AÜOffice. Leistungsverzeichnis

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1 Leistungsverzeichnis

2 Leistungsverzeichnis AÜOffice AÜOffice - Zeitarbeit erfolgreich organisieren. Mit AÜOffice lässt sich der gesamte operative Prozess in der Zeitarbeit abbilden. Vom webbasierten Bewerbermanagement WEB-Recruiting 2.0 über die skillbezogene Suchfunktion PerfectMatch, dem proaktiven Erinnerungssystem AÜOffice Organizer bis hin zu den Managementfunktionen über AÜOffice Chefterminal zur Steuerung des Unternehmens. Mit den Optionen Elda-Vollmeldung und Elda-Datendrehscheibe wird zusätzlich der elektronische Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern gewährleistet. Eine Übergabe der Bruttolohndaten an BMD-Lohn und RZL ist über vorhandene Schnittstellen ebenfalls realisiert. AÜOffice verfügt über zahlreiche Plausibilitätsprüfungen, Such- und Filterfunktionen sowie Auswertungen, unterstützt durch ein umfangreiches Warn- und Hinweissystem sowie durch umfassende Tool-Tipps und arbeitet mit einer grafischen Oberfläche in allen Bereichen. Leistungen Optimale Ergänzungen Mitarbeiter- und Bewerberverwaltung Elda-Vollmeldung, Elda Datendrehscheibe Disposition WEB-Zeiterfassung 2.0 Kunden- und Interessentenverwaltung WEB-Recruiting 2.0 Auftragsverwaltung + Zeiterfassung WEB-Profile 2.0 AÜOffice Terminplaner prosoft Backup AÜOffice Organizer prosoft Hosting PerfectMatch Dokumentenmanagement mit AÜOffice SMS-Dienst + Routenplaner Rechnungserstellung-/ und verwaltung Lohnschnittstellen zu BMD-Lohn & RZL Service Unser Service + Support Team steht Ihnen bei Fragen fachkompetent und freundlich zur Seite. Eine 24 Stunden Hotline gewährleistet eine Erreichbarkeit an 365 Tagen im Jahr und das kostenfrei. Unser Setup Team unterstützt und begleitet Sie bei Ihrem Systemstart oder Anbieterwechsel und steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Kostenfreies Service + Support Center Kostenfreie 24 Stunden Hotline Remote-Desktop Support Umfangreiche Infotheken + zahlreiche Benutzerwerkzeuge Individuelle Neukundenbetreuung + Systemstartbegleitung Kostenfreie Programmupdates Umfangreiches Schulungsangebot Vorteile auf einen Blick 24 Stunden an 365 Tagen/Jahr persönlich erreichbar. Zahlreiche Plausibilitätsprüfungen, Infotheken und Benutzerwerkzeuge prosoft FORUM Seminare und Schulungen vor Ort. Transparente und flexible Vertragsmodelle.

3 AÜOffice Anwendung Das Navigieren in Masken, Verzeichnissen und Menüs entspricht Windows-Standard; ShortCuts (z.b. STRG+N = neu, SRTG+P = drucken, u.v.m.) werden ebenfalls unterstützt. Sie erhalten zusätzlich ein kostenloses Modul, mit dem Sie anwenderspezifisch eigene ShortCuts festlegen können. Sie können so ganze Textbausteine oder Textabschnitte automatisieren. Dies funktioniert auch in Windows-Programmen (z.b. Microsoft Word, Microsoft Outlook). In AÜOffice erstellte Dokumente, wie z.b. Briefe und Verträge werden - je nach Versandweg (Brief, Fax, ) - chronologisch und zur Rückverfolgung gespeichert. Aktionen und Projekte werden einem einzelnen Ansprechpartner zugeordnet. Grafiken und Logos werden mandantenspezifisch eingebunden. Benutzerrechte Durch Vergabe von Benutzerrechten können einzelne Module des Programms individuell für die Anwender gesperrt bzw. freigegeben werden. Ein gelbes Schloss bedeutet, dass ein Anwender auf den Menüpunkt keinen Zugriff hat, z. B. auf den Menüpunkt Lohnabrechnung erstellen. Seite 2 von 19

4 Mitarbeiter-/Bewerberverwaltung Alle Mitarbeiter- bzw. Bewerberinformationen werden in einem Mitarbeiter- bzw. Bewerberpool hinterlegt. Sie können überprüfen, ob ein Mitarbeiter bereits bei Ihnen beschäftigt war. Die Stammdaten können dann mittels Kopierfunktion in die neuen Stammdaten kopiert werden. Eine Fristenkontrollfunktion und die Dokumentation der Austrittsgründe können hinterlegt werden. Bewerberstammdaten mit Dokumentanablage und Fotos können in den Mitarbeiterstamm übernommen werden. Ausschnitt Mitarbeiterverwaltung Wichtige Stammdaten wie z.b. der Verrechnungssatz und der Stundenlohn werden historisch gespeichert. Ausschnitt Mitarbeiterverwaltung Ausschnitt Auftragsverwaltung Ausschnitt Auftragsverwaltung Seite 3 von 19

5 Stammdatenverwaltung In der allgemeinen Stammdatenverwaltung verwalten Sie alle persönlichen Daten des Mitarbeiters oder Bewerbers. Name, Anschrift, Geburtsdaten Verwaltung der Informationen über ausländische Mitarbeiter Fluktuationsstatistik Kollektivvertrag, Entgeltgruppe und Vorrückung Sicherheitspassnummer Fachliche Qualifikationen und Skills, wie Sprachkenntnisse und weitere Fertigkeiten Daten zur Sozialversicherung, Finanzbehörden und Gemeindeabrechnung Die Einstellungen und Anpassungen zu den Kollektivverträgen können historisch gespeichert werden. Warnhinweise im System kontrollieren unvollständige Personalstammdaten, über proaktive Hinweise beim entsprechenden Mitarbeiter oder als Auflistung im AÜOffice Organizer. Eine Fehlzeitenübersicht über Urlaub, Krankheit, Arbeitsunfälle, entschuldigte und unentschuldigte Ausfalltage sowie Unterbrechungen wegen Elternzeit oder Wehr-/Zivildienst sind über die Stammdaten ersichtlich. Eine Elda-Prüfung erinnert Sie automatisch an fällige Mindest- und Vollanmeldungen sowie Änderungsmeldungen und Abmeldungen. Über die integrierte Elda-Datendrehscheibe können alle Meldungen komfortable versendet werden. Selektion- und Suchfunktionen ermöglichen eine komfortable Zusammenstellung von Selektionskriterien, eine Kombination der Kriterien durch eine und/oder-verknüpfung, vielseitige Eingabemöglichkeit zur Suche wie z. B. PLZ- Gebiete, Namen, Orte, Qualifikationen, Skills sowie eine Verwendbarkeit des Selektionsergebnisses für weiterführende Aktionen zur Bildschirmbearbeitung, Listenerstellung oder Serienmailings. Mit der Abschlags- und Vorschussverwaltung ist die Eingabe monatlich fester Abschläge/Vorschüsse ebenso möglich wie das einzelne Verbuchen von Abschlägen/Vorschüssen. Geleistete Abschlags-/Vorschusszahlungen werden addiert und können aufgelistet werden. Die Abschlags-/ Vorschusszahlungen können wahlweise mit oder ohne Quittungsausdrucken erstellt werden, direkt ins elektronische Kassenbuch verbucht werden. Ausschnitt Erfassung der Abschläge Seite 4 von 19

6 WEB-Recruiting 2.0 Mit prosoft WEB-Recruiting 2.0 erstellen Sie Ihr persönliches Bewerberformular. Profildaten, Skills und Qualifikationen sowie Dokumente eines Bewerbers werden direkt von Ihrer Homepage in die AÜOffice Bewerberverwaltung importiert. Ein ausgearbeiteter Skillkatalog mit weit mehr als Skills und Qualifikationen sowie ein intelligentes Bewertungssystem unterstützen Sie bei der effizienten Anwendung. Alle Profilinhalte wie Lebenslauf, Schulbildung und Ausbildung sind integriert. Geocodierte Ortsangaben erleichtern die Übersicht des Einsatzgebietes eines Bewerbers. Ein dynamisch konfigurierbares Webformular gewährleistet die Anpassung an die Gestaltung Ihrer Internetpräsenz. Leistungen Optimale Ergänzungen Import der Bewerberdaten in AÜOffice prosoft WEB-Profile 2.0 Skillauswahl mit >1.500 Fähigkeiten (Skills) prosoft PerfectMatch Individuelle Erweiterung fachspezifischer Skills europersonal.com Vereinfachtes Bewertungssystem Individuelle Konfiguration - Anpassung von Feldern, Anordnung und Reihenfolge - Definition von Pflichtfeldern - Anpassung der Gestaltung an die Homepage Plausibilitätsprüfungen Dokumente und Fotos als Anlage Format:.doc,.docx,.pdf,.rtf,.txt,.jpg Meldung/Hinweis zu neuen Bewerbern Bewerberformular Das Bewerberformular ist übersichtlich gestaltet, schnell auszufüllen und gibt Ihnen wertvolle Zeit innerhalb des Bewerbungsprozesses. Der Konfigurationsaufwand ist gering und mittels moderner Funktionen wie z.b. der Mehrfachauswahl von Skills und Qualifikationen, automatische Vervollständigung der Ortsangaben und ein schneller und einfacher Dateiupload motivieren die Bewerber zur Bewerbung - direkt auf der Homepage. Konfiguration + Einrichtung Es stehen mehrere Formularvarianten zur Auswahl. Über eine einfache Konfiguration wird die Anpassung an Ihre Homepage vorgenommen. Das Bewerberformular wird in Bezug auf Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Seitenzahl, Überschriften und die Integration von Logos an Ihren Unternehmensleitlinien angepasst. Für den Bewerber ist die Anwendung einfach und plausibel gehalten. Seite 5 von 19

7 Felder mit Plausibilitätskontrolle werden überprüft und ändern automatisch während der Eingabe den Status. So kontrolliert das System die Richtigkeit der Angaben (z.b. adresse). Auch die Eingabe von Pflichtfeldern wird auf diese Art kontrolliert. Aus einer Liste aller verfügbaren Eingabefelder kann gewählt werden, welche vom Bewerber ausgefüllt werden sollen. Auch die Reihenfolge der Abfragefelder kann individuell erstellt werden. Ihre Bewerber finden sich leicht zurecht und sparen wertvolle Zeit. Der Zeitaufwand zum Ausfüllen des Formulars reduziert sich. Mit dem Formularkonfigurator können Sie Ihr Bewerberformular in beliebig viele Register unterteilen und mit dem gewünschten Titel versehen. Neben dem vorhandenen Standardformular, erstellen und verwalten Sie individuelle Formulare und entscheiden auch, welches aktuell online verfügbar ist. Geodaten Um das Einsatzgebiet des Bewerbers zu definieren, kann für den Bewerber ein Umkreis rund um die Postleitzahl eingeben werden. Bei der Suche wird mittels der Geocodierung der Bewerber entsprechend berücksichtigt. Skills + Qualifikationen Einer der wichtigsten Bestandteile einer Bewerbung, neben den Stammdaten und dem Lebenslauf, sind Skills und Qualifikationen. Sie können Ihren Bewerbern einen nach Berufsbildern gruppierten Pool an Skills zur Auswahl anbieten. Ein Skillkatalog von mehr als Skills aus 21 Berufsgruppen zur Beschreibung von Fähigkeiten und Fertigkeiten steht bereits zur Verfügung. Neben dem Skillkatalog können Sie weitere Skills anlegen, die die Fähigkeiten und Fertigkeiten beschreiben. Die vom Bewerber ausgewählten Skills werden nach Eingang der Bewerbungsdaten in AÜOffice automatisch für das Bewerberprofil und für das Matching (PerfectMatch ) verwendet. Ansprechpartnern in der Kunden- und Interessentenverwaltung können in AÜOffice nach Bedarf ebenfalls Skills zugeordnet werden. Diese werden mit prosoft PerfectMatch abgeglichen, um den geeigneten Kunden oder Interessenten für den jeweiligen Bewerber zu finden. Seite 6 von 19

8 Profilerfassung Das WEB-Recruiting-Formular beinhaltet alle Felder, die für die Erstellung eines Kandidatenprofils notwendig sind. Die eingegebenen Informationen werden direkt erfasst, wie zum Beispiel Lebenslauf Berufliche Ausbildung Beruflicher Werdegang Schulbildung Hochschulausbildung Auslandsaufenthalte Datenimport Die Bewerberdaten werden automatisch in AÜOffice übertragen. Auf der Startseite von AÜOffice unter dem Register Meldungen sehen Sie den aktuellen Bewerberstatus. In AÜOffice werden die eingegebenen Daten und Informationen in Profilform aufbereitet. Mit unseren prosoft WEB-Profilen 2.0 können Sie ohne weitere Arbeitsschritte, das Bewerberprofil an den Kunden oder den Interessenten versenden. Seite 7 von 19

9 WEB-Profile 2.0 Das modulare Konzept der WEB-Profile 2.0 erlaubt die dynamische Konfiguration und die Anpassung an individuelle Bedürfnisse Ihrer Kunden. Alle relevanten Profildaten und Informationen, wie z.b. Skills, Qualifikationen, das Einsatzgebiet und das Foto werden automatisch von AÜOffice in die WEB-Profile 2.0 übertragen. Ein neues Profil erstellen Sie so passgenau zum Auftrag, das Standardprofil dient Ihnen dabei als Vorlage. Die Gestaltung der WEB-Profile 2.0 können Sie an Ihre Unternehmensleitlinien, wie z.b. Logo, Schriftart und Schriftfarbe anpassen. Leistungen Optimale Ergänzungen Datenupload und Datensynchronisation prosoft WEB-Recruiting 2.0 Gewährleistung der Datensicherheit prosoft PerfectMatch Unlimitierte Speicherkapazität europersonal.om Gestaltung nach Unternehmensleitlinien Individuelle Modulerstellung und Modulanpassung Integration eines Profilfotos Profilausdruck,.pdf-Druck Profilversand per , Hyperlink (z.b. SMS-Versand) Profilversand per , Hyperlink (z.b. SMS-Versand) Persönliche Daten sowie Skills und Qualifikationen sowie das Foto werden automatisch aus AÜOffice in die WEB-Profile übertragen. Neben dem Skillkatalog von mehr als Skills steht Ihnen zur Beschreibung von Fähigkeiten und Fertigkeiten ein Modulsystem zur Verfügung. Eigene Skills und Qualifikationen können jederzeit hinzugefügt werden. Module können individuell erstellt werden. Neu angelegte Module z.b. Wehrdienst werden automatisch bei jeder Profileingabe und Profiländerung hinzugefügt. Erstellen Sie anhand der Vorlage ein neues Profil, können einzelne Informationen oder auch gesamte Module ausgeblendet werden. Es können beliebig viele Profile angelegt und gespeichert werden. Eine optimale Anpassung eines Profils an die gewünschte Kundenanforderung ist somit gewährleistet. Seite 8 von 19

10 Kundenverwaltung + Interessentenverwaltung Stammdaten verwalten Kontaktinformationen pro Ansprechpartner verwalten und auswerten - Kontaktverwaltung - Definition der Kontaktart (telefonisch, schriftlich, persönlich) - Zuordnung pro Ansprechpartner - Kontaktdatum - Automatische Wiedervorlage, Folgekontakte - Fachgruppe - Name des betreuenden Disponenten - Kontakthistorie mit Übersicht jedes einzelnen Kontakts, (Ausdruck zeitraumbezogen möglich ) - Kurzinformation (Betreff, Schlagzeile) - Einsichtnahme in vorhandene und hinterlegte Dokumente Verwalten von verschiedenen Anschriften Verwalten von kundenspezifischen Konditionen z.b. abweichende/einsatzbezogene Rechnungsanschriften Selektion von Kunden- und Interessentendaten zur Akquisition Kommunikation - prosoft entwickelte ein eigenes -Programm zur Versendung und Dokumentation von s und ings. - Korrespondenz (Microsoft Word Format) - Verwendung von vorgefertigten Standardbriefen - Angebote, Auftragsbestätigungen, Arbeitnehmerüberlassungsvertrag - Adressaufkleber - Bestätigungsschreiben - Korrespondenz - Verwendung von Dokumentvorlagen (.dot ) möglich - Sammelmailings ( ings, Postmailings) Wiedervorlage Generierung von Interessenten- und Kundenschreiben Interessenten-/Kundenstatus gegliedert nach beliebigen Zuordnungskriterien Individuelle Branchenzuordnung pro Interessent/Kunde Outlook-Export (Kunde, Interessent, Ansprechpartner, Termine) Verwaltung von Ansprechpartnern - Vor-/Name, Titel, Namenszusatz, Privatadresse, Funktion, Zuständigkeiten - Kommunikationsadressen, Geburtsdatum - persönliche Daten/Informationen Ausschnitt Akquisition Kundenstamm Ausschnitt Konditionseinstellungen Kundenstamm Seite 9 von 19

11 Disposition In die Planung können auch Bewerber und Interessenten einbezogen werden. Ein Auftrag (= Einsatz) kann direkt angelegt werden; die Zusammenführung von Mitarbeiter und Kunden ist durch das Planning bereits erledigt. Die Bearbeitung mit allen Konditionen und Daten kann so gleich durchgeführt werden. Auf einen Blick sichtbar Mitarbeiter aktuell im Einsatz Mitarbeiter in Unproduktivität (krank, Urlaub etc.) Anzahl der Kunden, die derzeit aktiv sind Anzahl der produktiven Mitarbeiter Anzahl der unproduktiven Mitarbeiter Optische Unterscheidung von Geplanten und schon aktiven Einsätzen Kunden und Interessenten Mitarbeitern und Bewerbern Es können z. B. Arbeitnehmerüberlassungsverträge, Auftragsbestätigungen direkt ausgedruckt werden. Die Plankarte wird in Einsatzkarte umgewandelt. Die Planungen Ihrer Kollegen sind farblich von Ihren unterschieden und zeitgleich sichtbar (Zeitfenster der Aktualisierung individuell einstellbar). Jeder Anwender kann sich durch eine individuelle Farbwahl und Anordnung seine eigene Optik zusammenstellen. Viele Filter- und Markierungsfunktionen erleichtern Ihnen die Mitarbeiterdisposition erheblich. Seite 10 von 19

12 Auftragsverwaltung Auftragsstatus und Auftragsinformationen Name des Mitarbeiters Kundenanschrift Vertriebsbeauftragter (Disponent) Fachbereich Erstellungsdatum Ansprechpartner Abrechnungsmodalitäten, z.b. Rechnungssortierung Datum Einsatzbeginn und Einsatzende Auftragsnummer- und/ oder Kommissionsvorgabe für die Faktura je Mitarbeiter Kostenstelle und Kostenträger Variable datumsabhängige Konditionsvorgabe bei Fakturierung und Lohn Verwaltung einsatzbezogener Diäten Einsatzanschrift Routenplaner via WEB Einsatzanweisung via SMS Berufe/Qualifikationen/Fähigkeiten Unterschiedliche Verrechnungs- und Basissätze möglich Qualifikation des Mitarbeiters, detaillierte Tätigkeitsbeschreibung für den Überlassungsmitteilung Auftragsbewertung pro Mitarbeiter (optional mit graphischem Symbol) - Arbeitssicherheitsmaßnahmen/ Arbeitsschutz - persönliche Schutzausrüstung - Begehungsprotokolle (Begehung des Arbeitsplatzes) Ausdrucke - Auftragsbestätigungen - Telefonnotizen - Überlassungsmitteilung - Arbeitnehmerüberlassungsvertrag - Rücklaufkontrolle für Arbeitnehmerüberlassungsvertrag und Einsatzanweisung - Begehungsprotokoll Generierung von Listen nach Mitarbeiter und Kunden Seite 11 von 19

13 Schichtzeitenautomatik Schichtzeitenmodelle können unbegrenzt hinterlegt werden. Die einzelnen Modelle sind völlig frei und flexibel definierbar. Pro Einsatz Schichtenwechsel innerhalb eines Einsatzes Auswahl des Beginntages in der Zeiterfassung (Beginn liegt in Mitten einer Schicht) Automatische Eintragung der Stunden und Berechnung der Zuschläge - für den Kunden Rechnung - für den Mitarbeiter Lohnabrechnung Freie Wahl des Schichtenzeitraums, z.b. - 3-Tage-Schicht - Wochenschicht - 10-Tage-Schicht - 20-Tage-Schicht - Monatsschicht Reports + Listen Reports, Listen und Auswertungen und frei definierbare Listen sowohl per Ausdruck als auch als Exportdatei. Über unseren Listengenerator können Sie eine beliebige Zusammenstellung festlegen. Reports Statistiken Listen Stammdaten Frei definierbare Auswertungen Seite 12 von 19

14 Kalkulation Ausschnitt: Auftrag Vorkalkulation Vorkalkulation Bei jedem Mitarbeiter kann eine individuelle Vorkalkulation aufgerufen werden. Bei jedem Auftrag wird automatisch eine Vorkalkulation errechnet und angezeigt. Die Kalkulationsgrundlagen sind individuell einstellbar und können absolut oder prozentual berechnet werden. Zwischenkalkulation Nach Rechnungslegung kann unter Berücksichtigung von Stundenlohn, Verrechnungssatz, geleisteter Stunden, Diäten und Kalkulationswerten eine Zwischenkalkulation erstellt werden: Nach einzelnen Mitarbeitern/nach allen Mitarbeitern Wochen- oder monatsweise Zusammengefasster Zeitraum auch über einen Jahreswechsel Auswertungs- und Kontrollmöglichkeiten, z.b. Kranktage, Fehlzeiten, nicht fakturierte Stunden Seite 13 von 19

15 Umsatzstatistiken AÜOffice bietet Auswertungen zu unterschiedlichen Umsatzstatistiken Grafisch Listen Export in Excel Monatsvergleich 10-Jahresvergleich Einzelner Kunde Alle Kunden Prozentual und absolut nach Kostenstelle und Priorität Lohnschnittstelle AÜOffice bietet eine Schnittstelle zu BMD-Lohn und RZL-Lohn. Alle relevanten Personalstammdaten und Bewegungsdaten werden zur Lohnabrechnung übergeben. Ausschnitt BMD-Lohn Schnittstelle Seite 14 von 19

16 prosoft Hosting Für Ihre Datensicherheit und einen zuverlässigen Zugriff auf Ihre Firmendaten bietet prosoft die prosoft Hosting-Lösung und gewährleistet somit eine professionelle Plattform für den Serverbetrieb nach aktuellen technischen Standards und Richtlinien unter höchsten sicherheitsrelevanten Aspekten. Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft und profitieren zudem durch Kosteneinsparungen bei den Betriebskosten und den Investitionen von Hard- und Software. Unser Full- Service-Support steht Ihnen 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr kostenfrei zur Verfügung. Leistungen Zusatzleistungen Nutzung der prosoft Hosting-Serverplattform inkl. 10 GB Speicherkapazität Tägliche Datensicherung (14 Tage Backup) Unlimitierter Daten-Traffic Einrichtung zusätzlicher Clients und Drucker Microsoft Windows Server Lizenz(en) 2008 R2 Standard Edition Microsoft Windows Terminalserver Lizenz(en) Microsoft Office 2007 Basic Lizenz(en) Full-Service-Support 24 Stunden/Tag an 365 Tagen/Jahr Administration von Clients und Drucker Service Die Anbindung bestehender Arbeitsplätze in der Terminal-Serverumgebung für den Zugriff auf die Serverplattform wird über Remotedesktop und Internet Explorer gewährleistet. Installation und Konfiguration von prosoft Hosting Einrichtung und Einstellungen der Datensicherung auf externen Storage-Servern Druckertreiber werden installiert und die lokalen Drucker eingebunden Verknüpfung von Laufwerken inklusive Netzlaufwerke auf Ihrem lokalen Arbeitsplatz Full-Service-Support 24 Stunden/Tag an 365 Tagen/Jahr Rechenzentrum Das Rechenzentrum ist in Europa eines der am besten angebundenen mit hochredundanter Infrastruktur und erfüllt alle Anforderungen eines modernen Hochsicherheits-Rechenzentrums. Mehrfach redundant ausgelegte Glasfaserleitungen sowie getrennte Stromzuführungen gewährleisten ein Höchstmaß an Verfügbarkeit und garantieren eine Up-Time der Außenanbindung von 99,9% im Jahresmittel. Mit einer Anbindung zu sechs namhaften Carrier bleiben keine Performance- Wünsche offen. Eine zweistufige Absicherung durch Firewalls und dem Tippingpoint Intrusion Prevention-System sorgt für den Schutz vor externen Angriffen. Professionelle Klimaanlagen kühlen die Hochleistungsrechner auf die optimale Temperatur. Einer der wichtigsten Faktoren für einen störungsfreien Serverbetrieb ist die verwendete Hardware. Es werden ausschließlich Hochleistungskomponenten verwendet, die den kontinuierlichen und ausfallsicheren Betrieb garantieren. Sicherheit PAC-Sicherheitskarten mit Zutrittskontrollsystem Digitale Videoüberwachung (CCTV-System) des Gebäudes (Außen/Innen) sowie Ein- und Ausgänge Videoaufzeichnung 24 Stunden/Tag an 365 Tagen/Jahr Visuelle Verifizierung aller Personen Rauchfrühwarnsystem ( VESDA - Very-Early-Smoke-Detection-Apparatus) Getrenntes Rauchmeldesystem Fogtec-Hochdruckknebel-Brandbekämpfungssystem Gebäudeanbindung über redundante Glasfaserringe durch zwei getrennte Hauseinführungen und über getrennte Kabeltrassen vollredundant. Seite 15 von 19

17 prosoft Backup Das prosoft Backup bietet Ihnen maximale vollautomatische Sicherheit, auch großer elektronischer Datenbestände. Aufgrund hoher Übertragungsraten ist eine schnelle Datensicherung gewährleistet. Alle in AÜOffice eingegebene und gespeicherte Daten werden mit AES256 (eines der bisher sichersten Verfahren) verschlüsselt und gesichert zum ausfallsicheren Rechenzentrum übertragen. So ist bei einem Notfall gewährleistet, dass Ihre Daten wiederhergestellt werden können. Leistungen Optimale Ergänzungen Automatische Datensicherung gem. Task-Planer prosoft Hosting Manuelle Datensicherung (auf Wunsch möglich) Verschlüsselung mit AES256 Zusätzliche SSL Datenverschlüsselung bei Übertragung Permanente Erreichbarkeit durch eine hochverfügbare Serverlandschaft 50 MB online Speicherkapazität pro Mandant Erweiterung der Speicherkapazität in 50 MB-Schritten Ausfallsicheres Rechenzentrum (Service Level 99,9%) Service Bei einem Datenverlust wird Ihnen per Expresszustellung am nächsten Tag bis 08:30 eine Installations-CD geliefert. Alternativ werden Ihnen die Daten mittels Datenübertragung (Rücksicherung) und via Fernwartung übertragen. Sie greifen auf den Datenbestand, der letzten Sicherung zurück und können reibungslos weiterarbeiten. Datensicherung (Upload-Verfahren) Unser Backup führt die Datensicherung vollautomatisch durch. Alle elektronischen Daten werden AES256 verschlüsselt und mit einem Passwort versehen, dass Sie selbst festlegen. prosoft ist das Passwort ausdrücklich nicht bekannt. Alle Daten können nur mittels Passwort an Sie zurückgeführt werden. Nach der Datenübertragung werden diese im Rechenzentrum archiviert. Die Entschlüsselung der Daten ist ausschließlich mit Ihrem Passwort möglich. Sie müssen nur Ihr Passwort schützen. Das letztgültige Backup wird auf Anforderung aus dem Rechenzentrum geladen. Sie geben prosoft nun das Passwort bekannt; denn nur so können wir das Backup entschlüsseln und als Installations-CD, oder per Datenübertragung an Sie ausliefern. Jeder Rekonstruktionsvorgang wird mittels Log-Verfahren überwacht. Rechenzentrum Das Rechenzentrum ist in Europa eines der am besten angebundenen mit hochredundanter Infrastruktur und erfüllt alle Anforderungen eines modernen Hochsicherheits-Rechenzentrums. Mehrfach redundant ausgelegte Glasfaserleitungen sowie getrennte Stromzuführungen gewährleisten ein Höchstmaß an Verfügbarkeit und garantieren eine Up-Time der Außenanbindung von 99,9% im Jahresmittel. Mit einer Anbindung zu sechs namhaften Carrier bleiben keine Performance- Wünsche offen. Eine zweistufige Absicherung durch Firewalls und dem Tippingpoint Intrusion Prevention-System sorgt für den Schutz vor externen Angriffen. Professionelle Klimaanlagen kühlen die Hochleistungsrechner auf die optimale Temperatur. Einer der wichtigsten Faktoren für einen störungsfreien Serverbetrieb ist die verwendete Hardware. Es werden ausschließlich Hochleistungskomponenten verwendet, die den kontinuierlichen und ausfallsicheren Betrieb garantieren. Seite 16 von 19

18 Dokumentenmanagement mit AÜOffice Gerade in der Zeitarbeit ist die Papier und Informationsflut und somit die Verwaltung eines Mitarbeiters erhöht: Bewerbungen, Vertragsunterlagen, Beurteilungen, Urlaubsanträge, Zeugnisse, AU-Bescheinigungen, Arbeitszeit- und Tätigkeitsnachweise, Seminarbuchungen, Dienstreiseanträge, die Personalakte wächst und wächst. Die Digitale Personalakte der tutum GmbH, ein Kooperationspartner von prosoft, macht die traditionelle Personalaktenhaltung in Papierform weitgehend überflüssig. Nur wenige Dokumente wie Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis und Kündigung müssen zusätzlich im Original aufbewahrt werden. Als digitale Personalakte ersetzt sie die bisher papiergeführte Akte und ist als elektronisches Dokument in die vorhandene IT-Umgebung integriert. Leistungen/Service Zusatzleistungen Projektdurchführung von Konzeption bis Schulung Individuelle Konfiguration der Personalaktenstruktur Installation und Konfiguration des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare Einrichtung der Schnittstelle zu AÜOffice Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur für Scanner & Drucker Update + Support Service Handschriftenerkennungssystem für automatisierte Tätigkeitsnachweiserfassung Workflow-Einrichtung diverser Prüfungsprozesse für Eingangsrechnungen Vereinfachte und optimierte Prozesse Sofortiger Zugriff auf alle Mitarbeiter- und Kundendokumente - standortübergreifend. Transparente Arbeitsabläufe erleichtern den Verwaltungsaufwand, bei umfassender Übersicht der Personalakten. Der Schulungsaufwand für die Anwender ist gering. Rechtliche Aspekte Die Einführung einer Digitalen Personalakte muss unter der Berücksichtigung rechtlicher und organisatorischer Aspekte durchgeführt werden, da es sich um die digitale Verwaltung von personenbezogenen Daten handelt. Diese Datenverarbeitung und -verwaltung fällt unter das Bundes-datenschutzgesetz (BDSG). Revisionssichere Langzeitarchivierung und GDPdU-konforme Speicherung der Daten müssen die Anforderungen an Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit erfüllen. Dateiform Alle personenbezogenen Dokumente, s und Daten werden automatisch im richtigen Ordner abgelegt. Kein Dokument geht verloren und alle Schritte bleiben nachvollziehbar. Jede Digitalakte wird durch vordefinierte oder individuell angelegte Verzeichnisse übersichtlich abgelegt. Ein Mausklick genügt: Und schon ist die Information verfügbar, egal in welcher Form: Dank der Integration von Outlook können auch s automatisch zugeordnet und gespeichert werden. In AÜOffice ermöglicht die Suchmaske das übergreifende Auffinden von Dokumenten. Erstellte Dokumente wie z.b. die Lohnabrechnung, die SV-Meldung oder das SV-Meldeprotokoll werden nicht mehr ausgedruckt, sondern direkt beim Drucken in der digitalen Mitarbeiterakte gespeichert. Seite 17 von 19

19 Dokumente Mit AÜOffice werden täglich Personal- und Kundenabrechnungen erstellt, die revisionssicher aufzuheben sind. Um den Anforderungen an die revisionssichere Archivierung nachzukommen, heben Personaldienstleister bisher mindestens eine Kopie der Abrechnung in Aktenordnern auf. Künftig werden Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, SV-Meldungen und SV-Protokolle sowie Lohnsteuermeldungen direkt beim Drucken im Archiv abgelegt und im Anschluss auf dem gewohnten Drucker ausgegeben. Diese ausgehenden Dokumente müssen somit nicht mehr eingescannt werden. Nach dem Erfassen der Tätigkeitsnachweise in AÜOffice wird direkt ein Barcode-Etikett über einen angeschlossenen Etikettendrucker ausgedruckt. Der ausgedruckte Barcode wird an freier Stelle auf den Tätigkeitsnachweis aufgeklebt. Nach der Erfassung aller Tätigkeitsnachweise können diese mithilfe eines speziellen Dokumentenscanners (oder Netzwerkkopierer mit Scan-Funktion) eingescannt werden und sind ab diesem Zeitpunkt in AÜOffice DMS gespeichert. Automatisierte Tätigkeitsnachweiserfassung Durch den Einsatz der Handschriftenerkennungssoftware smartfix werden gescannte Tätigkeitsnachweise automatisiert ausgelesen und die extrahierten Arbeitszeiten in AÜOffice importiert. Gleichzeitig wird das Datum, der Einsatzort sowie die Gesamtstundenarbeitszeit automatisch verifiziert. Das mühsame Abtippen von Stundezetteln gehört der Vergangenheit an. Technische Voraussetzungen Server Server mit z. B. Pentium IV und 2 GB RAM Windows 2003 (SP2) oder 2008 Server Betriebssystem Redundantes Festplattensystem (RAID) z.b. 2x36 GB Applikationspartition, 5x72 GB Datenpartition Datensicherung z. B. prosoft Backup DVD Brenner für Langzeitarchivierung Redundante Lüfter und Netzteile Scan-Client Windows XP oder Windows 7 4 GB RAM 5 GB freier Festplattenspeicher Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur für Scanner & Drucker Standard-Client Windows PC - Pentium IV Windows XP oder Windows 7 1 GB RAM 1 GB freier Festplattenspeicher Internet Explorer oder Mozilla Firefox Seite 18 von 19

20 Unternehmen Die prosoft EDV-Lösungen GmbH & Co. KG entwickelt und vertreibt intelligente Softwarelösungen für die Zeitarbeitsbranche im zentraleuropäischen Markt. Gegründet wurde das Unternehmen 1984 durch den Zeitarbeitskaufmann Axel-Wilhelm Wegmann, der noch heute das Unternehmen gemeinsam mit einer 2009 erweiterten Geschäftsführung erfolgreich und zukunftsorientiert leitet. Inzwischen ist prosoft mit 60 Mitarbeitern an 3 Standorten in Deutschland und Österreich vertreten. Wir sehen unsere Aufgabe darin, für Zeitarbeitsunternehmen ein ergonomisches Umfeld zu schaffen, das Mitarbeitern optimale Voraussetzungen bietet, komplexe Abläufe schnell und fehlerfrei zu bewältigen. Wir wollen mit unserer Softwarelösung nicht nur Ihre Arbeit erleichtern, sondern auch begeistern und motivieren. Axel-Wilhelm Wegmann, Geschäftsführer (CEO) Office Österreich prosoft IT-Solutions GmbH Gstöttnerhofstraße 8 A-4041 Linz T F Office Deutschland prosoft EDV-Lösungen GmbH & Co. KG Walhallastraße 16 D Regensburg-Obertraubling T F Service+Support Center T * * (Mo-Do von bis Uhr Fr von bis Uhr) 24 Stunden Hotline PROSOFT ** **Mo-Fr 9-18 Uhr 6,2 Ct./30 Sekunden in den übrigen Zeiten 6,2 Ct./60 Sekunden (Preis Deutsche Telekom für 0700-Service, Mobilfunknetze können abweichen) Seite 19 von 19

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