Landschulheim Musterhausen

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1 Organisationsvorschlag zur digitalen Verwaltung Landschulheim Musterhausen hmd-software ag, andechs, abt-gregor-danner-str. 2, ,

2 Inhalt Zielstellung Belegfluss, Belegabläufe Belegbearbeitung Verbunddatenbank-Organisation Tagesgymnasium - Tagesgymnasium - Klassenverbund - Schüler - Erziehungsberechtigte - Kostenträger (Rechnungsempfänger) - Anmeldungen - Zugänge - Abgänge Verbunddatenbank-Organisation Internat - Zimmerbelegung - Anmeldungen - Zugänge - Abgänge - Abrechnung - Taschengeld (Option) Laufende Buchhaltung Lohn- und Gehaltsabrechnung

3 Zielstellung Die bisher bestehende Gesamtorganisation soll mit Hilfe geeigneter Softwarelösungen optimiert werden. Gleichzeitig soll das gesamte Dokumentenmanagement zusätzlich zum Belegwesen der Buchhaltung digitalisiert und auf die neuen Anforderungen der GOB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung) ausgerichtet werden. Für die gesamte Organisation bringt die Digitalisierung aller wesentlichen Arbeitsabläufe erhebliche Vorteile, die neben dem Aspekt der Datensicherheit im Vordergrund einer neuen Organisation stehen sollen. Die in der Steuerkanzlei angesiedelte Finanzbuchhaltung bleibt Basissystem der Rechnungswesen-Struktur, allerdings mit einem dezentral ausgerichteten Zahlungsverkehr. Wenn es möglich ist, sollen Stammdaten, vornehmlich Schülerdaten, aus der eingesetzten Notensoftware übernommen oder synchronisiert werden. Das bereits präsentierte System verfährt nach der sog. One-Place-Strategy die sicherstellt, dass Bediener alle angefragten Informationen immer nur an einer einzigen, zentralen Stelle im Softwareprogramm einsehen müssen. Wir bei hmd nennen den Organisationsträger das Cockpit.

4 Belegfluss, Belegabläufe - Buchhaltungsbelege Alle eingehenden Buchungsbelege werden in der Posteingangsstelle sofort gescannt. Die weitere Behandlung der Originalbelege spielt gemäß GOBD keine Rolle mehr. Die scannende Person kann selektieren, welchen Organisationsbereich die Eingangspost betrifft, z.b. Schul- oder Internatsbetrieb. Bei Unkenntnis wird das gescannte Dokument an eine kundige Person weitergeleitet. Falls nötig und vorgesehen, sollte jeder Beleg von einem Fachbereichsmitarbeiter für die Buchhaltung freigegeben werden. Das geschieht softwareseitig mit einem Klick. Der Beleg wird dem Buchführungsdatenbestand zugeführt. Gleichzeitig steht der Datensatz ohne jede Verzögerung für den notwendigen Zahlungsverkehr zur Verfügung. So ist der Ablauf vom Belegeingang bis zum Geldausgang nahezu komplett automatisiert. Buchungsbeleg Scannen Fachbereich Sachb. Zur Buchhaltung Liquidität Zahlungslauf In der Buchhaltung können die Belegdaten zu einem späteren Zeitpunkt komplettiert werden. Bis dahin sind die Buchungssätze auf einem Interimskonto zwischengespeichert. Dieses Konto muss zum Monatsabschluss komplett aufgelöst sein. Eigene Fibu Steuerkanzlei Überweisung Bank Dokumenten- und Belegarchiv Schon wenige Minuten nach dem Scanvorgang ist der Beleg datentechnisch erkannt und über die Volltextsuche identifizierbar. Im Dokumenten- und Belegarchiv werden alle Dokumente (Belege) revisionssicher und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt. Da alle Belege steuerlich relevant sind, können sie bei Anforderung für einen Betriebsprüfer offengelegt oder diesem übermittelt werden.

5 Belegfluss, Belegabläufe - Allgemeine Dokumente Im Posteingang unterscheiden wir über in Papierform oder elektronisch eingehende Dokumente. Elektronisch eingehende Dokumente (z.b. Mail) sind schon digitalisiert, in Papierform eingehende Dokumente werden gescannt. Anschließend ist der gesamte Posteingang digitalisiert. Auch hier selektiert die scannende Person, welchen Organisationsbereich die Eingangspost betrifft, z.b. Schul- oder Internatsbetrieb. Bei Unkenntnis wird das gescannte Dokument an eine kundige Person weitergeleitet. Falls nötig und vorgesehen, sollte jeder Beleg von einem Fachbereichsmitarbeiter für die Buchhaltung freigegeben werden. Das geschieht softwareseitig mit einem Klick. Dokument Scannen Fachbereich Sachb. Zum Cockpit Das Dokument wird dem Dokumentendatenbestand zugeführt. Gleichzeitig steht der Datensatz ohne jede Verzögerung für alle zugriffsberechtigten Personen zur Verfügung. Dokumenten- und Belegarchiv Schon wenige Minuten nach dem Scanvorgang ist das Dokument datentechnisch erkannt und über die Volltextsuche identifizierbar. Im Dokumenten- und Belegarchiv werden alle Dokumente (Belege) revisionssicher und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt. Einzelne Dokumente können steuerlich relevant sein, entsprechend wird die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gesteuert (z.b. 6 oder 10 Jahre). Hinweis: Der Posteingang, der direkt für die Schulleitung bestimmt ist, wird ungeöffnet weitergeleitet.

6 Datenbankorganisation Schülerdaten Die Belegbearbeitung muss schnell und sicher erfolgen. Die von hmd dafür konzipierte Software ist darauf ausgerichtet, dass Personen mit unterschiedlicher fachlicher Qualifikation, insbesondere was Buchhaltungskenntnisse betrifft, tätig sind. Wir zeigen das am Beispiel einer Schulklasse und dort für die Bearbeitung der Bewerbungen bzw. Anmeldungen für neue Schuljahre. Sie haben auf einen Blick alle Informationen im Überblick. Ganz rechts im Dokumentenbereich sehen Sie den ganzen Schriftverkehr, alle Unterlagen etc. In diesem Beispiel wird das das gescannte letzte Zeugnis angezeigt. Alles, was Sie hier einmal hinterlegen, begleitet den Schüler auch bei jedem Klassenwechsel, faktisch bis hin zu seinem Ausscheiden. Auch die Abrechnungsmodalitäten werden schon in dieser frühen Phase definiert, so dass bereits bei der Prüfung der Anmeldung alle Entscheidungskriterien auf einen Blick zur Verfügung stehen. Auf der Seite rechts sehen Sie die Übersicht in voller Größe.

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8 Datenbankorganisation Schülerabrechnung Ein zentraler Punkt in jeder Einrichtung ist die Abrechnung der laufenden Leistungen. Neben den vereinbarten Gebühren, wie z.b. Schulgeld, Essensgeld, Lehrmittel oder Internats-Grundbetrag, können auch variable Leistungen wie Reinigung, Eintritte, Jahreskarten etc. individuell erfasst und abgerechnet werden. In der untenstehenden Grafik weisen wir die Festbeträge aus. Die monatliche Abrechnung kann nach Kostenträger anteilig erfolgen, zum Beispiel an einen Elternteil 20 %, an einen Sozialträger 70 % und 10% an einen Stipendiumsträger. Jede dieser Darstellungen erfolgt summiert, so dass man direkt und ohne weitere Programmläufe die Summen pro Schüler, Klasse, Schulbereich, Schule, Internat (wenn vorhanden) erkennen kann. Gleiches gilt natürlich auch für den Bewerberbereich.

9 Datenbankorganisation Schülerabrechnung Immer an der rechten Seite sehen Sie die Bearbeitungsmarkierungen (offen, in Arbeit, erledigt, nicht relevant, Rückfragen). Saldo Konto bietet den direkten Zugriff auf das Schüler- Personenkonto. Die Spalte Summe weist die Monatssummen aus. Internat, Bett im Mehrbettzimmer Internat, Etage, Zimmer Internat und wer bezahlt Beträge Lehrmittel Beträge Essensgeld Beträge Schulgeld Adresscode und Beträge Kostenträger Adresscode und Beträge Vormund Adresscode und Beträge Mutter Adresscode und Beträge Vater Adresscode Schüler

10 Datenbankorganisation Klassenverwaltung, Elternbeirat Im Grunde ist es immer wieder die gleiche Logik, das macht für Sie die Bedienung so einfach. Sie können einzelne Personen oder alle Empfänger gleichzeitig (Serienbrief) anschreiben. Im gleichen Bereich sind natürlich auch die Sitzungen und alle zugehörigen Protokolle verfügbar.

11 Datenbankorganisation Verwaltung, Personal Alle Abteilungen werden mit unserer Organisation strukturiert und entsprechend eingerichtet, natürlich auch der Personalbereich. Nachstehend ein Beispiel, wie die Lehrkörperübersicht aufgebaut sein könnte. Alle Titel, Lehrbereiche etc. sind Beispiele, die durch praxisbewährte Abkürzungen erstellt werden. Unter Bereichsgruppe verstehen wir, welche Fächer die einzelne Person unterrichtet. Unser Beispiel: D/E/G S/M/K P/M R/E/F D/E Deutsch, Englisch, Geschichte Sport, Musik, Kultur Physik, Mathematik Russisch, Englisch, Französisch wie oben, Deutsch, Englisch Die Spalte Schulträger sagt aus, ob der Lehrer in der eigenen Einrichtung angestellt ist oder ausgeliehen wurde.

12 Buchhaltung Die laufende Buchhaltung wird in diesem Beispiel über die Steuerkanzlei abgewickelt. Die Erfassung und Vorbearbeitung aller ankommenden Belege für die Buchhaltung findet in der Einrichtung statt. Daraus ergibt sich folgender Beleg- bzw. Datenfluss. ASP Portal SCHULE Kanzlei Belegerfassung Scanner Datenbank In der Einrichtung werden ankommende Belege erfasst, ggf. auch gescannt und an die entsprechenden Sachbearbeitern zur Prüfung weitergeleitet. Wird ein Beleg zur Verbuchung und damit auch zur Zahlung freigegeben, kommt der Datenfluss in o.a. Grafik zustande. Der Vorgang erfolgt vollautomatisch. Ergebnis: Dokumente und Belege sind lokal in der Einrichtung gespeichert. Darüber hinaus läuft eine Scan-Kopie in die Buchhaltung, die den Anforderungen der neuen GOBD entspricht. Die Buchhaltungssoftware liest nach Start alle angekommenen Bewegungen automatisch ein. Tagaktuell kann die Buchhaltung sein, wenn das so vereinbart wird. Wenn Sie die Finanzbuchhaltung selbst erstellen, steht Ihnen die direkt mit der digitalen Unternehmensverwaltung verbundene Buchhaltungssoftware natürlich genauso zur Verfügung.

13 Lohn- und Gehaltsabrechnung Die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung soll unverändert fortgeführt werden. Die meisten Lohnprogramme sind in der Lage, die einzelnen Abrechnungen im PDF Format auszugeben. Innerhalb der hier angebotenen Cockpitorganisation kann jede auf diese Weise ausgegebene Abrechnung automatisch in den Personalbereich importiert und gespeichert werden. Sie haben immer alle Daten im Zugriff - neben allen Abrechnungen auch weitere wichtige In- Formationen wie z.b. Urlaubsübersicht oder Kranktagesliste.

14 Volltextsuche Sie müssen nicht zwingend wissen, wo sich welches Dokument befindet. Auch hier könnten ja (menschliche) Fehler das Auffinden erschweren. Mit dem Modul hmd.search (Volltextsuche) erreichen Sie jedes Dokument sekundenschnell. Wir empfehlen Ihnen bei Gelegenheit auch ältere Dokumente, die bisher auf einem Festplattenlaufwerk gespeichert waren, in die Volltextsuche zu integrieren. Überlegen Sie selbst, wie viel Zeit Sie immer mit der Suche nach bestimmten Dokumenten verbringen. Dazu kommt noch die aufwändige Ablagearbeit. All das fällt weg

15 Tradition und Fortschritt als zuverlässiger IT Partner Mitarbeiter im IT-Bereich 400 Mitarbeiter bei hmd am Standort Andechs 52 Anwender Steuerberatende Berufe >2.400 ASP Mandanten (auf Kanzlei-Server) > ASP Mandanten > Größte Kanzlei Mitarbeiter > 900 Kleinste Kanzlei Mitarbeiter 1 Industrie > Arbeitnehmer 6 Heilberufe (Alten- und Pflegeheime) 72 Landwirtschaftliche Buchstellen etc. 100 Größte Pers.Ges. (Gesellschafter) ca SKF Deutschland

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