Margit Gatjens-Reuter Effizient arbeiten

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1 Margit Gatjens-Reuter Effizient arbeiten

2 ----- Margit Gatjens-Reuter Effizient arbeiten Zeitmanagement for die Sekretarin GABLER SlEKRETAJRl[AT

3 Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Giitjens-Reuter, Margit: Effizient arbeiten : Zeitrnanagement fur die Sekretlirin / Matgit Gatjens-Reuter. - Wiesbaden: Gabler, 1993 Der Gabler Verlag ist ein Unternehmen der Verlagsgruppe Bertelsmann International. Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1993 Softcover reprint of the hardcover 1 st edition 1993 Lektorat: Manuela Eckstein Das Werk einschlieblich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschiitzt. Jede Verwertung auberhaib der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulassig und strafbar. Das gilt insbesondere fur VervielfaItigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Hochste inhaltliche und technische Qualitat unserer Produkte ist unser Ziel. Bei der Produktion und Verbreitung unserer Bticher wollen wir die Umwelt schonen: Dieses Buch ist auf saurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die EinschweiBfolie besteht aus Polyathylen und damit aus organischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung noch bei der Verbrennung Schadstoffe freisetzen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dab solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher von jedermann benutzt werden diirften. Umschlaggestaltung: Schrimpfund Partner, Wiesbaden Satz: Satzstudio RESchulz, Dreieich-Buchschlag ISBN-13: e-isbn-13: DOl: /

4 Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser, wenn Sie dieses Buch gelesen haben, werden Sie eines sieher nieht haben: mehr Zeit. Kein Buch der Welt, kein noch so guter Ratschlag wird Ihnen helfen, Ihr Zeitkonto zu vermehren. 1m Gegenteil, wahrend Sie dieses Buch lesen, wird Ihre Zeit vergehen - Ihr Zeitkonto schrumpft, so wie meines, als ieh dieses Buch schrieb. Von unserem Zeitkonto konnen wir also immer nur abbuchen. Die Frage "Wie kann ieh Zeit gewinnen?" ist daher falsch gestellt. Wir miissen vielmehr fragen: "Wieviel meiner Zeit will ieh wofiir verwenden?" So einfach diese Frage klingt, so schwierig ist ihre Beantwortung. Die Beantwortung hangt mit Verantwortung zusammen. Erst die Einsieht, dab wir flir die Entscheidung, was wir mit unserer Zeit anfangen, selbst verantwortlich sind, gibt uns auch die notwendige Entscheidungsfreiheit. 1ch habe in den letzten Jahren viele Menschen kennengelernt, die immer "zu wenig Zeit" haben. Besonders viele Sekretarinnen gehorten dazu - bei der Doppelbelastung durch Ehe, Kinder, Haushalt einerseits und Bernf andererseits nieht weiter verwunderlich. In einem meiner letzten Seminare hatte ieh ein Gesprach mit einer alleinerziehenden Mutter, die Sekretiirin war. Ihr grobter Wunsch ware es, sagte sie, endlich mal etwas mehr Zeit flir sieh selbst zu haben. Am Abend - in lustiger Runde - fand ein lebhaftes Gesprach daruber statt, ob man Geschirrtiicher, Bettwasche und iihnliehes eigentlich biigeln sollte oder nicht. Meine Gesprachs- 5

5 partnerin gehorte zu den Befiirworterinnen. Sie war von klein auf gewohnt, dab alles im Haushalt perfekt zu sein hatte - auch die gebiigelten und akkurat gefalteten Geschirrtiicher... Sehen Sie, darum geht es: investiere ich eine Stunde in das Biigeln von Geschirrtiichem, oder hore ich eine Stunde lang entspannt meine Lieblingsmusik? Oder lese ich das Buch, das mich interessiert, oder rede ich mit meinem Kind - und akzeptiere damit gleichzeitig ungebiigelte Geschirrtiicher? Seine Zeit in den Griff zu bekommen, hellit, sich selbst in den Griff zu bekommen. Dabei helfen uns zunachst weder Zeitplanbiicher noch andere Hilfsmittel aus dem "Zeitmanagement". Was wir brauchen, ist Mut, uns fiir unser Leben den Sinn zu suchen, fiir den sich der ganze Aufwand dann auch lohnt - erst danach konnen wir Methoden, Techniken und Hilfsmittel effizient einsetzen. Wer Entscheidungen trifft, kann auch FeWer machen. Dieses Risiko labt sich nicht vollstandig ausschalten. Aber es labt sich minimieren. Wie - das erfahren Sie zum Beispiel in diesem Buch. Geschrieben habe ich es aus den Erfahrungen heraus, die ich bisher als Trainerin zum Thema "Effizienz und Selbstmanagement" sammeln konnte. Viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben dazu beigetragen - dafiir mochte ich an dieser Stelle einmal danke sagen. Gelemt habe ich, dab zuerst der Mut zu sich selbst, seinen eigenen Zielen und Wegen kommt - und dann die RatschIage zur Umsetzung. Wenn Sie dieses Buch in diesem Sinne mutiger macht, hat es seinen Sinn erfiillt - und meine und Ihre Zeitinvestition hat sich gelohnt! 6

6 Inhalt 1. Effizienzwas ist das Oberhaupt? Sie wollen effizienter arbeiten? Keine Effizienz ohne Ziele Entscheidend sind die richtigen Ziele... " Geftihle sind Wegweiser zur Effizienz Zusammenfassung Effizienz steigern durch Planung SpontaneWit und Planung Schwarz auf weill ist effizienter Probleme 16sen mit System Die gute Seite des Mangels Ohne Probleme kein Fortschritt Nur keine Panik! Effizienter werden durch systematisches Selbstmanagement Probleme erkennen Probleme analysieren Ziele formulieren

7 5.4 Aufgaben und Aktivitaten planen Tips fur Durchflihrung und Kontrolle Macht StreB effizienter? Effiziente Arbeitstechniken Rezepte, Medikamente, Nebenwirkungen Anregungen flir effizienteres Arbeiten Ablage Besprechungen Checklisten Delegation Ergonomie Fitness Gedachtnis Informationsflut Karriere Lesen Problemlosungstechniken Qualitatsmanagement Termin-Management Verschieberitis Nein sagen und andere effiziente Kommunkationstechniken Das Kapitel for Ihre Chefin / Ihren Chef