HAUS-MANAGER Von der Datenbankanlage bis zur Erstellung der Jahresabrechnung Leitfaden Seite 1

Transkript

1 HAUS-MANAGER Von der Datenbankanlage bis zur Erstellung der Jahresabrechnung Leitfaden Seite 1

2 1. Anlegen einer Datenbank Um eine neue Datenbank zu erstellen, starten Sie den HAUS-MANAGER und klicken Sie im Anmeldefenster links unten auf Neue Datenbank anlegen. Bestimmen Sie im folgenden Auswahldialog den Speicherort und den Namen der Datenbank. Klicken Sie auf Speichern, damit die neue Datenbank erstellt und geöffnet wird. Dieser Vorgang kann einige Zeit dauern. Wurde die Datenbank vollständig angelegt, werden Sie automatisch angemeldet und müssen die Mandanteneinstellungen für den ersten Mandanten festlegen: 2. Anlegen eines Mandanten Ein Mandant ist im Regelfall bei Eigentumsobjekten eine WEG mit einer eigenen Steuernummer. Bei Mietobjekten ist der Mandant normalerweise der Eigentümer des Mietobjekts. Wurde der erste Mandant fertig eingerichtet, können Sie über Verwaltung Basisdaten Mandanten die Liste der Mandanten öffnen. Hier können Sie über einen weiteren Mandanten anlegen oder über den bereits vorhandenen Testmandanten modifizieren. Geben Sie ein beliebiges Kürzel ein und im Anschluss die Adressdaten. Haben Sie alle Daten nach Wunsch erfasst, klicken Sie auf Speichern, damit der Mandant gespeichert wird. Legen Sie nun ein Wirtschaftsjahr entsprechend Ihrer Buchhaltung an. Hierfür klicken Sie im Mandantenfenster in der Registerkarte Wirtschaftsjahre auf. Das Wirtschaftsjahr hat nichts mit jenem Datum zu tun, an dem Sie mit dem HAUS-MANAGER beginnen, sondern muss mit dem tatsächlichen Wirtschaftsjahr Ihrer Buchhaltung übereinstimmen. 3. Auswahl des Mandanten Nach der Anlage des Mandanten kann über Datei Mandant wechseln der gewünschte Mandant ausgewählt werden. Dies ist sehr wichtig, um die Daten auch im richtigen Mandanten zu erfassen. Eine nachträgliche Änderung der zugeordneten Daten ist nicht möglich! Der ausgewählte Mandant wird neben den Informationen zum Wirtschaftsjahr, Buchhaltungstyp und Programmversion in der Titelleiste angezeigt: Seite 1

3 4. Anlegen eines Objekts Um ein neues Objekt anzulegen, gehen Sie auf Verwaltung Hausverwaltung Objekte und klicken Sie auf. Neben der Eingabe von Kürzel, Bezeichnung und Adresse wird zu Beginn festgelegt, ob es sich um ein Wohnungseigentumsobjekt (WEG) oder ein Mietobjekt (MRG) handelt. Das Datum der Verwaltungsübernahme gilt als Startwert für die Verwaltung des jeweiligen Objektes. Ab diesen Zeitpunkt können Vorschreibungen und Jahresabrechnungen erstellt werden. Des Weiteren wird die Bankverbindung festgelegt, auf welche die Bestandnehmer ihre Zahlungen leisten sollen. Sie können eine neue Bank anlegen, indem Sie auf klicken. Nach dem ersten Speichern der eingegeben Daten werden zusätzliche Registerkarten wie Bestände, Aufteilungsschlüssel, Bestandnehmer, Zähler usw. zur weiteren Eingabe freigeschaltet: 5. Anlegen von Beständen In der Registerkarte Bestände werden die objektbezogenen Bestände angelegt. Bestände können Wohnungen, Geschäftseinheiten, Abstellplätze, Garagen usw. sein. Seite 2

4 6. Anlegen von Aufteilungsschlüssel In der Registerkarte Aufteilungsschlüssel können Sie mit Aufteilungsschlüssel hinzufügen, die Sie für Objektvorschreibungen oder die Jahresabrechnung verwenden können (z. B. Nutzfläche, Nutzwert, usw.). 7. Anlegen von Objektvorschreibungen In der Registerkarte Objektvorschreibungen können Sie Vorschreibungskomponenten erfassen die mit einem Aufteilungsschlüssel verteilt werden sollen (z.b. Aufteilung der Betriebskosten nach Nutzfläche). 8. Anlegen von Bestandnehmern In der Registerkarte Bestandnehmer werden die Mieter (bei Mietobjekten) bzw. die Eigentümer (bei Wohnungseigentumsobjekten) angelegt und mit den zuvor angelegten Beständen verknüpft. Wird ein neuer Bestandnehmer angelegt, ist zu Beginn das Top (bzw. der Bestand) und der Bestandstyp auszuwählen. Mit dem Bestandstyp wird festgelegt, welcher Steuersatz für die jeweiligen Vorschreibungskomponenten herangezogen werden soll. Des Weiteren muss auch das Bezugsdatum definiert werden. Nach der Adresseingabe und dem erstmaligen Speichern des Bestandnehmers wird dieser autom. auch als Kunde in der Auftragsbearbeitung bzw. als Debitor in der Buchhaltung angelegt. Hier im Bestandnehmer können ebenso in der Registerkarte Bestandnehmervorschreibungen die monatlichen Nettobeträge der einzelnen Vorschreibungskomponenten eingegeben werden. Ein Datumsbezug ermöglicht es hierbei, Änderungen mittels einer neuen Eingabezeile zu erfassen und vorangegangene Eingabedaten zu erhalten. Eine chronologisch aufgelistete Übersicht der Betragsänderungen ist somit möglich. Seite 3

5 Wird von Ihnen zusätzlich das Modul Vertragsverwaltung verwendet, kann man bei Bestandnehmervorschreibungen wie z. B. dem Hauptmietzins oder der Möbelmiete auch eine Wertanpassung hinterlegen. Hierzu steht standardmäßig bereits eine breite Palette von verschiedenen Wertanpassungen zur Verfügung. Ein Anlegen von eigenen Wertanpassungen oder Importieren von neuen Indexwerten für bestehende Preisindizes ist zudem auch möglich. Sind alle Bestandnehmer vollständig erfasst und alle Beträge eingegeben, kann zum Abschluss im Objekt die Schaltfläche Komponenten neu berechnen ausgeführt werden. Dies bewirkt, dass die Beträge der Objektvorschreibungen je nach verwendeten Aufteilungsschlüssel auf die einzelnen Bestandnehmer aufgeteilt werden. Zur Kontrolle sollte anschließend noch eine Zinsliste erstellt werden. Diese Auswertung können Sie über Berichte Zinsliste Benutzerdefiniert aufrufen. Zum Ausdrucken stehen dabei verschiedene Druckvorlagen zur Auswahl. Wurden alle Beträge kontrolliert, können im nächsten Schritt die Vorschreibungen erstellt werden. Seite 4

6 9. Erstellung von Vorschreibungen Um die Vorschreibungen zu erstellen, gehen Sie auf Verwaltung Hausverwaltung Objekte und markieren Sie jene Objekte, für welche Sie Vorschreibungen erstellen möchten. Alternativ können Sie auch unter Verwaltung Hausverwaltung Bestandnehmer die entsprechenden Bestandnehmer markieren. Anschließend gehen Sie auf Aktionen Vorschreibungen erstellen. Im nun geöffneten Einstellungsfenster können Sie mit den Feldern Von Monat und Bis Monat den Erstellungszeitraum für die Vorschreibungen festlegen. Empfehlenswert ist dabei ein monatliches oder quartalweises Erstellen, um bei Bestandnehmerwechseln oder Betragsänderungen keinen zusätzlichen Aufwand durch das notwendige Stornieren von Vorschreibungen zu verursachen. Wurden die Vorschreibungen fertig erstellt, können diese markiert und über ausgedruckt bzw. über in einer Vorschau am Bildschirm angezeigt werden. Hier stehen Ihnen verschiedene Druckvorlagen zur Verfügung. Diese Standarddruckvorlagen sind jederzeit an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassbar (z.b. kann mit wenigen Schritten ein Firmenlogo in die Druckvorlage eingebunden, oder die Schriftgröße/-farbe/-art geändert werden). Sollten Sie die Liste der Vorschreibungen einmal geschlossen haben, können Sie diese jederzeit wieder über Verwaltung Auftragsbearbeitung Verkaufsbelege erneut öffnen. Wird der Beleg nicht sofort beim Erstellen verbucht, so ist der nächste Schritt das Verbuchen. Seite 5

7 10. Verbuchen von Vorschreibungen & Erstellen von offenen Posten Unter Verwaltung Auftragsbearbeitung Verkaufsbelege wird die Spalte Gebucht angezeigt. Diese zeigt, ob ein Verkaufsbeleg bereits in die Buchhaltung verbucht bzw. ein offener Posten dafür erzeugt wurde. Falls Sie noch nicht verbuchte Vorschreibungen buchen wollen, markieren Sie die entsprechenden Belege und klicken auf Aktionen Offene Posten erstellen (Variante mit EA-Rechnung) bzw. Aktionen Verbuchen (Variante mit Finanzbuchhaltung). Nun werden die offenen Posten erzeugt. Diese finden Sie im Anschluss unter Verwaltung Finanzbuchhaltung Offene Posten Debitoren - OPs. Eine aktuelle OP-Liste kann jederzeit über die Schaltfläche gedruckt bzw. über die Schaltfläche als Vorschau am Bildschirm ausgegeben werden. In der Variante mit Finanzbuchhaltung wird zu jedem offenen Posten auch eine entsprechende Forderungsbuchung erzeugt. Zu finden sind diese unter Verwaltung Finanzbuchhaltung Buchungen Buchungen. Seite 6

8 11. Ausziffern von Offenen Posten Gehen Zahlungen von Bestandnehmern ein, so gibt es grundsätzlich mehrere Möglichkeiten, den entsprechenden offenen Posten auszuziffern. Die einfachste Variante, welche sowohl für Mandanten mit EA-Rechnung als auch Mandanten mit Finanzbuchhaltung auf die gleiche Weise funktioniert, ist die aus der Debitoren OP-Liste heraus. Öffnen Sie dazu über Verwaltung Finanzbuchhaltung Offene Posten Debitoren - OPs die Liste der Debitoren OPs. Markieren Sie nun jenen offenen Posten, der bezahlt wurde und klicken Sie auf den Menüpunkt Aktionen Ausziffern um die Zahlung zu erfassen. Im geöffneten Einstellungsfenster können Sie u. a. den Zahlungsbetrag sowie das Zahlungsdatum erfassen. Alle Daten können dabei natürlich beliebig angepasst werden. Auch Teil- und Überzahlungen sowie Mahn- und Skontobeträge können hier berücksichtigt werden. Wollen Sie die Zahlung nicht sofort verbuchen, können Sie diese vorher in einen Stapel verbuchen lassen. Außerdem kann eine Fremdbelegnummer wie z. B. die Kontoauszugsnummer der Bank hier für eine spätere Suche hinterlegt werden. Als Zahlungsmittelkonto wird das hinterlegte Konto im jeweiligen Zahlungsmittel vorgeschlagen, welches standardmäßig das Bankkonto mit der Kontonummer 2800 ist. Sollten Sie auf ein anderes Zahlungsmittelkonto buchen wollen, so können Sie dies hier jederzeit ändern, oder unter Verwaltung Finanzbuchhaltung Offene Posten Zahlungsmittel allgemein ein neues Zahlungsmittel anlegen. Wurden die Zahlungsbuchungen in den Stapel gebucht, können Sie diese über Verwaltung Finanzbuchhaltung Buchungen Stapelbuchungen aufrufen. Um eine Stapelbuchung zu verbuchen, markieren Sie die gewünschte Stapelbuchung und gehen Sie auf Aktionen Verbuchen. Seite 7

9 12. Verbuchung von Eingangsrechnungen Eingangsrechnungen werden unter Verwaltung Finanzbuchhaltung Buchungen Buchungen verbucht. Im HAUS-MANAGER finden Sie in diesem Zusammenhang bereits einen umfangreichen Kontenrahmen, der auch zum Teil speziell für die Hausverwaltung relevante Konten enthält. Es ist trotz allem wichtig, sich zu Beginn unter Verwaltung Finanzbuchhaltung Konten Sachkonten einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Konten zu verschaffen und ggf. fehlende Konten zu ergänzen ober bestehende Konten abzuändern. Im Buchungsfenster wird neben Belegdatum, Belegnummer und Buchungskreis im unteren Bereich die eigentliche Buchung erfasst. Beim Soll- bzw. Habenkonto kann sowohl die Kontonummer als auch die Kontenbezeichnung zur Suche eingeben werden. Auch eine Fremdbelegnummer wie z. B. die Kontoauszugsnummer der Bank kann hier für eine spätere Suche eingegeben werden. Wollen Sie die benötigten Konten in einer Liste suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche für die Auswahlliste. Anschließend können Sie aus der Kontenliste das gewünschte Konto mit einem Doppelklick übernehmen. Seite 8

10 13. Ausgabe der Umsatzsteuervoranmeldung Unter Verwaltung Finanzbuchhaltung Steuererklärungen finden Sie neben weiteren Auswertungspunkten auch die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA). Im vorgeschalteten Einstellungsdialog können Sie den Auswertungszeitraum, Details zur U30 oder aber auch das Erstellungsdatum festlegen. Außerdem besteht hier die Möglichkeit, die UVA im XML-Format für FinanzOnline zu exportieren, oder direkt an FinanzOnline zu übermitteln sofern die entsprechenden Zugangsdaten zuvor im HAUS-MANAGER hinterlegt wurden. Wurden die Einstellungen bestätigt, wird eine PDF-Datei der UVA erstellt und geöffnet. Bevor die UVA an das Finanzamt eingereicht wird empfiehlt es sich, die einzelnen Beträge zuvor noch mit der Umsatzsteuerverprobung bzw. dem Buchungsjournal zu vergleichen. 14. Jahresabrechnung erstellen Wurden alle Daten des Geschäftsjahres korrekt erfasst, kann die eigentliche Jahresabrechnung erstellt werden. Damit diese korrekt ausgegeben wird, müssen jene Konten, welche auf der Jahresabrechnung berücksichtigt werden sollen unter Verwaltung Hausverwaltung Weitere Daten Jahresabrechnung - Kontenzuordnung auch zugeordnet werden. Hier wird bereits ein umfangreicher Standard mitgeliefert. Es ist trotz allem wichtig, sich einen Überblick zu verschaffen und ggf. fehlen de Konten zu ergänzen oder bestehende Kontenzuordnungen abzuändern. Des Weiteren wird in diesem Fenster festgelegt, welcher Aufteilungsschlüssel beim jeweiligen Konto zur Anwendung kommt. Sollten Sie neue Aufteilungsschlüssel benötigten, können Sie diese unter Verwaltung Hausverwaltung Weitere Daten Aufteilungsschlüssel anlegen. Seite 9

11 Vergessen Sie dabei jedoch nicht, den neuangelegten Aufteilungsschlüssel auch im Objekt auszuwählen und im Anschluss in den einzelnen Bestandnehmern die jeweiligen Anteile einzutragen. Abschließend sollte auch im Objekt die Schaltfläche Komponenten neu berechnen angeklickt werden, um eine Neuberechnung aller Komponenten durchzuführen. Wurden alle Eingaben sorgfältig kontrolliert, so steht der Jahresabrechnung der Bestandnehmer bzw. der Objekte nichts mehr im Wege. Eine Abrechnung für das gesamte Objekt können Sie über Berichte Jahresabrechnung - Objekte Benutzerdefiniert aufrufen. Eine Abrechnung für die einzelnen Bestandnehmer können Sie über Berichte Jahresabrechnung - Bestandnehmer Benutzerdefiniert aufrufen. 15. Schlusswort Die hier angeführten Punkte sind die wesentlichen Bedienungselemente im Programm HAUS-MANAGER. Darüber hinaus gibt es natürlich noch eine Vielzahl an weiteren, nicht minder wichtigen Funktionen und Auswertungen, die in diesem Leitfaden nicht beschrieben wurden. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch im umfangreichen Handbuch, dass Sie im Programm über Hilfe Handbuch jederzeit öffnen können. Zusätzlich steht Ihnen bei Fragen das kompetente Supportteam der Firma Schweighofer zur Verfügung. Auch individuell für Sie zusammengestellte Vor-Ort-Schulungen werden in diesem Zusammenhang angeboten und empfohlen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Arbeiten mit dem -MANAGER! Ihr Schweighofer-Team Seite 10

12 4911 Tumeltsham, Hannesgrub Nord 30, Österreich Tel.: +43 / 7752 / Fax: +43 / 7752 / manager.software@schweighofer.com 1050 Wien, Wimmergasse 33, Österreich Tel.: +43 / 1 / Fax: +43 / 1 / wien@schweighofer.com Neuhaus / Inn, Mittich 6, Deutschland Tel.: +49 / 8503 / Fax: +49 / 8503 / manager.software@schweighofer.com Unser Ziel: Software in bester Qualität zu günstigen Konditionen für unsere Anwender. Denn: Nicht die Großen fressen die Kleinen, 4910 Tumeltsham, Hannesgrub 26, Österreich Tel.: +43 / 7752 / , Fax: +43 / 7752 / manager. software@schweighofer.com 1050 Wien, Wimmergasse 33, Österreich Tel.: +43 / 1 / , Fax: +43 / 1 / wien@schweighofer.com Neuhaus / Inn, Mittich 6, Deutschland Tel.: +49 / 8503 / , Fax: +49 / 8503 / Seite 2 manager.software.deutschland@schweighofer.com