WMS Block: Management von Wissen in Dokumentenform. Myra Spiliopoulou

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1 WMS Block: Management von Wissen in Dokumentenform Myra Spiliopoulou

2 Literatur K. Mertins, H. Seidel. Wissensmanagement im Mittelstand. 2009, Springer A. Stocker, K.Tochtermann. Wissenstransfer mit Wikis und Weblogs. 2010, Gabler W. Steinbrecher, M. Müll-Schnurr. Prozessorientierte Ablage. 2010, Springer K. Götzer, U. Schneiderath, B. Maier,T. Komke. Dokumentenmanagement. 2004, dpunkt.verlag, 3. Auflage David Loshin. Enterprise Knowledge Management The Data Quality Approach, 2001, Academic Press, Morgan Kaufmann (2)

3 WO VERWALTEN WIR WISSEN IN DOKUMENTENFORM? Wikis Andere, beliebige Systeme mit Schwerpunkt auf Dokumentenmanagement (3)

4 Warum Wikis an erster Stelle? 2005: Gartner Group prognostiziert, dass bis 2009 mindestens 50% der Unternehmen Wiki-Systeme einsetzen werden (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 10 "Wissensmanagement mit Wiki-Systemen", Ronald Orth: Text aus Tan A (2005) Embrace collaboration tools or fall behind, says Expert. Online: : Mehrere der im (Mertins & Seidel, 2009) untersuchten Unternehmen setzen auf Wikis ein 2010: Tochtermann et al. (2010) untersuchen die Rolle von Wikis und Weblogs als Komponenten einer WMS-Lösung in Unternehmen (4)

5 Wozu werden Wikis im Unternehmen eingesetzt? Für Wissensmanagement (95%) Informelle Kommunikation Unterstützung des Projektmanagements Mailreduzierung Unterstützung der Geschäftsabläufe Support und Kundenbindung Sonstiges... S. Abb. 29 und Text für Angaben zur Erfassung dieser Daten (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 10 "Wissensmanagement mit Wiki-Systemen", Ronald Orth, Abb. 29 aus Bartel T (2006) Nutzung von Wikis in Unternehmen Kollaboratives Arbeiten mit Wikis im Unternehmensumfeld. In: Gronau N, Pawlowsky P, Schütt P, Weber M (Hrsg) Mit Wissens- management besser im Wettbewerb! Konferenzband 8. KnowTech. CMP-WEKA München, S (5)

6 Wozu werden Wikis im Wissensmanagement eingesetzt? Bereitstellung von Checklisten, Arbeitsanleitungen und Handbüchern Ankündigung aktueller Termine, Bereitstellung wichtiger Mitteilungen Schulungsunterlagen und E-Learning Diskussionsforen und Zusammenstellung von häufigen Fragen (FAQ) Abbildungen der Aufbau- und Ablauforganisation oder der Unternehmensgeschichte Mitarbeiterverzeichnisse (Yellow Pages) Projektdokumentation Gemeinsame Definitionen und Glossare Sammlung von Verbesserungsvorschlägen ( Ideenpool ) Verschlagwortung und Katalogisierung von Artikeln (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 10 "Wissensmanagement mit Wiki-Systemen", Ronald Orth (7)

7 Was macht Wikis so attraktiv für Unternehmen? Kostengünstig Technisch einfach zu implementieren Intuitive Bedienbarkeit! hohe Nutzerfreundlichkeit (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 10 "Wissensmanagement mit Wiki-Systemen", Ronald Orth (8)

8 Wiki-Lösungen für Unternehmenswissen in expliziter Form: Fallbeispiel Würth Elektronik ICS (Stand: 2007) (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (9)

9 Unternehmensportrait Würth Elektronik Intelligent Connecting Systems GmbH & Co KG Branche: Elektrotechnik/Elektronik Automotive/Nutzfahrzeuge Produkte: Zentralelektriken, Powerboards, Backplanes, Folientastaturen Dienstleistungen: Fast Prototyping, Design-Unterstützung, Qualitätssicherung, Baugruppenqualifizierung Firmensitz: Öhringen Anzahl Mitarbeiter: 140 (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (10)

10 Motivation für die Einführung einer WM-Lösung Stetiges Wachstum: Erfolgreiche Technologien Steigende Nachfrage seitens der relevanten Märkte Steigende Anzahl von Neuprojekten Steigender Umfang der Neuprojekte, bzgl. Volumen und Anzahl der betroffenen Bereiche Einführung einer WM-Lösung " auf dem Musterprozess Technisches Projektmanagement " unter Berücksichtigung des Prozesses Vertrieb (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (11)

11 Erkenntnisse aus der Analyse der Ausgangssituation Wissensstand entlang der Kernaktivitäten erzeugen speichern verteilen nutzen nach dem Ampelsystem: gelb/rot für mehrere Wissensdomänen S. Tabelle 25 (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (12)

12 Ziel 1: Erhöhung der "Transparenz der Anwendungen" Fragestellung: " Welche Anforderungen, " Auswirkungen, " Hintergründe und " Zusammenhänge hat eine Anwendung für einzelne Prozesse und für andere Anwendungen des Unternehmens. (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (14)

13 Ziel 1: Erhöhung der "Transparenz der Anwendungen" Fragestellung: " Welche Anforderungen, " Auswirkungen, " Hintergründe und " Zusammenhänge hat eine Anwendung für einzelne Prozesse und für andere Anwendungen des Unternehmens. Geplante Maßnahmen: " Status quo des letzten Jahres ermitteln (als "Projektmasterliste") " Kriterienliste zur Selektion und Auswertung der Projekte definieren " Bestimmen, welche Infos zu jedem Projekt gespeichert werden sollen " Projekte auswerten, dann die Kriterien beurteilen " Das ERP-System anpassen (Kriterien und Auswertungsfunktionen aufnehmen) (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (15)

14 Ziel 2: Fach- und Methodenwissen verfügbar machen Fragestellung: " Wie soll das existierende Wissen aufgerufen und " erweitert werden, " mit vertretbarem Aufwand, " indem neue Inhalte " auf den vorhandenen Themen eines bereits existiertenden FAQ-Bereichs aufsetzen? (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (16)

15 Ziel 2: Fach- und Methodenwissen verfügbar machen Fragestellung: " Wie soll das existierende Wissen aufgerufen und " erweitert werden, " mit vertretbarem Aufwand, " indem neue Inhalte " auf den vorhandenen Themen eines bereits existiertenden FAQ-Bereichs aufsetzen? 5) mit Initialinhalten auffüllen (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg Geplante Maßnahmen: 1) Anforderungen an das auszuwählende Werkzeug festlegen 2) Das geeigneteste (IT-)System identifizieren 3) Inhalte/Themenbereiche definieren basierend auf den existierenden FAQ-Bereich 4) Das gewählte (IT-)System installieren und (17)

16 Maßnahmen für Ziel 2 1) Festgelegte Anforderungen: " Informationen sollen einfach strukturiert und auffindbar sein. " Das alte Handbuch soll ersetzt werden eine einfache Aktualisierung soll möglich sein, bei gleichzeitiger, eingeschränkter Änderungsberechtigung. " Themen sollen aus dem FAQ-Ordner extrahiert und eingetragen werden. " Es soll ein Forum zur Diskussion von Fachwissen und Methoden angeboten werden. s. Tabelle 26 für die detaillierten Anforderungen in Gegenüberstellung zu den Eingesncahften von MoinMoni-Wiki (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (18)

17 Maßnahmen für Ziel 2 (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (19)

18 Maßnahmen für Ziel 2 2) Auswahl des IT-Systems: MoinMoin-Wiki Wichtige Kriterien zur Entscheidung für MoinMoin-Wiki statt MediaWiki: MoinMoin-Wiki speichert die Inhalte in flachen Dateien statt in einem DBMS, ermöglicht eine Verlinkung zu anderen Quellen/Daten, enthält eine Software-Utility, die Links aus zusammenhängenden Zeichenketten erkennt, unterstützt eine Markup-Sprache, mit der Transfer von Inhalten aus anderen Wikis möglich ist. Zu MoinMoin-Wiki gab es keine Erfahrungen bzgl. Installationsaufwand; zu MediaWiki gab es Erfahrungen und sie waren nicht durchaus positiv. (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (20)

19 Maßnahmen für Ziel 2 3)-5): " FAQ-Ordner wird abgelöst, " Inhalte werden in das neue Wiki übertragen (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (21)

20 Erste Erfolge zu Ziel 2 (Stand: 2008) Uneingeschränkte positive Resonanz Wissensaustausch über Wiki wird bereits "gelebt" Sogar implizites Wissen wird für das Wiki explizit gemacht und anderen zur Verfügung gestellt (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (22)

21 Schwierigkeiten bei der Einführung der WM-Lösung (Stand: 2008) Schwierigkeiten bei der Kommunikation " wegen unterschiedlichen Sichtweisen " wegen negativ vorbesetzten Worten (etwa "Wissensmanagement") Zu abstrakte Maßnahmen Gesamtbild nicht klar (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (23)

22 ENDE VON: Fallbeispiel Würth Elektronik ICS (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 28 "Würth Elektronik ICS Wiki-Lösungen: wer die Wahl hat, hat die Qual", Sven Wartenberg (24)

23 Was für Probleme treten bei der Nutzung von Wikis auf? An erster Stelle: Mangelnde Beteiligung der Mitarbeiter Schlechte Strukturierung der Inhalte Ursache oder Ergebnis? (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 10 "Wissensmanagement mit Wiki-Systemen", Ronald Orth Weitere Probleme: s. Statistiken bei (Tochtermann et al., 2010) (25)

24 Wie soll das Unternehmen das explizite Wissen in Wikis organisieren? In Wissensdomänen, etwa Wissen über Kunden Wissen über Produkte Wissen über Patente Wissen über Partner... s. Abb. 31 für das vollständige Beispiel (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 10 "Wissensmanagement mit Wiki-Systemen", R. Orth (26)

25 WIE ERFASSEN UND VERWALTEN WIR EXPLIZITES WISSEN? 1. Wie strukturieren wir Wissen in Dokumentenform? 2. Wie verwalten wir Dokumentensammlungen? a. Welche Aufgaben gehören zur Dokumentenverwaltung? b. Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich? 3. Wer ist der Besitzer von jedem Dokument? (28)

26 Merkmale von Dokumenten, die üblicherweise in Ordnungssystemen eine Rolle spielen Zuständige(r) Sachbearbeiter(in) / Organisationseinheit Bezugsperson Erstelldatum Bezugsdatum Versandtart/Empfangsart Dokumententräger Gegenstand Element in einer festgelegte Kette von Tätigkeiten s. Abbildung 3.1 Merkmale von Dokumenten (S. 48, 49) W. Steinbrecher, M. Müll-Schnurr. Prozessorientierte Ablage, Kpt. 3 "Merkmale von Dokumenten", 2010, Springer. (29)

27 Merkmale von Dokumenten, die üblicherweise in Ordnungssystemen eine Rolle spielen Zuständige(r) Sachbearbeiter(in) / Organisationseinheit Bezugsperson Erstelldatum Bezugsdatum Versandtart/Empfangsart Dokumententräger Gegenstand BEISPIEL für das Protokoll einer Sitzung: Erstelldatum: Datum, an dem das Protokoll geschrieben wurde Bezugsdatum: Datum der Sitzung Element in einer festgelegte Kette von Tätigkeiten W. Steinbrecher, M. Müll-Schnurr. Prozessorientierte Ablage, Kpt. 3 "Merkmale von Dokumenten", 2010, Springer. (30)

28 Merkmale von Dokumenten, die üblicherweise in Ordnungssystemen eine Rolle spielen Zuständige(r) Sachbearbeiter(in) / Organisationseinheit Bezugsperson Erstelldatum Bezugsdatum Versandtart/Empfangsart Dokumententräger Gegenstand BEISPIEL-Ausprägungen für einen Bestellprozess: Kundenanfrage Auftrag Reklamantion Element in einer festgelegte Kette von Tätigkeiten W. Steinbrecher, M. Müll-Schnurr. Prozessorientierte Ablage, Kpt. 3 "Merkmale von Dokumenten", 2010, Springer. (31)

29 Merkmale von Dokumenten, die üblicherweise in Ordnungssystemen eine Rolle spielen Zuständige(r) Sachbearbeiter(in) / Organisationseinheit Bezugsperson Erstelldatum Bezugsdatum Versandtart/Empfangsart Dokumententräger Gegenstand Nach welchen Merkmalen (1., 2., 3.,...) organisieren wir die Dokumente? Element in einer festgelegte Kette von Tätigkeiten W. Steinbrecher, M. Müll-Schnurr. Prozessorientierte Ablage, Kpt. 3 "Merkmale von Dokumenten", 2010, Springer. (32)

30 Merkmale von Dokumenten, die üblicherweise in Ordnungssystemen eine Rolle spielen Zuständige(r) Sachbearbeiter(in) / Organisationseinheit Bezugsperson Erstelldatum Bezugsdatum Versandtart/Empfangsart Dokumententräger Nach welchen Merkmalen (1., 2., 3.,...) organisieren wir die Dokumente? Gegenstand Welche Ausprägungen soll jedes Merkmal haben? Element in einer festgelegte Kette von Tätigkeiten W. Steinbrecher, M. Müll-Schnurr. Prozessorientierte Ablage, Kpt. 3 "Merkmale von Dokumenten", 2010, Springer. (33)

31 Merkmal "Gegenstand" mit einer Ausprägung pro Wissensdomäne? In Wissensdomänen, etwa Wissen über Kunden Wissen über Produkte Wissen über Patente Wissen über Partner... (Mertins & Seidel, 2009): Kpt 10 "Wissensmanagement mit Wiki-Systemen", R. Orth Pro Contra (34)

32 WIE ERFASSEN UND VERWALTEN WIR EXPLIZITES WISSEN? 1. Wie kategorisieren wir Wissen in Dokumentenform? 2. Wie verwalten wir Dokumentensammlungen? a. Welche Aufgaben gehören zur Dokumentenverwaltung? b. Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich? 3. Wer ist der Besitzer von jedem Dokument? (35)

33 Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems (Götzer Et Al, 2004) Kapitel 2, Abbildung 2-4 Eingang Eingabe Administration Indizieren Verwaltung Archivierung Recherche Ablage Dokument bearbeiten Präsentation Ausgabe (36)

34 Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems (Götzer Et Al, 2004) Kapitel 2, Abbildung 2-4 Eingang Eingabe Administration Indizieren Verwaltung Archivierung Recherche Ablage Dokument bearbeiten Präsentation Ausgabe (37)

35 Aufgaben zu: Dokumenteneingabe 1. Dokumente digitalisieren # Digitatlisierungsfehler vor der Speicherung beseitigen # Unvollständige Passagen vervollständigen 2. Inhalt in einem indexierbaren Format speichern (38)

36 Aufgaben zu: Dokumenteneingabe 1. Dokumente digitalisieren 2. Inhalt in indexierbaren Format speichern # Digitatlisierungsfehler vor der Speicherung beseitigen # Unvollständige Passagen vervollständigen Management Aufgaben 1. Anforderungen für die Digitalisierung bestimmen 2. Personal für die Digitalisierung bereitstellen 3. Überprüfungs/Korrekturaufgaben bestimmen 4. Personal für die Korrektur bereitstellen 5. Zulässige Formate bestimmen (PDF, Word, Excel,...) 6. Geeignete IT bereitstellen IT-Aufgaben 1. Einscannen und Digitalisierung der Dokumente 2. Speicherung der Dokumente 3. Vergabe von Zugriffsrechten an das zuständige Personal (47)

37 Aufgaben zu: Dokumenteneingabe 1. Dokumente digitalisieren 2. Inhalt in indexierbaren Format speichern # Digitatlisierungsfehler vor der Speicherung beseitigen # Unvollständige Passagen vervollständigen Management Aufgaben 1. Anforderungen für die Digitalisierung bestimmen 2. Personal für die Digitalisierung bereitstellen 3. Überprüfungs/Korrekturaufgaben bestimmen 4. Personal für die Korrektur bereitstellen 5. Zulässige Formate bestimmen (PDF, Word, Excel,...) 6. Geeignete IT bereitstellen IT-Aufgaben 1. Einscannen und Digitalisierung der Dokumente 2. Speicherung der Dokumente 3. Vergabe von Zugriffsrechten an das zuständige Personal (48)

38 Aufgaben zu: Dokumenteneingabe 1. Dokumente digitalisieren 2. Inhalt in indexierbaren Format speichern Management Aufgaben 1. Anforderungen für die Digitalisierung bestimmen 2. Personal für die Digitalisierung bereitstellen 3. Überprüfungs/Korrekturaufgaben bestimmen 4. Personal für die Korrektur bereitstellen 5. Zulässige Formate bestimmen (PDF, Word, Excel,...) 6. Geeignete IT bereitstellen IT-Aufgaben 1. Einscannen und Digitalisierung der Dokumente 2. Speicherung der Dokumente 3. Vergabe von Zugriffsrechten an das zuständige Personal (49)

39 Management Aufgaben zu: Dokumenteneingabe (Auswahl) Vorgaben zu den Formatten: (1) Eingabe von Dokumenten nach Vorgabe: und " Zulässige Formen (z.b. Papier, Fax, Datei) " Zulässige Eingangsformate (z.b. docx, pdf) (2) Vorgaben zu den digitalisierten Dokumenten: " Zulässige Speicherungsformate (z.b. fdf, tiff) " Typen von Meta-Daten (z.b. Autorenname) " Konformität zu Standards (z.b. HTML, PMML) Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke. "Dokumentenmanagement", 2004, dpunkt.verlag, 3. Auflage und (3) Vorgaben zur Verlinkung zwischen Texten / Dokumenten (50)

40 Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems (Götzer Et Al, 2004) Kapitel 2, Abbildung 2-4 Eingang Eingabe Administration Indizieren Verwaltung Archivierung Recherche Ablage Dokument bearbeiten Präsentation Ausgabe (51)

41 Invertierter Index Baldi, Frasconi, Smyth. Modeling the Internet and the Web: Probabilistic Methods and Algorithms. Wiley (2003) (52)

42 Index und Vokabular Ein invertierter Index verknüpft lexikographische Objekte (Wörter, Terme, Ausdrücke) zu den Stellen in der Dokumentensammlung, wo sie erscheinen. Vokabular: Menge der lexikographischen Objekte (53)

43 Index und Vokabular Ein invertierter Index verknüpft lexikographische Objekte (Wörter, Terme, Ausdrücke) zu den Stellen in der Dokumentensammlung, wo sie erscheinen. Vokabular: Menge der lexikographischen Objekte unternehmensspezifisch oder generisch? Beispiele für ein Vokabular: Alle Wörter in der Dokumentensammlung (BOW Modell) Alle Einträge in einem vorab ausgewählten Lexikon Alle Terme, die informativ sind (oder: häufig, rar,...) (54)

44 Branche Zielgruppe Inhalte Alpha Luftfahrt alle Expertenwissen in einem Wissensmarkt Beta Elektronik primär Support Tool- und Methodensupport für Projekte Gamma Delta Dienstleister Produktion primär Techniker Projektmitarbeiter technisches, unternehmens- und projektrelevantes Fach-Know-How Projektinformation zur Projektabwicklung Epsilon IT alle Mails zum Informationsaustausch Zeta Eta Theta Iota Kappa IT IT Consulting IT Consulting alle alle alle alle alle Weblogs werden verwendet, um aufgabenrelevante Informationen zu finden Statisches Wissen: Glossare, Abteilungsinhalte, Kundennamen, Bezeichnungen,... 6 themenspezifische weblogs mit ausgeprägter Nähe zum Kerngeschäft wiki+webblog zur Verbesserung der internen Kommunikation zentralisiertes Unternehmenswissen in einem Media-Wiki, um Wissenssilos zu brechen A. Stocker, K. Tochtermann. Wissenstransfer mit Wikis und Weblogs: Fallstudien zum erfolgreichen Einsatz von Web 2.0 in Unternehmen. Gabler (2010). Ausschnitt aus Tabelle 2, S. 112 (55)

45 Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems (Götzer Et Al, 2004) Kapitel 2, Abbildung 2-4 Eingang Eingabe Administration Indizieren Verwaltung Archivierung Recherche Ablage Dokument bearbeiten Präsentation Ausgabe (56)

46 Ausgabe: Recherche Rückgabe aller Dokumente, die die Suchkriterien erfüllen: " Volltextsuche nach Suchbegriffen " Suche nach Stichwörtern aus dem Index " Strukturierte Suche anhand von Meta-daten (57)

47 Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems (Götzer Et Al, 2004) Kapitel 2, Abbildung 2-4 Eingang Eingabe Administration Indizieren Verwaltung Archivierung Recherche Ablage Dokument bearbeiten Präsentation Ausgabe (58)

48 Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems (Götzer Et Al, 2004) Kapitel 2, Abbildung 2-4 Eingang Eingabe Administration Indizieren Verwaltung Archivierung Recherche Ablage Dokument bearbeiten Präsentation Ausgabe (59)

49 Aufgaben zu: Dokumentenbearbeitung 1. Lesen 2. Bearbeiten, auch in Gruppe 3. Kommentare hinzufügen (60)

50 BEISPIEL Dokumentenbearbeitung in Gruppen: Dropbox Zugriff: 26 Okt (61)

51 BEISPIEL Dokumentenbearbeitung in Gruppen: Apache Subversion Diese Datei werden aus dem zentralen Medienarchiv Wikimedia Commons eingebunden. Zugriff: 26 Okt (62)

52 Aufgaben zu: Dokumentenbearbeitung 1. Lesen 2. Bearbeiten, auch in Gruppe 3. Kommentare hinzufügen IT-Aufgaben 1. Vergabe von Zugriffsrechten an das zuständige Personal 2. Versionsverwaltung ink. 1. Ein- und Auschecken von Dokumenten 2. Mechanismen zur Beseitigung von Konflikten 3. Dokumentieren der Änderungen Management Aufgaben 1. Bestimmen, wer welche Dokumente wie verändern darf 2. Geeignete IT bereitstellen (Konsequenzen der Auswahl! ) 3. Personal schulen 4. Etikette für Konfliktvermeidung nahe bringen (63)

53 Aufgaben zu: Dokumentenbearbeitung 1. Lesen 2. Bearbeiten, auch in Gruppe 3. Kommentare hinzufügen IT-Aufgaben 1. Vergabe von Zugriffsrechten an das zuständige Personal 2. Versionsverwaltung ink. 1. Ein- und Auschecken von Dokumenten 2. Mechanismen zur Beseitigung von Konflikten 3. Dokumentieren der Änderungen Management Aufgaben 1. Bestimmen, wer welche Dokumente wie verändern darf 2. Geeignete IT bereitstellen (Konsequenzen der Auswahl! ) 3. Personal schulen 4. Etikette für Konfliktvermeidung nahe bringen (64)

54 Aufgaben zu: Dokumentenbearbeitung 1. Lesen 2. Bearbeiten, auch in Gruppe 3. Kommentare hinzufügen IT-Aufgaben 1. Vergabe von Zugriffsrechten an das zuständige Personal 2. Versionsverwaltung ink. 1. Ein- und Auschecken von Dokumenten 2. Mechanismen zur Beseitigung von Konflikten 3. Dokumentieren der Änderungen Management Aufgaben 1. Bestimmen, wer welche Dokumente wie verändern darf 2. Geeignete IT bereitstellen (Konsequenzen der Auswahl! ) 3. Personal schulen 4. Etikette für Konfliktvermeidung nahe bringen (65)

55 Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems (Götzer Et Al, 2004) Kapitel 2, Abbildung 2-4 Eingang Eingabe Administration Indizieren Verwaltung Verwaltung Archivierung Recherche Ablage Dokument bearbeiten Präsentation Ausgabe (66)

56 Vorgaben zu: Archivierung 1. Verfügbarkeit 2. Performanz 3. Sicherheit Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke. "Dokumentenmanagement", 2004, dpunkt.verlag, 3. Auflage (67)

57 Ablage: Archivierung 10 Merksätze für revisionssichere Archivierung (Henstorf, 1999) Zusammengefasst: (Götzer Et Al, 2004) Kapitel 5, Abbildung 5-20 " Ein Dokument muss unveränderbar archiviert werden und unverändert im Archiv bleiben: Jede administrative Tätigkeit (z.b. Migration) muss ohne Informationsverlust stattfinden. Jede Änderung (z.b. Umstrukturierung des Archivs) muss protokolliert werden und die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands ermöglichen. Das Dokument muss in der gleichen Form angezeigt werden können, wie es erfasst wurde. " Ein Dokument darf weder verloren gehen noch frühzeitig zerstört werden. " Jedes Dokument muss auffindbar sein (in endlicher Zeit) und zwar eben das, wonach gesucht wurde. " Gesetzliche und betriebliche Bestimmungen müssen immer erfüllt sein auch im Hinblick auf Datensicherheit und Datenschutz über die gesamte Lebensdauer des Archivs. (68)

58 Vorgaben zu: Archivierung 1. Verfügbarkeit 2. Performanz 3. Sicherheit IT-Aufgaben Management Aufgaben 1. Dauer der Archivierung bestimmen 2. Vorgaben zur Erfüllung der Kriterien (Grenzwerte) setzen 3. Räumlichkeiten zur Verfügung stellen Auslagerung? 4. Konzept für Aktualisierung der Technologie und 5. für die Migration der Inhalte in neuere Geräte erarbeiten 6. Geeignetes Archivierungsmedium und entsprechende IT wählen 1. Software & Hardware für Langzeitspeicherung 2. Software & Hardware für Suche und Rückgabe auf sehr große Datenmengen 3. Mechanismen zu "Backwards"- Kompatibilität von SW & HW (69)

59 Vorgaben zu: Archivierung 1. Verfügbarkeit 2. Performanz 3. Sicherheit IT-Aufgaben Management Aufgaben 1. Dauer der Archivierung bestimmen 2. Vorgaben zur Erfüllung der Kriterien (Grenzwerte) setzen 3. Räumlichkeiten zur Verfügung stellen Auslagerung? 4. Konzept für Aktualisierung der Technologie und 5. für die Migration der Inhalte in neuere Geräte erarbeiten 6. Geeignetes Archivierungsmedium und entsprechende IT wählen 1. Software & Hardware für Langzeitspeicherung 2. Software & Hardware für Suche und Rückgabe auf sehr große Datenmengen 3. Mechanismen zu "Backwards"- Kompatibilität von SW & HW (70)

60 Vorgaben zu: Archivierung 1. Verfügbarkeit 2. Performanz 3. Sicherheit IT-Aufgaben Management Aufgaben 1. Dauer der Archivierung bestimmen 2. Vorgaben zur Erfüllung der Kriterien (Grenzwerte) setzen 3. Räumlichkeiten zur Verfügung stellen Auslagerung? 4. Konzept für Aktualisierung der Technologie und 5. für die Migration der Inhalte in neuere Geräte erarbeiten 6. Geeignetes Archivierungsmedium und entsprechende IT wählen 1. Software & Hardware für Langzeitspeicherung 2. Software & Hardware für Suche und Rückgabe auf sehr große Datenmengen 3. Mechanismen zu "Backwards"- Kompatibilität von SW & HW (71)

61 WIE ERFASSEN UND VERWALTEN WIR EXPLIZITES WISSEN? 1. Wie kategorisieren wir Wissen in Dokumentenform? Wozu ist Kategorisierung gut? 2. Wie verwalten wir Dokumentensammlungen? a. Welche Aufgaben gehören zur Dokumentenverwaltung? b. Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich? 3. Wer ist der Besitzer von jedem Dokument? (72)

62 Wofür ist der Besitzer eines Dokuments verantwortlich? Der Besitzer der Daten (in einem WMS) ist zuständig für: 1. Datendefinition 2. Zugriffsrechte und Sicherheitsvorkehrungen 3. Dienste zur Unterstützung der Nutzer 4. Bereitstellung und Lieferung der Daten an die Konsumenten 5. Wartung 6. Qualitätssicherung 7. Bestimmung & Verwaltung von 1. Geschäftsregeln für die Daten 2. Metadaten über die Daten 3. Standards zu den Daten 4. Regeln zur Interaktion mit externen Datenlieferanten David Loshin Enterprise Knowledge Management The Data Quality Approach, 2001, ACADEMIC PRESS, Morgan Kaufmann (Chapter 2) (73)

63 Wofür ist der Besitzer eines Dokuments verantwortlich? Der Besitzer der Daten (in einem WMS) ist zuständig für: 1. Datendefinition 2. Zugriffsrechte und Sicherheitsvorkehrungen 3. Dienste zur Unterstützung der Nutzer 4. Bereitstellung und Lieferung der Daten an die Konsumenten 5. Wartung 6. Qualitätssicherung 7. Bestimmung & Verwaltung von 1. Geschäftsregeln für die Daten 2. Metadaten über die Daten 3. Standards zu den Daten 4. Regeln zur Interaktion mit externen Datenlieferanten David Loshin Enterprise Knowledge Management The Data Quality Approach, 2001, ACADEMIC PRESS, Morgan Kaufmann (Chapter 2) (74)

64 Wofür ist der Besitzer eines Dokuments verantwortlich? Der Besitzer der Daten (in einem WMS) ist zuständig für: 1. Datendefinition 2. Zugriffsrechte und Sicherheitsvorkehrungen 3. Dienste zur Unterstützung der Nutzer 4. Bereitstellung und Lieferung der Daten an die Konsumenten 5. Wartung 6. Qualitätssicherung 7. Bestimmung & Verwaltung von 1. Geschäftsregeln für die Daten 2. Metadaten über die Daten 3. Standards zu den Daten 4. Regeln zur Interaktion mit externen Datenlieferanten David Loshin Enterprise Knowledge Management The Data Quality Approach, 2001, ACADEMIC PRESS, Morgan Kaufmann (Chapter 2) (75)

65 Wofür ist der Besitzer eines Dokuments verantwortlich? Der Besitzer der Daten (in einem WMS) ist zuständig für: 1. Datendefinition 2. Zugriffsrechte und Sicherheitsvorkehrungen 3. Dienste zur Unterstützung der Nutzer 4. Bereitstellung und Lieferung der Daten an die Konsumenten 5. Wartung 6. Qualitätssicherung 7. Bestimmung & Verwaltung von 1. Geschäftsregeln für die Daten 2. Metadaten über die Daten 3. Standards zu den Daten 4. Regeln zur Interaktion mit externen Datenlieferanten David Loshin Enterprise Knowledge Management The Data Quality Approach, 2001, ACADEMIC PRESS, Morgan Kaufmann (Chapter 2) (76)

66 Wofür ist der Besitzer eines Dokuments verantwortlich? Der Besitzer der Daten (in einem WMS) ist zuständig für: 1. Datendefinition 2. Zugriffsrechte und Sicherheitsvorkehrungen 3. Dienste zur Unterstützung der Nutzer 4. Bereitstellung und Lieferung der Daten an die Konsumenten 5. Wartung 6. Qualitätssicherung 7. Bestimmung & Verwaltung von a. Geschäftsregeln für die Daten b. Metadaten über die Daten c. Standards zu den Daten d. Regeln zur Interaktion mit externen Datenlieferanten David Loshin Enterprise Knowledge Management The Data Quality Approach, 2001, ACADEMIC PRESS, Morgan Kaufmann (Chapter 2) (77)

67 Ownership Paradigms (Value-driven) ENGLISH 1. Creator as Owner 2. Consumer as Owner 3. Compiler as Owner 4. Enterprise as Owner 5. Funding Organization as Owner 6. Decoder as Owner 7. Packager as Owner 8. Reader as Owner 9. The Subject as Owner 10. Purchaser/Licenser as Owner 11. Everybody as Owner David Loshin Enterprise Knowledge Management The Data Quality Approach, 2001, ACADEMIC PRESS, Morgan Kaufmann (Chapter 2) (78)

68 Ownership and Control ENGLISH Complicating factors concerning data ownership: 1. Value 2. Privacy 3. Turf 4. Fear 5. Burocracy David Loshin Enterprise Knowledge Management The Data Quality Approach, 2001, ACADEMIC PRESS, Morgan Kaufmann (Chapter 2) (79)

69 Data Ownership Policy a Template Data Set Name Primary Owner Data Set Location Data Definition Access/Security User Support Data Packaging Data Delivery Maintenance Data Quality Business Rules Metadata Standards Mngmt Supplier Mngmt Owner Paradigm Responsible Party Reports To ENGLISH Notes David Loshin Enterprise Knowledge Management The Data Quality Approach, 2001, ACADEMIC PRESS, Morgan Kaufmann (Chapter 2) (81)

70 Vielen Dank! Fragen (83)

71 INHALT VON WMS: Block 3 Wie sichern wir die Qualität von explizitem Wissen? 1. Was ist die Rolle von WMS-Team bei der Qualitätsicherung? 2. Sollen wir die Qualität vor oder nach der Freigabe der Dokumente überprüfen? Was sind die Vorteile jeder Option? Literatur: K. Mertins, H. Seidel. Wissensmanagement im Mittelstand. 2009, Springer A. Stocker, K.Tochtermann. Wissenstransfer mit Wikis und Weblogs. 2010, Gabler David Loshin. Enterprise Knowledge Management The Data Quality Approach, 2001, Academic Press, Morgan Kaufmann (84)