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Rüdiger Schulz
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1 Kilianstr. 71, Nürnberg, Tel. 0911/346393, Fax 0911/ Internet: seit 1982 WIN-MAWI Druckausgaben in Datei umleiten und PDF-Dokumente erstellen Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG PDF-DOKUMENTE MIT DRUCKERTREIBER ERSTELLEN DRUCKDATEIEN IM PDF-FORMAT DRUCKDATEIEN IM ASCII-FORMAT... 8 Nürnberg, im April 2004

2 1 Einleitung Die meisten der Druckausgaben in WIM-MAWI können in eine Datei umgeleitet werden. Diese Umleitung einer Druckausgabe in eine Datei auf der Festplatte kann aus verschiedenen Gründen erwünscht sein: - Versendung eines Formulars (z.b. Angebot, Bestellung) als Anlage zu einem - Versendung einer Liste (z.b. Preisliste) an einen Kunden als - Papierlose Archivierung (Inventurliste, Bestandsliste, Rechnungsjournal, usw.). Im einfachsten Fall kann dieses Ziel durch Installation eines PDF-Converters als Druckertreiber erzielt werden. Die Ausgabe im PDF-Format erfolgt dann für jeden Ausdruck ( Ausgabe auf Drucker) durch Auswahl dieses entsprechenden Druckertreibers. Entsprechende Programme gibt es als Download im Internet, sie können auch bei uns bestellt werden. Diese Methode ist im Kapitel 2 beschrieben. Sie ist sinnvoll einzusetzen, wenn nur gelegentlich ein PDF-Dokument erstellt werden soll. Wenn regelmäßig und in großer Zahl PDF-Dokumente erstellt werden, ist es ein Nachteil, dass für jeden einzelnen Ausdruck ein Dateiname und ein Verzeichnis angegeben werden muss. Die so erzeugten Dateien müssen dann irgendwann wieder von der Festplatte entfernt werden. Ein geordnetes Verfahren mit automatischer Benennung der Dateien und des Verzeichnisses ergibt sich bei Ausgabe des Ausdrucks als Druckdatei. Dieses Verfahren ist in den Kapiteln 3 (PDF-Format) und 4 (ASCII-Format) beschrieben. Seite 2 von 33

2 PDF-Dokumente mit Druckertreiber erstellen Für diese Methode ist ein pdf-converter zu installieren, der sich wie ein Druckertreiber verhält.

3 2 PDF-Dokumente mit Druckertreiber erstellen Für diese Methode ist ein pdf-converter zu installieren, der sich wie ein Druckertreiber verhält. Bei der Auswahl eines Druckers wird dann auch der pdf-converter zur Auswahl angeboten. Wird dieser ausgewählt kann, so muss man nur noch einen Namen für die zu erstellende PDF-Datei eingeben. Entsprechende Programme (z.b. edoc-printer, pdf-factory und viele andere) gibt es zu Preisen von ca auch als Download im Internet. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen auch gerne ein Angebot über einen für Ihre Anwendung passendes Programm. Im Folgenden wird jetzt noch der praktische Ablauf zur Erstellung eines PDF-Dokuments nach diesem Verfahren an einem Beispiel vorgestellt. Eine Auftragbestätigung soll via an eine Kunden verschickt werden: Die Auftragbestätigung wird in der gewohnten Weise mit WIN-MAWI erfasst (Menü KUNDEN FORMULARE). Die Option AUSGABE AUF ist auf DRUCKER einzustellen! Die möglichen Drucker können ausgewählt werden. Seite 3 von 33

Das ausgewählte Programm meldet sich mit einer Maske zur Eingabe

4 Hier im Beispiel können jetzt alternativ die PDF-Konverter ACROBAT und edocprinter ausgewählt werden, da beide installiert. Das ausgewählte Programm meldet sich mit einer Maske zur Eingabe des Dateinamens - hier AB_ und einigen Optionen zur Auswahl. Seite 4 von 33

5 Das neu erstellte PDF-Dokument (= Ausdruck der Auftragsbestätigung) wird jetzt mit dem Acrobat Reader zur Anzeige gebracht. Die Datei könnte jetzt unter ihrem Namen ( = AB_ PDF) als -Anlage verschickt werden (oder auch auf einer CD archiviert werden). Seite 5 von 33

6 3 Druckdateien im PDF-Format Bei regelmäßiger Erstellung von PDF-Dokumenten kann es sinnvoll sein, die Namensvergabe und die Speicherung der erstellten Dateien zu strukturieren und den Ablauf zur Erstellung zu verkürzen. WIN-MAWI unterstützt dieses Verfahren durch - automatischer Namensvergabe - Festlegung eines Ordners zur Dateiablage. Dabei werden in einem ersten Schritt Dateien im Postscript-Format und in einem zweiten Schritt die PDF-Dokumente erstellt. Zusätzlich benötigt werden - ein Postscript-Druckertreiber - das Programm GhostScript zur Konvertierung - ein Programm zum automatischen Ablauf der Konvertierung (GobatchGS). Alle Programme gibt es als Download im Internet (siehe Liste am Ende dieses Kapitels). Aktuelle Links sowie Tipps und Tricks zur Installation können Sie gerne über unseren Hotline- Service erhalten In der Datei MAWI.INI sollte ein Eintrag DRUCKVERZEICHNIS =\mawi \druckausgaben\ zur Festlegung des Ordners für die Dateien vorhanden sein. Nachfolgend wird jetzt der praktische Ablauf zur Erstellung eines PDF-Dokuments nach diesem Verfahren beschrieben. Seite 6 von 33

An vielen Stellen in WIN-MAWI, so bei allen Formularen und Journalen, kann vor dem Ausdruck die Art der Ausgabe

Nach Auslösen der jeweils vorhandenen Schaltfläche DRUCKEN erfolgt nur noch der Hinweis: Als Dateiname für die

So erhalten alle Formulare einen eindeutigen Dateinamen, Auswertungen werden mit Reportnamen + Tagesdatum gekennzeichnet.

7 An vielen Stellen in WIN-MAWI, so bei allen Formularen und Journalen, kann vor dem Ausdruck die Art der Ausgabe festgelegt werden: Hier ist jetzt die Option DRUCKDATEI auszuwählen. Nach Auslösen der jeweils vorhandenen Schaltfläche DRUCKEN erfolgt nur noch der Hinweis: Als Dateiname für die Ausgabedatei wird automatisch eine Kombination aus Reportname und Belegnummer bzw. Datum benutzt (z.b. STDRG_4711 oder FRECH_040312). So erhalten alle Formulare einen eindeutigen Dateinamen, Auswertungen werden mit Reportnamen + Tagesdatum gekennzeichnet. Die Ablage der Dateien erfolgt in dem festgelegten Ordner aus der INI-Datei. Im Windows-Explorer kann man prüfen, dass die Dateien tatsächlich angelegt wurden: Seite 7 von 33

8 Die Dateien sind jetzt erst in einem Postscript-Format abgelegt (Dateinamenserweiterung.ps ). Für die Umwandlung in das PDF-Format gibt es einfache Programme, die sogar eine automatische Überwachung des Ordners und die PDF-Umwandlung übernehmen (GoBatchGs). Zur Beschaffung und Installation steht Ihnen gerne unser Hotline-Service zur Verfügung. Link-Liste Die angesprochenen Zusatzprogramme können im Internet beispielsweise unter folgender Adresse gefunden werden: Postscript-Druckertreiber von z.b. (Deutsche Version downloaden.) GhostScript von z.b. ftp://mirror.cs.wisc.edu/pub/mirrors/ghost/gnu/gs706/gs706w32.exe GoBatchGS von z.b. oder 4 Druckdateien im ASCII-Format Ist kein Postscript-Treiber installiert, so wird anstelle einer Druckdatei mit der Erweiterung.ps eine Datei im ASCII-Format mit der Erweiterung.txt angelegt (ohne Formatierung und Grafik). Die Datei kann einfach mit Doppelklick im Windows-Explorer geöffnet werden. Seite 8 von 33

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