Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung

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1 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 1 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung von Rolf Thelen Aktivitäten/ erforderliche Maßnahmen In den verschiedenen Bereichen eines Unternehmens treten regelmäßig Probleme, Projekte, Risiken, Ziele etc. auf, zu deren Behebung entsprechende Maßnahmen erforderlich sind. Jedoch allein durch Festlegung der Maßnahme, des Verantwortlichen und eines Soll-Termins ist noch lange nicht gewährleistet, dass die jeweilige Maßnahme auch termingerecht umgesetzt wird. Mit zunehmender Anzahl von Maßnahmen, die aus den unterschiedlichsten Quellen wie z. B. Umweltprüfung, Audits, Begehungen etc. stammen können, gestaltet sich die Verfolgung häufig schwierig. Da der Zeitaufwand für die systematische und gezielte Verfolgung in der Regel zu hoch ist, werden häufig nur Maßnahmen aus den jeweils einzelnen Quellen verfolgt. Die Vielzahl der Maßnahmen macht eine transparente, integrierte Verfolgung sinnvoll. Naturgemäß sind nicht alle Maßnahmen von gleicher Wichtigkeit. Die Priorität einer Maßnahme kann niedrig bis hoch bzw. eine Maßnahme gesetzlich vorgeschrieben sein. Durch die Zuordnung zu der Priorität gesetzlich vorgeschrieben erkennt man sofort, dass diese Maßnahme unter allen Umständen fristgerecht umgesetzt werden muss. Zeitoptimierte Umsetzung Eine zeitoptimierte Umsetzung von Maßnahmen kann in der Regel nur dann erfolgen, wenn alle Maßnahmen in der jeweiligen Abteilung bekannt sind. Nur auf diesem Wege lassen sich Synergieeffekte nutzen und Zeit, Kosten und Ressourcen 34. Aktualisierung TÜV-Umweltmanagement-Berater

2 08350 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 2 sparen. Dies führt zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der letztendlich ebenfalls zur Standortsicherung eines Werkes beiträgt. Umwelt Arbeitsschutz Brandschutz Risiko Genehmigungen Qualität Gesetze und Vorschriften Abfall Wasser Emissionen Audits Messungen Schulungen... Unfälle MAK Gefahrstoffe Gefahrgut ASA Schulungen... Brandschau Begehungen Feuerwehr Prüfungen Schulungen Maßnahmen... Seveso II... Laufzeiten... Audits Notfallvorsorge Gefahrenabwehr Anlagensicherheit Auflagenverfolgung Nebenbestimmungen Behördengespräche Kundengespräche Reklamationen Korrekturmaßnahmen... Abb. 1: Typische Themen in Unternehmen Interne Audits Eine wichtige Quelle von Maßnahmen sind die internen Audits. Ein Unternehmen, das nach verschiedenen Normen, z. B. DIN EN ISO 9000 und/oder 14000, zertifiziert ist bzw. beabsichtigt zertifiziert zu werden, muss interne Audits in den relevanten Abteilungen durchführen. Hierbei wird durch ge- TÜV-Umweltmanagement-Berater 34. Aktualisierung

3 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 3 zielte Fragen überprüft, ob die jeweilige Abteilung normkonform arbeitet. Das Ergebnis dieser Fragen wird dokumentiert, beurteilt und ggf. werden Maßnahmen, Verantwortliche und Termine für jede einzelne Abteilung festgelegt. Aus diesen Ergebnissen wird eine Übersicht aller offenen Korrekturmaßnahmen erstellt. Für die Erstellung dieser Liste müssen alle Ergebnisse durchgesehen und die offenen Maßnahmen in eine Liste eingetragen werden (zeitaufwendig). Die Liste muss darüber hinaus kontinuierlich aktualisiert werden. Externe Audits Wird das Unternehmen extern überprüft, z. B. von den Berufsgenossenschaften, dem Staatlichen Amt für Arbeitsschutz (StAfA), den Umweltbehörden, externen Zertifizierern etc., können erhebliche Folgen für das Unternehmen, bis hin zu Stilllegung von Anlagen, empfindlichen Geldstrafen, Verlust von Zertifikaten u. Ä., resultieren. Konventionelle Verfolgung von Maßnahmen und Vorteile einer EDV-gestützten Maßnahmenverfolgung In der Regel werden dezentral zahlreiche Listen bzw. Dateien geführt, die an unterschiedlichen Stellen (in Schränken bzw. im Computer) aufbewahrt werden. Dabei sind die Verantwortlichkeiten für die Abstellung der Maßnahmen oft nur unzureichend geregelt. Sollen alle Maßnahmen aus den unterschiedlichsten Bereichen/Quellen dargestellt werden, müssen die Daten aus einem Zeitraum von mehreren Jahren zuerst aus den unterschiedlichsten Ablageorten bzw. Dateien aus dem Computer herausgesucht und in eine oder mehrere Liste(n) aufgenommen werden. Es sind unterschiedliche Darstellungsformen der Listen möglich, z. B. geordnet nach Priorität, Datum, Abteilung etc. Auch sind verschiedene Kombinationen denkbar: z. B. alle 34. Aktualisierung TÜV-Umweltmanagement-Berater

4 08350 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 4 Maßnahmen in einer Abteilung, geordnet nach Priorität bzw. Datum etc. Abgestellte Maßnahmen müssen in der Liste entweder entsprechend gekennzeichnet oder gestrichen werden. Eine Aktualisierung der Liste muss in regelmäßigen Abständen erfolgen. Dies ist mit einem nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand verbunden. Die Gefahr ist, dass Listen nicht aktuell gehalten und Maßnahmen vergessen werden. Der Einsatz von Software führt jedoch nicht zwingend zur Verbesserung der Situation. Ein Softwaretool kann nur dann Erleichterung und Sicherheit bringen, wenn eine zentrale Erfassung der Maßnahmen erfolgt, alle Maßnahmen in einer Datenbank enthalten sind, die Datenbank leicht zu bedienen ist, das Unternehmen die Möglichkeit hat, die Datenbank an ihre Belange anzupassen bzw. zu gestalten, die Aktualisierung der Daten innerhalb kurzer Zeit möglich ist, die Auswertung nach unterschiedlichen Kriterien (z. B. Abteilung/Priorität/Verantwortlichkeit etc.) innerhalb sehr kurzer Zeit möglich ist, die Ergebnisse der Auswertung direkt erkennen lassen, ob Termine überschritten wurden bzw. die Maßnahme innerhalb kurzer Zeit umgesetzt werden muss, und eine automatische Erstellung einer Übersicht der noch offenen Korrekturmaßnahmen aus internen Audits möglich ist. Als Beispiel eines geeigneten Softwaretools soll hier das Programm MAUS vorgestellt werden. Das Programm wurde als Access-Tool (Version 2000 oder höher) entwickelt. TÜV-Umweltmanagement-Berater 34. Aktualisierung

5 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 5 MAUS-Maßnahmenverfolgung Das Softwaretool MAUS ermöglicht eine schnelle Erfassung der Aktivitäten/Audits und Maßnahmen. Erfassung von Aktivitäten Bei einer Aktivität kann es sich um ein Problem, Projekt o. Ä. handeln, aus dem eine oder mehrere Maßnahmen abgeleitet wurden. Nicht alle Maßnahmen werden zwangsläufig von einer Abteilung oder einem Verantwortlichen erledigt. Im oberen Teil der Eingabemaske (Aktivität) werden alle Angaben zur Aktivität eingetragen. Im unteren Bereich der Eingabemaske werden eine oder mehrere Maßnahmen zur Abstellung eines Problems eingetragen. Hier können ebenfalls Angaben zu geschätzten Kosten und Ressourcenverbräuche eingetragen werden. Die Kosten und Ressourcenverbräuche können später separat ausgewertet werden. Regelmäßig wiederkehrende Eingaben wie Abteilung, Bewertung, Personal, Priorität, Quelle, Status und Thema werden nur einmal in Form von Stammdaten eingegeben. Bei der anschließenden Eingabe von Aktivitäten / Audits / Maßnahmen können diese über das jeweilige Pull-down- Menü ausgewählt werden. 34. Aktualisierung TÜV-Umweltmanagement-Berater

6 08350 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 6 Abb. 2: Eingabemaske Aktivität/Maßnahmen Erläuterung der Felder aus der Eingabemaske Aktivität A-Nr.: Das Programm erstellt für jede Aktivität automatisch eine fortlaufende Nummer, die nicht geändert werden kann Quelle: Auswahl der Quelle aus Pull-down- Menü (z. B. Begehung, ASA-Sitzung, ) Thema: Auswahl des Themas aus Pull-down- Menü (z. B. Umweltschutz, Brandschutz, ) Status: Auswahl des Status aus Pull-down- Menü (z. B. offen, abgeschlossen, ) Abteilung: Auswahl der Abteilung aus Pull-down- Menü Verantwortlich: Auswahl der(s) Verantwortlichen aus Pull-down-Menü TÜV-Umweltmanagement-Berater 34. Aktualisierung

7 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 7 Termin Soll Termin Ist Kurzbeschreibung der Aktivität Beschreibung der Aktivität Erfasst am Erfasser Zeitpunkt, bis zu dem die Aktivität beendet sein soll Zeitpunkt, an dem die Aktivität beendet wurde maimal 50 Zeichen ausführliche Beschreibung der Aktivität Datum, an dem die Aktivität erfasst bzw. bekannt wurde Name der Person, die die Aktivität erfasst hat Suche nach Über das Pull-down-Menü kann eine A- Nr. ausgewählt werden; nach der Auswahl der Nummer wird der Datensatz automatisch angezeigt Vorheriger Nächster Letzter Speichern Hinzufügen Gehe zur vorherigen Aktivität Gehe zur nächsten Aktivität Gehe zur letzten Aktivität Aktivität speichern Aktivität hinzufügen Angaben zu der/dem aus der Aktivität abgeleiteten Maßnahme(n) (Die Angaben beziehen sich auf die jeweilige einzelne Maßnahme.) M-Nr. Abteilung Das Programm erstellt für jede Maßnahme automatisch eine fortlaufende Nummer (Nr. der Maßnahme), die nicht geändert werden kann Auswahl der Abteilung, die für die Durchführung der Maßnahmen verantwortlich ist (Auswahl aus Pull-down- Menü) 34. Aktualisierung TÜV-Umweltmanagement-Berater

8 08350 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 8 Verantwortlich Priorität Status Termin Soll Termin Ist Kurzbeschreibung der Maßnahme Beschreibung der Maßnahme Vorheriger Nächster Letzter Speichern Hinzufügen Kosten geplant Kosten effektiv Auswahl der(s) Verantwortlichen für die Umsetzung der Maßnahme aus Pulldown-Menü Priorität der Maßnahme Status der Maßnahme Zeitpunkt bis zur Beendigung der Maßnahme Zeitpunkt, an dem die Maßnahme beendet wurde maximal 50 Zeichen ausführliche Beschreibung der Maßnahme Gehe zur vorherigen Maßnahme Gehe zur nächsten Maßnahme Gehe zur letzten Maßnahme Maßnahme speichern Maßnahme hinzufügen geplante/kalkulierte Kosten für Durchführung der Maßnahme effektiv angefallene Kosten Ressourcen geplant geplanter Zeitaufwand (Personal) für die Umsetzung der Maßnahme Ressourcen effektiv effektiver Zeitaufwand (Personal), der für die Umsetzung der Maßnahme erforderlich war TÜV-Umweltmanagement-Berater 34. Aktualisierung

9 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 9 Abb. 3: Eingabemaske Audit/Maßnahmen Eingabemaske Audit/Maßnahmen Erläuterung der Felder aus der Eingabemaske Audit : A-Nr. Das Programm erstellt für jede Aktivität/Audit automatisch eine fortlaufende Nummer, die nicht geändert werden kann Quelle Auswahl der Quelle aus Pull-down- Menü internes Audit auswählen Thema Auswahl des Themas aus Pull-down- Menü (z. B. Umweltschutz, Brandschutz, ) Status Auswahl des Status aus Pull-down- Menü (z. B. offen, abgeschlossen, ) Abteilung Auswahl der Abteilung aus Pull-down- Menü (auditierte Abteilung) Auditdatum Datum, an dem das Audit durchgeführt wurde 34. Aktualisierung TÜV-Umweltmanagement-Berater

10 08350 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 10 Auditierte(r) Weitere auditierte Person(en) Leitauditor: Weitere Auditoren Auswahl der auditierten Person aus Pull-down-Menü Namen der weiteren Person(en), die auditiert wurden Hauptauditor weitere Auditoren, die den Leitauditor unterstützen Suche nach Über das Pull-down-Menü kann eine A- Nr. ausgewählt werden; nach der Auswahl der Nummer wird der Datensatz automatisch angezeigt Vorheriger Nächster Letzter Speichern Hinzufügen Gehe zur vorherigen Aktivität Audit Gehe zur nächsten Aktivität Audit Gehe zur letzten Aktivität Audit Aktivität Audit speichern Aktivität Audit hinzufügen Angaben zu der/den aus dem Audit abgeleiteten Maßnahme(n) (Die Angaben beziehen sich auf die jeweilige einzelne Maßnahme.) M-Nr. Abteilung Verantwortlich Priorität Status Termin Soll Das Programm erstellt für jede Maßnahme automatisch eine fortlaufende Nummer (Nr. der Maßnahme), die nicht geändert werden kann Auswahl der Abteilung aus Pull-down- Menü Auswahl der(s) Verantwortlichen für die Umsetzung der Maßnahme aus Pulldown-Menü Priorität der Maßnahme Status der Maßnahme Zeitpunkt, an dem die Maßnahme beendigt sein soll TÜV-Umweltmanagement-Berater 34. Aktualisierung

11 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 11 Termin Ist Kurzbeschreibung der Maßnahme Beschreibung der Maßnahme Vorheriger Nächster Letzter Speichern Hinzufügen Kosten geplant Kosten effektiv Zeitpunkt, an dem die Maßnahme beendet wurde maximal 50 Zeichen ausführliche Beschreibung der Maßnahme Gehe zur vorherigen Maßnahme Gehe zur nächsten Maßnahme Gehe zur letzten Maßnahme Maßnahme speichern Maßnahme hinzufügen geplante/kalkulierte Kosten (Summe Personal und Materialkosten) für die Durchführung der Maßnahme effektiv angefallene Kosten (Summe Personal und Materialkosten) Ressourcen geplant geplanter Zeitaufwand (Personal) für die Umsetzung der Maßnahme Ressourcen effektiv effektiver Zeitaufwand (Personal), der für die Umsetzung der Maßnahme erforderlich war Auswertung Nach Eingabe aller Angaben in die Eingabemaske gelangt man durch Betätigen dieses Buttons zur Auswertung. Die Auswertung kann nach folgenden Kriterien erfolgen: alle Maßnahmen Quelle (Umweltprüfung, ASA-Sitzung, Begehung, Behördengespräche,...) Abteilung Thema (Umweltschutz, Arbeitssicherheit, Brandschutz,...) Verantwortliche(r) Termin überschritten 34. Aktualisierung TÜV-Umweltmanagement-Berater

12 08350 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 12 Kosten Ressourcen Zum Thema Audits stehen noch zusätzlich folgende Auswahlkriterien zur Verfügung: abteilungsbezogener Auditbericht, Übersicht offener Korrekturmaßnahmen aus internen Audits. Zusätzlich zu den oben genannten Auswertekriterien kann mit Ausnahme des Auswertekriteriums Termin überschritten jeweils der Zeitraum (Termin Soll von Termin Soll bis), der für die Auswertung relevant ist, eingegeben werden. Beispiel zur Auswertung Es sollen alle offenen Maßnahmen aus der Abteilung Produktion im Zeitraum von bis angezeigt werden. Abb. 4: Auswertung nach Kriterien TÜV-Umweltmanagement-Berater 34. Aktualisierung

13 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 13 Abb. 5: Ergebnis der Auswertung in Formularansicht Die in der Spalte Termin Soll farblich markierten Felder geben Auskunft darüber, ob der Termin bereits überschritten ist (rot markiert), noch 30 Tage Zeit bis zur Überschreitung des Termins sind (gelb markiert) bzw. ob noch mehr als 30 Tage Zeit zur Verfügung stehen (grün markierte Felder). Bei der Auswahl des Buttons Berichtsvorschau werden die Ergebnisse in der nachfolgend dargestellten Berichtsform angezeigt. Diese können ausgedruckt bzw. per verschickt werden. Bei der Auswahl des Buttons Vollständigen Datensatz anzeigen gelangt man zu dem Datensatz in Form der Eingabemaske. Es werden somit alle vorhandenen Angaben angezeigt. Bei der Auswahl des Buttons Neue Suche gelangt man zur Suchmaske (in diesem Fall: Abteilung). Sowohl im Formular als auch in der Berichtsvorschau werden alle bei der Suche ausgewählten Auswertekriterien im Formular- bzw. Berichtsende übersichtlich angezeigt. 34. Aktualisierung TÜV-Umweltmanagement-Berater

14 08350 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 14 Abb. 6: Ergebnis der Auswertung in Berichtsform In der Berichtsdarstellung wurde eine Darstellungsform für Termin Soll gewählt, die es bei Schwarz-weiß-Ausdrucken auch ermöglicht zu erkennen, ob der Termin überschritten ist (unterstrichener Text): Sie haben noch 30 Tage Zeit (Text kursiv) bzw. Sie haben noch mehr als 30 Tage Zeit (Text normale Darstellung). Die Darstellungsform (Formular- und Berichtsansicht) ist bei allen Auswertungen ähnlich. Auf eine weitere Beschreibung wird daher verzichtet. Auswertung von Auditergebnissen Nach Durchführung der Audits wird in der Regel für die jeweilige Abteilung ein Auditbericht erstellt. Eine Übersicht aller offenen Korrekturmaßnahmen muss spätestens vor dem Management-Review (Bewertung durch die oberste Leitung) vorliegen. TÜV-Umweltmanagement-Berater 34. Aktualisierung

15 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 15 Abb. 7: Selektion von Auditberichten Abb. 8: Ergebnis der Selektion in Berichtsform Nach Durchführung aller Audits wird eine Übersicht der noch offenen Maßnahmen aus den Audits erstellt. Diese Übersicht kann automatisch über die Auswertung Übersicht offene Korrekturmaßnahmen erstellt werden. Das Ergebnis ist in dem nachfolgenden Bericht dargestellt. Dabei sind alle Auswertekriterien (Selektionskriterien) im Bericht enthalten. 34. Aktualisierung TÜV-Umweltmanagement-Berater

16 08350 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 16 Abb. 9: Übersicht über alle offenen Maßnahmen (sortiert) Das Softwaretool MAUS bietet gegenüber den häufig eingesetzten Methoden zahlreiche Vorteile: Überwachung aller betrieblichen Maßnahmen, zentrale Verwaltung und Pflege über ein Erfassungssystem, keine Zettelwirtschaft, kein Vergessen von Maßnahmen, Auswertung innerhalb weniger Sekunden, Suche in Ordnern und Erstellen von Listen entfällt, zeitoptimierte Umsetzung von Maßnahmen, Zeit- und Kostenoptimierung, da alles im Blick, optimiert für Umweltprüfungen, ASA-Sitzungen, Begehungen, Audits, Behördengespräche, Genehmigungen, Datenschutz, Qualitätsmanagement, Berichte können sofort (papierlos) per (z. B. Outlook) verschickt bzw. ausgedruckt werden, minimale Einarbeitungszeit aufgrund interner Benutzerführung, Sofortergebnisse farblich markiert, flexible Auswertungen (im Dialog oder auf Papier) und individuelle Anpassungen sind jederzeit möglich. TÜV-Umweltmanagement-Berater 34. Aktualisierung

17 Integrierte Maßnahmenverfolgung mit Softwareunterstützung Seite 17 Somit stellt MAUS ein integriertes Tool zur papierlosen Verwaltung aller Audits und Maßnahmen in Unternehmen dar. Die nachstehende Tabelle zeigt eine Beispielrechnung des Nutzens, den allein die Zeitersparnis bei Verwendung von MAUS im Vergleich zu herkömmlichen Methoden darstellt: Zeitaufwand bisher mit MAUS Zeitersparnis geschätzte Anzahl Summe Zeitersparnis in Min. in Min. in Min. Maßnahmen/Jahr in Minuten Maßnahme erfassen Bitte ergänzen (Liste, Datei,...) Sie selbst, z. B.: Umgesetzte Maßnahme Bitte ergänzen eintragen (Liste/Datei) Sie selbst, z. B.: Suchen in Ordnern, Dateien,... Auswertung von Maß Bitte ergänzen nahmen (für eine Quelle, Sie selbst, z. B.: eine Abteilung bzw. ein Thema) und Erstellung einer Liste Zeitersparnis durch zusätzlicher Nutzen Synergien (z. B. alle durch MAUS 240 Maßnahmen in der jeweiligen Abteilung) Summe ca. 45 Std./Jahr Tab. 1: Amortisationsrechnung Nähere Informationen erhalten Sie beim Herausgeber von MAUS über info@tuconline.de bzw. im Internet unter Aktualisierung TÜV-Umweltmanagement-Berater

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