Kaufmännische Prozesse do it yourself vs. outsourcing?

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1 Kaufmännische Prozesse do it yourself vs. outsourcing? Dr. Reiner Kappler, Steuerberater; Thomas Biermann, DATEV eg IHK EXISTENZ München DATEV eg

2 Agenda Das kommt auf Sie als Unternehmer zu Kaufmännische Prozesse im Überblick Unterstützung vom Steuerberater Beispiel Buchhaltung Beispiel Personal Beispiel Controlling Entscheidungskriterien DATEV eg Seite 2

3 Der Blick des Unternehmers Geschäftsführung Einkauf Produktion und Dienstleistung Verkauf Buchhaltung Personal Controlling Steuerlicher Berater IT-Infrastruktur Datensicherheit Datenschutz DATEV eg Seite 3

4 Der Blick des Unternehmers Geschäftsführung Einkauf Wertschöpfung Produktion und Dienstleistung Verkauf Buchhaltung Personal Controlling Verwaltung IT-Infrastruktur Digitalisierung Datensicherheit Datenschutz Steuerlicher Berater Unternehmensweite Themen DATEV eg Seite 4

6 Vergessen Sie alles, was Sie über Erbsenzähler Paragrafenreiter Buchführungsknechte Cent-Sucher Männer in Ärmelschonern Steuerberater sind anders! Steuerexperte Rechtsexperte Beichtvater Psychologe Freund gehört haben. Nothelfer Mediator Unternehmens-Berater Unabhängige, zuverlässige und vorausschauende Begleitung beim Unternehmensaufbau und darüber hinaus DATEV eg Seite 6

7 Unternehmenswachstum Der Steuerberater Begleiter im Unternehmens-Lebenszyklus Personalwirtschaft Vermögensoptimierung Internationales Steuerrecht Nachfolgeregelung Controlling Jahresabschluss Rating/ Liquidität Insolvenzberatung Services (Finanzbuchführung/ Lohnabrechnung) Existenzgründung Businessplan Dauer der Unternehmensexistenz DATEV eg Seite 7

8 Beratungsangebote durch den Steuerberater Betriebswirtschaftliche Beratung Businessplanerstellung Geschäftsmodellanalysen Konkurrenzanalysen Marktanalysen Analysen der betrieblichen Funktionen Standortanalysen Rechtsformwahlanalysen Planungs- und Controllingsysteme Eignungsdiagnostik Finanzierungsberatung Fördermittelberatung Steuerberatung laufende Buchführungsarbeiten Erstellung von Jahresabschlüssen Lohn- und Gehaltsabrechnung steuerliche Gestaltungsberatung Unterstützung in der Rechtsberatung Gesellschaftsrecht Gewerberecht Arbeitsrecht Vertragsrecht Markenrecht Sozialversicherungsrecht Steuerrecht Fördermittelberatung DATEV eg Seite 8

9 Welche Formen der Zusammenarbeit gibt es? Der Anteil an Eigen- und Fremdleistung im Unternehmen bei den gemeinsamen Themen hängt von der individuellen Entscheidung und der Absprache mit dem steuerlichen Berater ab. Erfahrungsgemäß steigt der Anteil der Eigenleistung im Unternehmen mit der Größe und dem Organisationsgrad des Unternehmens DATEV eg Seite 9

11 Beispiel: Buchhaltung Korrektes Verbuchungen von Belegen Elektronische Eingangsrechnungen Korrekte Ausgangsrechnungen Bankbuchungen Zahlungsverkehr Offene Posten und Mahnwesen Ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung von Belegen Ust: Voranmeldung und Erklärung DATEV eg Seite 11

12 Termine USt-Voranmeldung: grds. monatlich bis zum 10. Tag nach Monatsende Bei USt (Vorjahr) < Euro: Quartalsweise Abgabe Bei USt (Vorjahr) < Euro: jährlich Dauerfristverlängerung: +1 Monat für 1/11 USt (Vorjahr) Sonderzahlung Problem: Fibu läuft stärker hinterher Steuertermine 15.2./15.5./15.8./ GewSt 10.3./10.6./10.9./ ESt/KSt -> + Jahresabschluss/Steuererklärungen: mit StB grds DATEV eg Seite 12

13 Lösungsansatz Buchhaltung Digitaler Arbeitsablauf mit Online-Kooperationsportal Unternehmen Belege senden DATEV Unternehmen online Kanzlei Buchführung Beleg Buchung Auswertungen Datensicherheit Zahlungsvorschläge Archivierung DATEV eg Seite 13

14 Was habe ich als Unternehmer davon? ich kann mich auf mein Geschäft konzentrieren der Aufwand mit der Finanzbuchführung bleibt gering tagaktuelle Auswertungen, z.b. welche Rechnungen offen sind aktuelle Daten zur Unternehmenssteuerung verständliche Auswertungen Auswertungen mit denen ich bei der Bank punkten kann Kostenersparnis Belege bleiben im Unternehmen Zugriff unabhängig von Ort und Zeit möglich bequem Bezahlen mit vorausgefülltem Zahlungsträger Kontoauszüge automatisiert prüfen digitales Belegarchiv DATEV eg Seite 14

16 Beispiel: Personal Lohn- und Gehaltabrechnung weitere Aspekte: Anmeldungen (Betriebsnummer, Sozialversicherung, ) Arbeitsrecht (gesetzliche Regelungen) Arbeitsverhältnisse (Minijobs, Beschäftigung in der Gleitzone, Leih- und Zeitarbeitsverhältnisse) Arbeitsvertrag (Tarifverträgen, Mindestlohn, ) Eingliederungszuschüsse Personalsuche/-auswahl (Suchkanäle, Bewerbungsmanagement, Bewerbungsgespräch) Scheinselbstständigkeit DATEV eg Seite 16

17 Digitale Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung Dokumente scannen Stamm- und Bewegungsdaten erfassen Löhne und Gehälter abrechnen Lohnprogramm Zahlungen freigeben Lohnabrechnungen und Auswertungen stehen bereit Steuerberater Arbeitnehmer smstan Löhne und Gehälter abrechnen Auswertungen online einsehen DATEV eg Seite 17

18 Arbeitnehmer online Kanzlei/Unternehmen DATEV-Rechenzentrum Arbeitnehmer online Arbeitnehmer Abrechnung im Lohnprogramm LODAS/Lohn und Gehalt Online-Bereitstellung der Auswertungen maximale Sicherheit Zeitersparnis Flexibilität jederzeitiger Zugriff auf die online bereitgestellten Auswertungen DATEV eg Seite 18

19 Weitere Unterstützungsmöglichkeiten des Steuerberaters Individualdienstleistungen / individuelle Tätigkeiten Beratungen Bescheinigungen Zusatzdienstleistungen / zusätzliche Tätigkeiten Basisdienstleistungen / Kerntätigkeiten Kerntätigkeiten mit spezieller Servicequalität Statistiken Mitwirkung LSt- /SV-Prüfungen Lohn- und Gehaltsabrechnung + genannte Zusatzleistungen DATEV eg Seite 19

20 Was habe ich als Unternehmer davon? Auswertungen und Lohndokumente zentral verfügbar Datenzugriff jederzeit möglich, unabhängig von Ort und Endgerät Transparenz: Daten online einsehen bzw. weiterverarbeiten, gleicher Kenntnisstand mit Kanzlei Mitarbeiter: Orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Lohnsteuerbescheinigung sowie den Sozialversicherungsnachweis DATEV eg Seite 20

21 Agenda Das kommt auf Sie als Unternehmer zu Kaufmännische Prozesse im Überblick Unterstützung vom Steuerberater Beispiel: Buchhaltung Beispiel: Personal Beispiel: Controlling Entscheidungskriterien DATEV eg Seite 21

22 Beispiel: Controlling Wie hoch ist aktuell mein Umsatz? Wie entwickeln sich die Kosten? Gibt es Auffälligkeiten? Was kosten mich meine Mitarbeiter? Welche Zahlungen sind (über-) fällig und sollten angemahnt werden? Wie stehe ich im Vergleich zum letzten Jahr da? Wie stehe ich im Vergleich zum Wettbewerb da? DATEV eg Seite 22

23 Controllingreport Übersicht behalten Zusammenfassung von Erfolg und Liquidität Vergleich zum Vorjahr prozentuale Angabe der Kunden, mit denen 80 % des Unternehmensumsatzes erzielt werden Anteil der Forderungen im Verhältnis zum Gesamtumsatz DATEV eg Seite 23

24 Controllingreport Wer sind Ihre Top-Kunden? DATEV eg Seite 24

25 Controllingreport Erfolgsplanung alles im Lot? Ist Plan Abweichung DATEV eg Seite 25

26 Controllingreport Planerreichung Controllingreport Musterholz GmbH Planerreichung Oktober 20JJ Plan kumuliert Dez 20JJ Ist Jan-Okt 20JJ +Plan Nov-Dez 20JJ Ist kumuliert Dez 20VJ DATEV eg Seite 26

27 Und was habe ich als Unternehmer davon? Zeitnahe Auswertungen Jederzeit verfügbar Ortsunabhängig Entscheidungshilfe, Fundierte Basis für Planung und Controlling Der Steuerberater steht Ihnen als Partner zur Verfügung! DATEV eg Seite 27

28 Agenda Das kommt auf Sie als Unternehmer zu Kaufmännische Prozesse im Überblick Unterstützung vom Steuerberater Beispiel: Buchhaltung Beispiel: Personal Beispiel: Controlling Entscheidungskriterien DATEV eg Seite 28

29 Was spricht für Outsourcing? Entscheidungskriterien Fokus auf eigenen Kernkompetenzen, gerade in der Startphase! Mangel an Know-how Höhere Leistung und bessere Performance Optimale Skalierbarkeit Keine eigenen Investitionen (Software, Hardware, neue Technologien) Klar definierte Ansprechpartner Mobilität der Arbeitsplätze und Daten Schnellere Reaktion auf Veränderungen Vermeiden der allenfalls lokal nötigen Investitionen in Sicherheit und Datenschutz Flexibilität DATEV eg Seite 29

30 Kritische Größen Anzahl der Belege Anzahl der Ein- und Ausgangsrechnungen Besonderheiten: Online-Shop?, Internationale Geschäfte? Anzahl der Mitarbeiter? DATEV eg Seite 30

31 Ihr Steuerberater hilft Ihnen gerne weiter! Noch keinen Steuerberater? Suche über die Bundessteuerberaterkammer: Suchdienst der Steuerberaterkammer Ihrer Region: z.b. oder Oder beim DATEV-Mitgliedersuchservice: DATEV eg Seite 31

32 Newsletter der DATEV DATEV eg Seite 32

34 Weiterführende Informationen Art.-Nr Datensicherung online Leistungsbeschreibung (Infodatenbank Dok.-Nr ) Art.-Nr DATEV Archivierung pro Leistungsbeschreibung (Infodatenbank Dok.-Nr ) Verfahrensdokumentation Veröffentlich von BStBK und DStV im März 2014 Grundlage: TR-RESISCAN und Simulationsstudie ersetzendes Scannen -> Sucheingabe Verfahrensdokumentation DATEV eg Seite 34

35 Weiterführende Informationen Art.-Nr DATEV Unternehmen online Art.-Nr Dialogseminar online auf Abruf Erste Schritte mit dem DATEV Programm Unternehmen online Wir zeigen Ihnen die Einsatzmöglichkeiten von DATEV Unternehmen online zur Gestaltung einer optimalen Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Unternehmer im Bereich Rechnungswesen! DATEV eg Seite 35