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1 Finanzen IKS Aufgabenbeschrieb Form Abteilung Kreditoren Finanzen Prozessbeschreibung Prozessverwantwortlicher Ausführung Leiter Finanzen SB Finanzen Zuständigkeit Arbeitsablauf Risiken Kontrolle/Monitoring Journalisierung Umfang Termin/Zyklus monatlich / Kontrolle Kred. Sammelkto Outlook - Eintrag bei SB Finanzen Termine Gesetzesgrundlagen, Informatikhilfsmittel usw. Gesetz über das Gemeindewesen (Gemeindegesetz) (LS 131.1) 119 Verordnung über den Gemeindehaushalt (LS 133.1) Gesetz über den Finanzhaushalt des Kantons (Finanzhaushaltsgesetz) (LS 611) Kreisschreiben der DJI über den Gemeindehaushalt Finanzrichtlichen der Gemeinde Langnau am Albis Links IBAN _financialinstitutions_ibanipi.htm Impressum Ersteller Thomas Kaufmann Datum überarbeitet _IKS_Aufgabenbeschrieb_Kreditoren.ls Info

2 Kontoverantwortliche Finanzen Soziales (KLIB) Dokumente A Rechnungseingang Rechnungseingang Rechnungseingang (Fürsorgeleistungen, Krankenversicherung, Mietzinsdepots) Kontrolle gemäss Finanzrichtlinien Punkt 6.1 Kontrolle gemäss Finanzrichtlinien Punkt 6.1 S:\Gruppendaten\ IKS\A_Prozesse_produktiv Weiterleitung an Finanzabteilung - spätestens 5 Tage vor Ablauf Zahlungsfrist 1 gemäss KLIB- Anleitung Ja Zahlung Nein B Zahlungsvorbereitung gemäss KRI- Anleitung Ablage Ordner provisorische Kreditoren gemäss KRI- Anleitung (wiederkehrend e Ausgaben) Erstellung provisorische Zahlungsliste (KRI- Anleitung) gemäss Vorgabe KLIB Kontrolle der provisorischen Zahlungsliste mit Originalrechnung Kontrollvermerk auf prov. Zahlungsliste Belegkontrolle (Leiterin Soziales) C Zahlungsverarbeitung Belegkontrolle (Leiter Finanzen) Ablage zentrales Belegarchiv Definitive Zahlungsliste Kontrollvermerk Bordereau Ablage Archiv Soziales Vorbereitung Zahlungsfreigabe Mammut Die Mitglieder der Unterschriftengruppe 2 (Leiter Finanzen / Stv. Leiter Finanzen) bestätigen mit dem Visum auf der prov. Zahlungsliste die durchgeführte Nachkontrolle aufgrund der Originalbelege Elektronische Freigabe Unterschriftengrupp e 1 (GP, GS, Substitut, Leiter Steuern) 1 elektronische Freigabe Unterschriftengruppe 2 (Leiter Finanzen, Stv. Leiter Finanzen) Zahlungsauslösung Mammut C Zahlungsfreigabe DTA-Journal aus Mammut inkl. Identifkation der Freigabe 55_IKS_Aufgabenbeschrieb_Kreditoren.ls Arbeitsablauf

3 Kontoverantwortliche Finanzen Soziales (KLIB) Dokumente Belastungsanzeige Zahlungsauftrag Detail-, Übertragungsprotok oll, Zahlungsliste D Belastungsanzeige Beleg für Zentralablage 55_IKS_Aufgabenbeschrieb_Kreditoren.ls Arbeitsablauf

4 Operationell: Effektivität und Effizienz von Prozessen Informationen: Zuverlässigkeit und Vollständigkeit von Informationen Finanziell: Sicherung des Betriebsvermögens Compliance: Befolgung der Gesetze, Verordnungen, Reglemente Risiken: Was muss gesichert werden betreffend Ziel Wahr- Operationell Information Finanziell Compliance Tragweite 1-3 scheinlichkeit 1-3 Risikowert 1,2,3,4, 6,9 Rechnungen materiell und rechnerisch richtig (u.a. MwSt.) Rechnungen formell richtig (Visum, Kontierung, Kredit) richtige Datenerfassung Vieraugenprinzip Zahlungsfreigabe _IKS_Aufgabenbeschrieb_Kreditoren.ls Risiken

5 Risiko Periodizität der Kontrolle zweimal pro Jahr Was wird kontrolliert? Wie? Kontrolle durch Datum Status (erfüllt, teilweise erfüllt, nicht erfüllt) Rechnungen materiell einwandfrei? Rechnungen werden zusätzlich von SB Finanzen auf Auffälligkeiten geprüft - Rückfragen an Kontoverantwortliche. Ist das Kontrollvisum vorhanden, sind Kontrollzeichen auf der Rechnung angebracht? Rechnungen formell einwandfrei (es werden nur formell korrekte Rechnungen beglichen) anhand des Zahlungsjournals werden die Rechnungen wie folgt geprüft: - Name und Adresse des Verkäufers/Leistungsanbieters - Rechnungsbetrag - Zahlungsfristen Beurteilung gemäss Journalisierung 'Beanst. Kred." und Beleg-Stichproben. Beurteilung gemäss Journalisierung 'Beanst. Kred." Stichproben auf prov. Zahlungsliste ob Kontrollvermerk vorhanden ist Feststellung/Massnahmen nächste Kontrolle das Kreditorensammelkonto wird abgestimmt mit der Eintrag in Fälligkeitsliste Kreditoren. Protokollierung in 'Journalisierung ' 'Journalisierung ' vorhanden= richtige Zahlungsfreigabe durch Kollektivunterschrift Stichproben Gemeindeschreiber unter Berücksichtigung der beiden Zeichnungsgruppen grosses Risiko mittleres Risiko kleines Risiko _IKS_Aufgabenbeschrieb_Kreditoren.ls/Kontrolle_Monitoring

6 Abstimmung Kreditorensammelkonto Kontrollvermerk SB Finanzen Datum cm cm cm

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