10x schnellerer Forecast für Fiat

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1 10x schnellerer Forecast für Fiat mit integrierter Planungslösung von Jedox Die Effizienzsteigerung allein aus der Planung ist wirklich groß! Was vorher mehrere Stunden in Anspruch genommen hat, ist mit Jedox in Sekunden erledigt. Richard S., Head of Controlling, FCA Motor Village Germany GmbH Kunde FCA Motor Village Germany GmbH I Deutschland Branche Automobil, Einzelhandel & Vertrieb Fachabteilung Finanzen, Vertrieb, Management Lösung Integrierte Planungs- und Reportinglösung mit G&V-Rechnung, Budgetierung, Forecast im Web, dezentrale Planung von 15 Autohäusern Systemumgebung Freicon FILACS.PLUS Dealer Management System, Sage 200 FiBu, MS Excel, Oracle Hyperion Automobile kreieren Zukunft erschaffen Seit über einem Jahrhundert steht der Automobilkonzern Fiat für innovative Fahrzeuge mit italienischem Esprit. Das Produkt-Portfolio geht dabei weit über die ikonischen Fiat Cinquecento oder Fiat Punto hinaus: Mit 16 betreuten Marken, darunter Alfa Romeo, Lancia und Jeep, sowie 472 Tochterunternehmen ist Fiat mehr als ein Automobilhersteller und entwickelt neben Personenkraftwagen auch Nutzfahrzeuge, Produktionsanlagen oder Industrieroboter. Der Turiner Konzern beschäftigt weltweit mehr als Mitarbeiter und machte 2013 einen Umsatzerlös von über 86 Milliarden Euro. Fiat ist deutschlandweit in sieben Großstädten und Ballungsräumen mit 15 offi ziellen Autohäusern vertreten, die über die FCA Motor Village Germany GmbH in Frankfurt/Main gesteuert werden. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 1

2 Starre Reportinglösung und Excel-Planung erschweren das Controlling Herausforderung Mehrarbeit durch zwei getrennte Systeme für Reporting und Planung Bisherige BI-Lösung kann komplexe Rechenlogiken nicht abbilden Schwerfälliger Planungsprozess in einzelnen Excel-Mappen Unfl exible Lösung, manuelle Anpassungen einzelner Plandaten notwendig Unzureichende Performance, Systemabstürze durch große Excel-Dateien Den Werkstatttermin mit nur einem Klick buchen, im Onlineshop nach passenden Ersatzteilen suchen oder die Kundenbasis durch ein multimediales Loyalty Program pfl egen: der Traditionskonzern Fiat geht mit der Zukunft und bietet in seinen Motor Villages personalisierte Vertriebs- und Service-Leistungen. Die FCA Motor Village Germany GmbH koordiniert deutschlandweit die Prozesse der 15 Autohäuser, von direktem Vertrieb von Neu- und Gebrauchtwagen über Geschäftskunden und partner, Wartung bis hin zur Reparatur. Um der Turiner Hauptzentrale aktuelle Daten aus den deutschen Niederlassungen zu berichten und den Quartal-Forecast bereitzustellen, setzte das zentrale Controlling in Frankfurt auf eine Reportinglösung eines deutschen BI-Anbieters sowie MS Excel als Planungstool. Überstunden für die manuelle Datenkonsolidierung Richard S., der 2014 die Leitung des Fiat-Controllings übernahm, entdeckte schnell Schwachstellen des bisherigen Systems: Zwar konnten Daten aus den vorgelagerten Finanzbuchhaltungs- und ERP-Systemen reingeladen werden, doch Plandaten mussten den Umweg über starre Excel-Sheets nehmen. Wichtige Informationen für den Forecast wurden nicht automatisch aktualisiert, sondern mussten manuell in das BI-System transferiert werden. Darüber hinaus konnte die komplexe Rechenlogik für die unternehmensweite Planung sowie Gewinn- und Verlustrechnung nicht abgebildet werden. Bei 15 Autohäusern, deren Daten wir meist unter Zeitdruck konsolidieren müssen, kam es mit der bisherigen BI-Lösung zu einem erheblichen Zeitaufwand bei der Auswertung. Nachtschichten vor dem vierteljährlichen Forecast waren für das Controllingteam leider keine Seltenheit. Auch für den Planungsprozess mit MS Excel sah Fiat Optimierungspotenzial: Die Eingabe der Plandaten erfolgte in mehr als 30 Excel-Sheets mit je fast Zellen, die bei jeder kleinen Änderung einzeln angepasst und manuell konsolidiert werden mussten. Dieser Datenkreislauf zwischen Zentrale und den einzelnen Planern in den Fiat-Niederlassungen resultierte in einer erheblichen Ressourcenbindung, um den aus Turin vorgegebenen Zeitplan zu erfüllen. Richard S. erläutert: Während des mehrstufi gen Planungsprozesses kam es unweigerlich auch zu Unplausibilitäten in den komplexen Excel-Mappen, deren Aufdeckung noch mehr Zeit einnahm. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 2

3 Gesucht: Integrierte Lösung für Planung und Berichtswesen für 15 Niederlassungen Lösung Integrierte Lösung für Reporting, Analyse und Planung für 15 Fiat-Autohäuser 60 User in Controlling, Niederlassungen und Geschäftsführung Webbasierte, dezentrale Eingabe von Planwerten durch Fachanwender Top-down- / Bottom-up-Planung im Gegenstromverfahren Abdeckung der gesamten Gewinn- & Verlustrechnung Batch-PDF Reporting an Konzernzentrale Um auf die zeitnahen Forecast-Änderungen der Turiner Zentrale agiler zu reagieren und die Datenströme der einzelnen Niederlassungen einfacher und schneller zu bündeln, aufzubereiten und mit Plandaten zu befüllen, suchte die FCA Motor Village Germany GmbH nach einer modernen Reporting-Software mit integrierter Planungsfunktionalität. Weitere Anforderungen waren eine personalschonende Administration der neuen Lösung und die einfache Anpassung von Berichten und Planungslogiken durch die Power User des Fiat-Controllings. Jedox konnte sich während der Evaluationsphase in einem Proof of Concept-Workshop gegen Lösungen von mehreren Wettbewerbern behaupten. Vor allem die Excel-Nähe der Jedox-Software überzeugte die Fiat-Entscheider, da sie auch Controlling-fernen Niederlassungsmitarbeiter einen schnellen Einstieg ermöglicht. Zudem sprach die einfache Anbindung an die bestehende IT-Landschaft von Fiat mittelt automatisierter ETL-Prozesse für Jedox, wie auch die leistungsstarke multidimensionale Reporting-Engine, die Datenabfragen in Echtzeit ermöglicht. Richard S.: Wir haben verstanden, dass unsere Planung und das Reporting mit modernen Bordmitteln agil werden musste und Jedox hat sich dafür als ideales Steuerungstool herausgestellt. Kostensparende Implementierung durch Coaching-Ansatz Planungsdimensionen Vertrieb - Neuwagen - Gebrauchtwagen - Werkstatt - Ersatzteile Personal Strukturkosten (Administration) GuV mit diversen Kostenarten Der Self-Service Ansatz der Software und die Unterstützung durch Jedox-interne Berater im Coaching-Verfahren ermöglichten eine schnelle Implementierung der Jedox-Lösung. Gemeinsam mit den Fiat-Power Usern wurden die konkreten Projektanforderungen evaluiert und auch komplexere Umsetzungen, etwa automatisierte ETL-Jobs, im Team absolviert. Richard S. war es wichtig, das Know-how bei Fiat zu stärken und die Fachanwender zum selbstständigen Administrieren der Software zu befähigen. Coaching-Workshops und der Besuch der Jedox Academy unterstützten das Fiat-Controlling, wodurch Kosten für externe Beratungsleistungen deutlich reduziert werden konnten. Die Implementierung konnte ressourcensparend ohne Unterstützung der IT-Abteilung erfolgen und die einzelnen Berichte sowie die Nutzerrechteverteilung wurden durch Fiat selbstständig erstellt. Vor allem der anwenderfreundliche Datei-Manager der Jedox Web-Oberfl äche erleichtert die Arbeit, wie Richard S. erläutert: Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 3

4 Vorteile Dezentrale Planungseingaben entlasten Controlling Ressourcensparende Administration durch nur einen FTE Einfache Integration in Fiat- Systemlandschaft durch ETL-Jobs 10x kürzere Abfragezeiten dank OLAP-Datenbank Einfache Anbindung via Single-Sign On Es ist sehr einfach mit den hinterlegten Daten im Excel-ähnlichen UI zu arbeiten und mit wenigen Klicks einen neuen Report zu erstellen. Für Jedox muss man als Controller kein IT-Experte sein, sondern kann mit seinem Excel-Wissen autark arbeiten. Nach erfolgreicher Umsetzung erfolgt die Administrierung der Jedox-Lösung nun parallel zum Tagesgeschäft durch einzelne Controlling-Mitarbeiter eine dedizierte Administratorstelle ist nicht notwendig. Unternehmensplanung, G&V-Rechnung und Reporting aus einem Guss Das zentrale Controlling der FCA Motor Village Germany GmbH setzt Jedox für eine vollständige integrierte Unternehmensplanung im Gegenstromverfahren (Top-down / Bottom-up) sowie umfängliche Gewinn- und Verlustrechnung ein. Fiat profi tiert von tagesaktuellen Kennzahlen für seine Budgetrechnung, Quartal-Forecast, den monatlichen Plan-Ist-Vergleich und wöchentliche Forecast-Calls mit dem Turiner Konzernhauptsitz. Dabei können über 60 Nutzer bei Fiat, vom Niederlassungsleiter bis zum Geschäftsführer in Turin, über die Jedox Web-Lösung auf einheitliche, tagesaktuelle und korrekte Daten zugreifen. Plandaten aus Vertrieb, Personal und Administration werden nun selbstständig von den jeweiligen Center-Verantwortlichen im Web eingegeben und in die zentrale Jedox-Datenbank zurückgeschrieben. Die Planung wurde bewusst von den kaufmännischen Abteilungen entzerrt, so dass die Vertriebsmitarbeiter ihre Stückzahlen selbstständig in das Jedox-System eintragen können und zeitraubende Abstimmungsprozesse überfl üssig sind. Warum Jedox? Richard S. nennt die Vorteile der Jedox-Planungsfunktion: Planung, Analyse, Reporting aus einer Hand Selbstständige Implementierung im Self-Service Positives Nutzerfeedback dank einfacher Excel-Oberfl äche Anpassung der Berichte erfolgen ohne Hilfe aus der IT-Abteilung Einfach skalierbar zwischen Ländergesellschaften Was vorher mehrere Stunden in Anspruch genommen hat, ist mit Jedox in Sekunden erledigt: Sobald die Kollegen ihre Plandaten eingegeben haben, ist die Konsolidierung erledigt und mein Controlling-Team hat wieder Zeit für wichtige Auswertungen. Das entlastet die gesamte Organisation. Plan-Ist-Vergleiche und Rückblicke auf die Vorplanung können mit einem Klick generiert werden, was etwa die Nachlassplanung erleichtert: Fiat-Niederlassungsmitarbeiter können mit Jedox genau sehen, wie der Nachlass sich entwickelt hat und müssen keine gesonderte Auswertung erstellen. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 4

5 Tagesaktuelle Berichte im Web für die Fiat-Geschäftsführung in Turin Auch das Reporting wurde mit der neuen Business Intelligence-Lösung optimiert und bietet Fiat nun visualisierte Dateneinblicke. Die wöchentlichen Forecastzahlen werden als Reports per Upstream-Verknüpfung an das Hyperion-System der Turiner Konzernzentrale weitergeleitet, anstatt wie bislang Excel-Sheets zu versenden. Per Batch PDF-Versand werden die Reports wöchentlich an einen defi nierten Empfängerkreis verschickt. Für tagesaktuelle Daten in Echtzeit sorgt die leistungsstarke Jedox-Datenbank: Nicht nur die Planung, sondern auch die Datenanalyse und komplexe Abfragen erfolgen mit Jedox 10 Mal schneller als zuvor. Erfolgreiche Anwendung soll international erweitert werden Die nutzerfreundliche Jedox-Lösung für Planung und Reporting hat nicht nur Richard S. und sein Controllingteam überzeugt, sondern kommt auch bei den planenden Fiat-Niederlassungsmitarbeitern gut an: Das Feedback ist durchweg positiv, denn Jedox ist einfach zu handhaben und durch die intuitive Drop-Down-Funktion schnell einsetzbar. Zukünftig soll die Anwendung durch weitere Diagrammarten erweitert und auch die mobile Nutzung auf Tablet und Smartphone vertieft werden. Darüber hinaus hat die erfolgreiche Lösung der deutschen FCA Motor Village Germany GmbH auch im Ausland Interesse erregt: Eine Skalierung auf die Fiat-Vertriebsgesellschaften Österreich und Schweiz ist bereits im Gespräch. Richard S. kann seinen Kollegen den Einsatz von Jedox empfehlen: Die Effi zienzsteigerung allein aus der Planung ist wirklich groß! Unsere alltägliche Arbeit wurde bereits deutlich erleichtert und ich erwarte mir durch neue Anwendungsszenarien und weitere Berichte ein großes Potenzial für unser Unternehmen. Contact: Jedox AG web: mail: blog: jedox.com blog.jedox.com Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 5

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