Datenkonverter. Produktbeschreibung Systemvoraussetzungen 8/2004 SOFTMARK AG. Softmark AG Hirtenweg Grünwald

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1 Softmark AG Hirtenweg 2 Internet: Tel.: Fax.: info@softmark.de Datenkonverter Produktbeschreibung Systemvoraussetzungen 8/2004 gültig ab dem Irrtum und Änderung vorbehalten Hirtenweg 2 Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Gültigkeit dieser Produktbeschreibung... 3 Ausgangssituation... 4 Datenkonverter... 4 Datenaustausch zwischen den Systemen mittels Konvertern...5 Standarddatenkonverter...5 Individuelle Datenkonverter...7 Konverter-Recherche...7 Hirtenweg 2 Seite 2

3 Gültigkeit dieser Produktbeschreibung Fast alle Hard- und Softwarebezeichnungen, die in dieser Beschreibung erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen und sollten als solche betrachtet werden. Die Schreibweise folgt bei den Produktbezeichnungen im wesentlichen den Schreibweisen der Hersteller. Alle Rechte vorbehalten. Hirtenweg 2 Seite 3

4 Ausgangssituation Viele Firmen setzen Warenwirtschafts- oder Fakturierungsprogramme zur Erstellung ihrer Ausgangsrechnungen bzw. zur Erfassung von Finanzbuchungen ein. Die meisten Systeme sind in der Lage, die entsprechenden Buchungssätze (z. B. Debitorensollstellung) in Form einer Exportdatei zur Verfügung zu stellen. Leider sind nur ca. 50% der Systeme in der Lage, die Daten in einem gängigen Format (wie z. B. Datev o. ä.) zur Verfügung zu stellen. Das selbe Problem tritt auf, wenn z. B. Finanzbuchungen aus einem anderen System zur Erstellung des Jahresabschlusses oder im Rahmen eines Systemwechsels zwischen unterschiedlichen Finanzbuchhaltungssystemen ausgetauscht werden müssen. Da dadurch keine Möglichkeit besteht, die Daten in ein Finanzbuchhaltungssystem zu übernehmen, bleibt letztlich nur die Möglichkeit, die Ausgangsrechnungen manuell zu erfassen. Datenkonverter Die Lösung des o. g. Problems stellen die von der Softmark AG entwickelten Datenkonverter dar. Ein Datenkonverter liest die Daten in einem bestimmten Format ein und gibt sie in einem anderen Format wieder aus. Im Rahmen dieser Konvertierung können noch weitere Funktionen abgebildet werden, wie z. B. die Änderung von Kontonummern, die Umschlüsselung von Kunden- in Debitorennummern, die Ermittlung von Erlöskonten anhand von Nationalitätenkennzeichen, die Berechnung von Zahlungszielen etc. Konverter gibt es nicht nur für Finanzbuchhaltungsdaten, sondern z. B. auch zur Konvertierung von Kunden- und Lieferantenstämmen Grundsätzlich sind zwei Arten von Konvertern zu unterscheiden: Beim Standarddatenkonverter sind die gängigsten Import- und Exportschnittstellen für Finanzbuchhaltungsdaten bereits fest programmiert. Weitere Funktionen, wie z. B. die Umschlüsselung von Kontonummern usw. stehen ebenfalls zur Verfügung. Der individuellen Datenkonverter wird immer speziell auf die Anforderungen der zu konvertierenden Daten hin programmiert. Individuelle Datenkonverter haben i. d. R. immer nur eine Import- und eine Exportschnittstelle, wohingegen der Standardkonverter mehrere Import- und Exportschnittstellen haben kann. Der Einsatz von Datenkonverter ist ab ca zu erfassenden Buchungsvorgängen pro Monat zu empfehlen. Hirtenweg 2 Seite 4

5 Datenaustausch zwischen den Systemen mittels Konvertern Der Datenaustausch zwischen Mandant und Kanzlei ist denkbar einfach: Der Mandant erzeugt eine Exportdatei und sendet diese per Diskette oder an die Steuerkanzlei. Dort wird die Datei konvertiert und anschließend in das Fibu-System eingelesen. exportierendes System importierendes System Warenwirtschaft /diskette Datenkonverter Exportdatei Importdatei Fibusystem Standarddatenkonverter Art-Nr bis Der Softmark Standarddatenkonverter kann alle unten aufgeführten Datenformate importieren bzw. exportieren. Dabei können mehrere unterschiedliche Import- und Exportformate innerhalb des Konverters lizenziert werden. Bei Steuerkanzleien beispielsweise wird in der Praxis immer nur eine Exportschnittstelle (nämlich das Format des eingesetzten Buchungssystems), aber mehrere Importschnittstellen (nämlich die der verschiedenen Buchungsformate der Mandantensysteme) benötigt. Importformate Curadata ASCII-Import Fi1 Curadata Bilanz Umbuchungen Curadata-Haupt-Abschlussübersicht SBS-Finanzbuchhaltung FFI SBS-Fibu-Journal SBS-Lohnbuchhaltung (LoWa) Wago-Curadata [tse:nit] Austausch-Format Datev-Postsendedateien (EV, DV, ED-Format) Exportformate Curadata ASCII-Import Fi1 SBS-Finanzbuchhaltung FFI Wago-Curadata [tse:nit] Autausch-Format Datev-Postsendedateien (EV, DV, ED-Format) Lexware-Buchhalter Hirtenweg 2 Seite 5

6 Importformate (Fortsetzung) Datev Win-ReWe Primanota, Saldenlisten, Archiv Lexware Lohn Lexware Buchhalter Lexware Fakture / Financial Office Hamburger Software (IBM) Fibu EuroData (Tankstellen) frei definierbarer Text- und Excel-Import Hirtenweg 2 Seite 6

7 Individuelle Datenkonverter Art-N.: Im Gegensatz zum Standardkonverter werden individuelle Datenkonverter immer nur für eine Import/Exportschnittstelle entwickelt. Dabei handelt es sich um ein auf Microsoft-Excel basierendes Programm, das in der Lage ist, die Daten aus einem nahezu beliebigen Importformat in ein für das Finanzbuchhaltungssystem (z. B. Datev-Kanzlei Rewe oder [tse:nit] von Wago Curadata) lesbares zu übersetzen. Die Konverter sind zu ca. 90% vorgefertigt, so dass nur noch der Übersetzungsteil individuell programmiert werden muss. Die individuellen Datenkonverter können, ebenso wie der Standardkonverter eine Reihe komplexer Funktionen abbilden (wie z. B. Umschlüsselung von Kunden- auf Debitoren- Nummern, Erlöskontenermittlung anhand des Länderkennzeichens, Buchung von Bestandsveränderungen u. v. m). Art und Umfang der Konvertierung müssen jeweils individuell geklärt werden. Alle Datenkonverter der Softmark AG sind sehr einfach zu bedienen, so dass keine Schulung etc. erforderlich ist. Jeder Konverter wird mit einer umfassenden Dokumentation ausgeliefert. Durch den im Vergleich zu anderen Systemen relativ geringen Programmieraufwand, lassen sich individuelle Konverter für einen Preis ab ca. 500,00 aufwärts entwickeln. Nutzen der Konverter Durch die enorme Flexibilität der Konverter können nicht nur enorme Zeiteinsparungen von bis zu 95% und mehr erreicht werden. Die Möglichkeit auch Zahlungsziele, Kostenstellen etc. einzulesen ermöglicht es gerade Steuerberatern neue Geschäftsfelder und neue Zielgruppen zu erschließen. Konverter-Recherche Art-Nr Die Erstellung eines Konverters erfordert sehr viel EDV-spezifisches Wissen. Aus diesem Grund bietet die Softmark AG die Dienstleistung der Konverter-Recherche an. Dabei klären wir gegen eine pauschale Gebühr ab, ob ein Konverter zum Import von Buchungssätzen eingesetzt werden kann, was dieser leisten muss und was er kostet. Sofern der Systemhersteller des exportierenden Systems entsprechende Musterdaten zur Verfügung stellt, werden diese eben- Hirtenweg 2 Seite 7

8 falls geprüft. Wird der Konverter dann bei der Softmark AG bestellt, werden die Recherchegebühren auf den Auftrag angerechnet. Preise Für einen Datenkonverter fallen nur einmalige Lizenzgebühren für die Software einschließlich Dokumentation an. Es wird keine Softwarepflegegebühr erhoben. Sollten Änderungen am Konverter erforderlich sein (z. B. auf Grund geänderter Datenformate) werden diese auf Basis einer Stundenabrechnung realisiert. Die jeweils gültigen Preise finden Sie in unser Verkaufspreisliste Endkunden. Systemvoraussetzungen Die Datenkonverter der Softmark AG sind lauffähig unter Windows 2000 / Windows XP und unter MS-Excel 2000 bzw. MS-Excel XP. Andere Konfigurationen auf Anfrage. Hirtenweg 2 Seite 8

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