Wirtschaftlichkeit der Einführung neuer Office-Anwendungen an Verwaltungsarbeitsplätzen in der Freien Hansestadt Bremen

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1 Wirtschaftlichkeit der Einführung neuer Office-Anwendungen an Verwaltungsarbeitsplätzen in der Freien Hansestadt Bremen Institut für Informationsmanagement Bremen,

2 Vorgehensweise WiBe Migrationen 3.0 (WiBe 4.1) Priorisierung SF02 und ifib Kriterienkatalog Office-Software Migrations-Szenarien Erhebungen Ressorts (IT) Einschätzungen SF02 / ifib Einschätzungen AFZ Gesamtbetrachtung Empfehlungen ifib

3 Szenarien 1. Homogenisierung der Office-Landschaft durch Microsoft Office Flächendeckende Migration zur aktuellen Version von StarOffice ( OpenOffice.org mit Support und Zusatzleistungen ) 3. Homogenisierung durch Microsoft Office 2007 (oder ab Verfügbarkeit der Folgeversion Microsoft Office 14)

4 Voraussetzungen Standard-Betriebssystem an Rechner- Arbeitsplätzen in der FHB ist Microsoft Windows bis zur Version Windows XP. Als Kommunikationsanwendungen werden Microsoft Outlook und Microsoft Exchange eingesetzt.

5 Erhebung in der FHB-Verwaltung Überblick zur derzeitigen Verwendung von Office- Software auf Rechnerarbeitsplätzen und zum Lizenzbestand 12 Vor-Ort-Interviews auf Ressortebene vom bis Bestätigte Ergebnisse aus allen Ressorts und Dienststellen (bis auf Teilangaben SIS) Angaben zu etwa Rechner-Arbeitsplätzen

6 Software im Einsatz 02/2009 Office 2007; 3% Office 2003; 24% Office 97; 8% Office 2000; 25% Office XP; 40%

7 Ergebnisse der Befragung Überwiegend sind Microsoft Office (2002) XP (40%), Office 2000 (25%) und Office 2003 (24%) im Einsatz. In einigen Behörden sind Lizenzen für Microsoft Office 2007 vorhanden, es wird allerdings vom Downgraderecht Gebrauch gemacht. OpenOffice.org/StarOffice wird nur selten eingesetzt; fast ausschließlich auf Rechnern, auf denen auch Microsoft Office installiert ist.

8 Microsoft Office Funktionalitäten Die Verwendung von Word- wie Excel-Vorlagen und Formularen wird einheitlich als unverzichtbar für die Aufgabenerfüllung angesehen. Bei einem Systemumstieg wäre erheblicher Aufwand für die Konvertierung bzw. Nachgestaltung vorzusehen. Die Verwendung des individuellen Office- Benutzerwörterbuchs wird als sehr wichtig angesehen. Auch hier wäre ein Export einzuplanen.

9 Office/Fachverfahrens-Integration und Microsoft Access-Datenbanken Da bestehende Microsoft Access Datenbanken und die Verbindung zwischen Fachverfahren und Microsoft Office als unverzichtbar angesehen werden, wäre für das OOo/StarOffice-Szenario 2 großer Aufwand für Datenbank-Zugriff und Fachverfahrensanbindung vorzusehen. Microsoft Access als Frontend für Datenbank- Zugriff ist, mit einigem Aufwand, austauschbar.

10 Übersicht: monetäre Annahmen Laufende Schulung / Fortbildung 6000 Systembetreuung/-administration 5000 Sonstige Umstellungskosten Einarbeitungskosten Anwender und IT- Fachpersonal 4000 Erstschulung Anwender und IT- Fachpersonal Übernahme von Datenbeständen 3000 System- und Integrationstest(s) 2000 Kosten für Anpassung von Software und/oder Schnittstellen, Treiber Kosten für Entwicklung bzw. Beschaffung von Software 1000 Arbeitsplatzrechner Kosten externer Beratung 0 MSO2003 MSO2007 OOo/SO Personalkosten (eigenes Personal)

11 Empfehlungen (1) Flächendeckende Nutzung von Microsoft Office 2003 derzeit aus wirtschaftlicher Sicht präferiertes Szenario Vergleichbare Mehrkosten bei Umstieg auf Microsoft 2007 oder OpenOffice.org / StarOffice Rechner, auf denen Office XP installiert ist, können weitergenutzt werden, müssen aber mit Auslaufen des erweiterten Supports umgestellt werden.

12 Empfehlungen (2) Wirtschaftlichkeit einer Migration neu zu prüfen, wenn: Office-XML-Dateiformate stark verbreitet sind Probleme mit der Anbindung von Fachverfahren vermehrt auftreten der erweiterte Support von Microsoft Office XP und 2003 enden (Juli 2011, April 2014)

13 Empfehlungen (3) Vereinheitlichung des Lizenzmanagements Betrachtung im Kontext der Einführung eines einheitlichen Verwaltungsarbeitsplatzes

14 Kontakt: Claas Hanken Am Fallturm 1, Bremen Telefon: ++49(0) Telefax: ++49(0) Internet:

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