1. Inhaltsverzeichnis

Transkript

1 1. Inhaltsverzeichnis 1. Inhaltsverzeichnis Seite 2 2. Flussdiagramm Seite 3 & 4 3. Bericht Seite 5 & Einleitung 3.2 Prozessbeschreibung 3.3 Schlusswort 4. Musterdokumente Seite 7 5. Vorgehensplan und Prioritäten Seite 8 6. Auswertungsbogen der Lernjournale Seite 9 PE 1.Lehrjahr Seite 2 von 9

2 2. Flussdiagramm Start Kataloge in den Ablagefächern und im Mitzunehmen-Fach kontrollieren Hat es noch genügend Kataloge im Fach? Ja Nicht nachfüllen Nachschauen im Keller, ob es noch von dem gesuchten Katalog hat Hat es den gesuchten Katalog im Keller? Ja Kann ich die Kataloge im Mailinghouse bestellen? Nachschauen ob ich sie über bta-baar bestellen kann Ja Die Kataloge bestellen Kann ich sie bestellen? PE 1.Lehrjahr Seite 3 von 9

3 Eine Bestätigung von allen bestellten Katalogen ausdrucken Nach ca. einer Woche kontrollieren, ob alle bestellten Kataloge gekommen sind Sind die Kataloge angekommen? Reklamation Ja Die alten Kataloge aussortieren und bündeln Die Kataloge im Gestell schön einordnen und die neuen hinzufügen. Eventuell übrige in den Keller bringen Ende PE 1.Lehrjahr Seite 4 von 9

4 3. Bericht 3.1 Einleitung Die bta hat inzwischen 11 verschiedene Filialen, verteilt in der ganzen Schweiz. Seit August 2004 habe ich meine Arbeit in der Zentrale begonnen, in Steinhausen. Dort sind wir 11 Mitarbeiter, darunter auch 3 Lehrlinge. Zudem befindet sich auch die Holding im gleichen Gebäude, auch dort sind zusätzlich vier weitere Personen. Unser Büro ist ein Commercial Büro, das heisst wir sind spezialisiert auf Geschäftsreisen. Ausser für Bekannte, buchen wir keine Ferienreisen, falls Anfragen ankommen, leiten wir diese fast immer ans das bta-büro in Baar weiter. Die bta ist ein Retailer, dies heisst das sie selbst keine Kataloge herstellen. Retailer sind Reisevermittler oder Wiederverkäufer, sie verkaufen die Reisen von anderen Reiseveranstaltern. Ein wichtiger Teil in einem Reisebüro sind die Kataloge. Es ist wichtig, dass nur immer nur die aktuellen Kataloge bereitliegen. Falls wir doch einmal Kunden empfangen, haben wir beim Eingang ein Gestell, welches Kataloge zum Mitnehmen enthält. Hier ist es wichtig dass, alle schön geordnet sind und bereit zum Mitnehmen sind. Schliesslich müssen die Kunden einen guten Eindruck erhalten. Sonst denken sie, wenn die den Rest meiner Reise so organisieren, dann kann ich das selbst noch besser. Dann haben wir in einem anderen Teil unseres Büros noch ein grosses Gestell, welches die anderen Kataloge enthält, die wir immer bereit haben sollten, die wir dann an die Kunden verschicken, die bei uns anfragen. Dann gibt es auch noch den Keller, dort kommen alle Kataloge hin, für die wir keinen Platz mehr finden im Büro. Zurück zur Katalogverwaltung. Bei uns ist die Katalogverwaltung immer die Aufgabe des 1. Jahres Lehrling. Es ist eine Aufgabe, die sehr viel Zeit beansprucht, weil alle Kataloge immer top-aktuell sein sollten. 3.2 Prozessbescheibung Ich beginne mit meinem Rundgang in unseren Gestellen, und schreibe mir auf, von welchen es nur noch wenige hat, zudem schaue ich, ob die Kataloge langsam ablaufen und ob ich noch von der neuen Saison bestellen sollte. Falls es noch genügende hat, gehe ich weiter zum nächsten Fach. Wenn nicht, schreibe ich sie mir auf einen Zettel. Anschliessend gehe ich in unseren Keller und schaue dort nach, ob ich den fehlenden Katalog dort finden kann. Meistens haben wir aber dann im Keller den Gesuchten nicht. Dann gehe ich im Internet auf mailinghouse.ch. Dies ist eine Internetseite die für alle Reisebüros zur Verfügung steht für die Katalogbestellung. Bei den Touroperators Kuoni und TUI haben wir von Steinhausen aus keine Berechtigung diese zu bestellen, wir bestellen diese über bta-baar. (Touroperators sind Reisebüros die selbst Kataloge herausbringen und diese dann auch in anderen PE 1.Lehrjahr Seite 5 von 9

5 Reisebüros verkaufen. Nicht nur bei sich selbst.) Die Mitarbeiter von der bta-baar bringen uns dann die bestellten Kataloge beim nächsten Besuch vorbei. Falls ich die Kataloge aber selbst bestellen kann, muss ich auf der Homepage den gewünschte Touroperator, die Destination die ich bestellen möchte und die Anzahl angeben. Dies kann man auch sehr gut bei meinem Musterdokument sehen. Ich bestelle bei Katalogen die wir nicht oft brauchen nur ca. 3 Exemplare, bei Katalogen mit grosser Nachfrage, fünf bis zehn. Zusätzlich kontrolliere ich noch, was es sonst noch Neues gibt. Sobald ich mit meiner Bestellung fertig bin, drucke ich eine Bestätigung aus. Auf dieser sieht man genau welche Kataloge und wie viele ich bestellt habe. Nach etwa einer Woche kontrolliere ich, welche Kataloge schon bei uns eingetroffen sind. Wenn dann noch einzelne Kataloge nicht eingetroffen sind, kontrolliere ich nochmals im Mailinghouse, dort ist der Status dann meistens noch auf In Bearbeitung gesetzt. Zur Kontorolle gehe ich noch einmal alle Fächer durch und entsorge abgelaufene Kataloge. Die neu bestellten Kataloge packe ich aus und versorge sie gerade in die richtigen Ablagen. Ich achte mich auch immer, dass die Kataloge schön eingeordnet sind. Zum Schluss verstaue ich die restlichen Kataloge in den Keller. Auch hier achte ich mich, dass eine gewisse Ordnung herrscht. 3.3 Schlusswort Die Katalogverwaltung zählt zu einer meiner Lieblingsaufgaben, weil ich gerne Arbeiten erledige, in denen ich alles von A-Z selbst machen kann. Schade nur, dass ich diese Aufgabe nächstes Jahr abgeben muss. PE 1.Lehrjahr Seite 6 von 9

6 4. Musterdokument Katalog Veranstalter Sprache Menge max. Paris Winter Frantour D >> Thalasso und Wellness Frantour D >> Beachcomber inkl. PL Kuoni Reisen AG D >> Disneyland Paris Kuoni Reisen AG D >> Flussreisen 2005 Kuoni Reisen AG D >> Kanada/Alaska Kuoni Reisen AG D >> Karibik nur Katalog Kuoni Reisen AG D >> Karibik PL Winter Kuoni Reisen AG D >> Mietwagen Wi 04/05 Kuoni Reisen AG D 1 10 Schiffsreisen 2004 Kuoni Reisen AG D >> Städtereisen 2004/05 Kuoni Reisen AG D >> Vergnügungsparks Kuoni Reisen AG D >> Netto Reisen So 2005 Kuoni Reisen AG D >> 4 20 Trek Amerika 04/05 Kuoni Reisen AG D >> 3 50 Malediven/Sri Lanka Manta Reisen AG D >> 3 80 Mauritius/ Seychellen Manta Reisen AG D >> 3 40 Rotes Meer Manta Reisen AG D >> 3 80 Kenya/Tanzania Kat. Privat Safaris D >> Kenya/Tanzania PL Privat Safaris D >> Asien Katalog 2005 Tourasia AG D >> 3 60 Asien Preisliste 04/05 Tourasia AG D >> 3 60 Badeferien Katalog TUI Suisse Ltd. D >> Badeferien nur PL TUI Suisse Ltd. D >> 2 60 Family Winter Katalog TUI Suisse Ltd. D >> 2 60 Family Winter nur PL TUI Suisse Ltd. D >> 2 60 Karibik nur Katalog TUI Suisse Ltd. D >> 2 60 Karibik nur Preisliste TUI Suisse Ltd. D >> 2 60 Städtereisen TUI Suisse Ltd. D >> Vital Winter TUI Suisse Ltd. D >> 2 60 Robinson nur Katalog TUI Suisse Ltd. D >> 2 20 Robinson nur Preisliste TUI Suisse Ltd. D >> 2 20 Vögele Select Winter TUI Suisse Ltd. D >> 2 25 PE 1.Lehrjahr Seite 7 von 9

7 5. Vorgehensplan Meine Prioritäten: Ich möchte meine Prozesseinheit so gestalten, dass sie sehr übersichtlich und einheitlich aussieht. Es ist mir auch wichtig, dass mir keine Flüchtigkeitsfehler in der Rechtschreibung unterlaufen. Zudem sollte sie so geschrieben werden, dass auch ein Laie sie versteht. Was mache ich? Zeitverbrauch Ungefähre Vorausplanung meiner 1. PE Flussdiagramm 15 Minuten 2 Stunden 1. Auswertung mit dem Lernjournal 20 Minuten Beschreibung des Prozesses 1 Stunde 30 Minuten 2. Auswertung mit dem Lernjournal 20 Minuten Musterdokumente suchen 20 Minuten 3. Auswertung mit dem Lernjournal 20 Minuten Titelblatt und Inhaltsverzeichnis 45 Minuten 4. Auswertung mit dem Lernjournal 20 Minuten Auswertungsbogen der Lernjournale Vorgehensplan mit Prioritäten rein schreiben Formatierung Planung meiner Präsentation (Folien / Föteli) Kärtchen für Präsentation vorbereiten (Flussdiagramm) Üben meiner Präsentation (vortragen an 3. Person) Überarbeitung nach der Präsentation an 3. Person 30 Minuten 20 Minuten 20 Minuten 40 Minuten 1 Stunden 3 Stunden 1 Stunde 30 Minuten Total: 13 Stunden 30 Minuten PE 1.Lehrjahr Seite 8 von 9

8 6. Auswertungsbogen der Lernjournale (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil es für mich eine neue Erfahrung war. Zudem schreibe ich gerne Arbeiten wie diese, da man viel selbstständig Gestalten kann Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich einen Prozess zum Beschreiben hatte, der mir Spass macht und der ich schon öfters gemacht habe. Ich kenne mich nun schon gut aus mit den Katalogen Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden Mir persönlich gefällt meine Arbeit recht gut, ich habe mir auch Mühe gegeben. Doch ich werde noch sehen, wie sie den Anderen gefällt Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil ich jetzt schon eine Vorlage wie die PE ungefähr aussehen sollte. Ich denke nach der Bewertung kann ich dann genauer sagen, was ich noch ändern muss PE 1.Lehrjahr Seite 9 von 9