Königsbergerstr. 2 Karin Abel Hatzig Serienbriefe Berlin. wir liefern. Müssen Sie auch jeden Tag überlegen, was Sie Ihrer

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1 Textverarbeitung Seriendruck Dipl.-Ing. (FH) D. Frömberg 1 Seriendruck 1.1 Was ist Seriendruck? Unter einem Seriendruck versteht man bestimmte Dokumente, die überwiegend mit dem gleichen Text, aber mit unterschiedlichen, variablen Nuancen versehen sind. Die Seriendruckfunktion wird am häufigsten für Briefe mit gleichem Inhalt für eine große Gruppe von Empfängern personalisiert. Dabei werden auf jeder Seite die individuellen Adressdaten des Empfängers oder andere personalisierte Informationen (z. B. Anrede) des Empfängers aus einer Datenquelle eingefügt. Die Seriendruckfunktion kann aber auch für die Erstellung von Etiketten, egal ob mit Adressen oder beliebigen anderen Daten, verwendet 1.2 Aufbau eines Seriendruck-Dokumentes Um den Seriendruck realisieren zu können, benötigt man Das Hauptdokument enthält den Text, der für alle Seriendrucke gleich ist. Dort, wo die personalisierten Daten erscheinen sollen, werden sogenannte Seriendruckfelder als Platzhalter eingefügt. Diese werden durch doppelte spitze Klammern gekennzeichnet. Die Datenquelle ist eine externe Datei, in der Daten wie Adressdaten gespeichert sind. In jedem einzelnen Seriendokument werden die Platzhalter durch entsprechende Daten aus der Datenquelle ersetzt. «Vorname» «Nachname» «Straße» «PLZ» «Ort» Neuer Lieferservice Hauptdokument mit Platzhaltern Müssen Sie auch jeden Tag überlegen, was Sie Ihrer Wir liefern jetzt auch nach «Ort» in die «Straße». Vorname Nachname Straße PLZ Ort Karin Abel Fritz-Kuhn-Str Berlin Helga Klaussen Königbergerstr Hatzig Klaus Mayer Im Tal 14 Datenquelle Berlin Andrea Müller Lauterbachweg Hamburg Gabi Müller An der Mosel Mainz Herbert Schulz Kaiserdamm Berlin Friedrich Schlupf Am Höfchen Stuttgart Klaus Mayer Im Tal Helga 14 Klaussen Berlin Königsbergerstr. 2 Karin Abel Hatzig Neuer Lieferservice Fritz-Kuhn-Str. 32 Serienbriefe Berlin Neuer Lieferservice Müssen Sie auch jeden Tag überlegen, was Sie Ihrer Familie jeden Neuer Tag Lieferservice Müssen Sie auch kochen jeden Tag wollen? überlegen, was Sie Ihrer Müssen Sie auch jeden Tag überlegen, was Sie Ihrer Wir liefern jetzt Hier auch hilft Ihnen nach Berlin unser in Lieferservice: die Im Tal 14 Sie wählen aus, Wir liefern jetzt auch nach Hatzig in die Königsbergerstr. 2 Wir liefern jetzt auch nach Berlin in die Fritz-Kuhn- Str. 32. Abbildung 1 unterschiedliche Dokumente werden zusammengeführt Das Hauptdokument muss mit der Datenquelle verbunden werden, um ein Seriendokument bzw. einen Serienbrief zu erzeugen. Der Serienbrief sollte nur in Ausnamefällen gespeichert werden, da er jederzeit anhand des Hauptdokumentes und der Datenquelle neu erzeugt werden kann.

2 - 2 - Dipl.-Ing. (FH) D. Frömberg 1.3 Die allgemeinen Arbeitsschritte zur Seriendruckerstellung Schritt 1: Schritt 2: Hauptdokument einrichten Dokumententyp wählen Als erstes wird das Dokument mit Inhalt erstellt oder geöffnet, welches als Hauptdokument genutzt werden soll. Die Art des Seriendokumentes muss festgelegt (Briefe, -Nachrichten, Umschläge, Etiketten) Schritt 3: Datenquelle wählen Das Hauptdokument wird mit der Datenquelle für die Personalisierung verbunden. Es können neue Listen erstellt oder vorhandene Listen auch aus Outlook und anderen Datenbanken verwendet Schritt 4: Schritt 5: Schritt 6: Seriendruckfelder einfügen Seriendruckvorschau und Datenfilter Seriendruck durchführen Im Hauptdokument werden die Platzhalter (Seriendruckfelder) an den entsprechenden Positionen eingefügt. (Name, Adresse und persönliche Anrede). In der Seriendruckvorschau können Fehler erkannt Z.B. ein Leerzeichen zwischen Vor- und Nachname fehlt bzw. ist zu viel. Gleichzeitig sollten bei großen Datenquellen die entsprechend gewünschten Datensätze ausgewählt Wenn kein Fehler aufgetreten ist, kann das Papier bedruckt werden oder für einen späteren Druck als Seriendokument ausgegeben 1.4 Vorgehensweise Zur Erstellung von Seriendokumenten bietet Word einen Assistenten an. Der Assistent kann aber auch durch einzelne individuelle Arbeitsfolgen umgangen Der Assistent wird etwas später erklärt. Schritt 1: Zunächst wird das Hauptdokument mit dem Textinhalt erstellt, welcher an alle Empfänger des Serienbriefes versandt werden soll. An Stelle der Datenfelder können Dummies verwendet werden, ebenso können die Bereiche freigelassen Die Datenfelder werden später hinzugefügt. Der Schritt 1 muss nicht zwingend als erster ausgeführt werden, er kann auch gleichzeitig mit Schritt 4, dem Einfügen der Platzhalter für die Daten erfolgen. Schritt 2: Im Register Sendungen kann der Typ des Seriendokumentes festgelegt Standard ist Serienbrief. Als Alternative kann , Umschläge, Etiketten, Verzeichnis festgelegt Mit NORMALES WORD-DOKUMENT kann die Verknüpfung wieder aufgehoben Abbildung 2 Seriendrucktyp festlegen

3 - 3 - Dipl.-Ing. (FH) D. Frömberg Schritt 3: In der Praxis existieren bereits Datenquellen (oft auch Steuerdateien genannt), die immer wieder benutzt Zwischenzeitlich werden die Daten aktualisiert. Neue Datensätze kommen hinzu, ungültige Datensätze werden gelöscht oder verändert. Abbildung 3 Datenquelle festlegen In diesem Schritt erfolgt die Zuordnung der jeweiligen Datenquelle, mit den nebenstehenden Möglichkeiten. Wenn Sie NEUE LISTE EINGEBEN verwenden, entsteht im Hintergrund eine Microsoft Access-Datenbank-Tabelle, auch wenn MS-Access nicht auf dem Computer installiert ist. MS-Word bietet Ihnen erst einmal Standard Adressfelder für die Datenquelle an, die recht einfach auf die erforderlichen Anforderungen angepasst werden können. Die Funktionsweise wird weiter unten behandelt. Achtung! Wenn Sie Tabellen aus einem Kalkulationsprogramm verwenden, sollte die erste Zeile im Kalkulationsblatt sinnvolle Spaltenüberschriften enthalten, die dann als Seriendruckfeld eingefügt Fehlen die Spaltenüberschriften, ordnet Word eine einfache fortlaufende Feldnummerierung wie F1 bis Fx zu, damit wird die Feldzuordnung unübersichtlich. Schritt 4: Erst nach der Zuordnung der Datenquelle können die Platzhalter für die Daten in das Dokument eingefügt Diese Platzhalter werden später beim Seriendruck, also direkt beim Senden an den Drucker durch die jeweiligen Daten der Datensätze ersetzt. Die Platzhalter werden bei abgeschalteter Seriendruckvorschau mit einer doppelten spitzen Klammer vor und nach dem «Feldnamen» dargestellt. Für das Einfügen der Platzhalter gibt es zwei Methoden. Die erste ist ein Klick zum Öffnen der Drop-Down-Liste auf den kleinen Pfeil. Es wird dann die Liste der verfügbaren Felder angezeigt, nach der Auswahl eines Feldes wird die Liste wieder geschlossen. Die zweite Version mit einem Klick auf das Symbol öffnet ein Fenster und ermöglicht so, mehrere Felder hintereinander einzufügen. Trennzeichen wie Leerzeichen oder Absatzumbrüche könnten auch nach dem Einfügen der Seriendruckfelder ergänzt Schritt 5: Abbildung 4 Seriendruckfeld einfügen Die erste Kontrolle der richtig ausgewählten Datenquelle und der ausgewählten Datensätze erfolgt als Nächstes. Auf der einen Seite kann man die richtigen Daten im Hauptdokument betrachten, die später versendet oder gedruckt werden, auf der anderen Seite können Filterfunktionen eingerichtet werden, um nicht gewünschte Datensätze auszublenden. Mit der Navigationsleiste kann im Hauptdokument Datensatz für Datensatz direkt am Monitor durchgeblättert Mit EMPFÄNGER BEARBEITEN verwalten Sie Abbildung 5 Vorschau mit Navigationsleiste entweder die verschiedenen Filterfunktionen oder setzten bzw. entfernen im Dialogfenster das Auswahl-Häkchen vor den Datensätzen für die Auswahl. Wenn die Datenquelle in diesem Fenster aktiviert ist, haben Sie auch die Möglichkeit, die Daten zu korrigieren. Die Änderungen werden anschließend in der Datenquelle gespeichert.

4 - 4 - Dipl.-Ing. (FH) D. Frömberg Bei einer überschaubaren Menge von Datensätzen können über das Symbol EMPFÄNGER BEARBEITEN die Datensätze abgewählt werden, die nicht berücksichtigt werden sollen. Schalten Sie einfach das Häkchen vor den jeweiligen Datensätzen ab. Wenn Sie bereits wissen, dass Sie nur wenige der Datensätze nutzen wollen, so können Sie das Kontrollkästchen in der Überschriftenzeile deaktivieren und setzen anschließend das Kontrollkästchen nur bei den gewünschten Datensätzen. Für umfangreiche Datenmengen finden Sie über das gleiche Symbol die Abbildung 6 Datensätze einzeln wählen Möglichkeit, Filterfunktionen anzuwenden. Mit dieser Funktion lassen sich mehrere, auch unterschiedliche Filter aktivieren. Wenn Sie beispielweise ausschließlich Frauen aus Berlin-Brandenburg anschreiben wollen, setzen Sie folgende Filter: Wenn beispielsweise in dem Datenfeld Anrede auch ein akademischer Titel eingetragen wurde (Frau Dr. oder Herr Dr.), so kann mit Hilfe des Wildcard-Zeichen * eine folgende Zeichenkette beim Filtern ignoriert Lassen Sie den Stern weg, so werden nur Datensätze ausgewählt, Abbildung 7 Datensätze mit Filter wählen bei denen die Anrede exakt nur aus den Zeichen Frau besteht. Mit dem Filter für die Postleitzahl kann der Bereich von-bis eingegrenzt Im zweiten Register des Dialogfensters kann eine Sortierung für den Druck festgelegt Das ist u.a. sinnvoll, wenn Briefe getrennt nach Postleitzahlen in den Briefkasten zum Versand vorbereitet Schritt 6: Der letzte Schritt dient dem Fertigstellen und Zusammenführen des Hauptdokumentes mit der Datenquelle mit weiteren Möglichkeiten. Die Dokumente werden alle direkt an den Drucker gesandt. Die Dokumente können einzeln bearbeitet Die Dokumente werden an die ansprechenden - Empfänger versandt (nur bei der Verwendung eines E- Mail-Clients wie Outlook, Lotus Notes oder Thunderbird). Abbildung 8 endgültiges Zusammenführen

5 - 5 - Dipl.-Ing. (FH) D. Frömberg Abbildung 9 Datensatznummern eingrenzen Für die Ausgaben wird ein weiteres Dialogfeld geöffnet. Hier können die Datensatznummern ausgewählt werden, die zur Verarbeitung gelangen sollen, beispielsweise Satz 1 bis Satz 100, um am Folgetag den Rest zu drucken. Wenn Sie sich für EINZELNE DOKUMENTE BEARBEITEN entscheiden, wird ein Seriendokument erzeugt, welches entsprechend der Anzahl von Datensätzen auch die entsprechende Anzahl von Seiten aufweist. Dieses Dokument kann jederzeit aus der Datenquelle und dem Hauptdokument neu erstellt Ausnahme: Es kann auch einmal vorkommen, dass zu jedem oder jedem zweiten Dokument ein individueller Text ergänzt werden soll. Diese individuelle Inhaltsänderung kann bei kleinen ausgewählten Serienbriefen gespeichert Sind alle Seriendokumente inhaltlich identisch und unterscheiden sich nur in den Daten, sollten Sie ein von Word erzeugtes Dokument mit dem Arbeitstitel Serienbriefe nicht speichern. 1.5 Verwenden einer Regel Über die Schaltfläche Regeln können Sie Bedingungen festlegen, die das Zusammenführen oder den Inhalt des Dokumentes beeinflussen. Beispielsweise können für bestimmte Kontakte die Grußformeln unterschiedlich gestaltet Für Kontakte, die persönlicher sind, kann die Grußformel ggf. auch persönlicher festgelegt werden, alle anderen Kontakte werden mit den förmlichen Grußformeln versehen. z.b.: Herzlichst Ihr oder Mit freundlichen Grüßen Sehr oft wird eine Regel notwendig, um männliche und weibliche Kontakte zu unterscheiden: Sehr geehrte Frau Sehr geehrter Herr Sehr häufig wird die WennDannSonst-Regel verwendet. Das hier gezeigte Beispiel verzichtet leider auf das Wildcard- Zeichen *. Die Prüfung mit den WildCard-Zeichen * und? funktionieren bei den Bedingungsfeldern leider nicht. Da in der Anrede manchmal auch die akademischen Titel verwendet werden, muss zu anderen Prüfungen gegriffen Beispielsweise kann die Prüfung auch WENN ANREDE < HERR DANN Sehr geehrte SONST Sehr geehrter ersetzt Abbildung 10 Regel einfügen Abbildung 11 Regel mit Wenn Die abgebildete Regel wird dann mit dem Seriendruckfeld <<Anrede>> und dem <<Nachnamen>> ergänzt. Das Leerzeichen zwischen den Felder darf natürlich nicht vergessen

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