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1 S Sparkasse Aichach-Schrobenhausen SEPA: Account Converter Automatische Umrechnung von vorhandenen Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC Abschaltung der bisherigen, nationalen Überweisungen und Lastschriften zugunsten der SEPA-Zahlverfahren am 1. Februar 2014

2 Inhalt 1. Funktionsweise 2. Erstellung der IBANHIN -Datei 3. Rückmeldungen der IBANRUECK -Datei 4. Weitere Funktionen 5. Aktualisierungen 6. Datenexport Aus SFirm Aus StarMoney Der SEPA Account Converter bietet die Möglichkeit einer automatisierten Umrechnung von vorhandenen Kontonummern und Bankleitzahlen Ihrer Kundenstammdaten in IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business Identifier Code) - manuell oder automatisch. Wichtiger Hinweis: Mit dem Programm SEPA Account Converter können nur jene Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC umgerechnet werden, bei denen das ausgebende Kreditinstitut der Umrechnung zugestimmt hat. Die Kreditinstitute, die einer Umrechnung ihrer Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC durch den SEPA Account Converter nicht zugestimmt haben und teilweise spezielle, dem SEPA Account Converter nicht bekannte Umrechnungsmethoden verwenden, sind in der Datei config.ini hinterlegt. Durch das Löschen dieser Datei aus dem Programmverzeichnis würde eine Umrechnung für alle Bankleitzahlen und Kontonummern in IBAN und BIC ermöglicht. Die in diesem Fall mögliche Berechnung von Kontoverbindungen von bisher von der Umrechnung ausgeschlossenen Kreditinstituten kann fehlerhaft sein. Bitte stellen Sie daher stets sicher, dass die config.ini -Datei im Programmverzeichnis gespeichert ist. SEPA-Hotline Telefon: ( ) Telefax: ( ) Internet: Electronic-Banking-Hotline Telefon: ( ) Telefax: ( ) Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten, die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen, sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern.

3 1. Funktionsweise Vor dem Starten des Programms ist es zunächst erforderlich, die Nutzungsbedingungen zu akzeptieren. Wir empfehlen Ihnen, diese gründlich vor der Bestätigung zu lesen. Nach dem Starten erscheint folgende Oberfläche: Die Oberfläche besteht aus zwei unterschiedlichen Bereichen, die separat zu betrachten sind: Im oberen Bereich kann die Berechnung einer einzelnen IBAN und BIC aus Kontonummer und Bankleitzahl in einem Dialogmodus vorgenommen werden. Nach der Eingabe einer Bankleitzahl und einer Kontonummer in den entsprechenden Feldern kann, durch Drücken des [IBAN berechnen] Buttons, sofort der BIC und die berechnete IBAN in den beiden darunterliegenden Feldern abgelesen werden. Im unteren Bereich der Oberfläche kann durch das Einlesen einer IBANHIN -Datei eine Massenumrechnung von Daten erfolgen. Zur Nutzung dieser Funktionalität müssen die Kontonummern- und Bankleitzahlen- Datenbestände in einem IBANHIN -Dateiformat aufbereitet werden. Eine Dateibeschreibung der IBANHIN -Datei (Format/Aufbau) befindet sich im Programmverzeichnis des SEPA Account Converters unter dem Namen IBANhin-IBAN-rück.pdf. Es handelt sich bei diesem Dokument um ein vom Zentralen Kreditausschuss abgestimmtes, für die gesamte Kreditwirtschaft empfohlenes Dateiformat. Nach Erstellung einer IBANHIN -Datei (Punkt 2) ist über den Button [Durchsuchen ] der Dateipfad, unter dem die IBANHIN -Datei gespeichert wurde, anzugeben. Durch Drücken des [IBANRUECK Datei] Buttons wird die Umrechnung der IBANHIN -Datei gestartet. Es erscheint ein Auswahlfeld zur Festlegung des Speicherortes der zu generierenden IBANRUECK -Datei. Nach dem Drücken von [Speichern] wird die Datei erstellt und Sie erhalten eine Bestätigung. Entspricht die Datei nicht den vorgegebenen Spezifikationen, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Beispiel einer IBANRUECK -Datei:

4 2. Erstellung der IBANHIN -Datei Die genaue Spezifikation findet sich im Programmverzeichnist unter dem Namen IBAN-hin-IBAN-rück.pdf. Nachfolgend finden Sie hierzu eine kurze Anleitung. Erstellen Sie in Excel eine Datei mit den vorhandenen inländischen Kontonummern gem. nachfolgendem Beispiel und speichern Sie diese als Dateiename.csv ab. Im Regelfall können Sie auch aus Ihrer bisherigen Zahlungsverkehrssoftware die Daten exportieren und an dieses Format anpassen. Eine Anleitung zum Export aus SFirm und StarMoney finden Sie unter dem Punkt 6. Folgende Spalten müssen gefüllt sein: A F G Länderkennzeichen Bankleitzahl Kontonummer In der Spalte C kann zur besseren Übersichtlichkeit z.b. der Kundenname hinterlegt werden. Die restlichen Felder müssen nicht gefüllt werden. Die vom SEPA Account Converter erzeugte IBANRUECK -Datei wird ohne die dreistellige Dateiendung erzeugt. Sie können die fertige Datei aber in eine.csv-datei umbenennen, damit diese wieder mit Excel geöffnet werden kann. Hier sehen Sie das Ergebnis mit dem jeweiligen Fehlercode/Hinweis: Eine genaue Beschreibung der in der letzten Spalte angezeigten Rückmeldungen finden Sie im Punkt 3. Beachten Sie bitte alle Kontoumstellungen mit einem anderen Hinweis außer 0. Hier müssen Sie manuell nacharbeiten.

5 3. Rückmeldungen der IBANRUECK -Datei In der letzten Spalte der IBANRUECK -Datei wird ein Kennzeichen für eine erfolgreiche bzw. nicht erfolgreiche Kontenumstellung mitgegeben. Die Bedeutung der Fehlercodes und Hinweise zeigt nachfolgende Tabelle: 4. Weitere Funktionen Neben dem [IBANRUECK Datei] Button befindet sich ein [Einstellungen] Button. Hier besteht die Möglichkeit, die Ausgabe der berechneten IBAN und BIC statt in einer gesamten IBANRUECK -Datei, alternativ in nach Institutsgruppen separierten IBANRUECK -Dateien erzeugen zu lassen. Hierzu muss lediglich der entsprechende Haken gesetzt werden. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, unter [Einstellungen] im Feld Ausgabepfad einen Speicherort festzulegen, der eine nach jedem Programmstart erforderliche erneute Angabe des Speicherortes überflüssig macht. 5. Aktualisierungen Der Softwarehersteller (Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH) bietet regelmäßige Aktualisierungen des SEPA Account Converters im Rhythmus mit den Aktualisierungsterminen der von der Deutschen Bundesbank veröffentlichten Bankleitzahlendatei über einen Internetdownload an. Nach Ablauf der Gültigkeit des SEPA Account Converters wird die folgende Meldung beim Programmstart erscheinen: Bitte beachten Sie, dass zur Durchführung der regelmäßigen Aktualisierungen eine Internetverbindung notwendig ist.

6 6. Datenexport Aus SFirm Zuerst muss in SFirm über Extra Import/Export Scriptdateien die EMPF.scr [Empfänger] folgendermaßen bearbeitet werden. Nun kann über Extra Import/Export Ausführen die EMPF.scr [Empfänger] ausgeführt werden. Wählen Sie ein Zielverzeichnis (z.b. den Desktop), stellen Sie Exportieren und Windows Zeichensatz ein und klicken Sie auf [Ausführen]. SFirm erstellt nun im angegebenen Verzeichnis eine Datei EMPF.txt. Wurde die Datei erfolgreich erzeugt, benennen Sie sie bitte in EMPF.csv um und öffnen Sie sie mit Excel. Bereiten Sie die Datei vor, wie unter Punkt 2 Erstellung der IBANHIN -Datei beschrieben. ACHTUNG: Bei Empfängern mit mehreren Kontoverbindungen wird nur eine der Kontonummern exportiert! Aus StarMoney Wählen Sie im Navigationspunkt Verwaltung Datenexport das Adressbuch sowie das Dateiformat Konfigurierbare CSV-Datei (*.csv). Klicken Sie anschließend auf das Anpassen -Symbol. Geben Sie einen beliebigen Namen ein, wählen Sie die Spalten BLZ, Kontonummer und Nachname aus und klicken Sie auf [Speichern]. Wählen Sie nun bei Konfigurationsname die zuvor gespeicherte Konfiguration aus und klicken Sie anschließend auf [Exportieren]. Speichern Sie die Datei z.b. auf dem Desktop. Jetzt können Sie die Datei mit Excel vorbereiten, wie unter Punkt 2 Erstellung der IBANHIN -Datei beschrieben.

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