2/2014 Datum:

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1 DER BEREICH HAUSHALT & STEUERUNG INFORMIERT Az.: Ansprechpartner: Andreas Schoknecht funktional: Fax: /2014 Datum: Dienstanweisung der Hansestadt Lübeck zur Umsetzung von 76 Absatz 4 Gemeindeordnung (Abwicklung von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen) Mit der gesetzlichen Regelung über die Abwicklung von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen in 76 Absatz 4 der Gemeindeordnung (GO) beabsichtigt der Landesgesetzgeber die Vermeidung von Korruption und die Schaffung von Transparenz im Spendenverfahren. Zur Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgabe in der Hansestadt Lübeck wurde die beigefügte Dienstanweisung zur sofortigen Anwendung entwickelt. Sie dient u. a. der Vorbeugung gegen jede Form von Korruption und der vollständigen Transparenz bei der Finanzierung öffentlicher Aufgaben. Um einen schnellen Überblick über das neue Verfahren zu erhalten, ist das Informationsblatt Verfahrensablauf erstellt worden. Es enthält grundlegende Informationen über die künftige Abwicklung von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen. Grundsätzlich neu ist die Notwendigkeit einer Beauftragung durch den Bürgermeister für jede aktive Spendeneinwerbung (Abschnitt II. der Dienstanweisung). Hierfür ist als Anlage 1 ein Vordruck Einwerbung / Initiativauftrag ausgearbeitet worden, der ebenso wie der Vordruck Anzeige des Spendenangebotes (Anlage 2) elektronisch ausgefüllt werden kann. Die Dateien der Vordrucke sind auch im öffentlichen Ordner des Bereiches Haushalt und Steuerung zur Anwendung hinterlegt und hier abrufbar. Der Vordruck Einwerbung / Initiativauftrag kann grundsätzlich von den Bereichen direkt beim Bürgermeister eingereicht werden. Ggf. in den Fachbereichen bestehende abweichende Verfahrensregeln sind selbstverständlich zu beachten. Besonders hingewiesen wird auf die gesetzlich zulässige Möglichkeit der Auftragserteilung zur Einwerbung von Spenden für bestimmte Projekte oder bestimmte Zwecke für einen längeren Zeitraum, siehe hierzu Abschnitt II. der DA. Der Bereich Haushalt und Steuerung geht davon aus, dass grundsätzlich eine schriftliche Auftragserteilung erfolgt und bei einer zunächst vorab mündlichen Auftragserteilung diese dann später dokumentiert wird. Bei erfolgter schriftlicher Auftragserteilung bittet der Bereich Haushalt und Steuerung um Übersendung einer Kopie. So wird sichergestellt, dass im Falle einer Auswertung durch Prüfbehörden diese zentral und vollständig einsehbar sind. Der Vordruck Anzeige des Spendenangebotes (Anlage 2) ist in die Abschnitte A, B und C eingeteilt. Unter A. zeigt der potenziell begünstigte Bereich ein Spendenangebot an und gibt Auskunft u. a. über die angebotene Spende, die Geberin / den Geber, evtl. Folgekosten sowie über anderweitige geschäftliche und / oder dienstliche Beziehungen zur Geberin / zum Geber und ob diese ggf. einer Spendenannahme entgegenstehen könnten. Der letzt genannte Punkt bedarf einer sorgfältigen Prüfung; dazu können auch die Suche nach Informationen mit der

2 Finanzsoftware MACH wie die Recherche nach möglichen Lieferungen oder Leistungen sowie beantragten oder erteilten Genehmigungen durch Kontaktaufnahme mit anderen Bereichen gehören. Der im Abschnitt A. ausgefüllte und unterschriebene Vordruck kann entweder postalisch an den Bereich Haushalt und Steuerung übersandt oder an die Bereichsadresse des Bereiches Haushalt und Steuerung (siehe oben) elektronisch übermittelt werden. Im Abschnitt B. wird die Zuständigkeit über die Annahme der Spende geregelt. Über den Bereich Haushalt und Steuerung erfolgt eine Zuordnung der Annahmezuständigkeit der angebotenen Spende entsprechend der festgelegten Wertgrenzen. Im Abschnitt C. informiert der begünstigte Bereich nach erfolgter Spendenannahme den Bereich Haushalt und Steuerung über Details der Spendenübergabe und liefert im Falle der von der Geberin / vom Geber gewünschten Ausstellung einer Spendenbescheinigung ggf. zusätzliche Informationen (bei Sachspenden). Im Zuge der gesetzlichen Regelung in 76 Absatz 4 GO ist der Bürgerschaft jährlich ein Bericht über die Annahme oder Vermittlung von Spenden, Schenkungen oder ähnlichen Zuwendungen, die über 50 Euro hinausgehen vorzulegen. Der Bereich Haushalt und Steuerung wird die städtischen Stellen zu Anfang eines Jahres jeweils zur entsprechenden Datenübermittlung auffordern. Der Bereich Haushalt und Steuerung hat Vorfeld und im Rahmen der Beratung der DA im Senat wiederholt deutlich gemacht, dass weitere wünschenswerte Vereinfachungen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften und dazu ergangener Hinweise nicht umsetzbar sind. Die Bereiche werden gebeten, bei auftretenden Problemen frühzeitig Kontakt mit dem Bereich Haushalt und Steuerung aufzunehmen. Das Ergebnis der Umsetzung gesetzlicher Vorschriften darf nicht sein, dass potentielle Geberinnen und Geber abgeschreckt werden, dies kann nicht im Interesse der Hansestadt Lübeck liegen. Es ist beabsichtigt, die praktischen Auswirkungen der Neuregelung im Jahre 2014 zu beobachten, auszuwerten und danach zu entscheiden, ob und welche Anpassungen der DA zielführend sein könnten. Im Auftrag A ndreas Schoknecht Andreas Schoknecht

3 Dienstanweisung der Hansestadt Lübeck zur Umsetzung von 76 Absatz 4 Gemeindeord-nung (Abwicklung von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen) Vorbemerkungen Vor dem Hintergrund, dass z. B. kulturelle, künstlerische oder sportliche Veranstaltungen oder soziale Einrichtungen sowie Bildungseinrichtungen ohne die Unterstützung von Förderinnen I Förderern, Spenderinnen I Spendern oder Sponsorinnen I Sponsoren kaum noch finanziert werden können, erlaubt der im Jahr 2012 in Kraft getretene 76 Absatz 4 GO der Hansestadt Lübeck zur Erfüllung ihrer Aufgaben Spenden, Schenkungen und ähnliche Zuwendungen einzuwerben, anzunehmen und an Dritte zu vermitteln. Die landesrechtlichen Regelungen müssen mit den bundesrechtlichen Strafvorschriften in Einklang stehen. Nach 331 StGB macht sich ein/e Amtsträgerln oder ein/e für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichtetelr strafbar, wenn sie I er für die Dienstausübung einen Vorteil für sich oder einein Dritteln fordert, sich versprechen lässt oder annimmt. Von der Strafvorschrift werden kommunale Amtsträgerinnen auch dann erfasst, wenn sie den Vorteil nicht für sich, sondern für ihre Kommune annehmen. Bei dem Vorteil muss es sich nicht um die Gegenleistung für eine konkrete Diensthandlung (z. B. die Erteilung einer Genehmigung) handeln, sondern es reicht nach der Änderung der strafrechtlichen Vorschriften durch das Korruptionsbekämpfungsgesetz aus, wenn der Vorteil allgemein für die Dienstausübung (mit dem Ziel, das Wohlwollen und die Geneigtheit der Amtsträgerin I des Amtsträgers zu erkaufen, ohne dabei eine bestimmte Angelegenheit im Blick zu haben) gefordert oder gewährt wird. Das strafrechtliche Risiko für Amtsträgerinnen kann begrenzt werden, wenn die Einwerbung der Mittel zu ihren I seinen Aufgaben gehört ( 76 Absatz 4 GO) und sie I er das dafür vorgesehene Verfahren einhält. Vor dem Hintergrund der strengen strafrechtlichen Vorschriften und der zunehmenden Sensibilisierung der Öffentlichkeit für Probleme bei der Entgegennahme von Zuwendungen durch Amtsträgerinnen ist die Regelung eines Transparenz schaffenden Verfahrens für die Annahme und Vermittlung von freiwilligen Zuwendungen erforderlich. Spenden und Sponsoring im kommunalen Bereich sind erwünscht und die Einwerbung und Entgegennahme von Angeboten für Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen gehören grundsätzlich zum dienstlichen Aufgabenkreis der Bürgermeisterin I des Bürgermeisters.

4 2 Diese Dienstanweisung gilt für alle Bereiche der Stadtverwaltung einschließlich der Eigenbetriebe, der Schulen in Schulträgerschaft der Stadt, Kindertagesstätten, Sondervermögen (Kurbetrieb Travemünde, Seniorinneneinrichtungen I Alten- und Pflegeheime, Entsorgungsbetriebe Lübeck, Lübecker Schwimmbäder, Gebäudereinigung Hansestadt Lübeck), nicht rechtsfähige örtliche Stiftungen, Treuhandvermögen und kommunale Stiftungen. Sie dient der Wahrung der Integrität der öffentlichen Verwaltung der Vermeidung eines bösen Anscheins bei der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben der vollständigen Transparenz bei der Finanzierung öffentlicher Aufgaben der Vorbeugung gegen jede Form von Korruption und unzulässiger Beeinflussung und der Flankierung korruptionspräventiver Maßnahmen. Öffentliche Aufgaben sind grundsätzlich durch öffentliche Mittel zu finanzieren. Das Einwerben, die Annahme oder das Vermitteln von Spenden, Schenkungen oder ähnlichen Zuwendungen an Dritte kommt daher nur ergänzend - unter Anwendung des in dieser Dienstanweisung geregelten Verfahrens - in Betracht. I. Begriffsdefinitionen Spenden: Spenden sind Geld- und Sachzuwendungen von natürlichen oder juristischen Personen, die eine Kommune oder deren öffentliche Einrichtungen, eine bestimmte Maßnahme oder ein bestimmtes Ziel fördern wollen und dafür keine Gegenleistung erwarten. Sie sind in der Regel Zweckschenkungen. Schenkungen: Als Schenkung wird eine Zuwendung bezeichnet, durch die jemand aus ihrem I seinem Vermögen einein Andere/n bereichert und beide Teile darüber einig sind, dass die Zuwendung unentgeltlich erfolgt ( 516 BGB). Unter Schenkungen im Sinne von 76 Absatz 4 Satz 1 GO kommt insbesondere die sogenannte mäzenatische Schenkung in Betracht. Mäzenatische Schenkungen sind Zuwendungen durch Privatpersonen, denen es ausschließlich um die Förderung des jeweiligen öffentlichen Zwecks geht. Ähnliche Zuwendungen: Zu den ähnlichen Zuwendungen gehört insbesondere das Sponsoring. Unter Sponsoring versteht man im Allgemeinen die Zuwendung von Finanzmitteln, Sach- und I oder Dienstleistungen durch Private (Sponsorinnen I Sponsoren) an eine Einzelperson, eine Gruppe von Personen, eine Organisation oder Institution (Gesponserte), mit der auch eigene (unternehmensbezogene) Ziele der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit verfolgt werden.

5 3 Beispiele für Sponsoring: Werbung auf Fahrzeugen, Firmenlogos auf Programmheften und Eintrittskarten kultureller Veranstaltungen, Firmenhinweise bei Kunst-Ausstellungen, Werbung I Firmenhinweise auf Internetseiten, Firmenlogos auf Publikationen der Stadt, z. B. zur Fremdenverkehrsförderung, Benutzung des Stadtwappens im Zusammenhang mit Firmenwerbung. Sponsoringverträge fallen nur in den für die Hansestadt Lübeck seltenen Fällen nicht unter den Verfahrensablauf nach 76 Absatz 4 GO, wenn die Leistungen der Sponsorin I des Sponsors in einem ausgeglichenen Verhältnis zu Leistungen der Hansestadt Lübeck stehen. Im Übrigen ist das in dieser Dienstanweisung zu 76 Absatz 4 GO geregelte Verfahren zu durchlaufen. Des Weiteren können unter ähnlichen Zuwendungen auch Erbschaften I Vermächtnisse erfasst werden. Abgrenzung: Keine Zuwendungen stellen Zahlungen ohne Gegenleistung in Gestalt von Förderzuschüssen von Bund und Land, SChadensersatzleistungen oder Zuwendungen auf die die Stadt einen Anspruch hat, dar. Nicht erfasst werden auch Zuwendungen an Fördervereine der gemeindlichen Einrichtungen. Zuwendungen der Fördervereine der städtischen Einrichtungen an die Stadt sind hingegen nach dem Verfahren dieser Dienstanweisung zu behandeln. Dazu zählen z. B. Spenden von Schulvereinen an die Stadt. 11. Einwerbung. Entgegennahme von Angeboten sowie Annahme von Spenden. Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen Zuwendungen bis zu einem Wert von 50 Euro unterliegen nicht dem in dieser Dienstanweisung beschriebenen Verfahren. Über eine Einwerbung, die Entgegennahme von Angeboten sowie die Annahme von Zuwendungen entscheiden die Bereiche bei einem Wert bis zu 50 Euro in eigener Verantwortung. Gleichwohl besteht auch hier bei der Entgegennahme die Pflicht zur Buchung in der Finanzsoftware bei der Entgegennahme (siehe IV). Das Einwerben von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen obliegt der I dem Bürgermeisterin. Schreiben oder sonstige Veröffentlichungen, mit denen die Stadt Dritte um Spenden, Schenkungen und ähnliche Zuwendungen bittet, sind von der I dem Bürgermeisterin zu unterzeichnen. Die Bereiche und Einrichtungen der Stadt dürfen nur nach Beauftragung durch die I den Bürgermeisterin nach ihren I seinen Vorgaben bei der Einwerbung ausführend tätig werden. Ein Initiativauftrag für die Einwerbung einer Spende ist von der I dem Bürgermeisterin zu erteilen. Der Auftrag ist schriftlich durch den Vordruck "Einwerbung I Initiativauftrag" (Anlage 1) oder mündlich einzuholen. Bei mündlicher Beauftragung sollte dies schriftlich dokumentiert werden. Der Auftrag zur Einwerbung von Spenden kann auch für bestimmte Projekte oder bestimmte Zwecke für einen längeren

6 4 Zeitraum vorab erteilt werden. Ein/e potentielle/r Geberln kann nach erteiltem Initiativauftrag um die Abgabe eines Spendenangebotes gebeten werden. Eingehende oder angebotene Spenden (hierzu zählen auch Sachspenden) sowie Schenkungen oder ähnliche Zuwendungen ab einem Wert von mehr als 50 Euro sind über den Bereich Haushalt und Steuerung unverzüglich der I dem Bürgermeisterin mit dem Vordruck "Spendenangebotsanzeige I Annahmeverfügung" (Anlage 2) schriftlich anzuzeigen. Dabei sind u. a. Informationen zum Zweck, zum Umfang und zur Art der Spende (Sach- oder Geldspende), zur Schenkung oder ähnlichen Zuwendung zu geben sowie die I der Geberln und der begünstigte, zuständige Bereich zu nennen. Ferner ist anzugeben, ob zwischen Geberln und der Stadt Beziehungen bestehen, die eine Entgegennahme des Angebots in Frage stellen könnten. Dieses Verfahren ist auch bei anonymen Spenden 1 anzuwenden. Hier sind die Daten zusammenzutragen, die zur Verfügung stehen. Über die Annahme von Spenden mit einem Einzelwert von mehr als 50 Euro 2 a) - bis zu einem Wert von Euro von gemeinnützigen Stiftungen. - bis zu einem Wert von Euro von allen anderen Geberinnen I Gebern entscheidet die I der Bürgermeisterln 3. Die I der Bürgermeisterin überträgt die Befugnis zur Annahme von Spenden bei einem Wert von mehr als 50 Euro bis zu einem Wert von Euro auf den Bereich Haushalt und Steuerung (siehe Kommentar zur Gemeindeordnung BrackerlWolf, S. 513). Über die Annahme von Spenden b) - mit einem Wert von mehr als Euro bis Euro von gemeinnützigen Stiftungen - mit einem Wert von mehr als Euro bis Euro von allen anderen Geberinnen / Gebern entscheidet der Hauptausschuss 3, 1 Anonym ist eine Spende, wenn die Identität einer Spenderin I eines Spenders (oder auch einer Mittelsfrau I _eines Mittelsmannes) niemandem im Bereich der Gemeinde bekannt ist (Bsp. Einwurf eines unbeschrifteten Briefumschlags in den Briefkasten). 2 Für die Mehrfachspende gilt: Leistet ein/e Geberln in einem Haushaltsjahr mehrere Spenden, deren Gesamtwert die Wertgrenze nach a) oder b) überschreitet, so entscheidet vom Zeitpunkt der Überschreitung der Wertgrenze an das unter Zugrundelegung der Höhe des Gesamtwerts der Spenden zuständige Organ über die Annahme oder Vermittlung der Spenden. 3 Entscheidung der Bürgerschaft zur Delegation vom (Vorlage VO/2013/00464); s. a. 76 Abs. 4 S. 4 GO

7 5 c) im Übrigen entscheidet die Bürgerschaft. In den Fällen b) und c) ist die Entscheidung des Hauptausschusses bzw. der Bürgerschaft über die Annahme in der jeweils nächsten öffentlichen Sitzung herbeizuführen. In der Vorlage ist anzugeben, ob zwischen der Geberin / dem Geber und der Stadt Beziehungen bestehen, die eine Annahme der Spende in Frage stellen könnten. Hat einte Geberln aus berechtigtem Interesse im Sinne von 35 GO um vertrauliche Behandlung ihres / seines Namens gebeten, ist insoweit in nicht öffentlicher Sitzung zu verhandeln 4. In den Fällen b) und c) ist durch den Bereich, der die Spende eingeworben hat, oder in dessen Aufgabenbereich die Begünstigung durch die Spende fällt, die Vorlage für die Annahme der Spende zu fertigen. Vor dieser Beschlussfassung können Angebote für Spenden, Schenkungen und ähnliche Zuwendungen nur unter Hinweis auf Entscheidungszuständigkeit entgegengenommen werden. Über die Annahme-Entscheidung wird die / der Geberln bei Bedarf schriftlich informiert. Auf Wunsch wird nach Eingang der Spende auch eine Spendenbescheinigung durch den Bereich Haushalt und Steuerung (Sachspenden) oder den Bereich Buchhaltung und Finanzen (Geldspenden) ausgestellt. Der Bereich Haushalt und Steuerung erstellt den in 76 Absatz 4 Satz 5 GO geforderten jährlichen Bericht und fertigt die Vorlage für die Bürgerschaft Grundsätze für Sponsoring Sponsoring muss für die Öffentlichkeit erkennbar und vor allem nachvollziehbar sein. Eine vollständige Transparenz des Umfangs, der Art des Sponsoring und der Auswahl der Sponsorinnen / Sponsoren ist zur Vermeidung des Anscheins der Befangenheit der öffentlichen Verwaltung unentbehrlich. Es ist sicherzustellen, dass die Interessen der öffentlichen Hand durch Sponsoring weder beeinflusst noch beeinträchtigt werden. Durch Sponsoring dürfen ausschließlich kommunale Aufgaben und keinesfalls Einzelinteressen von Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern gefördert werden. Das Verfahren nach 76 Absatz 4 GO wird bei Sponsoringverträgen mit der Hansestadt Lübeck in der Regel zu durchlaufen sein. Jeder Sponsoringvertrag ist vor Abschluss zur Prüfung umsatzsteuerlicher und ertragssteuerlicher Auswirkungen dem Bereich Recht / Passivbesteuerung zur Prüfung vorzulegen. Buchhalterische Fragen sind mit dem Bereich Buchhaltung und Finanzen abzuklären. 4 Die Ausführungshinweise des Innenministeriums sehen grundsätzlich die Öffentlichkeit der Annahmeentscheidung vor.

8 6 Der schriftlich abzuschließende Sponsoringvertrag ist dem Bereich Haushalt und Steuerung nach Vertragsabschluss in Kopie zu übersenden. IV. Erfassung und Buchung in der Finanzsoftware Geld- und Sachzuwendungen sind unabhängig von ihrer Höhe grundsätzlich in der Finanzsoftware gemäß Kontenplan zu erfassen. Der Bereich Buchhaltung und Finanzen erlässt hierzu eine gesonderte Arbeitsanweisung. V. In-Kraft-Treten Diese Dienstanweisung tritt am Tage nach der Unterschrift in Kraft. Lübeck, den Bürgermeister

9 Anlage 1 Hansestadt Lübeck Der Bürgermeister Lübeck, den An Initiativauftrag für die Einwerbung einer Spende, Schenkung oder ähnlichen Zuwendung (z. B. Sponsoring) Die (aktive) Einwerbung von Zuwendungen zur Erfüllung kommunaler Aufgaben ist gemäß 76 Absatz 4 Satz 2 Gemeindeordnung der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister vorbehalten. Den MitarbeiterInnen der Hansestadt Lübeck ist insoweit ein eigenmächtiges Vorgehen verwehrt. Einwerbung bedeutet das Ansprechen eines potentiellen Personen- oder Unternehmenskreises wegen einer Spende, Schenkung oder ähnlichen Zuwendung zur Erfüllung einer kommunalen Aufgabe, verbunden mit der Bitte um Abgabe eines Spendenangebots. Unter Beachtung der Ausführungen im Runderlass des Innenministers vom (Zeichen IV 311/IV ) zu Ziffer 4.8 Spenden und Sponsoring beauftrage ich die städtische Mitarbeiterin den städtischen Mitarbeiter Frau Herrn aus dem Bereich Fachbereich im Zusammenhang mit der Finanzierung / Unterstützung des Projektes der Projekte mündlich / schriftlich Kontakt aufzunehmen mit Frau / Herrn / der Stiftung / dem Unternehmen /. Das Ziel dieser Kontaktaufnahme ist die Abgabe eines Angebots durch die/den potentielle/n SpenderIn zur Finanzierung der/des o. g. Projekte/s. Der Initiativauftrag war bereits im Vorwege mündlich erteilt worden. Bürgermeister

10 Anlage 2 A. Anzeige des Spendenangebotes durch den Bereich (auszufüllen vom begünstigten Bereich) An den Bürgermeister - über Bereich Haushalt und Steuerung Nach der Dienstanweisung der Hansestadt Lübeck zur Umsetzung von 76 Absatz 4 GO - Abwicklung von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen vom zeigen wir hiermit an, dass die nachfolgend beschriebene Spende angeboten wurde. 1. Spendenangebot vom: (Kopie ist beigefügt); Angebotseingang am : 2. Die Spende wurde ohne mit Initiativauftrag des Bürgermeisters für die Einwerbung angeboten. 3. Der Initiativauftrag des Bürgermeisters vom richtet sich an Frau / Herrn (Vor- und Zuname) 4. GeberIn (Name, Anschrift): 5. Geldleistung Sachleistung Sonstiges: 6. Betrag / Wert der Geld- oder Sachleistung: Euro. (Zuwendungsunterlagen wie z. B. Zusagen, Wertgutachten, Rechnungsbelege sind in Kopie beigefügt. Der Zuwendungswert wird ggf. durch eigene Begutachtung im begünstigten Bereich bestätigt.) 7. Beschreibung, Art und Umfang der angebotenen Leistung: 8. Begünstigte/r / Verwendungszweck: 9. Wünscht die/der GeberIn ggf. Beratung der Annahme in nichtöffentlicher Sitzung? ja nein. Falls ja, aus folgendem Grund: (ggf. Anlage). Ein berechtigtes Interesse liegt vor: ja nein (Auslegung vor dem Hintergrund des Transparenzgebots) 10. Sind geschäftliche / dienstl. Beziehungen zur/zum GeberIn bekannt? ja nein Wenn ja, welcher Art? (ggf. Anlage) 11. Stehen die vorgenannten Beziehungen einer Annahme entgegen? ja nein. 1

11 Anlage Mit der Annahme sind Folgeaufwendungen und / oder Folgeinvestitionen für nicht verbunden konsumtiv verbunden. a) Personalaufwand einmalig Euro mehrjährig ( bis ) Euro dauerhaft Euro b) Sachaufwand 1 einmalig Euro mehrjährig ( bis ) Euro investiv verbunden dauerhaft Euro Euro c) Bezeichnung / Beschreibung: Hinweise zu möglichen Folgekosten: a) Entstehen Folgekosten, sind diese vor Annahme der Spende - bei Bedarf mit anderen betroffenen Verwaltungsbereichen - hinsichtlich der Höhe und der Möglichkeit der Finanzierung abzustimmen. Der ggf. die Folgekosten tragende andere Bereich muss der Folgekostenübernahme schriftlich zugestimmt haben. Eine Zuwendungsannahme kann nur dann erfolgen, wenn die Folgekostenfrage Hinsichtlich der Finanzierung eindeutig und einvernehmlich geklärt ist. Ist eine Einigung mehrerer Bereiche über die Frage der Folgekostenfinanzierung nicht erfolgreich, so ist eine Entscheidung durch den Bürgermeister herbeizuführen. Sofern später Folgekosten auftreten, obwohl der die Zuwendung annehmende Bereich diese zuvor ausdrücklich ausgeschlossen hat, hat dieser Bereich die Folgekosten zu finanzieren. b) Werden im Rahmen einer Zuwendungsannahme bauliche Maßnahmen an oder in städt. Gebäuden und / oder anderen baulichen Anlagen sowie ggf. Neubauten erforderlich, ist zur Einhaltung der Verkehrssicherungspflicht vor Annahme der Zuwendung und Durchführung der Maßnahme eine Zustimmung des zuständigen Bereichs des Fachbereiches Planen und Bauen hinsichtlich der Ausführung einzuholen. Nach erfolgter Ausführung der Maßnahme ist diese durch die zuständigen Bereiche im Fachbereich 5 fachtechnisch abzunehmen. Der Bereich hat der Kostenübernahme schriftlich zugestimmt. 1 einschließlich Abschreibungen 2

12 Anlage 2 Die Entgegennahme des Angebots der Spende obliegt dem Bürgermeister bei einem Wert von mehr als 50 Euro. Aufgrund des Wertes ist für die Annahme der Spende der Bürgermeister, der Hauptausschuss oder die die Bürgerschaft zuständig 2. Lübeck, den Bereichsleitung 2 Beschluss der Bürgerschaft vom (Vorlage VO/2013/00464) über die Delegation bei der Annahme oder Vermittlung von Spenden im Rahmen gesetzter Wertgrenzen; Abschnitt II der Dienstanweisung der Hansestadt Lübeck für die Abwicklung von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen. Die Bürgerschaft delegiert die Entscheidung über die Annahme oder Vermittlung von Spenden im Rahmen der folgenden Wertgrenzen auf den Bürgermeister und den Hauptausschuss: Auf den Bürgermeister: -bei Spenden von gemeinnützigen Stiftungen bei einem Wert von mehr als 50 Euro bis Euro -bei allen anderen Spenden bei einem Wert von mehr als 50 Euro bis Euro Auf den Hauptausschuss: -bei Spenden von gemeinnützigen Stiftungen bei einem Wert von mehr als Euro bis Euro -bei allen anderen Spenden bei einem Wert von mehr als Euro bis Euro 3

13 Anlage 2 B. Annahmeverfügung (auszufüllen von Haushalt und Steuerung) 1. Über die in Teil A Ziffer 11 abgegebene Bestätigung hinaus wird kein Anlass gesehen, in eine tiefere Prüfung einzusteigen. 3 Bereich/e mit der Bitte um Prüfung, ob Bedenken gegen die Annahme des Spendenangebots wegen anderweitiger geschäftlicher oder dienstlicher Beziehung mit der/dem GeberIn bestehen. Lübeck, den (Bereich Haushalt und Steuerung) 3 Bei Anlass zur vertiefenden Prüfung 2.1 Der Bürgermeister ist aufgrund des Spendenwertes zuständig für die Annahme der Spende. Er hat die Befugnis zur Annahme von Spenden auf den Bereich Haushalt und Steuerung übertragen. Diese Befugnis umfasst Spenden mit einem Wert von mehr als 50 Euro bis Euro. Das Spendenangebot wird entgegen genommen, und die Spende wird angenommen. Lübeck, den (Bereich Haushalt und Steuerung) a) im Bereich Haushalt und Steuerung Aufnahme in die Spendenliste und ggf. Ausstellung einer Spendenbescheinigung durch oder b) Bereich zur weiteren Veranlassung oder 4

14 Anlage Der Bürgermeister ist aufgrund des Wertes zuständig für die Annahme der Spende. Das Spendenangebot wird entgegen genommen, und die Spende wird angenommen. Lübeck, den (Bürgermeister) a) Bereich Haushalt und Steuerung wegen Aufnahme in die Spendenliste und ggf. Ausstellung einer Spendenbescheinigung b) Bereich zur weiteren Veranlassung oder 2.3 Der Hauptausschuss Die Bürgerschaft ist aufgrund des Wertes für die Annahme der Spende zuständig. a) Das Spendenangebot wird vom Bürgermeister entgegen genommen. b) Die Annahme der Spende ist für die Tagesordnung der nächsten Sitzung des Hauptausschusses der Bürgerschaft vorzusehen. c) Die Vorlage ist durch den zuständigen Bereich zu fertigen und ins Verfahren zu geben. d) Zwischennachricht an GeberIn? ja nein Lübeck, den (Bürgermeister) 5

15 Anlage 2 C. Spendenabwicklung nach Annahmeentscheidung (auszufüllen vom begünstigten Bereich nach erfolgter Annahmeentscheidung) 1.1 Geldspende Die angenommene Geldspende wurde zur folgenden Belegnummer und / oder zum folgenden Posten erfasst: oder 1.2 Sachspende Die Übergabe / Lieferung der Sachspende erfolgte am: 2. Wünscht die/der GeberIn eine Spendenbescheinigung? ja nein 3. Zusätzliche Informationen zur Sachspende (Angaben zum Alter, Zustand, Kaufpreis o. ä.): 4. Die Wertermittlung der Sachspende erfolgte durch Rechnung Gutachten Angemessenheitsprüfung 5. Nach Angaben der Geberin / des Gebers stammt die Sachspende aus dem Betriebsvermögen Privatvermögen Es wurden trotz Aufforderung keine Angaben gemacht (Unterschrift begünstigter Bereich) Lübeck, den 6

16 Verfahrensablauf bei etwaigen Spenden an die Stadt (Anlage zum DA-Rundschreiben) I. Einwerbung einer Spende Zuständigkeit obliegt der/dem Bgm. ( 76 IV, S. 2 GO). Das Tätigwerden von MitarbeiterInnen setzt einen konkreten Auftrag der/des Bgm. voraus (Runderlass IM vom ). II. Entgegennahme eines Spendenangebots, das direkt oder nach Initiativauftrag der/des Bgm. eingegangen ist Zuständigkeit obliegt der/dem Bgm.. Zuwendungsangebote sind ihr/ihm grundsätzlich anzuzeigen ( 76 IV, S. 2 GO). Wert bis 50 Wert über 50 Ein Initiativauftrag für die aktive Einwerbung einer Spende wird von der/vom Bgm. per Vordruck (Anlage 1), ggf. bei Zeitdruck vorab mündlich erteilt. Daraufhin kann ein/e potentielle/r SpenderIn um die Abgabe eines Spendenangebotes gebeten werden. Es erfolgt keine Anzeige von Spendenangeboten gegenüber der/dem Bgm. Die Anzeige von Spendenangeboten erfolgt an die/den Bgm. über Haushalt und Steuerung per Vordruck (Anlage 2). III. Annahme oder Vermittlung einer Spende siehe Folgeblatt Seite 1/3

17 III. Annahme oder Vermittlung einer Spende Die Zuständigkeit obliegt der Bü ( 76 IV, S.3 GO). Eine Delegationsregelung, gestaffelt nach Wertgrenzen für Bgm., HA und Bü ( 76 IV, S. 4 GO), hat die Bü im März 2013 beschlossen (siehe VO/2013/00464). Wert bis 50 Wert über 50 Über die Annahme entscheidet die Bereichsleitung in eigener Verantwortung 1. Die/der Bgm. entscheidet über die Spendenannahme im Rahmen ihrer/seiner Zuständigkeit oder 2. sie/er verfügt alternativ gegenüber dem zuständigen Bereich die Spendenannahme durch HA oder Bü entsprechend der Delegationsregelung herbeizuführen. Diese Entscheidung / Verfügung wird im Vordruck über die Spendenangebotsanzeige / Annahmeverfügung dokumentiert. Gemäß GO-Kommentar (Bracker/Wolf, S. 513) hat die/der Bgm. die Befugnis zur Annahme von Zuwendungen teilweise auf den Bereich Haushalt und Steuerung übertragen => Die Festlegung erfolgt in der Dienstanweisung (siehe VO/2013/01052). Nach erfolgter Annahmeentscheidung erhalten die Bereiche Haushalt und Steuerung sowie Buchhaltung und Finanzen vom zuständigen Bereich ergänzende Informationen u. a. für die Ausstellung einer von der/vom SpenderIn gewünschten Spendenbescheinigung (z. B. Posten / Belegangaben zur Verbuchung einer Geldspende oder das Lieferdatum einer Sachspende). Seite 2/3

18 IV. Berichterstattung Es ist ein jährlicher Bericht der/des Bgm. an die Bü über die Annahme oder Vermittlung von Spenden, Schenkungen oder ähnlichen Zuwendungen, die im Wert über 50 hinausgehen, zu erstellen. Der Bericht enthält Angaben über die GeberInnen, die Zuwendungen und die Zuwendungszwecke ( 76 IV, S. 5 GO). Seite 3/3