smartpoint & K2 Praxis Workshop für Enterprise Workflow Solutions und Business Apps mit K2 think big start smart!

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1 smartpoint & K2 Praxis Workshop für Enterprise Workflow Solutions und Business Apps mit K2 Donnerstag, Microsoft Wien Typische Enterprise Workflow Projektumsetzungen mit K2 in der Praxis think big start smart!

2 Clemens Mair Bereichsleiter BPM Senior Consultant IT-Profil Informatikstudium 25 Jahre Datenbankapplikationsentwicklung (Access, SQL Server, Oracle, VB, C#.NET, BI) Seit 2000 Biztalk-Server Consulting (EAI) Seit 2005 K2 Consulting/Development (WF) 2

3 Nadine Arming Senior Consultant IT-Profil Studium Informatik/Software Engineering Seit 2012 bei smartpoint Tätigkeitsbereiche: K2 Consulting/Development (WF) SharePoint Consulting/Development 3

4 Ablauf des Workshops Phase1 Anforderungsanalyse und Detailspezifikation Phase 2 Implementierung Einführung in die Thematik Phase 3 Inbetriebnahme Phase 4 Betrieb & Wartung 4

5 Workflows: abteilungsbezogen Einkauf Einkaufs-Planung E-Procurement Inventar Management Anforderungs Management Ausschreibungs-Management & Automatisierung Anbieter-Auswahl & Beauftragung Einkaufs Prozess Management Produktion / Betrieb Auftragsplanung- und Freigabe Aktivitäten Management Anforderungs-Management Vertrags Management Marketing & Vertrieb Finanzbereich Leistungsverrechnung Budgetierungs-Prozesse Inkasso / Mahnwesen Nachvollziehbarkeit von Transaktionen (Compliance) Investitions-Genehmigungen Interne Audits Human Resources Mitarbeiter Aufnahme, Einstieg & Ausstieg (On- Boarding, Exit Interview, Off-Boarding,..) Human Capital Management Mitarbeiter Leistungsbeurteilung Mitarbeiter Training & Weiterbildung Reise- und Urlaubsantrag Verbesserungswesen / Ideen-Management Kampagnen Management Produktentwicklung Vertrags-Erneuerung Angebots Management Rabatt-Genehmigung Reklamations-Prozess Informationstechnologie IT-Request / IT-Anfragen IT Service Management Release-Management Requirements-Management 5

6 Workflows branchenorientiert Versicherung Polizzen-Anlage Polizzen-Management Kunden-Anlage / Bonitätsprüfung Kundendienst Vertragsgenehmigung Schadensmeldungs-Abwicklung Makler Management Self-Services für Kunden (Anfragen, Schadensmeldung, etc.) Finanz Dienstleister Kredit-Anfragen & Genehmigungen Kredit-Ausstellung Kredit-Anlage Kredit-Bearbeitung Kredit-Auflösung Einzelhandel Warenhaus Management Inventur Genehmigung & Nachverfolgung Bestellmanagement / Warenverfolgung (Supply Chain Management) Kampagnen / Werbemanagement Gesundheitswesen Leistungsverrechnung Abwicklung von Anspruchs-Anträgen Patienten Registrierung Mitarbeiter Ausbildungs-Management Elektronischer Gesundheitsakt Pharma Medikamenten Registrierung & Reporting Produktentwicklung F&E Förderantragsabwicklung Patienten Assistenz Programme Abwicklung von Rückrufaktionen Öffentliche Verwaltung Self-Services für Bürger (Anfragen, etc.) Genehmigungsverfahren für Hoheitsverwaltung Grundstückswidmungen, Bauvorhaben, etc. Förderungen Industrie Lieferanten Management (Anfragen, Bestellungen, etc.) Produkt Management Auslieferungs-Freigaben, Zoll Management Kundendienst 6

7 Workflow Spektrum Human Workflow System Workflow Participants: People (knowledge workers, customers, tech staff), roles Flow style: Ad-hoc to best practice Data: Unstructured (Documents, Content) and structured (Orders, Expence Claims, Service requests) Solution Owners: Business owners, analysts and Knowledge Workers Participants: Applications, services Flow style: Prescriptive, protocols, message driven, transformations Data: Structured, transactional Solution Owners: Technical Users, Developers, Analysts 7

8 Workflow Spektrum Human Workflow System Workflow Data / Information Business Users Business Systems People Applications / Systems 8

9 Formularbasiert & Prozessgetrieben Document centric Datenstruktur = Business- Entität 9

10 Formularbasiert & Prozessgetrieben Document centric Model centric Datenstruktur = Business- Entität 10

11 SOA Architektur SharePoint Portal (Struktur, Navigation, Sicherheit) SharePoint Bibliotheken (Dokumentablage) Word- und Excel Services (Dokumentengenerierung, Reporting) K2 Workflow-Engine mit Integration in SharePoint K2 SmartObjects / K2 ServiceObjects (Data Access Layer) K2 SmartForms (Formulare für Workflow-Benutzerinteraktion) SQL-Server: DB-Schema für Prozessdaten SAP: Zugriff auf LOB-Entitäten (z.b.: Materialstamm) O365: Externe Ablage der Geschäftsdokumente 11

12 #1 Frontend Basis-Infrastruktur Navigation - Menüstruktur Stammdatenverwaltung (Listen) Benutzer- und Berechtigungsverwaltung Layout und Branding Hosting-Environment für Formulare und Dokumente Dokumentenmanagementsystem Hierarchische Site-Struktur Mandantenkonzept (Filialen, Abteilungen, Projekte, ) Konfigurierbarer Seitenaufbau Seiten, Zonen, Webparts 12

13 #2 Middle-Tier WF-Engine Prozessdefinition mittels grafischem Designer Haupt/-Sub-/Nebenprozesse Wartzustände und Geschäftslogik Applikatorische Rollen Prozesssteuerung (Aktivitäten-Routing) Aufgabenmanagement Eskalationsmanagement Serverseitige Datenverarbeitung (Service-Integration) Formulare Diverse Steuerelemente an Data Access Layer gebunden Komplexe Datenstrukturen (Master-/Detail-Relations) Modale Suchendialoge Regeln für Validierungen und Berechnungen Dynamische Ansichten (je Prozesszustand) 13

14 #3 Backend Systeme zur Datenhaltung (Datenquellen) SQL-Server Eigenes DB-Schema je WF-Applikation Zugriff auf Tabellen/Views/Stored Procedures SAP Zugriff auf BAPIs O365 Zugriff auf Listen (aka Bibliotheken) Externer Zugriff Anbindung über K2 Service-Broker 14

15 Ablauf des Workshops Phase1 Anforderungsanalyse und Detailspezifikation Phase 2 Implementierung Einführung in die Thematik Phase 3 Inbetriebnahme Phase 4 Betrieb & Wartung 15

16 Vorgehensmodell Parallele Entwicklung von Prozess und Formularen Ständige Weiterentwicklung und Verbesserung des Prototypen Deklarative Implementierung statt Codierung Visuelle Evaluierung durch den Anwender (Requirements-Check) Proof-of-Concepts zur vorzeitigen Entscheidungsfindung (technologisch/konzeptionell) 16

17 finale Anforderungen (1/2) Rundum-Sicht auf Vertragsakt Strukturierte Daten => DB Dokumente => SharePoint Dokumenttypen (document type) Verträge (drafts, edocuments) Korrespondenzen (correspondence) Beschlagwortung (keywords) Datenmodell: Business unit (affiliate) Vertragspartner (party) Projekt (project, record) Rechtsanwälte (attorney) Dokument-Workspace-Provisionierung Strukturierte Suche 17

18 finale Anforderungen (2/2) Volltextsuche Alarmierungen (Terminerinnerungen) -Templates (Serienbrieffunktionalität) Zugriffsverwaltung Benutzer- bzw. Gruppenebene Aktivitätenlog Tätigkeiten/Aktivitäten (Wann, Wer, Was) Stammdaten Vertragstyp / -gruppe (contract type / group) Sprache (language) Standort (location) Land (country) Aktenadministrator (record administrator) Mehrsprachigkeit 18

19 Skript Prototyping InfoPath (Datenstruktur definieren) Views erstellen LCM-Prototyp Überführung InfoPath -> DB Schema Prozess definieren (Aktivitäten & Rollen) 19

20 Ablauf des Workshops Phase1 Anforderungsanalyse und Detailspezifikation Phase 2 Implementierung Einführung in die Thematik Phase 3 Inbetriebnahme Phase 4 Betrieb & Wartung 20

21 Skript Serviceinstanz einrichten Erstellung von smartobject smartobject testen View erstellen (K2 Designer) Formular erstellen Formulartesting Stages & Rules Verheiratung: Workflow Formular 21

22 Ablauf des Workshops Phase1 Anforderungsanalyse und Detailspezifikation Phase 2 Implementierung Einführung in die Thematik Phase 3 Inbetriebnahme Phase 4 Betrieb & Wartung 22

23 Skript Prozessdeployment Testing (Workflows mit geänderten Rollen und Zeitparametern) Packaging & Deployment Tool Administrationsoberfläche K2-Workspace 23

24 Ablauf des Workshops Phase1 Anforderungsanalyse und Detailspezifikation Phase 2 Implementierung Einführung in die Thematik Phase 3 Inbetriebnahme Phase 4 Betrieb & Wartung 24

25 Skript Neuen Prozess deployen Prozesserweiterung mit zweiter Bearbeitungsstufe (abhängig vom contract-type) Error-Handling 25

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