Version 8. Erste Schritte Bezirksverwaltung und Finanzbuchhaltung

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1 Version 8 Erste Schritte Bezirksverwaltung und Finanzbuchhaltung Stand: März 2014

2 INHALT Ein System drei Teile... 3 Ganz neu am Start?... 4 Der Startbildschirm von Syango... 5 Die Synago-Lösung: Das Ticketsystem... 6 Datensicherungen Hilfe Die Programmteile Die Personenverwaltung Die Registerseiten in der Personendatenverwaltung Auswahlmöglichkeiten so filtern Sie Ihre Daten Bezirke und Gemeinden Liturgie Statistik Handkassen Die Finanzbuchhaltung Doppelte Buchführung - eine kurze Einführung Handbuch Synago Version 8 Seite 2

3 EIN SYSTEM DREI TEILE Synago besteht aus einem Haupt- und zwei Hilfsprogrammen: SynagoService Das Hilfsprogramm von Synago. Sollte Synago mal nicht starten, können Sie hier die letzten, funktionierenden Daten einspielen (Recall), eine Datensicherung einspielen oder einen ganz neuen Mandanten (Bezirk / Einrichtung) anlegen. Sie brauchen dieses Hilfsprogramm, um grundsätzliche Arbeiten an den Daten ausführen zu können. Die Geburtstage Ein ganz kleines Programm, das, eingeklingt in Ihre Autostartdatei, einmalig beim Start von Windwos alle heutigen Geburtstage anzeigt. Synago Ihre eigentliche Arbeitsumgebung. Je nach Einstellungen und Ihrer Lizenz ändert sich das Erscheinungsbild von Synago. Grundätzlich können Sie mehrere Mandanten (komplette eigene Datensätze, unterschiedliche Kirchenbezirke oder Einrichtungen) nebeneinander und völlig getrennt voneinander verwalten. Synago startet immer mit dem zuletzt verwendeten Mandanten. Sie wechseln die Mandaten, wenn Sie auf > Personen > klicken und dann oben auf den gewünschten Mandanten. Synago liest beim Programmstart alle Mandantendateien aus, die sich im Verzeichnis \Daten befinden und zeigt diese an. Die Finanzbuchhaltung ist ein Teil des jeweiligen Mandaten. Sie können zu jedem Mandaten eine Finanzbuchhaltung speichern, jede Finanzbuchhaltung kann mehrere Buchungsjahre umfassen. Da die Finanzbuchhaltung Teil des Mandanten ist, wechseln Sie diese ebenfalls über > Personen > gewünschter Mandant. Handbuch Synago Version 8 Seite 3

4 GANZ NEU AM START? Haben Sie Synago von der Seite: installiert und starten es zum ersten Mal auf Ihrem PC vergeben Sie zunächst ein Passwort. Dieses gilt ausschließlich für den Start des Programms auf diesem PC es hat nichts mit Ihrem Datensicherungen zu tun. Dann wird Synago feststellen, dass Sie noch keine Daten vorliegen haben und das Hilfsprogramm SynagoService starten. Hier können Sie vorhande Daten einlesen lassen oder ganz neu beginnen. Lizenz Für die Arbeit mit Synago brauchen Sie eine gültige Lizenz. Sie können das Programm zunächst mit einer zeitlich befristeten, kostenfreien Demolizenz nutzen. Innerhalb dieses Demozeitraums können Sie in aller Ruhe eine Lizenz über unsere Internetseite erwerben. Die eigenen Daten verwalten Die Lizenzdatei wird immer neu von unserem Server geladen Sie können aber unter > Einstellungen > Lizenz > diese Daten aktualisieren. Wir verwenden für den Kontakt zu ihnen immer die hier hinterlegten Daten pflegen Sie daher Änderungen z.b. Ihrer adressen an dieser Stelle ein > klicken Sie dann auf Speichern um die Änderungen wieder auf dem Server abzulegen. Ablauf Ihrer Lizenz Sollte Ihre (Demo-) Lizenz ausgelaufen sein, können Sie Synago weiterhin öffnen um Ihre Daten zu exportieren. Allerdings können Sie keine Daten ändern, ergänzen oder bearbeiten. Mit einer (neuen) Lizenz können Sie sofort weiter mit den vorhandenen Daten arbeiten. Ihr lokaler Namen Diese Daten werden auf ihrem lokalen PC gespeichert und dienen bei der Zusammenarbeit für eine eindeutige Identifikation. Sollten Sie an mehreren PCs mit den Daten arbeiten, können Sie die gleichen Eintragungen verwenden, da neben Ihrem Namen auch einen eindeutige Seriennummer des PCs für die Zusammenarbeit verwendet wird. Ihr lokales Passwort Den Start des Programms können Sie auf Ihrem PC mit einem Passwort absichern. Dieses Passwort gilt nur für den lokalen PC und hat nichts mit der Zusammenarbeit Handbuch Synago Version 8 Seite 4

5 zu tun. Sie können auf jedem PC mit dem Sie arbeiten ein anderes (oder auch das gleichen) Passwort verwenden. Ein solches Startpasswort besteht aus mindestens 7 Zeichen und muss Zahlen und Buchstaben enthalten. Auf der Seite > Einstellungen > Lizenz / Passwort > können Sie sich das aktuelle Passwort ansehen und ein neues eintragen. Sollten Sie Probleme mit dem Zugangspasswort von Synago haben, wenden Sie sich an den Support wie können Ihnen ein Masterpasswort für den Zugang geben. Werk / Einrichtung der Version 7 konvertieren In der Version 7 konnten Sie lokale Einrichtungen und Werke anlegen. Für diese Daten gab es aber keine Zusammenarbeit. In der Version 8 können Sie diese lokalen Daten mittels einer Lizenz für eine Zusammenarbeit aufbereiten. Klicken Sie im Programm auf > Personen > Ticket holen und folgen Sie den Anweisungen. Bestehende Daten / Adressen importieren Wenn Sie neu mit Synago starten, können Sie natürlich all Ihre Adressen neu eintippen. Wenn Ihre Daten aber in irgendeiner digitalen Form vorliegen, sollten Sie diese besser importieren lassen: Starten Sie dazu das Hilfsprogramm SynagoService und klicken Sie dort auf > Daten importieren. Dort finden Sie auch eine weitergehende Hilfe zum Import per Excelliste auch zu den speziellen Datenbankfeldern in Synago. Danach starten Sie wieder Synago. Klicken Sie oben auf > Einstellungen > Passwort / Lizenz Hier prüfen Sie alle Einstellungen zu Ihrer Lizenz. DER STARTBILDSCHIRM VON SYANGO Dieser Bildschirm begrüßt Sie beim Progammstart das Synago-Logo erscheint dabei in der Farbe des Kirchenjahres, darüber finden Sie die liturgischen Daten des kommenden Sonntags. Gibt es Geburtstage an diesem Tag, werden diese unten am Rand angezeigt. Links oben können Sie über den Kalender das gewünschte Anzeigedatum für die Geburtstage ändern. Am oberen Rand finden Sie das Menü Handbuch Synago Version 8 Seite 5

6 mit einigen wichtigen Optionen und links eine Reihe von Buttons für die verschiedenen Programmteile. Eine Programmphilosophie das Ticketsystem Natürlich können Sie mit Synago ganz alleine auf einem PC arbeiten aber Sie können noch viel mehr damit tun! Bei Gemeindebezirken oder entsprechenden Einrichtungen sind oft mehrere Personen in eine intensive Zusammenarbeit involviert. Unter Zusammenarbeit verstehen wir, dass mehrere Personen mit denselben Daten arbeiten. Normalerweise würde das über ein echtes Hausnetzwerk geschehen, an dem alle Computer angeschlossen sind. Ein Datenbankprogramm regelt dann, wer welche Daten gerade bearbeiten kann. Gerade auf Gemeindebezirken ist das aber oftmals so nicht möglich: Die Computer stehen nicht alle in einem Haus und sind miteinander vernetzt. Vielmehr arbeiten ehrenamtliche Mitarbeitende von zuhause aus mit den Daten. Wie aber sollten, ohne ein echtes Netzwerk, die Daten synchron gehalten werden? Wird vom Pastor eine Adresse bearbeitet, wie landet diese Adressänderung bei der Kassenführerin des Bezirks? Das gleiche gilt, wenn Sie mit mehreren Computern mobil mit den Daten arbeiten möchten, zum Beispiel im Büro und mit einem mobilen, weiteren Notebook. DIE SYNAGO-LÖSUNG: DAS TICKETSYSTEM Synago macht es Ihnen einfach, mit mehreren nicht vernetzten Computern an den gleichen Daten zu arbeiten. Dabei haben Sie all Ihre Daten immer auf Ihrem lokalen Computer und können jederzeit damit arbeiten, sogar ohne Internetverbindung. Dabei muss man den Begriff damit arbeiten differenzieren: Sie können jederzeit Ausdrucke erstellen, Dinge nachschlagen und Auswertungen erstellen. Wenn Sie eine Adresse ändern oder eine neue Buchung vornehmen möchten, muss sichergestellt werden, dass Sie alleine den Zugriff und die Änderungsmöglichkeit für diese Daten innehaben. In einem Hausnetzwerk würden die Daten jetzt vom Datenbanksystem für andere Anwender gesperrt und Sie könnten Ihre Änderungen eintragen. Handbuch Synago Version 8 Seite 6

7 In Synago geschieht dies mittels eines Tickets: Sie klicken in Synago auf den entsprechenden Button: Ticket holen und können anschließend Ihre Daten bearbeiten. Was geschieht beim Ticket holen? Wenn Sie ein Ticket holen, geht Ihr Computer ins Internet auf unseren Synago- Server. Von dort werden zunächst die neusten Daten abgeholt (es sei denn, Sie haben an diesem PC zuletzt damit gearbeitet) und gleichzeitig Ihre Visitenkarte, Ihr Ticket hinterlegt. Darauf ist vermerkt, wer gerade mit diesen Daten arbeitet und wie lange. Haben Sie Ihre Arbeit abgeschlossen, klicken Sie auf den Button: Beenden damit werden Ihre Daten gesichert und die letzten Änderungen auf dem Synago- Internetserver gespeichert. Zugleich wird im bestehenden Ticket auf dem Server vermerkt, dass die Daten nun wieder frei sind jemand anderes kann jetzt die Daten bearbeiten. Ideal mit mehreren Computern Selbst wenn Sie alleine mit den Daten in Synago arbeiten: Vielleicht haben Sie einen zweiten Computer? Einen im Büro, einen weiteren für zuhause? Einen Computer auf dem Schreibtisch, ein weiteres Notebook? Dann müssen Sie sich dank des Ticketsystems keine Gedanken machen, wo Sie zuletzt welche Daten bearbeitet haben: Synago hält Ihre Daten immer zwischen all Ihren Computern synchron selbst wenn Sie mit mehr als zwei Geräten arbeiten. Nur mit Internetverbindung? Wenn Sie ein Ticket holen und wenn Sie es abschließen, brauchen Sie eine Internetverbindung - nicht aber für das eigentliche Arbeiten mit den Daten! Synago geht während Ihrer Arbeit nicht ins Internet und braucht auch keine stabile Internetverbindung Sie arbeiten nur auf Ihrem lokalen Computer. Zumeist wird die Internetverbindung kein Problem sein und Synago regelt die Verbindungen selbstständig. Wenn Sie aber bereits wissen, dass Sie für eine längere Zeit die Daten bearbeiten möchten und zwischendurch auch keine Internetverbindung haben, dann nehmen Sie einfach ein längeres Ticket Sie können die Zeit frei wählen, bis zu einem Maximum von drei Monaten. Generell gilt: Immer wenn Sie das Ticket beenden werden Ihre Daten und damit alle von Ihnen gemachten Änderungen gesichert und stehen allen anderen Anwendern zur Verfügung. Handbuch Synago Version 8 Seite 7

8 Ticketsystem / Zusammenarbeit abschalten Natürlich lässt sich das Ticketsystem auch abschalten. Sollten Sie nur mit einem Computer und ansonsten alleine auf Ihrem Bezirk, in Ihrer Gemeinde oder Ihrer Einrichtung arbeiten, können Sie das ganze System auch komplett abschalten. Dann arbeiten Sie nur lokal auf Ihrem Computer. Sollte sich in Ihrer Zusammenarbeit etwas ändern, können Sie das Ticketsystem jederzeit aktivieren. Zwei Ticketsysteme Zumeist arbeiten unterschiedliche Anwender mit den Personendaten und der Finanzbuchhaltung. Daher betreibt Synago zwei getrennte Ticketsysteme: Eines für die Bearbeitung der Personendaten / Adressen und eines für die Buchhaltung. Jederzeit die aktuellen Daten ganz ohne Ticket Auch ohne ein Ticket zu holen, können Sie in Synago die aktuellsten Daten jederzeit auf Ihren PC laden: Klicken Sie auf den entsprechenden Button bei den Personen oder in der Finanzbuchhaltung. Damit erhalten Sie die letzte Sicherungskopie der Daten. Das ist auch möglich, wenn gerade jemand anderes ein gültiges Ticket zur Bearbeitung verwendet. Ticket unterschiedliche Laufzeiten Ein normales Ticket läuft eine Stunde. Sollten Sie am Ende dieser Zeit noch immer mit den Daten arbeiten, wird das Ticket automatisch verlängert Sie brauchen nichts zu unternehmen. Solange Sie mit Synago arbeiten, bleibt Ihr Ticket erhalten. Nehmen Sie ein Ticket mit einer längeren Laufzeit, wenn Sie wissen, dass Sie für eine gewisse Zeit keine Internetverbindung haben, zum Beispiel weil Sie Ihr Notebook mobil einsetzen werden. Wenn Sie ein längeres Ticket verwenden, das über Tage oder Monate laufen kann, achten Sie bitte darauf - bevor das Ticket ausläuft dieses mit einer Internetverbindung zu beenden. Damit werden all Ihre Änderungen auch auf dem Server gespeichert. Übersicht Start-Menü Oben auf dem Startmenü von Synago finden Sie folgendes Menü: Handbuch Synago Version 8 Seite 8

9 Klicken Sie oben in der Menüleiste auf > Einstellungen Hier finden Sie folgende Einstellmöglichkeiten: Styles Hier können Sie die Farbeinstellungen des Programms anpassen. Einstellungen > Menü: Lizenz / Passwort / Mitarbeiterverwaltung / Protokolle Sie können jederzeit umfangreiche Nutzungsprotokolle einsehen: Wer hat wann Daten bearbeitet oder welche Buchungen vorgenommen? Zudem können Sie neue Anwender zur Mitarbeit einladen und Personen, die nicht mehr mitarbeiten die Zusammenarbeit wieder entziehen. Allerdings wird der Person dabei nur der Sicherheitscode entzogen, den Sie dann ändern können. Somit hat diese Person keinen Zugriff mehr auf aktuelle Daten. Synago kann natürlich keine Fernlöschung Ihrer Daten auf dem Computer dieser Person vornehmen. Handbuch Synago Version 8 Seite 9

10 Alle Eintragungen auf dieser Seite beziehen sich auf den aktuellen Mandanten wechseln Sie zuvor den Mandanten / Bezirk / die Einrichtung um hier die zugehörigen Eintragungen vornehmen zu können. >> Seite: Ihre Lizenz Für jeden Bezirk / jede Einrichtung brauchen Sie eine gültige Lizenz. Wenn Sie das Programm neu installieren, können Sie zunächst eine Demolizenz für einen begrenzten Zeitraum verwenden. Namen Bezirk / Einrichtung: Aufgrund Ihrer hier gemachten Eintragungen (E- Mailadresse) wird Ihre Lizenz von unserem Support verwaltet oder auch ein Vertrag angeboten. Da die Lizenz auf unserem Server hinterlegt wird klicken Sie abschließend auf den Button: Speichern Eine Lizenz gilt jeweils für den Mandanten / Bezirk / die Einrichtung und für alle PCs die mit diesen Daten arbeiten. Ihr Name: Hier werden auch Ihr Name und Ihre adresse (ausschließlich für Info-Rundbriefe über das Programm) eingetragen. Mit diesem Namen werden Sie im Programm identifiziert. Melden Sie sich an allen von Ihnen verwendeten PCs mit demselben Namen an. Passwort: Hier verwalten Sie das Passwort für den Start des Programms auf diesem lokalen PC. Sie können auf jedem PC ein anderes Passwort verwenden. Ein gültiges Passwort muss mindestens aus 7 Zeichen bestehen und Buchstaben und Zahlen enthalten. Sie können Ihr aktuell hinterlegtes Passwort hier auch anzeigen lassen. Tipp: Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich vom Support ein Masterpasswort geben lassen. >> Seite: Mitarbeitende / Rechte verwalten Hier finden Sie zunächst eine Übersicht über alle Personen, die mit den Daten des aktuellen Mandanten (siehe oben in der Titelzeile) arbeiten. >> Seite: Daten ergänzen Für die Kommunikation mit unserem Support ist Ihre adresse entscheidend auf dieser Seite können Sie für alle Anwender die Adressen eintragen und auch ändern. >> Seite: Mitarbeitende einladen / Rechte verwalten Handbuch Synago Version 8 Seite 10

11 Sie können für jede Person, die mit den Daten des Bezirks arbeitet, die Rechte einschränken. Dabei brauchen alle Mitarbeitenden zunächst den Sicherheitscode der Personenverwaltung diese Daten werden auch in der Fibu verwendet. Den Sicherheitscode der Finanzbuchhaltung braucht, wer die Daten sehen oder selbst Buchungen vornehmen möchte. Pro Mandant / Bezirk / Einrichtung können bis zu 10 Mitarbeitende verwaltet werden. Grundsätzlich gilt: Wer diese Codes hat, hat zunächst alle Rechte es sei denn, sie werden auf dieser Seite eingeschränkt. Sind Rechte eingeschränkt, zum Beispiel auf nur sehen, können diese hier auch wieder erweitert werden. Durchführen kann das aber nur, wer selbst über diese Rechte verfügt. Wer also selbst in der Fibu bucht, kann anderen dieses Recht zuordnen. Sie können neue Personen eintragen und zur Mitarbeit einladen. Klicken Sie dazu auf den grünen Button: Neue Person, tragen Sie Name und adresse ein. Anschließend klicken Sie rechts auf den Button: Einladung senden. Damit erhält die Person ein mit allen wichtigen Daten (Sie erhalten eine Kopie davon). Scheiden Anwender aus der Arbeit mit Ihren Daten aus, können Sie die Rechte auch völlig entziehen. Die Person kann dann keine Daten mehr herunterladen ohne den aktuellen Code erneut einzutragen. Aus diesem Grunde sollten die Sicherheitscodes dann geändert werden. Tipp: Haben Sie Probleme mit der Rechteverwaltung, wenden Sie sich an den Support, wir können fehlende oder falsche Einstellungen korrigieren. > Menü: Gemeinden Wenn Sie Synago im Umfeld eines Gemeindebezirks einsetzen, dann können Sie hier die Namen Ihrer Gemeinden eintragen und verwalten. Tipp: Wenn Sie später in der Personenverwaltung einmalig alle Personen Ihren Gemeinden zuordnen, dann stehen Ihnen diese Zuordnungen auch in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung, dies erspart Ihnen das jeweilige Zuordnen einer Gemeinde beim Buchen auf eine Person. > Menü: Hauptamtliche Gerade bei der Erfassung von Kasualien werden Sie immer wieder die gleichen Hauptamtlichen (Pastoren, Pastorinnen etc.) eintragen dürfen hinterlegen Sie die Namen einmalig in dieser Liste um sie später bequem auswählen zu können. Mit der Handbuch Synago Version 8 Seite 11

12 jeweiligen Nummer vor dem Namen können Sie die Reihenfolge bei der Anzeige ändern. > Menü: Kirchen Bei der Erfassung von Kasualien brauchen Sie immer wieder Ihre Kirchenbezeichnungen hier können Sie diese hinterlegen. Mit der jeweiligen Nummer vor der Bezeichnung können Sie die Reihenfolge bei der Anzeige ändern. > Menü: Geburtstagsanzeige Beim Programmstart und im Hilfsprogramm Geburtstage (wird beim Windowsstart ausgeführt) werden Ihnen die aktuellen Geburtstage angezeigt. Hier bestimmen Sie den Umfang dieser Anzeige. Tipp: Beim Programmstart von Synago finden Sie links oben einen Kalender mittels dieses Kalenders können Sie sich auch die Geburtstage anderer Termine anzeigen lassen! > Menü: FTP-Server Diese Funktion sollten Sie nur als sehr fortgeschrittener Anwender aktivieren. Aus Sicherheitsgründen könnten Sie den Wunsch haben, alle Datensicherungen und die Sicherungen der Zusammenarbeit statt auf dem Synago-Server lieber auf einem eigenen FTP-Server zu hinterlegen. Dann können Sie diese Daten hier eintragen und verwalten. Sie müssen diese Einstellungen auf allen PCs vornehmen, die mit Ihren Daten arbeiten sollen und Sie müssen die ständige Erreichbarkeit Ihres Servers gewährleisten. Auch wenn Sie einen eigenen FTP-Server verwenden, werden Ihre Lizenz und weitere Steuerungsdateien auf unserem Server gelagert aber keine Personendaten oder Buchungen. Haben Sie Probleme mit Ihrem Server können wir Sie in diesem Bereich nicht unterstützen, denn wir haben keinen Zugriff auf Ihren Server. DATENSICHERUNGEN Klicken Sie oben in der Menüleiste auf > Einstellungen Hier finden Sie folgende Einstellmöglichkeiten: Handbuch Synago Version 8 Seite 12

13 Sichern Sie regelmäßig Ihre Daten! Dabei unterstützt Sie die Datensicherung. Drei Arten von Datensicherung gibt es: 1) Personensicherung 2) Finanzbuchhaltung 3) Handkassen Alle drei Sicherungen werden immer mit einem internen Passwort verschlüsselt, das nur intern vom Programm verwaltet wird. Sie brauchen dieses Passwort nicht, um die Daten mit SynagoService einzuspielen. externen USB-Stick. Sicherungen werden bei Ihnen auf dem PC abgelegt möglichst auf einer externen Festplatte oder einem Dazu können Sie drei verschiedene Sicherungspfade / Orte hinterlegen, die Sie dann per Mausklick auswählen können. Daneben können Sie auch Sicherungen auf dem Synago Server hinterlegen und so eine zusätzliche Datensicherung schaffen. Einspielen können Sie alle Sicherungen nur mit dem Programm: SynagoService. HILFE Klicken Sie oben in der Menüleiste auf > Einstellungen Hier finden Sie folgende Einstellmöglichkeiten: Hier finden Sie genau dieses: Hilfe. Alle Hilfetexte finden Sie auch auf unserem Internetauftritt: Handbuch Synago Version 8 Seite 13

14 DIE PROGRAMMTEILE Gleich im Startbild von Synago haben Sie links unten Zugriff auf die verschiedenen Programmteile: Klicken Sie auf das gewünschte Programmteil, um dieses zu öffnen. Nicht alle Programmteile stehen in allen Versionen zur Verfügung, so steht die Statistik nur in Kirchenbezirken zur Verfügung. Da Bezirke und Gemeinden die Gesamtdaten einer Kirche darstellt, finden Sie dieses Programmteil auch nur in der entsprechenden Kirchenversion. Die Programmteile im Einzelnen DIE PERSONENVERWALTUNG Je nach Programmversion gibt es zwei Versionen dieser Personenverwaltung: eine für die Verwaltung von Kirchenbezirken und eine für die Verwaltung von Einrichtungen und Werken. 1) Personenverwaltung für Kirchenbezirke Handbuch Synago Version 8 Seite 14

15 Die linke Spalte Wenn Sie die Personen starten, sehen Sie links eine Liste mit gefilterten Datensätzen: Je nachdem, welche Kategorie Sie über der Liste anklicken sehen Sie nur bestimmt Daten. Direkt über der Liste wird der verwendet Filter angezeigt und die Anzahl der Datensätze. Hier haben Sie auch Zugang zur Auswahl damit können Sie Datensätze für den Druck, den Export oder einfach zur Anzeige auswählen. Sie finden hier zwei Möglichkeiten zur Suche innerhalb der jeweiligen Auswahl, also all den Datensätzen, die links angezeigt werden. Oder alternativ bei ALLE dann finden Sie auch alle Datensätze, die in einer anderen Kategorie abgelegt sind und nicht angezeigt werden. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste klicken, erhalten Sie weitere Optionen. Oberhalb der Liste und der beiden Suchfelder sehen Sie auch verschiedene Abfragemöglichkeiten per einfachem Mausklick oder über den Button: Auswahl treffen finden Sie sehr komplexe Möglichkeiten, Ihre Daten auszuwählen siehe weiter unten: Auswahlmöglichkeiten so filtern Sie Ihre Daten Ein zweiter Blick: die rechte Seite Auf der rechten Seite finden Sie auf mehreren Registerseiten verteilt die Details des jeweiligen Datensatzes. Klicken Sie oben auf eine Registerseite, um weitere Details des Datensatzes zu sehen. Darüber sehen Sie den aktuellen Online-Zustand Ihre Daten: Können Sie diese nur lesen und verarbeiten oder auch bearbeiten? Klicken Sie auf diesen Button, um weitere Optionen zu erhalten oder ein Ticket zu holen. Darüber finden Sie noch einmal Registerkarten hier können Sie zwischen Ihren verschiedenen Bezirken / Mandanten / Werken / Einrichtungen wechseln (sofern Sie mehrere führen). Funktionen und Symbole in der Personenverwaltung von oben nach unten (die Funktionen können je nach Programmversion variieren): Handbuch Synago Version 8 Seite 15

16 der gelbe Stern Markieren Sie mittels des Sterns eine Person um sie später schnell wiederzufinden. edit Hier sehen Sie, wann der Datensatz von wem bearbeitet wurde. Sie können auch Listen dazu drucken. Geburtstag: nicht veröffentlichen Wenn Sie Geburtstage in der Gemeinde veröffentlichen, geht das nur mit Zustimmung der Personen. In vielen Gemeinden wird daher auf eine Altersangabe von Erwachsenen bis zum Alter von 70 Jahren bewusst verzichtet oder aber einzelne Personen wünsche überhaupt keine Veröffentlichung. All dies können Sie hier einstellen. Gemeindezugehörigkeit Ordnen Sie jede Person einer Gemeinde zu das ist für eine Auswertung in Ihrer Personen-Statistik und auch die Buchhaltung wichtig. Neue Person Auf der rechten Seite der Personendetails finden Sie den grünen Button: Neue Person (aber nur, wenn Sie ein gültiges Ticket zur Bearbeitung haben oder die Zusammenarbeit deaktiviert wurde) klicken Sie hier, um eine solche anzulegen. Folgen Sie den Anweisungen. Löschen Natürlich können Sie jederzeit Datensätze löschen, Sie sollten das aber nur in Ausnahmefällen tun: Wenn Sie z.b. gerade eine Person neu angelegt haben und dann feststellen, dass diese nun doppelt vorhanden ist. Dann klicken Sie auf den roten Button: Löschen. Ansonsten sollten Sie Personen als Abgegangen markieren. Sie finden diese Funktion auf der Registerseite: > Zugang / Abgang / Kasualien. Damit werden die Daten dieser Person nicht mehr in der normalen Anzeige angezeigt, bleiben aber z.b. für die Finanzbuchhaltung erhalten! Google-Maps Symbol Lassen Sie die aktuelle Adresse bei Google-Maps als Karte anzeigen Ihr Internetbrowser wird zur Anzeige geöffnet. Handbuch Synago Version 8 Seite 16

17 Brief schreiben Kopieren Sie die aktuelle Adresse in die Zwischenablage Ihres PCs. Wechseln Sie zu Ihrer Textverarbeitung, um diese Adresse jetzt komfortable einzufügen. in Adressbuch Das Adressbuch Ihres PCs, - Outlook oder ein anderes Programm, je nach Ihren Einstellungen - wird geöffnet und die aktuelle Adresse als neuer Datensatz angezeigt. Klicken Sie dort einfach auf Speichern, um den Datensatz in Ihr Adressbuch einzufügen. Adresse kopieren Wenn Sie mehrere Personen mit der gleichen Adresse eintragen, können Sie hier die Adresse einer anderen, zuvor angelegten Person einkopieren lassen. Telefonanruf Synago verwendet hier das in jedem Windows integrierte Telefonmodul. Wenn Sie zum Beispiel eine sogenannte Fritz!box als DLS-Modem zuhause verwenden (wird von vielen Internetprovidern verwendet), dann finden Sie an dieser Stelle auch eine weitere Anleitung zum Einrichten diese Funktion auf Ihrem Computer. senden Synago verwendet hier den Standard Windows Befehl: mailto: um mit der gespeicherten adresse ein solches Mail zu aktivieren. Personenverteilung Hier sehen Sie (je nach Programmversion) die Verteilung der gespeicherten Personendaten auf die unterschiedlichen Gruppen - zum Beispiel die Anzahl der Glieder in einer grafischen Darstellung. Handbuch Synago Version 8 Seite 17

18 DIE REGISTERSEITEN IN DER PERSONENDATENVERWALTUNG Familie Hier können Sie Familie zuordnen. Für Spendenbescheinigungen ist es wichtig, dass Sie Ehepartner zuordnen: Da Spenden in der Regel zwar nur für eine Person gebucht werden aber meist doch für beide gedacht waren, kann Synago beim Erstellen der Spendenbescheinigung beide Partner miteinander ausdrucken die Verknüpfung geschieht auf dieser Seite. Tipp: Es gibt auf der Seite > Spendenbescheinigung die Möglichkeit eine steuerlich getrennte Veranlagung einzutragen. Sie können hier auch die Eltern und Kinder einer Person erfassen. Tragen Sie zunächst alle Personen einer Familie ein und ordnen Sie erst dann die Personen auf dieser Seite zu. Beachten Sie dabei, dass es wenig Sinn macht, hier umfassende Familienstammbäume anzulegen. Es gibt zwar die Funktion, auch ganz fremde Personen zuzuordnen, das macht aber nur bedingt Sinn. Zugang / Abgang / Kasualien Auf dieser Seite (je nach Programmversion) tätigen Sie alle Eintragungen zu den Kasualien (Taufe, Aufnahme, Trauung, Beerdigung). Wichtig ist hier das jeweilige Datum des Vorganges. Sollte Ihnen ein genaues Datum nicht bekannt sein, müssen Sie es schätzen, denn für die Eintragung brauchen Sie ein Datum. Auf dieser Seite finden Sie auch viele Druck- und Antragsformulare. Tipp: Sie können auch ein spezielles Datenblatt ausdrucken Das haben wir von Ihnen gespeichert, um all diese Daten von den Betroffenen abzufragen. Gruppenzuordnungen Eine mächtige Funktion verbirgt sich auf dieser Seite: Sie können jede Person einer Gruppe zuordnen. Zwar können Sie Daten auch aufgrund von gewissen Kennzeichen auswählen lassen, aber kein Computerprogramm kann erraten, wer zum Beispiel einen Gemeindebrief per Post zugeschickt bekommen sollte. Klicken Sie in der linken Spalte auf die gesuchte Person und aktivieren Sie dann auf der Seite Gruppen das Häkchen bei der entsprechenden Gruppe. Die Gruppen verwalten Sie können die Gruppen frei verwalten und benennen. Klicken Sie auf eine der Handbuch Synago Version 8 Seite 18

19 Gruppen und ein zweites Mal um den Namen der Gruppe zu ändern zum Abspeichern klicken Sie einmal eine andere Gruppe an. Wenn Sie auf eine der Gruppen mit der rechten Maustaste klicken, öffnet sich ein Kontextmenü: "Diese Gruppe auswählen alle Personen die zu dieser Gruppe gehören, werden in der linken Liste angezeigt (Sie finden diese Funktion über Auswahl treffen ) Bisherige Auswahl mitverwenden haben Sie zuvor schon eine andere Gruppe ausgewählt, so wird diese Auswahl jetzt mitverwendet: Haben Sie zuerst alle Personen des Gemeindevorstandes anzeigen lassen und klicken jetzt auf den Chor > und dann auf > Gruppe mitverwenden, dann werden alle Personen aus dem Gemeindevorstand angezeigt, die auch im Chor singen. Tipp: Hier ist nur eine schnelle UND Auswahl möglich, also wer in der einen und in der anderen Gruppe ist. Über die Funktion Auswahl treffen haben Sie mehr Möglichkeiten. Alle Personen links in die Gruppe aufnehmen Ein Beispiel: Sie möchten Jugendliche, die noch nicht im Jugendkreis sind, zu diesem einladen. Sie haben zuvor eine Auswahl getroffen (über die Funktion: Auswahl treffen ) wer bei Ihnen im Alter zwischen 14 und 20 Jahren ist. Diese Auswahlgruppe befindet sich jetzt in der linken Spalte. Benennen Sie jetzt eine der Gruppen um in Jugend für Jugendkreis und klicken Sie dann mit rechts auf diese Gruppe > und dann (mit links) auf: Alle Personen links in die Gruppe aufnehmen. Damit werden alle diese Personen sofort in diese Gruppe aufgenommen. Jetzt können Sie bei allen Jugendlichen, die bereits im Jugendkreis sind, das Häkchen für diese Gruppe entfernen und erhalten all die Personen, die Sie einladen sollten. Gruppe leeren wird eine Gruppe nicht mehr gebraucht, können über diese Funktion alle Personen aus dieser Gruppe entfernt werden dann steht diese Gruppe wieder für neue Aufgaben zur Verfügung. Button: Übersicht über alle Gruppen hiermit können Sie einen Ausdruck mit einer solchen Übersicht erstellen. Besuche Hier können Sie Eintragungen zu Ihren Besuchen vornehmen. Beachten Sie bitte, dass Sie hier keine zu vertraulichen Eintragungen machen sollten. Spendenbescheinigungen Sie brauchen ganz schnell eine Spendenbescheinigung? Früher hätten Sie zu einem Handbuch Synago Version 8 Seite 19

20 entsprechenden Vordruck gegriffen und diesen von Hand ausgefüllt. Jetzt können Sie diese Seite dazu verwenden: Sie können sowohl die Daten von bereits erfassten Personen aus der linken Spalte übernehmen als auch ganz frei Daten eintragen. Das ist vor allem nützlich, wenn es sich um einmalige Spender handelt. Tipp: Denken Sie bitte daran, dass die hier gemachten Eintragungen nicht automatisch an Ihre Buchhaltung übermittelt werden. Drucken Sie am besten ein Doppel der Bescheinigung aus, notieren Sie darauf wann Sie diese Bescheinigung ausgegeben haben und geben Sie diese an Ihre Buchhaltung weiter. Tipp: Führen Sie selbst die Buchhaltung, brauchen Sie diese Seite nicht: Sie können zuerst diese Spende in der Fibu verbuchen und dann in der Liste mit der rechten Maustaste auf die Buchungszeile klicken > jetzt haben Sie auch die Möglichkeit, diese Spende direkt zu bescheinigen zudem wird dies dann auch in der Buchhaltung entsprechend vermerkt. Tipp: Erhalten Sie als Buchhalterin / Buchhalter selbst ein solches Doppel einer Spendenbescheinigung, verbuchen Sie diese Spende. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Buchung in der Buchungsliste und markieren diese Spende als bereits bescheinigt, damit diese am Jahresende nicht nochmals bescheinigt wird. Unten auf der Seite können Sie noch zwei wichtige Eintragungen vornehmen: keine Spendenbescheinigung machen Personen wünschen ausdrücklich keine solche Bescheinigung / Aufstellung am Jahresende. Sie haben hier auch einen Button, um sich die Personen anzeigen zu lassen, die keine Bescheinigung wünschen. Handbuch Synago Version 8 Seite 20

21 AUSWAHLMÖGLICHKEITEN SO FILTERN SIE IHRE DATEN Sie möchten eine Liste oder Etiketten drucken, eine Anzahl von Adressen exportieren oder Ihre Daten auswerten? Dann müssen Sie diese mit Kriterien filtern. Zwar können Sie in Synago mit der internationalen SQL-Datenbanksprache Ihre Daten filtern aber auch ganz bequem per Mausklick. Interessant wird dies vor allem, wenn Sie Kriterien miteinander verknüpfen: Wer ist unter 20 Jahre alt, gehört zur Gemeinde XY, ist weiblich und singt noch nicht im Chor mit? eine solche Abfragen können Sie mit nur ein paar Klicks erstellen. UND oder ODER bei Abfragen All diese Abfragen können mit einem und oder einem oder verbunden werden: Bei einem und gilt für jeden Datensatz, dass er beide Kriterien erfüllen muss: Unter 20 Jahre alt und zur Gemeinde XY gehörig. Bei einem oder würde das bedeuten, dass alle Personen ausgewählt werden, die unter 20 Jahre alt sind oder die zur Gemeinde XY gehören eine solche Abfrage macht wenig Sinn. Wenn Sie allerdings wissen möchten, wer unter 20 Jahre alt ist und zur Gemeinde A oder zur Gemeinde B gehört, dann würden Sie bei einer Verknüpfung dieser Abfragen mit einem und eine Nullmenge erhalten, denn niemand gehört zu beiden Gemeinden. Hier würde die Abfrage etwas so aussehen: Alter <= `20 and (Gemeinde = A or Gemeinde = B`). Sie sehen, dass hier das englische and und or verwendet wird Sie sehen aber auch die Klammer: Zuerst wird ausgewertet, was in der Klammer steht: Es wird ausgewählt wer zur Gemeinde A oder zur Gemeinde B gehört und dann wird geprüft ( and ) wer von diesen Personen jünger (<) oder gleich (=) 20 Jahre ist. Klingt verwirrend? Sicherlich. Die Abfrage von Daten kann sehr komplex sein. Allerdings unterstützt Synago Sie bei diesen Abfragen und zeigt Ihnen die so erstellten SQL-Abfragedaten an diese können Sie jederzeit ergänzen und bearbeiten. Auf diese Weise werden Sie Schritt für Schritt mit dieser Abfragesprache vertraut. Wenn Sie oberhalb der linken Liste auf > Auswahl treffen klicken, erhalten Sie Zugang zu umfangreichen Selektionsoptionen für Ihre Daten: Personen Hier können Sie Personen nach Gemeinden und Zugehörigkeit auswählen. Wählen Sie dann rechts, was Sie mit den Daten machen möchten: Anzeigen, Exportieren, Drucken Handbuch Synago Version 8 Seite 21

22 Geburtstage Wählen Sie hier die Geburtstage eines Monats aus, gefiltert nach Alter oder Gemeindezugehörigkeit. Klicken Sie dann rechts auf: Anzeigen, Exportieren, Drucken Tipp: Sie können bei jeder Person neben dem Alter eintragen, dass Sie NICHT in offiziellen Geburtstagslisten erscheinen soll! Tipp: Sie können auch eine Jahresliste erstellen dafür gibt es ein spezielles Druckformular, das diese Daten dann für jeden Monat darstellt. Kasualien Auf einem Gemeindebezirk ist es wichtig, dass Sie auch die Kasualien der Personen verwalten. Hier können Sie all diese Daten erfassen und auch Formulare und Listen erstellen. Gruppenzuordnungen Sie möchten einigen Gemeindemitgliedern den Gemeindebrief per Post zusenden? Dann können Sie hier die gewünschten Personen gezielt einer solchen Gruppe zuordnen. Klicken Sie zunächst auf ein freies Gruppenkennzeichen und ändern Sie den Text in Gemeindebrief - Post (klicken Sie kurz auf eine andere Gruppe, um diese Eintragung zu speichern). Jetzt suchen Sie in der linken Liste die gewünschten Personen und setzen dann jeweils vor der Gruppe: Gemeindebrief - Post ein Häkchen damit haben Sie diese Person dieser Gruppe zugeordnet. Sind alle Personen zugeordnet, klicken Sie mit der RECHTEN Maustaste auf die Gruppe, um weitere Optionen zu erhalten. Tipp: Sie können die Gruppe über diese Seite (mit der rechten Maustaste) auswählen, aber auch über den Button links oberhalb der Liste > Auswahl treffen. Dort stehen Ihnen noch mehr Möglichkeiten zur Verfügung. Gehen Sie auf > Eigene Filter um diese Gruppe mit weiteren Kriterien zu kombinieren. Besuche Halten Sie Notizen zu Ihren Besuchen fest und vermerken Sie, wer wann besucht wurde. Spenden Hier können Sie die Spenden der einzelnen Personen sehen und über die Auswahl treffen Funktion dann auch für Selektionen verwenden. Dazu ist es aber notwendig, dass Ihnen diese Daten der Buchhaltung zur Verfügung stehen! Wenn Sie also die aktuelle Finanzbuchhaltung auf Ihrem PC haben, können Sie in einem ersten Schritt die aktuellen Spenden berechnen. Klicken Sie dazu auf > Finanzbuchhaltung > Drucken > Seite: Spendenverhalten > Spenden pro Person. Handbuch Synago Version 8 Seite 22

23 Danach stehen diese berechneten Spenden auch in der Personenverwaltung zur Verfügung. Eigene Filter erstellen Diese Registerseite enthält weitere Registerseiten mit vielen möglichen Kriterien für Ihre Auswahl. Hier können Sie mehrere Filteroptionen miteinander verknüpfen (denken Sie dabei immer an das UND oder ODER siehe Erklärung oben). Diese Filter können Sie dann einmalig verwenden oder komplett abspeichern, um Sie später wieder zu verwenden Sie finden diese dann auf der Seite: Fertige Filter, hier können sie auch bearbeitet werden. BEZIRKE UND GEMEINDEN In manchen Programmversionen finden Sie hier Einstellmöglichkeiten für die Bezirke und Gemeinden Ihrer Kirche. Ebenso können hier Gemeindetermine für den gesamtkirchlichen Internetauftritt erstellt und bearbeitet werden. LITURGIE Der evangelische, liturgische Jahreskalender liegt diesen Daten zugrunde. Neben den vorgeschlagenen Lesungen und Predigttexten finden Sie auch Einführungen zu den sonntäglichen Lesungen, die Sie frei verwenden und auch bearbeiten dürfen. Hier finden Sie auch den Button: Info zum Liturgischen Kalender. STATISTIK Hierbei handelt es sich um eine Personenstatistik für den Gebrauch auf einem Gemeindebezirk. Wenn Sie mit Daten von Einrichtungen oder Werken arbeiten, steht Ihnen diese Seite nicht zur Verfügung. Diese Statistik berechnet aufgrund Ihrer Eintragungen alle Veränderungen innerhalb eines Statistikjahres und zeigt Ihnen diese an. So behalten Sie den Überblick über alle Veränderungen bei den von Ihnen betreuten Personen. Wenn Ihre Kirche hier Vorgaben macht, dann können Sie mit Hilfe dieser Seite auch die gewünschten Statistiken erstellen und digital versenden (diese ist abhängig von der kirchlichen Zuordnung Ihrer Daten). HANDKASSEN Die Handkasse ist eine schlichte Form, Ausgaben und Einnahmen zu erfassen vergleichbar mit einer Excelliste und einem einfachen Kassenbuch. Insgesamt haben Handbuch Synago Version 8 Seite 23

24 Sie fünf Handkassen zur Verfügung, die Sie frei benennen können. Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung können Sie Ihre Eingaben auch nachträglich noch bearbeiten. Es sind monatliche Abrechnungen möglich, die auch einen evtl. noch vorhanden Rückstand / Anfangssaldo berücksichtigen. Diese Abrechnungen können Sie ausdrucken oder nach Excel exportieren. Der große Vorteil dieser Handkasse ist die Möglichkeit, Ihre Daten digital an die Bezirksbuchhaltung zu übergeben. Dabei werden diese Daten von Ihrem Computer auf den Synago-Internetserver übertragen. In der Bezirksbuchhaltung wird dann angezeigt, dass von Ihnen eine Handkasse zur Übernahme bereitsteht. Sie brauchen diese Daten also nicht auf andere Weise an die Bezirksbuchhaltung zu übergeben dort können dies Daten dann bequem eingebucht werden. Pro Anwender steht Ihnen ein digitaler Speicherplatz für die digitale Weitergabe Ihrer Handkasse zur Verfügung. Erst wenn Ihre Handkasse abgeholt wurde, sollten Sie eine neue Handkasse übertragen, ansonsten ersetzt diese eine dort von Ihnen zuvor gespeicherte Handkasse. DIE FINANZBUCHHALTUNG Grundsätzliches Jede Buchhalterin, jeder Buchhalter hat einen eigenen Stil die Buchhaltung zu führen. Dabei gilt es immer zu unterscheiden, für welchen Zweck eine Buchhaltung geführt wird und welche späteren Auswertungen geplant sind. Die Buchhaltung von Synago beruht auf über 15 Jahren Erfahrung in kirchlicher Gemeinde-Buchhaltung. Dabei wurde ein schlichter aber sehr effektiver Ablauf entwickelt, den wir Ihnen hier vorstellen möchten. Auch wenn Sie bisher anders gebucht haben, probieren Sie diesen Stil zunächst einmal aus er ist sehr bewährt und finanztechnisch korrekt. Belegnummern Synago arbeitet mit automatischen Belegnummern jeder Buchungsvorgang erhält eine eindeutige Belegnummer. Oftmals werden die Nummern des Bankauszugs als Belegnummern missbraucht. Das führt dazu, dass viele Buchungen die gleichen Belegnummern tragen. In einer ordentlichen Buchhaltung sollten aber alle Buchungen eine eindeutige Belegnummer tragen. Es müssen auch Belegnummern nicht zwingend fortlaufend sein. Durch eine Löschung können Belegnummern fehlen das ist nicht wichtig. Wichtig ist nur der umgekehrte Weg: Zu jeder Belegnummer muss auch ein Beleg vorhanden sein Handbuch Synago Version 8 Seite 24

25 oder, bei Spenden, ein entsprechender Kontoauszug. Schreiben Sie daher auf den Kontoauszug immer die jeweiligen Belegnummern der Buchhaltung, dann ist es auch möglich, mit den Kontoauszügen eine Prüfung durchzuführen! Belege Sie brauchen keine extra Sortierung Ihrer Belege um diese später leichter finden zu können. Sie finden alle Belege schnell wieder, wenn Sie Belege immer von der Fibu aus suchen: Dort haben Sie Ihre Buchungen nach Konten sortiert und damit auch alle Belege: Notieren Sie auf jedem Beleg oben rechts in der Ecke die Belegnummer, die Ihnen Synago vorgibt und legen Sie alle Belege streng nach dieser Nummer sortiert in einem Aktenordner ab. Kontoauszüge In der Regel buchen Sie nach Ihren Kontoauszügen. Notieren Sie auf dem Auszug die jeweilige Belegnummer die Ihnen die Fibu angibt. So kann bei einer Buchprüfung der Auszüge schnell die jeweilige Buchung gefunden werden. Die Buchungsmaske Die Buchungsseite besteht aus zwei Teilen: der Buchungsliste (unten) in der die Buchungen so angezeigt werden, wie Sie diese erfasst haben. In der Regel werden diese Buchungen also genau in der zeitlichen Reihenfolge angezeigt, in der Sie diese gebucht haben Sie können diese Ansicht aber mit den Buttons ganz unten an der Liste ändern. Interaktiv Die Buchungsmaske wird vom Kontenplan gesteuert: Wenn Sie in das Soll- und Habenfeld eine Kontonummer eintragen, dann verändert sich die Buchungsmaske aufgrund der Eigenschaften dieser Konten: Wählen Sie ein Konto mit der Eigenschaft: Spendenbescheinigung, dann wird im unteren Teil auch die Eingabe einer Personennummer abgefragt. Wählen Sie ein Konto, das in der Regel ein Ausgabekonto ist, zum Beispiel Fahrtkostenerstattung, und wollen hierauf eine Einnahme buchen, werden Sie von Programm darauf hingewiesen. Optimiert für Buchhalterinnen und Buchhalter Der sogenannte Zahlenblock einer großen Tastatur entstammt ursprünglich den Bedürfnissen der Buchhaltung: Hier können Zahlen und Rechenzeichen mit nur einer Hand schnell erfasst werden. Aus diesem Grund wurde die Buchungsmaske für die Verwendung dieses Zahlenblocks optimiert: Sie bewegen sich zwischen den Eingabefeldern immer mit der ENTER-Taste (ganz rechts auf dem Zahlenblock) Handbuch Synago Version 8 Seite 25

26 Der Kontenplan und seine Einstellungen zu den Konten ist also der Schlüssel für die Funktion der Buchungsmaske. Ein kleiner Überblick über die Buttons auf dieser Seite. Beachten Sie, dass Sie diese Buttons nur sehen, wenn Sie die Daten auch bearbeiten können. Wenn Sie die Zusammenarbeit aktiviert haben und kein laufendes Ticket, dann sehen Sie diese Button zunächst nicht. Buchen Mit Sicherheit der wichtigste Button in einer Finanzbuchhaltung. Die meisten von Ihnen in der Buchungsmaske eingetragenen Werte wurden zwar bereits beim jeweiligen Verlassen der Eingabefelder überprüft jetzt geschieht das Ganze aber nochmals. Somit wird sichergestellt, dass nur korrekte Buchungen auch verbucht werden. Auf eine besondere Funktion sei hier hingewiesen: Sie können einzelne Konten als: Spenden-Konto eintragen: damit ändert sich auch die Reihenfolge der Eingabefelder, zudem werden die Spendenbeträge gespeichert und Ihnen in Zukunft wieder als Vorlage angeboten. Beachten Sie hierzu auch die weiteren Infos auf dieser Seite. Leeren Leeren bezieht sich nur auf das Leeren der oberen Buchungsmaske. Alle Eintragungen in den Buchungsfeldern werden aus der Maske entfernt. Normalerweise verbleiben diese Werte in den Felder auch wenn Sie die Fibu und das ganze Programm beenden. Splitten Sie bekommen eine Überweisung von Familie Müller über 500 mit der Bitte, 300 als Monatsbeitrag, 250 als Spende für Brot für die Welt zu verbuchen. Ach ja: 50 Ausgaben für Putzmittel sollen Sie auch gleich noch verbuchen. Eigentlich sind das ja drei eigenständige Buchungen. Als Gegenkonto würden Sie für jede dieser Buchungen Ihr Bankkonto angeben. Das stimmt aber so nicht, denn Sie haben auf Ihrem Bankauszug lediglich eine Buchung über 500 und nicht drei Teilbuchungen. Hierfür nutzen Sie die Splittbuchung : Geben Sie als Sollkonto das Bankkonto an (dort ist das Geld ja eingegangen), das Habenkonto bleibt zunächst leer. Füllen Sie Belegdatum, Belegnummer und Buchungstext aus, klicken Sie dann auf > Splitten. Damit wird eine neue Buchungsmaske geöffnet, die Splittingmaske. Hier tragen Sie nun alle Teilbuchungen ein. Im oberen Bereich dieser Maske sehen Sie auch immer Handbuch Synago Version 8 Seite 26

27 den Betrag, der noch zu verbuchen ist. Sie können jetzt Einnahmen und Ausgaben buchen - erst wenn alle Teile einer solchen Splittbuchung zusammen den Wert der Grundbuchung ergeben, können Sie diese Buchungen in die eigentliche Buchungstabelle übernehmen. Sie erkennen solche Splittbuchungen später leicht: Vor dem Buchungstext der Grundbuchung steht: <SpG>, vor den Teilbuchungen: <SpT>. Alle Teile einer solchen Splittbuchung tragen zudem dieselbe Belegnummer. Nur alle Teile einer solchen Splittbuchung zusammen ergeben eine ausgeglichene Buchung. Sollte sich bei einer solchen Splittbuchung ein Fehler eingeschlichen haben und Sie müssen die Buchung ändern = stornieren, werden immer alle Teile der Buchung storniert. Alternative zur Splittbuchung Sobald eine Splittbuchung zu umfangreich wird, ab ca. 10 Buchungen, wählen Sie besser eine einfache Alternative damit sind Korrekturen wesentlich einfacher: Sie halten eine Sammelbuchung für Erntedank die sich auf 40 Spender verteilt. Legen Sie dazu ein Verrechnungskonto an z.b (das Konto sollte mit 41 beginnen und als Barkasse im Kontenassistenten gekennzeichnet werden). Buchen Sie jetzt den Gesamtbetrag von Bank (Soll) an das Verrechnungskonto (Haben). Jetzt können Sie in aller Ruhe von diesem Verrechnungskonto (im Soll) an die jeweiligen Konten (im Haben) buchen bis das Verrechnungskonto wieder auf null steht. Sollten Ihnen jetzt ein Fehler unterlaufen, können Sie nur diese eine, fehlerhafte Buchung stornieren. Offene Buchungen Wenn Sie buchen, werden alle Buchungen zwar in die untere Buchungsliste eingetragen und sind voll gültige Buchungen - allerdings tragen diese Buchungen noch zusätzlich die Eigenschaft offen. Die Anzahl dieser offenen Buchungen wird Ihnen oben links in der Finanzbuchhaltung angezeigt per Klick auf diesen Button können diese Buchungen festgeschrieben werden. Für eine ordentliche Buchhaltung ist es notwendig, dass Buchungen nicht nachträglich manipuliert werden können, daher ist dieses Festschreiben wichtig. So können Sie eine Finanzstatistik auch nur erstellen, wenn Ihre Buchungen festgeschrieben wurden. Für Sie bringt ein solches Festschreiben keine Vorteile oder Nachteile, es ändern sich damit keine Berechnungen oder Auswertungen. Wenn Sie die Finanzbuchhaltung verlassen (und neue Buchungen erstellt haben) wird Ihnen das Buchungsprotokoll angeboten (was Sie heute gebucht haben) und eine Datensicherung. Wenn Sie diese Sicherung durchführen lassen, werden Ihre Daten immer festgeschrieben. Handbuch Synago Version 8 Seite 27

28 Löschen Sind Buchungen noch nicht festgeschrieben, können Sie diese auch löschen: Klicken Sie dazu auf in der Buchungsliste auf die gewünschte Buchung erst jetzt wird der Lösch-Button aktiv und somit können Sie diese löschen. Tipp: Möchten Sie eine Buchung eigentlich nur ändern und sie ist noch nicht festgeschrieben, dann gehen Sie wie folgt vor: Doppelklicken Sie auf diese Buchung, damit werden die Daten in die obere Buchungsmaske übernommen. Klicken Sie zunächst auf den Löschen Button. Damit wird die Buchung aus der Liste entfernt. Jetzt ändern Sie in der Buchungsmaske diese Buchung, korrigieren den Fehler und klicken Sie dann auf Buchen : So wird die Buchung sogar mit der gleichen Belegnummer korrigiert in die Buchungsliste übertragen. Tipp: Belegnummern werden automatisch vergeben, aber eine durch eine Löschung freigewordene Belegnummer können Sie wieder verwenden. Stornieren Sobald Buchungen nicht mehr offen und damit festgeschrieben sind, können Sie diese nur noch stornieren. Dabei wird die gleiche Buchung mit allen Werten nochmals jetzt aber mit dem negativen Betrag gebucht. Verwenden Sie diese Funktion statt einer Gegenbuchung, damit der Umsatz nicht künstlich angehoben wird. Das Menü an der linken Seite: Buchen führt Sie zur eigentlichen Buchungsmaske und -Tabelle. Drucken hier finden Sie alle Druckoptionen und auch den Export von Druckdaten. Buchungsjahr / Abschluss Sie buchen immer in einem festen Buchungsjahr. Am Ende des Buchungsjahres schließen Sie dieses ab und erstellen Ihre Auswertungen und Statistiken. Anschließend werden die Vorträge erstellt (alle Konten, deren Beträge in das neue Jahr übertragen werden). Dann legen Sie das neue Jahr an, bestimmen, was alles in dieses neue Jahr übertragen werden soll und welchen Kontenplan Sie verwenden möchten (in der Regel werden Sie den bestehenden Kontenplan in das neue Jahr übernehmen, es ist aber auch möglich, einen anderen, neuen Kontenplan zu verwenden). Wenn Sie das neue Jahr zum ersten Mal aufrufen, werden Ihre zuvor erstellen Vorträge in das neue Jahr eingebucht. Diese automatisch erstellten Vorträge werden anders behandelt als normale Buchungen: Sie können diese Vorträge per Doppelklick auf die Buchungstabelle in die Buchungsmaske laden und dann bearbeiten. Wenn Sie eine solche Vortragsbuchung Handbuch Synago Version 8 Seite 28

29 dann wieder Buchen ersetzt diese die ursprüngliche automatische Buchung. Auf diese Weise können Sie die Vorträge anpassen. Konten die Kontoverwaltung Die Kontenverwaltung ist die Steuereinheit der ganzen Buchhaltung. Hier bestimmen Sie die Eigenschaften der Konten. Dazu liefert Synago mehrere Kontenpläne als Vorlagen mit, die Sie als Grundlage verwenden können. Wenn Sie eine solche Vorlage verwenden, können Sie alle Konten für Ihre Bedürfnisse anpassen vermeiden Sie es aber zunächst, scheinbar überflüssige Konten zu löschen: Auch wenn Sie Konten jetzt noch nicht brauchen, könnte es sein, dass Sie im Laufe der Zeit gerne auf ein solches Konto zurückgreifen würden dann ist es gut, Sie haben dieses Konto nicht gelöscht. Konten die Sie nicht verwenden, stehen zwar in Ihrer Kontenliste haben aber ansonsten keine Auswirkungen auf Ihre Buchhaltung. Die meisten Eigenschaften der Konten haben ihre Auswirkungen beim eigentlichen Buchungsvorgang. Die Einstellung: Spendenbescheinigung erstellen wirkt sich erst beim Erstellen der Bescheinigungen aus und kann jederzeit geändert werden. Löschen von Konten Sie können neue Konten erstellen und auch Bestehende löschen. Löschen Sie keine Konten vorschnell, nur weil Sie diese im Moment nicht benötigen. Wenn Sie sicher sind, können Sie ein Konto aber auch dauerhaft löschen. Zuvor prüfen Sie mit der Drucken -Funktion, ob dieses Konto auch leer ist. Sollten Sie einmal ein bereits bebuchtes Konto löschen, werden die betroffenen Buchungen nicht gelöscht. Allerdings können Sie dieses Konto nicht mehr auswerten alle Buchungen für dieses Konto bleiben aber voll erhalten. Erstellen Sie in diesem Falle das Konto einfach neu. System der Hauptkonten und Unterkonten Mit Synago erhalten Sie einen Musterkontenplan der den Anforderungen eines typischen Gemeindebezirkes entspricht. Dieser Kontenplan ist das wichtigste Instrument der Buchhaltung. Er prüft auch ihre Eingaben in der Buchungsmaske. Handbuch Synago Version 8 Seite 29