Das Interne Berichtswesen in Kommunen. Arndt Krischok

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1 Das Interne Berichtswesen in Kommunen Arndt Krischok

2 Agenda 1. Übergreifendes Instrument Berichtswesen 2. Berichtsarten 3. Der Berichtszyklus 4. Steuerung- und Informationsbedarf 5. Konzeptanforderungen 6. Modell der optimalen Datenintegration 2 Kommunales Berichtswesen 16. Mai 2013

3 1. Übergreifendes Instrument Berichtswesen Doppik KLR Ziele/Kennzahlen Berichtswesen Kommunaler Gesamtabschluss Qualitätsmanagement Beteiligungsmanagement 3 Kommunales Berichtswesen 16. Mai 2013

4 2. Berichtsarten Systeme des Berichtswesens Berichtsart Abweichungsberichte Standardberichte Ad hoc Berichte Systemcharakter Zweck klassisches Berichtswesen Signalsystem Abfragesystem Offizielle Information Achtung Chance o. Risiko Aufbereitung spez. Probleme 4 Kommunales Berichtswesen 16. Mai 2013

5 2. Berichtsarten Berichtsart Vorteile Nachteile Anforderung Abweichungsberichte Standardberichte Information bei Bedarf Technische Komplexität Informations überladung Standardberichte u.u. Einfache Lösungen Überselektion Ad Ad hoc hoc Berichte Berichte 5 Kommunales Berichtswesen 16. Mai 2013

6 3. Der Berichtszyklus Zeitpunkte zum internen Berichtswesen: Alternative 1 - Quartalsberichte Alternative 2 - Quartalsberichte mit Intervallverkürzung Alternative 3 - ohne 1. Quartalsbericht Kommunales Berichtswesen 16. Mai 2013

7 4. Modernes Berichtswesen erfordern Interaktive Berichtsoberflächen spezifische Informationen für spezifische Adressaten zur Wahrnehmung spezifischer Verantwortung Kosten und Leistungen Aufwendungen Investitionsverlauf Adressat I Adressat II Adressat n 7 Kommunales Berichtswesen 16. Mai 2013

8 5. Steuerung- und Informationsbedarf Analyse des Steuerungs- und Informationsbedarfes in drei Schritten 1. Identifikation der Beteiligten WER? 2. Ermittlung des spezifischen Informationsbedarfs WAS? 3. Ermittlung des zeitlichen Bedarfs WANN? 8 Kommunales Berichtswesen 16. Mai 2013

9 6. Konzeptanforderungen Informatorische Aggregationsmodell 1. Ebene Berichtsbezogene Aufgaben der Akteure Sonderstellung Sonderstellung 2. Ebene 2. Ebene 2. Ebene Kommentierung der Abweichungen und der Budgetentwicklung Für Sonderstellung: siehe 4. Ebene 3. Ebene 3. Ebene 3. Ebene 4. Ebene 4. Ebene ggf. Eingabe von Prognosen zu Finanzdaten (HKR und KLR) Kommentierung der Zielentwicklung und ggf. Finanzprognose Erhebung von Grundzahlen und Kennzahlen für Produktziele ggf. Eingabe von Prognosen zu Finanzdaten (HKR und KLR) Kommentierung der Zielentwicklung und ggf. Finanzprognose 9 Kommunales Berichtswesen 16. Mai 2013

10 6. Konzeptanforderungen Gretchenfrage des internen Berichtswesens: Wann ist ein Produkt (unterjährig) erfolgreich? Die negativsten Produkte 1. Quartal: 1. Ergebnishaushalt Produkt : Winterdienst Plan Ist Abweichung Prognose Diff. Erträge % Aufwendungen ,8% Ergebnis ,0% Wohnbauförderung Plan Ist Abweichung Prognose Diff. Erträge % Aufwendungen ,3% Ergebnis ,3% Unterjähriges Berichtswesen funktioniert nur mit Prognosen!!! Einsparungen durch schwachen Winter Außerordentliche AfAs werden erst z. Jahresende gebucht 11 Kommunales Berichtswesen 16. Mai 2013

11 6. Konzeptanforderungen Welche Informationen sind in einem softwaregestützten BW maßgeblich, damit die höheren Ebenen Berichte erhalten? Plan Ist Prognose Kommentar 1. Ebene (Bürgermeister) Automatisch, summiert sich aus Daten Automatisch, summiert aus Daten Summe untere Ebene aus unteren Ebenen Übernommen 2. Ebene (Fachbereichsleitende) Automatisch, summiert sich aus Daten i.d.r. Automatisch, summiert aus Daten Normalerweise vorgeschrieben, bedingt aussagekräftig, wenn Korrektur vernachlässigt wird Ggf. leer 3. Ebene (Produktverantwortliche/S G-Leitende) Automatisch aus Haushaltsplan i.d.r. Automatisch aus Vorsystemen Normalerweise vorgeschrieben, bedingt aussagekräftig, wenn Korrektur vernachlässigt wird Ggf. leer Mit Hilfe von Software ist es möglich, die Abhängigkeit der höheren Ebenen von den unteren zu verringern! 12 Kommunales Berichtswesen 16. Mai 2013

12 6. Konzeptanforderungen Modell der optimalen Datenintegration Ihr HKR-System (newsystem kommunal/ KIRP etc. / weitere Datenquellen) Sammeln aktueller Einzelinformationen zentrale, einheitliche Datenbasis Regelmäßige Verteilung standardisierter Informationen Einzelstatistiken Produkte Monate Wert Ad-hoc-Analyse / Beantworten spontan aufgeworfener Fragestellungen Produkt 1 Jan 100 Produkt 2 Mär 300 Produkt 1 Mär 140 Produkt 3 Jan 900 Produkt 2 Feb 350 Produkt 3 Feb 1100 Produkt 2 Feb 950 Produkt 1 Feb 120 Excel Informations- Quellen Datenimport Datenhaltung Analyse, Planung & Steuerung 13 Kommunales Berichtswesen 16. Mai 2013

13 6. Konzeptanforderungen Informatorische Aggregationsmodell Daraus folgen systemische Anforderungen an das Berichtswesensystem: 1. Integration von Finanz- und Sachdaten in den Berichten 2. Kommentierungsmöglichkeiten 3. Eingabe von Prognosedaten 4. Aggregation von Daten zur Komplexitätsreduktion 5. möglichst einfache Handhabung 14 Kommunales Berichtswesen 16. Mai 2013

14 Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Institut für Public Management am Institut für Prozessoptimierung und Informationstechnologien GmbH Boxhagener Str. 119 D Berlin Arndt Krischok Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Kommunales Berichtswesen 16. Mai 2013