Wenn das System selbst lernt

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1 MARKTCHECK Digitale Wenn das System selbst lernt Papierberge sind der Alptraum moderner Verwaltung. Deshalb schreitet die Digitalisierung auch in den HR-Abteilungen voran. Doch noch immer schrecken viele Unternehmen davor zurück, eine elektronische einzuführen. Dabei reduzieren neueste E-Aktenlösungen den Anfangsaufwand auf ein Minimum. W eniger Platzbedarf, schnelle Verfügbarkeit, kürzere Informationswege die Zeit- und Kostenvorteile, die der Paradigmenwechsel weg vom Papier mit sich bringt, liegen auf der Hand. Statt in Hängeregistern und Archivschränken suchen zu müssen, genügt der Blick auf den Bildschirm, wo sämtliche personalbezogenen Dokumente mit wenigen Mausklicks parat sind. Mehrere Bearbeiter können gleichzeitig auf eine zugreifen, der langwierige Transport von der Personal- in die Rechtsabteilung, zur Geschäftsleitung und wieder zurück gehört der Vergangenheit an. Zentral gespeichert verbleibt die digitale Akte an Ort und Stelle und steht dennoch allen Berechtigten zur Verfügung. Die beschleunigte Vorgangsbearbeitung und verbesserte Auskunftsfähigkeit stärkt die HR-Abteilung in ihrer Funktion als internes Dienstleistungs- und Wertschöp- fungscenter. Kaum vorstellbar hingegen, wenn wichtige Personalfragen ungeklärt bleiben müssten, nur weil sich ein entscheidungsrelevantes Dokument gerade im Umlauf befindet oder nicht auffindbar ist. Herausforderung Altaktenübernahme Als sich vor etwa zehn Jahren die ersten Unternehmen mit der Umstellung ihrer Aktenführung befassten, scheiterte das Vorhaben nicht selten an Einwänden seitens des Betriebsrats oder des Hausjuristen. Die hohen Standards revisions- und zugriffssicherer Archivsysteme haben die Sicherheitsbedenken zwischenzeitlich in den Hintergrund gerückt. Im Gegenteil, es setzt sich die Erkenntnis durch, dass sensible Personaldokumente im papiernen Original weder vor unberechtigtem Zugriff noch vor Verlust ähnlich gut geschützt sind wie die digitale Kopie. Was viele Entscheider trotz der Vorteile elektronischer n nach wie vor beim Abschied vom Papier zögern lässt, ist folglich weniger die Frage, ob Datenschutz und Rechtssicherheit ausreichend gewährleistet sind. Die größte Hürde, die gemeistert werden muss, besteht vielmehr in der Übernahme der alten Papieraktenbestände ins System. Schließlich heißt es zunächst einmal, jede einzelne in die Hand zu nehmen, die enthaltenen Dokumente und Belege zu trennen, einzuscannen und zu indizieren. Das bedeutet für alle Firmen einen immensen Aufwand, den sie nur schwerlich aus eigenen Ressourcen bewältigen können. Erschwerend kommt hinzu, dass die Übergangsphase des Projekts möglichst kurz gehalten sein sollte, um die Akzeptanz bei den Anwendern nicht zu gefährden

2 Ein wichtiger Aspekt ist zudem, dass sich die positiven Effekte beschleunigter Prozesse nicht allein durch die Digitalisierung einstellen. Voraussetzung eines komfortabel nutzbaren elektronischen Archivs ist eine stringente, einheitliche Ablagestruktur. Diese muss im Regelfall erst neu geschaffen werden, da die papierbasierte Archivierung zu Fehlablagen verleitet. Am Anfang der Altaktenübernahme steht daher das Festlegen einer sinnvollen Gliederung (eventuell erweitert um Nebenakten) sowie aller auftretenden Dokumenttypen. Besonderes Augenmerk gilt einer umfassenden inhaltlichen Erschließung; nur dann ist ein zielgenaues Wiederauffinden gewährleistet. Angesichts dieser aufwändigen Vorarbeiten will wohl überlegt sein, ob man sich dafür nicht externe Unterstützung ins Haus holt. Erfahrungsgemäß werden die verfügbaren Kapazitäten für Eigenleistungen leicht überschätzt. Dann ist die Gefahr groß, dass über der Bewältigung des Tagesgeschäfts der Projektfortschritt ins Stocken gerät. Flotter dank automatischer Klassifizierung Anforderungen an eine Lösung Info für die digitale effiziente Aktenverarbeitung strukturiertes Ablagesystem Ablage von Papierdokumenten und elektronischen Daten automatische Dokumentenerkennung einfache Indizierung simultaner, dezentraler Zugriff rollenbasierte Zugriffsberechtigung komfortable Suchfunktionen Integration in HRM-System Durchschnittlich nimmt die komplette Verarbeitung einer Papierakte je nach Umfang 30 bis 45 Minuten in Anspruch. Geeignete Dienstleister können die dabei anfallenden manuellen Tätigkeiten der physikalischen Aufbereitung (Entheften, Entösen, Sortieren) meist viel schneller erledigen als die Personalabteilung, beim Scannen wird mittels Hochleistungsgeräten die zehnfache Geschwindigkeit eines normalen Scanners erzielt. Der Kostenpunkt pro Akte kann je nach Projektanforderung vom einfachen Scannen bis zur Vollindizierung inklusive Neugliederung der Akte zwischen 6 und 30 Euro liegen. Ein kostenintensiver und fehlerträchtiger Arbeitsschritt ist die inhaltliche Erschließung und Verschlagwortung. Tests haben ergeben, dass bei der Ablage einund derselben Akte durch verschiedene Bearbeiter Abweichungen von bis zu 60 Prozent auftreten können mit entsprechend negativen Auswirkungen auf die spätere Wiederauffindbarkeit der Dokumente im elektronischen Archiv. Hilfestellung bieten hier neuartige Klassifizierungslösungen zur automatischen Dokumentenerkennung, wie sie in Kooperation zwischen HR-Softwarehäusern und Anbietern von Klassifizierungssoftware realisiert werden. Als selbstlernendes System trainiert ein solches Programm bei den ersten zu verarbeitenden Akten die korrekte Zuordnung in der Ablagestruktur und übernimmt mit einer Erkennungsrate von etwa 80 Prozent die Indizierung. Lediglich in 20 Prozent der Fälle ist ein Nachbearbeiten seitens des Anwenders erforderlich, wenn einzelne Dokumentmerkmale nicht eindeutig sind. Nach unternehmensspezifisch definierten Kriterien erkennt das Programm automatisch den jeweiligen Dokumenttyp (zum Beispiel Mitgliedsbescheinigung einer Krankenkasse) und liest wichtige Indexdaten sowie relevante Zusatzinformationen aus. Die extrahierten Daten werden mit den Personalstammdaten abgeglichen und im elektronischen Archiv der digitalen Akte des jeweiligen Mitarbeiters zugeordnet. Welches System soll es sein? Auf diese Weise kann die Verarbeitung der ndokumente nach einer kurzen Trainingsphase weitgehend automatisiert erfolgen, was die Altaktenübernahme erheblich beschleunigt und den Anfangsaufwand auf ein Minimum reduziert. Fehlablagen sind ausgeschlossen, Info denn wurde die gewünschte Ablagestruktur einmal festgelegt, erzwingt sie fortan absolute Konsistenz. In den vergangenen Jahren haben viele Großunternehmen auf die digitale umgestellt, während ihre Verbreitung im Mittelstand bislang noch unter fünf Prozent liegt. Doch auch hier ist angesichts der zu erzielenden Prozessvorteile gegenwärtig eine stark wachsende Nachfrage zu verzeichnen. Die Hemmschwelle zur Einführung sinkt, wozu nicht zuletzt die neuen Features zur Dokumentenklassifizierung beitragen. Bleibt die Frage, welche E-Aktenlösung die geeignete ist? Grundsätzlich sind auf dem Markt zwei Lösungsansätze zu unterscheiden: reine Archivierungslösungen sowie die vollständig in ein Human-Resources-Management-System integrierte elektronische. Der zweite Ansatz ist die logische Ergänzung der täglichen Arbeitsplattform der Personalabteilung. Damit können neben gescannten Papierdokumenten und s auch im HRM- System erzeugte Dokumente ohne Zwischenschritte direkt in der digitalen Akte abgelegt werden eine effiziente Lösung, die sämtliche personalbezogenen Daten und Dokumente unter einer einheitlichen Oberfläche verfügbar macht. Autor Hendrik Kellermeyer, Vertriebsleiter der perbit Software GmbH, Altenberge, hkellermeyer@perbit.de

3 MARKTCHECK Digitale Anbieter Digitale Unternehmen Produktname Anzahl der Installationen Welche Daten können im Mitarbeiterprofil angelegt werden? Funktionen für die Personalabteilung ACCURAT Informatik GmbH Im Gefierth 13c Dreieich Telefon: / info@accurat.de ACCURAT Office aconso AG Bavariaring München Telefon: 0 89/ kontakt@aconso.com aconso Digitale >40 o Fortbildungen/Trainings o Soft Skills o Beurteilungsgespräche, Zielvereinbarungen p Frei einstellbare Suchbegriffe adata Software GmbH Windmühlenstraße Verden Telefon: /80 40 vertrieb@adata.de adata HRM >50 p Aktuelle Tätigkeit/Stellenbeschreibung o Übernahme von gescannten Dokumenten ins System p Beurteilungsgespräche, Zielvereinbarungen o Frei einstellbare Suchbegriffe bebit Informationstechnik GmbH Dynamostr Mannheim Telefon: 06 21/ info@bebit.de Digitale Bremer Rechenzentrum GmbH Universitätsallee Bremen Telefon: 04 21/ armin.rautenhaus@brz.ag BRZ-HR >1000 DocuWare AG Therese-Giehse-Platz Germering Telefon: 0 89/ docuware@docuware.com DocuWare 5.1 ca o Stammdaten o Ausbildung/Qualifikationen o Fortbildungen/Trainings o Soft Skills o Aktuelle Tätigkeit/Stellenbeschreibung p Übernahme von gescannten Dokumenten ins System o Beurteilungsgespräche, Zielvereinbarungen p Frei einstellbare Suchbegriffe d.velop AG Schildarpstr Gescher Telefon: / info@d-velop.de d.3 >1400 e.bootis AG Am Luftschacht Essen Telefon: 02 01/ martin.richter@ebootis.de e.bootis ERP Personalwesen 100 o Erstellen von Listen und Auswertungen p Aktuelle Tätigkeit/Stellenbeschreibung o Übernahme von gescannten Dokumenten ins System o Beurteilungsgespräche, Zielvereinbarungen p Frei einstellbare Suchbegriffe epharmexx GmbH Heidenkampsweg Hamburg Telefon: 0 40/ info@epharmexx.de rexx HR Exact Software Deutschland GmbH Karl-Hammerschmidt-Str München-Dornach Telefon: 0 89/ kontakt@exactsoftware.de Exact e-synergy HRM Herbert Dahm Software GmbH Postfach Bergheim Telefon: / info@hdsoft.de PersonalManager 2008 Personalwirtschaft, Quelle: Eigenauskünfte der Befragten, Rücklauf: 21 Antworten von 32 Aussendungen o Soft Skills p Aktuelle Tätigkeit/Stellenbeschreibung o Übernahme von gescannten Dokumenten ins System p Beurteilungsgespräche, Zielvereinbarungen o Frei einstellbare Suchbegriffe

4 Funktionen für Mitarbeiter Schnittstellen Technische Funktionen Maßnahmen zur Datensicherheit -Pflege p Weitere: Diverse p Datenbanksysteme: SQL-Server, DB2, PDF SSL -Pflege o Zeiterfassung p Weitere: Dokumenterstellungssysteme, ERP, Datenbanken o Datenbanksysteme: o Export der Daten nach: Berechtigungskonzept, revisionssichere Archivierung, verschlüsselte Datenübertragung -Pflege p Datenbanksysteme: eigene Datenhaltung p Export der Daten nach: Excel, PDF, JPG, TIF Eigene Datensicherung -Pflege p Weitere: Controlling/Reporting p Datenbanksysteme: alle am Markt etablierten, CMV, weitere Verschlüsselung, Berechtigungskonzepte -Pflege, HTML Zertifizierung nach SAS 70/Type II (ISA 402) -Pflege p Weitere: auf Anfrage p Datenbanksysteme: MySQL, MS-SQL, Oracle p Export der Daten nach: Excel Verschlüsselung auf Systemeebene, getrennte Administration auf System- und Archivebene, Hochsicherheitsarchiv -Pflege p Weitere: - und Office-Systeme, Oracle, DB2 Berechtigungskonzept, revisionssichere Ablage, zertifiziert nach GOB/GOBS, AO, GdPDU o Einblick in die p Datenbanksysteme: Oracle p Export der Daten nach: PDF Zugriffsschutz, Datensicherungsmechanismen -Pflege -Pflege p Weitere: offene Schnittstellen per Xml p Weitere: Exact-Globe, Exact.PRO, Xml p Datenbanksysteme: MySQL, PDF Verschlüsselung, Zugriffsrechte, gesicherte Verbindungen, Systemüberwachung, mehrfach redundante Backupsysteme, Rechenzentrum abgesichert Zugriffsregelung rollenbasiert, Protokolle o Einblick in die, SB: Jet 4.0, HTML, TXT Integrierte Rechteverwaltung

5 MARKTCHECK Digitale Anbieter Digitale Unternehmen Produktname Anzahl der Installationen Welche Daten können im Mitarbeiterprofil angelegt werden? Funktionen für die Personalabteilung HR Management Software GmbH Roßstr Düsseldorf Telefon: 02 11/ ManagerSuite p Beurteilungsgespräche, Zielvereinbarungen o Frei einstellbare Suchbegriffe HR Solutions GmbH Hellmuth-Hirth-Str Ostfildern Telefon: 07 11/ info@hr-solutions.de Elektronische 4500 MESONIC Software GmbH Hirschberger Str Scheeßel Telefon: / info@mesonic.com WINLine HR 50 perbit Software GmbH Siemensstr Altenberge Telefon: / info@perbit.de perbit.views Elektronische >800 P&I AG Kreuzberger Ring Wiesbaden Telefon: 06 11/ info@pi-ag.com P&I LOGA Projekt Computersysteme GmbH Erchenstr Heidenheim Telefon: / kontakt@persis.de Persis >300 Softwarebüro Krekeler Friedrich-Engels-Str Zernsdorf Telefon: / mail@krekeler.de Office Manager Client/Server 8.0 ca. 650 s+p Software und Consulting AG Morgensternstr Leipzig Telefon: 03 41/ info@spag-personal.de s+p Personalwirtschaft >8000 Thax Software GmbH Halberstädter Str Berlin Telefon: 0 30/ info@thax.de Findentity 100 o Erstellen von Listen und Auswertungen VEDA GmbH Carl-Zeiss-Str Alsdorf Telefon: / info@veda.net MaIS >

6 Funktionen für Mitarbeiter Schnittstellen Technische Funktionen Maßnahmen zur Datensicherheit -Pflege, Word, PDF SQL -Pflege p Datenbanksysteme: Easy Archiv, CSV Verschlüsselung, Archivsystem p Datenbanksysteme: plattformunabhängig Berechtigungsvergabe -Pflege, Oracle p Export der Daten nach: Excel, Word, HTML, ASCII, ANSI Rollenbasiertes Berechtigungskonzept, Verschlüsselungstools -Pflege p Datenbanksysteme: siehe Leistungsübersicht Verschlüsselung, Backup -Pflege p Weitere: Jobbörsen, Oracle, Datenbank- Kopplung Verschlüsselung per PGP, Algorithmus: EIGamal o Zeiterfassung p Weitere: anpassbare Import-/Exportschnittstelle p Datenbanksysteme: MySQL, MS-SQL, Access, etc., HTML, Word, ADTG, CVS, PDF, etc. Zugriffsverwaltung, Sperrmethoden, Datensicherung -Pflege p Weitere: Personalkostenplanung, Word, PDF Datenbankverschlüsselung, integriertes Objekt- und divisional strukturiertes Zugriffssystem -Pflege o Lohn- und Gehaltsabrechnung, Access p Export der Daten nach: Excel, Zwischenablage Zugriffsrechte, Sicherheitskopien -Pflege o Datenbanksysteme:, alle Text-/Tabellenformate