Corporate Privacy Management Group

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1 CRM datenschutzkonform einsetzen Goldene Regeln für die Praxis Flughafen Münster/Osnabrück, 18. Juni

2 Ihre Pilotin Judith Halama Datenschutzberaterin Externe Datenschutzbeauftragte Rechtsanwältin 2

3 Ihre Fluglinie GmbH Analyse von Unternehmen Unterstützung des internen Datenschutzbeauftragten Bereitstellung des externen Datenschutzbeauftragten Begutachtung einzelner Projekte 3

4 Ihr Flugplan CRM datenschutzkonform einsetzen Destination Datenschutz Warum Datenschutz? Was wird geschützt? Gesetzliche Grundlagen Über den Wolken Grundbegriffe Turbulenzen Typische Probleme im CRM Checkliste Goldene Regeln Mayday Call CPMG 4

5 Teilflugstrecke Destination Datenschutz Warum Datenschutz? Was wird geschützt? Gesetzliche Grundlagen 5

6 Warum Datenschutz? Ihr Unternehmensziel Erfüllung gesetzlicher Forderungen Vermeidung von Haftungsrisiken Abmahnungen von Wettbewerbern nach UWG Schadensersatzforderungen von Betroffenen Bußgeld- und Strafverfahren Absicherung der Unternehmensleitung 43 GmbHG 93 Abs. 2 AktG Schaffung von Marketingvorteilen Aufdecken von ineffizienten Abläufen 6

7 Was wird geschützt? Arten von Daten Personenbezogene Daten Informationen, die man einer Person zuordnen kann Augenfarbe Steuerklasse IP-Adresse Besondere Arten personenbezogener Daten Sexualleben Gesundheit Andere Daten Kostenrechnungen, Betriebsgeheimnisse, uvm. 7

8 Gesetzliche Grundlagen Grundrecht Datenschutz Bundesverfassungsgericht 1969: Mikrozensusbeschluss: Menschenwürde ist auch durch anonyme Erfassung verletzt 1983: Volkszählungsurteil: Recht auf informationelle Selbstbestimmung Jeder soll zu jeder Zeit wissen, wer was über ihn weiß Alle Daten sind gleich wichtig Daten dürfen nicht auf Vorrat gesammelt werden 2008: Urteil über Online-Durchsuchungen, neues Grundrecht auf Vertraulichkeit und Integrität von ITSystemen 8

9 Gesetzliche Grundlagen Ihr Flugkorridor Für Unternehmen 1 Abs. 2 Nr. 3 BDSG Personenbezogene Daten natürlicher Personen Einsatz von EDV Für geschäftliche Zwecke 9

10 Gesetzliche Grundlagen Ihr Flugkorridor Für Unternehmen TMG Nutzungs- und Bestandsdaten natürlicher Personen TKG Alle Informations- und Kommunikationsdienste, die nicht Rundfunk oder Telekommunikation sind Telekommunikationsdienste Nutzungs- und Bestandsdaten natürlicher Personen 10

11 Teilflugstrecke Über den Wolken Grundbegriffe Turbulenzen Typische Probleme im CRM Checkliste Goldene Regeln Mayday Call CPMG 11

12 Grundbegriffe Übersicht Erlaubnisvorbehalt Datensparsamkeit Zweckbindung Trennungsgebot Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) 12

13 Grundbegriffe 3 BDSG Erlaubnisvorbehalt Keine Datennutzung ohne Erlaubnis durch Gesetz Einwilligung des Betroffenen Problem: Detaillierte Aufklärung des Betroffenen vor einer Datenerhebung, Verarbeitung oder Nutzung! 13

14 Grundbegriffe 3 BDSG Datensparsamkeit Nur mit den Daten arbeiten, die wirklich nötig sind! 14

15 Grundbegriffe 3 BDSG Zweckbindung Daten, die für einen bestimmten Zweck erhoben wurden, dürfen nicht für andere Zwecke genutzt werden! Beispiel : Einträge von Mitarbeitern im CRM dürfen nicht unbegrenzt für eine Leistungskontrolle genutzt werden 15

16 Grundbegriffe 3 BDSG Trennungsgebot Daten, die für unterschiedliche Zwecke erhoben wurden, müssen getrennt verarbeitet werden Beispiel: Einzelverbindungsnachweise der Telefonanlage und Telefondaten im CRM Entweder eine physikalische oder logische Trennung 16

17 Grundbegriffe 9 BDSG (Major TOM) Technische und Maßnahmen, die erforderlich sind, um die Ausführung organisatorische Maßnahmen des BDSG, insbes. der Anlage zu 9 S. 1 BDSG, zu gewährleisten: Datensicherheit! 17

18 Grundbegriffe Technische und organisatorische Maßnahmen Zutrittskontrolle Verschließbare Serverräume Zugangskontrolle Passwörter Zugriffskontrolle Rollen- und Rechtekonzept Weitergabekontrolle Verschlüsselte s Eingabekontrolle Logdateien Auftragskontrolle Kontrolle von externen Dienstleistern Verfügbarkeitskontrolle Backup-Lösungen, Bestätigung vor Löschabfragen Trennungsgebot Logische oder physikalische Trennung von Daten 18

19 Turbulenzen Typische Probleme im CRM Vorsicht bei Freitextfeldern: Nur Daten eingeben, die unbedingt nötig sind Keine sensiblen Daten eingeben! Keine Daten über Dritte eingeben! 19

20 Turbulenzen Typische Probleme im CRM Datensparsamkeit Zweckbindung Detailliertes Rollen- und Rechtekonzept Datenübermittlung bei Nutzung mit Tochterfirmen Major TOM: Sicherung von mobilen Geräten 20

21 Goldene Regeln Checkliste für den Start Datenschutzbeauftragten bestellen Erlaubnis/Einwilligung prüfen Verfahrensverzeichnis erstellen Datensparsamkeit beachten TOM umsetzen und auf dem Stand der Technik bleiben Auftragsdatenverarbeiter überwachen Mitarbeiter schulen und sensibilisieren Konzerninterne Regelungen aufstellen 21

22 Goldene Regeln Der Datenschutzbeauftragte Fachkunde: Kenntnis der rechtlichen Grundlagen Kenntnis der technischen Gegebenheiten Ständige Fortbildung Zuverlässigkeit: Keine Vorstrafen Ausreichend Zeit Keine leitende Position im Unternehmen! 22

23 Goldene Regeln Erlaubnis / Einwilligung BDSG: Vertrag mit dem Betroffenen Wahrung berechtigter Interessen, kein überwiegendes Interesse des Betroffenen Allgemein zugängliche Daten, kein überwiegendes Interesse des Betroffenen Einwilligung: Freifahrtschein! aber: detaillierte Aufklärung nötig! 23

24 Goldene Regeln Verfahrensverzeichnis 4e, 4g BDSG: Pflicht! Dokumentation aller Datenströme im Unternehmen Wird von Aufsichtsbehörde als Erstes angefordert Dokumentation für Externe Arten: Öffentliches Verzeichnis Nicht-öffentliches Verzeichnis 24

25 Goldene Regeln Auftragsdatenverarbeiter Übernimmt einzelne Teile der Datenverarbeitung (Outsourcing) Auftraggeber ist verantwortlich für Fehler des Auftragnehmers Auftragnehmer muss überwacht werden Auftrag muss schriftlich erteilt werden 25

26 Goldene Regeln Konzerninterne Regelungen Ein Konzern ist datenschutzrechtlich keine Einheit Kommunikation im Konzern ist Datenübermittlung Erlaubnis oder Regelung nötig! Problem bei Konzernunternehmen im Nicht-EU-Raum Konzernunternehmen müssen einen Datenschutzbeauftragten bestellen 26

27 Mayday Call CPMG Bild von Holger Ellgard, CC Attribution-Share Alike 3.0 Lizenz 27

28 Sanfte Landung Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bild von Juergen Lehle (albspotter.org), GNU Free Documentation License Judith Halama Zollhof Düsseldorf Fon Fax

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