VERTRAGSMANAGEMENT Potenziale erkennen Zukunft sichern

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1 VERTRAGSMANAGEMENT Potenziale erkennen Zukunft sichern 13:30 14:00 Halle 6 E26 Referent: Stefan Schiller

2 Vertragsmanagement Definition & Facts Motivation Vertragsprozess - Agilität steigern Potenziale / Reifegrad Mythen Nutzen

3 Definition Vertragsmanagement Vertragsmanagement ist Fundament für betriebswirtschaftliches Handeln einer Organisation Nahezu jede unternehmerische Entscheidung basiert auf einer vertraglichen Vereinbarung oder mündet in eine vertragliche Vereinbarung. Vertragsmanagement ist der systematischer, strukturierter Prozess mit dem Verträge bzw. Dokumente mit Rechtswirksamkeit gestaltet, erstellt, in Kraft gesetzt, bewirtschaftet, überwacht, angepasst, ausgewertet, beendet und archiviert werden. eine globale und komplexe Organisationsaufgabe!

4 Was ist ein Vertrag? Dokument(e) + strukt. Daten (Attribute) Dokumentart z.b. Vertragsart Verantwortliche Vertragspartner Konditionen Laufzeiten Fristen b

5 Der Lebenszyklus von Verträgen Archivierung Vertrags- Verlängerung Ergänzung Ausschreibung Angebotsvergleich Vertrags- Erstellung /Verhandlung Vertragserfüllung Vertrags- Controlling Life Cycle Management Vertrags- Prüfung Vertragsmanagement Vertrags- Genehmigung

6 Elemente des Vertragsmanagements Objekte Methoden/Werkzeuge Optionale Bausteine Verträge Vertragspartner Vertragstypen Stichwort/Volltext- Suche Templatemanagement Wizard Document Erstellung Workflow Prozesse Unterlagen /Akten Dokumentenmanagement / Archiv Digitale Akte Recherche Leistungserfassung Berechtigung Lawyer Database Vertragsobjekte Compliance -Check Fristenmanagement Rating Reporting Unterstützung Fachbereiche mit Fachapplikation

7 Vertragsmanagement Definition & Facts Motivation Vertragsprozess - Agilität steigern Potenziale / Reifegrad Mythen Nutzen

8 Motivation Kostendruck Treiber Vertragsmanagement Kosten reduzieren Globalisierung globale/lokale Anford. erfüllen Compliance Transparenz Risiken Risiken minimieren Menschen Digital Natives Mindchange Papierlos

9 Verträge und Risiken Verträge/Dokumente nicht wieder auffindbar Versäumnisse (Fristen, Terminen) Inhaltliche Risiken in Verträgen, Akten, Dokumenten Mangelhafter Bearbeitungs- und Freigabeprozess Kein Vertragscontrolling Bilanz- und Revisionssicherheit gefährdet Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften

10 Vertragsmanagement Definition & Facts Motivation Vertragsprozess - Agilität steigern Potenziale / Reifegrad Mythen Nutzen

11 Vertragsprozesse Agilität steigern

12 Konversation Agilität steigern Geschäftsprozessunterstützung Fachabteilung Rechtsabteilung Management/GF Choreographie

13 LCM Praxisbeispiel BPMN 2.0 Geschäftsprozessunterstützung

14 Vertragsmanagement Definition & Facts Motivation Vertragsprozess - Agilität steigern Potenziale / Reifegrad Mythen Nutzen

15 Potenziale Reifegrad der Vertragsorganisation Wahrnehmung: Strategische Initiative! Maßnahmen: ständige Regel-Verbesserung, Compliance! Ablage: zentrale Ablage, komfortable Suche, Workflows Prozesse/Regeln:sehr gut entwickelt, unternehmensweit Wahrnehmung: Verträge sind Assets! Maßnahmen: zentrales, strukt. Vertragsmanagement Ablage: zentrale Ablage, komfortable Suche Prozesse/Regeln:gut entwickelt, unternehmensweit Nutzen- Potenzial Wahrnehmung: Verträge sind wichtig Maßnahmen: erste zentrale, proaktive Maßnahmen Ablage: zentrale Ablage, Basis-Suche Prozesse/Regeln:teilweise unternehmensweit Wahrnehmung: Reaktion auf Probleme/Risiken Maßnahmen: abteilungsbezogen Ablage: zentrale Ablage auf File-Server Prozesse/Regeln:gering ausgeprägt Wahrnehmung: Probleme/Risiken sind bekannt Maßnahmen: keine Ablage: lokal in Abteilungen, Papierakten, ineffizient Prozesse/Regeln:keine Source: BearingPoint Study 2010 Contract Management

16 Potenzial aus der Praxis Dokumenterstellung Bibliothek - Klauseln - Templates - Musterbausteine Contract-/ Document Builder Anforderungen Online Interview?? x? x? Regelwerk Dokument strukturierte Akten-Informationen

17 Prozessgestützte, standardisierte Vertragserstellung Frequenz: 240 NDA s pro Jahr vorher: pro NDA Kostenaufwand RAbt: 3 Std x 100 EUR x 240 Fälle Fachbereich: 2 Std. x 100 EUR x 240 Fälle Aufwand: EUR nachher: noch ca. 1/3 der NDA s in RAbt. mit weniger Zeitaufwand RAbt: 1,0 Std x 100 EUR x 80 Fälle Fachbereich: 1,0 Std. x 100 x 240 Fälle Aufwand: EUR 240 Fälle: Einsparung p.a. 480 Fälle: Einsparung p.a. Anmerkung: Einsparungspotenzial höher, da nur ein Vertragstyp betrachtet

18 Vertragsmanagement Definition & Facts Motivation Vertragsprozess - Agilität steigern Potenziale / Reifegrad Mythen Nutzen

19 Mythen Mythen Vertrag = Dokument Vertragsmanagement (VM) = Dokumentenmanagement (DMS) Handhabung Papierakte ǂ e-akte Vertragslebenszyklus beginnt nach Unterschrift/Genehmigung Praxis Vertrag ǂ Dokument(e) = Dok. + strukt. Daten integriert in Prozesse & Compliance DMS ǂ strukt. Vertragsmanagement out-of-the Box (Produkt) Digitale Akte besser als Papierakte. Vertragslebenszyklus startet ab Vertragserstellung bzw. Geschäftsanbahnung Software = 50% Projekterfolg Beratung, Methodik = ¾ Projekterfolgs

20 Vertragsmanagement Definition & Facts Motivation Vertragsprozess - Agilität steigern Potenziale / Reifegrad Mythen Nutzen

21 Nutzen Vertragsmanagement Nachhaltige Transparenz der Informationen Informations-/Prozessqualität messbar gesteigert Reduzierung der Kosten (> 30 % Zeitersparnis) Leistungsfähigkeit in der Organisation verbessert Standardisierung & Prozessbeschleunigung Mehr Risikoreduzierung und Compliance erfüllen

22 Fragen?

23 Kontakt Halle 6 E26

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