E- MAIL- ARCHIVIERUNG. 1. Grundsätzlich Wie nutzen Sie E- Mail? Wie archivieren? Beispielablauf lokaler Mailclient 6

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1 -Archivierung Dass wir Geschäftsdokumente aller Art zum Nachweis unserer geschäftlichen Tätigkeit über Jahre hinweg aufzubewahren und zu archivieren haben, ist allen bekannt. Dass dies auch für s im geschäftlichen Zusammenhang gilt, ist den Meisten schon weniger bewusst. Wie das in der Praxis zu bewerkstelligen ist und mit welchen Problemen zu rechnen ist, dürfte dann in der Regel völliges Neuland sein. Hier möchte ich im folgenden versuchen einen kleinen Überblick zum Thema - Archivierung zu geben. Dabei möchte ich gar nicht die organisatorischen Grundlagen beleuchten, sondern Ihnen einen Überblick über Probleme und Lösungsansätze geben, die eher technischer Natur sind. So dass Sie wissen, worauf Sie achten sollten, bzw. welche Anweisungen Sie Ihrem EDV- Dienstleister geben müssen. Inhalt E- MAIL- ARCHIVIERUNG 1 1. Grundsätzlich 2 2. Wie nutzen Sie E- Mail? 3 3. Wie archivieren? 4 4. Beispielablauf lokaler Mailclient 6 5. Sonderfall IMAP und lokaler Mailclient 8 6. Abschluss 8 Seite 1

2 1. Grundsätzlich Papier Natürlich kann eine Lösung des Problems sein, dass Sie jede ausdrucken und wie andere Schriftstücke auch ablegen. Dagegen sprechen aber einige Gründe, zum Beispiel: q Die Kosten, Sie müssen empfangene Mails, empfangene Anhänge, gesendete Mails und gesendete Anhänge ausdrucken. Das ist unter Umständen sehr viel bedrucktes Papier. q Unsere Papierablage wird unnötig aufgeblasen und noch unübersichtlicher. q Die Arbeitszeit: drucken und ablegen kosten Zeit. q Der Umweltschutz, denn Papier kostet Ressourcen und nach Ende der Aufbewahrungsfristen müssen wir die Dokumente sicher entsorgen (lassen). q Der Drucker verschleißt schnell. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) Eigentlich die sinnvollste Möglichkeit zur professionellen Archivierung ist das Nutzen eines elektronischen DMS am Computer. Der Arbeitsaufwand ist minimal, Sie finden jedes Dokument problemlos wieder. s können mit Anhängen auf Knopfdruck archiviert werden. Sie finden Dokumente nach Schlagworten, mit Volltextsuche so einfach wie die Suche in Google. Sollte das Finanzamt -Dokumente benötigen, können diese einfach exportiert und gesendet werden. Wie gesagt die beste Lösung. Hier soll es aber darum gehen, möglichst ohne neue Systeme und den damit verbundenen Entscheidungs- und Lernaufwand auszukommen. Auf Dauer empfehle ich immer ein DMS, da existieren gute, kostengünstige Lösungen. Jetzt geht es aber um Soforthilfe, auch um Zeit zu haben sich für ein DMS zu entscheiden. Vorüberlegungen Eines sollte uns bewusst sein: Eine sinnvolle Archivierung muss in der Regel bei uns lokal erfolgen. Schließlich geht es nicht nur um die Archivierung, sondern auch den gesicherten Zugriff auf unsere Geschäftsinformationen. Und die Dokumente müssen über lange Zeit in unserer Datensicherung eingeschlossen werden. Zudem muss sichergestellt sein, dass die archivierten Mails auch nach vielen Jahren mit dann aktuellen Systemen noch verwendbar sind. Seite 2

3 2. Wie nutzen Sie ? Die wichtigste Frage ist zunächst einmal eben diese. Denn von der Antwort hängt es ab, wie Sie Ihre Mails archivieren können bzw. müssen. Ich nutze gar nicht. Super, Problem erledigt. Ich nutze einen Webclient. Einen Webclient nutzen Sie, wenn Sie Ihren Webbrowser (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome, usw.) verwenden um Ihre Mails zu schreiben und zu lesen. Das bietet Ihnen zwar die Flexibilität, unabhängig von einem bestimmten Gerät Ihre elektronische Post zu erledigen. Hat aber den großen Nachteil, dass die Mails immer auf dem Postserver liegen bleiben. Und damit dieser nicht irgendwann überläuft und keine E- Mails mehr annimmt, sind Sie gezwungen regelmäßig Mails und Anhänge zu löschen. Außerdem können wir so den Mailverkehr kaum dem Finanzamt zugänglich machen oder gar digital übergeben. Und selbst wenn der Serverplatz mehr als ausreichend bemessen ist. Was ist wenn durch böse Menschen, technische Pannen oder einfach die Insolvenz des Providers Teile des Postfaches oder gar Alles verloren geht? Ich nutze einen lokalen Client des Providers. Anbieter (Provider) wie zum Beispiel die Telekom liefern mit dem DSL-Anschluss auch noch mindestens eine -Adresse mit. Diese können Sie dann über den Webclient des Providers oder ein eigenes -Programm des Anbieters benutzen. Gerade Kunden der Telekom nutzen häufig den lokal installierten Client des Anbieters um Mails zu versenden und zu empfangen. Hier werden zwar empfangene und gesendete Mails in der Regel lokal auf unserem Computer gespeichert, allerdings in einem proprietären Format. Das heißt in einem speziellen Dateiformat auf das man von außen mit anderer Software keinen Zugriff hat. Dadurch gestaltet sich trotz lokaler Ablage die Datensicherung etwas schwieriger. Auch die langfristige Lesbarkeit ist so natürlich nicht gewährleistet. Im Prinzip läuft es für die Archivierung auf das Selbe heraus wie beim Webclient. Deshalb werden diese beiden Möglichkeiten nachher auch zusammenfasst betrachtet. Seite 3

4 Ich nutze einen lokalen -Client Unter einem lokalen Mailclient verstehen wir Programme, die bei uns lokal auf dem Rechner installiert sind, und die vornehmlich für das Abhandeln des -Verkehrs verwendet werden. Beispiele hierfür sind: MS Outlook, MS Mail, Mozilla Thunderbird, Apple Mail, The Bat etc. Diese Programme sind für unsere Archivierungsabsichten am Besten geeignet. Sie vereinen mehrere Vorteile: q Die Aufbewahrung ist praktisch nur durch die Größe unserer Festplatte(n) begrenz. q Die Daten lassen sich relativ leicht in die Datensicherung mit einbeziehen, da sie an standardisierten, bekannten Orten liegen. q Die Mails und Anhänge werden in standardisierten Formaten wie z. B. dem Mbox- Format auf der Festplatte abgelegt, so dass davon auszugehen ist, dass die Daten auch später noch verwendet werden können. q Ein Export auch in andere Formate kann in der Regel als problemlos angesehen werden. q Die Daten sind lokal und dadurch recht sicher abgelegt. 3. Wie archivieren? Der Webclient / lokale Client des Provider Bei Webclients besteht folgende Möglichkeit zur lokalen Archivierung: Die selbst wird als Textdatei aus dem Webclient heruntergeladen, und als Datei auf der Festplatte in einer Ordnerstruktur abgelegt. Alternativ dazu können die Mails selbst auch als PDF-Dokument gespeichert oder zur Not als PDF virtuell gedruckt werden. Hierzu können Sie dann einen so genannten virtuellen Druckertreiber zur Erzeugung von PDFs verwenden, wie z. B. PDF-Creator. Dabei drucken Sie die über den normalen Druckbefehl. Allerdings wählen Sie dann als Drucker den installierten PDF-Creator. Dieser erzeugt dann kein bedrucktes Papier, sondern eine PDF-Datei, die Sie im Ordnersystem Ihrer Festplatte ablegen können. Die mit der empfangenen Anhänge müssen ebenfalls eigens und oft einzeln heruntergeladen und ebenfalls in die Ordnerstruktur einsortiert werden. Dasselbe gilt natürlich auch für alle von Ihnen gesendeten s und ggf. deren Anhänge. Wenn diese Ordnerstruktur einigermaßen gut angelegt ist, sind die Dateien gut wieder aufzufinden. Da es sich um normale, einzelne Dateien handelt, können diese natürlich problemlos gesichert, organisiert, kopiert und weiter gegeben werden. Allerdings ist der zeitliche Aufwand s und Anhänge zu archivieren immens. Zudem verlangt diese Vorgehensweise unbedingte Disziplin. Jede empfangene und jede gesendete Mail muss unmittelbar korrekt abgelegt werden. Wenn sich einmal 200 empfangene und 150 gesendete Mails mit Anhängen angesammelt haben, ist das Ganze kaum noch zu überwinden. Seite 4

5 Vom Arbeits- und Zeitaufwand her gesehen gleicht diese Lösung der Papierlösung. Zudem ist es schwierig, in dieser Systematik komplette Unterhaltungen die aus mehreren E- Mails mit Anhängen bestehen, gut zu organisieren. Und durch den Medienbruch kann aus einer archivierten Mail heraus nicht mehr direkt geantwortet oder weitergeleitet werden. Der lokale -Client Da die s und ihre Anhänge lokal und in einem standardisierten Format vorliegen, muss das Archiv nicht wie beim Webclient außerhalb des Mailclient aufbewahrt werden. Das vereinfacht die Vorgehensweise erheblich. In diesem Fall erstellen Sie keine Ordnerstruktur im Dateisystem, sondern in Ihrem Mailclient-Programm. Im einfachsten Fall erstellen Sie einen Ordner Archiv in den Sie alle zu archivierenden Mails mitsamt Ihren Anhängen verschieben. Ob Sie den Archivordner durch weitere Ordner unterteilen oder zum Auffinden alter Mails die Suchfunktion verwenden, ist zweitrangig. Da sich auf diese Weise empfangene und gesendete Mails durch einfaches ziehen mit der Maus (Drag & Drop) archivieren lassen, ist der Aufwand sehr gering, und wir haben eine gute Chance uns zu überwinden dies zu tun. Die Vorteile dieser Lösung liegen auf der Hand: q Wir benötigen keine spezielle Software zur Archivierung der Mails. q Die Vorgehensweise fügt sich gut in bestehende Arbeitsabläufe ein. q s und Anhänge können jederzeit wie gewohnt aus den Archivordnern heraus bearbeitet werden. q Ein spätes beantworten oder weiterleiten ist jederzeit durch die gewohnten Befehle möglich. q Das Archiv kann in neue Versionen des Programms problemlos übernommen werden. q Selbst bei einem Wechsel des Programms können die Daten normalerweise wieder eingelesen werden, das Archiv zieht mit um. q Selbst wenn Sie mehrere -Adressen verwenden, landet alles Relevante mit den gleichen Arbeitsabläufen in Ihrem Archiv. Wichtig ist nun natürlich noch, dass die Datendateien in Ihrer regelmäßigen Datensicherung enthalten sind, damit das Archiv auch Systemschäden übersteht. Seite 5

6 4. Beispielablauf lokaler Mailclient Am Beispiel MS Outlook 2010 möchte ich kurz zeigen, wie einfach das Einrichten eines solchen Archivs ist. 1. Anlegen eines lokalen Archiv-Ordners: Zunächst müssen Sie entscheiden, wohin der Archivordner soll. Ich schlage vor, ihn direkt in das Postfach von Outlook zu legen. Setzen Sie einen Rechtsklick entweder auf Outlook- Datendatei oder Ihre angezeigte Mail-Adresse (das differiert etwas, je nach Einrichtung). Daraufhin öffnet sich ein Kontextmenü. Wählen Sie den Punkt: Neuer Ordner Daraufhin erscheint ein Dialog, der den Namen des neuen Ordners abfragt. Da wir durch unseren Rechtsklick den Bestimmungsordner bereits gewählt haben, interessiert uns der Rest des Dialoges zunächst nicht. Tragen Sie in der Zeile Name den Namen des zu erstellenden Ordners ein, z. B. Archiv. Bestätigen Sie mit OK. 3. Nun erscheint in der Seitenleiste der neue Ordner: Seite 6

7 4. Wenn Sie möchten, können Sie nach diesem Prinzip in dem neuen Ordner weitere Unterteilungen durch Unterordner erstellen. Dazu setzen Sie einfach den Rechtsklick diesmal auf den neuen Ordner ab. Die folgende Abbildung soll dies veranschaulichen: Der Dialog zeigt nun durch eine blaue Markierung in der unten sichtbaren Ordnerliste an, dass der neue Ordner mit Namen Privat im Ordner Archiv erstellt wird. Wir sehen auch, dass der Ordner Archiv bereits zwei weitere Unterordner Kunden und Lieferanten enthält (Dies ist auch in der Seitenleiste erkennbar). 5. Mails können per Drag & Drop verschoben werden: Nun können Sie s, die Sie archivieren möchten, einfach aus der Übersicht mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste (Drag & Drop) in den gewünschten Archivordner ziehen. Dabei wird die Mail mitsamt Ihren Anhängen dorthin verschoben. Seite 7

8 5. Sonderfall IMAP und lokaler Mailclient Normalerweise erfolgt der Zugriff auf -Postfächer aus einem Client heraus so, dass die Mails vom Server abgeholt werden, und danach vom Server gelöscht sind. Das bedeutet im Normalfall, dass nur ein lokaler Mailclient die s verwaltet. Es ist zwar möglich, dies auch anders zu handhaben, das führt aber eher zu mehr Unübersichtlichkeit. Vollends schwierig wird die Situation, wenn mehrere Personen und Geräte auf dasselbe Postfach zugreifen sollen. Das ist mit der herkömmlichen Einrichtung kaum vernünftig zu handhaben. Ein Ausweg aus diesen Schwierigkeiten ist die Einrichtung der Clients mit dem Protokoll IMAP. Bei einer solchen Einrichtung entstehen dann große Probleme, wenn homogen und zentral lokal archiviert werden soll. Mit den hier angesprochenen Lösungen ist das nicht mehr zu machen. Zu einer Lösung der mit IMAP zusammenhängenden Problemen bei Einrichtung, Nutzung und Archivierung sollten Sie sich von Ihrem EDV-Dienstleister oder Administrator beraten lassen. 6. Abschluss Ich hoffe, ich konnte ein paar Begriffe mit Sinn erfüllen, und Ihnen das eine oder andere Argument an die Hand geben, mit der -Archivierung zu beginnen. Natürlich lässt sich im Rahmen eines solchen Newsletter-Artikels ein solches Thema nicht erschöpfend behandeln, sondern bestenfalls nur Ansatzweise. Aber manchmal genügt es ja schon zu wissen, nach was man suchen soll. Mit freundlichem Gruß Dirk R. Neumann Lenaustraße Sigmaringen twitter.com/weichwerker fon: fax: skype: drn.weichwerker.de webentwicklung softwareentwicklung softwareeinrichtung softwareberatung Seite 8

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