Kompetenz für IT, Design und Beratung. Archivierung Technische Umsetzung Dipl.-Ing. Ralf Steenbock

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1 Dipl.-Ing. Ralf Steenbock 1

2 Allgemeines Was ist eigentlich Archivierung? Weltweite Gesetze und Richtlinien (GDPdU, SOX, ) Keine explizite Vorgabe über das Wie vom Gesetzgeber Zwei Ansätze: clientseitige Archivierung: Vom Anwender gesteuert serverseitige Archivierung: Automatisch ablaufend Unterschiedliche Produkte: ASP-Lösungen Software-Lösungen Appliances Dokumentenmanagement- / CRM-Systeme Neben dem Aufwand auch zusätzlicher Nutzen 2

3 Allgemeines Was ist eigentlich Archivierung? Weltweite Gesetze und Richtlinien (GDPdU, SOX, ) Keine explizite Vorgabe über das Wie vom Gesetzgeber Zwei Ansätze: clientseitige Archivierung: Vom Anwender gesteuert serverseitige Archivierung: Automatisch ablaufend Unterschiedliche Produkte: ASP-Lösungen Software-Lösungen Appliances Dokumentenmanagement- / CRM-Systeme Neben dem Aufwand auch zusätzlicher Nutzen 3

4 Technische Anforderungen Lückenlose Archivierung Revisions- und manipulationssichere Ablage WORM-Medium (WriteOnceReadMultiple) normale Medien mit Sicherungsmechanismen gegen spätere Manipulationen digitale Signatur und Prüfsummen Lebensdauer beachten! Protokollierung aller Aktionen auf dem Archiv Löschen von Mails erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Sinnvollerweise sollten eingesetzte Systeme skalierbar sein Anzahl der Benutzer Speicherplatz Anti-Spammaßnahmen als sinnvolle bzw. notwendige Ergänzung 4

5 ASP-Lösungen I Komplette Archivierung an Dienstleister ausgelagert Optional auch Auslagerung von Mailserver / Groupwareserver Eher für große Unternehmen Vorteile: Kein eigener Aufwand Nachteile: Hohe Kosten Datenschutz / Sicherheit 5

6 ASP-Lösungen II Rechenzentrum Speichermedium Archivserver Internet Kunde Arbeitsplatz Mailserver / Groupware 6

7 Software-Lösungen I Zusätzliche Software auf Mail-/Groupwareserver Betrieb im Hause des Kunden Vorteile: Datenschutz / Sicherheit Relativ niedrige Kosten Beliebig skalierbar Nachteile: Eigener Aufwand Zum Teil erhebliche Eingriffe am Mail-/Groupwareserver notwendig Je nach Produkt nicht für alle Mailserver verfügbar 7

8 Software-Lösungen II Kunde Mailserver / Groupware Arbeitsplatz Internet Speichermedium 8

9 Appliances I Komplettlösungen aus Hardware und Software Betrieb im Hause des Kunden Vorteile: Nur geringe Eingriffe am Mail-/Groupwareserver notwendig Für fast alle Mailserver verfügbar Relativ niedrige Kosten Datenschutz / Sicherheit Niedriger eigener Aufwand Nachteile: Nicht beliebig skalierbar Auf Erweiterbarkeit achten! 9

10 Appliances II Kunde Archivserver Arbeitsplatz Internet Mailserver / Groupware Speichermedium 10

11 Nutzen der Archivierung Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen Schutz vor -Datenverlust Kann -Server entlasten Umfangreiche Recherchemöglichkeiten Volltextsuche Indizierung Regelbasierte Analyse Bedienung meist über Webbrowser 11

12 Benno Mailarchiv I Softwarebasierte Lösung, mittlerweile aber auch als Komplettlösung lieferbar Deutscher Hersteller Setzt auf Linux-Server auf Open Source Basis Bedienung über Webbrowser 12

13 Benno Mailarchiv II 13

14 Benno Mailarchiv III 14

15 Benno Mailarchiv IV 15

16 MailArchiva Softwarebasierte Lösung, auch als Komplettlösung lieferbar Opensource-Basis Bedienung über Webbrowser BettyMail DiskPak 16

17 ruhrwissen.net Postfach D Bochum Tel.: Fax:

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