Debitoren & Verkauf. Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics NAV 2013/2015 DE Rollenbasierte Benutzeroberfläche

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1 Debitoren & Verkauf Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics NAV 2013/2015 DE Rollenbasierte Benutzeroberfläche

2 Benutzerhandbuch Debitoren & Verkauf Microsoft Dynamics NAV 2013/2015 DE Rollenbasierte Benutzeroberfläche

3 Informationen zum Inhalt Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor und Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Der Inhalt des Handbuches kann ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Obwohl wir bestrebt sind, den Handbuch- Inhalt so informativ wie möglich und aktuell zu halten, sind Fehler und Unterlassungen nicht ganz zu vermeiden. Für Verbesserungsvorschläge sind Autoren und Verlag dankbar. Warenzeichen Die in diesem Buch erwähnten Software- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen auch eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Copyright Das Werk, einschliesslich aller Teile, ist uheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ausserhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Publikation Druckerei Odermatt, Januar 2015 Version 2013/2015 DE, Rollenbasierte Benutzeroberfläche Alle Rechte vorbehalten. Weitere Publikationen finden Sie unter Druck und Verlag Druckerei Odermatt, Dorfplatz 2, 6383 Dallenwil

4 Inhalt Kapitel 1 Einführung Verkauf & Marketing 5 Erläuterungen zur Dokumentation 6 Einleitung 8 Programm-Module 11 Menüaufbau des Moduls 13 Integration im Gesamtsystem 15 Kapitel 2 Stammdaten und Debitoren einrichten 19 Debitoren & Verkauf Einrichtung 20 Debitoren Stammdaten 29 Kapitel 3 Verkäufe erfassen 53 Grundlagen Verkaufsbeleg 54 Möglichkeiten der Fakturierung 59 Kapitel 4 Verkaufspreise 63 Übersicht Preis- und Rabattsystem 64 Standard Verkaufspreis 65 Alternative Preise 67 Zeilenrabatte 70 Kapitel 5 Vom Angebot zur Rechnung 81 Grundlagen 82 Aufbau eines Verkaufsbelegs 83 Verkaufsbelege bearbeiten 99 Teillieferung und -rechnung im Verkauf 111 Belege drucken 124 Kapitel 6 Buchen im Verkauf 129 Einleitung 130 Posten bei der Rechnungsbuchung 135 Buchungen stornieren 142 Stapelbuchen 146 Kapitel 7 Spezialbelege und -funktionen 149 Rahmenauftrag 150 Fakturieren in mehreren Währungen 153 i

5 Inhalt Sammelrechnungen 157 Gutschriften 163 Verkauf Reklamationen 167 Reservierungen 173 Direktlieferung und Spezialauftrag 179 Lieferterminzusagen 186 Artikelverfolgung mit Serien- und Chargennummern 190 Kapitel 8 Zahlungen erfassen 195 Grundlagen 196 Ausgleichsmethoden 197 Buchen von Debitorenzahlungen 202 Debitorenposten ausgleichen 209 Skonto 223 Vorauszahlungen 232 Geschäftsfälle 237 Kapitel 9 Mahnwesen 241 Grundlagen Mahnwesen 242 Stammdaten Mahnwesen 243 Verzugszinsen 269 ii

6 Kapitel 1 Einführung Verkauf & Marketing Das Modul Verkauf & Marketing beinhaltet alle wichtigen Funktionen, um die Debitoren, die Auftragsbearbeitung und den Zahlungsverkehr optimal zu verwalten. Vom Angebot bis hin zur Rechnung oder Rücksendung / Gutschrift können Dokumente beliebig kopiert und bearbeitet werden. Als Einstieg in das Handbuch Verkauf & Marketing finden Sie in diesem Kapitel wichtige Informationen zu Aufbau und Integration dieses Modules: Diese Themen werden im vorliegenden Kapitel behandelt: Einleitung Programm-Module Menüaufbau des Moduls Integration im Gesamtsystem Einfluss auf Lager-Disposition

7 Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing 1.1 ERLÄUTERUNGEN ZUR DOKUMENTATION Dieses Handbuch ist der Einstieg in das Modul Verkauf & Marketing und Bestandteil eines ausführlichen Dokumentationssystems. Konzipiert als Nachschlagewerke stehen Ihnen verschiedene Handbücher helfend zur Seite. Sie können das Handbuch Schritt für Schritt durchgehen und lernen so Microsoft Dynamics NAV kennen und damit zu arbeiten. Mit dem Inhaltsverzeichnis und dem Index können Sie aber auch schnell gewünschte Themen finden, ohne das ganze Handbuch durcharbeiten zu müssen. In den Handbüchern und im Hilfesystem wird davon ausgegangen, dass Ihnen alle Module von Microsoft Dynamics NAV zur Verfügung stehen. Abhängig davon, dass das von Ihnen verwendete Programm nicht erweitert und nicht an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst worden ist. Zudem sollten Sie die Berechtigung haben, sämtliche Funktionen ausführen zu können. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist es möglich, dass Handbuch und Programm nicht immer übereinstimmen. Die Beispiele in den Handbüchern basieren auf den Demodaten im Demomandanten CRONUS AG. Verwendete Version Das vorliegende Handbuch basiert auf den Standardmodulen in der rollenbasierten Benutzeroberfläche und führt den Benutzer schrittweise in die entsprechende Thematik ein. Beachten Sie, dass Terminologie und Funktionalität im Handbuch - durch individuelle Kundenanpassungen oder durch Versionsunterschiede - zur installierten Version abweichen können. Terminologe Die Terminologie und Bilder in diesem Handbuch entsprechen den Standardmodulen der deutschen Landesversion. Dieses Handbuch kann aber auch durch Benutzer der Schweizer Version verwendet werden, da die Feldbezeichnungen wie zum Beispiel Sachkonto und Fibukonto jeweils erwähnt werden. 6

8 1.1 Erläuterungen zur Dokumentation Hier finden sie eine Übersicht der am meisten verwendeten Feldbezeichnungen mit Angabe der Deutschen und Schweizer Terminologie. Version DE/AT Sachkonto Angebot Buchungsblatt GuV Bundesland Sachposten, Artikelposten Version CH Fibukonto Offerte Erfassungsjournal Erfolgsrechung Region Fibuposten, Lagerposten 7

9 Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing 1.2 EINLEITUNG Waren und Dienstleistungen in der gewünschten Qualität termingerecht auszuliefern und damit Geld zu verdienen ist wohl das Ziel fast jeder Unternehmung. Stellen wir uns einmal vor, welche Aktivitäten notwendig sind bis der Kunde die Lieferung erhält und bis wir die Zahlung des Debitors erhalten haben: Diese Aufzählung ist ein Beispiel und hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit Nach einer Lagerbestandesprüfung kann der Auftrag ganz oder teilweise ab Lager geliefert werden, oder die Artikel müssen beim Lieferanten oder in der Produktion beschafft werden. Bei Dienstleistungsunternehmen müssen die nötigen Ressourcen auf deren Verfügbarkeit geprüft werden. Der Lieferant oder die Fertigungsabteilung liefert die Ware an unser Handelslager. Von dort wird die Kundenbestellung komplett oder in Teilen ausgeliefert und fakturiert. Im Fall dass der Kunde die Qualität der Lieferung bemängelt, senden wir eine Ersatzlieferung. Für Produkte die gewartet werden, kann der Kunde ein After-Sales- Services-Vertrag abschliessen. Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug werden wir ihn mit einem Kontoauszug oder mit einer Mahnungen darüber informieren. Die Zahlung des Debitoren werden mit offenen Posten verglichen, kontrolliert und verbucht. Und so weiter und so fort... Es bestehen also eine Reihe von zusammenhängenden Ereignissen ausgehend von einem Verkaufsauftrag, die in einer integrierten Lösung wie Microsoft Dynamics NAV gut überblickt werden können. Dabei haben wir die Abläufe des Einkaufs oder der Produktion nicht näher betrachtet. 8

10 1.2 Einleitung Die Businesslösung Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics NAV ist weder eine Standardlösung noch eine individuelle Lösung. Microsoft Dynamics NAV ist beides. Mit verschiedenen Programm-Modulen werden die grundlegenden Anforderungen an eine betriebswirtschaftliche Software abgedeckt. Jedes Modul erlaubt nicht nur die einfache Eingabe und Verarbeitung von Daten, sondern bietet von einfachen Statistiken und Übersichten bis hin zu komplexen Analysen übersichtliche Informationen aller Art. Dank der integrierten Entwicklungsumgebung ist es möglich, den Standard an Ihre unternehmensspezifischen Bedürfnisse anzupassen. Drei Clients für NAV 2013 Mit Microsoft Dynamics NAV 2013 stellt Microsoft drei Clients zur Verfügung. den bekannten und meist genutzte Windows-Client, dies ist der Standard Client welchen Sie von der rollenbasierten Benutzeroberfläche in NAV 2009 her kennen. den neuen Web Client, dieser ermöglich den plattformunabhängigen Zugang von beliebigen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets. und den SharePoint-Client, dieser ermöglicht die Integration von NAV 2013 in Microsoft Sharepoint z.b. für zentrale Datenerfassung. Im vorliegenden Handbuch behandeln wir ausschliesslich den klassischen Windows-Client. Was bedeuted "Rollenbasierte Oberfläche"? Die neue Benutzeroberfläche ist die wesentlichste Änderung seit der Version Im Vordergrund steht die Anzeige aller für eine Rolle wichtigen Informationen. Diese Sicht kann an Rolle, Prozesse und Mitarbeiter individuell angepasst werden. Hier die wesentlichsten Eigenschaften des Windows Client. Mehr Details darüber wie Sie Ihre Oberfläche anpassen können, erfahren Sie im Handbuch Einführung. Mit Microsoft Dynamics NAV werden standardmässig vordefinierte Rollencenter mitgeliefert. Rollen für den Finanzbuchhalter oder für 9

11 Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing den Vertriebsleiter, und weitere, welche die Sie den Mitarbeitern abhängig von ihren Aufgabenbereichen zuordnen können. Vorteil in Microsoft Dynamics NAV 2013 ist die flexible und anpassbare Benutzeroberfläche - welche spezifisch für die unterschiedlichen Aufgaben oder Benutzerrollen innerhalb Ihrer Organisation optimiert werden kann. Für jede Rolle steht ein Rollencenter mit entsprechenden Daten bereit. Dabei melden sich Ihre Mitarbeiter in einem Rollencenter an und greifen so auf ihr Benutzerprofil zu. Hier werden ihre anstehenden Aufgaben und Aktivitäten angezeigt. So können sich Ihre Mitarbeiter besser auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren und ihr eigenes Zeitmanagement optimal gestalten. Diese Rollen können individuell angepasst werden und unterstützen den Benutzer dabei, die ihm zugeteilten Aufgaben schnell und einfach von einer zentralen Stelle aus auszuführen. Nachfolgend sehen Sie die das Rollencenter für die Auftragsbearbeitung mit der Profil-ID AUFTRAGSVERARBEITUNG. Im Menu Startseite werden Menüpunkte und Funktionen abgestimmt auf die Aufgaben dieser Rolle angezeigt. 10

12 1.3 Programm-Module 1.3 PROGRAMM-MODULE Jede Unternehmung hat unterschiedliche Anforderungen an ein Verkaufsmodul. Microsoft Dynamics NAV besteht aus verschiedenen Programm-Modulen. Kurzbeschreibung der Programm-Module In der Liste sind die Programm-Module für Verkauf & Marketing aufgeführt. Ausführliche Informationen zu diesen und weiteren Modulen erhalten Sie von Ihrem Microsoft Dynamics NAV Partner. Modul Basismodul Verkauf Fakturierung Verkauf Auftragssteuerung Rechnungsrabatt Verkauf Zeilenrabatt Kurzbeschreibung Einrichten von Debitorstammdaten (wie Verkäufer, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Länder, Sprachen etc.), Rechnungen und Gutschriften über Erfassungsjournale erfassen und buchen, Zahlungseingänge buchen, Offene Posten verwalten, Mahnwesen, beliebig viele Währungen pro Debitor. Verkaufsbelege für Rechnung und Gutschrift, Artikel und Leistungen detailliert zusammenstellen, Barverkäufe, mehrere MwSt Sätze pro Beleg. Fakturierung mit Angeboten und Aufträgen, Angebot in Auftrag übernehmen, Verkaufsmengen im Lager provisorisch reservieren, Teillieferungen und Teilrechnungen, Direktlieferungen, Reservation. Preisnachlass auf Basis des Auftragsvolumens, Rabattstaffel pro Debitor oder Debitorengruppe definieren, Rabatte auf separate Sachkonten buchen, Mindermengenzuschlag. Rabattstrukturen für einzelne Kunden, Kundengruppen und Artikelgruppen festlegen. Rabatt kann mit Rechnungsrabatt und individuellen Preisen kombiniert werden. 11

13 Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing Modul Verkauf alternative Preise Kampagnen Verkaufspreise Alternative Lieferadressen Lieferterminzusage Zusteller Retourenverwaltung Verkauf EBPP (Electronic Bill Presentment & Payment) Kurzbeschreibung Pro Artikel alternative Verkaufspreise für einzelne oder alle Debitoren, bestimmte Debitorenpreisgruppen, Einheiten, Varianten, Mindestmengen und weiteren definieren. Verknüpfung von Verkaufspreisen und Zeilenrabatten mit Kampagnen. Beliebig viele Lieferadressen pro Debitor verwalten (Seite 92). Frühest möglicher Liefertermin für Artikelzeilen eines Verkaufsauftrags berechnen (Seite 186). Lieferungen einem Zusteller zuordnen, Lieferung mit Trackingnummer via Internet verfolgen (Seite 47). Falsch gelieferte oder defekte Waren wieder einlagern und über Ersatzlieferungen und Gutschriften korrigieren (Seite 167). Mit dem EBPP-Modul können Sie Verkaufsrechnungen erstellen, welche anschliessend elektronisch versendet und empfangen werden können. 12

14 1.4 Menüaufbau des Moduls 1.4 MENÜAUFBAU DES MODULS Im Hauptmenü unter Abteilung, Verkauf & Marketing finden Sie verschiedene Menüpunkte. Je nach Aufgabengebiet und Benutzerrechten haben Sie Zugriffe auf diese Menüs. Der Navigationsbereich soll Benutzern einen intuitiven Zugang zu Belegen, Berichten und Funktionalitäten ermöglichen, indem eine Oberfläche verwendet wird, die der in Microsoft Outlook sehr ähnlich ist. Der Navigationsbereich wurde in die Anwendungsbereiche unterteilt, die die Rollen und Aufgaben der Mitarbeiter widerspiegeln. Das separate Fenster sowie die Baumstruktur ermöglichen den Benutzern Zugriff auf Menüoptionen, ohne Fenster schliessen zu müssen, in denen sie arbeiten. Mehr über den Navigationsbereich erfahren Sie im Einführungshandbuch. 13

15 Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing Kurzbeschreibung der Menüpunkte Die verschiedenen Menüpunkte werden Sie je nach Aufgabengebiete intensiver oder vielleicht gar nicht benutzen. Welche Menüpunkte Sie verwenden können, ist auch von Ihren Zugriffsrechten abhängig. Hier ein Kurzbeschrieb der Möglichkeiten in den einzelnen Menüpunkte: Menüpunkt Verkauf Auftragsabwicklung Marketing Lager & Preise Analyse & Berichtswesen Beschreibung Verwaltung der Stammdaten wie Debitoren, Verkäufer, Team, Kontakte etc. Verkaufsbelege erfassen oder kopieren mit beliebig vielen Verkaufszeilen, drucken von Belegen Wird im Handbuch Marketing beschrieben. Artikel, Katalogartikel, VK-Preisvorschläge, Belege Budget, Analyseberichte, Absatzplanung Tipps Sollten Sie eine Zugriffsmeldung beim Anklicken eines Menüs erhalten, kann dies folgende Ursachen haben: Das mit dem Menü verbundene Modul ist nicht lizenziert. Ihre Benutzerrechte erlauben keinen Zugriff auf dieses Menü. 14

16 1.5 Integration im Gesamtsystem 1.5 INTEGRATION IM GESAMTSYSTEM Das Modul Verkauf & Marketing ist ein Teil der Gesamtlösung von Microsoft Dynamics NAV. Die einzelnen Module sind miteinander verknüpft, was den Zugriff auf Informationen aus anderen Modulbereichen jederzeit gewährleistet. Wollen Sie beispielsweise Artikel verkaufen, muss der Artikelstamm mit den relevanten Daten vorhanden sein. Folgende Module spielen mit dem Modul Verkauf & Marketing zusammen: Integration Fibu Das Fibu Basismodul ist die Grundvoraussetzung für den Einsatz aller weiteren Module. Nachfolgend sind die wichtigsten Punkte zur Verbindung mit dem Modul Verkauf & Marketing erklärt: Erfolgswirksame Buchungen werden via Debitorenbuchungsgruppe in der Fibu abgelegt. Währungen werden in der Fibu verwaltet und den Debitoren zugeordnet. Verkaufsbelege können neben Artikel und Ressourcen auch Sachkonten enthalten. Kostenstellen- und Kostenträger-Informationen sowie weitere Dimensionen werden in der Fibu verwaltet und in den Verkaufszeilen zugeordnet. Informationen zur Rechnungsrundung in Verkaufsbelegen werden in der Finanzbuchhaltung Einrichtung festgelegt. Zeilenrundungen werden in den Debitoren & Verkauf Einr. verwaltet. Mehrwertsteuersätze aus der Fibu werden über die MwSt Buchungsmatrix festgelegt. Integration Lager Das Modul Lager umfasst alle relevanten Informationen, um Ihre Produkte und Dienstleistungen zu identifizieren. Artikel und Debitoren können verknüpft werden, damit zum Beispiel immer die korrekten 15

17 Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing Preise, abhängig von Mengenstaffeln verwendet werden. Weitere Verknüpfungen im Artikelstamm: Vorhandene Reservationen Lagerbestand / Verfügbarkeit Ersatzartikel Lagerorte Lieferanten Artikelverfolgung mit Serien- und Chargennummern Integration Einkauf Nicht immer kann ab Lager geliefert werden, oft werden Produkte gar nicht am Lager geführt. Deshalb ist die Verbindung zu diesem Modul sehr wichtig. Vielfach werden die Artikel direkt vom Lieferanten zum Kunden befördert. Die Integrationsvorteile dieses Moduls: Auftragszeilen mit Einkaufszeilen verbinden Geplante Zugänge aufgrund von Bestellzeilen sind in Verkaufszeilen ersichtlich Bestellvorschlag aufgrund der Bedarfssituation im Verkauf Lagereingang mit Chargen- /Seriennummer Integration Marketing CRM liegt in aller Munde, aber wie wird dieses Modul im Gesamtsystem genutzt? Hier ein paar Beispiele: Marketingadressen und Debitorkarten abgleichen, Informationen zum Debitoren sind im Marketing ersichtlich Buchungen und Belegdrucke für Debitoren werden im Marketing registriert und dann für Marketingzwecke weiterverarbeitet Änderungen werden beidseitig im Verkauf und Marketing sofort aktualisiert Kommunikation mit , Word, Outlook und Telefon 16

18 1.5 Integration im Gesamtsystem Einfluss der Dimensionen Die Dimensionen ermöglichen erweiterte Gesichtspunkte bei der Analyse von Fibubuchungen. Dimensionen sind frei definierbare Bereiche zu denen auch die Kostenstellen und Kostenträger gehören. Sie können die Dimensionen beliebig einsetzen um Analysen basierend auf Verkäufer, Länder, Unternehmensgruppen, Marketingkampagnen und vielen weiteren Kriterien zu gewinnen. Ausführliche Infos zu den Dimensionen erfahren Sie im Fibu Handbuch. Einfluss auf Lager-Disposition Produkte können oft nicht sofort ausgeliefert werden, da diese nicht oder nur teilweise lagerhaltig sind. Vielfach möchte der Kunde die Lieferung zu einem bestimmten Lieferdatum in der Zukunft. In anderen Fällen ist der Liefertermin eine Annahme basierend auf den Lieferzeiten des Lieferanten. Welche Bestände sind an welchem Ort vorhanden, und von welchem Lager decken wir einen aktuellen Bedarf? Sich dauernd verschiebende Lagerbestände aufgrund von geplanten und effektiven Ein- und Ausgängen erfordern einen guten Überblick der Bestände und eine äusserst genaue Datenerfassung. Artikelreservation Das Reservieren von Artikeln ist eine Funktion des Moduls Basis Lager. Mit dem Reservationssystem können wir eine systemmässige Verbindung zwischen Verkaufszeile, Artikelposten und Einkaufszeile vornehmen. Wir halten sozusagen schützend die Hand auf diese Bestände und verhindern, dass der Bedarf durch andere Aufträge verbraucht wird. 17

19 Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing 18

20 Kapitel 2 Stammdaten und Debitoren einrichten Bevor mit dem Modul Verkauf & Marketing gearbeitet werden kann, müssen verschiedene Stammdaten eingerichtet werden. In diesem Kapitel lernen Sie die notwendigen Vorarbeiten kennen. Es werden folgende Themen behandelt: Debitoren & Verkauf Einrichtung Debitoren Stammdaten

21 Kapitel 2. Stammdaten und Debitoren einrichten 2.1 DEBITOREN & VERKAUF EINRICHTUNG In diesem Fenster werden die Basisinformationen zum Anlegen von Lieferungen und Rechnungen sowie die Numerierung von Belegen festgelegt. Wenn Sie als Anwender mit Microsoft Dynamics NAV arbeiten, können Sie davon ausgehen, dass diese Einrichtungen bereits vorgenommen wurden. Änderungen in diesem Fenster sollten nur durch autorisierte Personen durchgeführt werden. Felder Debitoren & Verkauf Einrichtung Nachfolgend finden Sie eine Kurzbeschreibungen oder Verweise auf wichtige Themen: Feld Beschreibung Rabattbuchung siehe auf Seite 76 Kreditlimitenwarnung siehe auf Seite 39 20

22 2.1 Debitoren & Verkauf Einrichtung Feld Beschreibung Bestandeswarnung siehe auf Seite 108 Liefersperre bei neg. Bestand Lieferschein b. VK- Rechnung Rücksendung bei Gutschrift Rechnungsrundung Ext. Belegnr. erforderlich Währungsausgleich Logoposition auf Belegen Standardbuchungsdatum Zu liefernde Standardmenge Bem. Rahmenauf. in Auftr. kop. (und folgende Felder) MwSt-Differenz zulassen siehe auf Seite 108 siehe auf Seite 57 Wenn ein Häkchen gesetzt ist, wird zusätzlich zu einer gebuchten Verkaufsgutschrift automatische eine gebuchte Rücksenung erstellt, sobald die Gutschrift gebucht wird. Ein Häkchen in diesem Feld bedeutet, dass die Beträge in der Verkaufsrechnung gerundet werden. Die Rundungsregel ist in der Finanzbuchhaltung Einrichtung (Mandantenwährung) resp. auf der Währungstabelle (sämtliche Fremdwährungen) hinterlegt. siehe auf Seite 85 In diesem Feld wird hinterlegt, welche Währungen miteinander ausgeglichen werden dürfen. Vorzugsweise wird hier Alle gewählt. In diesem Feld können Sie die Logopositionen für die Verkaufsangebot, -auftragsbestätigung, -rechnung sowie -lieferschein definieren. Zwei Optionen, um das Feld Buchungsdatum in Verkaufsbelegen leer zu lassen oder mit dem Arbeitsdatum auszufüllen. Zwei Optionen, um in Verkaufszeilen das Feld Zu liefern leer zu lassen oder mit der Restmenge auszufüllen. Ein Häkchen bedeutet, dass die Bemerkungen jeweils in den nachfolgenden Auftrag übernommen werden. Wird in diesem Feld ein Häkchen gesetzt, so dürfen die MwSt-Beträge in den Verkaufsbelegen manuell angepasst werden. 21

23 Kapitel 2. Stammdaten und Debitoren einrichten Feld Rechnungsrab. berechnen Rech. Rab. pro MwSt.Kennz. ber. Einst.-Pr.-Rückverfolg. notw. Vorauszahlung beim Buchen prüfen Beschreibung siehe auf Seite 74 Wird in diesem Feld ein Häkchen gesetzt, so werden die Rechnungsrabatte pro MwSt ID berechnet und nicht gesamthaft auf den Rechnungsbetrag. siehe auf Seite 172 Ein Häkchen bedeutet, dass Microsoft Dynamics NAV es nicht erlaubt, einen Auftrag auszuliefern oder zu fakturieren, solange noch unbezahlte Vorausrechnungen offen sind. 22

24 2.1 Debitoren & Verkauf Einrichtung Debitorenkarte Die Verwaltung der Debitoren ist einer der wichtigsten Aufgaben in der Gesamtlösung. Die Debitorenkarte ist in verschiedene Register eingeteilt. Nebst Adresse und Kontaktperson sind folgende Informationsbereiche über das Menüband abrufbar: Liefer- und Rechnungsadresse Zahlungs- und Lieferbedingungen Debitorenposten Buchungsgruppe für die Verbindung in die Fibu Rabattgruppen Statistik Bankkonten 23

25 Kapitel 2. Stammdaten und Debitoren einrichten Offene Aufträge Rückstände und weitere Bestimmte Felder müssen ausgefüllt werden, andere werden bei Bedarf oder ohne Einfluss des Benutzers automatisch ausgefüllt. Pflichtfelder Es gibt nur wenige Felder, die, wenn sie nicht ausgefüllt sind, beim Erfassen von Verkaufsbelegen eine Warnung verursachen. Folgende Informationen müssen auf der Debitorenkarte vorhanden sein: Nummer Buchungsgruppen MwSt Ausgleichsmethode Debitoren erfassen und bearbeiten Bevor ein neuer Debitor angelegt wird, sollte überprüft werden ob dieser bereits existiert. Nutzen Sie dafür die verschiedenen Such- und Filtermöglichkeiten. Debitoren erfassen Jeden Debitoren, den Sie erfassen, erhält eine eindeutige Debitornummer. Abhängig von der Nummernserie für Debitoren können Sie diese Nummer manuell oder automatisch vergeben lassen. Die Nummernserie für Debitoren legen Sie unter Finanzmanagement, Einrichtung, Nummernserie fest. Wie Nummernserien erfasst werden, erfahren Sie im Fibu Handbuch. Welche Nummernserie für Debitoren verwendet werden soll, legen Sie unter Verkauf & Marketing, Verwaltung, Debitoren & Verkauf Einrichtung im Register Numerierung fest. Debitoren können auf verschiedene Arten erfasst werden: 24

26 2.1 Debitoren & Verkauf Einrichtung Manuell auf der Debitorenkarte In Angeboten mit Debitorenvorlage Auf der Adresskarte im Modul Marketing mit der Funktion Erstellen als Beispiel Debitor erfassen Einen neuen Debitor erfassen Sie wie folgt: 1 Wählen Sie Verkauf & Marketing, Verkauf, Debitoren. 2 In der angezeigten Debitorenübersicht prüfen Sie zuerst ob der gewünschte Debitorenname schon vorhanden ist. Dies tun Sie in der Filtereingabe für das Feld Name. 3 Fügen Sie einen neuen Datensatz ein, indem Sie die Tasten STGR+N drücken oder auf den Neu Button klicken. Erfassen Sie die folgenden Felder: Nummer: Name: Franz Meier AG Adresse: Industriestr. 345 Adresse 2: Postfach 1045 PLZ/Ort: 1000 Lausanne Ländercode: Schweiz Kreditlimite: 2000 Verkäufercode: Ihre Initialen, 5% Provision Lieferbedingungscode: abgeholt Geschäftsbuchungsgruppe: CH MwSt Geschäftgruppe: CH Debitorenbuchungsgruppe: INLAND Zahlungsbedingungscode: Netto innert 21 Tagen Zahlungsformcode: Bar Währungscode: leer Sprachcode: FRS Tipps Legen Sie einen Muster Debitor mit kompletter Adresse in einem speziellen Nummernkreis an, damit sich die Benutzer beim Erfassen neuer Adressen daran orientieren können. 25

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