Pflichtenheft. Autoren: Dirk Heming, Simon Trapp Stand: Version 1.

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1 Pflichtenheft Autoren: Dirk Heming, Simon Trapp Stand: Version 1.4 Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Projektverlauf 1.1 Sitzungen / Termine bis offene Punkte 1.3 Terminabsprachen 2. Ausgangssituation / Rahmenbedingungen 2.1 Unternehmen 2.2 IST - Zustand 2.3 Problemstellung 2.4 Technische Ausstattung 3. Zielsetzung 3.1 vorrangige Ziele 3.2 optionale Ziele 4. Anforderungen 4.1 Betriebliche Vorgänge zur jetzigen Tourenplanung 4.2 Auftragserfassung - > Anlieferungen 4.3 Abmeldungen 4.4 Rücklieferungen 4.5 Stillstandzeiten 4.6 Ausdruck 4.7 Statistik 4.8 Datenbankmodell Seite 2

3 1. Projektverlauf 1.1 Sitzungen 1. Sitzung Anwesende: Ort: Beginn: Ende: Inhalt: S. Temminghoff, D. Heming, S. Trapp Vreden 19:00 Uhr 22:00 Uhr Prüfung der Durchführbarkeit einer GPS gestützten Tourenplanung 2. Sitzung Anwesende: Ort: Beginn: Ende: Inhalt: S. Temminghoff, D. Heming, S. Trapp Gronau 17:00 Uhr 21:00 Uhr Beschreibung der technischen Voraussetzungen Brainstorming - 3. Sitzung Anwesende: Ort: Beginn: Ende: Inhalt: S. Temminghoff, D. Heming, S. Trapp Ahaus, Unternehmen Pietsch 8:00 Uhr 9:30 Uhr - Beschreibung der betrieblichen Abläufe im Lager (Ist-Zustand erklärt). - Vortrag über die logistischen Begebenheiten und der Tourenplanung. 4. Sitzung Anwesende: Ort: Beginn: Ende: Inhalt: S. Temminghoff, D. Heming, S. Trapp Gronau, Unternehmen Büscher 9:30 Uhr 14:00 Uhr - Beschreibung der betrieblichen Abläufe (Ist-Zustand erklärt). - Vortrag über die logistischen Begebenheiten und der Tourenplanung. - Erstellung des Pflichtenheftes. Seite 3

4 1.2 Offene Punkte Statistikerstellung in welchem Umfang mit einbeziehen? Optimierung der Bedienungsoberfläche des Navigationssystems möglich? Allgemeines System für Dienstleistungsbetriebe oder direkt auf Fa. Büscher zugeschnitten? 1.3 Terminabsprachen , Gronau - Erstellung des Pflichtenheftes , Ahaus - Schule 2. Ausgangssituation / Rahmenbedingungen 2.1 Unternehmen Das Unternehmen Büscher GmbH ist ein kleiner Betrieb mit ca. 15 Mitarbeitern. Ein Großteil der Tätigkeit liegt dabei in der Vermietung von Baustellentoiletten, sanitären Einrichtungen, Material-, Büro- und Raumcontainern und Toilettenwagen für Veranstaltungen. Entsorgungsdienstleistungen aller Art im Rahmen des Containerdienstes gehören ebenfalls zum täglichen Arbeitsablauf. 2.2 Ist-Zustand Die beim Unternehmen Büscher angemieteten Baustellentoiletten werden wöchentlich angefahren und gereinigt. Es gibt dazu verschiedene Touren auf denen die Servicefahrer bis zu 40 WC-Kabinen pro Tag anfahren und reinigen. Die einzelnen Touren befinden sich in einer Exceldatei. Neu ausgelieferte Kabinen werden von Hand in die Exceldatei eingefügt. Abgemeldete und abgeholte Kabinen werden von Hand aus der Liste gelöscht. Die Fakturierung läuft über ein separates Warenwirtschaftssystem. In dieses müssen ebenfalls alle Anlieferungen und Abholungen eingegeben werden. Seite 4

5 Beispielaufbau einer Excel-Tour (Ist-Zustand) 2.3 Problemstellung Es gibt keine Reihenfolge, in der eine Tour abgefahren wird; die Planung der Reihenfolge übernimmt der Fahrer. Da sich sehr viele Standorte in Neubaugebieten befinden, können diese kaum mit einer Straßenkarte oder einem Navigationssystem gefunden werden. Ein Fahrer kennt seine Tour in der Regel sehr gut. Im Krankheitsfall oder in Urlaubszeiten, wenn ein anderer Fahrer die Tour übernimmt, schafft es dieser in der Regel nicht, die komplette Tour abzufahren, da im die Standorte nicht bekannt sind und er zu viel Zeit mit dem Suchen einzelner WC- Kabinen verbringt. 2.4 Technische Ausstattung Alle Fahrzeuge sind bereits mit mobilen Navigationssystemen ausgestattet ( TomTom Go 300 ). In der Verwaltung stehen leistungsstarke moderne Bürorechner mit Windows XP Professional. Seite 5

6 3. Zielsetzung 3.1 vorrangige Ziele Zu jedem Standort soll zukünftig die Position per GPS-Koordinate direkt bei der Auslieferung einer WC-Kabine durch den Fahrer auf dessen Navigationssystem gespeichert werden. Dazu erhält jeder Standort eine Nummer, unter der die Koordinate gespeichert wird. Die Nummer soll auf dem Tourenplan des Fahrers hinter dem Standort mit eingebunden werden. Beispiel: Über die Eingabemaske des Navigationssystems soll jeder Fahrer eine beliebige Standortnummer eingeben können um so direkt, ohne zu suchen, zur jeweiligen WC- Kabine navigieren zu können. Die Touren sollen in der Reihenfolge optimiert werden. Dazu werden alle Koordinaten einer Tour in das Routenplanungsprogramm Microsoft Mappoint übertragen. Dort wird die Route optimiert und dem Fahrer werden alle Standortnummern in der Reihenfolge einer wirtschaftlichen Strecke ausgedruckt. So kann der Fahrer seine Tourenliste einfach nach unten abarbeiten. Seite 6

7 Die Excel-Tourenverwaltung wird damit durch ein Datenbankprogramm ersetzt, welches die komplette Tourenplanung verwaltet und folgende Funktionen unterstützen muss: Verwaltung der einzelnen Touren Zuordnung von Städten zu Touren anlegen und löschen von Touren hinzufügen von Standorten löschen von Standorten ändern von Standorten markieren von Standorten als Abholung markieren von Standorten als Stillstände Zuordnung der Touren zu einem Fahrer / Fahrzeug hinzufügen, löschen und ändern von Koordinaten Markierung von fehlenden Koordinaten Schnittstelle zum Navigationssystem Schnittstelle zu Mappoint drucken der einzelnen Touren. Einlesen neuer GPS Koordinaten OV2 Datei konvertieren in TXT Datei mittels dumpov2 in Batch-Datei individuell TXT Datei automatisch in Access Tabelle packen Übergabe an Datenbankprogramm Datenbank und Steuerungs Programm Speichert GPS Position in Anlieferungs- OV2 Datei Seite 7

8 Datenbank und Steuerungs Programm Anlieferungs Datenbank Neue vom Fahrer gespeicherte Koordinaten auslesen Tour01 Tour02 Tour03 Tour01 Tour02 Tour03 Tour04 Tour04 Koordinaten verwalten Komplett Datenbank Tour05 Tour06 Tour05 Tour06 Eingeben Löschen optimiert Datensicherung Druck optimierte Touren GPS-Datei Ausgabe an Navi 3.2 optionale Ziele Einbindung einer eigenen Fakturierung / Mietberechnung in das Tourenplanungsprogramm SONJAROUTE. Einbindung des bestehenden Warenwirtschaftssystems in das Tourenplanungsprogramm SONJAROUTE, so dass alle Daten nur noch einmal erfasst werden müssen. 4. Anforderungen 4.1 Betriebliche Vorgänge zur jetzigen Tourenplanung Die Tourenplanung für eine ganze Woche wird jeden Freitag fertig gestellt. Dazu werden innerhalb der Tour die folgenden Punkte bearbeitet. 4.2 Auftragserfassung - > Anlieferungen Ist ein Auftrag, der im Warenwirtschaftssystem erfasst wurde, ausgeliefert, so wird dieser in die Tourenplanung für den Reinigungsservice in der nächsten Kalenderwoche eingefügt. Seite 8

9 4.3 Abmeldungen Wurde ein Auftrag gekündigt, wird dieser in der Tour als Abholung markiert und die WC-Kabine beim nächsten Reinigungsservice abgeholt. 4.4 Rücklieferungen Wurde eine WC-Kabine dann abgeholt, wird der Standort aus dem Tourenplan gelöscht. 4.5 Stillstandzeiten In Zeiten von schlechtem Wetter oder Betriebsferien haben die Kunden die Möglichkeit, die WC-Kabinen wochenweise still zu melden. D.h. in der Woche, wo nicht gearbeitet wird, wird die WC-Kabine nicht angefahren und gereinigt. Die Mietberechnung erfolgt in diesem Zeitraum auch nicht. Diese Stillstände müssen vom Kunden rechtzeitig bekannt gegeben werden, damit die WC-Kabine aus der Tour genommen werden kann. Liegt ein solcher Stillstand vor, muss dieser ebenfalls für den Fahrer in der Tour ersichtlich sein. Dies wird bis jetzt wie folgt gekennzeichnet: Seite 9

10 4.6 Drucken der Touren Danach werden die einzelnen Touren ausgedruckt und auf die Servicefahrzeuge verteilt. Die Fahrer fangen nun an, diese Reinigungstouren abzufahren, bei gereinigten Kabinen muss die Uhrzeit hinter dem Standort notiert werden. Sollte eine Reinigung nicht möglich sein, muss der Grund dafür in dem Tourenplan notiert werden. 4.7 Statistik Es erfolgt eine Statistik-Auswertung, aus der die aktuelle Stückzahl der WC Kabinen hervorgeht. Diese kann dann verglichen werden mit den Stückzahlen des Vorjahres oder der Vorwoche. 4.8 Datenbankmodell Seite 10