Bedienungsanleitung Dialog Systemtelefon für MD110, Version BC11

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1 Bedienungsanleitung Dialog 3213 Systemtelefon für MD110, Version BC11

2 Willkommen Herzlich willkommen bei der Bedienungsanleitung für das Systemtelefon Dialog 3213 des Ericsson Enterprise Kommunikationssystems MD110, Version BC11. Sie haben damit ein professionelles Kommunikationssystem erworben, das nach dem neuesten Stand der Technik entwickelt wurde. Mit der Vielzahl von intelligent verknüpften Funktionen bietet Ihr Systemtelefon Kommunikationskomfort und Organisationsmöglichkeiten für die tägliche Arbeit. Damit Sie optimal von den anspruchsvollen Funktionen und Möglichkeiten profitieren, haben wir für Sie eine Produktlinie von Telefonen entwickelt, die Ihnen in jeder Situation einfach und effektiv die Arbeit erleichtern. Ihr Telefon verfügt über programmierbare Tasten für häufig benutzte Funktionen und Telefonnummern. Dabei stehen Ihnen im Display angezeigte Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Seite. In dieser Bedienungsanleitung sind die wichtigsten Display-Anzeigen abgebildet. Bei den Funktionsbeschreibungen wird davon ausgegangen, dass Sie den Hörer abgenommen haben. Falls es nicht erforderlich ist, den Hörer abzunehmen, wird ausdrücklich darauf hingewiesen. Wenn Sie in der Anleitung dazu aufgefordert werden, die C-Taste zu drücken, können Sie stattdessen auch den Hörer auflegen. Einige Märkte verwenden für gewisse Funktionen Unterscheidungscodes. In diesem Handbuch wird bei der Beschreibung der Funktionen der in Deutschland, Österreich und der Schweiz gebräuchlichste Code für jede einzelne Funktion angegeben. In dieser Bedienungsanleitung werden die Leistungsmerkmale des Ericsson Enterprise Kommunikationssystems und des Systemtelefons Dialog 3213 anhand der Werkseinstellungen beschrieben. Sollte es Unterschiede zu der Programmierung Ihres Telefons geben, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator. Hinweis: Als Systemtelefon muss das Dialog 3213 an eine Nebenstellenanlage von Ericsson angeschlossen werden, die diese Art von Telefon unterstützt. Andernfalls funktioniert das Telefon nicht. 2 Dialog 3213

3 Inhaltsverzeichnis Seite Beschreibung des Telefons... 4 Freie Platzwahl (optional)... 7 Ankommende Rufe... 8 Abgehende Rufe Während Sie telefonieren Sie empfangen Besetztzeichen Rufumleitung Interne Nachrichten Voice Mail Anrufer informieren Kurzwahl Gebührenerfassung Teamfunktionen Weitere nützliche Funktionen Paging - Personen suchen (optional) Sicherheit Programmierung und Einstellungen Töne und Signale Visuelle Signalisierung Display Option Unit/Begriffe Installation Beschriftung Index DE/LZT R1A Ericsson Enterprise AB, 2001 Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Dokuments darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Herausgebers in einem Informationsspeicherungs- und Abfragesystem gespeichert und kopiert oder mit anderen Mitteln, elektronisch, mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen oder auf andere Weise, vervielfältigt oder übertragen werden. Dialog

4 GHI PQRS ABC JKL TUV DEF MNO WXYZ Program Transfer Inquiry Access 2 Access 1 Menu MD110 Beschreibung des Telefons Beschreibung des Telefons ABC DEF 3 4 GHI JKL MNO 5 6 PQRS TUV WXYZ Program Transfer Inquiry Access 2 Access 1 Dialog 3213 MD110 Menu Display 3 x 40 Zeichen. Siehe Abschnitt Display. 2 Softtasten Die hier gezeigten Funktionen hängen vom Verbindungsstatus ab. Wenn Sie im Folgenden den Hinweis (siehe Display) lesen, müssen Sie die entsprechenden Tasten drücken, um die jeweilige Funktion aufzurufen. 3 Programmierung Siehe Abschnitt Programmierung und Einstellungen. 4 Dialog 3213

5 Beschreibung des Telefons 4 Rückruf Siehe Abschnitt Sie empfangen Besetztzeichen. Die Funktion kann vom Systemadministrator gelöscht oder auf eine andere programmierbare Funktionstaste gelegt werden. 5 Rufumleitung (Follow me) Siehe Abschnitt Rufumleitung. Die Funktion kann vom Systemadministrator gelöscht oder auf eine andere programmierbare Funktionstaste gelegt werden. 6 Programmierbare Funktionstasten Siehe Abschnitt Programmierung und Einstellungen. 7 Programmierbare Funktionstaste/Kopfhörertaste Hierbei handelt es sich wie unter 6 um eine programmierbare Funktionstaste. Wurde jedoch die Option Unit (DBY ) am Telefon angebracht, wird diese Taste vom Systemadministrator mit der Funktion Kopfhörer programmiert. Siehe Abschnitt Weitere nützliche Funktionen. 8 Übergabe Siehe Abschnitt Während Sie telefonieren. 9 Dreifacher Leitungszugriff Zur Handhabung von Anrufen. Leitung 1 und 2 sind sowohl für ankommende als auch für abgehende Anrufe verfügbar. Rückfragen können nur bei abgehenden Anrufen vorgenommen werden. 10 Menütaste Nur verfügbar, wenn das Telefon nicht benutzt wird. Wenn sich das Telefon im Ruhezustand befindet, können Sie mit dieser Taste von einer Ruhemeldung zur Softtastenbelegung umschalten. 11 Lautstärkeregler Siehe Abschnitt Programmierung und Einstellungen. 12 Mikrofon abschalten a) Ein- und Ausschalten des Mikrofons während eines Anrufs. b) Ausschalten des Rufsignals, wenn das Telefon klingelt oder gerade nicht benutzt wird. Siehe Abschnitte Während Sie telefonieren und Töne und Signale. 13 Lautsprecher ein/aus Siehe Abschnitt Während Sie telefonieren. 14 C-Taste (Trennen) Beenden von Anrufen, Verlassen einer Funktion oder Zurücksetzen des Displays bei der Programmierung. Statt den Hörer aufzulegen, können Sie immer die C-Taste drücken. Dialog

6 Beschreibung des Telefons 15 Optionales Beistellmodul Mit 17 programmierbaren Doppelfunktionstasten. Es können ein oder zwei Beistellmodule angeschlossen werden. 16 Hörer Kompatibel zu handelsüblichen Hörgeräten. 17 Herausziehbares Fach für Kurzanleitung (optional) Siehe Innenseite des hinteren Umschlags dieser Bedienungsanleitung. 6 Dialog 3213

7 Freie Platzwahl (optional) Freie Platzwahl (optional) Die Funktion Freie Platzwahl ist für Personen gedacht, die zwar über eine Nebenstellennummer, jedoch nicht über ein eigenes Telefon verfügen (z. B. Mitarbeiter, die meist außerhalb des Büros arbeiten). Wenn der betreffende Benutzer im Büro anwesend ist, kann er sich bei jedem freien Telefon anmelden und diesem vorübergehend seine Nebenstellennummer und Systemberechtigungen zuweisen. So melden Sie sich an: * 1 1 * Geben Sie diese Kombination ein * Geben Sie den Berechtigungscode ein, und drücken Sie die Stern-Taste # Wählen Sie Ihre Rufnummer, und drücken Sie die Raute-Taste Drücken Sie die C-Taste, um den Vorgang zu beenden Im Display wird Ihre Rufnummer angezeigt. So melden Sie sich ab: # 1 1 # Geben Sie diese Kombination ein Drücken Sie die C-Taste, um den Vorgang zu beenden Hinweis: Ältere Versionen der Funktion Freie Platzwahl erfordern ein anderes Vorgehen: Drücken Sie zum Anmelden die Kombination * 1 0 * Nebenstellennummer #. Zum Abmelden geben Sie die Kombination # 1 0 # ein. Dialog

8 Ankommende Rufe Ankommende Rufe Anrufe entgegennehmen Ein ankommender Ruf wird mit dem Rufsignal und einer blinkenden Lampe dargestellt. Auf Leitung 1 In der Regel werden ankommende Anrufe auf Leitung 1 dargestellt. Nehmen Sie den Hörer ab Auf einer anderen Leitungstaste Nehmen Sie den Hörer ab Drücken Sie die blinkende Leitungstaste Freisprechen Drücken Sie die blinkende Leitungstaste Sie sind nun mit dem Anrufer über Lautsprecher und Mikrofon verbunden. Drücken Sie die C-Taste, um den Anruf zu beenden 8 Dialog 3213

9 Ankommende Rufe Anrufübernahme von anderer Nebenstelle Hiermit können Sie ankommende Gespräche von einer anderen Nebenstelle von Ihrem Apparat aus annehmen: Rufen Sie die läutende Nebenstelle an 14:25 12Feb 2001 RüRu Ankl Über 2222 Hinweis: Bei Ihrem Systemtelefon kann unter Umständen eine andere Display-Anzeige als die oben gezeigte erscheinen. 8 Drücken Sie die 8 Hinweis: Sie können stattdessen auch die Softtaste Über (siehe Display) oder falls programmiert die Funktionstaste Halten/Übernahme betätigen. Einen weiteren Anruf während eines laufenden Gesprächs beantworten Falls bei Ihrem Telefon die Taste Frei auf Leitung 2 programmiert wurde, können Sie auch während eines Telefonats einen weiteren Anruf entgegennehmen. Dazu muss diese Funktion aber zuerst eingeschaltet werden. Frei auf Leitung 2 Drücken, um die Funktion ein- bzw. auszuschalten Wenn die Funktion eingeschaltet ist, leuchtet die Lampe. Hinweis: Die Funktionstaste wird vom Systemadministrator programmiert. Dialog

10 Ankommende Rufe Während Sie ein Gespräch auf Leitung 1 führen, blinkt die Lampe von Leitung 2: Ein neuer Anruf wird angezeigt. Leitung 2 Drücken Sie die blinkende Leitungstaste Das erste Gespräch wird damit gehalten. Leitung 1 Um zum ersten Gespräch zurückzukehren, drücken Sie die Taste Leitung 1 Jetzt wird das zweite Gespräch gehalten. Sie sind nun mit dem ersten Anrufer verbunden. Drücken Sie die C-Taste, um das aktuelle Gespräch zu beenden Hinweis: Wenn der Anrufer die Funktion Anklopfen aktiviert hat, können Sie selbst dann einen weiteren Anruf empfangen, wenn Sie die Funktion Frei auf Leitung 2 nicht eingeschaltet haben. 10 Dialog 3213

11 Abgehende Rufe Abgehende Rufe Anrufe tätigen So nehmen Sie interne und externe Anrufe vor: Nehmen Sie den Hörer ab, und gehen Sie je nachdem, ob Sie einen internen oder externen Teilnehmer anrufen wollen wie folgt vor: Interne Anrufe Wählen Sie die Rufnummer der Nebenstelle Externe Anrufe 0 Wählen Sie die Amtskennziffer(n) für externe Verbindungen Sie hören den Wählton. Hinweis: Unter Amtskennziffern versteht man die Ziffer(n), die Sie zuerst wählen müssen, um eine externe Leitung (oder auch Amtsleitung ) zu erhalten, z. B. 0 oder 00. Wählen Sie die externe Rufnummer Oder Zum Beenden des Gesprächs legen Sie den Hörer auf oder drücken die C-Taste Hinweis: Wenn Sie das Wartezeichen hören, nachdem Sie die Amtskennziffer gewählt haben, legen Sie nicht auf. Sobald eine Leitung frei wird, erhalten Sie automatisch den Wählton. Das Wartezeichen ist immer dann zu hören, wenn bei Ihrem Telefonsystem die Funktion LCR benutzt wird. Ertönt ein Warnton, bedeutet das, dass die ausgewählte Leitung als zu teuer gilt. Dialog

12 Abgehende Rufe Freisprechen Bei aufgelegtem Hörer: Wählen Sie die Rufnummer Sie sind nun mit dem Teilnehmer über Lautsprecher und Mikrofon verbunden. Drücken Sie die C-Taste, um den Anruf zu beenden Hinweis: Noch schneller und einfacher können Sie telefonieren, wenn Sie die allgemeinen Kurzwahlnummern (Kurzwahl-Zentral) benutzen. Darüber hinaus können Sie auch eigene, persönliche Kurzwahlnummern programmieren. Siehe Abschnitt Kurzwahl. Individuelle Amtsleitung Beim Wählen der Amtskennziffer wird für Sie automatisch eine freie Amtsleitung aus einem Bündel von Amtsleitungen ausgewählt. Im Gegensatz dazu können Sie aber auch ein externes abgehendes Gespräch über eine bestimmte individuelle Amtsleitung aufbauen. So bauen Sie eine Verbindung mit der persönlichen Amtsleitung auf: * 0 * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein # Wählen Sie die Rufnummer der individuellen Amtsleitung, und drücken Sie die Raute-Taste (#) Wählen Sie die Amtskennziffer(n) für externe Verbindungen z. B. 0 oder 00 und dann die externe Rufnummer 12 Dialog 3213

13 Abgehende Rufe Wahlwiederholung der letzten externen Nummer Wenn Sie einen externen Anruf vornehmen, werden alle gewählten Ziffern automatisch gespeichert, und zwar unabhängig davon, ob der Anruf erfolgreich war oder nicht. Nehmen Sie den Hörer ab * * * Drücken Sie dreimal hintereinander die Stern-Taste Die zuletzt eingegebene externe Rufnummer wird damit erneut gewählt. Hinweis: Sie können stattdessen auch die Softtaste Wahlw (siehe Display) oder falls programmiert die Funktionstaste Wahlwiederholung betätigen. Merker Bei externen Anrufen können Sie die Rufnummer speichern, um sie später erneut zu wählen. Falls Sie zuvor eine Nummer im Merker gespeichert haben, wird diese überschrieben. Externe Rufnummer speichern: Merker Drücken Sie die Taste Merker, bevor Sie den Anruf beenden Hinweis: Die Funktionstaste muss vom Systemadministrator programmiert werden. Nummer erneut wählen Nehmen Sie den Hörer ab Merker Drücken Sie die Taste Merker, um die Nummer erneut zu wählen Hinweis: Die Funktionstaste muss vom Systemadministrator programmiert werden. Dialog

14 Während Sie telefonieren Während Sie telefonieren Lauthören Mit dieser Funktion können auch weitere Personen in Ihrem Büro das Gespräch mitverfolgen. Der andere Teilnehmer ist dabei über den Lautsprecher zu hören, während Sie weiterhin in den Hörer sprechen. Während eines laufenden Gesprächs: Drücken Sie die Lautsprechertaste, um den Lautsprecher einbzw. auszuschalten Wenn die Tastenlampe leuchtet, hören Sie den anderen Teilnehmer über den Lautsprecher. Hinweis: Wie Sie die Lautstärke regeln, wird im Abschnitt Programmierung und Einstellungen beschrieben. Vom Lauthören zum Freisprechen wechseln Legen Sie den Hörer auf Sie können jetzt über die Freisprecheinrichtung telefonieren. Vom Freisprechen zum Lauthören wechseln Nehmen Sie den Hörer ab, und drücken Sie die Lautsprechertaste Beenden Sie das Gespräch mit der C-Taste 14 Dialog 3213

15 Während Sie telefonieren Vom Hörer zum Freisprechen wechseln Drücken Sie die Lautsprechertaste, und legen Sie den Hörer auf Sie können jetzt über die Freisprecheinrichtung telefonieren. Beenden Sie das Gespräch mit der C-Taste Vom Freisprechen zum Hörer wechseln Nehmen Sie den Hörer ab Setzen Sie das Telefonat mit dem Hörer fort. Mikrofon abschalten Drücken Sie diese Taste, um das Mikrofon ein- bzw. auszuschalten Wenn die Lampe leuchtet, kann der andere Teilnehmer das Gespräch in Ihrem Büro nicht mitverfolgen. Rückfrage Sie führen ein Gespräch auf Leitung 1 und möchten nun telefonisch mit einem internen oder externen Teilnehmer Rücksprache halten. Rückfrage Drücken Sie die Taste Rückfrage Hinweis: Sie können stattdessen auch Leitung 2 drücken. Rufen Sie den zweiten Teilnehmer an Das laufende Gespräch wird damit gehalten (die Taste für die Leitung 1 blinkt langsam). Wenn der gewünschte Gesprächspartner antwortet, können Sie zwischen den beiden Gesprächen hin und her wechseln (Makeln), den Anruf übergeben, eine Konferenz einrichten oder eines der beiden Telefonate beenden. Dialog

16 Während Sie telefonieren Beenden Sie das Rückfragegespräch mit der C-Taste Die zweite Verbindung wird damit getrennt. Leitung 1 Drücken Sie die blinkende Leitungstaste, um das erste Gespräch wieder aufzunehmen Makeln Die Lampe der Taste blinkt, mit der das Gespräch gehalten wird. Leitung 1 Drücken, um das zweite Gespräch zu halten Sie sind nun mit dem ersten Gesprächspartner verbunden. Rückfrage Drücken, um das erste Gespräch zu halten Sie sind jetzt mit dem zweiten Gesprächspartner verbunden. Drücken Sie die C-Taste, um das aktuelle Gespräch zu beenden Gesprächsübergabe Sie möchten das laufende Gespräch an einen anderen Teilnehmer übergeben. Rückfrage Drücken Sie die Taste Rückfrage Rufen Sie den zweiten Teilnehmer an Übergabe Drücken Sie die Taste Übergabe, bevor oder nachdem sich der zweite Teilnehmer gemeldet hat Der Anruf wird damit übergeben. Hinweis: Wenn Sie mehr als einen Anruf in der Leitung halten, wird das zuletzt gehaltene Gespräch übergeben. Ist bei der gewünschten Nebenstelle besetzt oder die Übergabe nicht gestattet, läutet Ihr Telefon erneut. 16 Dialog 3213

17 Während Sie telefonieren Konferenz Mit der hier beschriebenen Vorgehensweise können Sie eine Konferenz mit bis zu sieben anderen Teilnehmern einrichten. Nur der Konferenzleiter kann dabei neue Teilnehmer in die Konferenz aufnehmen. Zur Kennzeichnung der Konferenz hören die Teilnehmer alle 15 Sekunden den Konferenzton. Hinweis: Der Konferenzton kann im Telefonsystem deaktiviert werden. Sie führen ein laufendes Gespräch auf Leitung 1 und möchten eine Telefonkonferenz einrichten. Da Sie die Konferenz einleiten, werden Sie automatisch zum Konferenzleiter. Rückfrage Drücken Sie die Taste Rückfrage Hinweis: Sie können stattdessen auch Leitung 2 drücken. Rufen Sie den zweiten Teilnehmer an Warten Sie, bis sich der Teilnehmer meldet. 3 Drücken Sie die 3, um die Konferenz einzurichten Hinweis: Sie können stattdessen auch Konf (siehe Display) oder falls vorhanden die vorprogrammierte Funktionstaste Konferenz betätigen. Wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Teilnehmer in die Konferenz aufzunehmen Legen Sie den Hörer auf, um die Konferenz zu verlassen Gespräche halten Hiermit können Sie ein laufendes Gespräch in der Leitung halten. Gehaltene Gespräche können von Ihrem eigenen Telefon oder einem anderen Apparat wieder aufgenommen werden. Individuell Drücken Sie die Taste für die Leitung, über die das laufende Gespräch geführt wird, und legen Sie den Hörer auf Die Lampe blinkt jetzt langsam. Drücken Sie noch einmal die Leitungstaste, um das Gespräch wieder aufzunehmen Dialog

18 Während Sie telefonieren Allgemein 8 Drücken Sie die 8 Hinweis: Sie können stattdessen auch Über (siehe Display) oder falls vorhanden die vorprogrammierte Funktionstaste Halten/Übernahme betätigen. Legen Sie den Hörer auf Die Lampe blinkt jetzt langsam. Wenn Ihre Nummer auch auf anderen Telefonen präsent ist, blinkt jetzt auf den betreffenden Apparaten die Lampe der Taste, der Ihre Nummer zugewiesen wurde. Um das Gespräch selbst (mit Ihrem eigenen Telefon) wieder aufzunehmen: Drücken Sie die Leitungstaste Um das Gespräch einer anderen Nebenstelle aufzunehmen: Rufen Sie die Nebenstelle an, die das Gespräch auf Halten gesetzt hat 8 Drücken Sie die 8 Hinweis: - Sie können stattdessen auch Über (siehe Display) oder falls vorhanden die vorprogrammierte Funktionstaste Halten/Übernahme betätigen. - Wenn Ihre Rufnummer auf dem Telefon mehrfach präsent ist, können Sie auch die Taste für Ihre Nummer drücken. 18 Dialog 3213

19 Während Sie telefonieren ID-Code des Anrufenden bei Übergabe senden Wenn Sie ein Gespräch übergeben, können Sie auch den ID-Code des Anrufers oder seine Rufnummer senden. Der ID-Code bzw. die Rufnummer wird dann im Display der empfangenden Nebenstelle angezeigt. Sie führen ein Gespräch mit einem externen Teilnehmer auf Leitung 1. Rückfrage Drücken Sie die Taste Rückfrage, um das Gespräch zu halten Hinweis: Sie können stattdessen auch Leitung 2 drücken. * 7 7 * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein # Wählen Sie dann den ID-Code des Anrufers oder seine Rufnummer, und drücken Sie die Raute-Taste (#) Rufen Sie den zweiten Teilnehmer an Übergabe Drücken Sie die Taste Übergabe, bevor oder nachdem sich der zweite Teilnehmer gemeldet hat Das laufende Gespräch wurde damit übergeben. Gleichzeitig wurde der ID-Code des Anrufers bzw. seine Rufnummer übermittelt. Hinweis: Sie können diese Funktion nur dann benutzen, wenn das Telefon der empfangenden Nebenstelle ID-Codes handhaben kann. Wählen während Sie telefonieren (Nachwahl) Wenn Sie bei bestimmten interaktiven Servicediensten anrufen z. B. zum Telefon-Banking -, benötigen Sie das Tonwahlverfahren (MFV). Sie müssen hier z. B. eine Taste drücken, damit ein Ton an den Servicedienst übermittelt wird. Falls Ihre Nebenstellenanlage die eingegebenen Ziffern nicht automatisch in Tonsignale umwandelt, müssen Sie die Funktion während des Telefonats aktivieren. Während Sie telefonieren: 9 Wählen Sie die 9 und dann die gewünschte(n) Ziffer(n) Alle Ziffern, die Sie nun eingeben, werden als MFV-Signale übermittelt. Hinweis: Sie können stattdessen auch MFV (siehe Display) drücken. Dialog

20 Sie empfangen Besetztzeichen Sie empfangen Besetztzeichen Nebenstelle oder externe Leitung besetzt Wenn bei einer Nebenstelle besetzt ist, niemand an den Apparat geht oder alle externen Leitungen belegt sind, stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung: Automatischer Rückruf Diese Funktion können Sie immer dann benutzen, wenn der gewünschte Teilnehmer gerade telefoniert oder nicht an den Apparat geht: 6 Drücken Sie die 6 Hinweis: Sie können stattdessen auch RüRu (siehe Display) oder falls vorhanden die vorprogrammierte Funktionstaste Rückruf betätigen. Legen Sie den Hörer auf, um den Vorgang zu beenden Sobald das Gespräch bei der Nebenstelle beendet wird, werden Sie automatisch zurückgerufen. War niemand erreichbar, werden Sie zurückgerufen, sobald die Nebenstelle benutzt wurde. In beiden Fällen läutet Ihr Telefon mit dem Rückrufsignal. Sie müssen dann den Rückruf innerhalb von acht Sekunden annehmen, da sonst die Rückruf- Einstellung gelöscht wird. Nehmen Sie beim Rückruf den Hörer ab Der Teilnehmer wird von der Nebenstellenanlage angewählt. Hinweis: Sie können mehrere Rückrufe für verschiedene Nebenstellen gleichzeitig aktivieren. Alle Rückrufe von weiteren Leitungen kommen dabei auf Leitung 1 an. 20 Dialog 3213

21 Sie empfangen Besetztzeichen Wenn alle Amtsleitungen belegt sind (nachdem Sie die Ziffer(n) für externe Leitungen z. B. 0 oder 00 gewählt haben): 6 Drücken Sie die 6 Hinweis: Sie können stattdessen auch RüRu (siehe Display) oder falls vorhanden die vorprogrammierte Funktionstaste Rückruf betätigen. # Wählen Sie die externe Rufnummer, und drücken Sie die Raute- Taste (#) Legen Sie den Hörer auf, um den Vorgang zu beenden Sobald eine Amtsleitung frei wird, werden Sie automatisch zurückgerufen. Ihr Telefon läutet dabei mit dem Rückrufsignal. Sie müssen dann den Rückruf innerhalb von acht Sekunden annehmen, da sonst die Rückruf-Einstellung gelöscht wird. Nehmen Sie beim Rückruf den Hörer ab Die Amtsleitung wird belegt und die externe Rufnummer von der Nebenstellenanlage angewählt. Hinweis: Sie können nur einen Rückruf für eine besetzte Amtsleitung aktivieren. Alle Rückrufe von weiteren Leitungen kommen dabei auf Leitung 1 an. Bestimmten Rückruf löschen # 3 7 * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein, und wählen Sie die Rufnummer der Nebenstelle Hinweis: Um einen Rückruf zu einer speziellen Amtsleitung aufzuheben, wählen Sie an Stelle der Rufnummer die Ziffer(n) für externe Leitungen z. B. 0 oder 00. # Drücken Sie die Raute-Taste und dann die C-Taste Dialog

22 Sie empfangen Besetztzeichen Alle aktivierten Rückrufe löschen # 3 7 # Geben Sie die nebenstehende Kombination ein Drücken Sie die C-Taste Anklopfen Wenn Sie dringend mit einem gerade telefonierenden Teilnehmer sprechen möchten oder eine freie Amtsleitung benötigen, können Sie ein Anklopf-Signal senden. 5 Drücken Sie die 5 Hinweis: Sie können stattdessen auch Ankl (siehe Display) oder falls vorhanden die vorprogrammierte Funktionstaste Anklopfen betätigen. Legen Sie nicht den Hörer auf. Wenn die Nebenstelle oder die Amtsleitung frei wird, wird diese automatisch angerufen. Hinweis: Die Funktion Anklopfen kann u. U. bei Ihrer Nebenstelle gesperrt sein. Diese Programmierung kann nur vom Systemadministrator vorgenommen werden. Wenn Sie nicht berechtigt sind, bei einer Nebenstelle oder Amtsleitung anzuklopfen, hören Sie nur das Besetztzeichen. Bei besetzter Nebenstelle aufschalten Mit der Funktion Aufschalten können Sie ein laufendes Gespräch mit einer anderen Nebenstelle unterbrechen. 4 Drücken Sie die 4 Hinweis: Sie können stattdessen auch Aufs (siehe Display) oder falls vorhanden die vorprogrammierte Funktionstaste Aufschalten betätigen. Bevor Sie sich auf das laufende Gespräch aufschalten, hören alle Teilnehmer einen Warnton. Daraufhin wird eine Dreierkonferenz eingerichtet, und ein erneuter Warnton ist zu hören. Hinweis: - Der Warnton kann im Telefonsystem deaktiviert werden. - Die Funktion Aufschalten kann u. U. bei Ihrer Nebenstelle gesperrt sein. Diese Programmierung hat der Systemadministrator vorgenommen. Wenn Sie nicht zum Aufschalten berechtigt sind, hören Sie nur das Besetztzeichen. 22 Dialog 3213

23 Sie empfangen Besetztzeichen Bei besetzter Amtsleitung aufschalten Wenn eine Amtsleitung besetzt ist, können Sie ebenfalls das laufende Gespräch unterbrechen. * 4 4 * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein, und wählen Sie die Nummer der externen Leitung # Drücken Sie die Raute-Taste (#), und wählen Sie die Ziffern für externe Verbindungen (z. B. 0 oder 00 ) Sie hören das Besetztzeichen. 4 Drücken Sie die 4 Hinweis: Sie können stattdessen auch Aufs (siehe Display) oder falls vorhanden die vorprogrammierte Funktionstaste Aufschalten betätigen. Bevor Sie sich auf das laufende Gespräch aufschalten, hören alle Teilnehmer einen Warnton. Daraufhin wird eine Dreierkonferenz eingerichtet, und ein erneuter Warnton ist zu hören. Hinweis: - Der Warnton kann im Telefonsystem deaktiviert werden. - Die Funktion Aufschalten kann u. U. bei Ihrer Nebenstelle gesperrt sein. Diese Programmierung hat der Systemadministrator vorgenommen. Wenn Sie nicht zum Aufschalten berechtigt sind, hören Sie nur das Besetztzeichen. Dialog

24 Rufumleitung Rufumleitung Umleitung Wenn Sie nicht gestört werden möchten oder gerade nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind, können Sie alle für Sie bestimmten Anrufe zu einer vorprogrammierten Abfrageposition umleiten lassen. Wenn Sie die Rufumleitung aktiviert haben, hören Sie einen speziellen Wählton, sobald Sie den Hörer abnehmen. Außerdem leuchtet die Rufumleitungstaste durchgehend und zeigt so an, dass die Rufumleitung für den dreifachen Leitungszugriff aktiviert ist. Sie können dennoch wie gewohnt von Ihrer Nebenstelle aus telefonieren. Sie haben die Wahl zwischen folgenden Arten der Rufumleitung: Sofortige Rufumleitung, Rufumleitung bei keiner Antwort, Rufumleitung bei Besetzt und Rufumleitung zum Pager. Hinweis: Wenn für Ihre Nebenstelle die Funktion Mehrfachrufumleitung und Anrufschutz eingerichtet wurde, wird die Rufumleitung gleichzeitig für alle Leitungen aktiviert und aufgehoben. Weitere Informationen erhalten Sie beim Systemadministrator. Sofortige Rufumleitung von Ihrer eigenen Nebenstelle aus aktivieren Ankommende Anrufe werden hierbei entweder zu einer bestimmten Abfrageposition (Umleiteziel) oder zu bis zu drei vorprogrammierten, allgemeinen Abfragepositionen umgeleitet. Bei letzterer Möglichkeit wird anhand des ankommenden Anrufs entschieden, zu welcher Abfrageposition umgeleitet wird. Diese Programmierung wird vom Systemadministrator vorgenommen. 24 Dialog 3213

25 Rufumleitung Rufumleitung Drücken Sie die Taste Rufumleitung Hinweis: Die Funktionstaste muss vom Systemadministrator programmiert werden. Wenn Sie die Rufumleitung mit abgenommenen Hörer oder gedrückter Lautsprechertaste einschalten, müssen Sie die Taste zweimal drücken. Sie können auch wie im Folgenden beschrieben vorgehen. * 2 1 # Geben Sie die nebenstehende Kombination ein Drücken Sie die C-Taste Hinweis: Die Rufumleitung kann auch vom Umleiteziel aus aktiviert und deaktiviert werden. Gehen Sie dazu wie im Abschnitt Internes Follow me beschrieben vor. Sofortige Rufumleitung von Ihrer eigenen Nebenstelle aus deaktivieren Rufumleitung Drücken Sie die Taste Rufumleitung Hinweis: Die Funktionstaste muss vom Systemadministrator programmiert werden. Sie können auch wie im Folgenden beschrieben vorgehen. # 2 1 # Geben Sie die nebenstehende Kombination ein Drücken Sie die C-Taste Hinweis: Die Rufumleitung kann auch vom Umleiteziel aus aktiviert und deaktiviert werden. Gehen Sie dazu wie im Abschnitt Internes Follow me beschrieben vor. Rufumleitung wenn Sie nicht an den Apparat gehen * # Zum Aktivieren geben Sie die nebenstehende Kombination ein. Alle ankommenden Anrufe werden nach 3 Rufsignalen umgeleitet. Drücken Sie die C-Taste # # Zum Deaktivieren geben Sie die nebenstehende Kombination ein Drücken Sie die C-Taste. Dialog

26 Rufumleitung Rufumleitung wenn bei Ihnen besetzt ist * # Zum Aktivieren geben Sie die nebenstehende Kombination ein Drücken Sie die C-Taste # # Zum Deaktivieren geben Sie die nebenstehende Kombination ein Drücken Sie die C-Taste Rufumleitung zum Pager * # Zum Aktivieren geben Sie die nebenstehende Kombination ein Drücken Sie die C-Taste # # Zum Deaktivieren geben Sie die nebenstehende Kombination ein Drücken Sie die C-Taste 26 Dialog 3213

27 Rufumleitung Internes Follow me Mit der Funktion Internes Follow me können Sie alle für Sie bestimmten Anrufe zu einer beliebigen Nebenstelle (innerhalb des Firmennetzes) umleiten. Wenn Follow me aktiviert wurde, hören Sie beim Abnehmen des Hörers einen speziellen Wählton. Außerdem leuchtet die Rufumleitungstaste durchgehend und zeigt so an, dass für den dreifachen Leitungszugriff Follow me aktiviert wurde. Sie können dennoch wie gewohnt von Ihrer Nebenstelle aus telefonieren. Hinweis: Wenn für Ihre Nebenstelle die Funktion Mehrfachrufumleitung und Anrufschutz eingerichtet wurde, wird internes Follow me gleichzeitig für alle Leitungen aktiviert und aufgehoben. Weitere Informationen erhalten Sie beim Systemadministrator. Von Ihrer eigenen Nebenstelle aus aktivieren Nehmen Sie den Hörer ab Rufumleitung Drücken Sie die Taste Rufumleitung, und wählen Sie die Rufnummer des Umleiteziels Hinweis: Die Funktionstaste muss vom Systemadministrator programmiert werden. Rufumleitung Drücken Sie zum Aktivieren die Taste Rufumleitung Legen Sie den Hörer auf Hinweis: Sie können auch wie im Folgenden beschrieben vorgehen. * 2 1 * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein, und wählen Sie die Rufnummer des Umleiteziels # Drücken Sie die Raute-Taste und dann die C-Taste Von Ihrer eigenen Nebenstelle aus deaktivieren Rufumleitung Drücken Sie die Taste Rufumleitung Hinweis: - Die Funktionstaste muss vom Systemadministrator programmiert werden. - Sie können auch wie im Folgenden beschrieben vorgehen. # 2 1 # Geben Sie die nebenstehende Kombination ein Dialog

28 Rufumleitung Vom Umleiteziel aus ändern * 2 1 * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein, und wählen Sie die Rufnummer Ihrer Nebenstelle * Drücken Sie die Stern-Taste, und wählen Sie die Rufnummer des neuen Umleiteziels # Drücken Sie die Raute-Taste (#) und dann die C-Taste Alle Anrufe werden jetzt zum neuen Umleiteziel geleitet. Hinweis: Internes Follow me muss zuerst von Ihrer eigenen Nebenstelle aus aktiviert werden, bevor Sie die Einstellung vom Umleiteziel aus ändern können. Vom Umleiteziel aus deaktivieren # 2 1 * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein, und wählen Sie die Rufnummer Ihrer Nebenstelle # Drücken Sie die Raute-Taste und dann die C-Taste 28 Dialog 3213

29 Rufumleitung Externes Follow me Wenn Sie die Berechtigung für externes Follow me besitzen, können Sie alle für Sie bestimmten Anrufe zu einer beliebigen externen Rufnummer umleiten. Wenn Follow me aktiviert wurde, hören Sie beim Abnehmen des Hörers einen speziellen Wählton. Sie können dennoch wie gewohnt von Ihrer Nebenstelle aus telefonieren. Aktivieren * 2 2 # Geben Sie die nebenstehende Kombination ein, wählen Sie dann die Amtskennziffern z. B. 0 oder 00 und die externe Rufnummer # Drücken Sie die Raute-Taste und dann die C-Taste Deaktivieren Rufumleitung Drücken Sie die Taste Rufumleitung Hinweis: Die Funktionstaste muss vom Systemadministrator programmiert werden. Sie können auch wie im Folgenden beschrieben vorgehen. # 2 2 # Geben Sie die nebenstehende Kombination ein Drücken Sie die C-Taste Rufumleitung durchbrechen Wenn Ihre Nebenstelle die entsprechende Berechtigung besitzt, können Sie die aktivierte Rufumleitung/Follow me einer anderen Nebenstelle umgehen. * 6 0 * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein, und wählen Sie die Rufnummer der Nebenstelle # Drücken Sie die Raute-Taste (#), und warten Sie darauf, dass der Anruf angenommen wird Dialog

30 Rufumleitung Persönliche Rufnummer (optional) Dank dieser Funktion können Sie selbst dann unter Ihrer normalen Büronummer erreicht werden, wenn Sie gerade nicht an Ihrem Arbeitsplatz, sondern z. B. in einem anderen Raum, außerhalb der Firma oder zu Hause sind. Je nach den Möglichkeiten der Nebenstellenanlage in Ihrer Firma können Sie entweder ein individuelles Suchprofil einrichten oder zwischen fünf verschiedenen individuellen Suchprofilen wählen. In einem Suchprofil werden die Rufnummern angegeben, unter denen Sie erreichbar sind (z. B. im Büro, auf Dienstreise oder zu Hause). In einem Profil können sowohl interne als auch externe Rufnummern enthalten sein. Wenn Sie die Möglichkeit haben, mehrere Suchprofile einzurichten, können Sie passend für jede Situation ein Profil anlegen. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, wenn ein Suchprofil für Ihre Anforderungen programmiert oder geändert werden soll. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Suchprofile erstellen und die Suchreihenfolge festlegen. Wenn die Funktion aktiviert ist, werden alle ankommenden Anrufe zu den Rufnummern in Ihrem Suchprofil durchgestellt, und zwar in der dort festgelegten Reihenfolge. Ist bei einer Rufnummer in Ihrem Profil besetzt, wird der Anruf an die nächste freie Rufnummer im Suchprofil weitergeleitet (z. B. zu Ihrer Mailbox oder zu einem Kollegen). Sie können die Funktion entweder von Ihrem eigenen Telefon im Büro oder mit DISA auch von außerhalb aktivieren. Profil aktivieren oder zu einem anderen Profil wechseln mit Ihrem Telefon im Büro * 1 0 * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein (1 5) Geben Sie die Ziffer des Suchprofils ein (1 5) # Drücken Sie die Raute-Taste und dann die C-Taste Die Nummer des gewählten Suchprofils wird im Display angezeigt. Hinweis: - Sie können auch für jedes Ihrer Suchprofile eine Funktionstaste programmieren, um das dazugehörige Profil zu aktivieren bzw. zu deaktivieren (die Funktionstasten müssen vorher vom Systemadministrator zugewiesen werden). Wenn das Suchprofil aktiv ist, leuchtet die Lampe der Funktionstaste. Siehe Abschnitt Programmierung und Einstellungen. 30 Dialog 3213

31 Rufumleitung - Wenn die Vermittlung im aktivierten Profil als Umleiteziel vorgesehen ist, dürfen Sie nicht vergessen, sie von Ihren Abwesenheitszeiten in Kenntnis zu setzen. Verwenden Sie hierzu die Funktion Abwesenheitsinformation, oder rufen Sie die Vermittlung an. Falls im aktivierten Profil die Mailbox als Umleiteziel angegeben ist, nehmen Sie entsprechende Abwesenheitsinformationen in den Ansagetext auf. Profil deaktivieren mit Ihrem Telefon im Büro # 1 0 # Geben Sie diese Kombination ein Drücken Sie die C-Taste Hinweis: Wenn Sie ein Profil mit einer Funktionstaste aktiviert haben, müssen Sie stattdessen nur die betreffende Taste erneut drücken. Profil aktivieren oder zu einem anderen Profil wechseln von einem externen Telefonanschluss Das externe Telefon, das Sie für den Anruf in Ihrer Firma benutzen, muss eine Tastatur (keine Wählscheibe) mit einer Raute-Taste (#) und einer Stern-Taste (*) besitzen. Natürlich können Sie auch ein Mobiltelefon benutzen, bei dem die Tonwahl (MFV) eingestellt wurde. Wählen Sie die DISA-Nummer Ihrer Firma Sie hören den Wählton. * 7 5 * Geben Sie diese Kombination ein * Geben Sie den Berechtigungscode ein, und drücken Sie die Stern-Taste # Wählen Sie die Rufnummer Ihrer Nebenstelle, und drücken Sie die Raute-Taste Sie hören den Wählton. * 1 0 * Geben Sie diese Kombination ein * Wählen Sie die Rufnummer Ihrer Nebenstelle, und drücken Sie die Stern-Taste Dialog

32 Rufumleitung (1 5) Geben Sie die Ziffer des Suchprofils ein (1-5) # Drücken Sie die Raute-Taste, und legen Sie den Hörer auf Hinweis: Wenn die Vermittlung im aktivierten Profil als Umleiteziel vorgesehen ist, dürfen Sie nicht vergessen, sie von Ihren Abwesenheitszeiten in Kenntnis zu setzen. Verwenden Sie hierzu die Funktion Abwesenheitsinformation, oder rufen Sie die Vermittlung an. Falls im aktivierten Profil die Mailbox als Umleiteziel angegeben ist, nehmen Sie entsprechende Abwesenheitsinformationen in den Ansagetext auf. Suchprofil deaktivieren von einem externen Telefonanschluss Das externe Telefon, das Sie für den Anruf in Ihrer Firma benutzen, muss eine Tastatur (keine Wählscheibe) mit einer Raute-Taste (#) und einer Stern-Taste (*) besitzen. Natürlich können Sie auch ein Mobiltelefon benutzen, bei dem die Tonwahl (MFV) eingestellt wurde. Wählen Sie die DISA-Nummer Ihrer Firma Sie hören den Wählton. * 7 5 * Geben Sie diese Kombination ein * Geben Sie den Berechtigungscode ein, und drücken Sie die Stern-Taste # Wählen Sie die Rufnummer Ihrer Nebenstelle, und drücken Sie die Raute-Taste Sie hören den Wählton. # 1 0 * Geben Sie diese Kombination ein # Wählen Sie die Rufnummer Ihrer Nebenstelle, und drücken Sie die Raute-Taste Legen Sie den Hörer auf 32 Dialog 3213

33 Rufumleitung Suchprofile erstellen und die Suchreihenfolge festlegen Suchprofile werden vom Systemadministrator installiert und geändert. Wenn Sie ein Suchprofil erstellen oder ändern möchten, kopieren Sie das Formular mit den Einstellungen, geben die erforderlichen Informationen ein und übergeben das ausgefüllte Formular dem Systemadministrator. Hinweis: Wenn an Ihr System eine Applikation zur Anrufbearbeitung über Computer (Personal Screen Call Server) angeschlossen ist, können Sie Profile auch über das Intranet bearbeiten. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation der Applikation. Bei der Erstellung von Suchprofilen ist Folgendes zu beachten: Die Ruftondauer sollte 45 Sekunden nicht überschreiten Erfahrungsgemäß legen Anrufer nach 3 bis 6 Rufsignalen wieder auf. Die maximale Ruftondauer beträgt 60 Sekunden. Berücksichtigen Sie bei den Umleitezielen die Reaktionszeit, die Sie zur Annahme eines Anrufs benötigen Beispielsweise kann die Reaktionszeit bei stationären und schnurlosen Telefonen etwa 15 Sekunden betragen. Bei Mobiltelefonen müssen Sie dagegen mit längeren Reaktionszeiten rechnen (20 bis 25 Sekunden). Am Ende jedes Profils muss ein Umleiteziel genannt sein, auf dem mit Sicherheit geantwortet wird (Mailbox oder Vermittlung/Sekretariat) Andernfalls kann es vorkommen, dass Anrufe unbeantwortet bleiben. Berücksichtigen Sie auch den Fall, dass das Telefon am Umleiteziel gerade besetzt ist Sie haben hier die Wahl zwischen folgenden Optionen: Funktion Frei auf Leitung 2 aktivieren (falls verfügbar) Umleitung zur Mailbox Umleitung zur Vermittlung Wenn Sie das Profil so gestalten, dass bereits frühzeitig ein Anrufbeantworter, ein Faxgerät oder ein Antwortdienst als Umleiteziel aktiviert wird, kann dies zu einer Unterbrechung der Suche führen Deaktivieren Sie die Verbindung zum Antwortdienst, oder legen Sie die Ruftondauer so fest, dass die Suche nicht beeinträchtigt wird. Dialog

34 Rufumleitung Wenn Ihr System nur ein einzelnes individuelles Suchprofil unterstützt, sollten Sie in diesem Profil nur zwei oder drei Umleiteziele definieren Andernfalls besteht die Möglichkeit, dass der Anrufer auflegt, bevor alle Umleiteziele abgearbeitet sind. In Systemen, die fünf individuelle Profile zulassen (1 bis 5), legen Sie die am häufigsten verwendeten Ziele in verschiedenen Profilen fest Geben Sie in jedem Profil möglichst wenige Umleiteziele an. Beispiele für Suchprofile: Im Büro Zu Hause Auf Dienstreise Abwesend/Nicht erreichbar Beispiel: So füllen Sie das Formular für Suchprofile aus: Profil 1 Im Büro * Beispiele: Stationäres Telefon, schnurloses Telefon, Mobiltelefon, externes Telefon, Mailbox, Vermittlung usw. Profil 2 Telefontyp oder Umleiteziel* Zu Hause Rufnummer 1 Stationär Schnurlos Voice Mail Suchreihenfolge Suchreihenfolge Telefontyp oder Umleiteziel* Rufnummer 1 Extern Mobiltelefon Voice Mail Ruftondauer (Sekunden) Ruftondauer (Sekunden) 34 Dialog 3213

35 Rufumleitung Formular für Suchprofile Name:... Abteilung:... Rufnummer:... Kostenstelle:... Profil Telefontyp oder Umleiteziel* Rufnummer Ruftondauer (Sekunden) * Beispiele: Stationäres Telefon, schnurloses Telefon, Mobiltelefon, externes Telefon, Mailbox, Vermittlung usw. Profil Telefontyp oder Umleiteziel* Profil Telefontyp oder Umleiteziel* Profil Telefontyp oder Umleiteziel* Profil 5... Suchreihenfolge Suchreihenfolge Suchreihenfolge Suchreihenfolge Suchreihenfolge Telefontyp oder Umleiteziel* Rufnummer Rufnummer Rufnummer Rufnummer Ruftondauer (Sekunden) Ruftondauer (Sekunden) Ruftondauer (Sekunden) Ruftondauer (Sekunden) Dialog

36 Interne Nachrichten Interne Nachrichten Manueller Rückruf Wenn bei einer Nebenstelle niemand an den Apparat geht, können Sie dem gewünschten Teilnehmer eine Nachricht hinterlassen (falls dies gestattet ist). Manuellen Rückruf tätigen Nachricht Drücken Sie die Taste Nachricht Hinweis: Die Funktionstaste muss vom Systemadministrator programmiert werden. Es wird eine Verbindung zu der Nebenstelle aufgebaut, die die Nachricht gesendet hat. Absender herausfinden Programm Drücken Sie die Taste Programm Die Lampe der Programmtaste leuchtet, während alle anderen Lampen erlöschen. Nachricht Drücken Sie die Taste Nachricht Hinweis: Die Funktionstaste muss vom Systemadministrator programmiert werden. Im Display wird die Rufnummer der Person angezeigt, die die Nachricht gesendet hat. Programm Drücken, um den Vorgang zu beenden 36 Dialog 3213

37 Interne Nachrichten Manuellen Rückruf von Ihrer eigenen Nebenstelle aus deaktivieren # 3 1 # Geben Sie die nebenstehende Kombination ein Drücken Sie die C-Taste Manuellen Rückruf an eine andere Nebenstelle senden * 3 1 * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein Wählen Sie die Rufnummer der Nebenstelle # Drücken Sie die Raute-Taste und dann die C-Taste Bei der angerufenen Nebenstelle wird nun angezeigt, das Sie eine Nachricht hinterlassen haben. Manuellen Rückruf an eine andere Nebenstelle löschen # 3 1 * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein Wählen Sie die Rufnummer der Nebenstelle # Drücken Sie die Raute-Taste und dann die C-Taste Dialog

38 Interne Nachrichten Ankündigung wartender Nachrichten (optional) Wenn Sie über diese Funktion verfügen und Ihre Anrufe an einen Nachrichtencomputer weitergeleitet werden, werden vorhandene neue Nachrichten durch eine blinkende Tastenlampe angezeigt. Diese Funktionstaste wird vom Systemadministrator programmiert. Die für Sie hinterlassenen Nachrichten werden auf dem Drucker ausgegeben, der an den Computer angeschlossen ist. Nachrichten ausdrucken Nachricht Drücken Sie die Taste Nachricht Im Display werden der Name des Computers und die Anzahl der Nachrichten angezeigt, die für Sie gespeichert sind. Wenn Sie die Meldung neuer Nachrichten als störend empfinden oder aus anderen Gründen nicht mehr auf neue Nachrichten hingewiesen werden wollen, können Sie so das Blinken der Taste ausschalten: # 9 1 # * Zum Ausschalten geben Sie diese Kombination ein Sie hören dann den Bestätigungston. 38 Dialog 3213

39 Voice Mail Voice Mail Integrierte Voice Mail (optional) Die integrierte Voice Mail funktioniert im Wesentlichen wie ein Anrufbeantworter: Sie können eine Ansage aufnehmen, die dann abgespielt wird, wenn Sie einen Anruf nicht persönlich entgegennehmen können. Wenn Sie z. B. in einer Besprechung oder außer Haus sind, hören Ihre Anrufer diese Ansage und können eine Nachricht für Sie in Ihrer Mailbox hinterlassen. Sobald Sie wieder an Ihrem Arbeitsplatz sind, können Sie sich in die Mailbox einwählen und die für Sie hinterlassenen Nachrichten abhören. Wie bei der Rufumleitung bestimmen Sie selbst, welche Anrufe zur Mailbox umgeleitet werden sollen: alle ankommenden oder nur die Anrufe, bei denen Sie nicht an den Apparat gehen (nach Zeit), bzw. nur die Anrufe, die ankommen, während Sie gerade ein anderes Gespräch führen (bei Besetzt). Wenn Sie sich in Ihre Mailbox eingewählt haben, erhalten Sie automatisch Anleitungen, wie Sie Nachrichten abhören, speichern oder löschen können, und was Sie tun müssen, um eine Ansage aufzunehmen. Auch wie Sie Ihren Berechtigungscode ändern, wird mit Sprachansagen ausführlich erklärt. Mailbox ein-/ausschalten Für alle ankommenden Anrufe: Siehe Rufumleitung, Abschnitt Internes Follow me (Funktionscode 21). Geben Sie die Rufnummer des Voice Mail Systems als Abfrageposition ein. Für ankommende Anrufe bei keiner Antwort: Siehe Rufumleitung, Abschnitt Rufumleitung wenn Sie nicht an den Apparat gehen (Funktionscode 211). Für ankommende Anrufe bei Besetzt: Siehe Rufumleitung, Abschnitt Rufumleitung wenn bei Ihnen besetzt ist (Funktionscode 212). Dialog

40 Voice Mail In Ihre eigene Mailbox einwählen Von Ihrem Telefon im Büro aus: Wählen Sie die Rufnummer des Voice Mail Systems Hinweis: Wenn für Ihre Mailbox eine Funktionstaste programmiert wurde und die betreffende Tastenlampe leuchtet (d. h., es ist eine neue Nachricht eingegangen), können Sie auch diese Taste drücken. Wenn Sie nach Ihrem Berechtigungscode gefragt werden: Geben Sie Ihren Berechtigungscode ein (Bei Auslieferung entspricht der Code der Rufnummer Ihrer Nebenstelle.) Von einem fremden Telefon aus: Wählen Sie die Rufnummer des Voice Mail Systems Sie werden aufgefordert, Ihren Berechtigungscode einzugeben. Da die andere Nebenstelle einen eigenen Berechtigungscode für das Voice Mail System besitzt: # Drücken Sie zuerst die Raute-Taste Geben Sie dann die Rufnummer Ihrer Mailbox ein (In der Regel Ihre Nebenstellennummer.) Geben Sie Ihren Berechtigungscode ein (falls erforderlich) In eine fremde Mailbox einwählen Wählen Sie die Rufnummer des Voice Mail Systems Sie werden aufgefordert, Ihren Berechtigungscode einzugeben. Da die andere Nebenstelle einen eigenen Berechtigungscode für das Voice Mail System besitzt: # Drücken Sie zuerst die Raute-Taste Geben Sie dann die Rufnummer der Mailbox ein (In der Regel die Nebenstellennummer des Mitarbeiters, dessen Mailbox Sie abfragen wollen.) Geben Sie den Berechtigungscode des Mitarbeiters ein, dessen Mailbox Sie abfragen wollen (falls erforderlich) 40 Dialog 3213

41 Voice Mail Benutzung der Mailbox Nachdem Sie sich in die Mailbox eingewählt haben, hören Sie zuerst eine Ansage. Es wird Ihnen mitgeteilt, wie viele neue Nachrichten und wie viele gespeicherte Nachrichten vorhanden sind. Wenn zu viele Nachrichten gespeichert wurden, werden Sie aufgefordert, einige davon zu löschen. Wie Sie weiter vorgehen müssen, wird Ihnen Schritt für Schritt mit verschiedenen Ansagen erklärt. Je nachdem, welche Aufgabe Sie ausführen wollen, z. B. neue Nachrichten abhören, eine neue Begrüßung für Ihre Anrufer aufnehmen, den Berechtigungscode ändern oder die Mailbox wieder verlassen Sie müssen jeweils eine andere Ziffer drücken. Welche Ziffer das ist, wird in der Ansage genannt. Anhand des folgenden Diagramms können Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, wie die Mailbox aufgebaut ist und welche Ziffern für welche Aufgaben gedrückt werden müssen. Start-Ebene 5 Nachrichten 5 Nächste Nachricht anhören 6 Nachricht noch einmal anhören 3 Gehörte Nachricht löschen # Zurück zur Start-Ebene 2 Mailbox verlassen 2 Begrüßung 5 Derzeitige Ansage anhören 6 Neue Ansage aufnehmen, Aufnahme beenden mit # # Alte Ansage beibehalten 5 Aufnahme anhören 6 Aufnahme wiederholen 7 Ansage speichern # Alte Ansage beibehalten 1 Berechtigungscode # Neuen Berechtigungscode eingeben 1 6 Ziffern Nur Ziffern, keine Sterne *! # Neuen Code nochmals eingeben 9 Mailbox verlassen # Keinen Berechtigungscode eingeben Dialog

42 Anrufer informieren Anrufer informieren Abwesenheitsinformation (optional) Hiermit können Sie Anrufer während Ihrer Abwesenheit z. B. darüber informieren, um welche Uhrzeit oder an welchem Tag Sie wieder erreichbar sind. Wenn Sie die entsprechende Berechtigung besitzen, können Sie von Ihrer Nebenstelle aus auch Abwesenheitsinformation für andere Nebenstellen festlegen. Um die Abwesenheitsinformation einzugeben, werden so genannte Codes benutzt. Aktivieren Beispiel: Zurück am 15. September (=0915). * 2 3 * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein (0 9) Geben Sie den Abwesenheitscode ein Hinweis: Ein Abwesenheitscode besteht immer aus einer Ziffer. Um welche genau es sich handelt, hängt von der Nebenstellenanlage in Ihrer Firma ab. Fragen Sie Ihren Systemadministrator, welche Abwesenheitscodes Ihnen zur Verfügung stehen. * Drücken Sie die Stern-Taste, und geben Sie dann das Datum (MMDD) bzw. eine Uhrzeit (HHMM) ein Hinweis: Wenn keine Uhrzeit bzw. kein Tag angegeben werden soll, können Sie diesen Schritt überspringen. # Drücken Sie die Raute-Taste und dann die C-Taste Im Display wird die eingegebene Abwesenheitsinformation angezeigt. 42 Dialog 3213

43 Anrufer informieren Deaktivieren # 2 3 # Geben Sie die nebenstehende Kombination ein Drücken Sie die C-Taste Die programmierte Abwesenheitsinformation wird gelöscht. Für eine andere Nebenstelle einstellen * * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein * Wählen Sie die Rufnummer der Nebenstelle, und drücken Sie die Stern-Taste (0 9) Geben Sie den Abwesenheitscode ein * Drücken Sie die Stern-Taste, und geben Sie dann das Datum bzw. die Uhrzeit ein, zu der die betreffende Person wieder am Arbeitsplatz zurück ist # Drücken Sie die Raute-Taste und dann die C-Taste Bei der fremden Nebenstelle wird im Display der eingegebene Abwesenheitsgrund und falls eingestellt das Rückkehrdatum bzw. die Rückkehrzeit angezeigt. Für eine andere Nebenstelle ausschalten # * Geben Sie die nebenstehende Kombination ein # Wählen Sie die Rufnummer der Nebenstelle, und drücken Sie die Raute-Taste Hinweis: Wenn Sie den speziellen Wählton hören, müssen Sie den Berechtigungscode für die fremde Nebenstelle eingeben und zuerst die Raute-Taste (#) drücken, bevor Sie die C-Taste betätigen (nächster Schritt). Drücken Sie die C-Taste Dialog

44 Kurzwahl Kurzwahl Kurzwahl allgemein Kurzwahlnummern vereinfachen das Telefonieren erheblich, da Sie nur einige wenige Ziffern wählen müssen, um den gewünschten Teilnehmer anzurufen. Allgemeine Kurzwahlnummern bestehen aus 1 bis 5 Ziffern und sind in der Nebenstellenanlage gespeichert. Die allgemeinen Kurzwahlnummern werden vom Systemadministrator programmiert. Nehmen Sie den Hörer ab, und wählen Sie die allgemeine Kurzwahlnummer Kurzwahl individuell Wenn Sie bestimmte Rufnummern häufig benötigen, können Sie diese Nummern auch auf den Tasten 0 bis 9 speichern (falls Sie dazu die Berechtigung haben). Kurzwahl benutzen * * (0 9) Drücken Sie zweimal die Stern-Taste und dann die jeweilige Kurzwahlnummer 44 Dialog 3213

45 Kurzwahl Kurzwahl individuell programmieren und ändern * 5 1 * (0 9) Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. Drücken Sie dann die Taste (0 bis 9), auf der die Kurzwahlnummer programmiert werden soll * Drücken Sie die Stern-Taste, und geben Sie die Rufnummer ein # Drücken Sie die Raute-Taste und dann die C-Taste Hinweis: Die programmierte Rufnummer darf bis zu 20 Ziffern und ein Stern-Zeichen (*) umfassen. Mit dem Stern-Zeichen wird der zweite Wählton vom öffentlichen Telefonnetz angezeigt. Im Display werden lediglich die letzten 20 Ziffern der Rufnummer angezeigt. Löschen einer individuellen Kurzwahlnummer # 5 1 * (0 9) Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. Drücken Sie dann die Taste (0 bis 9), deren Kurzwahlbelegung gelöscht werden soll # Drücken Sie die Raute-Taste und dann die C-Taste Löschen aller individuellen Kurzwahlnummern # 5 1 # Geben Sie die nebenstehende Kombination ein Drücken Sie die C-Taste Dialog

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