ELStAM-Verfahren: Funktionen im Programm

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1 ELStAM-Verfahren: Funktionen im Programm Wie melde ich in Lexware lohn+gehalt Mitarbeiter an und erhalte ELStAM? Inhaltsverzeichnis 1. Mitarbeiter anmelden Erstmalige Anmeldung aller Mitarbeiter Anmeldung neuer Mitarbeiter im laufenden Verfahren Prüfliste Anmeldungen versenden Archiv Anmeldebestätigung abholen ELStAM abholen Archiv ELStAM Meldungen ELStAM in Mitarbeiterstammdaten übernehmen Übernahme der ELStAM in die Mitarbeiterstammdaten Abweichung der ELStAM von den bisherigen Steuermerkmalen Kulanzfrist für die erstmalige Anwendung der ELStAM Mitarbeiterstammdaten nach Übernahme der ELStAM Monatliche Änderungslisten Änderungslisten abholen Archiv der Änderungslisten Antwortzentrale Mitarbeiter abmelden Prüfliste Abmeldung versenden Archiv Abmeldebestätigung abholen Abmeldebestätigung in der Antwortzentrale support.lexware.de 1

2 ELStAM-Verfahren: Funktionen im Programm Wie melde ich in Lexware lohn+gehalt Mitarbeiter an und erhalte ELStAM? Hintergrund: Für den letzten in 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum müssen alle Arbeitgeber die ELStAM elektronisch abrufen. Den Zeitpunkt zum Einstieg in das Verfahren bestimmen Sie selbst. Wir empfehlen Ihnen frühzeitig auf das ELStAM-Verfahren umzusteigen. So können Sie sich in Ruhe den Jahresabschlussarbeiten widmen. Durch die Übermittlung der Initialmeldungen= Anmeldungen aller Mitarbeiter nehmen Sie am Verfahren teil. Hinweis: Sie sind nicht verpflichtet, alle von Ihnen abgerechnete Firmen gleichzeitig auf ELStAM umzustellen. Vorgehen: Alle erforderlichen Programmfunktionen sind im Menü Extras ELStAM zusammengefasst. Die wichtigsten Funktionen finden Sie auch auf der Startseite im Symbol Antwortzentrale. 1. Mitarbeiter anmelden Um auf das ELStAM-Verfahren umzustellen, müssen Sie alle bislang mit Lohnsteuerkarte abgerechneten Mitarbeiter anmelden. Alle erforderlichen Anmeldungen erzeugt Lexware lohn+gehalt automatisch und stellt diese zur Übermittlung an das Finanzamt bereit. support.lexware.de 2

3 1.1 Erstmalige Anmeldung aller Mitarbeiter Für eine Firma, die bislang noch nicht am ELStAM-Verfahren teilnimmt, werden Anmeldungen zum 01. des aktuellen Abrechnungsmonats für die Übermittlung bereitgestellt. Angemeldet werden alle Mitarbeiter, die im aktuellen Abrechnungsmonat beschäftigt sind und mit Steuerkarte abgerechnet wurden. Für pauschal versteuerte Aushilfen benötigen Sie keine ELStAM und deshalb auch keine Anmeldung. Mit dem Versand der erstmaligen Anmeldungen nimmt diese Firma am ELStAM- Verfahren teil = Initialmeldung Sie müssen die erstmaligen Anmeldungen nicht sofort versenden. Wenn Sie die Anmeldungen nicht versendet haben und einen Monatswechsel durchführen, dann entstehen die Anmeldungen zum 01-ten des Folgemonats neu. support.lexware.de 3

4 Keine Korrektur abgerechneter Monate vor der Teilnahme am ELStAM-Verfahren: Die Mitarbeiter werden nicht rückwirkend am ELStAM-Verfahren angemeldet. Beispiel: Aktueller Abrechnungsmonat ist April. Die Prüfliste enthält Anmeldungen zum Sie versenden die Anmeldungen nicht und führen den Monatswechsel in den Mai durch. Die Anmeldungen der Mitarbeiter werden zum zur Übermittlung bereitgestellt. Erst mit Versand der Anmeldungen nehmen Sie am ELStAM-Verfahren teil. Vor diesem Zeitpunkt abgerechnete Monate werden nicht durch das ELStAM- Verfahren korrigiert. 1.2 Anmeldung neuer Mitarbeiter im laufenden Verfahren Nachdem Sie für eine Firma die erstmaligen Anmeldungen versendet haben (siehe Abschnitt 1.1) entstehen für diese Firma weitere Meldungen. Eine Anmeldung ist erforderlich bei Eintritt eines Mitarbeiters, wenn dieser mit Lohnsteuerklasse abgerechnet werden soll. Dies gilt sowohl für neue Mitarbeiter als auch für Mitarbeiter, die vor der ELStAM Teilnahme abgerechnet wurden und wieder eintreten. Neue Mitarbeiter mit der Einstellung Mitarbeiter arbeitet auf Lohnsteuerkarte erfassen Sie in den Stammdaten auf der Seite Steuerdaten : Id-Nr./Identifikationsnummer ohne Id-Nr. ist keine Anmeldung im ELStAM-Verfahren möglich. Hauptarbeitgeber/Nebenarbeitgeber Als Hauptarbeitgeber erhalten Sie ELStAM mit der Steuerklasse Als Nebenarbeitgeber erhalten Sie ELStAM mit der Steuerklasse 6. Die Anmeldung als Hauptarbeitgeber ist 2013 nur zulässig, wenn Ihnen eine Lohnsteuerkarte oder eine Ersatzbescheinigung mit Steuerklasse 1 5 vorliegt. Die sonstigen Steuerabzugsmerkmale wie Steuerklasse usw. lassen Sie unbearbeitet (leer). Sie erhalten die entsprechenden Daten später durch den Abruf bei der ELStAM- Datenbank. support.lexware.de 4

5 Kirchensteuer bei pauschaler Lohnsteuer - Wenn Sie für alle Mitarbeiter unabhängig von einer Konfessionszugehörigkeit pauschale Kirchensteuer abführen, dann stellen Sie dies ein. - Wenn Sie in Abhängigkeit von einer Konfessionszugehörigkeit normale oder keine Kirchensteuer aus pauschal versteuerten Bezügen abführen, dann bearbeiten Sie das Feld erst, nachdem Sie die ELStAM erhalten haben. Lexware lohn+gehalt erstellt dann eine Anmeldung zum Eintrittsdatum. Beachten Sie: Im ELStAM-Verfahren ist eine Anmeldung im Voraus nicht möglich. Ein Mitarbeiter kann erst ab dem Eintrittsdatum angemeldet werden. Beispiel: Ihr aktueller Abrechnungsmonat ist Juni; seit April nehmen Sie am ELStAM-Verfahren teil. Zum tritt ein neuer Mitarbeiter ein. Die Anmeldung kann erst ab dem versendet werden. 1.3 Prüfliste Um einen Überblick aller ELStAM-Meldungen Ihrer Mitarbeiter zu erhalten, nutzen Sie die Prüfliste. Rufen Sie die Prüfliste für die aktuelle Firma über das Menü Extras ELStAM ELStAM Meldungen auf. Die Prüfliste führt alle noch zu versendenden Meldungen auf: support.lexware.de 5

6 Inhalt der Prüfliste: Id-Nr., Geburtsdatum und Eintritt werden aus den aktuellen Mitarbeiter-Stammdaten entnommen. Stellen Sie sicher, dass die korrekte Id-Nr. eingetragen ist. Im ELStAM-Verfahren werden die Mitarbeiter ausschließlich über ihre Id-Nr. identifiziert. Eintritt ist der arbeitsrechtliche Eintritt. Das Datum Anmeldung zum ist das Datum, ab dem Sie ELStAM erhalten bzw. benötigen. Bei der erstmaligen Anmeldung aller bereits abgerechneten Mitarbeiter ist das der Erste des aktuellen Abrechnungsmonats. (Initialmeldungen zur Teilnahme am ELStAM-Verfahren) Für danach neu eintretende Mitarbeiter ist das Datum Anmeldung zum das Eintrittsdatum. support.lexware.de 6

7 Die Information, ob Sie Hauptarbeitgeber oder Nebenarbeitgeber sind, wird ebenfalls den aktuellen Mitarbeiterstammdaten entnommen. Bei der Initialmeldung werden Mitarbeiter, die Sie bislang mit Steuerklasse 1 5 abrechnen mit dem Merkmal Hauptarbeitgeber gemeldet. Für Mitarbeiter mit Steuerklasser 6 ist Nebenarbeitgeber zu melden 1.4 Anmeldungen versenden Zum Versand rufen Sie das Menü Extras ELStAM ELStAM Meldungen ELStAM Meldungen versenden auf. Ein Assistent führt Sie durch den Sendevorgang. Für den Versand benötigen Sie das ELSTER-Zertifikat, das Sie auch für Lohnsteuerbescheinigungen und anmeldungen verwenden. Der Versand ist zu jeder Zeit im Abrechnungsmonat möglich. ELStAM-Meldungen werden immer nur für die aktive Firma versendet. Im Anschluss an den Versand können Sie das Sendeprotokoll drucken oder als PDF- Datei speichern. Hinweis: Ein Versand der ELStAM-Meldungen über den Ausgangskorb ist nicht möglich. support.lexware.de 7

8 1.5 Archiv Alle versendeten ELStAM-Meldungen werden im Bericht Archiv-ELStAM Meldungen dokumentiert. Rufen Sie den Bericht über Extras ELStAM ELStAM-Meldungen Archiv ELStAM- Meldungen der aktuellen Firma auf. Das Archiv kann nach Mitarbeitername oder Personalnummer sortiert werden. Für jede Datensendung wird automatisch ein Transferticket vergeben. Das Transferticket identifiziert die Sendung für die spätere Zuordnung. Das Feld Verarbeitungsergebnis wird erst gefüllt, nachdem Sie die Anmeldebestätigung abgeholt haben (siehe Abschnitt 2.). 2. Anmeldebestätigung abholen Nachdem Sie die Anmeldungen versendet haben, müssen Sie die ELStAM für die angemeldeten Mitarbeiter abrufen. Sie erhalten die ELStAM nicht unmittelbar nach dem Versand der Anmeldungen. Die Finanzverwaltung stellt spätestens fünf Werktage nach der Anmeldung die ELStAM zum Abruf bereit. (= Anmeldebestätigung) Wichtig: Auch für die Abholung benötigen Sie ein ELSTER-Zertifikat. Verwenden Sie immer das Zertifikat, mit dem Sie die Daten versendet haben support.lexware.de 8

9 2.1 ELStAM abholen Rufen Sie den Assistenten zum Abruf der ELStAM über das Menü Extras ELStAM ELStAM Änderungslisten ELStAM Änderungslisten abholen auf. Abgeholt werden die bereit stehenden Änderungslisten aller Firmen. Der Assistent zeigt Ihnen auf der Seite Übersicht das Ergebnis der Abholung an. Antworten auf Anmeldungen werden als Anmeldebestätigung aufgeführt. Die abgerufenen ELStAM der angemeldeten Mitarbeiter stehen in der Antwortzentrale der jeweiligen Firma zur Übernahme zur Verfügung. Hinweis: Die Abholung der Änderungslisten bewirkt noch keine automatische Änderung der Steuerdaten in der Lohnabrechnung. Die Änderung erfolgt erst durch die Übernahme aus der Antwortzentrale in die Mitarbeiter-Stammdaten (siehe Abschnitt 3.). support.lexware.de 9

10 2.2 Archiv ELStAM Meldungen Die ELStAM Meldungen werden im Archiv dokumentiert. Nachdem Sie die Anmeldebestätigungen abgerufen haben, enthält das Archiv der gesendeten Meldungen im Feld Verarbeitungsergebnis das zurückgemeldete Ergebnis der Anmeldung: 3. ELStAM in Mitarbeiterstammdaten übernehmen Wenn die Anmeldung erfolgreich war, werden die abgerufenen ELStAM in der Antwortzentrale angezeigt: Über + Filter einblenden können Sie die Einträge nach Personalnummer oder Nachname sortieren. support.lexware.de 10

11 3.1 Übernahme der ELStAM in die Mitarbeiterstammdaten Wenn die ELStAM zur Abrechnung verwendet werden sollen, klicken Sie auf den Link Übernehmen der Einträge des Mitarbeiters. Sie können auch die ELStAM für alle Mitarbeiter in einem Vorgang übernehmen. Klicken Sie hierzu auf den Eintrag alle übernehmen oberhalb des ersten Eintrags. 3.2 Abweichung der ELStAM von den bisherigen Steuermerkmalen Vor der erstmaligen Übernahme der ELStAM in die Stammdaten können Sie prüfen, ob die ELStAM von den bisher auf der Lohnsteuerkarte oder der Ersatzbescheinigung ausgewiesenen Merkmalen abweichen. Lexware lohn+gehalt stellt Ihnen hierfür einen Bericht zur Verfügung: Der Bericht zu übernehmende Stammdaten unter Extras ELStAM ELStAM bietet Ihnen für jeden Mitarbeiter eine Gegenüberstellung der aktuellen Steuerabzugsmerkmale laut Stammdaten und laut ELStAM. Bei Abweichungen können Sie den betroffenen Mitarbeiter informieren. support.lexware.de 11

12 Wählen Sie im Druckdialog des Berichts unter Weitere Druckoptionen die Option für jeden Mitarbeiter eine neue Seite beginnen. Sie erhalten dann einen Ausdruck, den Sie dem Mitarbeiter aushändigen können. Der Mitarbeiter muss bei seinem Finanzamt die Änderung der ELStAM beantragen. Bei Abweichung der ELStAM von den bisherigen Steuermerkmalen des Mitarbeiters, können sich durch die Übernahme die Lohnabrechnung und der Auszahlungsbetrag ändern. Beachten Sie: Bei der erstmaligen Übernahme der ELStAM aus der Antwortzentrale: Die ELStAM werden in die Mitarbeiterstammdaten des aktuellen Abrechnungsmonats übernommen. Die ohne Anwendung der ELStAM abgerechneten Monate werden nicht korrigiert. Übernehmen Sie die ELStAM deshalb immer, bevor Sie die Abrechnung für den aktuellen Abrechnungsmonat erstellen. Haben Sie die aktuelle Lohnabrechnung bereits abgeschlossen, dann übernehmen Sie die Einträge erst im Folgemonat. 3.3 Kulanzfrist für die erstmalige Anwendung der ELStAM Wenn es zu klärende Abweichungen gibt, dann können Sie die abgerufenen ELStAM zunächst in der Antwortzentrale stehen lassen. Sie müssen die ELStAM nicht sofort in die Mitarbeiterstammdaten übernehmen. Für die Lohnabrechnung wenden Sie bis zur Klärung die bisherigen Steuerabzugsmerkmale laut Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung an. Maximal sechs Monate nach der erstmaligen Anmeldung der Mitarbeiter können Sie auf die Übernahme der ELStAM in die Stammdaten verzichten. Damit die Finanzverwaltung unstimmige ELStAM berichtigten und zum Abruf bereit stellen kann, sollte der Mitarbeiter innerhalb dieses Zeitraums eine Klärung herbeiführen. Hinweis: Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, die Richtigkeit der ELStAM zu prüfen. support.lexware.de 12

13 Die Prüfung der ELStAM obliegt dem Mitarbeiter. Sie können die ELStAM so, wie Sie sie erhalten haben für die Lohnabrechnung verwenden. Um Rückfragen der Mitarbeiter und Korrekturen der Lohnabrechnungen zu vermeiden, ist die Klärung der Abweichungen vor der erstmaligen Anwendung der ELStAM sinnvoll. 3.4 Mitarbeiterstammdaten nach Übernahme der ELStAM Von der Finanzverwaltung rückgemeldete ELStAM sind für den Arbeitgeber bindend. Deshalb werden nach der Übernahme die Einträge auf der Seite Steuerdaten der Mitarbeiterstammdaten inaktiv und enthalten die rückgemeldeten ELStAM. 4. Monatliche Änderungslisten Mit Versand der erstmaligen Anmeldungen aller Mitarbeiter einer Firma (siehe Abschnitt 1.1) nimmt diese Firma am ELStAM-Verfahren teil. Ab dann sind Sie grundsätzlich verpflichtet, Änderungen der ELStAM zu berücksichtigten sind. Ausgenommen Sie nehmen die Kulanzfrist in Anspruch (siehe Abschnitt 3.3). Wenn es Änderungen der ELStAM gibt, dann stehen die Änderungen spätestens am fünften Werktag eines Monats zur Abholung bereit. 4.1 Änderungslisten abholen Die monatlichen Änderungen rufen Sie mit dem selben Assistenten ab, mit dem Sie auch die ELStAM nach der erstmaligen Anmeldung abgerufen haben. support.lexware.de 13

14 Der Aufruf erfolgt über das Menü Extras ELStAM ELStAM Änderungslisten ELStAM Änderungslisten abholen oder über den Eintrag Antwortzentrale auf der Startseite von Lexware lohn+gehalt. Für die Abholung benötigen Sie ein ELSTER-Zertifikat. Verwenden Sie immer das Zertifikat, das Sie für den Versand mit ELSTER nutzen. Es werden immer ELStAM aller Firmen abgerufen, die für Sie als Datenübermittler bereitstehen: Anmeldebestätigungen (siehe Abschnitt 2) monatliche Änderungslisten Abmeldebestätigungen (siehe Abschnitt 5.4) Beispiel: Sie rechnen drei Firmen Firma A, B und C ab. In Firma A ist ein neuer Mitarbeiter eingetreten und die Anmeldung ist versendet. Die Anmeldebestätigung wurde noch nicht abgeholt. Die Änderungslisten der Firmen A, B und C für den aktuellen Monat sind noch nicht abgeholt. Wenn Sie jetzt die Änderungslisten abholen, dann erhalten Sie die Anmeldebestätigung für den neuen Mitarbeiter aus Firma A und die monatlichen Änderungslisten für die Firmen A, B und C. Der Assistent ELStAM Änderungslisten abholen zeigt auf der letzten Seite an, für welche Firmen neue Änderungslisten abgeholt wurden. Wenn sich für keinen Mitarbeiter einer Firma die Steuermerkmale geändert haben, dann enthält die monatliche Änderungsliste dieser Firma keine ELStAM. Sie erhalten den Hinweis, dass für keinen Mitarbeiter Änderungen vorliegen. 4.2 Archiv der Änderungslisten Alle abgerufenen Änderungslisten der aktiven Firma werden im Bericht Archiv-ELStAM Änderungen dokumentiert. Rufen Sie das Menü Extras ELStAM ELStAM-Änderungslisten Archiv ELStAM- Änderungen der aktuellen Firma auf, um den Bericht auszugeben. Den Bericht können Sie nach Mitarbeitername oder Personalnummer sortieren. support.lexware.de 14

15 4.3 Antwortzentrale Wenn die abgerufene monatliche Änderungsliste geänderte ELStAM für einen Mitabeiter enthält, dann werden die ELStAM in der Antwortzentrale der betreffenden Firma zur Übernahme angezeigt. Beachten Sie hierzu die im Abschnitt 3.1 beschriebene Vorgehensweise. 5. Mitarbeiter abmelden Wenn ein im ELStAM-Verfahren angemeldeter Mitarbeiter austritt, müssen Sie den Mitarbeiter auch wieder abmelden. Die Abmeldung erfolgt zum Austrittsdatum. Die Abmeldung erstellt Lexware lohn+gehalt automatisch und stellt sie für die Übermittlung bereit. 5.1 Prüfliste Zu versendende Abmeldungen werden auf der Prüfliste aufgeführt. Die Prüfliste können Sie über das Menü Extras ELStAM ELStAM Meldungen Prüfliste für die aktuelle Firma aufrufen. Beachten Sie: Im ELStAM-Verfahren ist eine Abmeldung im Voraus nicht möglich. Ein Mitarbeiter kann erst ab dem Austrittsdatum abgemeldet werden. Sie finden einen entsprechendne Hinweis auf der Prüfliste. support.lexware.de 15

16 Beispiel: Ihr aktueller Abrechnungsmonat ist Juni; seit April nehmen Sie am ELStAM-Verfahren teil. Zum tritt ein angemeldeter Mitarbeiter aus. Die Abmeldung kann erst ab dem versendet werden. 5.2 Abmeldung versenden Abmeldungen versenden Sie wie Anmeldungen (siehe Abschnitt 1.4): Extras ELStAM ELStAM Meldungen ELStAM Meldungen versenden. Der Assistent versendet in einem Vorgang alle vorhandenen Abmeldungen und Anmeldungen für die aktive Firma. 5.3 Archiv Nach dem Versand werden Abmeldungen im Bericht Archiv-ELStAM Meldungen dokumentiert. Rufen Sie das Menü Extras ELStAM ELStAM-Meldungen Archiv ELStAM- Meldungen der aktuellen Firma auf, um den Bericht auszugeben. Das Feld Verarbeitungsergebnis wird erst gefüllt, nachdem Sie die Abmeldebestätigung abgeholt haben. 5.4 Abmeldebestätigung abholen Auch zu Abmeldungen müssen Sie Abmeldebestätigungen abholen. Die Abmeldebestätigungen rufen Sie mit dem selben Assistenten ab, mit dem Sie auch die ELStAM nach der einer Anmeldung und die monatlichen Änderungslisten abrufen. (siehe Abschnitt 4.1.) 5.5 Abmeldebestätigung in der Antwortzentrale Wenn die Abmeldung in der ELStAM Datenbank erfolgreich war, erhalten Sie in der Antwortzentrale unter zu übernehmende Stammdaten den Eintrag zur Übernahme im Folgemonat nach Austritt. Nach der Übernahme werden in den Mitarbeiter-Stammdaten für Monate nach dem Austritt die Steuerdaten geleert. Wenn derselbe Mitarbeiter in einem späteren Monat wieder eintritt, müssen Sie ihn erneut anmelden. Sie erhalten die aktuellen ELStAM, wie in Abschnitt 1. beschrieben. support.lexware.de 16

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