Preisaktualisierungen via BC Pro-Catalogue

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1 Preisaktualisierungen via BC Pro-Catalogue 1. Allgemein Seite 1 2. Anwendungsfall : Lieferant mit im System bereits vorhandenen Katalog Seite Anwendungsfall : Neuer Lieferant Seite Allgemein - Idealerweise sollten Sie einen zentralen Ordner auf Ihrem Server anlegen, in dem alle Ihre Lieferantenpreislisten als Excel Datei pro Jahr oder pro Lieferant gespeichert werden - Sie erhalten unbearbeitete Preisliste via , per Download oder also exportierte Excel-Datei aus BC-PRO Commercial oder es könnte besser sein diese in Excel nachzubearbeiten und anschließend wieder über Catalogue zu importieren - Behalten Sie immer die Originaldateien indem Sie eine Kopie speichern, deren Format Sie zum Import in BC-Pro Catalogue ändern (idealerweise immer das gleiche Spaltenformat) und die Sie dann unter \BCPRO\CATALOG wiederfinden - Es ist am einfachsten die Dateien in diesem Ordner mit dem Namen des Lieferanten umzubenennen (ohne Sonderzeichen!) - Achten Sie bitte darauf die Artikel, die Sie importieren möchten, in das erste Arbeitsblatt in der Excel Datei einzugeben da die anderen Arbeitsblätter beim Import ignoriert werden. Daher könnte es nötig sein diese mit kopieren/einfügen in eine neue Excel Datei zu übertragen. - Beim Import werden alle Zeilen ohne Referenz (Leiferantenartikelnummer) ignoriert. Ebenfalls müssen alle Logos, Bilder und Grafiken, sowie alle weiteren Texte, die sich evtl. in der EK-Spalte befinden, gelöscht werden. - Bitte seien Sie beim Export in die Warenwirtschaft sehr vorsichtig!!! Verarbeiten Sie beim ersten Mal immer eine einzelne Referenz und verifizieren Sie die Richtigkeit des Imports in dem sie 2-3 unterschiedliche Fälle in der Vorschau betrachten. Wenn dies ok ist, starten Sie den kompletten Import. - Hier ein Beispiel der Struktur der Excel Datei wie Sie sie zum Import verwenden könnten: 1

2 2. Anwendungsfall : Lieferant mit im System bereits vorhandenen Katalog Wenn bereits ein Katalog eines Lieferanten in den vergangenen Jahren importiert wurde und die Struktur der Excel Datei bereits definiert wurde, reicht es in der Regel aus, diese eifach nur zu überprüfen. Prinzip: - Beim nächsten Import werden die Preise der bereits existierenden Artikel des Lieferanten aktualisiert und in BC-Pro Importiert (Beispiel: insgesamt 1000 Artikel) - Eine Artikel haben den Status unverändert falls der Preis gleich geblieben ist, aktualisiert falls der EK unterschiedlich ist oder neu falls es sich um einen neuen Artikel handelt - Im Gegensatz dazu könnten in BC-Pro COM lediglich 200 Artikel sein, die sie von diesem Lieferanten verwenden. Daher finden Sie die Checkbox Keine automatische Artikelanlage beim Export!!! Es werden nur die 200 Artikel, die sich in Ihren Artikelstammdaten befinden aktualisiert. Die restlichen 800 werden nicht angelegt. - Falls Sie jedoch alle 1000 Artikel in Ihrer Warenwirtschaft sehen, obwohl jedoch nur 20% davon verwendet werden, müssen Sie den oben genannten Haken aus der Checkbox für diesen Lieferanten entfernen. Vorgehensweise: - Verifizieren der Definition und Struktur in Verwaltung Stammdaten Lieferanten: - Import der neuen Preisliste nach Formatierung der Excel Datei in BC-PRO Catalogue. Siehe Abbildungen und Erklärungen im Punkt Import 3. IMPORT (Seite 6) - Export nach COM, nur für einzelnen Lieferanten (vorher in den Filtern zu definieren) Siehe Abbildungen und Erklärungen im Punkt Import 3. IMPORT (Seite 7) 2

3 Sonderfälle: - Es könnte vorkommen, dass bei gewissen Lieferanten der VK fix bleiben und NICHT AUTOMATISCH NEU BERECHNET werden soll!? Dann bleibt mit der obigen Einstellung der VK fest, während sich der EK geändert hat! Dies ist der Fall wenn sich der Koeffizient und die Marge geändert und nachträglich manuell oder über eine Massenänderung angepasst werden sollen (z.b. zum Jahreswechsel) - Diese Einstellung erlaubt das Ändern des VK AUSSCHLIESSLICH, wenn der EK erhöht wurde allerdings nicht, wenn dieser verringert wurde. Dies könnte den ein oder anderen Lieferanten betreffen und kann von Fall zu Fall vor dem Import geändert werden. 3. Anwendungsfall : Neuer Lieferant Dies ist der Fall, wenn Sie eine Excel Datei eines Lieferanten zum ersten Mal importieren und damit den Lieferanten mit einem 2-Buchstabencode anlegen. Prinzip: - Es könnte vorkommen, dass ein neuer Lieferant weiteres Zubehör im Angebot hat Sie müssen immer den Code dies Lieferanten mit dem in der Warenwirtschaft und in der Buchhaltung verbinden. Z.B. 3-Buchstaben Lieferantencodes können dem gleichen Lieferanten zugeordnet werden. - Der Idealfall ist, wenn man grundsätzlich folgende Informationen in der Exceldatei hat: Die Referenz, die Beschreibung, EK Brutto mit Rabatt oder EK Netto und die Barcodeangaben. Wenn kein Barcode vorhanden ist, siehe Sonderfälle Vorgehensweise: - Anlegen eines neuen Lieferanten in Verwaltung Stammdaten Katalog Neuer Lieferant mit Hilfe des Assistenten 3

4 1 4

5 - Verifizieren der Konfiguration in Verwaltung Stammdaten Katalog Lieferanten und verbinden der Lieferantennummer: 5

6 - Import einer Lieferantenpreisliste via Verwaltung Importieren: Der Assistent öffnet Excel mit der gewünschten Datei, anschließend klicken Sie bitte auf OK und antworten auf die Frage von Excel mit Ja. Danach werden alle zum Import zur Verfügung stehenden Artikel gezählt und sie bekommen direkt eine Übersicht der ersten 20 Artikel, um den Import zu verifizieren. - Konsultieren und verifizieren der Artikel, die gerade importiert wurden in Verwaltung Katalog Konsultation: 6

7 - Konsultieren und verifizieren der Artikel, die nach setzen eines Filters für einen bestimmten Lieferanten importiert wurden Beim allerersten Import wird der Status neu bei allen Artikeln angezeigt. In 6 Monaten oder einem Jahr wird bei einem neuerlichen Import der Status geändert und bei einigen Artikeln unverändert stehen ( neu bei Artikeln in 2013, die in 2012 nicht existieren, es besteht die Möglichkeit, durch Filtern diese Datensätze anzeigen zu lassen) - Export nach COM in Verwaltung Export nach BC-PRO COM./Devis: 1 Bitte achten Sie immer auf die Filtereinstellungen BEVOR Sie den Export starten und wählen Sie bitte ausschließlich einen Lieferanten auf einmal zum Import aus. 2 Alle Haken werden standardmäßig gesetzt und dienen der Anpassung des Imports nach Ihren Bedürfnissen. Bitte achten Sie darauf, dass diese Option aktiviert ist, wenn Sie nicht die kompletten 1000 Artikel des Lieferanten exportieren möchten, sondern nur die 200, die Sie verwenden möchten 7

8 Sonderfälle: - Excel Datei von eines Lieferanten OHNE Barcodes: Das ist ein komplizierterer Fall, da zunächst die Artikel in Ihre Warenwirtschaft exportiert werden müssen, wo die Barcodes natürlich existieren, dann Import in BC-Pro Catalogue und anschließend nur die Excel Datei des Lieferanten hinzu importieren. Um die Artikel aus Ihrer Warenwirtschaft zu exportieren gehen Sie bitte auf Druck Stammdaten Artikel und wählen Sie bitte ausschließlich den Lieferanten aus, für den Sie die Artikel exportieren möchten. Wählen Sie bitte idealerweise nur die 6 benötigten Spalten in der gleichen Reihenfolge, wie sie in Catalogue benötigt werden, zum Export aus um letztendlich einen einfachen Reimport zu gewährleisten. - ACHTUNG, dies funktioniert nur, wenn die Referenzen vollständig in BC-Pro und in der Excel Datei des Lieferanten übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, wird die Software zwischen den unterschiedlichen Referenzen keine Verbindung herstellen können. Es wird daher nötig sein, die Preisaktualisierengen und die Anpassungen der Referenz einmalig manuell durchzuführen damit sie beim nächsten Mal nach dem oben Beschriebenen Schema vorgehen können. - Dies betrifft einen komplett neuen Lieferanten wo Sie bis dato noch keinen Artikel eingekauft haben. In diesem Fall können Sie beim ersten Mal ohne den Haken in Pas de création gesetzt zu haben, die nicht gewünschten Artikel in der Excel Datei löschen. Nach der automatischen Artikelanlage in BC-Pro Commerical, reaktivieren Sie die Funktion um beim nächsten Mal nur die gewünschten Artikel zu importieren, bzw. zu aktualisieren. - Sie können ebenfalls für alle neuen Artikel unter Warenwirtschaft Stammdaten Artikel Massenänderung den MwSt-Satz, den Rabatt, die Koeffizienten, etc ändern, indem Sie die Artikelanzeige über einen Filter auf die Lieferantennummer einschränken. 8

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