Mobil-flexibles Arbeiten eine Ressource für Mitarbeitende und Organisationen?

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1 Input Referat Mobil-flexibles Arbeiten eine Ressource für Mitarbeitende und Organisationen? Prof. Dr. Hartmut Schulze, Hochschule für Angewandte Psychologie FHNW

2 Inhalt Chancen und Risiken mobil-flexibler Arbeit Gestaltung mobil-flexibler Arbeit Fazit 2

3 Worum geht es bei mobil-flexiblem Arbeiten? Örtlich und zeitlich flexibles Arbeiten, d.h. unabhängig von fixen Orten und Zeiten Arbeitsplatz im Unternehmen vorhanden festes Anstellungsverhältnis Beispiele: Immer Freitags im Home Office Im Zug auf der Rückreise s bearbeiten BeraterInnen: je nach Bedarf beim Kunden, unterwegs, zu Hause 3

4 Verbreitung Wie häufig praktizieren Sie Mobiles Arbeiten? nicht möglich wegen Arbeitsaufgabe 50% Alle Arbeitnehmenden, Deutsch- und Westschweiz N = sehr häufig 10% des Öfteren 10% eher selten 11% möchte nicht 5% Home Office Tage Etwa ein Viertel der Arbeitnehmenden in der Schweiz macht tageweise Home Office, und zwar durchschnittlich 0.8 Tage pro Woche oder 3 Tage pro Monat. Weichbrodt, 2014 nicht erlaubt 10% Technik fehlt 4% Aber: 66 % würden gerne (HR-Barometer, Uni/ETH Zürich 2010) 4

5 ein häufig verbreiteter Mythos Quelle: Technikmuseum Mannheim Blick am Abend,

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7 Warum halten sich bestimmte Mythen und Phantasien gerade über Home Office und mobil-flexible Arbeit so hartnäckig? Wir versuchen, dem mit Zahlen, Daten, Fakten entgegenzutreten , Blick 7

8 Studien zum flexiblen Arbeiten (Auswahl) Survey SwissFlexWork 2014 Verteilung von mobil-flexiblem Arbeiten und Home Office in der Schweiz (Repräsentative Befragung in der CH; N=1800) FlexWork Phasenmodell 2014 Befragung Schweizer Unternehmen und Verwaltungen N=420 Studie «WorkAnywhere» Effekt von flexiblem Arbeiten auf die Pendlerspitzen Mitarbeitende von SBB und Swisscom N = 228 KTI-Projekt «Integrated mobile office Work» (i-mow) 3 Online Research Communities bei Swisscom, SBB und Siemens Fragebogenstudien (N>200) Interviewstudien (N = 32) Themen: Anforderungen an mobil-flexible Arbeit, Entwicklung von Methoden und Tools sowie best practices 8

9 Vorteile infolge mobiler und flexibler Arbeit Online Befragung Home Office Day, 2012, N=295 Home Office Befragung Home Office Day, 2013, N=495 (Gisin, Schulze, Knöpfli & Degenhardt, 2013) weniger Reisezeit 86% Autonomie flexibel entscheiden wann ich arbeite mehr Nähe zur Familie haben 74% 92% Arbeits- & Privatleben in Einklang bringen 83% Arbeitsweise zufriedener mit der Arbeit Arbeitsleistung hat sich verbessert Erledigen von Arbeiten die im Büro nicht ungestört in Ruhe arbeiten 82% 73% 88% 95% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Home Office als Refugium für ungestörtes Arbeiten 9

10 Veränderungen der Fähigkeit, nach der Arbeit abschalten zu können (IT-Branche) (entnommen aus Gerlmaier & Latniak, 2013, S. 174). Angaben in Prozent 10

11 Vorteil: Höhere Zufriedenheit mit Arbeitgeber/in N = 220 Während WorkAnywhere hat sich... «Wenn ich morgens zu Hause schon etwas geschafft habe, gehe ich mit einem Erfolgserlebnis ins Geschäft» meine allgemeine Arbeitszufriedenheit 40% 59% mein persönliches Wohlbefinden 37% 59% die Zufriedenheit mit meiner Arbeitgeberin 51% 49% verschlechtert nicht verändert verbessert Fazit: Vorteile von mobil-flexibler Arbeit sind gut belegt (Weichbrodt et al., 2013) 11

12 Flexibilität als Komponente der Arbeitgeberattraktivität ( ) ( ) ( ) in: Thom & Hubschmid, 2014, Unipress 12

13 Risiko: Abnahme informeller Vernetzung 54% der Befragten in der HOD Online Studie (2012, 2013) vermissen den spontanen informellen Austausch mit den Arbeitskolleginnen und - kollegen! «Erstes Traktandum: Neue Policy zum flexiblen Arbeiten» Quelle: Joe Lynch auf 13

14 nach wievielen Tagen Home Office möchte man in das Büro im Stammhaus? Nach durchschnittlich 1-2 Tagen Home Office wird eine Begegnung mit KollegInnen im Main Office gewünscht Nach durchschnittlich 4.5 Tagen möchten die Routiniers ihren Vorgesetzten treffen Aber: stärkere Streuung Zeitraum, nach dem es wichtig ist, sich mit den Kolleg/innen wieder face-to-face zu treffen? (N = 291) (Gisin, Schulze, Knöpfli & Degenhardt, 2013) 14

15 Risiko: Entgrenzung der Arbeit 13% der routinierten Home Office Nutzenden arbeiten auch regelmässig Nachts (22-6 Uhr) 27% der routinierten Home Office Nutzenden arbeiten auch an Wochenenden (Sa/So) Zwischen 53 % (unregelmässig Home Office Nutzende) und 65% (regelmässig Home Office Nutzende) dieser Nacht- und Wochenendarbeit erfolgt zusätzlich zur regulären Arbeitszeit (zusätzliche Zeitpuffer) Degenhardt, Gisin, Schulze,

16 Zwischenstand knapp 25% der Beschäftigten in der Schweiz arbeiten anteilig mobilflexibel 66% würden gerne Vorteile mobil-flexibler Arbeit für die Beschäftigten aber auch für die Organisationen sind gut belegt Nachteile sind ebenfalls gut belegt, sind allerdings mit gezielter Vorbereitung gut kompensierbar Fazit: mindestens 50% der Mitarbeitenden könnten für 1-2 Tage pro Woche mobil-flexibel arbeiten mit positiven Effekten für Produktivität und Wohlbefinden Worauf ist dieser Gap zwischen Potenzial und Wirklichkeit zurückzuführen? 16

17 (Nur) in jeder zweiten Firma ist räumlich flexibles Arbeit möglich NZZ am Sonntag,

18 Ergebnisse: Wissensintensive Dienstleistungen und öffentliche Verwaltung Wissensintensive DL Phase 5 2% Phase 4: Flexible Arbeit etabliert 16% Keine Zuordnung 12% Phase 3: Umbruch 35% Phase 1 10% Phase 2: Flexible Arbeit als Ausnah me 25% öffentliche Verwaltung Phase 4 0% Phase 5 0% Phase 3: Umbruch 16% Phase 1 14% Phase 2: Flexible Arbeit als Ausnahme 63% Keine Zuordnung 7% N = 420 Organisationen (Weichbrodt, Tanner & Schulze, 2014) 18

19 (Weichbrodt, Tanner & Schulze, 2014) Veränderungswunsch in der Arbeitsflexibilität Ziel für die nächsten 1-3 Jahre N = 420 möchten bleiben eine Phase weiter zwei Phasen weiter Wissenintensive DL 68% 24% 7% Öff. Verwaltung 49% 39% 11% Wollen sich verändern: vor allem Grossunternehmen vor allem Unternehmen und Verwaltungen in Phase 1 oder 2 tendenziell eher die Bereiche Technologie, Regelungen, Infrastruktur 19

21 Mobil-flexible Arbeit: Gestaltungsansätze Wahrnehmen, Denken, Fühlen, Handeln Individuum/ Gruppe Organisation Aufgaben Orte / Räume Office work Technologie 21

22 Bedingungen für den Erfolg: Individuell Die Arbeit von zu Hause oder von unterwegs erfordert gewisse persönliche Fähigkeiten. In welchen Bereichen haben Sie persönlich während WorkAnywhere dazugelernt? 0% 20% 40% 60% 80% 100% Selbstdisziplin (Arbeit) 39% 45% 15% Selbstdisziplin (persönliches) 31% 52% 16% Koordination mit Kollegen/-innen 29% 52% 18% Arbeit besser planen/organisieren 25% 50% 23% Richtigen Ort für eine Tätigkeit wählen 24% 47% 26% nichts Neues dazugelernt viel dazugelernt ein bisschen dazugelernt sehr viel dazugelernt 22

24 Bedingungen für den Erfolg: Führung Welches sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Erfolgsfaktoren für flexibles Arbeiten? Anzahl Nennungen davon an 1. Stelle Vertrauen Eigenverantwortung, (Selbst-)Disziplin, Selbständigkeit 23 8 Tools, Infrastruktur, etc Führen von flexiblen Mitarbeitenden erfordert... Ziel- und ergebnisorientiertes Führen Kontrolle abgeben, Vertrauen aufbauen passende Regeln und Abmachungen finden Kommunikation über neue Medien aufrechterhalten können (Weichbrodt et al., 2013) 24

26 Bestimmen wir über die Technologie oder bestimmt die Technologie uns? 26

27 Orte virtuell-informeller Kommunikation (OVIK) gefördert von KTI und Industrie Hintergrund / Ausgangssituation Ziel Informelle Kommunikation hat nachgewiesene Effekte für Innovation, Wissensaustausch, Teamzusammenhalt, etc. Informelle Kommunikation ist angewiesen auf Sichtbarkeit und physische Nähe im virtuellen Kontext behindert Konsortium mit CISCO, Vitra, Post, Trivadis, SKAN sowie HSLU CCTP, FHNW ixdm Settings und Pilote virtuell-informeller Kommunikation erproben Beschreibungsmodell Integrierte Prototypen bestehend aus Technologie und Möbel Akzetanz- und Einführungsmodell 27

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30 gefördert durch KTI und Industrie Forschungsprojekt i-mow: Services und Tools für die integrierte, mobile Wissens- und Büroarbeit Best Practices für mobil-flexible Arbeit Mobil-flexible Arbeit gut organisiert und in richtiger Dosierung lohnt sich! Drei Comics als Take-Away zur Gestaltung mobil-flexibler Arbeit Teamarbeit Planen Task-Space-Matching 30

31 Literatur Brenke, K. (2014). Heimarbeit: Immer weniger Menschen in Deutschland gehen ihrem Beruf von zu Hause aus nach. DIW- Wochenbericht, (8), Gisin, L, Schulze, H., Knöpfli, D. & Degenhardt, B. (2013). Schweizerische Umfrage Home Office Retrieved from: Grote, G., & Staffelbach, B. (2010). Schweizer HR-Barometer Arbeitsplatzflexibilität und Familie. Zürich: Verlag Neue Zürcher Zeitung. Köffer, S., Ortbach, K., Walter, N., Niehaves, B. & Becker, J. (2014). Integration für Alle! Die Intensivierung der Vermischung von Privat- und Arbeitsleben durch IT-Consumerization. Vortrag auf Kongress der Gesellschaft für Arbeitswissenschaft, München, Perch-Nielsen, S., v. Felten, N., Henzen, C., Meissner, J., Sprenger, M., Bieri, M., Spyros, A., Seliger, F. & Ley, F. (2014). Auswirkungen neuer Arbeitsformen auf den Energieverbrauch und das Mobilitätsverhalten von Arbeitnehmenden. Schlussbericht, Retrieved from: Schulze, H., Weichbrodt, J., & Meissner J. (2015). Gestaltung mobil-flexibler Arbeit. Gastherausgabe. Zeitschrift für Wirtschaftspsychologie. Schulze, H., & Cornelius, C. (2011). Management mobiler Arbeit (pp ). Retrieved from de/hod-white-paper-final pdf Weichbrodt, J., Sprenger, M., Steffen, M., Tanner, A., Meissner, J., & Schulze, H. (2013). WorkAnywhere (28 S.). Bern. Retrieved from: Weichbrodt, J. (2014a). SwissFlexWork 2014: Repräsentative Befragung der Schweizer Erwerbstätigen zur Verbreitung von mobiler Arbeit und Home Office. Bericht, 14 S. Olten: Hochschule für Angewandte Psychologie FHNW. Verfügbar unter: Weichbrodt, J. (2014b). FlexWork-Phasenmodell: Befragung von Schweizer Unternehmen und Verwaltungen zur örtlichen und zeitlichen Arbeitsflexibilität. Olten: FHNW Weichbrodt, J., Tanner, A., Josef, B. & Schulze H. (in Druck). Die Entwicklung von Arbeitsflexiblität in Organisationen anhand des FlexWork Phasenmodells. Wirtschaftspsychologie. 31

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!! Hartmut Schulze Hochschule für Angewandte Psychologie FHNW Institut für Kooperationsforschung und entwicklung Riggenbachstrasse Olten 32