Benutzer Handbuch , Delivery Watch, a service of emarsys emarketing Systems AG. All rights reserved

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1 Benutzer Handbuch

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 1.1 Wie man mit diesem... Handbuch umgehen soll Warum die Überwachung... der -Zustellung so wichtig ist Wahrscheinlichkeit... der Zustellung erhöhen Wer Delivery Watch... wie benutzen soll Die Aufgaben des Admins... 2 Was der User machen... kann Das Prinzip: Warum... man bei den ISPs ansetzt Warum die Pflege... des Systems so wichtig ist 2 2 Schnelle Einrichtung mit Setup Assistent (für Admins) 2.1 Schritt 1: Spamfilter-Test- -Adresse... erstellen und speichern Wozu Sie die Test- -Adresse... brauchen 3 Wie Sie merken und... was Sie tun, wenn jemand die Adresse missbraucht Schritt 2: Region festlegen... und Seed-List downloaden Wie Sie die richtige Region... wählen 4 Der richtige Umgang... mit der Seed-List 4 Warum und wie Sie die... Adressen der Seed-List markieren sollten Schritt 3: Zu überwachende... IP-Adressen und Domains festlegen 4 3 Cockpit: Alles Wichtige auf einen Blick 3.1 Neueste ISP Zustellungs-Ergebnisse Neueste Spamfilter-Test... Ergebnisse Monitoring Status Administrations-Cockpit Test-Werkzeuge: Vor dem Launch 4.1 Sinn und Funktion... der Spamfilter-Tests Welche Ergebnisse Sie... erhalten 6 Wie Sie die Ergebnisse... richtig nutzen 6 5 ISP Zustellungs-Kontrolle: Nach dem Launch 5.1 Kampagnen-Check-In... - Voraussetzung für die Auswertbarkeit Welche Informationen... liefern die Zustellungs-Resultate Zwei mögliche Gründe... für blockierte/fehlende s 7 6 Monitoring Tools: Automatische Überwachung (alle User) 6.1 Welche Informationen... Ihnen Blacklist Monitoring gibt Wie Sie die Informationen... über Konfigurationsfehler Ihrer Mail-Server nutzen Wie Sie die Informationen... über die SPF Einhaltung nutzen I

3 Inhaltsverzeichnis 7 Analysen: Wie Sie Ihre Kamapagnen verbessern 7.1 Wie gut Ihre Kampagnen... im Durchschnitt sind 10 8 Konfiguration (nur für Admins) 9 Kontoeinstellungen (nur für Admins) 9.1 Edition und Zahlung... wählen User verwalten Neue User anlegen Service - für alle Benutzer 11 Glossar II

4 Einleitung 1 Einleitung Vielen Dank, dass Sie sich für Delivery Watch entschieden haben! Delivery Watch ist die führende Selfservice-Lösung für die Optimierung der Zustellbarkeit von s. Es vervollständigt als Monitoring-Lösung Ihre -Marketing-Umgebung. Delivery Watch bietet Ihnen verschiedene Ergebnisse zur Beurteilung der Zustellbarkeit Ihrer -Kampagnen. Welche Test-, Überwachungs- und Analyse-Werkzeuge Delivery Watch bietet Bevor Sie die eigentliche Kampagne launchen, können Sie diese durch einen Spamfilter-Test schicken. Hier werden die wahrscheinlichen Reaktionen der wichtigsten Spamfilter auf Ihre Kampagne ermittelt und etwaige kryptische Gründe für die Filterung in verständliche Informationen übersetzt. Mit Hilfe der sog. Seed-List, einer Liste mit Test- -Adressen, die ca % Ihrer Empfänger-Regionen repräsentiert, ermitteln Sie nach dem Launch Ihrer Kampagne die statistisch erreichte Zustellungs-Rate. Die Ergebnisse beruhen auf den von den meisten Nutzern und Internet-Providern genutzten Anti-Spam-Einstellungen. Den dritten Bereich bildet die Überwachung öffentlicher Blacklists. Delivery Watch überprüft diese stündlich und meldet, wenn IP-Adressen und Domains der Mail-Server, über die Sie Ihre Kampagnen verschicken, auf wichtigen Blacklists erscheinen. Das ist extrem kritisch, da s, die über gelistete Mail-Server geschickt werden, meist kommentarlos gelöscht werden und Sie es nicht erfahren. Im Bereich Analysen können Sie Ihre Kampagnen unter zahlreichen Gesichtspunkten mit allen Kampagnen aller Kunden vergleichen, die über Delivery Watch getestet wurden. Ihr Vorteil dabei: Die Ergebnisse, die Sie aus Ihren eigenen Kampagnen erhalten, würden niemals genügen, um statistisch valide Aussagen über Faktoren treffen zu können, welche die Zustellbarkeit beeinflussen. Delivery Watch errechnet jedoch aus den Ergebnissen aller Kampagnen aller Kunden Benchmarks, die aufgrund der großen Datenmengen repräsentativ sind. So gewinnen Sie nicht nur eine realistische Einschätzung, wie gut zustellbar Ihre Kampagnen sind sondern auch verlässliche Aussagen darüber, was Sie ganz konkret noch besser machen können! Delivery Watch wurde sowohl für Informatiker als auch für Marketing-Profis entwickelt und deshalb so gestaltet, dass es intuitiv benutzbar ist. Dieses Handbuch soll Sie in die Lage versetzen, Delivery Watch optimal für Ihre Zwecke einzusetzen. Sollten Sie Anregungen und Kritik haben, sind wir Ihnen dafür sehr dankbar. 1.1 Wie man mit diesem Handbuch umgehen soll Niemandem macht es Spaß, Handbücher zu lesen deshalb fassen wir uns in diesem Handbuch so knapp wie möglich. Viele Funktionen von Delivery Watch erklären sich von selbst oder werden bereits direkt in der Anwendung erläutert. Delivery Watch benötigt nur wenige Grundeinstellungen, die vom Administrator durchgeführt werden sollen. Die entsprechenden Kapitel sind im Handbuch eindeutig gekennzeichnet: Nur für Admins im Ggs. zu für alle User. Am Ende des Handbuchs finden Sie ein kleines Glossar, in dem die wichtigsten Begriffe rund um die ISP Zustellungs-Kontrolle erklärt werden. Wenn Sie sich das erste Mal einloggen, öffnet sich automatisch der Setup-Assistent. Sind die notwendigen Einstellungen vorgenommen, erscheint in Zukunft nach dem Einloggen direkt die zentrale Ansicht, das Cockpit. 1.2 Warum die Überwachung der -Zustellung so wichtig ist Der Bereich der Anti-Spam-Software wächst mit jährlichen Raten von ca. 100%. Gleichzeitig werden die Anti-Spam-Technologien von den Administratoren z.t. unprofessionell oder unverantwortlich eingesetzt. Diese beiden Faktoren führen dazu, dass ein immer größerer Anteil von legitimen s, für den eine Permission vorliegt und der von seriösen Anbietern verschickt wird, fälschlicherweise als Spam klassifiziert wird. Und irgendwo auf dem Weg zum Empfänger verschwindet. Das Problem dabei ist, dass man nicht weiß, was mit den s passiert ist wenn man nicht die verschiedenen Bereiche überwacht, die die Zustellbarkeit beeinflussen. Und die statistischen Zustellungs-Raten kontrolliert. 1.3 Wahrscheinlichkeit der Zustellung erhöhen Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der Erstellung der -Kampagnen noch immer rein auf Fragen der Gestaltung und des Inhalts. Sie übersehen dabei, dass auch s, die aus den oben genannten Gründen nicht im Posteingang des Empfängers landen, den unternehmerischen Erfolg der Kampagnen reduzieren. Deshalb ist Delivery Watch der einfachste Weg für Sie, mehr aus Ihren -Kampagnen zu holen mehr Response zu generieren, mehr Interessenten zu gewinnen, mehr abzusetzen. Unternehmen, die professionelle Monitoring Tools verwenden, steigern Ihre Zustellbarkeitsraten von ca. 80% auf 95%. Und damit Ihr Return on Investment aus professionellem -Marketing. 1

5 Einleitung Mit Delivery Watch testen Sie Ihre Kampagnen anhand der wichtigsten Parameter und gängigsten Sicherheits-Einstellungen von -Clients, ISPs und Spamfiltern. Diese werden von uns laufend überwacht. Sie können daher sicher sein, dass Delivery Watch jederzeit den aktuellen Sicherheits-Stand im -Marketing repräsentiert. 1.4 Wer Delivery Watch wie benutzen soll Die Aufgaben des Admins Der Administrator nimmt sämtliche notwendigen Einstellungen für das Setup sowie die Konto- und Benutzereinstellungen vor. Diese Funktionen werden über die Navigation am linken Rand erschlossen (Konfiguration sowie Kontoeinstellungen). Darüber hinaus ist der Administrator auch für alle Fragen der Zahlungsabwicklung verantwortlich. Eine der wichtigsten Aufgaben des Administrators ist die Aktualisierung der Seed-List. Der Administrator sollte immer, wenn er einen Hinweis bekommt, die Seed-List aktualisieren, indem er Updates der Seed-List herunter lädt und in die Empfänger-Liste Ihrer -Kampagnen integriert. Für jedes Delivery Watch-Konto können Sie mehrere Administratoren festlegen, die alle die gleichen Rechte haben. Wir empfehlen jedoch, pro Konto nur einen Administrator einzurichten. WICHTIG: Jede Sitzung sollte mit einem Klick auf Logout links unten beendet werden Was der User machen kann Der User kann selbstständig Spamfilter-Tests durchführen, die Resultate und Analysen überprüfen und nach dem Launch der -Kampagne die statistisch erreichte Zustellungs-Rate kontrollieren. Der Aufgabenbereich des Users wird über die horizontale Navigation erschlossen. In der linken Navigation hat er lediglich die Möglichkeit, sein Profil zu bearbeiten sowie Support-Anfragen zu starten. WICHTIG: Jede Sitzung sollte mit einem Klick auf Logout links unten beendet werden. 1.5 Das Prinzip: Warum man bei den ISPs ansetzt Im B2C-Bereich sind Internet Service Providern (ISPs) für ca. 90% aller s verwantworlich. Im B2B-Bereich liegt diese Quote bei % aller Empfänger. Da es gut möglich ist, dass ein einziger großer ISP 10-15% Ihrer Empfängerliste abdeckt, ist es enorm wichtig, dass er Ihre s nicht fälschlicherweise als Spam klassifiziert und blockt. Deshalb setzt Delivery Watch bei den ISPs an - hier liegt bei minimalem Aufwand das bei weitem größte Optimierungspotenzial für die Zustellbarkeit Ihrer -Kampagnen. 1.6 Warum die Pflege des Systems so wichtig ist Delivery Watch ist eine Selfservice-Lösung. Die Genauigkeit der Resultate und Berichte, die Delivery Watch Ihnen liefert, hängt deshalb weitgehend davon ab, wie gut Sie das System pflegen. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie als Administrator die wenigen Einstellungen regelmäßig aktualisieren und auf dem neusten Stand halten vor allem die Seed-List. 2

6 Schnelle Einrichtung mit Setup Assistent (für Admins) 2 Schnelle Einrichtung mit Setup Assistent (für Admins) Der Setup-Assistent ermöglicht Ihnen die Einrichtung Ihres Kontos in wenigen Minuten. Klicken Sie einfach rechts unten auf Assistent starten und folgen Sie den Handlungsanweisungen! 2.1 Schritt 1: Spamfilter-Test- -Adresse erstellen und speichern Wenn Sie den Setup-Assistenten gestartet haben, erscheint ein Button Spamfilter-Test -Adresse generieren. Nach einem Klick wird die Spamfilter-Test -Adresse erstellt und Ihnen gleichzeitig per zugeschickt. Markieren Sie diese Adresse und speichern Sie sie am besten gleich in Ihrem Adress-Buch Wozu Sie die Test- -Adresse brauchen Die Spamfilter-Test -Adresse benötigen Sie, um den Spamfilter-Test durchzuführen, bevor Sie die eigentliche Kampagne launchen. Mit dem Spamfilter-Test testen Sie die wahrscheinlichen Reaktionen der wichtigsten Spamfilter, die Unternehmen und Privatpersonen nutzen, auf Ihre -Kampagne. Die Ergebnisse des Tests können Sie nutzen, um etwaige Problem zu beheben und damit die Zustellbarkeit Ihrer Kampagne zu verbessern. Die Spamfilter-Test -Adresse wurde extra für Ihr Konto generiert und darf nur von Ihnen benutzt werden. Achten Sie darauf, dass Sie nicht in falsche Hände gerät Wie Sie merken und was Sie tun, wenn jemand die Adresse missbraucht Basierend auf der von Ihnen gewählten Edition dient die Spamfilter-Test -Adresse als Zahlungsgrundlage. Zu jeder , die zu Testzwecken an die Adresse geschickt wurde, sehen Sie unter dem Menüpunkt Spamfilter-Test die Resultate. Wenn Sie hier Resultate zu einer entdecken, die weder Sie noch Ihre Mitarbeiter geschickt haben, setzen Sie sich bitte umgehend mit uns in Verbindung. Dann hat möglicherweise ein unbefugter Dritter Ihre Adresse verwendet. Wir stellen Ihnen in diesem Fall eine neue Spamfilter-Test -Adresse zur Verfügung. 2.2 Schritt 2: Region festlegen und Seed-List downloaden Im nächsten Schritt legen Sie die überwachte Region fest und laden sich die entsprechende Liste mit Test- -Adressen (=Seed-List) herunter. Delivery Watch hat bei allen relevanten ISPs und Webmail-Anbietern jeweils mehrere Test-Adressen angelegt. Die Liste mit den Test-Adressen die Seed-List dient zur Ermittlung der statistischen Zustellbarkeit Ihre -Kampagnen über diese ISPs. Sie ist das Herzstück der ISP Zustellungs-Kontrolle von Delivery Watch. Es ist daher unbedingt erforderlich, dass Sie die Seed-Liste immer aktualisieren, wenn Sie einen entsprechenden Hinweis von Delivery Watch erhalten. 3

7 Schnelle Einrichtung mit Setup Assistent (für Admins) Wie Sie die richtige Region wählen Die richtigen Regionen sind die, in denen sich Ihre -Empfänger befinden. Bewerben Sie z.b. als europäischer Anbieter einen Service in den USA, ist Nordamerika die richtige Region. Fügen Sie die entsprechenden Regionen einfach durch Klick auf Hinzufügen hinzu oder entfernen Sie diese wieder. Standardmäßig werden alle regionsunabhängigen ISPs überwacht (z.b. Hotmail, Yahoo, Lycos), da diese weltweit genutzt werden. Bitte beachten Sie, dass in der Standard-Edition nur eine weitere Region überwacht werden kann Der richtige Umgang mit der Seed-List Die Seed-List ist von zentraler Wichtigkeit für zuverlässige Testergebnisse. Deshalb muss sie immer aktuell sein. Da es immer wieder neue Provider gibt und wir bei bestehenden Providern die -Adressen von Zeit zu Zeit wechseln, genügt es auf keinen Fall, die Seed-List ein einziges Mal herunterzuladen, in Ihre tatsächliche Empfängerliste zu speichern und dann immer wieder zu verwenden. Bitte aktualisieren Sie die Seed-List jedes Mal, wenn Sie einen entsprechenden Hinweis von Delivery Watch erhalten. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, die Seed-List alle 6 Monate vollständig neu downzuloaden und in Ihre Empfängerliste zu integrieren. Wählen Sie nun das Datenformat aus, in dem Sie die Seed-List herunterladen möchten und klicken Sie auf Komplette Liste downloaden. Speichern Sie die Seed-List auf Ihrer Festplatte und fügen Sie sie der Liste Ihrer -Empfänger hinzu. Bitte markieren Sie die Seed-List-Adressen innerhalb Ihrer Empfängerliste. Unter dem Auswahlfeld für das Datenformat der Seed-List sehen Sie eine Kontrollbox mit verfügbaren Updates. Stellen Sie sicher, dass Sie immer sämtliche verfügbaren Updates für Ihre Seed-List heruntergeladen und in Ihrer Empfänger-Liste aktualisiert haben Warum und wie Sie die Adressen der Seed-List markieren sollten Um die Adressen der Seed-List innerhalb Ihrer Empfänger-Liste leichter wiederzuerkennen und aktualisieren zu können, empfiehlt es sich dringend, die Adressen der Seed-List zu markieren. Das kann z.b. durch einen besonderen Absender-Nachnamen z.b. DW Test-Adresse geschehen. Sie können dann die Seed-List-Adressen leicht durch Suche nach filtern und aktualisieren. Alternativ können Sie auch eine Dubletten-Kontrolle verwenden. 2.3 Schritt 3: Zu überwachende IP-Adressen und Domains festlegen Warum Delivery Watch Blacklists überwacht Schwarze Listen, sog. Blacklists, werden von Institutionen angelegt, die Spam bekämpfen. Auf den Listen werden IPs und Domains von Mail-Servern aufgeführt, über die vermutlich Spam-Mails verschickt werden. Werden Ihre Mail-Server aus irgendwelchen Gründen auf den Blacklists aufgeführt, riskieren Sie, dass Ihre Kampagnen zum Großteil nicht beim Empfänger landen und das eingesetzte Budget verloren geht. Delivery Watch überprüft deshalb stündlich alle wichtigen Blacklists und kontrolliert, ob IP-Adressen oder Domains von Delivery Watch-Kunden darauf gelistet sind. Ist dies der Fall, erhalten Sie einen Hinweis per , wobei die Angabe möglicher Gründe, weshalb Sie gelistet wurden, in der Applikation zu finden ist. Bitte beachten Sie, dass die Anzahl der überwachbaren IP-Adressen und Domains je nach gewählter Edition begrenzt ist. Zu überwachende IP-Adressen und Domains automatisch festlegen lassen Delivery Watch eröffnet Ihnen zwei Wege, um zu überwachende IP-Adressen und Domains in Ihrem Konto hinzuzufügen. Der bequemste ist, zu Beginn eine Auto-Konfiguration durchzuführen. Dazu müssen Sie eine aus Ihrer regulären -Umgebung, aus der Sie immer Ihre Kampagnen versenden, an die rechts oben im Text angegebene -Adresse schicken. Zu überwachende IP-Adressen und Domains von Hand hinzufügen Sie können selbstverständlich auch alle IP-Adressen und Domains Ihrer Mail-Server von Hand eingeben und durch einen Klick hinzufügen. Automatisch erkannte IP-Adressen und Domains hinzufügen Zusätzlich bietet Ihnen Delivery Watch noch einen Sicherheits-Mechanismus: Wenn Delivery Watch beim Tracken Ihrer Kampagnen mithilfe der Seed-List Mail-Server entdeckt, deren IP-Adressen oder Domains noch nicht auf der Liste der zu überwachenden IP-Adressen und Domains stehen, erhalten Sie automatisch einen Warnhinweis. Sie müssen dann den einzelnen Mail-Servern nur noch Namen zuordnen und auf Hinzufügen klicken, um sie überwachen zu lassen. Hinweis: Wenn Sie bei einer in einem Warnhinweis gemeldeten IP-Adresse oder Domain Ignorieren wählen, wird diese Adresse nie wieder per Warnhinweis gemeldet. Sie können diese dann nur überwachen lassen, indem Sie sie manuell der Liste hinzufügen. Nun ist das assistentengestützte Setup beendet. Sie können jetzt Delivery Watch in vollem Umfang nutzen! 4

8 Cockpit: Alles Wichtige auf einen Blick 3 Cockpit: Alles Wichtige auf einen Blick Das Cockpit ist die Standard-Ansicht von Delivery Watch. Diese öffnet sich außer beim aller ersten Einloggen direkt nach Ihrem Login. Die aktuellsten Ergebnisse aller Test- und Monitoring-Bereiche werden Ihnen hier in einer Übersicht dargestellt. Oben rechts finden Sie ein Tutorial und eine Produkt-Demo, mit deren Hilfe Sie sich schnell mit den Grundfunktionen von Delivery Watch vertraut machen können. 3.1 Neueste ISP Zustellungs-Ergebnisse In dieser Box werden Ihnen die Zustell-Ergebnisse Ihrer letzten beiden Kampagnen (A + B) in einem Balkendiagramm dargestellt. Mit einem Klick auf die Kampagnenbezeichnung gelangen Sie zur Detailansicht. Außerdem erfahren Sie hier, wie viele Kampagnen Sie im laufenden Monat noch tracken können. 3.2 Neueste Spamfilter-Test Ergebnisse Hier sehen Sie die Ergebnisse der letzten beiden Spamfilter-Tests und die verbleibende Anzahl an Spamfilter-Tests, die Sie im laufenden Monat noch durchführen können. Ein Klick auf die Kampagnenbezeichnung führt Sie auch hier zur Detailansicht. 3.3 Monitoring Status Die Ansicht zeigt Ihnen den Status der überwachten Blacklists, Server-Einstellungen und der SPF Einhaltung. Mit einem Klick auf Detailansicht erhalten Sie eine Übersicht mit allen überwachten IP-Adressen und Domains. 3.4 Administrations-Cockpit Im Administrations-Cockpit sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben zu erledigen sind, damit Delivery Watch akkurate Resulte liefert. Erscheint z.b. ein gelber Balken bei ISP Zustellungs-Kontrolle, sollten Sie überprüfen, ob die aktuelle Seed-List bereits vollständig heruntergeladen und in Ihre Empfänger-Liste integriert wurde. 5

9 Test-Werkzeuge: Vor dem Launch 4 Test-Werkzeuge: Vor dem Launch 4.1 Sinn und Funktion der Spamfilter-Tests Der Spamfilter-Test testet Ihre -Kampagne an den wichtigsten Spamfiltern am Markt, die von Unternehmen und Privatpersonen eingesetzt werden. Als Ergebnis sehen Sie, welche Spamfilter Ihre Kampagne wahrscheinlich blockieren werden. Darüber hinaus zeigen Ihnen die Reaktionen der Spamfilter Schwachstellen in Ihren Kampagnen, die Sie noch beheben können, bevor Sie eine Kampagne launchen. So funktioniert der Spamfilter-Test: Schicken Sie Ihre fertige -Kampagne aus der -Umgebung, die Sie immer zur Versendung Ihrer Kampagnen nutzen, an Ihre Spamfilter-Test -Adresse. Warten Sie einige Minuten, bis die alle Spamfilter durchlaufen hat. Klicken Sie rechts auf Ansehen, um die Ergebnisse zu sehen: Posteingang, Spam oder noch Schwebend Welche Ergebnisse Sie erhalten Sie erhalten als Ergebnis eine Übersicht mit den Testergebnissen in Form eines Balkens sowie eine Liste. In der Liste sehen Sie das Ergebnis für jeden einzelnen Spamfilter und soweit verfügbar die Gründe. Das wichtigste Ergebnis ist, dass Sie erfahren, welche Spamfilter Ihre s blockieren. Die von den Spamfiltern gemeldeten Gründe für die Filterung werden hier in verständliche Kategorien übersetzt : General Mail Format: Formale Merkmale wie z.b. HTML-Code weichen von der Norm ab. Content Filter: Die enthält z.b. Wörter, die für Spam charakteristisch sind. und viele andere Hinweis: Nicht alle Spamfilter schicken Meldungen zurück, weshalb sie Mails als Spam klassifiziert haben Wie Sie die Ergebnisse richtig nutzen Es gibt mehrere Methoden, nach denen Spamfilter arbeiten. Manche Spamfilter entscheiden nach einem Punktesystem (Spam Score < 100), ob sie eine passieren lassen oder als Spam klassifizieren. Deshalb kann es vorkommen, dass eine den Spamfilter passiert, aber trotzdem durch kleinere Abweichungen von der Norm einen gewissen Spam Score erreicht. Deshalb können Sie auch dann, wenn Ihre den Test insgesamt bestanden hat, sehen, welche Bereiche Ihrer -Kampagne Sie verbessern können: Programm-Code z.b. kein reines HTML Inhalt bestimmte Schlüsselwörter Eingebettete Formulare -Größe Anhänge in bestimmten Daten-Formaten etc. 6

10 Test-Werkzeuge: Vor dem Launch Andere Spamfilter arbeiten mit sog. Trap-Mails nicht veröffentlichten Test- -Adressen. Tauchen diese in Ihrer Empfänger-Liste auf, wird Sie jeder ISP, der einen derartigen Spamfilter verwendet, als Spam-Versender einstufen, da der Spamfilter Provider die Trap-Mail nicht in Ihre Liste eingetragen hat In diesem Fall müssen Sie die Integrität Ihrer Empfänger-Liste überprüfen vor allem, wenn es sich um eine gemietete Liste eines List-Brokers handelt. Darüber hinaus gibt es auch Community Tools. Diese Spamfilter spiegeln die Meinung bestimmter Internet-Communities wieder. Werden Sie von mehreren Mitgliedern des Spammings bezichtigt, wird Ihre Mail-Server-IP oder Domain möglicherweise als Spam-Versender klassifiziert. Community Tools haben deshalb den Charakter einer Blacklist. Hier kann z.b. eine direkte Kontaktaufnahme nützlich sein. Suchen Sie das Gespräch, um Ihre Reputation wieder herzustellen. Die exakte Auswertung des Spamfilter-Tests ist eine komplexe Aufgabe, die von spezialisierten Auditing-Unternehmen übernommen werden kann. Delivery Watch empfiehlt Ihnen hierfür gerne spezialisierte Partnerunternehmen, die von Delivery Watch zertifiziert wurden. Wir empfehlen Ihnen, die Kampagnen vor dem Launch nicht nur 1x, sondern 2x oder 3x zu testen, wenn Ihnen im Spamfilter-Test Probleme gemeldet werden. Variieren Sie die im Test beanstandeten Aspekte Ihrer Kampagne und testen Sie sie erneut. So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kampagnen den Sicherheitseinstellungen Ihrer Empfänger entsprechen. 5 ISP Zustellungs-Kontrolle: Nach dem Launch Die ISP Zustellungs-Kontrolle zeigt Ihnen, wie hoch die statistisch erreichte Zustellungs-Rate Ihrer Kampagne bei maßgeblichen ISPs und Webmail-Clients war. Da die individuellen Sicherheitseinstellungen von Empfängern nicht überprüfbar sind, nutzt Delivery Watch die jeweils normalerweise gewählten Einstellungen und Sicherheitsstufen. So wird gewährleistet, dass Sie einen relativ exakten Näherungswert erhalten. 5.1 Kampagnen-Check-In - Voraussetzung für die Auswertbarkeit Um im Analyse-Teil die Zustellbarkeits-Raten von Kampagnen auf möglichst viele Parameter hin vergleichen zu können, müssen Sie die Kampagnen am Anfang klassifizieren. Das geschieht im sog. Kampagnen-Check-in. Mit wenigen Klicks ordnen Sie Ihrer Kampagne bestimmte Eigenschaften zu, z.b. Frequenz, Zielgruppe, Quelle Ihrer Empfänger-Liste. 5.2 Welche Informationen liefern die Zustellungs-Resultate Sie erhalten als ISP Zustellungs-Resultate sowohl eine zusammenfassende Darstellung (Balken) als auch eine Liste der einzelnen Empfänger-Regionen. Die Prozentzahlen drücken aus, welcher Anteil Ihrer s höchstwahrscheinlich beim Empfänger im Posteingang gelandet ist, als Spam klassifiziert wurde oder blockiert wurde bzw. fehlt Zwei mögliche Gründe für blockierte/fehlende s Es gibt zwei Möglichkeiten für blockierte/fehlende s: Entweder ist Ihre Seed-List nicht auf dem neusten Stand oder Ihre Kampagne wurde von einem oder mehreren Providern geblockt und gelöscht, so dass die s nicht einmal im Spam-Ordner gelandet sind. Kontrollieren Sie in diesem Fall in den Details der ISP Zustellungs-Kontrolle, welche ISPs Ihre s geblockt haben. Um eine genaue Aussage darüber zu erhalten, wie viele Empfänger Ihrer Liste von dem Problem betroffen sind, überprüfen Sie 7

11 ISP Zustellungs-Kontrolle: Nach dem Launch nun Ihre Empfängerliste. Sind es nur wenige, hat die Blockade keine große Relevanz für den Erfolg Ihrer Kampagne. Hinweis: Delivery Watch gewichtet jeden überwachten ISP oder Webmail-Anbieter mit der gleichen statistischen Größe. Das tatsächliche Anteils-Verhältnis zwischen den ISPs hängt jedoch von Ihrer eigenen Empfänger-Liste ab. Deshalb müssen Sie den Anteil der Empfänger, die eine Adresse bei einem ISP haben, der Ihre s beanstandet, selbst überprüfen. 6 Monitoring Tools: Automatische Überwachung (alle User) Delivery Watch überwacht im Hintergrund ständig öffentliche Blacklists, Ihre Mail-Server-Konfigurationen sowie die Einhaltung Ihrer Absender-Domains mit dem Sender Policy Framework (SPF). Wichtig für Sie: Wir überwachen lediglich Ihre Server-Einstellungen wir verändern Sie nicht. 6.1 Welche Informationen Ihnen Blacklist Monitoring gibt Das Blacklist Monitoring zeigt Ihnen alle IP-Adressen und Domains, die von Delivery Watch überwacht werden. Sollte eine Ihrer IP-Adressen oder Domains auf einer öffentlichen Blacklist auftauchen, erhalten Sie eine Meldung per und sehen einen Hinweis in dieser Tabelle neben der betroffenen IP-Adresse oder Domain. Bei einer Listung wird Ihnen hier auch ein Link auf die Website der entsprechenden Blacklist angezeigt. Auf dieser finden Sie in den meisten Fällen Anleitungen dafür, wie Sie Ihre IP-Adressen und Domains wieder von der Blacklist entfernen können. Wie Sie IP-Adressen und Domains hinzufügen Klicken Sie oben rechts auf den Link Monitoring Tools Konfiguration und lesen Sie oben Schritt 3 im Setup-Assistent. 6.2 Wie Sie die Informationen über Konfigurationsfehler Ihrer Mail-Server nutzen Sie können die hier aufgelisteten Konfigurationsfehler Ihrer Mail-Server nutzen, um diese zu beheben und so die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre s bei den Empfängern ankommen. Ist z.b. kein Reverse DNS-Eintrag (PTR Record) bei Ihren Mail-Servern verfügbar, der auf den Host-Namen des Absenders zeigt, könnten Ihre darüber geschickten Mails als Spam klassifiziert werden. 6.3 Wie Sie die Informationen über die SPF Einhaltung nutzen Wenn Delivery Watch meldet, dass Ihre Mail-Server das Sender Policy Framework (SPF) nicht einhalten, gehen Sie bitte wie folgt vor: Überprüfen Sie, ob Ihr Mail-Server einen DNS-Eintrag besitzt, der alle ausgehenden Mails identifiziert und autorisiert. Ist das nicht der Fall, kann dies zu einer Teilblockade Ihrer s führen. Wenden Sie sich im Zweifel bitte an Ihren Provider. 7 Analysen: Wie Sie Ihre Kamapagnen verbessern Ein Unternehmen kann aus seinen eigenen Kampagnen niemals genug Daten sammeln, um statistisch valide Aussagen zur Beurteilung von Faktoren zu erhalten, welche die Zustellbarkeit von -Kampagnen beeinflussen. Delivery Watch gibt Ihnen diese Vergleichsbasis durch zahlreiche Benchmarks, die auf den Daten aus allen Kampagnen aller Delivery Watch-Kunden beruhen. Klicken Sie in der Reportauswahl rechts auf Anzeigen. Delivery Watch erstellt nun den entsprechenden Report. 8

12 Analysen: Wie Sie Ihre Kamapagnen verbessern Die Benchmark-Resultate zeigen Ihnen, wie einzelne Merkmale Ihrer -Kampagnen wie Provider, Kampagnen-Typ, Content-Typ, Größe, Versand-Frequenz, Datei-Anhänge und mehr die Zustellbarkeit beeinflussen. In den Analysen erfahren Sie also nicht nur, ob andere Nutzer bessere Ergebnisse erzielt haben als Sie, sondern auch, wie Sie durch die Anwendung der in den Benchmarks dokumentierten Best Practices bei zukünftigen Kampagnen ebenfalls eine bessere Zustellbarkeit erreichen können. 9

13 Analysen: Wie Sie Ihre Kamapagnen verbessern Sie können die Reports auch als Excel-Sheet oder Pdf zur Verarbeitung in Präsentationen oder Dokumentationen exportieren. 7.1 Wie gut Ihre Kampagnen im Durchschnitt sind Auf der linken Seite sehen die Zustellbarkeit aller Ihrer Kampagnen unter dem ausgewählten Aspekt (Provider, Größe, Versand-Zeit etc.). Um die Trends der Zustellbarkeit Ihrer Kampagnen im Lauf der Zeit zu beurteilen, wählen Sie im Dropdown-Menü den entsprechenden Zeitraum aus und klicken Sie auf Report erstellen. Wie gut Ihre Kampagne im Vergleich mit anderen ist Auf der rechten Seite sehen Sie die Benchmarks zum gewählten Aspekt (z.b. Provider oder Wochentag) aus allen Kampagnen aller Delivery Watch-Kunden. Hier können Sie genau ablesen, was statistisch gesehen der beste und erfolgreichste Weg für jeden einzelnen Aspekt Ihrer nächsten Kampagnen ist, um die optimale Performance zu erreichen. 8 Konfiguration (nur für Admins) Durch alle Einstellungen, die Sie bei Delivery Watch vornehmen müssen, führt Sie der Setup-Assistent. Spamfilter-Test -Adresse generieren und speichern. Region auswählen, Seed-List downloaden und zur Empfängerliste hinzufügen. Zu überwachende IP-Adressen und Domains hinzufügen. 10

14 Kontoeinstellungen (nur für Admins) 9 Kontoeinstellungen (nur für Admins) In den Kontoeinstellungen können Sie die Firmen-Informationen und den Subskriptionsstatus einsehen und ändern sowie die Edition von Delivery Watch wählen, die Ihrem Bedarf entspricht. In den Zahlungsinformationen können Sie die Zahlungsart einsehen und ändern, die Rechnungsadresse festlegen sowie sich im Kontobericht bisherige Rechnungen in einer Druckvorschau anzeigen lassen. Außerdem legen Sie hier neue User an und verwalten bestehende User sowie alle Informationen zu Ihrem Konto. Bitte beachten Sie, dass sich der Administrator nicht selbst löschen kann. 9.1 Edition und Zahlung wählen Es gibt zwei kostenpflichtige Editionen von Delivery Watch: die Standard- und die Premium-Edition. Sie unterscheiden Sie hauptsächlich in der Anzahl überprüfbarer Kampagnen, Spamfilter-Tests, überwachter Mail-Server und verfügbarer Analysen. Sie können sowohl monatliche als auch jährliche Zahlung wählen, wobei Sie bei der jährlichen Zahlung von einem Rabatt profitieren können. Was beim Upgrade zu beachten ist Ein Upgrade zur Premium-Edition ist jederzeit möglich. Sie erhalten in diesem Fall eine Gutschrift über die noch verbleibende Zeit in Ihrem alten Vertrag. Was beim Downgrade zu beachten ist Bitte beachten Sie, dass ein Downgrade erst möglich ist, wenn der alte Vertrag regulär abgelaufen ist. 9.2 User verwalten Hier können Sie durch einen Klick auf Ändern Benutzerinformationen sowie das Passwort ändern. Bitte beachten Sie, dass nur der Administrator hier festlegen kann, wer welche -Benachrichtigungen bekommt. 9.3 Neue User anlegen Neue User können Sie anlegen, indem Sie den neuen User per einladen, User Ihres Delivery Watch-Kontos zu werden. Dazu steht Ihnen das Einladungs-Formular zur Verfügung. Ausfüllen des Einladungs-Formulars Bitte füllen Sie das Formular aus und klicken Sie am Ende auf Hinzufügen. Der Person, die Sie einladen möchten, geht nun eine entsprechende mit einem Link zu. Über den Link gelangt die eingeladene Person auf ein Formular, auf dem sie sich eintragen und selbst ein Passwort für ihren Delivery Watch-Zugang wählen kann. WICHTIG: Der eingeladene User muss unbedingt die richtige ZEITZONE für sich auswählen, da die Analysen auf den lokalen Zeiten basieren. Besagt z.b. die Benchmark für die beste Tageszeit zum -Versand 9:15 Uhr, so ist damit 9:15 Uhr in der jeweils lokalen Zeit gemeint. Bitte beachten Sie, dass jede -Adresse nur zur Einladung eines einzigen Users benutzt werden kann, da die -Adresse im System gleichzeitig als Benutzer-Name dient. 10 Service - für alle Benutzer Unter Mein Profil können alle Benutzer ihre Einstellungen bearbeiten sowie ihr Passwort ändern. Jeder Benutzer kann für sich die Interface-Sprache bestimmen. Hinweis: Nur der Administrator bestimmt, welche -Benachrichtigungen ein User von Delivery Watch bekommt. Möchten Sie als User bestimmte Hinweise nicht mehr erhalten, dann setzen Sie sich bitte mit Ihrem Administrator in Verbindung. User-Einstellungen bearbeiten Bei Fragen und Problemen hilft Ihnen das Delivery Watch-Support Team gerne weiter. Diese Funktion steht jedoch nur Kunden der Premium-Edition zur Verfügung. Support-Anfrage per Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf der Login-Seite auf Passwort vergessen. In den sich nun 11

15 Service - für alle Benutzer öffnenden Dialog geben Sie die -Adresse an, mit der Sie sich bei Delivery Watch angemeldet haben. An diese Adresse wird sofort ein neues Passwort geschickt. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir Ihnen, dieses automatisch erstellte neue Passwort nach dem ersten Login durch ein neues, von Ihnen selbst gewähltes Passwort zu ersetzen. Verlust des Passworts Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf der Login-Seite auf Passwort vergessen. In den sich nun öffnenden Dialog geben Sie die -Adresse an, mit der Sie sich bei Delivery Watch angemeldet haben. An diese Adresse wird sofort ein neues Passwort geschickt. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir Ihnen, dieses automatisch erstellte neue Passwort nach dem ersten Login durch ein neues, von Ihnen selbst gewähltes Passwort zu ersetzen. 11 Glossar Blacklist Eine Blacklist ist eine von einer Institution geführten Liste mit Mail-Servern, über die tatsächlich oder vermutlich Spam-Mails verschickt werden. s von Servern, die auf Blacklists gelistet sind, werden regelmäßig von Spamfiltern und ISPs gelöscht oder blockiert. ISP Internet Service Provider (ISP) sind Unternehmen, die Ihren Kunden Services im Bereich Internet zur Verfügung stellen, z.b. Webspace und Mail-Server. Bekannte ISPs sind z.b. 1&1 Internet AG, Strato, Tiscali etc. ISP Zustellungs-Kontrolle Ein Monitoring-Service, mit dem Sie herausfinden, ob Ihre s von wichtigen ISPs und Webmail-Anbietern geblockt werden. Die Ergebnisse drücken den Grad von Wahrscheinlichkeit aus, nach dem Ihre s in den Posteingang Ihrer Empfänger gelangen, als Spam klassifiziert oder geblockt werden. Mail-Server Server, über die Ihre -Kampagnen verschickt werden. Return Path Domain -Adresse des Mailservers, die im Header Ihrer -Kampagnen stehen. An diese werden die Bounces geschickt also die nicht zustellbaren oder blockierten s. Seed-List Liste mit Test- -Adressen. Delivery Watch legt bei allen maßgeblichen ISPs jeweils mehrere Test-Adressen an. Sie integrieren die Seed-List in Ihre Empfänger-Liste und schicken Ihre zu überwachenden -Kampagnen an die Adressen der Seed-List. Als Ergebnis erhalten Sie unter ISP Zustellungs-Kontrolle die wahrscheinlich erreichte Zustellungs-Rate Ihrer Kampagne. Spamfilter Programm, das von ISPs und Inhaber von -Adressen benutzt wird, um unerwünscht zugesandte s zu erkennen und zu löschen. Sie sollen den Empfänger vor allem vor Computer-Viren und Würmern schützen. SPF Einhaltung Ein Überwachungs-Service zur Überprüfung, ob der (die) Return-path(s) Ihrer Absender-Domains mit dem Sender Policy Framework (SPF) übereinstimmen. SPF wurde eingeführt, um s filtern zu können, die nicht durch einen Mail-Server-Eintrag legitimiert und deshalb wahrscheinlich Spam-Mails sind. 12

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