The software to manage your business, logistic and production

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1 The software to manage your business, logistic and production FORMICA SQL Produkte der BLP Software GmbH FORMICA ERP: CRM, Warenwirtschaft, Produktionsplanung FORMICA ToDo: -, Aufgaben-, Termin- und Kontaktverwaltung FORMICA Desk: Kalk, Write, Search

2 Willkommen... 3 Übersicht... 4 Branchen... 5 Länder... 5 FORMICA SQL Produkte: FORMICA ERP, FORMICA ToDo, FORMICA - Desk schematisierte Darstellung... 6 Formica Stammdaten... 7 Kunden-, Lieferanten-, Hersteller-, Vertreter-, allgemeine Adress- und Ansprechpartnerstammdaten Teile-/ Artikelstammdaten... 8 Stücklisten-, Arbeitsgang-, Maschinen- Werkzeug-, Arbeitsplanstammdaten Personalstammdaten Formica CRM und Managementinformationen CRM (customer relationship management) FORMICA Korrespondenz Formica Telefonie Managementinformationen Formica Warenwirtschaft Vertrieb Einkauf Logistik Inventur Zu- und Abschlagsverwaltung Formica-EDIFACT Formica PPS Fertigungssteuerung Betriebsdatenerfassung: (Abb. 1) Fremdfertigung: Integration von CAD-Programmen (Im- und Exportschnittstelle) Fertigungsplanung: Seriennummernverwaltung Chargennummernverwaltung Serviceverwaltung Formica Controlling Bewertung Kalkulation Projektverwaltung Mitarbeiterzeiterfassung Finanzbuchhaltung, Offene Posten Buchhaltung, Mahnwesen Fehlererfassung und -beurteilung (Qualitätssicherung) Formica Verwaltung FormicaToDo FORMICA Write Formica search (Schnelldatensuche) FORMICA Infoboard Zugangsberechtigungsverwaltung Intrastatmeldung Internes Nachrichtensystem Steuerungsfunktionen in FORMICA... 88

3 Willkommen Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Softwaremodulen FORMICA SQL PPS/WWS zur Geschäftsprozessteuerung. Mit dieser Broschüre möchten wir Ihnen einen Überblick über die von uns entwickelten Softwaremodule verschaffen. Die BLP Software GmbH stellt sich vor Die BLP Software GmbH hat es sich zum Ziel gesetzt, betriebswirtschaftliche Prozesse und Kommunikation mit neuester Technik zu optimieren. Bedingt durch die unterschiedlichsten betrieblichen Anforderungen fertigen wir auf Basis von FORMICA SQL PPS/WWS Standardkomponenten speziell auf die Anforderungen unserer Kunden angepaßte Individualsoftware. Damit sind wir jederzeit in der Lage schnell und kostengünstig auf immer weiter steigende Anforderungen zu reagieren. Das Resultat sind äußerst einfach zu bedienende Programme. Übersichtliche Programmoberflächen und intelligente Benutzerführung machen den Anwendern den Zugang zu diesen Werkzeugen sehr leicht. Von uns entwickelte Programme, Funktionen und Services rationalisieren den Bedienungsaufwand zur Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse auf ein Minimum Sie finden alle Bereiche Ihrer Firma auf einer stimmigen Oberfläche abgebildet und haben somit alle Vorgänge im Griff: Die von uns installierten, modularen Systeme können stufenweise und kostengünstig mit Ihren Anforderungen und Ihrer Betriebsstruktur mitwachsen. Durch die Offenlegung von Schnittstellen und Datenbankstrukturen erreichen Sie ein hohes Maß an Unabhängigkeit. Standardprogramme und je nach Aufgabenstellung auch bestehende Systeme können eingebunden und weiterbenutzt werden. Gerne zeigen wir Ihnen unsere Produkte im Rahmen einer Präsentation. Mit freundlichen Grüßen BLP Software GmbH Joachim Beck Warenzeichen: Copyright: Copyright Alle im Text erwähnten Marken- und Produktnamen sind Warenzeichen, bzw. eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firmen bzw. Inhaber. Diese Publikation beschreibt den Zustand des Produkts zum Zeitpunkt der Veröffentlichung und muss nicht mit zukünftigen Versionen des Produkts übereinstimmen BLP Software GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Willkommen 3

4 Übersicht Formica Stammdaten: Kunden- und Lieferantenstammdaten, Artikelstammdaten, Stücklistenstammdaten Arbeitsgang / Werkzeug / Arbeitsplan / Maschinen, Personal-, Personalgruppenstammdaten. Formica CRM und Managementinformationen Vertriebs- / Marketing Informationssystem, Korrespondenz, Telefonie, Statistiken Formica Warenwirtschaft Managementinformationen, Vertrieb, Teilzahlungsverwaltung, Kundenabrufe, Vertreterprovisionierung, Einkauf, Logistik, Inventur, Zu- und Abschlagsverwaltung, EDIFACT, Schnittstellen zu Easy Archiv, UPS, Deutsche Post Versand, V-Log, etc. Formica PPS: Fertigungssteuerung, Betriebsdatenerfassung, Fertigungsplanung, Seriennummern- /Chargenverwaltung, Serviceverwaltung, Integration von CAD-Programmen. Formica Controlling: Kalkulation, Projektverwaltung (Kostenträgerrechnung), Bewertung, Mitarbeiterzeiterfassung, Finanzbuchhaltung, Schnittstellen zu diversen Finanzbuchhaltungssystemen (Datev, SAP, Addison, Diamant, Varial,..), Fehlererfassung und beurteilung (ISO), Formica Verwaltung : Formica ToDo: -, Aufgaben- und Terminverwaltung, Formica Desk: FORMICA Kalk, FORMICA - Write, Formica - Search, Infoboard, Zugangsberechtigungsverwaltung, Intrastatmeldung, Internes Nachrichtensystem. Übersicht 4

5 Branchen Maschinenbau / Sondermaschinenbau Apparate- und Behälterbau Anlagen- und Gerätebau Metallbe- und verarbeitung Werkzeug- und Formenbau Automobil-Zulieferindustrie Fahrzeugtechnik / Fahrzeugbau Kunststoffindustrie Mechatronik Prozessautomatisierung Nanotechnologie / Oberflächenbeschichtung Elektronik Medizintechnik Kunststofftechnik Glasbe- und verarbeitung Lederbe- und verarbeitung Lebensmittelindustrie Dienstleistung Länder Deutschland Österreich Schweiz Frankreich Großbritannien Türkei Polen Ungarn Thailand China USA Mexiko Südafrika Uruguay Branchen 5

6 FORMICA SQL Produkte: FORMICA ERP, FORMICA ToDo, FORMICA - Desk schematisierte Darstellung FORMICA SQL Produkte: FORMICA ERP, FORMICA ToDo, FORMICA - Desk schematisierte Darstellung 6

7 Formica Stammdaten Die Beschreibung aller in Formica SQL verfügbaren Stammdaten würde den Umfang dieses Produktinformationsblattes überschreiten. Insofern werden im Folgenden ausgesuchte Stammdatenmodule nebst besonderer Funktionalität beschrieben. Kunden-, Lieferanten-, Hersteller-, Vertreter-, allgemeine Adress- und Ansprechpartnerstammdaten. Inhalt und Aufbau aller Adressmodule ist standardisiert und ähnlich. Anhand der Abbildung der Kundenstammdaten (Abb.1) erfolgt Beschreibung einiger Merkmale. Abb. 1 Mit diesen Modulen verwalten Sie alle für Sie wichtigen Daten zu Ihren Adressen. - Beliebig viele Ansprechpartner pro Adresse - Statistiken zu Umsätzen,... - Kaufübersicht - Kreditlimit - Anschriften wie Lieferadresse, Rechnungsadresse - Die Adressen sind mit einer clipboard Funktion ausgestattet. Diese ermöglicht es Daten in die Zwischenablage von Windows zu kopieren. - In Memofeldern können Sie beliebig viel Information komfortabel erfassen und verwalten - Es besteht die Möglichkeit Informationsfelder bei Bedarf zu ergänzen. - Externe Dokumente (z.b. vom Typ Excel, pdf,...) können direkt zugeordnet und verwaltet werden -... Formica Stammdaten / Kunden-, Lieferanten-, Hersteller-, Vertreter-, allgemeine Adress- und Ansprechpartnerstammdaten. 7

8 Teile-/ Artikelstammdaten Im Artikelstamm (Abb.1) können Sie zu Ihren Teilen u.a folgende Informationen verwalten: Abb. 1: - Artikelart: Verkaufsartikel, Einkaufsteil, Ersatzteil, Handelsartikel, Baugruppe, Einzelteil,Rohstoff. - Artikelbeschreibung: Definieren Sie bis zu 10 Eigenschaften zu jedem Artikel. - Ein- und Verkaufstexte in beliebiger Größe und Sprache. - Artikelstatus: Sperren Sie den Artikel gezielt für die Verwendung in Verkauf, Einkauf, Fertigung. - Verwalten Sie beliebig viele Lieferanten-, Hersteller und Kundennummern zu jedem Artikel - Externe Dokumente (z.b. vom Typ Excel, pdf,...) können direkt zugeordnet und verwaltet werden - In Memofeldern können Sie beliebig viel Information komfortabel erfassen und verwalten - Sie haben jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen zu dem jeweiligen Artikel wie z.b. Kosten, Lieferanten, Preise, bisherige Bewegungsdaten, Lagerbestandsdaten, Dispositionsdaten,... - Sie haben direkten Zugriff auf Arbeitsplan, Stückliste, Prüfplan, Zeichnung, Vorkalkulation - Umfangreiche Suchmöglichkeiten (Browser, Volltext,...) schaffen einen schnellen Zugriff auf den gesuchten Artikel. - Die Erfassung von Abmaßen kann über diverse Mengenverbrauchsermittlungen erfolgen - Wahlweise automatische oder manuelle Pflege des Kalkulationspreises. - Eingabe von kunden- und lieferantenindividuellen Staffelmengen und -preisen. - Wahlweise automatische oder manuelle Pflege der Lieferanten für jeden Artikel. - Einstellungen sind zentral über 1 Registerkarte (Abb. 2) ersichtlich und einstellbar Formica Stammdaten / Teile-/ Artikelstammdaten 8

9 Abb. 2: Artikelpreise (Abb. 3) sind getrennt nach Einkaufs-, Verkaufs-, Kalkulations- und Anfragepreise verfügbar. Des Weiteren können Preislisten, Staffelpreise, diverse Preis- und Rabattkombinationen gepflegt werden. Abb. 3: Formica Stammdaten / Teile-/ Artikelstammdaten 9

10 Stücklisten-, Arbeitsgang-, Maschinen- Werkzeug-, Arbeitsplanstammdaten Für die Anlage und Verwaltung 1...n stufiger Stücklisten (Abb. 1) stehen u.a. folgende Felder und Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Abb. 1: - Stücklisten können für alle Arten der Fertigung und als Handelsstücklisten angelegt werden. Optional ist auch die Erfassung von Varianten möglich. - Materialmaße (getrennt nach Dispo- und Schnittmaße (z.b. für Metallverarbeitung)) können direkt in der Stückliste erfasst werden. In Abhängigkeit der Lagereinheit erfolgt die Abbuchung mit oder ohne Berücksichtigung von Zuschlägen. Felder für Angaben für die Leiterplattenbestückung wie zugelassene Hersteller, Platz auf der Platine stehen ebenso zur Verfügung wie Felder für den Servicefall. - Durch Mausklick auf die einer Baugruppe zugeordneten Artikelnummer wird auf die untergeordnete Stückliste der gewählten Artikelnummer verzweigt. Die folgenden Stücklistensichten können angezeigt werden: - Baukastenstückliste: Auflistung der einem Teil direkt untergeordneten Teile. - Strukturstückliste: Alle direkt oder indirekt untergeordneten Teile werden angezeigt. - Mengenübersichtsliste: Weist für alle Teile deren benötigte Gesamtmenge für die Herstellung eines Erzeugnisses aus. - Verwendungsnachweis Zeigt in welche Teile ein Teil direkt und indirekt eingeht. - Maximale Produktion Weist auf Basis der freien Lagerbestände der untergeordneten Stücklistenartikel, die maximal mögliche Produktionsmenge des übergeordneten Artikels aus. - Mengenverwendungsliste Zeigt in Erweiterung der Strukturverwendungsliste die kumulierten Werte aus der Strukturverwendungsliste mit Mengenangaben. Formica Stammdaten / Stücklisten-, Arbeitsgang-, Maschinen- Werkzeug-, Arbeitsplanstammdaten 10

11 Grundlage für die Erstellung von Arbeitsplänen sind Arbeitsgang-, Maschinen- und Werkzeugstammdaten (Abb.1). Abb. 1: In den Arbeitsgangstammdaten kann die Voreinstellung für folgende Arbeitsplanwerte erfolgen (alle Werte können im weiteren Bearbeitungsablauf geändert werden): - Stundensätze für die Vor- und Nachkalkulation - welcher Lieferant für die Fremdfertigung vorgesehen ist - unter welcher Kostenstelle der Arbeitsgang geplant wird - auf welchen Maschinen der Arbeitsgang bearbeitet wird. Zu jedem Artikel können 1...n Arbeitspläne (Abb. 2) erstellt werden. Im Arbeitsplan kann unter anderem hinterlegt werden - welche Arbeitsgänge, auf welchen Maschinen und mit welchen Werkzeugen zu fertigen sind. Die Auswahl von Arbeitsgang und Werkzeugstammdaten kann über Browsern erfolgen. - Rüst- und Stückzeiten können als Vorgabewerte (Sollwerte) erfasst werden. Die Stückzeitmenge ist variabel. Zeitdaten können auf Basis von Istdaten automatisch aktualisiert werden. - Über die Angabe der Kostenstelle geht der Arbeitsgang in die Kapazitätsplanung ein - Durch die Angabe von Lieferant und Artikel kann der Arbeitsgang in Fremdfertigung hergestellt werden. Abb. 2: Formica Stammdaten / Stücklisten-, Arbeitsgang-, Maschinen- Werkzeug-, Arbeitsplanstammdaten 11

12 Personalstammdaten Mit dem Modul verwalten Sie Ihre Mitarbeiterdaten, vertrauliche Informationen, Arbeitsverträge, sowie Abwesenheits- (Abb. 2) und Urlaubszeiten (Abb. 3). Abb. 1: Abb. 2: Abb. 3: Formica Stammdaten / 12

13 Formica CRM und Managementinformationen CRM (customer relationship management) Mit diesem Modul erfassen Sie alle relevanten Daten über bestehende Kundenbeziehungen (einschließlich der geführten Korrespondenz, Telefonate, Besuche, ), mögliche Interessenten und alle wichtigen Kontaktpersonen. Sie schaffen die Basis für die Kommunikation mit Ihren Kunden und damit die Voraussetzung für Folge- und Neugeschäfte. In Abb. 1 sind die Register dargestellt, welche zur Verwaltung von Kundendaten zur Verfügung stehen. Abb. 1: Zusammen mit FORMICA Vertrieb und MIS können Zielgruppen anhand der Verkaufshistorie identifiziert und Verkaufserfolge aktueller Marketingmaßnahmen bewertet werden. Interessenten/Adresspotential Für jeden potentiellen Interessenten wird ein Stammsatz eingerichtet, der u.a. Namen, Anschrift und den verantwortlichen Ansprechpartner enthält. Über Merkmale können Kunden, Interessenten und Ansprechpartner gezielt für Marketingmaßnahmen vorbereitet und ausgewählt werden. Durch die gezielte Einrichtung von Merkmalen ist die in der heutigen Zeit notwendige individuelle Kundenbetreuung gewährleistet. Serienbriefe Sie haben die Möglichkeit die Adressauswahl für Serienbriefe an Hand von beliebigen Selektionsmerkmalen vorzunehmen. Den ausgewählten Adressen können Sie einen frei gestaltbaren Brief zuordnen. In der Registerkarte Korrespondenz wird automatisch ein Eintrag zur Aussendung und ein frei definierbares Wiedervorlagedatum gespeichert. Ergänzend haben Sie die Möglichkeit die Adressen z.b. für Microsoft Word zu exportieren. Kundenbetreuungsakte (Abb. 2:) Auf einen Blick sehen Sie hier alle relevanten Kundendaten wie z. B. Korrespondenz, Aktivitäten; Besuche, Gesprächsnotizen, etc... Die Erfassung geht nahezu automatisch, ebenso der Versand Ihrer Anschreiben nebst zugehöriger Anlagen (Prospekte, technische Unterlagen,...). Die Kundenbetreuungsakte stellt das zentrale Element des CRM- Systems im Sinne einer optimalen, verkaufsorientierten Kundenbetreuung dar. Abb. 2: Formica CRM und Managementinformationen / CRM (customer relationship management) 13

14 Aktivitätenverwaltung (Abb. 3) Alle Aktivitäten zu einem Kunden können mit einem Wiedervorlagedatum und zusätzlichen Notizen versehen hinterlegt werden. Die Aktivitäten werden Ihnen über die Wiedervorlage rechtzeitig gemeldet. Für die Unterscheidung von wichtigen und weniger wichtigen Aktivitäten besteht die Möglichkeit diese zu priorisieren. Abb. 3: Ansprechpartner Alle einem Kunden/Interessenten zugeordneten Ansprechpartner werden hier angezeigt und können angelegt bzw. verändert werden. Auch besteht die Möglichkeit s direkt an den ausgewählten Ansprechpartner zu versenden Memo In diesem Feld können Zusatzinformationen erfasst werden. Die farbliche Hervorhebung signalisiert, dass Informationen eingetragen sind. Angebotsverfolgung Alle Angebote zu einem Kunden werden innerhalb der Kundenbetreuungsakte mit Zusatzinformationen wie Wiedervorlage, Angebotsgültigkeit, Auftragswahrscheinlichkeit und Status angezeigt werden. Die entsprechenden Angebote können aus der Kundenbetreuungsakte heraus über FNT (Formica Navigationstechnik) direkt aufgerufen werden. Belegverfolgung Sämtliche Belege eines Kunden wie z.b. Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften werden hier angezeigt. Die entsprechenden Belege können aus der Kundenbetreuungsakte heraus aufgerufen werden. Artikelhistorie Hier finden Sie alle Artikel welche ein Kunde bisher bezogen hat oder dem Kunden angeboten worden sind in der Übersicht. Wiedervorlage Ihre Wiedervorlage kann nach div. Kriterien wie Zeit, Mitarbeiter, Kunden, Priorität, Postleitzahl ausgewertet werden. Der zu bearbeitenden Vorgang kann direkt aufgerufen werden. Offene Angebote Mit diesem Modul bewahren Sie den Überblick über alle offenen Angebote. Sie erhalten die Information, mit welchem Auftragsvolumen Sie auf Basis der offenen Angebote absolut und bewertet rechnen können. Sie sehen, welcher Mitarbeiter welches Angebotsvolumen bearbeitet und mit welcher Wahrscheinlichkeit zu welchem Zeitpunkt mit Aufträgen hieraus zu rechnen ist. Formica CRM und Managementinformationen / CRM (customer relationship management) 14

15 Korrespondenz (Abb. 4 und 5) Sämtliche Korrespondenz ( , Brief, Fax) die an einen Kunden versendet werden, können auf Basis von Textvorlagen erstellt werden. Die Personalisierung der Schreiben erfolgt über variable Elemente mit Formica- Write. Systemseitige Vorgaben können individuell geändert werden. Die Verwendung von Textbausteinen ist zu jedem Zeitpunkt möglich. Abb..4: Sie können eingehende s direkt an Ihre Kundenakte weiterleiten, bzw. aus der Kundenakte direkt vollständig personalisierte s automatisch erstellen (Abb. 5). Abb. 5: Formica CRM und Managementinformationen / CRM (customer relationship management) 15

16 FORMICA Korrespondenz Mit diesem Modul erstellen und verwalten Sie die Korrespondenz zu Angeboten, Aufträgen, Bestellungen und Kundenakten direkt aus dem Vorgang. Briefvorlagen: Über Stammdaten (Abb. 1) können beliebige viele Briefvorlagen definiert werden. Diese stehen für die Erstellung von Schriftverkehr zur Verfügung (Abb. 2). Abb. 1: Erstellung einer mit der Briefvorlage gem. Abb. 1 als Anschreiben zu einer Auftragsbestätigung, die als anhang versendet wird. Abb. 2: Formica CRM und Managementinformationen / FORMICA Korrespondenz 16

17 Versand der (Abb. 3) Abb. 3: Anzeige der nach erfolgtem Versand mit Referenz zum Kundenauftrag (Abb. 4) Abb. 4: Der Kunde bestätigt den Empfang der . Die Bestätigung wird an den Kundenauftrag aus dem programm Formica ToDo weitergeleitet (Abb. 5) Formica CRM und Managementinformationen / FORMICA Korrespondenz 17

18 Abb. 5: Die ist unter der Registerkarte Korrespondenz des Kundenauftrags gespeichert (Abb. 6) Abb. 6: Korrespondenz ist in Kombination mit Formica ToDo in folgenden Modulen integriert Korrespondenz im Angebot (Vertrieb / Marketing) Korrespondenz im Auftrag (Vertrieb) Korrespondenz in der Bestellung (Einkauf) Korrespondenz in der Kundenakte (CRM / Marketing) Korrespondenz in Kunden- und Lieferantenstammdaten (Stammdaten) Belege wie z.b. ein Auftrag können direkt aus FormicaToDo geöffnet werden. Formica CRM und Managementinformationen / FORMICA Korrespondenz 18

19 Formica Telefonie Mit diesem Modul können Rufnummern direkt aus Formica angewählt werden. Systemseitig wird der ausgehende Anruf bestätigt und zur Anwahl vorgeschlagen (Abb. 1). Abb. 1: Es kann eingestellt werden, ob eingehende Anrufe signalisiert werden. In einer Liste werden ein- und ausgegangene Anrufe angezeigt. Aus der Ausgangsliste kann gewählt werden (Abb. 2). Abb. 2: Voraussetzung für die Nutzung des Telefoniemoduls ist ein funktionsfähiges richtig konfiguriertes Tapi und Audio-Gerät pro Arbeitsplatz. Bei der Verwendung technisch veralterter Telefonanlagen sollte die Einsatzmöglichkeit im Vorfeld geklärt werden. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass wir keine Garantie für den störungsfreien Einsatz übernehmen können. Formica CRM und Managementinformationen / Formica Telefonie 19

20 Managementinformationen Durch den Einsatz von FNT (Formica Navigationstechnik) lassen sich alle statistisch bereitgestellten Werte bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen. Der Betrachter kann über diese Technik mit wenigen Mausklicks die erforderliche Information über den Ursprung der Daten erhalten. U.a. sind folgende Statistiken verfügbar: Auswertungen über laufende Angebote, deren Umfang, Realisierungschance, zeitlicher Auftragseingang,... Auftragsbestand (Abb. 1)gegliedert nach Auftragswert zum Stichtag gesamt, davon bezahlt, davon durch Anzahlungsrechnung vorab vereinnahmt, davon offen und der über Kundenabrufe vorhandene zukünftige Auftragsbestand Abb. 1 Auftragseingang Kunden- und Lieferantenumsätze Bestellungen Roherträge Projektauswertungen Bestände an Rohware, Halbfabrikate und Fertigwaren Zeitauswertungen zur Betriebsdaten- und Mitarbeiterzeiterfassung Statistiken zu Artikeln, Kunden und Lieferanten Alle Statistiken können nach Excel, ASCII exportiert werden. Formica CRM und Managementinformationen / Managementinformationen 20

21 Formica Warenwirtschaft Vertrieb Im Folgenden werden die Module Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Abrufaufträge, Anzahlungsrechnungen beschrieben. Angebot: (Abb. 1 und 2) Abb. 1 - Hinterlegung und Aufruf von Dokumenten (z.b.: Zeichnungen, Bilder,..) - Texterfassung über Formica Write - In verschiedenen Registern können in Langtextfeldern Textbausteine einfügt werden. - Zu jeder Angebotsposition kann beliebig viel Langtext erfasst werden. - Langtextfelder sind per Mausklick vergrößert darstellbar. - Positionsweiser Ausschluss des Drucks oder nur des Positionspreisdrucks - Alternativpositionen ohne Gesamtpreisaddition - Angebotstexte mehrsprachig einstellbar - Aufträge sind per Mausklick generierbar - Korrespondenz direkt aus Angeboten Abb. 2: Formica Warenwirtschaft / Vertrieb 21

22 Auftrag: (Abb. 1) Abb. 1: - Durchgängiger Aufbau der Formulare vom Angebot bis zur Gutschrift - Liefer- und Rechnungsanschriftenverwaltung im Auftrag steuerbar - Detaillierte Informationen über den Status jeder Auftragsposition (z.b. Rückstand, kommissioniert, in Bestellung Nr., in Fertigungsvorschlag Nr., ) - Detaillierte Übersicht über die Folgedokumente (Abb. 2) - Auftrags- und Zuteilungsmenge können getrennt erfasst und bearbeitet werden - Gewichtsermittlung netto und brutto pro Auftragsposition - Lieferterminermittlung unter Berücksichtigung von Wiederbeschaffungs- und Durchlaufzeiten. - In Memofeldern können Sie beliebig viel Information komfortabel erfassen und verwalten - Auftragspositionserfassung auch über die Kundenteilenummer möglich. - Auftragserfassung in Fremdwährung - Kundenindividuelle Artikelnummer pro Auftragsposition redundant verfügbar. - Direkte Zuordnung der Kundenabrufe - Korrespondenz direkt aus Aufträgen Abb. 2: Formica Warenwirtschaft / Vertrieb 22

23 Rechnung/ Gutschrift: - Der Aufbau der Dokumente Rechnung und Gutschrift entspricht im Wesentlichen dem Auftrag. - Sie können in einer Rechnung Positionen unterschiedlicher Lieferscheine oder Aufträge eines Kunden zusammenfassen. - Die Generierung der Rechnungsdaten erfolgt durch Übernahme der Lieferschein- oder Auftragsdaten. Hierdurch wird gewährleistet, dass die Rechnungserstellung sehr wenig Arbeitszeit kostet. - Die Erstellung einer manuellen Rechnung ist ebenso möglich, wie die Ergänzung von Rechnungspositionen. - Die Erfassung von Nebenkosten kann direkt in der Rechnung erfolgen. - Eine Gutschrift kann sowohl sachbezogen als auch rein geldmäßig erstellt werden Anzahlungsrechnung: (Abb. 1) Abb. 1: - Zu einem Auftrag können beliebig viele Teilzahlungen mit prozentualen oder absoluten Beträgen definiert und abgerechnet werden. - Auf der Schlussrechnung sind alle generierten Belege ersichtlich. - Generierte Rechnungen können durch zusätzliche Positionen ergänzt werden. - Mit diesem Modul behalten Sie hierüber jederzeit den Überblick. Formica Warenwirtschaft / Vertrieb 23

24 Kundenabrufverwaltung: (Abb. 1:) Abb. 1: - Detaillierte Übersicht über alle Rahmendaten des Abrufs wie Abrufgültigkeitszeitraum, Abrufwert, Abrufartikel, Bestellnummer,... - Wiedervorlagemöglichkeit z.b. vor dem Ende des Abrufgültigkeitszeitraums - Positionsgenauer Status bzgl. der Abrufweiterverarbeitung in Auftrag, Lieferschein, Rechnung mit zugehöriger Kundenabrufnummer und Terminierung (Abb. 2) - Direktanlage von Aufträgen für 1...n Abrufe. - Verwaltung von Service- und Wartungsaufträgen - Getrennter Ausweis des Wertes der Abrufe im Modul Auftragsbestandsstatistik - Prüfung der Gültigkeit der Abrufparameter im Auftrag - Direktanlage von Abrufpositionen aus dem Auftrag Abb. 2: Formica Warenwirtschaft / Vertrieb 24

25 Vertreterprovisionierung - Mit diesem Modul erhalten Sie zu jedem Vertreter oder mehreren Vertretern den Überblick über alle provisionsfähigen Umsätze für einen frei wählbaren Zeitraum (Abb. 1). - Die Grundlage der Vertreterprovisionierung wird in den Stammdaten erfasst und kann vom Auftrag bis zur Rechnungsstellung gegebenenfalls positionsweise angepasst werden. Abb. 1: - Erstellen Sie aussagefähige und umfangreiche Vertreterprovisionsabrechnungen komfortabel über die Druckfunktion (Abb. 2) Abb. 2: Formica Warenwirtschaft / Vertrieb 25

26 Formica Warenwirtschaft / Vertrieb 26

27 Einkauf Im Folgenden werden die Module Anfrage, Bestellung, Disposition und Mahnwesen beschrieben. Anfrage: (Abb. 1-3) Abb. 1 - Anfragen werden nach der Eingabe der Artikelnummer und der Menge für eine beliebige Anzahl von Artikeln automatisch generiert. In die Auswahl einbezogen werden alle beim jeweiligen Artikel hinterlegten Lieferanten und der Anfrage manuell hinzugefügte Lieferanten. - Anfragen können personalisiert an den Lieferanten verschickt werden. Abb. 2: - Anfragen können aus Bestellvorschlägen automatisch generiert werden - Lieferanten können gezielt von der Anfrage bestimmter Artikel ausgeschlossen werden. - Beim Einsatz einer geeigneten Faxsoftwarelösung wird die Faxnummer direkt aus den Lieferantenstammdaten übernommen. Anfragen können vollautomatisch per Fax oder versendet werden. - Angebote können erfasst und ausgewertet werden. Abb. 3: Aus Anfragen können direkt Bestellung(en) angelegt werden Formica Warenwirtschaft / Einkauf 27

28 Bestellung: (Abb.4) Abb. 4 - Direkte Übernahme von Bestellvorschlägen - Liefer- und Rechnungsanschriftenverwaltung in der Bestellung steuerbar (Streckengeschäft) - Detaillierte Informationen über den Status jeder Bestellposition (Bedarf / Bedarfsträger, gelieferte Menge, Rückstandsmenge,...) - Detaillierte Übersicht über die Folgedokumente - Gewichtsermittlung pro Bestellposition - In Memofeldern können Sie beliebig viel Information komfortabel erfassen und verwalten - Bestellpositionserfassung mit Lieferantenteilenummer möglich. - Zuordnung des Herstellers zum Lieferanten - Bestellerfassung in Fremdwährung - Direkte und automatische Zuordnung zu Rahmenbestellung und Projekten - Zuordnung freier Mengen von unterwegsbefindlicher Ware auf neue Bedarfsträger - Getrennte Verwaltung von Lager- Fertigungs- Bestell- und Preismengeneinheiten im Artikelstamm mit automatischer Umrechnung zwischen den Werten in der Bestellung. Umfangreiche Beispiele erleichtern die Einarbeitung in diese Problematik. - Korrespondenz direkt aus Bestellungen Abb. 5: Formica Warenwirtschaft / Einkauf 28

29 Disposition: (Abb.6) Abb. 6 - Bei Unterschreitung des Mindestbestandes eines Teils werden automatisch Bestellvorschläge erzeugt. - Sind schon Bestellvorschläge vorhanden wird die Menge automatisch addiert, der Bedarfsträger wird in den zugeordneten Positionen verwaltet (Abb. 7). Abb. 7: - Im Modul Fertigungsauftrag generierte Bestellvorschläge werden automatisch in das Bestellvorschlagsmodul übernommen. - Die systemseitig vorgeschlagenen Bestellmengen können geändert werden. - Bestellvorschläge können gelöscht werden. - Bestellvorschläge können in die Module Bestellung und Anfrage übernommen werden. - Bestellvorschläge können zu Fertigungsvorschlägen umgebucht werden und umgekehrt Fertigungsvorschläge zu Bestellvorschlägen (make or buy Entscheidung). - Abmaße aus Fertigungsstücklisten können direkt bestellt werden (Abb. 8) Abb. 8: - Lieferanten werden automatisch auf Basis von vordefinierten Modellen (günstigster Anbieter, schnellste Lieferzeit, ) ermittelt. - Lieferanten können vor Anlage von Bestellungen geändert werden. - Durchgängige Anzeige der Bedarfsverursacher Formica Warenwirtschaft / Einkauf 29

30 Mahnwesen: (Abb.9-10) Abb. 9 - Anzeige aller offenen Bestellpositionen unter Einbeziehung aller zur Terminsteuerung vorhandenen Informationen (Bedarfsverursacher, benötigter Termin, zugesagter Termin, ) - Sortierung der Informationen nach allen verfügbaren Informationen - Mahnung ausstehender Anfragen, Auftragsbestätigungen, rückständiger Lieferungen (Abb. 10) - Manueller Ein- und Ausschluss von Mahnpositionen - Automatische Vergabe von Mahnstufe und Mahndatum pro Position - Automatischer Druck von Mahnungen unter Einschluss des Mahngrundes (ausstehendes Angebot, ausstehende Auftragsbestätigung, überschrittener Liefertermin). Abb. 10: Formica Warenwirtschaft / Einkauf 30

31 Logistik Im Folgenden werden die Module Wareneingang, Kommission, Lieferschein, manuelle Bestandsbuchung und Rücksendung beschrieben. Diese Module schaffen Ihnen die Voraussetzung für eine optimale Organisation des Lagers. Für die Beschreibung der Mehrlagerverwaltung ist eine separate Produktinformation verfügbar. Wareneingang: (Abb. 1 und 2) Abb. 1 - Automatische Übernahme einer oder mehrerer Bestellungen desselben Lieferanten - Erfassung von Wareneingängen mittels Funkscanner - Postenweise Übernahme von Bestellpositionen - Erfassung von Über- oder Unterlieferungen - Direkter Aufruf des Prüfplans - Direkte Verteilung des Wareneingangs durch Sofortbuchung auf offene Aufträge, Fertigungsaufträge - Seriennummernerfassung, Chargennummernerfassung, Qualitätsbeurteilung. Für die Beschreibung der Seriennummernerfassung, Chargennummernerfassung und Qualitätsbeurteilung sind separate Produktinformationen verfügbar. Abb. 2: Formica Warenwirtschaft / Logistik 31

32 Kommission (Abb. 1) Für die Erstellung und Verwaltung von Kommissionsscheinen stehen Ihnen im Modul Kommission u.a. folgende Möglichkeiten zur Verfügung: - Automatische Erstellung von Kommissionsscheinen aus Aufträgen, Wareneingängen und Fertigungsaufträgen. - Automatische Zuordnung von Positionen zu bestehenden Kommissionsscheinen - Zusammenfassung mehrerer Kommissionsscheine für den gleichen Kunden - Anzeige des Bearbeitungsfortschritts pro Kommissionsschein Lieferschein Für die Erstellung und Verwaltung von Lieferscheinen stehen Ihnen im Modul Lieferschein u.a. folgende Möglichkeiten zur Verfügung: - In einen Lieferschein können Positionen unterschiedlicher Aufträge eines Kunden zusammengefasst werden. - Brutto- und Nettogewicht der Sendung können pro Lieferscheinposition geändert werden. - Anzeige aller zum Lieferschein gehörenden Dokumente (Auftrag(e), Kommissionsschein(e), Rechnung) - Schnelle Generierung der Lieferscheindaten durch Übernahme der Auftragsdaten. - Sammellieferscheinerstellung und Sammellieferscheinausdruck - Serien- und Chargennummernauswahl direkt im Lieferschein Manuelle Bestandsbuchung (Abb. 2) - Bestandskorrektur durch die Erfassung von Artikelnummer und Zu- bzw. Abgangsmenge - Korrekturgrund- und -personerfassung - Serien- und Chargennummernerfassung für Zu- und Abgangsmengen (obligatorisch) Formica Warenwirtschaft / Logistik 32

33 Rücksendung: (Abb. 1) Für die Erstellung und Verwaltung von Warenrücksendungen stehen Ihnen im Modul Rücksendung u.a. folgende Möglichkeiten zur Verfügung. - Erstellung der Rücksendung alternativ durch o die Erfassung der Rücksendungspositionen o Übernahme der Rücksendungspositionen aus einer Bestellung o Übernahme der Rücksendungspositionen aus einem Wareneingang o Übernahme der Rücksendungspositionen aus einer Eingangsrechnung - Direkt aus der Rücksendung kann eine neue Bestellung generiert werden. - Begleitend zur Rücksendung kann der Rücklieferschein erzeugt werden - Für die Finanzbuchhaltung kann eine Belastungsanzeige generiert werden - Die Belastungsanzeige kann automatisch kreditorisch gebucht werden. Abb. 1: Formica Warenwirtschaft / Logistik 33

34 Mehrlagerverwaltung Abhängig von Größe, Standort, Teilevielfalt, etc. kann die Verwaltung bebuchter Lager erforderlich sein. In der Diskussion über Mehrlagerfähigkeit stellt man häufig fest, dass hierunter das Mitführen der Information über den Lagerort gemeint ist. Diese Funktionalität ist in Formica über den Artikelstamm abgebildet und reicht erfahrungsgemäß bei vielen Unternehmen zur Abbildung der Lager aus. Weil die einzelnen Lager hierbei nicht bebucht werden ist dieser Ansatz wesentlich weniger komplex als die im Folgenden beschriebene Verwaltung bebuchter Lager. In den Modulen <Lagerverwaltung>, <Artikelstammdaten>, <Wareneingang>, <Fertigungsauftrag>, <Kundenserviceverwaltung>, <Auftrag>, <Lieferschein>, <Bestandsveränderungsbuchung>, <Chargennummernverwaltung>, <Chargennummern buchen>, <Seriennummernverwaltung>, <Seriennummern buchen> können je nach Anforderung lagerrelevante Vorgänge verwaltet, angezeigt oder gebucht werden. Folgende Funktionen stehen in den Modulen zur Verfügung: Lagerverwaltung: In diesem Modul werden die Lager unter Berücksichtigung des Lagertyps (Sperrlager, Konsignationslager,..) angelegt. Pro Lager und Artikel kann der Mindestbestand auf dem Lager erfasst werden. Die auf dem Lager eingebuchten Mengen / Artikel werden angezeigt. Artikelstammdaten: Jeder Artikel kann als mehrlagerfähig markiert werden. Einem als mehrlagerfähig markierten Artikel kann ein Defaultlager zugeteilt werden. Wenn man unterstellt, dass die Buchung auf unterschiedliche Lager wesentlich bearbeitungsintensiver ist, als die Buchung auf ein Lager liegt der Vorteil dieser Vorgehensweise darin, dass als nicht mehrlagerfähig markierte Artikel von den Buchungen ausgenommen sind. Ferner wird durch die Vorbelegung eines Artikels mit seinem Defaultlager erreicht, dass alle Buchungen die das Defaultlager betreffen, systemseitig und damit ohne zeitlichen Aufwand für den Anwender gebucht werden. Insofern verbleiben in Formica nur die Lagerbuchungen, welche mehrlagerfähige Artikel betreffen und welche bei der jeweiligen Transaktion nicht auf ihr Defaultlager gebucht werden. Wareneingang: Standardmäßig werden mehrlagerfähige Artikel im Wareneingang auf ihr Defaultlager gebucht. Für Mengen die hiervon abweichend gebucht werden sollen, kann eine Verteilung auf unterschiedliche Lager durchgeführt werden (Abb. 1). Abb. 1: Formica Warenwirtschaft / Logistik 34

35 Kundenauftrag, Kommission, Lieferschein: Je nach Voreinstellung werden mehrlagerfähige Artikel in einem der genannten Module lagerseitig reserviert. Standardmäßig wird die Reservierung auf dem Defaultlager durchgeführt. Für Mengen die hiervon abweichend gebucht werden sollen, kann eine Verteilung auf unterschiedliche Lager durchgeführt werden (Abb. 2). Abb. 2: Fertigungsauftrag: Im Modul Fertigungsauftrag wird die Reservierung standardmäßig auf dem Defaultlager durchgeführt. Für Mengen die hiervon abweichend gebucht werden sollen, kann eine Verteilung auf unterschiedliche Lager durchgeführt werden (Abb. 2). Bestandsveränderungsbuchungen: Bei der Aus- und Einbuchung von Beständen können Lager mitgebucht werden. Chargen- / Seriennummernverwaltung: (Abb 3): Für den Fall, dass Chargen- und Seriennummern verwaltet werden können diese in den oben beschriebenen Modulen Lagern zugewiesen werden. Bei der Auswertung der der Vorgänge zu einer Charge / Seriennummer werden zu den entsprechenden Dokumenten die verwalteten Lager mit angezeigt. Formica Warenwirtschaft / Logistik 35

36 Chargen- Seriennummern buchen: Bei der gezielten Ein- oder Ausbuchung von Chargen- oder Seriennummern kann dies unter Berücksichtigung der Lager erfolgen. Kundenserviceverwaltung: Die Mehrlagerverwaltung entspricht in diesem Modul dem Handling in obigen Modulen. Lagerübersicht: Auf welchen Lagern welche Serien- und Chargennummern lagern kann in diversen Übersichten angezeigt werden z.b. Abb. 3:. Abb. 3: Formica Warenwirtschaft / Logistik 36

37 Inventur Im Folgenden werden die Module Zähllistengenerator, Zähllisten, Inventur und Inventurbewertung beschrieben. Zähllistengenerator: (Abb. 1) Abb. 1 - Mit diesem Modul können Sie Ihre Inventuraufnahme gezielt vorbereiten, indem Sie Ihre Zähllisten gezielt für die mit der Zählung einzelner Bereiche eingeteilten Mitarbeiter aufbereiten. Zähllisten: (Abb. 2) Abb. 2: - Die Erfassung Ihrer gezählten Listen kann auf beliebig viele Mitarbeiter verteilt werden und ist zeitlich nicht an bestimmte Erfassungstage gebunden. Sie bestimmen, wann die Erfassung der gezählten Listen fertig sein muss. - Gleiche Artikel können auf mehreren Zähllisten stehen. - Mehrere Mitarbeiter können die gleiche Zählliste erfassen. - Sie können jederzeit nachvollziehen wer die Liste erfasst hat. - Verbuchte Zähllisten können jederzeit wieder zur Ansicht und zum Drucken aufgerufen werden. - Bei der Buchung von Zähllisten werden die Mengen im Inventurmodul additiv ergänzt. Formica Warenwirtschaft / Inventur 37

38 Inventur: (Abb. 3) Abb. 3: - Im Inventurmodul ist der gesamte gezählte und gebuchte Bestand eines Artikels ersichtlich. - Per Doppelklick auf die Zählmenge wird angezeigt, welche Person(en) die Menge gebucht hat. - Gebuchte Inventuren können jederzeit wieder zur Ansicht und zum Druck aktiviert werden. Inventurbewertung: (Abb. 4) Abb. 4: - Inventurbewertungen können jederzeit zu laufenden und gebuchten Inventuren erstellt werden. - Die Darstellung der Werte erfolgt getrennt nach Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Halbfabrikaten und Fertigteilen. - Durch den Wechsel der Registerkarte können die einzelnen Positionen angezeigt werden (Abb. 5). Abb. 5: Formica Warenwirtschaft / Inventur 38

39 Zu- und Abschlagsverwaltung Mit diesem Modul können zu jeder Belegposition der Dokumente (Bestellung (Beispielreport Abb. 2), rechnerische Wareneingangskontrolle, Angebot, Auftrag, Rechnung) automatisch Zusatzpositionen generiert werden. Zusatzpositionen können zum Beispiel sein: Metallzuschläge, Legierungszuschläge, Rüstkosten, Einmalkosten, Kupferabschläge, Vorbereitet wird die systemseitige Zu- oder Abschlagsgenerierung in den Artikelstammdaten, indem an einen zuschlagspflichtigen Artikel Zuschläge angehängt werden können (Abb. 1). Abb. 1: Die Erfassung der Zuschläge erfolgt ebenfalls als Artikel. Hierdurch wird erreicht, dass Anlage und Pflege einfach und schnell bearbeitet werden können und für die Auswertung von Zuschlägen alle Artikelstatistiken zur Verfügung stehen. Über die Erfassung von Einkaufs- und Verkaufspreisen sowie dem variablen Mengenkoppelfaktor lassen sich sehr einfach auch komplexe Beziehungsstrukturen rechnerisch abbilden. Die Preisfindung findet auf dieser Basis automatisch statt. Abb.2: Die Erfassung von Zuschlägen kann systemseitig automatisiert werden oder über Sicherheitseinstellungen erzwungen werden. Formica Warenwirtschaft / Zu- und Abschlagsverwaltung 39

40 Formica-EDIFACT Im Folgenden wird das Modul Formica-Edifact beschrieben. Über das Modul werden Daten aus den Modulen Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Lager von und zu Ihren Kunden im EDIFACT-Format übertragen. Die Schnittstelle zwischen Ihren Daten und den Daten Ihrer Kunden stellt unser Partner STRATEDI her. Hierdurch wird sichergestellt, dass die Anforderungen Ihrer Kunden an deren sich ändernde Datenstrukturen stets erfüllt werden. Über das Modul lassen sich Belege empfangen und versenden. Empfangene Belege werden nach Freigabe als Dokumente (z.b. Aufträge) angelegt (Abb. 1). Abb. 1: Ist ein Kunde für den Belegversand über die Kundenstammdaten autorisiert werden alle zum Versand bereiten Dokumente zur ausgewählten Dokumentenart (Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung) systemseitig eingelesen (Abb. 2) Abb. 2: Alle Im- und Exportvorgänge werden systemseitig mit Datums, Zeit-, Empfänger- und Senderangaben sowie den Angaben zu den bearbeiteten Datensätzen protokolliert. Über das Protokoll kann jede Ex- und Importtransaktion nachvollzogen werden: Formica Warenwirtschaft / Formica-EDIFACT 40

41 Formica PPS Fertigungssteuerung Im Folgenden werden die Module Fertigungsauftrag, Betriebsdatenerfassung, Fremdfertigung und Konstruktionsstückliste beschrieben. Diese Module schaffen Ihnen die Voraussetzung für eine optimale Arbeitsvorbereitung, sichern Ihnen den jederzeitigen Überblick über die in Fertigung und Fremdfertigung befindlichen Aufträge und bilden die Datenbasis für die Nachkalkulation. Fertigungsauftrag: (Abb. 1 bis 2) Abb. 1 - Ausgangspunkt Ihrer Fertigungsplanung sind nach wie vor Kundenaufträge und/oder Lageraufträge. In der Wahl der Losgröße und Auftragseinlastung sind Sie jedoch völlig frei, ohne den Überblick, warum Sie die Produktionsentscheidung getroffen haben, zu verlieren (Abb. 2). Abb. 2: - Der Vertrieb hat zu jeder Kundenauftrags-Position den sofortigen Überblick, in welchem Fertigungsstadium sie sich befindet. Formica PPS / Fertigungssteuerung 41

42 - Teilmengen können fertig gemeldet und sofort geliefert werden. - Serien- und Chargennummern können direkt in der Fertigung erfasst werden. - Auf Kostenstellen-/träger kann unmittelbar gebucht werden - Einzelne Arbeitsgänge können an Fremdfertiger ausgelagert werden. Der Rücklieferscheindruck sichert die sofortige Erkennung zurückkommender Fremdfertigungsaufträge. - Über die Stückliste ist Ihre Arbeitsvorbereitung für alle in den Auftrag eingehenden Teile und Mengen in der Lage diese mengen- und terminmäßig exakt zu planen. Abb. 3. zeigt einen Auszug der Felder der Stückliste - Die Abbildung der Lagermengen zeigt Ihnen pro Teil welche Lagermenge für die Stücklistenposition reserviert ist, von dem Teil insgesamt am Lager ist (Bruttobestand), welche Lagermenge verfügbar ist, ggf. in externen Lagern lagert. - Der Stand der Disposition wird zu jeder Stücklistenposition im Feld Status angezeigt. Abb. 3: - Systemseitig werden die notwendigen Aktionen (Bestellvorschläge auslösen, Erstellung untergeordneter Fertigungsaufträge, Reservierung von Lagermengen) automatisch ausgelöst. - Sie haben den jederzeitigen Überblick, welche Bestellvorschläge und Bestellungen zu einem Fertigungsauftrag ausgelöst wurden. - Systemseitig wird Ihnen die Durchlaufzeit ermittelt. Ein frei konfigurierbarer Offset gewährleistet Ihnen die notwendige Planungsreserve. - Der Fertigungsfortschritt und die aufgelaufene Zeit kann jederzeit angezeigt werden (Abb. 4) Abb. 4: Formica PPS / Fertigungssteuerung 42

43 Betriebsdatenerfassung: (Abb. 1) Abb. 1: - Die online Zeiterfassung erfolgt über Scanner oder Ihre PC Tastatur direkt auf in der Fertigung installierten Personalcomputern. Der Vorteil hierdurch ist, dass die Daten sofort verfügbar sind. - Automatisches und manuelles Erfassen von Auftragszeiten und Unterbrechungen. - Systemseitig ist konfigurierbar ob Arbeitsgänge automatisch oder manuell ab- und angemeldet werden, ob Pausen berücksichtigt werden. - Erstellen von Auftragspapieren (Abb. 2) Abb. 2: Formica PPS / Fertigungssteuerung 43

44 - Gut- und Schlechtstückerfassung - Maschinenwechsel und Mehrverbrauch sind direkt erfassbar - Automatische Datenaufbereitung für die Nachkalkulation - Sofortige Verfügbarkeit aller relevanten Produktionsdaten - Fortschrittskontrolle - Plausibilitätskontrolle - Nacharbeitszeit - Korrekturmodul: Über dieses Modul lassen sich sämtliche Buchungen manuell korrigieren. Es wird angezeigt welche Arbeitsgänge systemseitig abgemeldet worden sind. - Manuelle Erfassung: Mit diesem Modul können handschriftlich festgehaltene Arbeitszeiten erfasst werden Fremdfertigung: - Pro Lieferant können mehrere aufeinander folgende Arbeitsgänge pro Fertigungsauftrag in Fremdfertigung verwaltet werden. - Positionen der Stückliste können beigestellt werden (Abb. 1). - Für Anfrage, Bestellung, Bestellüberwachung der Fremdfertigung stehen alle Module des Einkaufs zur Verfügung. - Die Kosten der Fremdfertigung können über Artikel verwaltet werden. - Alle Fremdfertigungskosten sind im zugehörigen Fertigungsauftrag, der Halbfabrikatsbewertung und Nachkalkulation direkt sichtbar. - Der Rücklieferscheindruck sichert die sofortige Erkennung zurückkommender Fremdfertigungsaufträge. Abb. 1: Formica PPS / Fremdfertigung: 44

45 Integration von CAD-Programmen (Im- und Exportschnittstelle) Datenimport: Mit diesem Modul können Daten aus Fremdprogrammen z.b. CAD Programmen (Inventor, Solid work, E- plan,., ), Adressdatenbanken, importiert werden. Über frei definierbare Konfigurationsdateien kann die Importübergabe individuell festgelegt werden. Hierdurch können Daten beliebiger Programme mit strukturierter Datenausgabe importiert werden. Innerhalb der Konfigurationsdatei können die Felder definiert werden, welche auf Eindeutigkeit geprüft werden, um die doppelte Anlage von Daten zu vermeiden (z.b. beim Artikelimport die Zeichnungsnummer, beim Kundenstammdatenimport die Felder Name, Strasse, PLZ, Ort). Die folgenden Abbildungen zeigen den Import von Stücklisten, welche in einem CAD-Programm als Exceldateien abgespeichert worden sind. Formica PPS / Integration von CAD-Programmen (Im- und Exportschnittstelle) 45

46 Datenexport: Durch die Datenexportschnittstelle können Daten zur Bearbeitung in externe Programme übergeben werden. Die bearbeiteten Daten können über die Importschnittstelle wieder zurückkopiert werden. Formica PPS / Integration von CAD-Programmen (Im- und Exportschnittstelle) 46

47 Fertigungsplanung: Die Planung von Fertigungsprozessen, Lieferterminaussagen und ein permanenter Überblick über die Auslastung eingesetzter Ressourcen wird auf Grund unterschiedlichster Anforderungen immer wichtiger. Da Planung stark von der Betriebsgröße, dem betrieblichen Leistungsspektrum und der davon abhängigen Planungskomponenten Materialverfügbarkeit und Durchlaufzeit abhängig ist, bestimmt der Betriebstyp den Planungsansatz. Beispielsweise startet die Planungsperiode bei einer Lohnfertigung im seltensten Fall mit der Planung des Produktionsprogramms, bei einem Großserien- o- der Massenhersteller ist dies eher selbstverständlich, hat der Anlagenbau andere Durchlaufzeiten wie die Werkzeugserienfertigung. In Formica SQL wird diese Anforderung mit den Modulen zur Fertigungsplanung unterstützt. Je nach Anforderung kann die Planung in bis zu 4 Modulen bzw. Planungshorizonten abgebildet werden: Auslastung: Grobplanung: Kapazitätsplanung: Dieses Modul liefert den jederzeitigen Überblick über die tatsächliche Auslastung von Maschinen, Kostenstellen und Arbeitsgängen. Ausgehend von angebotenen und oder bekannten Aufträgen kann die Einplanung über mehr oder weniger genau bestimmbare Kapazitätsbedarfe zur Bestimmung vorläufiger Start- und Endtermine erfolgen. Die errechneten Termine sind vorläufig, da keine Kapazitäts- und Reihenfolgerestriktionen berücksichtigt werden. Das heißt, bei der Grobplanung wird von unbegrenzten bzw. freien Kapazitäten ausgegangen. In der Kapazitätsplanung werden sofern noch nicht im Rahmen der Grobplanung geschehen die Rüst und Stückzeiten sowie Fixtermine zugeordnet. Auf Basis von Rüstzeiten, Stückzeiten und Fixterminen werden die Start- und Endtermine der Arbeitsgänge ermittelt, woraus sich schlussendlich die gesamte Durchlaufzeit des Fertigungsauftrages errechnet. Des weiteren wird im Rahmen der Kapazitätsplanung geklärt, ob die vorhandenen Kapazitäten für die geplanten Fertigungsaufträge ausreichen. Feinplanung: Bei der Feinplanung wird die Reihenfolge festgelegt, in welcher Fertigungsaufträge auf Maschinen oder Kostenstellen bearbeitet werden. Die Planung ist auf einen sehr kurzfristigen Zeitraum festgelegt und wird nur in unvorhersehbaren Ausnahmefällen verändert. Formica PPS / Fertigungsplanung: 47

48 Auslastung: Über Filtereinstellungen kann die der Auswahl zugrundeliegende Menge an Fertigungsaufträgen über deren Status bestimmt werden. Im Ergebnis wird die frühest mögliche Verfügbarkeit vorhandener Kapazitäten angezeigt (Abb. 1). Der Vorteil des Moduls liegt in der einfachen Handhabung im Verhältnis zur Aussagequalität insbesondere für Unternehmen, deren Fertigungsprozess auf Grund hoher Flexibilitätsanforderungen schwierig zu planen ist. Des weiteren ist dieses Modul für kleinere Unternehmen sehr gut geeignet um Aussagen zum Liefertermin schnell treffen zu können. Es erfordert lediglich genaue Arbeitspläne und Betriebsdatenerfassung um einen exakten Zustand des Betriebes zu erhalten. Abb. 1: Formica PPS / Fertigungsplanung: 48

49 Grobplanung: Das Modul Grobplanung kommt im Wesentlichen zum Einsatz, wenn der Fertigungsprozess sehr lange läuft und der Auftrag auf Basis grober Zeitschätzungen und wachsender Stücklisten kalkuliert und geplant werden muss (z.b. Maschinen- und Anlagenbau). Abbildung 2 beschreibt die Grobterminierung einer Anlage. Die planungsrelevanten Daten können alternativ auf der obersten Fertigungsauftragsebene oder in der Vorkalkulation der Anlage erfasst werden. Im Angebotsstadium befindliche Vorkalkulationen können alternativ ressourcenbelastend eingeplant werden. Abb. 2: Formica PPS / Fertigungsplanung: 49

50 Kapazitätsplanung: Mit diesem Modul können die Start-, End und Fixtermine von Fertigungsaufträgen / Arbeitsgängen unter Berücksichtigung der tatsächlich verfügbaren Kapazitäten ein und umgeplant werden. Termine können vorwärts- rückwärts oder mittelpunktsterminiert berechnet werden. Die Planung kann in graphisch oder tabellarisch angezeigten Daten erfolgen (Abb. 3). Abb. 3: Die Plantafel gibt einen genauen Überblick, zu welchem Zeitpunkt Fertigungsaufträge auf Kostenstellen eingeplant sind (Abb. 4). Die Darstellung kann tages-, wochen-, monats- und jahresgenau erfolgen. Über die Wahl der Darstellungsbreite kann der angezeigte Zeitraum vergrößert oder verkleinert werden. Die Anzahl der angezeigten Kostenstellen kann variiert werden. Unter Berücksichtigung der Auslastung pro Kostenstelle können Termine verschoben werden, neue Fertigungsaufträge eingefügt werden, Daten in die Fertigungsaufträge zurückgeschrieben werden. Ob ein Auftrag noch im Zeitplan liegt, wird über die Ampelfarben grün (im Plan), gelb (Fertigstelldatum kann nicht erreicht werden, aber der Liefertermin wird erreicht), rot (Liefertermin wird überschritten) sofort signalisiert. Formica PPS / Fertigungsplanung: 50

51 Abb. 4: Die Anzeige eines Fertigungsauftrages ist ebenso möglich wie die Anzeige einer oder mehrerer Kostenstelle(n). Formica PPS / Fertigungsplanung: 51

52 Feinplanung: Mit diesem Modul können sehr komfortabel Belegungspläne für Maschinen oder Kostenstellen über frei definierbare Zeiträume erstellt werden (Abb. 5). Die Kapazität der Maschine oder Kostenstelle wird systemseitig an Hand des Betriebskalenders errechnet. Die für den Planungszeitraum zur Fertigung anstehenden Fertigungsaufträge werden der Planung zugeordnet. Abb. 5: Durch farbliche Markierung wird angezeigt, welchen Fertigungsstatus die ausgewählten Fertigungsaufträge zum Zeitpunkt der Planerstellung oder Planerweiterung haben. Die im gewählten Zeitraum verfügbare Kapazität wird durch die Markierung (Auswahl) eines Fertigungsauftrags reduziert. Die Priorität der Abarbeitung der eingeplanten Fertigungsaufträge kann systemseitig oder manuell erfolgen. Bei der manuellen Einplanung können Merkmale wie Auftragswert, Anarbeitungsgrad, Liefertermin, Entfernung vom Planungszeitraum berücksichtigt werden. Das Ergebnis der Feinplanung wird über die Werkstattpapiere ausgedruckt. Formica PPS / Fertigungsplanung: 52

53 Seriennummernverwaltung Die Rückverfolgbarkeit von Teilen über die gesamte Beschaffungs-, Produktions- und Lieferkette wird auf Grund unterschiedlichster Anforderungen im wichtiger. In Formica SQL wird diese Anforderung mit den Modulen Seriennummern- und Chargennummernverwaltung unterstützt. In den Modulen <Artikelstammdaten>, <Wareneingang>, <Fertigungsauftrag>, <Kundenserviceverwaltung>, <Lieferschein>, <Bestandsveränderungsbuchung>, <Seriennummernverwaltung> und <Seriennummern buchen> können je nach Anforderung Seriennummern erfasst, ein- und ausgebucht, generiert und gesucht werden. Folgende Funktionen stehen in den Modulen zur Verfügung: Artikelstammdaten: Durch die Markierung als seriennummernpflichtiges Teil wird erreicht, dass Vorgänge zu diesem Artikel zwingend mit Seriennummern gebucht werden müssen. (Die Restriktion kann durch ein reines Meldeverfahren abgeschwächt werden). Der eigentlichen Seriennummer kann eine alphanumerische Ziffernfolge automatisch vorangestellt werden. Wareneingang (Abb. 1): Zu jedem im Wareneingang zugebuchten Artikel kann dessen Seriennummer erfasst werden. Die Datenerfassung kann durch die Vorbelegung der Artikelnummern und die Verwendung des Seriennummerngenerators systemseitig unterstützt werden. Abb. 1: Lieferschein (Abb. 2): Zu jedem im Lieferschein erfassten Artikel kann dessen Seriennummer erfasst werden. Die Datenerfassung kann durch die Vorbelegung der Artikelnummern und die Verwendung des Seriennummerngenerators systemseitig unterstützt werden. Ferner können nur die am Lager verfügbarer Seriennummern ausgewählt werden. Abb. 2: Formica PPS / Seriennummernverwaltung 53

54 Fertigungsauftrag: Im Modul Fertigungsauftrag können 2 unterschiedliche Verfahren für die Verarbeitung von Seriennummern genutzt werden. Wenn für die hergestellten Produkte Seriennummern vergeben werden, können diese als Hauptsereinnummer im Fertigungsauftrag generiert werden. Seriennummernpflichtige Teile die über die Stückliste in die hergestellten Produkte einfliesen können im Fertigungsauftrag erfasst werden. Die Datenerfassung kann durch die Vorbelegung der Artikelnummern und die Verwendung des Seriennummerngenerators systemseitig unterstützt werden. Bestandsveränderungsbuchungen: Bei der Aus- und Einbuchung von Beständen können Seriennummern erfasst werden. Die Datenerfassung kann durch die Verwendung des Seriennummerngenerators systemseitig unterstützt werden. Seriennummernverwaltung: (Abb. 3): In diesem Modul kann nach Seriennummern oder Artikelnummern gesucht werden. Abhängig vom Suchmerkmal (Wildcard Suche ist ebenfalls möglich) werden alle dem Suchergebnis entsprechenden Datensätze angezeigt. Zur Anzeige kommen die Informationen über Wareneingang, Lieferant, Fertigungsauftrag, Lieferschein, Kunde, Kundenserviceauftrag, untergeordnete Seriennummern (bei der Suche nach einer Hauptseriennummer), Umbuchungen, Stornierungen. Alle angezeigten Dokumente können per Doppelklick auf die Dokumentnummer ausgewählt werden. Abb. 3: Seriennummern buchen: Über dieses Modul können gezielt Seriennummern ein- und ausgebucht werden. Erforderlich ist die Funktion, wenn fälschlicherweise eine mögliche Seriennummer zu einem Dokument erfasst wurde, die nicht mit der Seriennummer des verwendeten Teils übereinstimmt. Kundenserviceverwaltung: Die Seriennummernverwendung in diesem Modul entspricht dem Handling in obigen Modulen. Sämtliche im Servicefall verwendeten Teile können über die Seriennummer einem Produkt zugeordnet werden. Formica PPS / Seriennummernverwaltung 54

55 Chargennummernverwaltung Die Rückverfolgbarkeit von Chargen über die gesamte Beschaffungs-, Produktions- und Lieferkette wird auf Grund unterschiedlichster Anforderungen im wichtiger. In Formica SQL wird diese Anforderung mit den Modulen Seriennummern- und Chargennummernverwaltung unterstützt. In den Modulen <Artikelstammdaten>, <Wareneingang>, <Fertigungsauftrag>, <Kundenserviceverwaltung>, <Lieferschein>, <Bestandsveränderungsbuchung>, <Chargennummernverwaltung> und <Chargennummern buchen> können je nach Anforderung Chargennummern erfasst, ein- und ausgebucht, generiert und gesucht werden. Folgende Funktionen stehen in den Modulen zur Verfügung: Artikelstammdaten: Durch die Markierung als chargennummernpflichtiges Teil wird erreicht, dass Vorgänge zu diesem Artikel zwingend mit Chargennummern gebucht werden müssen. (Die Restriktion kann durch ein reines Meldeverfahren abgeschwächt werden). Wareneingang (Abb. 1): Zu jedem im Wareneingang zugebuchten Artikel kann dessen Chargennummer, die Menge die auf die Charge entfällt und das Verfallsdatum der Charge erfasst werden. Die Datenerfassung kann durch die Vorbelegung der Artikelnummern systemseitig unterstützt werden. Abb. 1: Lieferschein (Abb. 2): Zu jedem im Lieferschein erfassten Artikel kann dessen Chargennummer und die Menge die auf die Charge entfällt erfasst werden. Die Datenerfassung kann durch die Vorbelegung der Artikelnummern systemseitig unterstützt werden. Ferner können nur die am Lager verfügbarer Chargennummern ausgewählt werden. Abb. 2: Formica PPS / Chargennummernverwaltung 55

56 Fertigungsauftrag: Im Modul Fertigungsauftrag können 2 unterschiedliche Verfahren für die Verarbeitung von Chargennummern genutzt werden. Wenn für die hergestellten Produkte Chargennummern vergeben werden, können diese als Hauptchargennummer im Fertigungsauftrag generiert werden. Chargennummernpflichtige Teile die über die Stückliste in die hergestellten Produkte einfliesen können im Fertigungsauftrag erfasst werden. Die Datenerfassung kann durch die Vorbelegung der Artikelnummern systemseitig unterstützt werden. Bestandsveränderungsbuchungen: Bei der Aus- und Einbuchung von Beständen können Chargennummern erfasst werden. Chargennummernverwaltung: (Abb 3): In diesem Modul kann nach Chargennummern oder Artikelnummern gesucht werden. Abhängig vom Suchmerkmal (wildcard Suche ist ebenfalls möglich) werden alle dem Suchergebnis entsprechenden Datensätze angezeigt. Zur Anzeige kommen die Informationen über Wareneingang, Lieferant, Fertigungsauftrag, Lieferschein, Kunde, Kundenserviceauftrag, untergeordnete Chargennummern (bei der Suche nach einer Hauptchargennummer), Umbuchungen, Stornierungen. Alle angezeigten Dokumente können per Doppelklick auf die Dokumentnummer ausgewählt werden. Abb. 3: Chargennummern buchen: Über dieses Modul können gezielt Chargennummern ein- und ausgebucht werden. Erforderlich ist die Funktion, wenn fälschlicherweise eine mögliche Chargennummer zu einem Dokument erfasst wurde, die nicht mit der Chargennummer des verwendeten Teils übereinstimmt. Kundenserviceverwaltung: Die Chargennummernverwendung in diesem Modul entspricht dem Handling in obigen Modulen. Sämtliche im Servicefall verwendeten Mengen chargenpflichtiger Teile können über die Chargennummer einem Produkt zugeordnet werden. Formica PPS / Chargennummernverwaltung 56

57 Serviceverwaltung Mit diesem Modul können Sie Serviceleistungen verwalten. Mit diesem Modul lassen sich Reklamationen, Reparaturen, Serviceaufträge, etc. bearbeiten und verwalten. Aus dem Modul können direkt Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Fertigungsvorschläge, Fertigungsaufträge, Bestellvorschläge, Bestellungen, Wareneingänge, Serien- und Chargennummern angelegt und verwaltet werden (Abb. 1). Für jeden Serviceauftrag kann eine exakte Vorkalkulation über die Abbildung von Stücklisten und Arbeitsplänen erstellt werden. Durch detaillierte Fehlerbeschreibungen und artikelgebundene Prüfschritte können alle Maßnahmen von Anfang an genau bestimmt und kalkuliert werden. Kostenvoranschläge lassen sich pauschal oder detailliert in Form von Angeboten erstellen. Istdaten zu allen Arbeiten und Materialien können erfasst, ergänzt oder geändert werden. Die Erfassung von Arbeitszeiten kann auch über die Betriebsdatenerfassung erfolgen. Die Vergabe von Tätigkeiten als Fremdfertigung ist ebenso möglich wie die Erfassung von Serien- und Chargennummern. Eine ausführliche systemseitig erstellte Kostenübersicht (Abb. 2) kann durch eine abschließende Beurteilung des Auftrags ergänzt werden. Abb. 2: Formica PPS / Serviceverwaltung 57

58 Bewertung Formica Controlling Im Folgenden werden die Module Lagerbewertung, Bewertung Halbfabrikate, Bewertung Fertigungsauftrag und Inventurbewertung beschrieben. In den Modulen Lager- und Inventurbewertung werden die Werte Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Halbfabrikaten und Fertigteilen ermittelt. In den Modulen Bewertung Halbfabrikate und Bewertung Fertigungsauftrag werden die Materialkosten, Fertigungskosten und Fremdkosten ermittelt. Lagerbewertung: (Abb. 1) Abb. 1: - Lagerbewertungen können jederzeit erstellt werden. - Die Darstellung der Werte erfolgt getrennt nach Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Halbfabrikaten und Fertigteilen. - Durch den Wechsel der Registerkarte können die einzelnen Positionen angezeigt werden (Abb. 2). Abb. 2: Die Inventurbewertung ist gleich aufgebaut. Der Unterschied zur Lagerbewertung liegt in der Auswertung anderer Daten. Formica Controlling / Bewertung 58

59 Bewertung Halbfabrikate: (Abb. 3) - Halbfabrikatsbewertungen können jederzeit erstellt werden. - Die Darstellung der Werte erfolgt getrennt nach Material, Arbeitszeit und Fremdkosten. - Durch den Wechsel der Registerkarte können die einzelnen Positionen angezeigt werden (Abb. 4-5). Abb. 4: Abb. 5: Die Fertigungsauftragsbewertung ist gleich aufgebaut. Der Unterschied zur Halbfabrikatsbewertung liegt darin, dass nur der ausgewählte Fertigungsauftrag und soweit vorhanden diesem untergeordnete Fertigungsaufträge ausgewählt werden, während bei der Halbfabrikatsbewertung alle laufenden Fertigungsaufträge ausgewertet werden. Formica Controlling / Bewertung 59

60 Kalkulation Für die Vor- und Nachkalkulation Ihrer Angebote, Aufträge und Fertigungsaufträgen stehen 4 Module zur Verfügung: Vorkalkulation: Kalkulation Teile: Auftragsnachkalkulation: Fertigungsauftragsnachkalkulation: Dieses Modul nutzt als Datenbasis vorhandene Stücklisten und Arbeitspläne und ermittelt aufgeschlüsselt als Teilkostenrechnung die entsprechenden Kostenblöcke (Abb. 1). Dieses Modul setzt keine Stücklisten und Arbeitspläne für die Ermittlung von Herstellkosten und losgrößenabhängigen Herstellkosten voraus, kann aber vorhandene Stücklisten und Arbeitspläne ähnlicher Produkte zur Preisbestimmung nutzen. Die ermittelten Preise können direkt in ein Angebot übernommen werden (Abb. 2). Mit diesem Modul können ein oder mehrere Kundenaufträge zusammen nachkalkuliert werden. Der absolut und prozentual erwirtschaftete Deckungsbeitrag des betrachteten Auftrags (der betrachteten Aufträge) steht permanent zur Verfügung. Mit diesem Modul kann die Kostenentwicklung der in Fertigung befindlichen Aufträge und der Erfolg abgeschlossener Aufträge wert- und mengenmäßig (z.b. Stunden) berechnet und überwacht werden. Detaillierte Aufstellungen der eingeflossenen Werte erleichtern die Verifizierung der Daten (Abb. 3). Abb. 1: Abb. 2: Formica Controlling / Kalkulation 60

61 Abb. 3: Formica Controlling / Kalkulation 61

62 Projektverwaltung Mit diesem Modul können Sie Langzeitprojekte und viele Arten von Dienstleistungs- und Serviceleistungen verwalten. Dieses Modul kann eigenständig und in Verbindung mit dem Verkaufs-, Einkaufs- und Betriebsdaten- Erfassungsmodul verwendet werden. Alle zum Projekt gehörenden Vorgänge: - Umsatzerlöse (auch aus mehreren Aufträgen / Auftragspositionen) - Kosten - Zeiten werden kumuliert auf einem Bild dargestellt. Ausführliche Auswertungen zeigen den jeweiligen Stand des Projekts, gegliedert nach Material- und Personalkosten. Die Erfassung der Istwerte kann direkt im Projektmodul oder in den jeweiligen verbundenen Modulen (Einkauf, Betriebsdatenerfassung) erfolgen. Projektpositionen können auf andere Projekte umgebucht werden. Die Belastung einzelner Kostenstellen mit Materialpositionen kann nachträglich durch die Erfassung der Kostenstelle erfolgen. Die Zeiterfassung/Kostenstelle kann: 1. direkt im Projekt erfolgen 2. aus der Betriebsdatenerfassung übernommen werden 3. auf jedem Arbeitsplatz über ein unabhängig zu installierendes Schnellerfassungsmodul erfolgen. Formica Controlling / Projektverwaltung 62

63 Tests haben gezeigt, dass die Erfassung, einschl. beschreibendem Text, pro Vorgang unter 1 Minute liegen kann. Die Verbuchung kann jederzeit erfolgen. Projektpositionen können direkt in fakturierbare Auftragspositionen übernommen werden. Projektpositionen können für die Fakturierung gesperrt werden. Sie erhalten eine Auswertung über nicht fakturierbare Leistungen. Die Verwaltung der Projekttermine erfolgt direkt. Sie haben jederzeit den Überblick über erledigte und nicht erledigte Aktivitäten. Externe Dokumente (Word, Excel, AutoCAD,...) können zu dem Projekt hinterlegt werden. Die Sicht auf die Dokumente kann direkt vom Projekt aus erfolgen. Sie können Mitarbeiter direkt Projekten zuordnen. Formica Controlling / Projektverwaltung 63

64 Mitarbeiterzeiterfassung Im Folgenden werden die Module zur Mitarbeiterzeiterfassung (Kommen, Gehen, Urlaub, Fehltage, Anwesenheit) beschrieben. Basis der Zeiterfassung sind Stammdaten zur Generierung des Arbeitskalenders, das Erfassungsterminal, die Urlaubs- und Fehltageverwaltung und das Modul zur Übersicht und Korrektur gestempelter Zeiten. Für die Generierung des Arbeitskalenders stehen folgende Module zur Verfügung: - Feiertagsverwaltung: Systemseitig können die Feiertage bis zu 2 Jahre im Voraus berechnet werden. - Lohnarten: Für frei definierbare Lohnarten lassen sich für frei definierbare Tageszeiträume Zuschläge ohne Steuer, Zuschläge mit prozentualer Steuer und Zuschläge mit fixer Steuer definieren. - Tagesarten: Systemseitig vorbelegt sind die Tagesarten Normaltag, Samstag, Sonntag und Feiertag. - Unterbrechungsgründe: Je frei definierbarem Unterbrechungsgrund kann angegeben werden, ob er bezahlt wird oder nicht, ob er gegen Überzeit verrechnet werden kann und welcher Tagesart er unterliegt. - Arbeitszeitmodelle: Über Arbeitszeitmodelle kann für jede(n) Mitarbeiter(gruppe) exakt bestimmt werden, welche Arbeits- und Pausenzeiten seinem Lohnmodell zugrunde liegen (Abb. 1). Formica Controlling / Mitarbeiterzeiterfassung 64

65 - Wechselschichten: Sie legen fest an welchen Tagen in welcher Schicht wann gearbeitet wird (z.b. früh, spät oder Nacht). Beliebige andere Modelle sind selbstverständlich frei definierbar. - Arbeitskalender: Im Arbeitskalender werden die Daten / Tag für alle angelegten Modelle angelegt und abgespeichert. Individuell können Einträge geändert werden. Abb. 2: - Über das online Terminal buchen Ihre Mitarbeiter kommen und gehen. Die Buchung kann im ausführlichen Modus (Abb. 2) oder im Automodus stattfinden. Im Automodus ist ein Modus (Kommen oder Gehen) bis zur Umschaltung voreingestellt und muß nicht mehr gewählt werden. Abb. 2: - Die Abfrage des Zeitkontos kann optional eingestellt werden. Formica Controlling / Mitarbeiterzeiterfassung 65

66 - Eine ausführliche Bildschirmansicht mit automatisierter Pollfunktion informiert jederzeit wer anwesend bzw. abwesend ist. - In den Personalstammdaten (Abb. 3 und 4) verwalten Sie zu jedem Mitarbeiter komfortabel Urlaubs- und Fehltage. Abb. 3: Abb. 4: - Die Zuordnung von Arbeits- und Schichtmodellen, die Information zu Soll-, Ist- und Überzeit, die Monatsübersicht und die Korrektur von Zeiten kann mit dem Modul Übersicht / Korrektur zentral durchgeführt werden (Abb. 5 bis 8). Abb. 5: Unter der Registerkarte Anwesenheit - ist sofort erkennbar ob ein Mitarbeiter an- oder abwesend ist. - welches Arbeitsmodell und ggf. Schichtmodell einem Mitarbeiter zugeordnet ist. - kann das Arbeitsmodell und ggf. Schichtmodell schnell geändert werden. - kann der Barcode Ausweis gedruckt werden. - kann die Monatsübersicht einzeln, für ausgewählte Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter gedruckt werden. Formica Controlling / Mitarbeiterzeiterfassung 66

67 Abb. 6: Unter der Registerkarte Überzeit - ist sofort erkennbar wie viel Überzeit der Mitarbeiter im aktuellen Monat hat. - Wie viel Überzeit der Mitarbeiter in Summe hat. - Wie viel Überzeit ausbezahlt wurde. - kann festgelegt werden, wie viel Überzeit ausbezahlt wird. Abb. 7: Unter der Registerkarte Monatsübersicht - werde für jeden Tag des Monats und für jeden Mitarbeiter die Soll-, Ist-, Gleitzeitstunden, die bezahlte und unbezahlte Abwesenheit und die Pausenzeiten angezeigt. - Systemseitig eine Bemerkung bzgl. der Zeitermittlung angezeigt. Abb. 8: - Alle erfassten Werte können mit diesem Modul sehr einfach korrigiert werden. Logische Korrekturfolgen verhindern die Erfassung falscher Buchungen. Formica Controlling / Mitarbeiterzeiterfassung 67

68 Finanzbuchhaltung, Offene Posten Buchhaltung, Mahnwesen Cockpit Ausgewählte Leistungsdaten Kontenverwaltung: z. B. SKR03, SKR04, Grundkontenrahmen Kontenänderung- und Kontenneuanlage während des Buchens Kontenrahmen ständig sichtbar Hinterlegung von Planwerten Integrierte Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Bankenverwaltung Kostenrechnung Mandantenfähig Archivierung alter Geschäftsjahre Fremdwährungsverwaltung Wahlweise Soll- oder Istversteuerung Buchungserfassung: Wahlweise Dialog- oder Stapelbuchung Mitlaufende Salden- und Laufsummenanzeige Sammel- oder Splitbuchungen Buchungsschablonen Eröffnungs- und Abschlußbuchungen; automatischer Jahreswechsel Stornierung per Knopfdruck Buchungstextverwaltung Automatikbuchungen Umsatzsteuervoranmeldung Auswertungen: BWA Soll/Ist- und Vorjahresvergleiche Kontenplan Kontenanalyse für Sach- und Personenkonten Summen- und Saldenlisten Hauptabschlussübersicht Kontenblätter Bilanz und GuV (bis zu 3 Ebenen) Buchungsjournal Offene-Posten-Liste GuV- und Bilanz- Analyse Umsatzstatistiken Mahnwesen Schnittstellen: DATEV Electronic Banking Überweisungsdruck Datenimport und -export Formica Controlling / Finanzbuchhaltung, Offene Posten Buchhaltung, Mahnwesen 68

69 Fehlererfassung und -beurteilung (Qualitätssicherung) Mit diesem Modul haben Sie bereits bei der Erfassung des Wareneingangs oder später die Möglichkeit, den Wareneingangspositionen qualitative und quantitative Fehler zuzuweisen. Bereits im Wareneingang ist ersichtlich ob Prüfpläne/Prüfanweisungen für Wareneingangspositionen vorhanden sind. Selbstverständlich sind diese direkt aus dem Wareneingangsmodul aufrufbar QS-Noten, QS-Fehlerschlüssel, QS-Reklamationsgründe und Prüfpläne können in den Stammdaten gepflegt werden. Dies schafft die Voraussetzung für eindeutige Fehlerstatistiken und -auswertungen. Formica Controlling / Fehlererfassung und -beurteilung (Qualitätssicherung) 69

70 Formica Verwaltung FormicaToDo FormicaToDo verwaltet Ihre Arbeit mit den Programmen für Bearbeitung von s, Terminen und Aufgaben. Folgende Abbildungen und Erläuterungen beschreiben die wesentlichen Funktionen der Module. In Abb.1 sind die Hauptansicht und der einfache Wechsel in andere Ansichten abgebildet. Abb 1: verwaltung: Formica Verwaltung / FormicaToDo 70

71 Terminverwaltung: Aufgabenverwaltung: In Abbildung 2 sind die Module zur Erstellung neuer s, Termine und Aufgaben abgebildet. Abb. 2: editor: Formica Verwaltung / FormicaToDo 71

72 Terminerfassung: Aufgabenerfassung: In Abb. 3 sind ausgesuchte Features beschrieben: Direkte Erfassung von Serien- und Gruppenterminen Formica Verwaltung / FormicaToDo 72

73 Verwaltung von Ressourcen: Jedem Termin kann über frei definierbare Terminbeschriftungen ein Merkmal zugewiesen werden. Zu jedem Merkmal kann angezeigt werden, in welchen Zeiträumen es einzelnen Personen zugeordnet ist. Als gängiges Beispiel einer sogenannten Ressourcenliste ist die Anzeige der terminierten Urlaubstage für einzelne Personen, Personen einzelner Abteilungen oder allen Mitarbeitern. Direkte Regelerstellung für Spam Mails über die rechte Maustaste. Nach Markierung einer kann über die rechte Maustaste ein Formular zur Filterung von s aufgerufen werden. Der Filter kann bei entsprechender Berechtigung für alle clients oder nur für die eigenen s gesetzt werden. Das Konzept wird unter dem Menüpunkt serverkonzept näher erläutert. Das serverkonzept Beim Austausch geschäftlicher Informationen per postalischer Zustellung legen Unternehmen größten Wert auf gezielte Sichtung und Verteilung der Post durch autorisierte Personen. Formica Verwaltung / FormicaToDo 73

74 Der Austausch geschäftlicher Informationen per nimmt ständig zu, im Gegensatz zur postalischen Sichtung, die Sorgfalt bei Verteilung und Ablage der so ausgetauschten Informationen nicht. Entscheidende Nachteile vieler gängigen programme sind u.a : Speicherung der Daten ausschließlich auf lokalen Speichermedien (dezentral) Zentrale und dezentrale Speicherung von Daten Unkontrollierbare direkte Kommunikation interner Arbeitsplätze mit externen Arbeitsplätzen Zeitaufwendige dezentrale regelbasierte Unterdrückung von Spam. Die Konzeption von FormicaToDo setzt an obigen Schwachpunkten an: Alle Daten ein- wie ausgehend werden zentral durch FormicaToDo-Serverprogramme verwaltet. Kommunikation mit externen Teilnehmern ist durch das Regelwerk des Servers kontrollierbar. Auf dem Server können Regeln zur Steuerung von ein- und ausgehende Mails hinterlegt werden. Das Regelwerk ist schnell und flexibel an ständig neue ex- und interne Anforderungen anpassbar. Durch Einzelberechtigung können Regeln von jedem Arbeitsplatz definiert werden. Die Integration in Formica SQL PPS/WWS In Formica SQL PPS/WWS können s, Terminen und Aufgaben direkt über die rechte Maustaste erstellt und verwaltet werden. Intelligente Erstellungsfunktionen erleichtern die Datenerfassung durch kontextabhängige Feldvorbelegung. Mit Formica InformationsBoard steht eine anwenderspezifische kalendergenaue Auswertung aller zur Bearbeitung anstehender Dokumente 1) Termine, Aufgaben und s zur Verfügung. 1) Zum Beispiel: im Vertrieb: Kundenakten, Angebote, Termine, Aufgaben in der Fertigung: Fertigungsaufträge, Fertigungsvorschläge, Termine im Einkauf: Liefertermine, Bestellvorschläge, Formica Verwaltung / FormicaToDo 74

75 FORMICA Write Mit diesem Modul steht Ihnen ein komfortables Schreibprogramm zur Verfügung. Das Programm kann Zu 1.: 1. eingebunden in FORMICA SQL PPS/WWS direkt für die Gestaltung von Verkaufs- und Einkaufstexten innerhalb der Datenbank genutzt werden 2. aus FORMICA SQL PPS/WWS zur Erfassung von Textdokumenten aufgerufen werden 3. als Standardtextverarbeitungsprogramm verwendet werden. Eingebunden in FORMICA SQL PPS/WWS stehen komfortable Funktionen (Abb. 1) wie Abb 1: Einstellung von Schriftgröße, Schriftfarbe, Schriftart, Schriftstil Einsatz von Tabulatoren, Einstellung der Seitenbreite, Anordnungsfunktionen (linksbündig, rechtsbündig, zentriert, block), Textsuchen und -ersetzen, Kopieren und einfügen, rückgängig,... Rechtschreibhilfe, Kopf- und Fußzeilenverwaltung, Tabellenintegration in den Modulen Artikelstammdaten Verkaufs- und Einkaufstexte (Abb1 und 2), Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung (analog Abb. 2) Einkauf Bestellung (analog Abb. 2) FORMICA CRM (analog Abb. 2) FORMICA (analog Abb. 2) zur Verfügung. Formica Verwaltung / FORMICA Write 75

76 Abb. 1: Abb.2: Wir möchten ausdrücklich erwähnen, dass es sich um ein Textverarbeitungsprogramm handelt, welches innerhalb der Datenbank zur Anwendung kommt. Dies bedeutet, dass die erzeugten Texte direkt in der Datenbank gespeichert werden und nicht durch die Verwendung externer Programme von der Datenbank entkoppelt bearbeitet werden. Das Risiko von Datenungleichheit zwischen 2 Systemen wird hierdurch eliminiert. Formica Verwaltung / FORMICA Write 76

77 Formica search (Schnelldatensuche) Mit der Formica - Suchmaschine kann beliebiger Text gesucht (Volltextsuche über strukturiert und unstrukturierte Daten) werden. Suchbegriffe können exakt, ungenau und kombiniert eingegeben werden. Die Auswahl der Kriterien erfolgt bequem über eine Auswahlbox: - Wörter entsprechen exakt den Begriffen - Wörter stehen am Anfang der Begriffe - Wörter sind Teilwörter der Begriffe Die Recherche kann innerhalb eines Moduls, einer Kombination von Modulen oder allen nachfolgend aufgeführten Modulen stattfinden: CRM: Vertrieb: Controlling: Fertigung: Einkauf: Zusatzmodule: Stammdaten: Kundenakte Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Anzahlungsrechnung Taetigkeit, Projekt Fertigungsauftrag Bestellung Wissensdatenbank Artikel-, Kunden-, Lieferanten-, Stücklistenstammdaten Die Suche kann mehrere Wörter enthalten, wobei die Suchbegriffe durch "und" bzw." oder" Verknüpfung verbunden werden. Um das Suchergebnis möglichst klein zu halten, kann die Suche und damit das zu erwartende Ergebnis durch folgende Kriterien vor der eigentlichen Suche eingeschränkt werden: Artikelnummer, Kundennummer, Belegdatum - von.. bis, Bearbeiter, Lieferdatum - von.. bis, Gesamtbetrag Position - von.. bis, Gesamtbetrag Beleg - von.. bis, Einzelpreis Position - von.. bis. Formica Verwaltung / Formica search (Schnelldatensuche) 77

78 Die Suche ist durch spezielle Such- und Speicherverfahren so angelegt, dass die Datenermittlung in wenigen Sekunden (siehe Tabelle) erfolgt. Modul / ausgewerteter Datenumfang Suchbegriff(e) Genauigkeit Suchzeit Ergebnis (Anzahl Datensätze) Angebot scheibe exakt 1 Sekunde 287 ms 247 Datensätze Angebote pal scheibe durchschn. 2,5 Positionen pall scheibe exakt / beide Teilbegriffe 7 Sekunden 110 ms 224 Datensätze nicht exakt / beide Teilbegriffe 1 Sekunde 766 ms 2 Datensätze Bestellung Auflage exakt 1 Sekunde 452 ms 24 Datensätze Auflageblech exakt 1 Sekunde 453 ms 1 Datensatz durchschn. 2,1 Positionen Auflage nicht exakt 1 Sekunde 687 ms 53 Datensätze Auftrag pumpe exakt 0 Sekunden 416 ms 4 Datensätze Aufträge pumpe nicht exakt 0 Sekunden 593 ms 37 Datensätze durchschn. 2,0 Positionen Kupplung pumpe nicht exakt / beide Teilbegriffe 0 Sekunde 766 ms 10 Datensätze Rechnung Reparatur exakt 4 Sekunde 750 ms 255 Datensätze Rechnungen repar nicht exakt 5 Sekunden 297 ms 425 Datensätze durchschn. 5,0 Positionen Reparatur exakt mit Filter auf Kundennummer 4 Sekunde 719 ms 1 Datensatz Wenn ein gefundenes Dokument mehr als 1 Position aufweist, wird positionsgenau angezeigt, wo der Suchbegriff vorkommt. Formica Verwaltung / Formica search (Schnelldatensuche) 78

79 FORMICA Infoboard Mit diesem Modul können Sie sich Ihr persönliches Infoboard für den sofortigen täglichen Überblick über Ihre gesamten Termine zusammenstellen. Treffen Sie selbst die Auswahl nach welchen Kriterien Ihre in den Modulen Angebote, Aufträge, Abrufaufträge, Fertigungsaufträge, Fremdfertigung, Kommission, Projekte, Tätigkeiten, Kalender (Formica ToDo), Aufgaben (Formica ToDo) gepflegten Termine ausgewertet und angezeigt werden sollen. Beim Start von Formica stehen die Termine wie in Abbildung 1 gezeigt sofort zur Verfügung. Per Doppelklick auf einen Datensatz können Sie das zum Termin gehörende Dokument zur weiteren Bearbeitung direkt öffnen. Abb. 1: Die Parametrisierung (Abb. 2-4) welche Termine über welchen Zeitraum in welcher Rubrik angezeigt werden sollen, können Sie schnell und einfach selbst durchführen. Wie in Abbildung 2 beschrieben, legen Sie die Rubriken sowie die Bedingungen zur Eingrenzung der zur Anzeige kommenden Termine selbst fest. Hierfür stehen pro Modul Parameter zur Verfügung (Abb. 2 und 3) nach deren Auswahl Sie die zum gewählten Parameter gehörende logische Bedingungen auswählen können. Formica Verwaltung / 79

80 Abb. 2: Abb. 3: Nach Auswahl der Bedingung (Abb. 5) kann der Wert für den gewählten Parameter erfasst werden (Abb. 6). Abb. 4 Durch die Aneinaderreihung beliebig vieler Bedingungen lässt sich nahezu jedes gewünschte Ergebnis der Terminfindung realisieren. Formica Verwaltung / FORMICA Infoboard 80

81 Zugangsberechtigungsverwaltung Für die Festlegung der Zugangsrechte und der Menürechte stehen Ihnen sehr einfach und schnell zu bedienende Tools zur Verfügung. Über die Benutzerverwaltung (Abb. 1) legen Sie zu jedem Benutzer fest: - welcher Gruppe(n) der Benutzer angehört - in welcher Sprache Formica zur Verfügung gestellt wird - welches Kennwort für den Benutzer voreingestellt wird -. Abb. 1: Über die Rechtezuteilung markieren Sie für jede Gruppe (Abb. 2): - welche Module der Gruppe zur Verfügung stehen - ob die Gruppe nur Leserechte besitzt. Abb. 2: Formica Verwaltung / Zugangsberechtigungsverwaltung 81

82 Intrastatmeldung - Ermitteln Sie komfortabel pro intrastatpflichtigem Land das Gewicht und den Wert von empfangenen und versendeten Waren auf Basis der in Formica SQL verfügbaren Rechnungsdaten (Abb. 3). - Intrastatnummer (Abb. 1) und intrastatpflichtige Länder (Abb. 2) verwalten Sie komfortabel in den Stammdaten. Abb. 1: Abb. 2: - Nach Aufruf des Intrastatmoduls werden verkaufs- und einkaufsseitig die Werte Gewicht und Wert Versendung und Eingang für den aktuellen Monat ermittelt. Werte für zurückliegende Monate und Jahre können durch die entsprechende Monats- und Jahresauswahl aufgerufen werden. (Abb. 3). - Die Werte werden aus folgenden Dokumenten ermittelt. Versendung: Rechnungen und Gutschriften Eingang: Rechnerische Wareneingänge und Rücksendungen (Belastungen). Formica Verwaltung / Intrastatmeldung 82

83 - Die Gewichtsermittlung erfolgt auf Basis des in den Artikelstammdaten hinterlegten Gewichts. - Die Wertermittlung folgt der Reihenfolge Jahr, Monat, Intrastatnummer, Land Abb. 3: - Unter der Registerkarte Belege werden zur Kontrolle die Belege angezeigt, aus welchen die Werte einer Position unter der Registerkarte Summen gebildet wurde(abb. 4). Abb. 4: Formica Verwaltung / Intrastatmeldung 83

84 Internes Nachrichtensystem Mit diesem Modul kann die Benachrichtigung von Personen zu Aktionen in Formica festgelegt werden. Beispiele: 1. Ändert sich zu einem Fertigungsauftrag der dem Kunden bestätigte Termin, soll der Fertigungsleiter systemseitig informiert werden. 2. Wird eine Rechnung storniert, soll der Geschäftsführer informiert werden. 3. Das interne Nachrichtensystem prüft zyklisch ob eine Meldung vorliegt und signalisiert diesen Zustand als Icon in der Fußleiste von Formica. Meldungen werden in einem Meldungsfenster angezeigt (Abb. 1:) Abb. 1: Die Zuordnung wer bei welchen Vorgängen benachrichtigt wird, findet in Stammdatenmodulen statt wo Teilnehmer und Verteilerlisten festgelegt werden (Abb. 2 und 3). Abb. 2: Formica Verwaltung / Internes Nachrichtensystem 84

85 Abb. 3: Hinweis: Die automatische Benachrichtigung von Kunden und Lieferanten ist für eine zukünftige Weiterentwicklung geplant. Im Adressbuch (Abb. 3) wird festgelegt, wer am internen Nachrichtensystem teilnimmt. Dokumente (Angebot, Auftrag,...) oder bestimmten Aktionen innerhalb von Dokumenten (z.b. die Neuanlage eines Auftrags) können als Ereignis definiert werden. Zu diesen Stammdaten kann festgelegt werden, bei welchen Aktionen systemseitig eine Nachricht erzeugt und an die dafür vorgesehenen Empfänger gesendet wird. In Abb. 4 sind die Stammdaten der Ereignisse Angebot und Auftrag beispielhaft dargestellt. Abb. 4: Formica Verwaltung / Internes Nachrichtensystem 85

86 In Abb. 5 sind die für das Ereignis Auftrag festgelegten Aktionen abgebildet. Wird eine Aktion ausgelöst, erstellt das System zu dieser Aktion eine Nachricht mit allen die Aktion betreffende Informationen (Abb.1). Abb. 5: Aus Abb. 6 ist ersichtlich, dass auch Ereignisse definiert werden können, welche z.b. nur eine Aktion betreffen. Abb. 6: Generell ist das System so ausgelegt, dass zu jedem Dokument und jedem Ereignis eine Nachricht erstellt werden kann. Da dies in der Praxis keinen Sinn macht, berät der zuständige Projektmanager den Kunden um den Umfang der Benachrichtigungen abzustimmen. Formica Verwaltung / Internes Nachrichtensystem 86

87 Eine Auswahl möglicher Kombinationen ist in Abb. 7 dargestellt. Abb. 7: Innerhalb des Nachrichtenfensters können über die Registerkarte Nachrichten verfassen (Abb. 8) Nachrichten an im System registrierte Verteiler versendet werden. Hat der Empfänger Formica geöffnet, wird er systemseitig über den Erhalt einer neuen Nachricht informiert. Abb. 8: Gesendete Nachrichten werden in der Registerkarte Gesendete Nachrichten angezeigt. Formica Verwaltung / Internes Nachrichtensystem 87