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1 Mit dem Tool prbestand.exe können Bestandsänderungen in mention Warenwirtschaft nachvollzogen und damit fehlerhafte Vorgänge aufgedeckt werden. Darüber hinaus ist ein Vergleich des Bestandes mit der Menge im befindlicher Seriennummern möglich. Hauptursachen für Bestandsdifferenzen können Systemabstürze, aber auch Programmfehler sein. Die im Tool angezeigten Listen sollen die Suche nach der Fehlerursache erleichtern. Starten Sie das Programm prbestand.exe aus dem mention Hauptverzeichnis. Es öffnet sich das Fenster Bestand prüfen. Achtung: Um Differenzen durch gerade in Bearbeitung befindliche Belege auszuschließen, ist das Tool außerhalb des Geschäftsprozesses zu nutzen. Das Fenster Bestand prüfen Die Prüfung kann entweder zu einem Artikel bzw. Ersatzteil in einem en innerhalb eines s oder für alle Artikel/Ersatzteile mandanten- und lagerübergreifend erfolgen. Vor der Anzeige oder dem Speichern der Differenzen muss ein im Listenfeld unter WM zus. ausgewählt werden, falls vom Anwender die Funktion Werkstattmontage umbuchen (unter Bearbeitung / Bestandsänderung in mention Warenwirtschaft) genutzt wird. In älteren Versionen erfolgte beim Umbuchen von Werkstattmontagen keine zuordnung. Zur Anzeige und Speicherung von Differenzen muss das ausgewählt werden, dem diese Bestände zuzuordnen sind. Abbildung: zur Umbuchung von Werkstattmontagen Suchbegriffe Suchbegriffe sind nur anzugeben, wenn die Prüfung für einen bestimmten Artikel erfolgen soll: des en Auswahl des s aus dem Listenfeld des Artikels (A) oder Ersatzteils (E) 1

2 Anleitung Nach Eingabe der Suchbegriffe betätigen Sie die Schaltfläche Anzeigen. Aufgelistet werden das Bestandsprotokoll, Belege und die folgenden Summen der Bestände zum Artikel/Ersatzteil. Abbildung: für einen Artikel Bestände des Artikels/Ersatzteils Abbildung: Bestände zum Artikel In der ersten Spalte werden folgende Summen ausgewiesen: : Menge des Bestandes, Reservierten Bestandes und Bestandes Für Vorfakturierte in den Stammdaten des Artikels zum ausgewählten Protokoll: Menge des Bestandes, Reservierten Bestandes und Bestandes Für Vorfakturierte gemäß internem Bestandsprotokoll zum Artikel im ausgewählten Belege: Menge des Bestandes, Reservierten Bestandes und Bestandes Für Vorfakturierte in den gespeicherten Belegen zum Artikel im ausgewählten Diese drei Werte sollten übereinstimmen. Bei Abweichungen kann in der folgenden Zeile ein Wert ungleich Null vorliegen: Transakt.: Menge aus nicht beendeten Transaktionen zum Artikel im ausgewählten. Über die nachstehende Auswahl-Schaltfläche werden alle nicht beendeten Transaktionen aufgelistet (für alle Artikel, mandanten- und lagerübergreifend). 2

3 Abbildung: Nicht beendete Transaktionen SN: Anzahl der Seriennummern, die sich zum Artikel laut mention im ausgewählten befinden Angezeigt werden folgende Bestände des Artikels im, wie in den Stammdaten ausgewiesen: B - Bestand V - Reservierter Bestand F - Für Vorfakturierte I - In Abwicklung (siehe Bestände In Abwicklung) Protokoll Angezeigt werden folgende Bestände des Artikels im gemäß internem Protokoll: B - Bestand V - Reservierter Bestand F - Für Vorfakturierte Belege Einkauf Die Summen aus den Buchungen des Artikels in/aus dem Bestand, Reservierten Bestand und Für Vorfakturierte des ausgewählten s wird für folgende Einkaufsbelege ausgewiesen: EK WE-BS: Wareneingang Bestellung EK WE-RS: Wareneingang Rücksendung EK RS zur GS: Rücksendung zur Gutschrift Verkauf Für folgende Verkaufsbelege sind die Summen der Buchungen des Artikels aus/in den Bestand des ausgewählten s ausgewiesen: VK BS+WA: Bestellungen und Werkstattaufträge VK RG+WRG: Verkaufs- und Werkstatt-Rechnungen VK GS+WGS: Verkaufs- und Werkstatt-Gutschriften VK WE: Wareneingänge VK Archiv: archivierte Verkaufsbelege Weitere Bestandsbuchungen Für folgende Bestandsbuchungen werden die Summen zum Artikel für das ausgewählte ausgewiesen: EigenVB,B: WM zus.: Inventur: : Manuell: Eigenverbrauch und Eigenbestand Werkstattmontage umbuchen (Da in älteren Versionen bei dieser Funktion keine zuordnung erfolgte, wird hier der Wert über alle angezeigt. Zur Anzeige und Speicherung der Liste muss hier ein ausgewählt werden, dem diese Bestände zugeordnet werden sollen.) Inventurdifferenzen Entnahmen und Wareneingänge Manuelle Bestandsbuchungen und Import 3

4 Anleitung Bestände In Abwicklung Unter den Einkaufsbelegen ist die Menge In Abwicklung in Verkaufsbelegen ausgewiesen (VK InAbw). Bei einer Differenz zwischen diesem Wert und der Menge In Abwicklung im (siehe Abbildung) muss die Ursache ermittelt werden. Falls Transaktionen durch Abstürze nicht beendet wurden, wird die entsprechende Menge für den Artikel in der ersten Spalte (Transakt.) ausgewiesen. Die entsprechenden Vorgänge werden über die Auswahl- Schaltfläche hinter dieser Menge angezeigt. Eine weitere Ursache können Programmfehler sein. Abbildung: Menge In Abwicklung Mit der Datenreorganisation (über Bearbeitung / Reorganisation in mention Warenwirtschaft) erfolgt ein Abgleich der Mengen In Abwicklung im mit den Mengen in den Belegen. Bei Abweichungen wird die Menge in den Stammdaten des Artikels korrigiert. Eine Bestandskorrektur muss vom Anwender manuell vorgenommen werden (unter Bearbeitung / Bestandsänderungen / Bestände umbuchen in mention Warenwirtschaft). Schaltflächen Anzeigen Für die Anzeige des Bestandsprotokolls zu einem Artikel betätigen Sie nach Eingabe der Suchbegriffe (, und Artikelnummer) sowie ggf. die Auswahl des s zu WM zus. die Schaltfläche Anzeigen. Export Die angezeigten Listen werden mit Betätigen dieser Schaltfläche automatisch als Excel-Dateien im mention-hauptverzeichnis gespeichert. Diff. speichern Mit Betätigen dieser Schaltfläche (zuvor ist ggf. das zu WM zus. auszuwählen) werden für alle Artikel/Ersatzteile über alle verwalteten und en ermittelte Differenzen zwischen den werten und den Beständen gemäß gespeicherten Belegen mit Datum und Uhrzeit gespeichert. Diese Funktion sollte in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden und nach einer anfänglichen Prüfung aller (absoluten) Differenzen im Folgenden jeweils nur die relativen Differenzen geprüft werden. Im folgenden Listenfeld werden Datum und Uhrzeit für jede bisher erfolgte Speicherung von Differenzen aufgelistet. Eine Anzeige der Differenzen erfolgt über die folgenden Schaltflächen: abs.diff./inabw Nach Auswahl eines Eintrages (Datum/Uhrzeit) aus dem Listenfeld werden die zu diesem Zeitpunkt gespeicherten Differenzen über die Schaltfläche abs.diff. aufgelistet. Über die Schaltfläche InAbw werden die ermittelten Differenzen zwischen den in den Stammdaten ausgewiesenen und den in Verkaufsbelegen gespeicherten Mengen 'In Abwicklung' angezeigt. 4

5 rel.diff./inabw Nach Auswahl eines Eintrages (Datum/Uhrzeit) aus dem Listenfeld werden nur die Abweichungen der zu diesem Zeitpunkt gespeicherten Differenzen im Vergleich zum vorherigen Zeitpunkt über die Schaltfläche rel.diff. aufgelistet. Über die Schaltfläche InAbw werden die Abweichungen zwischen ausgewählten und vorherigem Zeitpunkt der in den Stammdaten ausgewiesenen und den in Verkaufsbelegen gespeicherten Mengen 'In Abwicklung' angezeigt. Unterhalb dieser vier Schaltflächen wird nach dem Betätigen die Anzahl von Einträgen im jeweiligen Protokoll angezeigt. Ende schließt das Fenster. SN im listet alle Artikel auf, für Seriennummern im sind. Aktivieren Sie die Option Diff., beschränkt sich die Liste auf die Artikel mit einer Differenz zwischen der Menge am (Bestand, Bestand 2 und Reparaturbestand) und der Anzahl der Seriennummern. Achtung: Hier erfolgt nur ein mengenmäßiger Vergleich. Listen Bestandsprotokoll/Belege ([Anzahl]) Das Bestandsprotokoll und die Belegliste für einen ausgewählten Artikel (siehe Suchbegriffe) enthalten folgende Spalten: Modul Modul in mention, in dem die Bestandsänderung gebucht wurde: Man.: Manuelle Bestandsbuchung, Import Inv.: Inventur EK: Einkauf VK: Verkauf WM: Werkstattmontage umbuchen : umbuchung, Wareneingang Typ Kennzeichen der Bestandsbuchung (nur im Bestandsprotokoll): Einkaufsbeleg speichern EBB EFB Reservierter EVB Einkaufsbeleg stornieren Reservierter Verkaufsbelege speichern Reservierter Verkaufsbelege stornieren EBS EFS EVS VBB VFB VVB VBS Eigenverbrauchs-, Eigenbestandsbuchungen 5

6 Anleitung Inventurdifferenzen Reservierter Manuelle Bestandsänderungen Reservierter belege Reservierter Stornierungen belege Reservierter HBB IBB IFB IVB MBB MFB MVB LBB LFB LVB LBS LFS LVS Datum Datum der Bestandsbuchung im Protokoll bzw. Belegdatum in der Belegliste Zeit Uhrzeit der Bestandsbuchung AP Arbeitsplatz, der zur Bestandsbuchung gespeichert wurde Erstellt Datum der Belegerstellung (nur in Belegliste). Die Belege sind in der Belegliste nach diesem Datum sortiert. Beleg Belegtyp und -nummer zur Bestandsbuchung (falls vorhanden) Einkauf: B - Bestellung F - Wareneingang aus Bestellung G - Wareneingang aus Rücksendung D - Rücksendung zur Gutschrift Verkauf: B - Bestellung F - Rechnung G - Gutschrift L - Werkstattauftrag M - Werkstatt-Rechnung N - Werkstatt-Gutschrift W - Wareneingang : A - anforderung U - Umlagerungslieferschein W - Wareneingang Urbeleg Belegtyp und -nummer des Urbeleges (falls vorhanden, nur in der Belegliste) 6

7 Menge Menge der Bestandsänderung (Abbuchungen mit negativem Vorzeichen, Zubuchungen ohne Vorzeichen) Kumuliert Kumulierte Menge der Bestandsänderungen (nur Bestandsprotokoll). Der Wert in der letzten Zeile entspricht der Summe zum Artikel aus dem Protokoll (linke Spalte oberhalb des Bestandsprotokolls). Über die Schaltfläche Exportieren werden das Bestandsprotokoll und die Belegliste als Excel-Dateien in das mention-hauptverzeichnis gespeichert (prbestand_prot.xls und prbestand_belege.xls). Nicht beendete Transaktionen ([Anzahl]) Über die Auswahl-Schaltfläche hinter der Artikelmenge (zum aktuellen Artikel) für nicht beendete Transaktionen (Transakt.) werden diese mit folgenden Angaben für alle Artikel mandanten- und lagerübergreifend aufgelistet. Abbildung: Nicht beendete Transaktionen Modul Modul in mention, in dem die Transaktion nicht beendet wurde (siehe Bestandsprotokoll/Belege) Prot.Nr. Interne Protokollnummer Tr.Beginn Datum für den Beginn der Transaktion Tr.Zeit Uhrzeit für den Beginn der Transaktion Typ Kennzeichen der Bestandsbuchung (siehe Bestandsprotokoll/Belege) Datum Datum des Abbruchs der Transaktion Zeit Uhrzeit des Abbruchs der Transaktion AP Arbeitsplatz AE Kennzeichen der Position (A - Artikel, E - Ersatzteil) Artikelnummer Benennung Artikelbezeichnung Bezeichnung des s 7

8 Anleitung des en Beleg Belegtyp und -nummer zur Transaktion (falls vorhanden, siehe Bestandsprotokoll/ Belege) Menge Menge der Bestandsänderung (Abbuchungen mit negativem Vorzeichen, Zubuchungen ohne Vorzeichen) Über die Schaltfläche Exportieren wird die Liste als Excel-Datei in das mention- Hauptverzeichnis gespeichert (prbestand_trans.xls). Nicht beendete Transaktionen können durch Abstürze verursacht werden. Wurden dabei Bestände gebucht, für die durch den Absturz kein Beleg vorliegt, muss vom Anwender eine manuelle Bestandskorrektur erfolgen. Bestände In Abwicklung werden mit der Datenreorganisation korrigiert. Hinweis: Die Liste zu nicht beendeten Transaktionen wird ständig fortgeschrieben. Vermerken Sie sich dazu bitte, bis zu welchem Vorgang die Daten bereits überprüft und möglicherweise manuelle Bestandskorrekturen vorgenommen wurden. Bestandsdifferenzen absolut ([Anzahl]) Über die Schaltfläche abs.diff. wird die Differenzliste zum im Listenfeld ausgewählten Zeitpunktes (Datum und Uhrzeit) angezeigt. Sie enthält folgende Spalten: Abbildung: Absolute Bestandsdifferenzen AE Kennzeichen der Position (A - Artikel, E - Ersatzteil) Artikelnummer Benennung Artikelbezeichnung Bezeichnung des s des en 8

9 Bestand Menge im Bestand des s Protokoll Summe aus Bestand, Reserviertem Bestand und Bestand Für Vorfakturierte gemäß internem Bestandsprotokoll Belege Summe aus Bestand, Reserviertem Bestand und Bestand Für Vorfakturierte gemäß vorhandener Belege EK WE-BS Summe aus Bestand, Reserviertem Bestand und Bestand Für Vorfakturierte in Wareneingängen aus Bestellung EK WE-RS Summe aus Bestand, Reserviertem Bestand und Bestand Für Vorfakturierte in Wareneingängen aus Rücksendung EK RS zur GS Summe aus Bestand, Reserviertem Bestand und Bestand Für Vorfakturierte in Rücksendungen zur Gutschrift VK BS+WA Summe der Bestandsbuchungen in Bestellungen und Werkstattaufträgen VK RG+WRG Summe der Bestandsbuchungen in Rechnungen und Werkstatt-Rechnungen VK GS+WGS Summe der Bestandsbuchungen in Gutschriften und Werkstatt-Gutschriften VK WE Summe der Bestandsbuchungen für Wareneingänge im Verkauf VK Archiv Summe der Bestandsbuchungen archivierter Rechnungen/Gutschriften WM zus. Summe der Bestandsbuchungen beim Umbuchen von Werkstattmontagen Inventur Summe der Inventurdifferenzen aus Bestand, Reserviertem Bestand und Bestand Für Vorfakturierte Manuell Summe der manuellen Bestandsbuchungen und des Imports in den Bestand, Reservierten Bestand und Bestand Für Vorfakturierte EigenVB Summe der Buchungen in den Eigenbestand und Eigenverbrauch Über die Schaltfläche Exportieren wird die Differenzliste als Excel-Datei in das mention-hauptverzeichnis gespeichert (prbestand_diff_abs.xls). Bestandsdifferenzen In Abwicklung absolut ([Anzahl]) Über die Schaltfläche InAbw werden Differenzen zu Beständen In Abwicklung ausgewiesen, die sich aus der Menge in Belegen und der Menge in den Stammdaten des jeweiligen Artikels ergeben. 9

10 Anleitung Abbildung: Bestandsdifferenzen In Abwicklung absolut AE Kennzeichen der Position (A - Artikel, E - Ersatzteil) Artikelnummer Benennung Artikelbezeichnung Bezeichnung des s des en BestandInAbw Bestand In Abwicklung zum Artikel im angegebenen BelegeInAbw Bestand In Abwicklung zum Artikel aus dem angegebenen in gespeicherten Belegen Über die Schaltfläche Exportieren wird die Differenzliste als Excel-Datei in das mention-hauptverzeichnis gespeichert (prbestand_diff_inarb_abs.xls). Bestandsdifferenzen relativ ([Anzahl]) Über die Schaltfläche rel.diff. werden die Bestandsdifferenzen angezeigt, die für den im Listenfeld ausgewählten Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) im Vergleich zum vorherigen Zeitpunkt (vorangegangene Speicherung der Differenzen) auftraten. Abbildung: Relative Bestandsdifferenzen AE Kennzeichen der Position (A - Artikel, E - Ersatzteil) Artikelnummer Benennung Artikelbezeichnung Bezeichnung des s des en 10

11 Bestand Alt Summe des Bestandes, Reservierten Bestandes und Bestandes Für Vorfakturierte des Artikels im angegebenen zum vorherigen Zeitpunkt der Speicherung von Differenzen Belege Alt Summe des Bestandes, Reservierten Bestandes und Bestandes Für Vorfakturierte in den zum Artikel im angegebenen gespeicherten Belegen zum vorherigen Zeitpunkt der Speicherung von Differenzen Bestand Neu Summe des Bestandes, Reservierten Bestandes und Bestandes Für Vorfakturierte des Artikels im angegebenen zum gewählten Zeitpunkt der Speicherung von Differenzen Belege Neu Summe des Bestandes, Reservierten Bestandes und Bestandes Für Vorfakturierte in den zum Artikel im angegebenen gespeicherten Belegen zum gewählten Zeitpunkt der Speicherung von Differenzen Diff. Alt Differenz aus Bestand Alt und Belege Alt Diff. Neu Differenz aus Bestand Neu und Belege Neu rel. Differenz Differenz aus Diff. Alt und Diff. Neu Über die Schaltfläche Exportieren wird die Differenzliste als Excel-Datei in das mention-hauptverzeichnis gespeichert (prbestand_diff_rel.xls). Bestandsdifferenzen In Abwicklung relativ ([Anzahl]) Über die Schaltfläche InAbw werden die Abweichungen zwischen dem ausgewählten und dem vorherigem Zeitpunkt der in den Stammdaten ausgewiesenen und den in Verkaufsbelegen gespeicherten Mengen In Abwicklung angezeigt. Die Liste hat folgende Spalten: AE Kennzeichen der Position (A - Artikel, E - Ersatzteil) Artikelnummer Benennung Artikelbezeichnung Bezeichnung des s des en Bestand Alt Summe des Bestandes In Abwicklung des Artikels im angegebenen zum vorherigen Zeitpunkt der Speicherung von Differenzen Belege Alt Summe des Bestandes In Abwicklung in den zum Artikel im angegebenen gespeicherten Belegen zum vorherigen Zeitpunkt der Speicherung von Differenzen 11

12 Anleitung Bestand Neu Summe des Bestandes In Abwicklung des Artikels im angegebenen zum gewählten Zeitpunkt der Speicherung von Differenzen Belege Neu Summe des Bestandes In Abwicklung in den zum Artikel im angegebenen gespeicherten Belegen zum gewählten Zeitpunkt der Speicherung von Differenzen Diff. Alt Differenz aus Bestand Alt und Belege Alt Diff. Neu Differenz aus Bestand Neu und Belege Neu rel. Differenz Differenz aus Diff. Alt und Diff. Neu Über die Schaltfläche Exportieren wird die Differenzliste als Excel-Datei in das mention-hauptverzeichnis gespeichert (prbestand_diff_inarb_rel.xls). Seriennummer im ([Anzahl]) Über die Schaltfläche SN im werden alle Artikel mit Seriennummern im (mandanten- und lagerübergreifend) angezeigt. Mit aktivierter Option Diff. beschränkt sich die Liste auf die Artikel mit einer Differenz zwischen der Menge am und der Anzahl der Seriennummern. Hinweis: Seriennummernpflichtige Artikel ohne Seriennummern im werden nicht ausgewiesen. Andererseits enthält die Liste auch Artikel, die aktuell nicht als seriennummernpflichtig gekennzeichnet sind, für die aber Seriennummern vorliegen. Abbildung: Differenzen zu den Seriennummern AE Kennzeichen der Position (A - Artikel, E - Ersatzteil) Artikelnummer Benennung Artikelbezeichnung Bezeichnung des s des en Bestand Menge im Bestand des s (Bestand und Bestand 2) 12

13 RepBestand Menge im Reparaturbestand des s Summe Gesamtmenge aus Bestand und Reparaturbestand im SN im Anzahl der Seriennummern des Artikels im Über die Schaltfläche Exportieren wird die Liste als Excel-Datei in das mention- Hauptverzeichnis gespeichert (prbestand_sn.xls). Mögliche Ursachen für Differenzen: - der Artikel wurde nicht durchgehend als SN-pflichtig verwaltet - es liegen Belege vor, in denen der Artikel aus dem Bestand bzw. in den Bestand gebucht wurde, aber noch keine Seriennummernerfassung erfolgte - eine zu stornierende Seriennummer wurde noch nicht storniert; eine Stornierung wurde zu Unrecht vorgenommen - zu Belegen wurde die Seriennummernerfassung vergessen (hier kann die Voreinstellung zum Zwang für die Seriennummernerfassung nützlich sein) - zu Belegen wurden Seriennummern erfasst, die nicht der Menge zur Position entspricht (hier kann die Voreinstellung zur Begrenzung der Seriennummernerfassung auf Positionsmenge nützlich sein) - es gibt Bestandsdifferenzen zum Artikel - fehlerhafte Buchungen für Artikel zur Reparatur und Rücksendung (Fremdoder Eigenbestand) 13

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