0 wird parallel zu Vorgängerversionen installiert so können Sie SFirm 3.0 in Ruhe ausprobieren! Umstieg und Deinstallation der Vorgängerversion ganz nach Bedarf

9 Agenda 1 Einführung 2 Neue Oberfläche 3 Neue Funktionen 4 Optimierung von Arbeitsabläufen 5 Hilfe 6 Weitere Infos

10 Bedienkonzept: individuell, intuitiv und innovativ Die neue Oberfläche vereint die Vorteile von: Menübändern (Ribbons, wie Office und viele andere) Einem Ordnerfenster mit Hauptgruppen für die Datenbestände Tabs im Arbeitsbereich Rechte- und Lizenzabhängigkeit: Benutzer sehen nur, was sie dürfen. Schnell zurechtfinden dank kurzer Wege: Alles, was im Kontext möglich und hilfreich ist Infos/Daten, die relevant sind, sofort im Blick Kontobezogenes oder kontoübergreifendes Arbeiten ganz nach Bedarf Direkt sehen, was man bekommt (WYSIWYG-Prinzip) Neues, einfaches Datenhandling: Tabellenansicht einstellen/filtern/sortieren drucken, exportieren, mailen fertig!

11 Begrifflichkeiten: neu, intuitiv, einheitlich (Auswahl)

12 Die neue Icon-Welt: Modern, professionell, ansprechend 1/2 Schnell zum Ziel: neue Icons und kurze Wege Hauptgruppen Kontoinformationen Zahlungsverkehr Akkreditive Meldedaten E-Rechnungen Übertragungen Stammdaten Kontoinformationen Girokonto Sparkonto Darlehenskonto Festgeldkonto Depotkonto Kreditkartenkonto Sonstiges Konto Offline-Girokonto Zahlungsverkehr SEPA-Überweisung SEPA-Basis-LS SEPA-Firmen-LS Inlandsüberweisung Inlandslastschrift Euro-Expresszahlg. Ausland / weitere MT101-Aufträge

13 Die neue Icon-Welt: Modern, professionell, ansprechend 2/2 Schnell zum Ziel: neue Icons und kurze Wege Übertragungen Übertragungen Eingang Ausgang Suchordner Bestände Archiv Eingang Ausgang Funktionen Neu Bearbeiten Löschen Ausgeben Abholen Rundruf Details Protokolle Fremddatei-Import Zahlungen: Status Erfasst Fällig Gesperrt Ausgegeben Übertragungsauftrag Übertragungen: Status Pool OK Fehler

14 Aufbau der Oberfläche: Überblick

15 Aufbau der Oberfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Symbolleiste für den Schnellzugriff: die Top-Funktionen anpassbar und immer erreichbar In der Titelleiste Einfaches Ein-/Ausblenden der Top-Funktionen (benutzerbezogen) Weitere Befehle : Eigener Dialog für Ein-/Ausblenden und Sortierung

16 Aufbau der Oberfläche Menübänder (Ribbons): Details Start : alle wichtigen Funktionen in einem Klick: das jeweilige Start-Menüband wird kontextabhängig eingeblendet und aktiviert. Es enthält alle Funktionen und Verknüpfungen, die an dieser Stelle hilfreich sind. Die anderen Menübänder bleiben immer gleich und bieten damit kontextunabhängigenzugriff auf übergeordnete Funktionen egal, in welchem Ordner Sie gerade sind. 2 Schnellzugriff-Icons: zentrale Funktionen immer rechts oben im Blick Kurze Wege: alle Funktionen und Verknüpfungen immer sofort im Blick Besonders benutzerfreundlich: Icons + Beschriftung direkt beieinander Optimale Ausnutzung der Bildschirmbreite durch automatische Skalierung

17 Praxis 1. Starten Sie SFirm Erkunden Sie zunächst die vorhandenen Menübänder. Wo können Sie den Rundruf ausführen? Wo finden Sie die Ausgabe (von Aufträgen)? Wo ist das Archiv? 3. Beobachten Sie die kontextabhängige Änderung der Menübänder: Aktivieren Sie vorab das Menüband Extra. Klicken Sie in den Favoriten auf den Ordner Auftraggeber. Was passiert? Klicken Sie nach und nach die Hauptebene der Ordner (Bankzugänge, Benutzer, Empfänger, Weitere) an und beobachten Sie die Änderungen im Menüband. 4. Passen Sie die Symbolleiste an: entfernen Sie den Befehl für Fremddateien versenden und fügen Sie als ersten Befehl die Umsatzstatistik ein.

18 Ordnerfenster: Hauptgruppen Alle Daten sind links einsortiert. 1 1 Ordnerfenster mit Suchfunktion: Suchfunktion: Dynamische Suche nach Ordnernamen (z.b. Zahlungsordner, Konten, ) über alle Ordner: Ergebnisse sofort beim Eintippen Home-Icon: Ruft Startseite in eigenem Tab auf Ordnerfenster: Alle Datenbestände aus dem bisherigen SFirm-Ordnerbaum finden Sie hier wieder in die passende Hauptgruppe einsortiert. Benutzer- und rechteabhängigeordneranzeige, auch bei Konten / Zahlungsordnern Eigene Struktur weiterhin möglich 2 2 Hauptgruppen mit Datenbeständen / Ordnern: Aufteilung/Gruppierung der Datenbestände nach Datentypen Ansicht/Reihenfolge anpassbar, z.b. seltener genutzte Gruppen unten oder ausgeblendet Klare Struktur, schnelle Navigation

19 Ordnerfenster: Hauptgruppen Anpassung Funktionen Minimieren/maximieren Gruppen ein-/ausblenden Reihenfolge ändern

20 Favoriten: der individuelle Einstieg für jeden Anwender Eigene Hauptgruppe mit eigener Ordnerzusammenstellung Hauptgruppenübergreifende, harte Verknüpfungen zu beliebigen Ordnern Benutzerbezogen: jeder hat seine eigenen Favoriten Bis zu 2 Ebenen: Auf der ersten Ebene sind Favoriten-Ordner möglich Reihenfolge beliebig änderbar Ordner-Markierungen sind auch hier zu sehen Favoriten und Gruppen aus älteren Versionen werden soweit möglich übernommen ACHTUNG: Umbenennung und Löschung eines Favoriten gelten auch für Ordner selbst! Einfach eigene Ordneransicht zusammenstellen ganz nach Wunsch

21 Favoriten anpassen Startseite und Finanzstatus sind fix, alle anderen änderbar. Neue Favoriten: per Kontextmenü (oder Start-Menüband für Ordner) Favoriten entfernen: auf entsprechendem Favoriten

22 Ordnersuche: Konten/Ordner dynamisch suchen/filtern Such-/Filterfunktion oberhalb der Ordnerleiste Filtert schon beim Tippen Bleibt als eigene Hauptgruppe Suchergebnis erhalten (in der laufenden Sitzung oder bis die Eingabe gelöscht wird) Alle Ordnerfunktionen sind verfügbar Ordner-Markierungen sind auch hier zu sehen Sortierung nach Typ und Alphabet Tipp: eine einheitliche Benennung Ihrer Ordner ermöglicht besonders effektives Suchen z.b. inkl. Auftraggebername, Kontonr., Schnell und intuitiv zusammengehörige Datenbestände finden

23 Praxis 1. Suchen Sie nach Lastschriftmandaten für SEPA-Firmen- Lastschriften (B2B). Reicht es, nach dem Kürzel B2B zu filtern? 2. Blenden Sie die Gruppe Elektronische Rechnungen aus. 3. Bringen Sie den Ordner SEPA-Lastschriftmandate in Ihre Favoriten. An welcher Position wird das Icon eingefügt? Können Sie das ändern? 4. Erstellen Sie einen eigenen Favoriten-Ordner mit dem Namen SEPA. Legen Sie dort SEPA-Basis- Lastschriften (CORE) und SEPA-Lastschriftmandate ab. 5. Schaffen Sie möglichst viel Platz für Ihre Favoriten bzw. Ihre Ordneransicht, indem Sie alle Hauptgruppen minimieren. Wie sieht das nach einem SFirm-Neustart aus?

24 Übersicht: Arbeitsbereich mit Tabs Schneller Zugriff auf verschiedene Ordner / Ansichten Tabs und Historie Tabellen mit neuen Komfortfunktionen Statusleiste

25 Tabs für flexibles Arbeiten Allgemeine Funktionen Beliebig viele gleichzeitig nutzbar Jeder Ordner lässt sich im eigenen Tab öffnen (z.b. per Kontextmenü). Darstellung der geöffneten Tabs unter Geöffnete Tabs rechts Reihenfolge änderbar, gilt auch für Menü Weitere Tab-Funktionen im Tab-Kontextmenü Nach Schließen des letzten Tabs: Startseite geöffnet Schneller Zugriff auf verschiedene Ordner und Ansichten in einer Oberfläche möglich

26 Praxis 1. Öffnen Sie die Inhalte von SEPA-Überweisungen, Archiv Ausgang und SEPA-Lastschriftmandate Basis-Lastschriftmandate in eigenen Tabs. 2. Schließen Sie über das Kontextmenüder Tabs alle anderen Tabs. 3. Was passiert bei dem Kontext-Befehl Neuer Tab? Welchen Inhalt erhält der neue Tab?

27 Tabs für flexibles Arbeiten Sitzungswiederherstellung Beim Beenden von SFirm können die geöffneten Tabs inkl. Reihenfolge für die nächste Sitzung gemerkt werden. Startseite wird zusätzlich angezeigt/aktiviert. Historie Jeder Tab hat eine eigene Historie Benutzer- und sitzungsbezogen, beim Abmelden/Beenden wird sie gelöscht Gespeicherter Ordner wird beim Aufruf neu geladen Schrittweise zurück- oder vor blättern Historie anzeigen Aktuell geöffneter Ordner Ansichten jederzeit flexibel einsetzen ganz nach Bedürfnis des Nutzers

28 Tabs für flexibles Arbeiten: Anzeige des Navigationspfads Wo bin ich? Zeigt die Stelle, an der man sich innerhalb der Ordnerstruktur befindet Aufbau: 1. Name der Hauptgruppe 2. Name des ersten Ordners (1. Ebene) 3. Name des zweiten Ordners (2. Ebene) usw. Ermöglicht Synchronisation mit der Ordnerleiste: Klick auf den Navigationspfad löst ein Gehe zu zum passenden Ordner der aktuellen Ansicht in der Ordnerleiste aus die Detailansicht ändert sich nicht

29 Praxis 1. Öffnen Sie die Hauptgruppe Zahlungsverkehr und klicken Sie auf Inlandsüberweisungen. 2. Klicken Sie nacheinander auf SEPA-Überweisungen, Plandaten und Datenbanken-SEPA-Lastschriftmandate Basis-Lastschriftmandate. 3. Testen Sie jetzt die Navigation, indem Sie den Button wiederholt benutzen. Wie weit geht die Historie zurück? 4. Wenn Sie bei der Startseite angekommen sind, nutzen Sie die Historie, um direkt in die Plandaten zu springen. 5. Aktivieren Sie die Hauptgruppe Stammdaten. Ändert sich der Inhalt des Ordnerfensters? Klicken Sie auf den Navigationspfad (siehe vorige Folie) : was passiert?

30 Agenda 1 Einführung 2 Neue Oberfläche 3 Neue Funktionen 4 Optimierung von Arbeitsabläufen 5 Hilfe 6 Weitere Infos

31 Tabellen mit maximalem Komfort: Datenhandling für Profis Übersicht Neue Tabellen in vielen Bereichen Alles aus einem Guss: Anzeige, Vorschau, Druck, Export sind identisch Dynamische Suche über alle sichtbaren Spalten Spalten-Grundfunktionen: Ein-/ausblenden Sortieren/Filtern Gruppieren Layouts speichern/laden Neue Ebenen: Zugriff auf Auftraggeber- und Empfängerkonten unabhängig von der Zuordnung Egal, ob kleine, mittlere oder große Datenbestände das komplette Datensatzhandling wird revolutioniert: schnell, direkt und überschaubar

32 Tabellen mit maximalem Komfort Dynamische Suche Such-/Filterfunktion in den Datensätzen Suche über alle Spalten aller in diesem Ordner enthaltenen Datensätze Dynamisch: Ergebnisse schon während des Tippens Gefundener Text ist in den Ergebnissen farblich hervorgehoben Ordnerwechsel: Such-/Filtereingabe bleibt bei gleichen Datenbeständen erhalten

33 Tabellen mit maximalem Komfort: Spaltenweise suchen/filtern Autofilterzeile Ideal zum Suchen/Filtern von Datensätzen mit bestimmtem Spaltenwert Dynamisch: Ergebnisse schon während des Tippens Direkt als Filter auswählbar: Status, Art, Typ, Verwendete Filter werden in der Fußzeile angezeigt löschen/bearbeiten möglich Schnell und ganz gezielt finden, was benötigt wird.

34 Tabellen mit maximalem Komfort: Spalten individuell anpassbar Spaltenfunktionen Sortieren: 1 Klick auf Spaltenkopf 1 Spalten 2 entfernen: Spaltenkopf herausziehen 2 X Spaltenauswahl 3 ändern: Spalte aus dem Anpassen-Dialog heraus an die gewünschte Stelle ziehen 3

35 Praxis 1. Öffnen Sie den Ordner Zahlungsverkehr Inlandszahlungen Überweisungen. 2. Verwenden Sie den Auto-Filter, um alle Zahlungen mit dem Status fällig und dem Rhythmus monatlich zu selektieren. Wie viele sind es? Entfernen Sie den Filter. 3. Filtern Sie in dem Feld Begünstigter alle Zahlungen für Max Mustermann (z.b. durch direkte Eingabe von muster ). Wie viele sind es? 4. Wechseln Sie in einen anderen Ordner und wieder zurück. Bleibt die Filtereinstellung erhalten? 5. Entfernen Sie die Spalte Kontoname. Gilt dies nur für diesen Ordner nur für Ordner des gleichen Typs für alle Zahlungsordner? 6. Blenden Sie in den Überweisungen (Inland) die Spalten Erfasst am, Erfasst von, Geändert am und Geändert von ein. Welche Möglichkeiten haben Sie nun?

36 Erweiterter Druck & Export neue Formate und Möglichkeiten Anzeige, Druck, Export alles aus einem Guss Ansicht anpassen, drucken/exportieren/mailen In allen Tabellen im Arbeitsbereich (Ordnerinhalte) möglich Viele individuelle Einstellungsmöglichkeiten Viele Exportformate: PDF, HTML, MHT, RTF, XLS, XLSX, CSV, TXT, Bilder + Mail Neuen Druck/Export aufrufen Rechts in den Start-Menübändern und in den Kontextmenüs der Tabellen Vorschau: viele Einstellungsmöglichkeiten Drucken: direkt ohne Einstellungen PDF: direkt PDF erzeugen/speichern

37 Erweiterter Druck & Export neue Formate und Möglichkeiten Vorschau & Einstellungen Vorschau zeigt genau das Aussehen des Drucks/Exports Skalierung, Ausrichtung, Größe Einstellungen: Reiter Optionen : z.b. Kopf-/Fußzeile, Linien ein-/ausblenden Reiter Verhalten : z.b. optimale Breite ein-/ausschalten

38 Erweiterter Druck & Export neue Formate und Möglichkeiten Vorschau: Exportieren nach Viele Standardformate Top-Formate direkt per Kontextmenü zu erreichen Vorschau: als Alle Standardformate bis auf HTML MAPI-fähiges -Programm nötig (z.b. Outlook)

39 Praxis 1. Passen Sie die Übersicht Ihrer Konten an: Saldo vom soll die erste Spalte sein Es soll danach absteigend sortiert sein. Ausrichtung: Querformat 2. Geben Sie diese Liste als PDF-Datei aus. 3. Exportieren Sie alle fälligen Zahlungen als Excel Datei und öffnen Sie diese in Excel. 4. Exportieren Sie die Empfängerkonten inkl. der Spalten IBAN und BIC als HTML-Datei und schauen Sie sich im Browser an.

40 SFirmProfiView: sehen, was neu und wichtig ist Ungelesen-Markierung Kennzeichnung von Konten mit neuen Informationen 1.Ordnerebene: Konten mit neuen Kontoinformationen werden im Ordnerfenster fett dargestellt. 2.Kontoebene: Reiter mit neuen Kontoinformationen werden zusätzlich gekennzeichnet. Benutzerabhängig mit Anzahl der Sekunden einstellbar Standardmäßig aktiv, nach 3 Sekunden gelesen; 0 bedeutet: sofort gelesen Gelesen in Saldenübersicht: für manuelle Entfernung der Markierung für das gesamte Konto Neue Kontoinformationen direkt finden

41 SFirmProfiView: sehen, was neu und wichtig ist Rundruf-Status in Ordnerleiste Probleme beim Rundruf direkt erkennen Rundruf-Ordner-Icon wechselt passend zum Status Alles OK Problem Schwerer Fehler Ordnername fett, wenn Status nicht OK Sofort erkennen, wenn der Rundruf-Status nicht OK ist

42 SFirmProfiView: sehen, was neu und wichtig ist Ordner-Markierung im Zahlungsverkehr In welchen Ordnern sind fällige Zahlungen? Ordner mit fälligen Zahlungen werden fett dargestellt + Anzahl in Klammern Information wird an übergeordnete Ebenen hochgereicht (ohne Anzahl) Benutzerabhängig einstellbar Anzeige auch in den Favoriten Fällige Zahlungen einfach finden und rechtzeitig ausführen

43 Neue Profifunktion: Suchordner relevante Daten sofort im Blick Suchordner Erlauben optimalen Überblick über relevante Daten Werden beim Öffnen automatisch aktualisiert Sind benutzer- und rechteabhängig konfigurierbar Kontoinformationen Beispiel: Alle Umsätze auch mit Kreditkartenumsätzen, Vormerkposten; ideal für die Umsatzsuche Zahlungsverkehr Beispiele: Fällige Zahlungen und Wiederkehrende Zahlungen Übertragungen Beispiele: Gescheitert und Pool Archiv Beispiele: Kontoinformationen und Zahlungen

44 Neue Suchordner anlegen Schritt 1 Suchordner Ordnernamen vergeben Ggf. Zielordner ändern

45 Neue Suchordner anlegen Schritt 2 Ordnerauswahl Aus den Ordnern der jeweiligen Hauptgruppe

46 Neue Suchordner anlegen Schritt 3 Such-/Filterkriterien: wie in anderen Tabellen auch

47 Neue Suchordner anlegen Schritt 4 Sichtbarkeit/Änderung Weitere Einstellungen Recht Sichtbarkeit Recht Ändern Sortieren von ggf. vorhandenen Unterordnern Speichern

48 Mit Suchordnern arbeiten Aktualisieren Automatisch beim Start Automatische Aktualisierung ggf. ausschalten (bei komplexen Filtern und vielen Daten) Manuell über Kontextmenü Löschen Via Kontextmenü Verschieben Nur innerhalb des jeweiligen Systemordners Suchordner Tipp: Suchordner in Favoriten einblenden

49 Praxis 1. Schauen Sie sich den Suchordner gescheitert unter Übertragungen an. Welche Kriterien enthält er? 2. Wir wollen zur einfachen Überwachung von großen Zahlungsaufträgen einen entsprechenden Suchordner anlegen. Erzeugen Sie einen Suchordner, der über alle Zahlungsordner solche filtert, die mehr als EUR im Betrag stehen haben. Erzeugen Sie anschließend eine Zahlung mit Betrag 120 EUR. Taucht diese in Ihrem Suchordner auf? 3. Welche Anwendungsfällekönnen Sie sich für Suchordner vorstellen? Wobei können sie hilfreich sein?

50 Saldenübersicht: per Multiselect Konten aktualisieren Intelligente 1-Klick-Abholung Mehrere Konten in der Salden-übersicht eines Konto-Ordners markieren und über Abholen automatisch aktualisieren Ermittlung des abzuholenden Zeitraums erfolgt analog des Rundrufs automatisch Abzuholende Auftragsart pro Konto (z.b. über Konto bearbeiten ) einstellbar, falls Standard nicht gewünscht Markieren, abholen, fertig!

51 Kontoübergreifende Bestände Allgemein Zentral und kontounabhängig zugreifen auf: Terminaufträge Daueraufträge Lastschriftwidersprüche SRZ-Dateifreigaben TAN-Einreichungen EBICS-Unterschriftenmappe Funktionen Intelligente 1-Klick-Abholung Auftragsbezogene Funktionen Bestand veraltet : Aktualisierungshinweis

52 Kontoübergreifende Bestände Allgemein Es werden alle Abholvorgänge im jeweiligen Bestand angestoßen, für die der angemeldete Benutzer autorisiert ist. Statusmeldung zum Abschluss Zeitstempel im Kopf zeigt das Datum/Uhrzeit des letzten erfolgreichen Abholens eines Bestands bzw. nicht vorhanden, wenn noch nie etwas abgeholt wurde.

53 Erweiterter Rundruf Neue Auftragsarten Einfach kontenübergreifend abholen Referenzkonten-Liste für SEPA-Übertrag Kreditkartenabrechnungen (Hinweis: werden nicht ins Archiv geschrieben) Bestand SRZ-Dateifreigaben Lastschriftbestand Die neuen Auftragsarten komplettieren die einfache und automatische Abholung über den Rundruf ideal kombiniert mit Intervallen/ Zeitpunkten sind die Daten in SFirm automatisch jederzeit aktuell

54 Kontobezogenes Arbeiten Neue Reiter: SRZ-Dateifreigabe und TAN-Einreichung SRZ-Dateifreigabe Beim "Daten-Service-Rechenzentrum"-Verfahren (DSRZ) bereitet der Steuerberater oder ein anderer Dienstleisterdie Zahlungen (z.b. Löhne/Gehälter) in einem Rechenzentrum (z.b. über die DATEV) auf. Von hier aus werden die erstellten Zahlungsaufträge an Ihre Sparkasse übermittelt. Folgende Funktionen stehen hier per PIN/TAN zur Verfügung: Bestand abholen Datei freigeben Datei löschen TAN-Einreichung Falls Sie Mehrfachunterschriften und die zeitversetzte TAN-Einreichungnutzen, werden hier die offenen TAN-Einreichungen für dieses Konto angezeigt. Funktionen: TAN einreichen Löschen

55 Praxis 1. Öffnen Sie die Saldenübersicht ( Kontoinformationen Konten ) und selektieren Sie zwei Konten. 2. Löschen Sie diese Konten. 3. Markieren Sie zwei Konten, von denen Sie die Kontoinformationen abholen. 4. Mit welcher Tastenkombination können Sie alle Sätze markieren? 5. Gehen Sie zur Übersicht der Bestände und holen Sie alle Daueraufträge auf einmal ab.

56 Konten deaktivieren Nicht mehr genutzte Konten als Archiv verwenden Auftraggeber-Konten können deaktiviert werden Das Konto wird dann nicht mehr angezeigt bei Zahlungserfassung, Rundruf-Definitionen, Pauschaländerungen, Disposition, Pooling STA einlesen und Import von ASCII-/DTA-/XML-Dateien ist nicht mehr möglich Weiter angezeigt/verwendet in Saldenübersicht, Archiv, Meldedaten, Umsatzstatistik In Suchordnern lassen sich Datensätze deaktivierter Konten anhand einer Spalte Konto deaktiviert erkennen/sortieren/gruppieren/filtern Deaktivierte Konten können jederzeit wieder aktiviert werden Wann geht das Deaktivieren nicht? Offene Zahlungen, laufende Übertragungsaufträge, Ordner mit Einschränkungen auf dieses Konto, vorhandene Depooling-Umsätze

57 Konten deaktivieren Vorgehen Konto deaktiviert einschalten unter Stammdaten Auftraggeber Konten im Start-Menüband oder über Kontextmenü Konten lassen sich jederzeit wieder aktivieren und in vollem Umfang nutzen. Oberflächenanpassung Deaktivierte Konten sind erkennbar am grauen Konto-Icon in der Ordnerleiste markierten Icon im Start-Menüband/ Kontextmenü der Auftraggeberkonten Deaktiviert in der Spaltenauswahl verfügbar Tipp: deaktivierte Konten in einen eigenen Konto-Ordner verschieben

58 Zahlungen kopieren Kopieren von Zahlungen für schnellere Erfassung Im Zahlungsordner: Start-Menüband oder Kontextmenü einer Zahlung Eine oder mehrere / alle Auch ordnerübergreifend in Suchordnern möglich Fragt dann nach dem Zielordner eine Auswahl eines anderen Ordners ist möglich Ordner öffnen : direkt zum Zielordner

59 Praxis 1. Deaktivieren Sie das oberste Konto Ihrer Kontenliste. 2. Können Sie noch Kontoinformationen abholen? 3. Schauen Sie das Konto in der Kontenübersicht an. Was hat sich geändert? 4. Erstellen Sie eine SEPA-Überweisung. Versuchen Sie anschließend, diese 2 Mal zu kopieren: ein Mal in den selben Ordner, ein Mal in einen anderen. 5. Können Sie SEPA-Basis-Lastschriftenin einen Ordner für SEPA-Firmen-Lastschriften kopieren?

60 Änderungen bei der Zahlungserfassung SEPA-Überweisungen 1 Anzeige der Auftragsart 1 2 Begünstigter: 2. Zeile 3 Ende-zu-Ende-Referenz jetzt unterhalb des VWZ 2 4 Neue Such-Buttons neben Kontoinhaber und Konto 3 4

61 Änderungen bei der Zahlungserfassung SEPA-Lastschriften 1 Anzeige der Auftragsart 2 Erfassung des Fälligkeitsdatums anstatt des Ausgabedatums, Hinweis rechts beachten! 3 Mandatsdaten 4 Zahlungspflichtiger: 2. Zeile Ende-zu-Ende-Referenz unterhalb des VWZ 6 Such-Buttons neben Auftraggeber und Konto 5 6

62 SEPA-Konvertierung: Automatische Mandatserzeugung und Ordnerauswahl 1 Innerhalb der SEPA-Konvertierungkönnen für Lastschriften automatisch Mandate anhand der hinterlegten Einstellungen erzeugt werden Es können bestehende oder neue Ordner als Zielordner gewählt werden.

63 SEPA: Nutzung mehrerer Gläubiger-IDs pro Auftraggeber Neuer Reiter im Auftraggeber zur Nutzung der variablen Teile der Gläubiger-ID (z.b. für verschiedene Geschäftsbereiche) Weitere Gläubiger-IDs hinzufügen Verknüpfung im Auftraggeberkonto möglich die passende Vorbelegung erfolgt dann gleich bei der Erfassung einer SEPA-Lastschrift

64 Administrative Aufgaben: Neues Recht 1/2 Administrative Tätigkeiten für den normalen Benutzer Erlaubt die Änderung allgemeiner Einstellungen, Installation von Updates sowie Reorganisation Ohne Zugriff auf sensible Nutzdaten wie Kontoinformationen oder Zahlungen Verwendung des Voll-Admins im Tagesbetrieb nicht mehr notwendig Z.B. für Mitarbeiter aus der IT-Abteilung, der administrative Aufgaben übernehmen soll, ohne den Einblick in alle Daten zu haben Recht wird standardmäßig nicht vergeben Bisherige Administratoren besitzen weiterhin alle Rechte bzw. die Möglichkeit, sich diese zu verschaffen und benötigen das neue Recht nicht zusätzlich

65 Administrative Aufgaben: Neues Recht 2/2 Enthaltene Rechte BLZ-Update durchführen Daten sichern Daten wiederherstellen Reorganisation durchführen Inkl. weitere administrative Rechte Erlaubt sind Aufruf/Anpassung von: Einstellungen (ausgewählte, nicht nutzdatenbezogenen/sicherheitsrelevanten), Übertragungswegen, Internetzugang, Kartenleser Supervisor: Anzeige laufender SFirms/Automaten Updates (online / versionsintern, Patchlevel-Reparatur), Lizenzänderung Reorganisation, Datensicherung/Wiederherstellung, Datenlöschung Datenübernahme, Mandantenverwaltung Listenanpassung, Pflege MT101-Formatvorlagen

66 AWV-Änderung schon seit Juli 2013 in SFirm möglich (ab Herbst 2013 verpflichtend) Bisher Kunde Z4, Z8, Z10- Meldungen papierhaft als Formular Z1-Meldungen ggf. elektronisch mit der DTAZV Zukünftig Kunde Elektronische Meldungen sind ab Herbst verpflichtend Z1-Meldungen entfallen (ab Nov. 13) Einreichung Einreichung Bundesbank Bundesbank

67 AWV-Änderung Erzeugung / Einreichung der AWV-Meldungen mit SFirm Zukünftig Phase 1 Phase 2 Kunde Elektr. Meldungen sind ab Herbst 13 verpflichtend Z1 entfällt (ab Nov. 13) SFirm 3.0 / 2.5 Erzeugung von AWV-Meldungen als Datei ab Juli Upload durch den Kunden SFirm 3.0 Erzeugung von AWV-Meldungen als Datei Upload durch SFirm Einreichung Einreichung Einreichung Bundesbank Bundesbank Bundesbank

68 AWV-Änderung (Phase 1) Erzeugung / Einreichung der AWV-Meldungen mit SFirm Voraussetzung: SFirm 3.0 PL1 (oder 2.5 PL12) Einstellungen Administrator (2) Elektronische Meldungen aktivieren, wenn schon vor November elektronisch gemeldet werden soll Pro Mandant, gilt ab Folgemonat Ab November Umstellung automatisch Registrierung im Extranet der Bundesbank nötig: lektronische_einreichung/filetransfer/filetransfer.html Achtung: die Umstellung kann nicht rückgängig gemacht werden!

69 AWV-Änderung (Phase 1) Erzeugung / Einreichung der AWV-Meldungen mit SFirm Wie bisher: Aufgabe weist auf auszugebende Meldungen hin Das Ergebnis der Ausgabe wird für den entsprechenden Monat im Daten-/Mandantenverzeichnis in dem Unterordner \DTAUS\MELDXML gespeichert. NEU: Aufgabe weist auf Übertragung zur Bundesbank und Bestätigung hin

70 Das Wichtigste sieht man nicht immer Promon Shield

71 Promon Shield eingebaute Sicherheit Weiterer Schritt zur Erhöhung der Sicherheit in SFirm Arbeitet vollständig und unsichtbar im Hintergrund Keine zusätzliche Installation nötig Schützt unabhängig von ggf. vorhandenem Virenscanner auch auf bereits infizierten Systemen Baut für die Kommunikation eine geschützte Session auf Schutz vor Trojaner-Angriffen, Phishing, Manipulationen der Programmdateien und Reverse Engineering Keine Aktualisierungs- und Verwaltungsmaßnahmen durch den Benutzer nötig Die Promon-Sicherheitstechnologie bietet einen innovativen Schutz - selbst auf infizierten Rechnern.

72 Weitere neue Funktionen Erweiterte EU-Schlüsselablage: Pfade bei Schlüsselerzeugung/EU leisten Überarbeitung der Kopf-/Fußzeilen in den Kontoinformationen Abholungszeitstempel in den Kontoinformationen Datensatzzeitstempel als optionale Spalte in den Zahlungen und Meldedaten: Damit kann nach Erfassung bzw. Änderung sortiert werden SEPA: Erstellung einer XML-Datei bei der Ausgabe mehrerer Zahlungen unterschiedlicher Auftraggeber Vorbelegung des Protokoll-Formats (HAC oder PTK) im EBICS-Bankzugang

73 Agenda 1 Einführung 2 Neue Oberfläche 3 Neue Funktionen 4 Optimierung von Arbeitsabläufen 5 Hilfe 6 Weitere Infos

74 Optimierung von Arbeitsabläufen Export von SEPA-Mandaten als Basis für Serienbriefe Wenn die SEPA-Lastschriftmandateüber SFirm verwaltet werden, bietet der Export eine schnelle Möglichkeit, die Daten z.b. an Excel zu übergeben und diese Datenbasis in Serienbriefe einbinden, um den Zahlungspflichtigendie Umstellung auf SEPA-Lastschriften mitzuteilen Schritte: 1. SFirm: im Zahlungsverkehr die gewünschten Spalten in den SEPA- Lastschriftmandatenein-/ausblenden, dann als XLS oder XLSX exportieren 2. Excel: Datei öffnen und ggf. überflüssige Zeilen oder Spalten entfernen 3. Word: bei der Serienbrieferstellung die entsprechenden Daten einbinden, z.b. bei: Empfänger wählen Adressblock Weitere Elemente wie Gläubiger-ID, Mandatsreferenz,

75 Optimierung von Arbeitsabläufen Suchordner als Basis für kontoübergreifende Umsatzsuche Hier greifen die neuen Tabellen-Funktionen besonders gut: die vollständige Spaltenauswahl, die Such-/Filterfunktionen, Gruppierung, Die angezeigten Daten lassen sich wieder einfach drucken/exportieren,.. Welche Beispiele für die Optimierung lassen sich für Ihr Unternehmen finden?

76 Fazit: SFirm 3.0 Professionelles Banking und Finanzmanagement für Unternehmen völlig neu definiert Was bringt SFirm 3.0 für mein Unternehmen? Alles Wichtige sofort im Blick: neue Kontoinfos, fällige Zahlungen, Suchordner, Individueller denn je Abläufe nach Maß: Tabs, Favoriten, Suchfunktionen, Schneller und effektiver zum Ziel: kurze Wege durch Kontextfunktionen und Links Datensatzhandling leicht gemacht: Anzeige, Druck & Export aus einem Guss! Sicher sogar auf infizierten Systemen dank Promon Shield Unternehmensfinanzen wurden noch nie professioneller, sicherer und komfortabler gemanagt SFirm 3.0 setzt hier völlig neue Maßstäbe.

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