Effiziente Zusammenarbeit von über 13'000 Lehrpersonen und optimale Ausschöpfung des Bildungspotenzials mit Office 365

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1 Effiziente Zusammenarbeit von über 13'000 Lehrpersonen und optimale Ausschöpfung des Bildungspotenzials mit Office 365 Guido Hauller I Informatikbeauftragter I Departement Bildung, Kultur und Sport, AG Josua Müller I Leiter Innovation Center I IOZ AG

2 Agenda Vorstellung BKS Ausgangslage & Anforderungen Produkt und Partnersuche Lösungskonzept inkl. eingesetzte Produkte Präsentation und Demo der Lösung Offene Punkte Was haben wir gelernt? Fragen & Antworten Guido Hauller Guido Hauller Guido Hauller Josua Müller Josua Müller Guido Hauller Guido Hauller Josua Müller 2

3 Vorstellung BKS

4 Departement Bildung, Kultur und Sport Alle Aufgaben des Kantons, die mit der Grundausbildung, der Berufsausbildung, der Hochschulreife und Hochschulbildung zusammenhängen, sind dem Departement Bildung, Kultur und Sport (BKS) zur Ausführung übertragen. Dasselbe gilt für die Aufgaben, die der Kanton in den Bereichen der Kulturförderung und des Erhalts der Kulturgüter, in der Sportförderung sowie in der ausserschulischen Kinder- und Jugendförderung erfüllt. 4

5 BKS in Zahlen Mitarbeitende BKS (Quelle: Jahresbericht 2012) Vollzeitstellen total: (ordentliche Stellen, fremdfinanzierte Stellen, Projektstellen) Berufslernende: 68 Lehrpersonen (Quelle: Jahresbericht 2012) Lehrpersonen = 6' Vollzeitäquivalente Budget BKS (Quelle: Budget 2013 ) rund 1,4 Mia. gesamt Aufgabenbereich Volksschule: Mio. (49%) Aufgabenbereich Sport + Jugend: 3,6 Mio. (zusätzlich aus Swisslos Sportfonds Aargau: 6,9 Mio. (JB 2012)). Datum 5

6 Organigramm 6

7 Ausgangslage & Problemstellung

8 Ausgangslage - Problemstellung Führungsinformationen müssen den Volksschulen und Kindergärten adressatengerecht und zielgerichtet zugänglich gemacht werden Primäre Ansprechpartner sind die aargauischen Volksschulen mit ihren Schulleitungen, Schulpflegen und Schulsekretariaten, sowie Lehrpersonen mit besonderen Funktionen (Stufenleitungen, Schulhausleitungen, Themenverantwortliche, etc.) Die Schulen sollen sich selbst verwalten können. Es steht ihnen frei, weitere Benutzer innerhalb ihrer Schule zu erfassen und einer der Benutzerrollen zu zuweisen Die Kommunikation ist interaktiv zu gestalten, d.h. strukturierte Informationsbereiche, interaktive Anwendungen und Collaborationsfunktionalitäten sind zu integrieren 8

9 Warum eine eigenständige Plattform? Entlastung des kantonalen Webauftritts von Themen für eine spezielle Benutzergruppe (Schulmitarbeitende) Kommunikationsplattform für die Volksschulen. Die kantonale Verwaltung agiert lediglich als Partner im Netzwerk der Schulen Angepasste Informationsstruktur in Koordination mit dem kantonalen Webauftritt. Ausrichtung der Plattform auf die schulrelevanten Informationen und Funktionen. Ausbau- und Anpassungsmöglichkeiten nach den Bedürfnissen im Schulumfeld Verfügbarkeit kann auf die Bedürfnisse der Schulen ausgerichtet werden Einfachere Integration von dezentralen Lösungen 9

10 1 0 Virtuelles Schulbüro 2005 bis 2013 PIM ( , Kalender, Adressbuch, Aufgaben) Umfragewerkzeug Stammdaten Stellenpublikation Stellenbörse Schulportfolio Feriendaten

11 1 1 Lösungskonzept Schulportal Aufteilung in öffentlicher Bereich geschlossener Bereich privater Bereich Layout einheitlich über alle Bereiche Anlehnung an Farbliche Abgrenzung

12 Produkt und Partnersuche

13 1 3 Lösungsauswahl Breit angelegte Evaluation von Portallösungen auf Open Source Basis, z.b. exo Portal GateIn, Liferay, Plone, XOOPS, ELGG, Mahara, Lovd by less, Around Me Fazit: Pilotinstallationen mit exo GateIn und zum Vergleich Sharepoint Resultat des Pilots: Betriebskosten bei Sharepoint geringer unter Berücksichtigung eines professionellen Supports Performance bei Sharepoint leicht besser bei gleichzeitigem Clientzugriff Integration der mehrheitlich eingesetzten Microsoft Produkte besser gewährleistet Akzeptanz bei den Benutzer durch den Einsatz des Marktleaders im Officebereich breiter

14 1 4 Lösungsansatz geschützter Bereich für Schulleitungen privater Bereich pro Benutzer öffentliche Informationen für Schulen geschützter Bereich für Schulmitglieder

15 1 5 Lösungspartner Kontakt mit Account Manager Education von Microsoft => Office 365 als Early Adopter => Nach Rücksprache mit Technikern und Lösungsspezialisten von Microsoft, Erweiterung der Lösung durch dedizierte Sharepoint und Active Directory Instanzen Erfahrener Partner mit Erfahrung in der Umsetzung von Sharepoint-Projekten, Integration von Office 365, sowie der Möglichkeit ein Hosting anzubieten => IOZ als Partner war im kantonalen Umfeld bekannt und weist Erfahrungen auf bei der Umsetzung von Projekten in der öffentlichen Verwaltung Bisheriger Entwicklungspartner Helbling Technik AG weiterhin verantwortlich für die Migration und die Entwicklung von speziellen Funktionalitäten aus dem virtuellen Schulbüro, z.b. Benutzerverwaltung, Stellenportal für Lehrpersonen und Schulleitungen

16 Lösungskonzept und eingesetzte Produkte

17 1 7 Technische Herausforderungen Webseite mit dezentraler Verwaltung der Inhalte Die Schulen müssen ebenfalls Informationen publizieren können wobei berücksichtigt wird, wer diese Information sehen darf. Zentrale Benutzerverwaltung Die Schulen sind autonom bei der Pflege der Nutzerkonten Single Sign on Hohe Automatisierung Automatische Lizenzzuweisung

18 1 8 Technisches Lösungskonzept Rechencenter Glattbrugg IOZ AG Microsoft Cloud Webseite - Stammdaten - Stellenpublikation - Stellenbörse - Schulportfolio - Feriendaten Zentrale Benutzerverwaltung Kalender Adressbuch Aufgaben Umfragen

19 1 9 Eingesetzte Produkte SharePoint Enterprise 2010 Office 365 Plan A1 und A2 Active Directory Active Directory Federation Service DirSync SQL Server 2012

20 Präsentation und Demo der Lösung

21 Demo 2 1

22 Welche Punkte sind noch offen?

23 2 3 Aktueller Stand der Einführung Juli 2012 März 2013 Oktober 2013 Go-Live Schulportal als öffentlich zugängliche Informationsplattform Aufschaltung Benutzerverwaltung (Active Directory Zugriff) für Schulen Aufschaltung geschützte Informationsbereiche für autorisierte Benutzer Anbindung Office 365 an das Schulportal Aufschaltung Stellenverwaltung für Schulen u. Lehrpersonen

24 2 4 Nutzung des Schulportals 277 Organisationseinheiten im System erfasst ca Benutzer registriert (geplant ca. 13'000 Benutzer) ca. 550 Shared Mailboxes (2-3 pro Schule) eingerichtet Pflege der Kontakt- u. Feriendaten Ausschreibung offener Stellen (Schule) Online-Bewerbungen (Lehrpersonen) Zugriff auf geschützte Informationen Individuelle Nutzung von Office 365

25 2 5 Datenschutzproblematik Informationen auf der dedizierten Sharepoint-Plattform (Informationsbereich) entsprechen den Vorgaben des Datenschutzes Die Nutzung von Office 365 ist individuell wählbar und nicht zwingend vorgeschrieben. Ein zu bestätigender Disclaimer zu Beginn der Nutzung weist auf die vorhandene Problematik hin Die Einhaltung des Datenschutzes obliegt dem Endbenutzer Eine datenschutzkonforme Lösung ist mangels wirtschaftlicher Alternativen nicht oder noch nicht verfügbar. Entsprechende Lösungen werden laufend verfolgt

26 2 6 Offene Punkte und Ausbauschritte Optimierung des Single-Sign-On zwischen Schulportal und Office 365 Einführung von Newsletter für verschiedene Themen im Schulportal Federated Identitymanagement mit dem Online-Schalter der kantonalen egovernment-infrastruktur. Das Ziel ist der Aufbau eines Single-Sign-On für die neue, kantonale Lehreradministrationslösung (Projekt ALSA) Ausbau der Benutzerverwaltung mit der Möglichkeit auch starke Authentisierungsmechanismen nutzen zu können Integration eines "sicheren" Storages nach Schweizer Recht, damit auch sensitive Daten korrekt abgelegt werden können Weitere Funktionalitäten zur Unterstützung der Schulleitungen und Lehrpersonen in der Organisation und Verwaltung der Schulen

27 Was haben wir gelernt?

28 2 8 Fazit Nicht alles ist möglich Funktionalität in der Cloud laufend überprüfen Entwicklerkompetenz war hilfreich Nicht Loslassen gewinnt!

29 Fragen und Antworten

30 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Kontaktdaten: Departement Bildung, Kultur und Sport Guido Hauller Informatikbeauftragter Bachstrasse Aarau Kontaktdaten: IOZ AG Josua Müller Leiter Innovation Center St. Georgstrasse 2a 6210 Sursee